电子文件范文10篇

电子文件范文篇1

我们在第一讲中介绍了什么是电子文件，知道了电子文件的范围很广，那么，什么样的电子文件需要归档呢？严格来讲，需要归档的电子文件应该是一份完整的，经历了从产生到成为定式文本的全过程的电子文件。如果单位没有启用电子公章，也应该是经历了从产生到成为定稿的全过程的电子文件才有必要归档。因此，只是利用计算机起草，工作中仍然采用纸质文件流转的单位形成的电子文件的草稿和历次修改稿都不必归档保存。

从电子文件的内容上看，其归档范围可以参照国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定来确定，各单位一般应将反映本单位主要职能，包括行政许可、行政执法、公共服务、城市管理以及“三定”规定中的其他职能所涉及的、具有保存和利用价值的文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型的电子文件纳入归档范围。国家档案局关于纸质文件归档范围的有关规定主要指《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号，2006年12月制发）。之后，北京市档案局根据此规定，结合北京市的实际情况，制发了《北京市机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施细则》（京档发〔2007〕11号）（以下简称实施细则）。《实施细则》是目前北京市各单位制定电子文件归档范围的一个重要依据。电子文件的归档范围并不等同于纸质文件的归档范围，而是远远大于文书档案的归档范围。从电子文件的内容上看，它涵盖了本单位工作的各个领域。凡是反映本单位主要职能，记载了本单位承办的主要工作，具有保存和利用价值的电子文件均应纳入归档范围；从电子文件的形式上看，它是多种多样的，各种门类和载体的档案都会产生相应的电子文件。例如，在会计核算工作中，如果使用了电算化管理软件，就会形成会计核算电子文件；使用数码相机、数码摄像机拍摄，会形成图像文件和影像文件……所以，电子文件包含了文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、数据库文件等各种类型。

文本文件指用文字处理技术形成的文件，例如用word、wps等软件形成的各种公文都是文本文件；图像文件既包括纸质文件在数字化处理后得到的扫描图像文件，也包括数码照片采集来的图像文件；图形文件指用计算机辅助设计或绘图等软件获得的电子文件，如使用CAD制图软件形成的CAD图纸；影像文件指用多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，如数码摄像机拍摄的图像等；声音文件指用音频设备获得的声音文件，如录音笔等数字录音设备录制的声音；数据库文件指对业务系统中生成的数据进行采集和保存的数据库。在确定电子文件归档范围时，应特别注意五种类型电子文件的归档工作。一是记录本单位核心业务和重要工作成果的数码照片、影像文件以及纸质文件扫描获得的图像文件；二是本单位内部管理、政务信息资源共享建设以及综合统计工作中形成的数据库文件；三是本单位公务活动中形成的具有保存和利用价值的电子邮件；四是本单位办公系统、业务系统和各类数据库系统的管理软件以及其他确保电子文件可读取的专用软件；五是与电子文件相对应的元数据和背景信息。这五种类型的电子文件具体包含的内容有：一是图像和影像文件。数码照片、音视频文件经常会由拍摄部门自行留存，凡是记录本单位主要职能活动、重要工作成果、重要人物的数码照片、音视频文件材料，都应该归档。如：领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动，本单位组织或参加的重要外事活动，本单位召开的各种会议、举办的各种活动，本单位考察、调研，记录本单位重大事件、重大事故、驻地变化、基建工程等的数码照片、音视频文件均应纳入归档范围。二是数据库文件，具体包括内部管理数据库和政务信息数据库。内部管理数据库主要包括内部机构、人员管理、会计电算化等反映了本单位内部管理的重要数据库文件。政务信息数据库主要包括人口、法人、空间与自然资源、宏观经济与社会发展等基础信息数据库文件；各机关依据职能对社会事务、公共事务进行监督、管理形成的业务应用系统、信息管理系统的数据库文件，如经济、科技、教育、司法、卫生、社会保障、城市规划管理等基础数据库文件；为领导决策、为公民服务提供的各类信息的公共服务数据库文件；对本地区、本系统、本行业开展的综合统计工作形成的数据库文件。三是电子邮件。

确定其归档范围时要考虑电子邮件内容的重要程度，体现了工作的处理过程，反映了与上下级单位或其他不相隶属单位洽商工作、签署协议等内容的电子邮件应该归档，只是用于沟通信息的电子邮件则不需要归档。四是软件。《北京市电子文件归档与管理暂行规定》（京档发〔2004〕14号）明确要求：“对通用软件产生的电子文件，需注明其软件名称、型号、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。”所以，当电子文件是在通用软件环境中形成时，就不用将相关软件归档，而在专业系统中形成的电子文件，在相关软件更新后应将旧版软件及时归档。例如，各单位普遍使用的MicrosoftOfficeWord、WPS文字等软件现阶段在北京市属于通用软件，就不需归档。五是元数据和背景信息。它们反映了电子文件产生的环境及其形成、运转的全过程，对于保证电子文件的真实、完整、有效有着重要的意义。根据现阶段的研究成果，有19项元数据和背景信息项是必须采集和记录的，即：硬件环境，软件环境，记录字符、图形、音频、视频文件格式，文件类别，载体编号，载体型号，载体类型，文件归档号（全宗号、目录号、案卷号或文件号等），主题或题名，文件形成部门，文件形成时间，收文时间，责任者，主送者，抄送者，密级，保管期限，填表人，审核人。其中硬件环境包括主机、网络服务器型号和制造厂商等，软件环境包括操作系统，数据库系统和相关软件等。

这19项元数据和背景信息分别记录了电子文件赖以生存的环境，电子文件自身的特征、形成过程，电子文件归档后对其归档载体的管理、信息管理的方式和管理人员，包含了电子文件从产生到归档到脱机保存全过程的信息，能够基本满足系统发生变化时电子文件恢复、数据迁移的需要，是每个单位在电子文件归档时必须考虑的基本项、必备项。确定归档范围之后还要明确电子文件的保管期限。各单位可以依据国家档案局有关文件保管期限的规定，按照电子文件的保存和利用价值划分电子文件的保管期限。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，可以将电子文件的保管期限划分为永久和定期，定期可分为30年和10年。

电子文件范文篇2

1、使用简单，便于检索。传统档案的检索是在各种文件归档后经过整理、编目、造册、编制检索工作，查找人员根据目录一卷一卷地进行有形的查找。而应用计算机可实现智能化检索，完成人丁短时间无法完成的T作。它还可以根据使用者不同的需要，从多种角度、按照不同条件全方位检索、查找，直到检索者满意为止。另外，通过运用电子文件扫描技术，不仅可以检索各种目录，而且还可以检索到档案的全文内容。特别是近些年来，随着多媒体技术的广泛应用，各种图像、音频、视频资料的加入，使检索档案变得更加生动、直观，不再像过去查档案那样枯燥无味。

2、存储容量大，占用空间小。电子文件是在现代信息技术基础的数字形式进行信息整合的技术。它的存储介质是磁盘、磁带、光盘等新型材质，这些材质的优点是存储容量大，占用空间小。一张普通的光盘所容纳的信息量可以大到惊人的数字。这些数字信息压缩存储于高科技的介质材料上，可以最大程度的减少存储空间的使用。

3、有利于资源共享、互联网是20世纪网络技术和计算机结合的产物，通过互联网技术可以扩大信息交换，实现资源共享。在目前条件下，档案馆(室)网站是电子文件及其档案信息网络传播和利用的一个重要的信息交流平台。当前，中央和地方政府的上网行动很大程度上推动和吸引了企业、事业单位和个人在网上交流和获取信息。档案部门也应以此为契机，在互联网上建立自己的网站，广泛地开展档案信息咨询服务。

4、存储条件要求较高。电子文件存储载体是磁盘、磁带、光盘等载体。因为新型载体档案的制成材料与纸质文件不同，所以在存放这些新型载体档案时，原有的保管条件发生了变化。存放电子文件的库房除了应具备防高温、防光、防尘、防盗等设备外，还必须具备防磁、放电的要求，否则磁盘、磁带上的信息就会遭到破坏。因此说，电子文件对设备的依赖性较高。

电子文件范文篇3

与纸质文件相比电子文件归档是一项更为艰苦细致且难度较大的工作，主要原因是大多数电子文件形成者或囿于传统观念，误认为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作；或由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人来说，不像从事纸质文件立卷工作驾轻就熟，容易产生畏难情绪；笔者认为，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，促使电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，建立归档制度。

一、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差，易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

(一)借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，应认可几种通用性较强的软件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一型信息系统的牵头部门，成为电子文悠扬信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统，共分为教学、科研、人事管理三个子系统，正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递；结算中心负责学生交费信息的传递；教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输，移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干，实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度。

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比以各单位计算机与信息管理保同为主体，重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。

清华大学档案馆从1995年底开始抓电子文悠扬归档工作，制定了《机读(电子)文件归档工作暂行规定(试行)》，分别对归档范围、归档单位与分工、归档的方法和要求做了具体规定，并设计了《机读(电子)文件归档目录》样式。为了使各单位主管档案工作的领导和立卷牵头人能够尽快地接受这一新生事物，还将探索电子文件归档工作列为1996年全校档案工作会议主要议题之一，会上，分管档案工作的副校长和档案馆馆长明确提出要将电子文件归档列入立卷归档程序，做为一项重要工作抓紧抓好。于1997年全校档案工作大会上，又提出加快电子文件归档进程的具体要求。在对电子文悠扬的来源进行广泛调研的基础上，本着“注重职能因素”的原则，选择了电子文件的信息综合性强，含“金”量高的校长办公室、党委办公室做为开展电子文件归档的重点和试点单位。先后三次与他们专门研究电子文悠扬归档工作，成立了两办电子文悠扬归档工作小组，由校办副主任任组长，并参照纸质文件归档范围，制定出党办、校办电子文件归档细目。经过努力，现已将部分电子文件归档。

与纸质文悠扬相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和

签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

电子文件范文篇4

关键词：自主可控；电子文件归档；电子档案；档案管理

信息技术迅猛发展，各领域产生的海量电子文件如何更好地归档与管理成为重点研究课题。经过档案行业多年的研究探索，针对电子文件归档和管理，形成了相对丰富和完善的管理形式，如音视频、DOC、PDF、CAD等，在实际管理上搭建出了一系列信息数据库进行存储与共享。电子文件的归档和管理获得解决，但文件信息的安全归档问题越来越突出，难以实现有效归档存储的同时，同步达成在线访问的效果。为此，就要求业内人员进一步采取技术手段，专攻电子文件归档和管理的安全、在线访问、共享及传输的方向，促使电子文件归档和管理的全过程实现自主可控的目标。

