电子档案管理范文10篇

电子档案管理范文篇1

一、档案管理工作的电子化趋势

随着社会的进步与科技的发展，我国大多企事业单位中，无纸化办公和自动化办公的趋势已经形成。在档案管理领域，普遍实施的是电子档案管理的模式，在社会发展的新时期，电子化趋势是档案管理工作发展的必然趋势。该领域还存在一些不足，比如在档案软件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相应法律、法规的约束与规范的作用；在档案分类方法的采用上缺乏适应性等。

二、实现档案管理电子化的诸多益处

（一）充分利用最新技术，与时展相结合。档案管理工作实现电子化趋势，是科学技术发展的产物，唯有充分利用这种趋势，才能实现本职工作的良好开展。通过对档案资料的收集与整理，采用计算机技术，使之转化为微机软件的形式，以便更方便人们的查阅与档案的管理。

（二）有益于工作效率的提高。与之前的纸质档案相比，电子档案的优势在于其更容易书写，更容易保存、也更易于人们查阅。电子档案实现里对计算机技术的合理利用，发挥了计算机技术的诸多优势，实现了对人力、物力、财力与时间的大量节约，也更大程度上提高了工作效率。

（三）可以实现资源的最大化利用。档案管理工作注重对信息的加工，以往的纸质档案模式受经费的影响，很多工作难以顺利进行。医院的档案管理工作任务繁重，如果只运用纸质档案费用很高，档案管理工作电子化的实现，解决了这一难题。除此之外，电子信息还具备可以拷贝的特性，改变了原有纸质档案手抄的形式，在进行查阅的时候，能够通过拷贝轻松实现档案备份。这使得档案工作者的劳动成果得以体现，也使得档案管理工作服务的范围更加广泛，从而实现了资源的最大化利用。

（四）加强了档案信息的实效性。档案信息具有时效性，医院的档案信息更是如此。应用以往的纸质档案，实现对档案信息的再加工，所耗时间较长，不利于实现档案信息价值的最大化。电子档案的出现，极大缓解了这一难题，因为通过对计算机的操作，人们能够顺利实现对原有档案信息的查阅与修改，从而实现档案管理工作的良好开展。

三、规避电子档案管理工作中的风险问题

档案管理工作采取电子化模式，与原有模式相比，在带来诸多便捷的同时，亦存在着一定的风险，作为档案管理工作者，要有规避风险的意识，使档案信息实现最大的应用价值。

（一）是电子档案管理工作存在风险的原因。

1.与电子档案的特性有关。保障档案信息安全是档案管理工作不容忽视的问题，特别是电子档案的出现，档案信息安全问题更是应该加强，这与电子档案的自身特点有极大关系。医院的档案信息众多，电子档案的信息安全受到影响，无疑会对档案管理工作本身以及其他工作造成重大影响。所以，在日常工作中，注重电子档案管理中的安全工作，有着极其重大的意义。

2.档案管理工作中规范性不强。档案管理工作中安全问题是人们较为容易忽视的问题，在对档案管理工作的规范上表现的也不够充分。突出表现为管理计划的制定较为随意，风险评估不够彻底，档案安全现状不能保持等几个方面。加强档案管理工作中的规范性是社会新时期发展的要求，是做好档案管理工作的有力保证。

（二）规避电子档案管理工作中风险的措施。

1.提高档案管理工作人员的工作素质。为了规避电子档案管理过程中的风险问题，提高工作人员的业务素质是良好举措。除引进一些高学历、高能力的档案管理专业素质人才之外，还要注重对单位的所有档案管理工作人员的素质教育，举行定期的培训，提高其专业、负责的精神，真正形成忠于本职工作，实现部门间的合作互动的良好局面。

