运用信息时代下的档案监管工作

信息时代的来临,给档案事业带来了全新的思维方式、管理方式和服务方式,推动了档案管理的现代化进程。在信息时代,档案工作者不仅要精通档案专业知识,还要掌握计算机知识、网络和多媒体技术以及具备信息分析处理能力,以适应时代的发展。因而,培养和造就满足信息时代档案管理要求的高素质复合型人才,是推进现代化档案管理的关键环节。

1提高“源头素质”,实现以人为本、科学发展的现代管理

档案工作源于社会生活各个方面,涉及社会的每个领域,然而,档案工作又经常处于被遗忘的边缘。这缘于两方面的原因:客观上是由档案工作的性质所决定;主观上则是受档案管理人员的自身素质的影响。档案管理工作水平的高低在很大程度上取决于管理人员的业务素质。在信息时代,要用现代化的手段管理档案信息。这就要求档案人员必须具备更高的业务素质和工作水平。因此,在档案管理人员的配置上应充分考虑人的素质,以高素质的管理人员来胜任高质量的档案管理工作。

一是要做好档案人员的配置,要精心考评选用综合素质优秀,既有档案专业知识,又懂计算机应用和网络技术,一专多能,且热爱档案事业的人从事档案工作;尽量避免和减少日后因对工作的不适应造成压抑和换岗跳槽等现象。

二是要做好档案人员的思想政治工作,落实档案管理专业技术人员的各种待遇,充分调动档案人员的工作积极性,使之发挥能力,挖掘潜力,以饱满的工作热情投入档案管理工作。要促进档案人员的合理流动,对档案人员进行必要的换岗,避免使档案部门变相成为老弱病残的疗养所。总之,通过人力资源配置最佳整合,构建一支综合素质好、业务水平高,具有探索和创新精神的档案队伍,为高标准高质量完成档案工作提供根本前提和保证。

2立足岗位,与时俱进,重在培养,使档案管理人员从思想上、技能上进入信息时代

信息时代的档案工作,手工的、经验型的、封闭式的传统档案工作方式将逐渐被自动化的、科学型的、开放式的现代档案管理方式所取代。文件的形成几乎完全在计算机上进行,实现了登记、立卷、著录、查阅工作的一体化;档案的保存管理方式依赖电子文件;现代化档案管理系统软件实现电子检索,档案信息网络传送,直接利用。档案信息网络化后,计算机的软硬件可能受到破坏和篡改,计算机系统中的数据在输入、输出、存贮、传输过程中可能会被丢失、窃取等,这就要求档案人员要熟识电子文件的特性和电子档案的全程管理办法。掌握计算机系统和网络安全防护的知识,要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性,并采用技术措施确保网络环境下电子文档的安全。因此,档案工作者不仅要懂档案专业知识、计算机知识,还要熟悉网络技术、多媒体技术。面对信息时代档案工作的需求,档案工作者只有立足本职,不断强化自我学习,自觉接受继续教育,不断更新专业知识,提高业务素质和工作水平,与时俱进、锐意进取,才能跟上时代的步伐,适应时代的要求。

为使档案人员尽快由传统的管理理念向现代管理理念转变,完成由传统的管理模式向现代管理模式的转变,尽快进入信息时代,企业领导要有计划地组织档案人员进行培训学习,特别是对计算机、网络、信息工程等知识的教育培训。进行现代化管理的普及,做到先“化”人,后“化”物。强化档案人员素质能力建设,使档案人员不仅精通档案专业知识,而且掌握计算机等相关知识和网络技术,成为适应信息时代档案事业发展的高素质复合型的档案人才。要鼓励档案人员积极参加各种学习活动,要组织开展现代科技进展和新技术方面的学术讲座,了解档案界的研究动态、档案工作的发展趋势及现代科技在档案工作中的应用,扩大知识面。要组织参加学术研讨和交流活动,到发达地区、档案工作水平较高的单位参观、学习,开阔档案人员的视野。加强教育培训,提高档案人员素质,是搞好档案工作的根本保证。

3创新档案管理制度,用现代化管理规范档案管理人员的工作行为

为使信息时代档案管理工作更加规范,要根据国家电子档案管理要求,结合档案管理实际,在原管理标准的基础上,实事求是,因地制宜,制定适应信息时代的档案管理制度。全面加强档案制度化建设,健全和完善系统、科学的档案管理业务流程和技术规范,细化电子档案管理工作的每一个步骤和细节,做到责任明确、网络权限清楚、操作程序严格。用制度规范工作行为,减少和杜绝因为操作不当引起的档案信息丢失以及网络和档案数据库的毁坏。

同时要制定档案工作考核办法,并纳入经济责任制考核体系。档案考核标准体系应添加档案网络信息新知识、新技术、新技能,制定切实可行的档案工作量化、细化考核办法,并适时制定档案管理人员的职业道德评判标准,使档案人员的职业素质评定有理可循、有据可依。

做好信息时代的档案工作,就是做好人的工作,人的质量决定档案工作的质量。因此,配好档案管理人员,不断强化档案管理人员素质能力,构建一支综合素质好、业务水平高的档案队伍,是高标准高质量做好信息时代档案管理工作的首要问题和根本保证。

4结束语

信息时代档案工作是一项长期的、艰巨的任务,任重道远,它集计算机技术、网络通讯技术、档案管理技术于一体,是一项创新性的工作。要强化档案人员素质能力建设,要创新管理制度、管理方式和服务方式,使档案管理工作赶上时代步伐。