一、相关概念概述

1.电子文件归档方式电子档案的归档方式迥异于传统的纸质归档管理方式，其根源也大不相同。总的来说，信息的传递方式、信息构成的格式以及其他层次都有明显的不同。采用电子归档方式时，需要建立相应的工作模式，充分利用最新技术，促进文件整理和归档自动化和排序。同时，要建立比较完善的归档制度，对不同的文件设置不同的保存期限，对不同的文件进行编码，实现自动化管理，提高文件归档和存储的便利性。基于电子和纸质文档并存的管理和存储形式，极大提高了文档文件的可靠性和准确性。此外，电子档案归档需要确保信息安全，其使用计算机安全技术来协助文件归档和存储过程的机密性，并避免在传输或使用过程中出现泄漏、盗窃、篡改等问题。例如，可以设置相应的防火墙或设定严格的访问权限，以全面提高文件存档的真实可靠性。2.电子档案管理电子文件管理直接突破了传统的管理模式，具体在文件的发送、放置、保存、修改等方面与以往的管理方式有很大区别。具体流程如下：（1）有效改善电子档案管理系统。这使得不同部门可以在不同的网络环境中同步其电子文件管理任务，避免重复输入数据和高能耗。（2）注重提高电子网络资源的利用效率，利用网络对电子文件实行集中管理。对部分非电子档案存储内容进行综合数字化转换，形成综合性电子档案库，保证文件档案的规范管理，使电子档案信息能够顺利。

二、电子文件归档和档案管理的特点及作用优势

1.电子文件归档管理的特点（1）数字化呈现在大众眼中如今，计算机生成、形成、分发、使用和管理的电子文件以数字形式存在，允许其将信息内容与携带的载体格式分开。电子文件可用于各种计算机媒体。以数字信号的形式呈现，超越了以往物理距离和纸质载体的原有属性和特征。（2）依赖于计算机及其环境电子文档的生成、分发和管理通过在计算机环境中运行来实现。电子文档依赖于计算机的软件和硬件、互联网的最新技术等。（3）方便使用、共享和存储大量数据和信息计算机本身具有高执行速度和高计算效率的特点，使得在办公环境中处理电子文档变得快捷方便。计算机可以依靠互联网技术共享和开发信息资源，跨越物理距离、纸质载体等障碍共享信息资源。（4）易被篡改，稳定性、安全性风险较高电子文档是根据计算机系统所形成的数字编码信息。与纸质文件不同，其信息内容和计算机载体是可分离的，使得电子文件容易被篡改。电脑的迭代速度是比较快的，相应的存储设备层出不穷，电子文档的稳定性给长期阅读带来隐患。同样从安全角度来看，应依靠不断变化的信息规划和归档理念来降低隐藏风险。2.电子文件归档管理的作用优势（1）电子档案管理的作用。电子档案主要是指已归档的具有保存价值的电子文件及相关电子资料。与传统的纸质文件相比，电子档案更易于存储、管理和使用。随着信息技术的发展，电子档案管理必然会取代传统的档案管理方式。（2）电子档案管理的优势。一是纸质文件需要在一定的条件和环境下保存，对温度和湿度的要求比较高，而电子文件不受存储空间的限制，受自然条件的影响也比较小。二是在电子档案管理中可以充分发挥信息技术的优势，节省大量人力、物力。三是保存纸质文件庞大而复杂，虽然相关的步骤和文件的归档、查看、修改程序烦琐，但电子文件很容易备份、归档、提取和搜索。四是依托单位OA系统的便利性，电子档案可以实现信息资源共享，提高档案管理效率。五是电子文件管理可以减少人为因素造成文件泄露的可能性。

三、当前电子文件归档和电子档案管理存在的不足

1.电子文件业务系统中有关档案管理功能设置不完备目前，大部分电子文件业务管理系统都是由外包系统开发公司生产的，这些公司利用IT信息技术进行开发。很少有甲方单位（使用系统的单位）被记录在案参与系统开发。在使用企业电子文件系统时，文件管理人员仅根据系统开发人员的用户指南进行操作，缺乏重新优化和改进系统功能的相关专业知识。电子档案业务系统是IT工程师单方面开发的，在电子档案归档的细节上存在一些小问题。例如，归档的电子文件不能自动备份到其所在的目录中，必须手动复制和粘贴，并且不能批量操作。电子文件系统的初始设置只考虑文件的逻辑归档设置，不设置电子文件的物理归档功能。从性能上看，减少了文件管理人员的工作量，提高了工作效率。当计算机被外部病毒入侵或瘫痪时，所有数据库信息都被破坏，造成不可估量的损失。因此，档案工作者需要在企业电子文档和业务系统开发之初就参与设计，因为IT技术的实现需要依赖于特定档案的管理规则，否则缺乏行业针对性。2.网络技术更新换代使得电子文档永久读取与保存存在风险如今，企业正在迅速改变对互联网技术的支持，以提高现代办公管理效率，满足文档集成工作的要求。企业电子文档业务系统中的签字盖章设置更加与时俱进，可以根据需要自定义文档中个人和单位的正式盖章。为保证电子文档中使用的各种编码数字信息的安全性和可靠性，IT人员可以利用SQL数据库等方式，将同一份电子文档的信息内容保存到不同的地址。上述最新的信息技术更新迅速，没有统一的标准，因此电子文档的信息内容会在长期读取和存储方面存在隐患。

四、基于自主可控的电子文件归档和电子档案管理的需求

企业的业务数据最终被归档，这些是企业的核心资产。根据这些数据归档和信息存储需求，在存储容量扩展、系统兼容性、系统可扩展性、存储安全性、国内自主可控环境、性能与特性性价比、使用成本、维护成本等几个方面进行需求分析。1.存储扩展需求随着企业信息化的快速发展，企业发展对存储扩展的需求将不断增加。这是每个公司都必须面对的情况。2.系统兼容性要求公司现有系统大部分运行在硬盘、磁盘阵列和NAS上，信息存储方式包括文件类型存储和块存储。这些系统基本是在传统存储方式的基础上开发的。因此，新升级的存储服务器必须满足原有应用系统的部分兼容性要求，保护旧软件系统的投资，以最低的成本实现存储扩展。企业可以在不更改或进行微小更改的情况下扩展原始业务系统，同时提高安全性和可靠性。3.可扩展性要求信息存储设备需要具有高度的可扩展性，更大的可扩展性包括增加存储容量、更快读写速度、提高存储的安全性和可靠性、应用系统的二次开发和增强以及对技术进步的响应。最主要是在访问速度、易扩展性、维护成本和应用系统集成的简易性等方面都有特定的规划需求。4.存储安全需求数据安全是存储系统所需的一项基本功能。数据安全有两个含义。一方面，是为了确保数据不被损坏或丢失；另一方面，是为了防止未经授权访问数据。数据资产保护是对存储设备的更高级要求。5.国内自主可控需求建设网络强国，重大基础设施领域不被他人主导，建设安全可控的信息技术体系将是重中之重。本地化、自主可控的产品和系统级服务有望快速发展。从信息技术系统的分类来看，主要包括IT硬件设备、基础软件、应用软件和安全软件。从自主可控采用到软件国产化，重点行业高端换代有望加速，国内软件厂商直接受益。6.对性能、功能、价格比的需求本着投资定额、利润最大化的原则，在满足功能、性能、安全、质量要求的前提下，追求最高的性价比。对于IT系统来说，不一定要有最好的性能、最好的特性、最高的安全级别，但要尽量降低采购成本，满足一段时间内的使用和扩容需求。通常是在5年内分批更新和淘汰设备，5年内摊销处理固定资产。所以，对于IT产品来说，需要的延期是3-5年，不再需要满足长久需求而消耗更高的成本。7.使用成本要求专业存储设备必须每天24小时打开并运行。在功能和性能指标下，服务器功耗是一个重要的成本指标。假设满足其他指标，则优先考虑具有节能绿色环保指标的产品。8.维护成本要求存储设备的维护成本包括预备件、人工成本、维护周期时间成本等，综合考虑选取维护成本相对偏低的产品类型。

五、基于自主可控的电子文件归档和电子档案管理实现路径

1.分布式档案存储与访问的实现随着电子文件的集中管理，与数字文件管理相关的音视频文件占用了巨大的存储空间，大量的数据在传输过程中给网络传输带来了很大的压力，多媒体数据存储也将会显著增加。为提高管理，采用分布式数据存储和传输方式，降低管理成本，实现更快的传输。分布式数据存档只是从逻辑关系的角度来看属于同一数据系统的一组数据集合，从物理仪器系统的角度来看，可以分布到集成网络环境中的任何网络存储节点，其中数据以组件级方式处理和存储。首先，从全局存储角度来看，文件信息被拆分。换言之，由于大量文件按照文本文件提供精准单位标准以逻辑结构排列，因此根据单元网络与每个逻辑存储的逻辑关系创建电子文件和文本文件以及碎片文件节点。即把文件数据分配给对应的数据库服务器节点，主要目的是让本地请求找到请求目标，找到最近的逻辑存储节点，以便更快地访问和处理。实际的文件操作是通过文件管理部门的管理服务器来实现的。文件管理部门可以监控和管理所有文件操作，确保文件存储和操作的安全。对于全网的文件请求，也可以通过节点传输实现跨区域访问的目的。动态跨节点访问模式显著减少了对文件管理服务器的访问，数据节点之间的协同也加快了文件查询的速度。2.分布式信息流处理实现电子文件系统通常具有多种类型的信息，包括会议照片、记录和音视频等。因此，必须妥善处理传输过程中的分布式信息流。面向对象的文件信息处理方式尽可能提高客户端软件的信息利用率和复写率，但需要通过编译信息源代码对多媒体文件信息进行解码、修改和复制、读取，发回服务器时，必须进行编码，多媒体数据隐藏在对象发送流中，由于对象与信息的绑定关系，降低了信息操作的效率。因此，在分布式文件管理模式下，媒体信息处理必须克服面向对象媒体处理的不足。依托组件的蓝图模式，支持预处理组件读取、组件重写等，由用户端组件、媒体信息端组件、中间传输组件三个构建层次组成。中间发送组件平衡文件信息流发送、目录重建等，检索文件媒体信息，选择合适的媒体库或数据库提供直接浏览能力，将远程信息内容结果传输给用户。同时，其平衡信息节点之间的信息并管理媒体。媒体信息侧提供信息流化，实现组件功能，将媒体传输到网络进行读取、浏览查阅、编码和解码授权等一系列操作，这些均通过远程操作组件来完成，并依托中间介质协同处理，将更为直观的结果发送给用户。用户可以通过该组件对授权文件进行播放、浏览、下载等操作，整个过程异常方便、快捷。