电子档案管理范文篇2

（一）电子档案管理能够有效的节省人力和物力与传统的档案管理相比较，传统的档案保存工作中，由于某些重要的档案资料，不但需要专门的人员进行管理，还需要投入大量的管理经费，但是还是不能确保档案的绝对安全性。随着计算机网络的广泛应用，给档案的归档提供了更加方便和快捷的手段，并且还为档案的提取和利用都提供了快捷的途径，此外还为档案的归档与检索等当面提供了相当的便利。也就说说电子档案不但加快了档案归档的速度与质量，还节约了大量的人力与物力。

（二）强化电子档案管理，能够有效的提高档案服务的质量档案的电子化，其目的就是为人们提供简单快捷的档案管理服务。电子档案的特点就是信息化程度高，所有的原始档案都通过数字化的信息形式储存在计算机中，并且经过互联网的传播，方便世界各地网络在线的用户查阅和筛选自己需要的信息。所以，强化对电子档案的管理，不断的利用新技术，完善电子档案的管理模式和途径。随着时代的发展，许多的档案使用者对电子档案的要求越来越高，他们不但要求电子档案提供原始的文字档案，甚至有的还需要查看原始档案的图像以及相关的视频资料等，由于传统档案的种种限制，导致是在电子档案迅速发展的今天，已经远远的不能满足人类的需求。电子档案因为其自身的特殊性，能够为人们提供更全面的信息服务，随着档案需求的多样性与社会科学的不断发展，档案管理工作的服务对象以及档案的管理方法都在不断的变化中。但是电子档案因为其动态、全面的服务特点，在很大程度上能够满足人们逐渐多样化的需求。

二、加强电子档案管理的方法

（一）利用风险管理方法，提升电子档案管理的水平

电子档案管理由于利用的计算计算机网络平台，致使其在存储的过程中具有很大的危险，所以采用风险管理的方法，对电子档案的存储中可能遇到的危险进行分别、估计、防护并且采取相应的措施进行应对，通过这些手段的应用，将电子档案的管理风险降低到用户可接受的范围内，进一步的达到电子档案管理的安全系数。

（二）规范电子档案管理的操作流程

传统的档案管理在归档前与归档后的管理部门的分工是不同的，这就在一定程度上对文档保存的连续性造成了破坏。电子档案是建立在计算机网络上的虚拟信息，通过网络这一特殊途径，将文档通过一定的管理流畅，顺畅的将电子文档进行归档和存储，文件的生成和保存是在一个完整的环节中实现的。电子档案的生成到永久性的保存以及销毁是一个不可分割的过程，因此对电子档案生成的流程应该按照不同的管理要求和流程，建立专门的管理部门进行控制，将电子档案的操作流程系统而安全的管理起来。

（三）强化工作人员的管理，建立完善的管理体制

电子档案作为一种新兴的事物，其发展是比较晚的，因此一套完整的管理体制对电子档案的管理工作是相当重要的。在建立完善的管理机制的基础上，还应该通过绩效考核归纳到电子档案的管理内容中，以此来激励管理人员的工作积极性。同时还应该投入一定的资金，在硬件设备上提供一定的支持，保证管理机制高速、有效的运行。

三、结语

电子档案管理范文篇3

关键词：自主可控；电子文件归档；电子档案；档案管理

信息技术迅猛发展，各领域产生的海量电子文件如何更好地归档与管理成为重点研究课题。经过档案行业多年的研究探索，针对电子文件归档和管理，形成了相对丰富和完善的管理形式，如音视频、DOC、PDF、CAD等，在实际管理上搭建出了一系列信息数据库进行存储与共享。电子文件的归档和管理获得解决，但文件信息的安全归档问题越来越突出，难以实现有效归档存储的同时，同步达成在线访问的效果。为此，就要求业内人员进一步采取技术手段，专攻电子文件归档和管理的安全、在线访问、共享及传输的方向，促使电子文件归档和管理的全过程实现自主可控的目标。