六、结语

综上所述，随着社会不断进步发展，对于电子文件归档和管理的要求也必然有所改变，其中“自主可控”将是电子档案管理的主流方向。要想实现对电子文件归档与管理的自主可控效果，就必须采取先进技术手段，对电子文件档案实施分布式处理，搭建分布式存储系统，由此实现电子文件内容的异步共享，简化电子档案检索算法，促使电子档案资源的完善性、准确性、可靠性及安全性。

参考文献：

[1]刘渭滨.基于分布式检索技术的档案共享机制研究[J].黑龙江档案，2020

[2]王宁，刘越男.集中与分布的博弈：数字时代澳大利亚档案保管模式的发展及启示[J].档案学研究，2019

[3]王思婕.试论后保管范式对电子文件档案化管理的影响[J].档案与建设，2019

[4]崔海靖.非结构化档案数据的存储及检索研究[D].辽宁大学，2019

电子文件范文篇5

关键词：高校；电子文档；电子档案管理

随着教育信息化发展，高校的办公自动化、网络化逐渐完善，为高校电子校务的开展创造了有利的条件，自动化办公系统逐渐取代过去的办公行文和来往函件，电子文件逐渐取代了过去的纸质文件。电子文件指在数字设备环境下产生，以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等介质，并依靠计算机、手机等数字设备进行阅读，在网络进行传输的文件，包括电子报表、电子文档、电子信件、电子文书等。与纸质文件相比，电子文件具有容易存储、不容易损坏、可复制、可利用价值高等优点。然而，由于高校的电子文件存储主要保存在相应的载体，存储随意性比较大，没有进行统一管理，一旦存储介质出现问题，则可能导致电子文件遗失、破坏等问题。电子档案作为电子文件的一部分，主要存储高校师生信息、学校发展历史相关资料，是信息时代高校教学、科研以及日常管理的原始记录。随着高校信息化建设，电子文件归档和电子管理问题严重影响到高校的发展。因此，必须做好高校电子文件归档和电子档案管理工作。

一、高校电子文件归档和电子档案管理现状

高校电子文件主要来自于三个方面：第一，高校财务部门、党务部门、教务部门、后勤部门等日常工作总，通过OA系统、人力资源管理系统、财务系统、教务系统等办公软件工作生产的电子文件。第二，高校在实行双轨制期间，将纸质文件档案资料进行电子备份，并将纸质文档同时归档的电子文件。第三，高校信息化过程中，将纸质文件进行处理后形成的图像或者图形文件。目前，高校大部分的电子文件主要是通过第二种途径和第三种途径产生的文件。高校的0A系统运行过程中产生的电子文件归档的数量比较少，大部分0A系统运行过程中产生的数据资料，往往只是用来打印文件，或者用来发送、接收公文，并没有将OA系统产生的电子文件进行保存，并进行归档。1.高校不重视电子文件归档和档案管理工作随着高校信息化建设步伐加快，大部分高校基本实现了办公自动化，但是由于高校缺乏电子文件统一管理理念，由于电子文件是电子信息媒体的载体，由文字、图片、视频、声音等多种媒体信息构成，形式比较多样，增加了电子文件管理归档的难度。首先，电子文件涉及的内容比较多，分布在各个部门不同的电脑系统，增加了统一归档的难度。其次，由于电子文件在传输保存过程中容易被改动，改动之后没有留下任何痕迹，复制后的文件和原始文件一模一样，没有固定的载体，无法像纸质文件一样，通过字迹、内容、格式、印章等外部特征判断其原始性，并像纸质文件一样进行统一管理。因此，高校办公自动化产生的文件大多数分散在各个部门、使用者的电脑中，没有进行统一的管理。2.缺乏完善的电子文件归档和电子档案管理制度首先，电子文件的归档和电子档案的管理是一项综合性、系统性的工作，需要专人负责对其进行处理。随着信息化进程的不断加快，国家越来越重视电子文件和电子档案的管理，并先后颁布了《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》等相关电子文件管理政策，并不断加强电子文件和电子档案管理的研究。但是十多年过去了，高校并没有形成电子文件与电子档案管理相关管理制度，无法真正将国家电子文件归档和管理各项政策落到实处。其次，OA系统在使用过程中，高校管理者、老师往往考虑到电子文件实时传递和便捷性，忽视了电子文件最后的归属，从而导致这些文件没有有效的保管。且电子文件与电子文档系统相互独立，电子文件与档案管理没有进行有效的连接。电子文件的归档管理远远落后学校电子校务发展需求，档案管理部门无法将电子档案进行有效的处理。如果无法将电子文件归档，电子档案存储管理，电子文件生成设备和载体逐渐淘汰更新，那么大量的电子文件将会遗失，给高校造成无法弥补的损失。3.缺乏电子文件归档和电子档案管理人才电子文件归档和电子档案管理比传统的纸质文件和纸质档案管理更难，由于电子文件和电子档案是计算机信息技术发展的产物，电子文件包括文字、图片、视频、音频等各种介质的文件，并在计算机等设备支持进行存储管理，电子文件的归档和电子档案的管理对存储设备具有一定的依赖性，电子文件的信息与载体具有一定的分离性，增加了电子文件和电子档案管理难度。高校的电子档案管理与政府职能部门、事业单位的档案管理不同，电子文件的归档只是文件的转移，也就是业务部门将文件转移到档案部门进行归档管理，在转移过程中，不仅要实现信息管理权限的转移，而且还要实现数据的物理转移。但是，目前高校的电子文件归档和电子档案管理人员缺乏这方面的意识，大部分电子文件在归档的时候，只是从各个部门将电子文件和档案拷贝到档案馆的计算机设备，或者通过网络直接传输到计算机，实现电子文件的归档，没有确认和审核电子文件和档案数据信息的真实性、完整性。

二、单轨制电子档案在线归档实现路径

单轨制电子档案是指电子设备生成的电子文件，在归档时只保留电子档案，不再生成和保存纸质电子文档。由于高校电子文件和电子档案缺乏有效的管理，增加了电子档案管理成本。由于管理不当，造成了数据丢失或者遗失问题，这是当前单轨制电子档案在线归档存在的主要问题，想要解决这个问题，需要从这几个方面进行完善。1.建立电子文件归档和电子档案管理标准与管理制度只有建立电子文件归档和电子档案管理的标准以及相关管理制度，才能让高校所有的教职员工按照要求，将电子文件和电子文档及时归档，使用者对制作、使用、归档的电子文件和电子档案的真实性、完整性负责。通过完善的电子文件归档的标准和电子档案管理制度，可以明确每一个人的职责和要求，并要求他们在工作中严格按照要求执行，确保电子文件及时归档。2.建立统一的数据接口和编码系统针对当前高校各个业务系统各自为阵，无法实现数据信息的共享，高校应该建立统一的数据接口和编码系统，确保电子文件交换、共享的一致性和便捷性。电子档案管理是将各个系统的电子文件聚合统一进行系统性的管理过程，从而实现电子文件的交换、使用。想要实现这个目标，则需要在电子文件归档时进行规范化处理，给每一份电子文件建立编码，给予唯一的身份标识，防止电子文件在存储和管理过程中出现混乱。在使用过程中，与每一份电子文件相关的文件和附件可以通过编码建立相关联系，从而快速判断文件的来源，确保电子文件信息的真实性和完整性。3.建立各系统共享的身份认证、数字签名等使用规范高校在实施单轨制电子文件归档时，需要使用电子签章，确认归档资料信息的真实性。电子文件在起草、审批、批复和过程中，需要使用数字签名确认相关证据信息。因此，想要实现电子文件归档和电子档案管理，则需要明确高校各个业务系统和电子档案系统的数字签名、身份认证、时间戳以及电子章等数字证据使用的规范性，确保电子文件和电子档案的原始效力。电子文件和电子档案在接收、入库、处置、鉴定等环节进行数据迁移和格式转换过程中可能造成的文件修改等关键环节应该采用数字签名和时间戳，确保电子文件信息真实性的可追溯性。

三、构建电子文件和电子档案在线归档系统

1.建立电子文件和电子档案在线归档业务流程电子文件和电子档案在线归档系统想要正常运行，必须建立从电子文件的生成到归档全过程的统一规划，理清电子文件形成到电子文档管理部门整个过程的流程，从而形成一套切实可行的电子文件和档案在线归档业务流程，以及每一个环节负责人需要遵循的原则，这样才能确保电子文件数据信息的真实性。其业务流程可以分为三大部分：一是对高校各个电子政务系统的文件、网站的数据信息进行自动追踪、收集，并将其存储到电子政务网站档案文件在线归档系统的临时文件库；二是在线归档系统根据设定的电子文件和电子档案的相关标准对临时文件库的文件进行初步鉴定，符合要求则自动归档，并按照要求自动分类，如果不符合要求，则需要档案管理人员对其进行二次鉴定，符合要求的录入系统相应的分类文件，如果不符合要求，则可以将临时文件库的电子文件删除；三是经过系统分门别类处理后，通过物理归档或者逻辑归档的方式纳入到归档接口直接归档，在归档的过程中，系统还将再次对电子文件的真实性进行鉴定。鉴定完成后，需要由相关鉴定人员或者审核人员进行填表盖章签字，并一同将电子档案移交给电子档案管理部门，进行统一管理。2.建立电子文件和电子档案在线归档信息平台由于高校各个业务系统相互独立，导致各个部门的电子文件和电子信息无法实现共享。高校想要实现电子文件和电子档案在线归档管理，必须建立在线归档信息平台，通过这个平台，可以将高校各个部门的数据信息进行采集管理，实现数据信息的共享。根据《教育管理信息化标准》的相关要求，结合高校实际情况，制定符合本校信息化建设的方案，统一标准、统一规划，建立统一的数据库，规定相应数据库的接口标准和集成模式。这个信息平台，可以汇聚各个部门的数据信息，并将各个部门的电子文件进行提取，存储到在线归档系统的临时文件库。在线归档信息平台，可以根据高校的教务信息、后勤系统、学生管理等相关系统的数据信息，了解到学生的教学活动和学生的学习情况，并根据学生的学习情况，及时调整学校的教学方案，让学生的日常教学活动符合学生的实际情况，提高教师教学效率。3.提高高校电子文件和电子档案管理人员综合素质在信息时代，各类电子设备和计算机设备更新换代的速度非常快，高校如果不及时保管学校的各类电子文件和电子文档，容易造成电子文件和电子档案的遗失。高校必须严格按照《高等学校档案管理办法》相关要求，成立档案管理部门，并按照档案管理要求增设相关的档案管理人员，高校档案人员不仅具备电子档案管理的知识和技术，而且还要具备档案数字化建设的要求，可以熟练使用计算机、打印机和扫描机，并对电子文件进行有效的管理。针对当前电子文件和电子档案管理人员信息水平比较低，高校充分利用自身的教育优势，将档案馆与计算机信息学院合作，让学校计算机学院对档案管理人员开展信息技术培训，让他们在熟悉档案管理业务知识的时候，也具备计算机信息处理能力和技术，可以熟练地利用计算机设备、电子设备处理电子文件和管理电子文件，满足高校档案数字化建设需求。高校还需要加快数字档案馆建设步伐，建立数字档案馆建设的相关标准，让数字档案馆工作人员严格按照相关要求进行文件扫描、数据录入、数据加工处理、图文编辑，确保电子文档的真实性和可靠性，为后期电子文件和电子档案的利用开发奠定基础。

四、结束语

高校电子文件归档和电子档案管理是我国档案信息化重要的组成部分，电子文件归档管理是档案部门的一次变革，给高校的档案管理工作带来一定的挑战。高校的管理者必须正确认识到电子文件归档和电子档案管理工作的重要性，加快档案信息化建设步伐，建立与数字化档案建设相应的环境，培养懂档案管理知识、计算机技术、网络技术的复合型人才。

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电子文件范文篇6

【关键词】档案信息化；电子文件；前端控制

一、前端控制概念及档案信息管理的特点

（一）前端控制概述。所谓“前端控制”，就是为适应新时代背景而提出的一种文档管理理念，同时也是用于指导实践操作的管理办法。实质上就是对电子文件从产生到归档的一个整体过程，并在此基础上，对文件和档案两者的工作流程进行重组和监督，进而达到对电子文件进行超前控制和全程管理的目的。对于前端控制，有很多学者对其进行了分析和研究。2007年付双双发表的《高效电子文件的前端控制》中重点指出了自动办公系统与档案电子管理系统两者间是相互独立的，这也就导致各个部门在办公中对于电子文件的管理、保存以及利用等阶段很容易出现问题。因此，为了能够有效解决这一现象，进行高效率的档案管理，就需要实施前端控制。石玉、李肖军于2009年发表的《电子文件前端控制理论浅析》主要对电子文件实施前端控制的必要性进行了分析，并重点强调了电子文件前端控制的重要性。2012年赵屹所发表的《基于前端控制思想的电子文件形成过程研究》中则对前端控制下电子文件管理的各环节都进行了分析，充分阐述了电子文件的具体管理过程。（二）档案信息管理的特点。1.非直读性。电子文件信息记录在磁盘等载体上，它的非直读性主要是源于电子文件的内容以数字编码的方式，其信息具有不可见的磁畴极性，这一特性是信息记录载体的固有属性，是无法观察到的。除此之外，电子文件的信息内容也可通过压缩编码或加密技术处理，因此，即使有相应的设备，如果不解压、解密是不能读取其存储内容的。2.依赖性。电子文件对元数据和背景信息有着依赖性，这主要是取决于两方面：其一，为了保障电子文件可以恢复到原始状态，必须确保电子文件元数据与文件信息两者之间的连接。其二，电子文件主要是通过网络技术进行传输的，但在文件传输的过程中有可能会出现文件内容丢失的现象，若在此情况之下没有采取积极措施及时对丢失的信息内容加以补充，将会直接影响到今后文件的使用。3.变化性。由于电子文件的储存方式较多，决定了它具有一定的变化性。传统的档案管理一般都是靠档案管理人员来完成，工作效率低下，因受传统归档方式的限制，不便于查阅与检索，很难充分发挥管理档案的作用。但电子文件的出现改变了信息载体，使电子文件可以方便快捷地使用计算机进行储存。

二、电子文件管理存在的问题

（一）电子文件缺乏完整性。双轨制是指在文件生成和运转的过程中，文件的电子版和纸质版与业务流程同时运行。内部文件一经接收、输出并进入流程，各单位就能够实施本文件管理的系统，双轨制电子版和纸质版均可进行使用。而随着信息技术的普及与发展，文件工作者与使用者使用双轨制的越来越多，并以此为依托，逐渐转向电子文件。存档时，电子文件以纸质版本打印并一起提交，并通过相关的信息技术扫描纸质文档形成电子文档，这不仅浪费了纸张和硬盘的空间，也难以确保文件的真实性和完整性。（二）真实性问题明显。所谓真实性，就是保证电子文件内容的真实性。电子文件真实性问题主要出现在以下几点：一是档案部门无法确定电子文件在格式转化的过程中是否被破坏，只能保证归档后的电子文件不受篡改。二是电子文件内容与客观事实是否相符，如果文件制作部门无法证明电子文件符合客观事实和工作条件，档案的真实性就无法保证。（三）网络环境对电子文件安全管理带来挑战。在信息技术不断发展的背景下，档案信息化工作有了新的发展空间。为了保障办公业务的便利，对于电子文件的管理更是运用了横跨于多种网络环境而形成的一套适合不同网络环境的档案管理系统，以便于电子文件的收集、管理和使用。另外，电子文件的管理能够将不同网络平台的用户作为一个整体连接起来，通过统一的标准提高工作效率，同时网络还能提供高效的管理和更便利的电子文档使用方式，但同时，文件数据的丢失或故意篡改问题也严重威胁着电子文件信息的安全。随着网络技术的不断发展，当前不管是国外还是国内关于档案安全的事件频繁出现，电子文件的安全传输已经成为制约电子文件安全管理发展的关键因素。

三、电子文件前端控制的重要性

（一）确保电子文件安全可靠性。前端控制不仅能够保障电子文件的真实性，还能保障电子文件的完整性、安全性和可读性。电子文件与纸质版两者有着不同特点，电子文件主要是由计算机进行操作的，可以在没有任何痕迹之下就对文件进行增、删、改等操作，极为方便。但在这种优势之下，如果不对操作过程采取有效措施进行控制，也会导致电子文件的内容出现丢失现象。与此同时，信息技术的迅速发展，进一步推动着计算机等设备的迅速更新换代。在这种背景之下，如果没有与之相关的元数据背景信息，电子文件就可能会出现难以迁移、识别、运用等状况，从而使电子文件成为一堆废弃无用数据。所以为避免出现这种状况造成不可估量的损失，对电子文件进行前端控制是很有必要的。（二）保障电子文件的规范性。前端控制是在保证电子文件具备规范性的同时，确保文件管理人员能够顺利接收到文件的前提。当前，在电子政务系统、OA系统和档案管理系统之间仍然存在着对接问题，如果不对电子文件的前端做好有效规划和控制，就有可能会导致各单位所生成的电子文件出现不规范的状况，而后在相关管理人员接收电子文件时，在一定程度上导致各系统无法进行端口对接，从而严重影响了电子文件的归档和整理。另外，尽管前端控制和全程管理这两个原则已经是我国公认的电子文件管理标准，但是却没有完全贯彻落实。现如今，我国所售卖的大多数电子文件管理软件也都不是基于这两个原则而进行设计的，其实质还是在纸质文件管理方法的基础上对电子文件进行归档、管理。如此发展下去，如果相关管理部门不对其采取有效措施进行管控，就有可能会导致“前端失控”，致使文件丢失情况发生。（三）提高文件归档效率。前端控制是提高电子文件归档管理效率的需要。前端控制的科学理念是在于优化管理功能，有效提高电子文件的管理效率。按照前端控制原则，电子文档管理系统并非是对传统纸质文档管理系统的简单模拟，而是本着科学、合理、高效的原则对原始文件档案管理流程进行优化和重组，以减少或消除在整个文件管理流程中各个管理环节的重复和疏漏，进而达到更合理、高效的目的。（四）创新档案工作模式。工作模式的创新则主要体现在业务时间提前、重组操作工作流程和固化元数据三个方面：1.业务时间提前，实际上是针对传统型档案管理模式而言的。在传统型档案管理模式下，档案管理部门在前期需要对文件进行整理，在后期需要对档案进行保管。而对电子文件实施前端控制就会使得档案整理、保管的全过程更加便利，可以将文件中的数据提前输入到系统，进而在对档案进行有效监管。这里注重的是对电子文件的全程管理，从而缩短了电子文件从整理到归档的时间，使得业务效率提高。2.重组操作工作流程，主要是指在对电子文件前端控制模式之下，会促使电子文件的管理流程向文件形成的阶段发生转移，并在此基础上按照相关的业务流程进行重组后再向更新的一种档案化管理流程模式转移。这一模式具有很多优势，会使得电子文件变得更具有全面性，操作也会变得更灵活。3.固化元数据，所谓元数据其实质上就是指对文件的背景、内容、结构等方面而实施的管理过程。而在电子文件实施前端控制的过程中引入元数据的管理技术，可以有效地对文件生成到文件归档的整个过程中所产生的元数据进行记录，并且完成对文件内容的固定。在文件形成后，若是对文件内容进行修改、流转、毁损等操作，都能够被实时记录，这也能进一步确保文件的安全可靠性。（五）促进思想观念的突破。在传统后控管理观念中，文书工作与档案工作是相对独立的两个阶段，即便两者之间是有一定联系的，但互不干涉。所以，对于档案的管理工作人员而言，主要的工作内容就是对电子文件进行整理和归档，而对其他的行为不得干涉。但这一做法还是存在弊端的，倘若在文件形成阶段并没有对电子文件采取有效措施加以保护和控制，这对之后的文件整理和归档工作的开展会带来一定程度上的影响。而前端控制思想就是对这一传统做法的重大突破，它主要是把文件从生成到最后的归档、整理看作是一个整体过程，为了能够进一步确保文件的真实性、完整性和可读性而对文件的生成阶段加以干涉。档案管理人员的工作任务也不仅仅局限于对文件进行整理和归档，而是贯穿于文件的各个过程，总体来说，这也是一种思想观念上的重大突破。

四、结语

综上所述，在我国信息技术不断发展的背景下，档案管理工作自然也随之进入信息化时代。而在档案信息化的进程中，要想确保电子文件的安全性、可靠性，需要对电子文件实施前端控制，这样可以使得档案管理体系变得更加科学高效，同时也是传统式的档案管理模式向电子档案模式转化的重要举措。而在对电子文件实施前端控制时，应当在转变档案管理工作人员的管理意识和思想观念的基础上，提升管理人员的专业素养，并对档案管理的OA系统加以完善，促使管理工作人员实施密码管理，以保障档案的安全性。

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电子文件范文篇7

一、电子文件原始性的认定

对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子文件的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，因此，对电子文件的原始性进行认定是非常困难的。主要表现在以下几个方面：

（一）、电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。

（二）、电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时它只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间、不同地点、由不同人获得的同一内容文件可以毫无区别，无法区别其中哪个是“原件”，哪个是“复制件”。

（三）、电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。

（四）、电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防信息损失。电子文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定电子文件的原始性。

（五）、电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。

（六）、目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖章或亲自签名，因此，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。

电子文件的这些特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为它建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是在当时由原作者撰写或制作出来的，此后又从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为惟一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，我们认为建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的，它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根本，是电子档案具有凭证作用和法律效力的基础。但是，对这种看不见摸不着的原始性加以判断和维护却是一件十分困难的、涉及多方因素的事情，这个问题的解决有赖于信息技术的进步、电子文件管理水平的提高以及有关法律的建立和完善。二、确保电子文件原始性的技术措施

电子文件是高科技的产物，它的各种性能是由技术决定的。随着电子文件的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要，电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子文件的可靠性。

（一）、加密技术

电子通信系统中可采用“双密钥码”进行加密。在网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥：一个是可以公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方用只有自已知道的解密密钥解密，这样任何人都可以利用公开密钥向收方发送电子文件，而只有收方才能识别这些加密的电子文件内容。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从截获的密文中解出原文内容来，无法对它进行篡改，从而保护电子文件在传输过程中的原始性、真实性。

（二）、签署技术

目前在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”，如同在纸质文件上的亲笔签名一样，直观、易于辨认，计算机将这种“签名图像”接收下来，并确认签名者与电子文件的关系。在计算机系统中还可把这种签名设置为一种批准指令，经电子计算机审核签名有效后方可进入下一阶段的操作。另一种是利用“双密钥码”在电子文件上进行数字签名。数字签名是一种字母数字串，发方利用自己的不公开密钥对发出的电子文件进行加密处理，生成一个“数字签名”，与电子文件一起发出，同时还带走一个可使其生效的公开密钥。收方用发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验签名。假如结果位串与传输的一致，那么便有充足的理由相信两个事实：一是这份电子文件确实来自发方，其内容没有被人作过修改，从而证明其原始性；二是发方也必须承认这份电子文件确实是自己发出，对它的生效应负全部责任。和纸质文件一样，电子文件的签署可以表示作者对该电子文件的权力和责任，这种技术在电子文件管理中具有广泛的应用前景。

（三）、消息认证

电子文件的使用者，非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。先把电子文件信息分成一定的长度，如64比特为一段，发方和收方共同选定一个64比特长的序列及密钥，发方运用这个序列和密钥对电子进行加密运算后得到这份电子文件的“认证字”，将电子文件和认证字一同发送出去。收方也同样运用这个序列和密钥计算该电子文件的认证字，如果计算结果和他所收到的认证字一致，即可认定这份电子文件的内容与发出时是一致的，进而证明这份电子文件的原始性、真实性。

（四）、身份验证

为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问，有些系统需要对用户进行身份验证，如银行系统用户使用个人密码验证，有些文件管理系统使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的业务访问；如果一种验证不合格，该用户就会被拒绝于系统之外。身份验证技术可用于电子文件访问权限的控制。

（五）、防火墙

这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，它是通过在网络边界上建立起来的相应的网络通信监控系统，监测所有通过防火墙的数据流，凡

是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过，不符合的就拒于墙外。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全，保护网上电子文件的原始性、真实性。实现防火墙功能所用的技术主要有：数据包过滤、应用网关和服务等。据行家预测，在不远的将来，加密软件标记和数字签名等认证技术可能会直接做进防火墙中。

（六）、防写措施

目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中，只读式光盘（CD－ROM）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。

上述这些技术对于维护电子文件的真实、可靠都具有很好的效果，随着这些技术的完善和普及，电子文件的原始性、真实性可得到更为可靠的认定和更加有效的保护，从而确保电子文件的凭证作用。

三、确保电子文件原始性的管理措施

在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，是维护电子档案原始性、真实性的最重要措施。电子文件全过程管理中有关维护其信息安全方面的措施，主要包括以下几方面：

（一）、加强对电子文件制作和管理人员的管理

电子文件是由人制作的，其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行的，因此，对参加电子文件制作和管理的人进行审查是至关重要的。要禁止那些道德品质不好、工作不认真负责、没有良好的工作作风的人参加电子文件制作和管理工作。要建立一套审查制度，严格把关，这是从源头上保证电子文件原始性、真实性的最关键措施。人是活的因素，易受外界影响，任何一个好成份，在没有管理要求的情况下，也会逐渐懈怠甚至可能变坏。加强对电子文件制作和管理人员的管理，仅依靠审查制度是不够的，还必须提出严格要求，明确具体管理措施，这是在电子文件制作和处理过程中保证其原始性、真实性的重要措施。另外还要进行教育，不断地提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，要使他们养成忠于职守的品质，认真负责的工作精神，一丝不苟的工作作风，精益求精的技术水平，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

（二）、电子文件的制作过程要职责分明

电子文件的制作人员，应对其制作的电子文件的真实性和能被保管、保存负有责任。为保证电子文件在制作阶段不出现失真现象，避免制作人员的相互推诿、扯皮，首先要明确职责范围。特别是合作制作的电子文件或大型辅助设计项目，更要注意划清制作人员的职责范围，使每一个参与人员负其分工范围内的责任。一般来说，不相干人员不能进入他人的责任范围，工作需要时可允许用只读式的载体调读，以防由于误操作或有意增删改等原因造成电子文件的失真。

（三）、建立电子文件全过程管理的制度

电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此，及早地建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。如电子文件形成后就应及时进行收集、积累，以防在分散状态下发生信息丢失。因此，一开始就明确由谁进行收集、积累，如何进行收集、积累，建立收集、积累制度和严格的归档制度，是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。电子文件的归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等和纸质文件相比，都有很大区别，要明确无误地作出规定。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，凡不符合要求的，都要有明确的处理措施，不能有丝毫含糊，否则将会对电子文件的原始性、真实性和完整性造成极大危害。

电子文件归档应对存储载体有严格要求，并且明确保护措施，不致因载体原因而对电子文件的原始性、真实性和完整性造成危害。为实现电子档案长期保存所必须进行的载体转换也要采取明确的措施，防止在转换过程中造成信息的损失。电子档案的利用有许多便捷之处，但是各种用户和各种形式的利用活动，也会给电子档案管理带来一些不安全的隐患，因此必须加强对电子档案的开发利用活动的管理。

（四）、建立电子文件管理的记录系统

纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化，人们可从这些信息上确认文件的原始性。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集、积累开始就要进行记录，记录电子文件的管理和使用情况。电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性。

电子文件范文篇8

一、电子文件原始性的认定

对于纸质文件来说，内容的原始性附着在形式的原始性上，人们可以借助形式的原始性来证实和确认内容的原始性。纸质文件的原始性体现为内容和形式的统一，对于任何一项形式上的变化，人们都有理由对它的原始性表示怀疑。但电子文件的内容与形式是相对独立的，不仅内容易于变化，而且失去了固定的形式，因此，对电子文件的原始性进行认定是非常困难的。主要表现在以下几个方面：

（一）、电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹。虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。在网络上传递的电子文件也有可能被非法截获或更改。

（二）、电子文件制作过程的虚拟化使得对其原件的界定难于实现。电子文件的制作者不一定像制作纸质文件那样必须制出一份或一批原件来行使其职责，有时它只不过制作一个“窗口”，将必要的信息集中在一起，并在需要的时候将其输出。这个“窗口”可以在众多的电子计算机上显示出来，也可被不同的“收文者”拷贝到他的电子计算机存储器上或转换成硬拷贝保存起来。在不同时间、不同地点、由不同人获得的同一内容文件可以毫无区别，无法区别其中哪个是“原件”，哪个是“复制件”。

（三）、电子计算机软硬件技术的不断更新换代，迫使电子文件必须不断地适应新的“生存环境”，这种适应往往需要以自身结构、格式的改变为代价。因此，长期保存的电子文件很可能在结构和格式上与最初形成的大不相同。

（四）、电子文件不再具有固定的存储载体，根据利用需要，人们可以采用不同的方式输出。对于长期保存的电子文件，还需要定期进行复制，转换载体，以防信息损失。电子文件没有了固定的载体，也就无法通过载体来判定电子文件的原始性。

（五）、电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性。

（六）、目前电子文件的签署技术还不普及，我们还不能为每一份电子文件盖章或亲自签名，因此，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。

电子文件的这些特点使我们无法采用与纸质文件相同的标准和方法来判断它的原始性，需要为它建立一个新的“原始性”概念。对于一份电子文件来说，只要它的内容确确实实是在当时由原作者撰写或制作出来的，此后又从未修改过，我们就应该承认它是原始的，尽管它没有固定的载体，没有实在的物理形态，甚至因转换而失去了原来的格式。这种“原始性”概念与纸质文件原件的区别主要在于，它抛弃了文件形式上的原始性，仅以文件中所含信息的真实、准确，即内容的原始性为惟一标准。根据现代信息技术的特点和社会各方面对电子文件的需要，我们认为建立这样一个“原始性”的新概念是适当和必要的，它将是电子文件转化为电子档案，全面行使“历史记录”和“社会记忆”功能的根本，是电子档案具有凭证作用和法律效力的基础。但是，对这种看不见摸不着的原始性加以判断和维护却是一件十分困难的、涉及多方因素的事情，这个问题的解决有赖于信息技术的进步、电子文件管理水平的提高以及有关法律的建立和完善。

二、确保电子文件原始性的技术措施

电子文件是高科技的产物，它的各种性能是由技术决定的。随着电子文件的广泛使用，信息安全技术就显得特别重要，电子文件的制作者、管理者和档案工作者都应积极采用有关技术措施，提高电子文件的可靠性。

（一）、加密技术

电子通信系统中可采用“双密钥码”进行加密。在网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥：一个是可以公开的加密密钥，另一个是严格保密的解密密钥，发方使用收方的公开密钥发文，收方用只有自已知道的解密密钥解密，这样任何人都可以利用公开密钥向收方发送电子文件，而只有收方才能识别这些加密的电子文件内容。由于加密和解密使用不同的密钥，因此第三者很难从截获的密文中解出原文内容来，无法对它进行篡改，从而保护电子文件在传输过程中的原始性、真实性。

（二）、签署技术

目前在电子文件上进行签署的技术主要有两种：一种是光笔签名；另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名，屏幕是显示出来的“笔迹”，如同在纸质文件上的亲笔签名一样，直观、易于辨认，计算机将这种“签名图像”接收下来，并确认签名者与电子文件的关系。在计算机系统中还可把这种签名设置为一种批准指令，经电子计算机审核签名有效后方可进入下一阶段的操作。另一种是利用“双密钥码”在电子文件上进行数字签名。数字签名是一种字母数字串，发方利用自己的不公开密钥对发出的电子文件进行加密处理，生成一个“数字签名”，与电子文件一起发出，同时还带走一个可使其生效的公开密钥。收方用发方的公开密钥运用特定的计算方法解码检验签名。假如结果位串与传输的一致，那么便有充足的理由相信两个事实：一是这份电子文件确实来自发方，其内容没有被人作过修改，从而证明其原始性；二是发方也必须承认这份电子文件确实是自己发出，对它的生效应负全部责任。和纸质文件一样，电子文件的签署可以表示作者对该电子文件的权力和责任，这种技术在电子文件管理中具有广泛的应用前景。

（三）、消息认证

电子文件的使用者，非常关心他所使用的信息在存储或传输过程中是否“完好如初”，是否被人篡改或替换过，消息认证技术可以消除使用者这个疑虑。比较常用的方法是利用分组密码进行消息认证。先把电子文件信息分成一定的长度，如64比特为一段，发方和收方共同选定一个64比特长的序列及密钥，发方运用这个序列和密钥对电子进行加密运算后得到这份电子文件的“认证字”，将电子文件和认证字一同发送出去。收方也同样运用这个序列和密钥计算该电子文件的认证字，如果计算结果和他所收到的认证字一致，即可认定这份电子文件的内容与发出时是一致的，进而证明这份电子文件的原始性、真实性。

（四）、身份验证

为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问，有些系统需要对用户进行身份验证，如银行系统用户使用个人密码验证，有些文件管理系统使用管理员代码验证等。最常见的方法是给每个合法用户一个“通行字”，代表该用户身份。通行字可由数字、字母或特定的符号组成，只有用户本人和计算机系统知道。当合法用户要求进入系统访问时，首先输入自己的通行字，计算机自动将这个通行字与存储在机器内的有关该用户的资料进行相关的业务访问；如果一种验证不合格，该用户就会被拒绝于系统之外。身份验证技术可用于电子文件访问权限的控制。

（五）、防火墙

这是一种访问控制技术。在某个机构的网络和其它系统网络之间设置障碍，防止其它系统的网上用户对该机构信息资源的非法访问，也可以阻止该机构的机要信息、专利信息从机构的网络上非法输出。防火墙的安全保障能力仅限于网络边界，它是通过在网络边界上建立起来的相应的网络通信监控系统，监测所有通过防火墙的数据流，凡

是符合事先制定的网络安全规定的信息允许通过，不符合的就拒于墙外。从而使被保护网络的信息、结构不受侵犯，实现网络的安全，保护网上电子文件的原始性、真实性。实现防火墙功能所用的技术主要有：数据包过滤、应用网关和服务等。据行家预测，在不远的将来，加密软件标记和数字签名等认证技术可能会直接做进防火墙中。

（六）、防写措施

目前在许多软件中可将电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下，用户只能从电子计算机上读取信息，而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中，只读式光盘（CD－ROM）只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息；一次写入式光盘（WORM）可供使用者一次写入多次读取，可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件，保持电子文件的原始性、真实性。

上述这些技术对于维护电子文件的真实、可靠都具有很好的效果，随着这些技术的完善和普及，电子文件的原始性、真实性可得到更为可靠的认定和更加有效的保护，从而确保电子文件的凭证作用。

三、确保电子文件原始性的管理措施

在电子文件的形成、处理、归档，电子档案的保管、利用等各个环节，信息都有被更改、丢失的可能，即使拥有完善的信息安全技术，也需要有相应的管理措施来保证其得以实施。建立并执行一整套科学、合理、严密的管理制度，从每一个环节堵塞信息失真的隐患，是维护电子档案原始性、真实性的最重要措施。电子文件全过程管理中有关维护其信息安全方面的措施，主要包括以下几方面：

（一）、加强对电子文件制作和管理人员的管理

电子文件是由人制作的，其存储、检索、传输等处理都是按人的意愿进行的，因此，对参加电子文件制作和管理的人进行审查是至关重要的。要禁止那些道德品质不好、工作不认真负责、没有良好的工作作风的人参加电子文件制作和管理工作。要建立一套审查制度，严格把关，这是从源头上保证电子文件原始性、真实性的最关键措施。人是活的因素，易受外界影响，任何一个好成份，在没有管理要求的情况下，也会逐渐懈怠甚至可能变坏。加强对电子文件制作和管理人员的管理，仅依靠审查制度是不够的，还必须提出严格要求，明确具体管理措施，这是在电子文件制作和处理过程中保证其原始性、真实性的重要措施。另外还要进行教育，不断地提高电子文件的制作者和管理人员的责任心，要使他们养成忠于职守的品质，认真负责的工作精神，一丝不苟的工作作风，精益求精的技术水平，这是保证电子文件原始性、真实性的根本措施。

（二）、电子文件的制作过程要职责分明

电子文件的制作人员，应对其制作的电子文件的真实性和能被保管、保存负有责任。为保证电子文件在制作阶段不出现失真现象，避免制作人员的相互推诿、扯皮，首先要明确职责范围。特别是合作制作的电子文件或大型辅助设计项目，更要注意划清制作人员的职责范围，使每一个参与人员负其分工范围内的责任。一般来说，不相干人员不能进入他人的责任范围，工作需要时可允许用只读式的载体调读，以防由于误操作或有意增删改等原因造成电子文件的失真。

（三）、建立电子文件全过程管理的制度

电子文件从形成到电子档案的开发利用，中间经过很多环节。哪一个环节的职责不清，制度不明，考虑不周，都可能影响电子文件的原始性、真实性。因此，及早地建立电子文件全过程管理制度，明确各方面的职责要求，就显得非常重要。如电子文件形成后就应及时进行收集、积累，以防在分散状态下发生信息丢失。因此，一开始就明确由谁进行收集、积累，如何进行收集、积累，建立收集、积累制度和严格的归档制度，是保证电子档案原始性、真实性和完整性的重要措施。电子文件的归档范围、归档内容、归档时间、归档要求等和纸质文件相比，都有很大区别，要明确无误地作出规定。归档时应对电子文件进行全面、认真的检查，凡不符合要求的，都要有明确的处理措施，不能有丝毫含糊，否则将会对电子文件的原始性、真实性和完整性造成极大危害。

电子文件归档应对存储载体有严格要求，并且明确保护措施，不致因载体原因而对电子文件的原始性、真实性和完整性造成危害。为实现电子档案长期保存所必须进行的载体转换也要采取明确的措施，防止在转换过程中造成信息的损失。电子档案的利用有许多便捷之处，但是各种用户和各种形式的利用活动，也会给电子档案管理带来一些不安全的隐患，因此必须加强对电子档案的开发利用活动的管理。

（四）、建立电子文件管理的记录系统

纸质文件一旦形成，原件中所包含的内容和形式特征就不会再发生变化，人们可从这些信息上确认文件的原始性。电子文件形成后因载体转换和格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生任何变化，人们便难以确认它的原始性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集、积累开始就要进行记录，记录电子文件的管理和使用情况。电子文件形成、处理、保管过程的真实记录可以证实电子文件的原始性和真实性。

电子文件范文篇9

【关键词】电子文件管理/国际电子文件管理/研究热点

在信息技术飞速发展的今天，世界各国比以往任何时候都面临着电子文件的共同挑战，建立在信息技术应用平台上的电子文件管理理念、方法、技术、模式等更具趋同性。因此，聚焦电子文件管理前沿，借鉴国际同行的成功经验，有助于推进我国电子文件管理的进程。

国际上有关电子文件管理的研究已经达到相当的广度和深度，据笔者不完全统计，世界主要国家、地区和相关机构的代表性研究项目的主要内容如下页表所示。

这些电子文件项目研究周期长、涉及问题多、参与机构广，形成的研究报告、相关标准、工作手册往往多达数十页乃至百余页，在理论与实践方面取得了可喜的进展，在电子文件的管理思想与管理模式、管理方法与技术、管理标准及其应用等方面都积累了丰富的经验。其中最值得关注的项目包括：国际档案理事会出版的《电子文件管理工作手册》、美国国家档案与文件管理署的电子文件档案馆项目(ERA)、澳大利亚的电子文件管理战略及元数据标准(VERS)、欧盟的电子文件管理通用需求(MoReq)、加拿大哥伦比亚大学的电子信息系统中文件真实性的永久保护国际研究项目(InterPARES)以及ISO关于文件管理的相关标准等。经过分析，可以看出国际电子文件管理的研究热点及其给我们的启示主要集中在以下几个方面：

一、电子文件管理的顶层设计——国家战略的提出

西方发达国家在多年电子文件管理实践和理论研究的基础上，不约而同地提出了电子文件管理国家战略问题，认为战略研究是解决电子文件管理问题的前提条件。国际档案理事会2005年出版的《电子文件管理工作手册》中明确提出要“从战略角度影响电子文件管理实践”；加拿大国家图书档案馆于2006年提出了“加拿大数字信息战略”；2005年美国的ERA项目负责人在向国家数字战略咨询部汇报时，指出该项目正是基于“要为联邦机构的电子文件管理提供政策、战略、指导和工具”；澳大利亚、英国、丹麦等国家也先后将电子文件管理作为信息时代政府治理与政府责任的重要内容，纳入国家电子政务建设之中，并开展了电子文件管理战略研究项目。由此可见，国际电子文件管理研究发生了战略转型，开始由机构层面向国家层面转变。以顶层设计带动整体规划，以国家战略带动全面发展，将是今后电子文件管理的趋势。

2006年5月中国人民大学的冯惠玲教授在“2006中国信息资源管理论坛”上首次提出“全面制定和实施我国电子文件管理国家战略”，标志着我国的电子文件管理走上了顶层设计、全面规划和集中控制的轨道。2006年9月，国信办推广应用组副组长赵小凡在谈到未来15年国家信息化战略时说：“十一五是一个信息化发展的转折点，我们国家的信息化已经从战术转为战略。”可见“电子文件管理国家战略”的提出与我国信息化战略转型也是完全一致的。实施电子文件管理国家战略就是从国家层面进行统筹规划和集中管理，从方针政策、体制、管理制度体系、项目保障措施等各个层次制定电子文件管理战略的基本框架，从根本上提高国家对电子文件信息资源的实际控制力和对电子文件管理的调控能力，从而确保这部分国家信息资源的现实安全和长久真实。电子文件管理国家战略的提出使我国电子文件管理研究与国际接轨，对于避免现行分散管理状态下潜在的风险，从根本上控制各机构（地区）电子文件管理低水平重复现象，大幅提高研发效益有着重要意义。

二、电子文件管理理念——集成管理

多年来，在国际电子文件管理理论与实践的不断探索过程中，档案界与各方面专家在电子文件的管理理念上已达成了共识：信息时代电子文件的最优化管理就是集成管理。在ISO档案文件管理分技术委员会(ISO/TC46/SC11)2006年5月召开的第十六次年会中，来自15个国家的40多位代表在研究文件管理标准(ISO15489)的修订草案时，特别提及了文件管理要贯穿文件整个生命周期、嵌入机构职能及业务流程之中的集成管理思想。在欧美文档管理软件市场上，一种融合电子文档管理、内容管理、文件管理、档案管理的理论和方法，集成的文档管理解决方案崭露头角，势不可挡。可见“集成管理”逐渐成为电子文件管理的最新理念。

“集成管理”是一种将电子文件管理集成于电子文件生命连续体之中的全程管理。它要求利用文件连续体模式设计电子文件管理系统，采用“从文件形成（包括形成前，文件管理系统的设计）到文件作为档案保存和利用的管理全过程中连贯一致的管理方式”，实现一种比文档一体化管理要求更高的一体化。这种理念在国际电子文件研究项目中已不断得到肯定，正如InterPARES项目的主持人露西娅娜·杜兰蒂教授所言：“随着InterPARES研究的深入，将继续证明这样一种观点：不采取全程管理的眼光，就不可能保管电子文件”。①这种始于电子文件形成源头的全程管理理念，要求对电子文件管理系统的设计进行前端控制。它要求文档管理人员了解和熟悉机构的主要职能及业务工作流程，对流程中各个节点产生的电子文件的情况有预期把握，能从保证文件的真实性、完整性、可用性等角度干预电子文件管理系统设计，从而成为“文件保管政策的制定者、标准的制定者、文件保管系统和执行政策的设计者”②。同时，集成化管理还强调了资源的整合，它要求在电子文件管理全过程中，综合应用各种不同的方法、手段和工具，将各方资源和优势结合起来，实现优势互补，效用共享，最大限度地放大系统功能，提高电子文件管理系统的整体功效。“集成管理”已成为国际电子文件最优化管理的理念，也将是我国电子文件管理的必然选择。

三、电子文件保管模式——集中管理

针对电子文件的保管模式，国际上曾存在着“集中式”和“分散式”两种模式之争。在近几年的电子文件管理项目研究中，各国的认识逐步趋于一致，集中管理具有永久保存价值的电子文件成为越来越多国家的共识。

集中式保管模式是加拿大哥伦比亚大学提出的方案，这一方案的代表人物是InterPARES项目的负责人露西娅娜·杜兰蒂以及美国的戴维·比尔曼。他们认为电子文件的保管与纸质文件相似，也需要经过两个阶段：一是文件生成机构使用文件，并通过一些方法来保护电子文件的真实性与可靠性；二是文件生成者将失去现行价值的文件移交档案馆，由档案馆集中整理、编目和长期保管。

美国、加拿大、英国和北欧等国家原则上赞成这种方案，并已付诸实施。其中影响最大的是美国电子文件档案馆项目(ERA)。这项由美国国家档案与文件管理署(NARA)组织的、经过6年前期基础研究、耗资3亿美元、并将进行为期6年的系统研发的大型项目，旨在“建立一个未来的档案馆”，以“保存联邦政府任何部门产生的任何形式的电子文件并提供利用”③，还将对各州政府电子文件的管理产生全面的示范效应。此外，英国国家档案馆以电子文件从形成机构生成到通过网络接收进馆的全程无缝管理为目标，牵头制定了《基于互联网的无缝连接数字档案在线服务计划》，以促进全国范围电子文件信息的共建共享。澳大利亚、加拿大、西班牙、丹麦、新加坡等国家档案馆也都已开始接收或决定接收政府部门产生的电子文件。可见，以国家档案馆为中心形成电子文件管理和服务网络的集中保管模式，已成为电子文件管理的主流模式。在这种模式中，国家档案馆作为集中永久保管政府文件的专门机构，在电子文件管理链上具有十分重要的地位，在协调全国电子文件管理系统的互联互通方面发挥着核心和枢纽的作用。如何充分发挥我国集中制管理的优势，注重部级档案馆在电子文件管理过程中的核心作用，实现国家电子文件信息资源的集中管理和利用，是值得我们思考的问题。

四、保证电子文件证据价值的关键——管理系统的功能需求

电子文件的管理势必采用以软件为中心的系统管理方法，软件功能是否科学、完善，直接关系到电子文件的真实性、完整性与可用性。近年来的电子文件管理研究项目显示：规范电子文件管理系统的功能需求，将成为保证电子文件证据价值的关键。为此很多国家和地区制定并大力推行电子文件管理系统的功能需求标准。

2006年4月15日国际标准化组织正式的《信息和文献——描述文件管理需求标准指南》(ISO22310:2005)，是应用于开发文件管理需求的任何机构组织的最高层次标准，以满足一致性和互操作性需求。此外，最具典型意义的是欧盟于2001年5月推出的《电子文件管理通用需求》（MoReq，将于2007年推出新版），详细规定了电子文件管理的需求及管理元数据，具有鲜明的通用性、开放性和丰富性，被称作第一部ED/RMS（电子文档／文件管理系统）需求报告。之后，“国际信息和影像管理联合会”(AIIM)在2002年5月启动了“电子文档、电子文件一体化管理系统功能需求”项目，更加全面而透彻地分析了集成系统的功能需求；美国于2002年出台了适用于国防系统或政府机构的《电子文件管理应用软件设计评价需求报告》（DOD5015.2-STD，2007年正在修订）；英国颁布了《电子文件管理系统功能需求》；澳大利亚也于2006年2月了《电子文件管理软件功能规范指南》……这些管理系统功能需求规范在一定范围内得到了有效的应用，在国际上具有广泛的影响。

制定并电子文件管理系统的功能需求规范，是解决电子文件证据作用的关键所在，也是确保各类电子文件管理系统的性能和质量的有效举措。为避免低水平重复研发现象，我国也应当尽快出台我国的电子文件管理系统功能需求规范，尤其是适用于国家机关的系统功能通用需求规范，并通过对电子文件管理系统的质量认证、推介示范产品等措施推动实施，为电子文件管理软件供应商制定规则，为机关文件管理人员、档案管理人员和操作人员提供标准，从而保证文件在生命周期各个阶段的真实性。

五、电子文件管理走向——国际化与标准化

分析电子文件管理几十年来的研究之路，可以发现早期研究项目主要是某一类机构从自身需求出发研究电子文件管理的相关问题，得出的结论或解决之道往往也因研究主体的局限性而不具有普遍意义。近年来，越来越多的国家意识到了这一问题，开始寻求电子文件管理研究的共同框架、统一标准和理论依托，使电子文件管理不断地走向国际化与标准化。

尤为值得关注的是国际标准化组织档案／文件管理分技术委员会(ISOTC46/SC11)的标准化工作，它反映出国际社会在文件管理领域取得的共识，其关于文件管理的系列标准有助于明确电子文件管理的基本概念与原则，为各国各领域制定相关标准规范提供了基础和框架。英国、美国、澳大利亚等国的电子文件管理战略正是基于《信息与文献——文件管理》(IS015489)和《开放档案信息系统参考模型(OAIS)》(ISO14721)而形成的。同时，这些国家的电子文件管理项目都以文件连续体理论、文件全生命周期管理理论等为支撑，并尽可能多地借鉴国际经验，吸纳世界范围内具有广泛影响的研究成果，如InterPARES、MoReq等项目报告，从而使其电子文件管理研究拥有坚实的实践基础和理论依托。

立足于国际标准和基础研究成果的电子文件管理，通过共同框架、统一标准实现文件信息的互联互通，对于实现基于信息共享的公众信息服务有重要意义。美国制定的适用于电子文件的《政府信息资源定位服务系统》(GILS)框架与标准、澳大利亚基于国际元数据标准DublinCore制定的《澳大利亚政府资源定位服务》(AGLS)已经充分证明了这一点。同时，文件与档案信息管理的国际标准也为电子文件管理的质量检验与国际认可提供了最优化评估的准则，是机构电子文件管理是否采用国际先进经验、管理是否高效、服务是否满意的重要标志。公务员之家

六、电子文件管理问题的解决之道——联合协作

随着研究的深入，人们越来越认识到电子文件管理问题不是档案管理人员、文件工作人员需要独自面对的问题，也绝不是某一国家、某一专业领域的人员所能独立解决的问题。联合协作才是电子文件管理问题的解决之道。

世界上许多国家的专家学者都在为解决电子文件管理中的各种问题开展国际合作研究，并致力于形成通用的文件与档案管理国际规范。ISO信息与文献工作技术委员会(ISO/TC46)与ISO的其他技术委员会（如TC42、TC10、TC171、TC176等）及国际研究机构（如国际档案理事会、国际图联、国际文件管理基金会、世界银行档案馆等）都有紧密的联系，以协调相关标准、采纳相关成果。美国国家档案与文件管理署(NARA)也在不断加强与其他联邦政府部门、社会机构以及公司企业的合作，其ERA项目的合作伙伴达20个之多。在欧洲，负责起草MoReq需求报告的康维尔管理咨询公司是一个专门提供信息系统和信息技术管理咨询的公司，它的介入一定程度上突破了档案专业的封闭性，使得报告能够用一种更开放、更客观、与相关技术集成、更容易被市场接纳的方式诠释电子文件管理的需求。

知识经济时代的到来，使文件管理、档案管理成为信息资源管理的组成部分，作为知识管理有机组成的各类信息资源管理在管理理念、管理目标、管理功能、管理过程、管理方法及管理技术等方面都存在许多相似之处，这一切使档案工作者与相关各方结成合作伙伴关系成为可能，也成为必然。这种联合协作不仅意味着其他机构会优先向我们提供研究技术和成果，还意味着我们反过来也能够影响那些机构的研究进度和发展规划，从而建立起更紧密的合作关系，推动电子文件管理研究的进展。

注释：

①［加］露西娅娜·杜兰蒂，［美］肯尼斯·迪波多.InterPARES国际研究项目.山西档案，2002年第3期。

电子文件范文篇10

关键词：数字转型；电子文件；单套制；双套制

随着大数据、云计算、区块链、物联网等前沿技术日益成熟，信息化发展取得了历史性成就，对各行各业发生了广泛而深远的影响。基础设施、新动能产业和生态平台之间的互动融合，迸发出了以“万物感知、万物互联、万物智能”为特征的数字转型时代。物理世界与数字世界深度融合，政务、公安、医疗、教育、物联、消防等实现了互联互通。放眼档案界，原生电子文件数量陡增，面对数字转型时代提供的机遇和挑战，电子文件双套制向单套制管理模式的转变势在必行。

一、电子文件双套制与单套制管理模式的定义

2002年国家《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002），明确指出“具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件，如没有纸质等拷贝件，必须制成纸质文件或缩微品等。归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。”电子文件双套制管理模式自此开启，运行已近二十年。与之对应的则是电子文件单套制管理模式，即由电子设备生成的电子文件仅以电子方式进行归档、管理、利用与保存，不再生成和保存纸质档案的管理方式[1]。

二、电子文件单套制管理的必要性

1.单套制有利于提升信息化效能，降低成本。传统的电子文件双套制管理模式归档时需制作纸质文件或缩微胶片副本。纸质副本制作过程中需使用大量的纸张及耗材，若用到非线性编辑系统转换设备则耗费更大。而电子文件单套制管理模式无需纸质副本，可减少对木材的需求，低碳环保，有利于节约型社会建设。单套制管理模式集中力量保存电子文件即可，而双套制管理模式既要保管电子文件，又要保管其副本。副本的保管遵照传统档案保管模式，需配备专业人员进行收集、分类、整理、编目、装盒、排架、统计等各项工作，占用档案库房大量空间，要做好库房的温湿度控制及防磁、防光、防虫等各项防护措施。双套制管理模式在何时制作副本并无明确规定，若归档的电子文件存在初稿、修改稿、终稿等多个版本，“硬拷贝”时容易造成版本的混乱，加重档案利用时版本匹配比对的工作量，降低工作效率。综上，与仅保管电子文件的单套制相比，双套制管理模式无疑造成了人员、资源的浪费，降低了信息化效能。2.单套制有利于保持电子文件原生性。进入无纸化办公时代，原生电子文件数量呈指数级增长。随着各业务系统与档案管理系统的对接，单套制管理模式下的原生电子文件在符合归档要求的情况下可直接被档案管理系统获取，经档案管理人员审核后实时归档。电子文件的内容、背景信息、结构等三要素在全程流转的背景中得以完整，可靠性真实性得以保证。双套制管理模式每份归档的文件都需以电子文件及副本两种形式保存。电子文件类型多样，既有Word、Excel等简单文件，还有多媒体文件、多图层文件、数据库文件、巨幅图表等文件。对于复杂程度较高的电子文件，纸质载体无法同等打印呈现，“硬拷贝”方式将损害电子文件的完整性。档案的本质属性是原始记录性。档案越接近形成时的原始状态，越能保证其原始记录性[2]。无论在哪个节点制作副本，载体的转换与变更必会影响档案的原始性，造成元数据的损失。元数据是描述电子文件数据属性的数据，包括文件格式、编排结构、字符集等数据，跨机构支持着电子文件的创建、管理和利用[3]。例如，文件格式、责任人、流程审批记录等电子文件元数据在纸质副本中无法输出，与归档要求的齐全性完整性相悖。双套制亦会造成元数据分布于不同的副本中，降低了电子文件的自说明能力[4]。3.电子文件的凭证作用有法可依。2015年上海自贸区开展了电子文件单套制管理模式探索、推广实施。2018年12月国家档案局第14号令《国家档案局关于修改〈电子公文归档管理暂行办法〉的决定》第七条规定：符合国家有关规定的电子公文可仅以电子形式归档。2019年4月李克强总理签署国务院716号令《国务院关于在线政务服务的若干规定》第十二条提出：政务服务机构应当对履行职责过程中形成的电子文件进行规范管理，按照档案管理要求及时以电子形式归档并向档案部门移交。除法律、行政法规另有规定外，电子文件不再以纸质形式归档和移交。符合档案管理要求的电子档案与纸质档案具有同等法律效力。2020年6月20日《中华人民共和国档案法》经第13届全国人大常委会第19次会议修订公布，第三十七条规定：电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规。电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用。由此可见，电子文件的法律地位已得到保证，实行电子文件单套制模式是时展的必然。

三、推行电子文件单套制面临的主要问题

数字化时代到来，数字技术瞬息万变，数字化形态转型倒逼电子文件管理模式由双套制向单套制变革，然电子文件单套制管理模式的推行并不是一帆风顺的，问题挑战与优势同在。1.档案工作者的思想观念及业务水平有待提升。因纸质档案具有稳定性、安全性和无可替代的凭证性，档案工作者及利用者更加信赖纸质档案。长期以来，档案工作者习惯于纸质档案的收整及利用方式和流程，积累了丰富的经验。相比电子档案，他们更乐于回归熟悉的环境，收集管理纸质档案。另外，档案管理者专业技能参差不齐，对电子档案的管理技能及经验不足，影响了电子文件单套制管理模式的推行进度。2.电子文件的可信度问题。真实性、完整性、可用性和安全性是电子档案的重要属性，在电子档案的全生命周期过程中发挥着举足轻重的作用。电子档案不具个人笔迹和书写痕迹的特征，没有纸质文件的特性[5]，载体识别无法发挥作用，且易受病毒攻击、易被篡改、存储载体不稳定等因素，导致“四性”无法保证。在电子文件的归档、移交、接收、保存及利用等各个环节进行“四性”检测是保障电子文件可信性的重要手段。解决电子文件的易篡改性和对载体的依赖性，提升电子档案的信任度，是迫切需要解决的问题。3.电子文件关键性管理规则有待健全。我国先后已经出台了多项法律法规，保障了可信电子文件的法律凭证地位。但就具体操作而言，仍存在若干问题，比如：各业务系统与档案管理系统元数据格式规范、内容标准不统一，无法做到无缝对接，归档电子文件无法实时获取、实时归档；业务系统归档的电子文件无法提供利用；电子文件长期保管机制缺乏科学规划和策略等。

四、推行电子文件单套制管理模式的几点建议

1.档案工作者应转变思想观念，提升业务技能。推行电子文件单套制，首先要组建一支思想观念先进、技能强的高素质复合型人才队伍。从业人员要认识到电子文件单套制的重要性与必要性，强化责任意识、大局意识，掌握电子文件单套制管理的相关法规与规范，增强学习档案专业知识及相关信息技术的主观能动性。档案部门应加大专业知识的培训力度，通过“引进来，走出去”———参与专题培训、学习交流等形式，吸收借鉴成功经验，促使从业人员的专业素质不断提升，为电子文件单套制的推行配备专业人才。2.依托信息技术提升电子文件的可信度。2018年4月，国家档案局正式的《文书类电子档案检测一般要求》（DA/T70-2018），为开展电子档案“四性”检测提供了技术规范和技术指导。当代信息技术的飞速发展也为保障电子数据的“四性”提供了有效的技术支撑。数字摘要技术是保障电子档案“四性”的重要手段。数字摘要技术是运用哈希函数，将归档电子文件运算得出一串固定长度128位的密文，简称哈希值，又称“数字指纹”，即哈希值＝H（电子文件）。不同文件算出的哈希值相等的概率几乎为零，且哈希算法具有单向性，不可逆，无法根据哈希值倒推出原文件内容。归档时，将每份文件的哈希值上传时间戳服务中心并加盖电子签章，或上传区块链进行固化加密。采用数字摘要比对方式对归档信息包的一致性进行检测，可确保电子文件的齐全性及完整性。区块链技术的主要特点是去中心化、共识机制、加密算法[6]。采用分布式账本，多点记账，点对点传输，集体维护，公开透明。任一点想修改数据必须征得大多数网点认可，且修改全程留痕可追溯。区块链的非对称加密算法使得只有在获得授权的情况下才能访问高度加密的数据，限制了数据的使用权限，有效保障了数据安全。将区块链技术运用于电子文件管理中，进行多点实时监控，可筑起防数据篡改的坚固城墙，奠定坚实的“信任”基础，有效保障电子文件“四性”。应建设数据容灾系统，规避灾难性事件的影响。考虑到数据丢失和受损后修复问题，运用云存储技术，保持必要的冗余度，对电子数据多重备份。ErasureCode是磁盘阵列的通式，作为有效提升存储效率、安全性和便捷性的新兴存储技术，可动态分布和智能容错，在多个盘失效的情况下仍能照常运转。利用基于ErasureCode的云存储技术，可解决档案数据全网络分布式存储和扩散的问题[7]。此外，数字水印技术作为一种信息隐藏技术，将数字水印嵌入电子文件，在不影响电子文件使用价值且不易被人觉察的情况下，可通过隐藏信息判断文件是否被篡改。综上，信息技术的飞速发展为保障电子文件“四性”提供了稳固的可靠性。3.做好顶层设计，规范电子文件管理体系及相关标准。推行电子文件单套制管理模式，应注重顶层设计，统筹规划，出台相应的制度标准，明确电子文件的归档范围要求、元数据方案、格式、存储载体等详细内容，制定统一的接口标准与规范。根据归档部门特点，将档案管理系统对接标准要求融入各业务系统的建设方案中[8]，做到业务系统和数字档案管理平台建设紧密结合，同步推进，实现电子文件统一规范化管理。档案部门应将电子文件的管控延伸到业务系统流程前端，即电子文件生成端，做好前端管控、过程监督、归档衔接、数据维护、技术支持等工作。建立健全电子档案安全管理机制，做好数据备份、数据迁移、文件格式管控等，杜绝电子文件损失带来的社会记忆缺失风险。在有条件的情况下，建议部署电子文件管理和长期保存系统，打通业务系统、电子文件管理系统及电子档案长期保存系统间的信息通路，实现电子文件从形成、流转、维护、分类、鉴定、保存等的全过程一体化监管,确保电子文件证据价值的发挥及对业务的持续支撑作用。

参考文献

[1]曾洪周.电子文件单套制管理的思考[J].黑龙江档案，20121（2）：18-19.

[2]苏焕宁.原则与例外:电子文件归档的单套制与双套制选择[J].山西档案，2019（6）.

[3]黄琳.单套制电子文件管理模式的辨析与思考[J].档案与建设，2021（11）：24-28.

[4]冯惠玲.走向单轨制电子文件管理[J].档案学研究,2019（1）：88-94.

[5]陈默.浅谈档案“双轨双套制”[J].天津科技，2018（2）.

[6]聂云霞，肖坤，何金梅.基于区块链技术的可信电子文件长期保存策略探析[J].山西档案，2019（4）.

[7]丁家友.大数据背景下的档案数据保全探析[J].档案学通讯,2019（1）：36-41.