一、相关概念概述

1.电子文件归档方式电子档案的归档方式迥异于传统的纸质归档管理方式，其根源也大不相同。总的来说，信息的传递方式、信息构成的格式以及其他层次都有明显的不同。采用电子归档方式时，需要建立相应的工作模式，充分利用最新技术，促进文件整理和归档自动化和排序。同时，要建立比较完善的归档制度，对不同的文件设置不同的保存期限，对不同的文件进行编码，实现自动化管理，提高文件归档和存储的便利性。基于电子和纸质文档并存的管理和存储形式，极大提高了文档文件的可靠性和准确性。此外，电子档案归档需要确保信息安全，其使用计算机安全技术来协助文件归档和存储过程的机密性，并避免在传输或使用过程中出现泄漏、盗窃、篡改等问题。例如，可以设置相应的防火墙或设定严格的访问权限，以全面提高文件存档的真实可靠性。2.电子档案管理电子文件管理直接突破了传统的管理模式，具体在文件的发送、放置、保存、修改等方面与以往的管理方式有很大区别。具体流程如下：（1）有效改善电子档案管理系统。这使得不同部门可以在不同的网络环境中同步其电子文件管理任务，避免重复输入数据和高能耗。（2）注重提高电子网络资源的利用效率，利用网络对电子文件实行集中管理。对部分非电子档案存储内容进行综合数字化转换，形成综合性电子档案库，保证文件档案的规范管理，使电子档案信息能够顺利。

二、电子文件归档和档案管理的特点及作用优势

1.电子文件归档管理的特点（1）数字化呈现在大众眼中如今，计算机生成、形成、分发、使用和管理的电子文件以数字形式存在，允许其将信息内容与携带的载体格式分开。电子文件可用于各种计算机媒体。以数字信号的形式呈现，超越了以往物理距离和纸质载体的原有属性和特征。（2）依赖于计算机及其环境电子文档的生成、分发和管理通过在计算机环境中运行来实现。电子文档依赖于计算机的软件和硬件、互联网的最新技术等。（3）方便使用、共享和存储大量数据和信息计算机本身具有高执行速度和高计算效率的特点，使得在办公环境中处理电子文档变得快捷方便。计算机可以依靠互联网技术共享和开发信息资源，跨越物理距离、纸质载体等障碍共享信息资源。（4）易被篡改，稳定性、安全性风险较高电子文档是根据计算机系统所形成的数字编码信息。与纸质文件不同，其信息内容和计算机载体是可分离的，使得电子文件容易被篡改。电脑的迭代速度是比较快的，相应的存储设备层出不穷，电子文档的稳定性给长期阅读带来隐患。同样从安全角度来看，应依靠不断变化的信息规划和归档理念来降低隐藏风险。2.电子文件归档管理的作用优势（1）电子档案管理的作用。电子档案主要是指已归档的具有保存价值的电子文件及相关电子资料。与传统的纸质文件相比，电子档案更易于存储、管理和使用。随着信息技术的发展，电子档案管理必然会取代传统的档案管理方式。（2）电子档案管理的优势。一是纸质文件需要在一定的条件和环境下保存，对温度和湿度的要求比较高，而电子文件不受存储空间的限制，受自然条件的影响也比较小。二是在电子档案管理中可以充分发挥信息技术的优势，节省大量人力、物力。三是保存纸质文件庞大而复杂，虽然相关的步骤和文件的归档、查看、修改程序烦琐，但电子文件很容易备份、归档、提取和搜索。四是依托单位OA系统的便利性，电子档案可以实现信息资源共享，提高档案管理效率。五是电子文件管理可以减少人为因素造成文件泄露的可能性。

三、当前电子文件归档和电子档案管理存在的不足

1.电子文件业务系统中有关档案管理功能设置不完备目前，大部分电子文件业务管理系统都是由外包系统开发公司生产的，这些公司利用IT信息技术进行开发。很少有甲方单位（使用系统的单位）被记录在案参与系统开发。在使用企业电子文件系统时，文件管理人员仅根据系统开发人员的用户指南进行操作，缺乏重新优化和改进系统功能的相关专业知识。电子档案业务系统是IT工程师单方面开发的，在电子档案归档的细节上存在一些小问题。例如，归档的电子文件不能自动备份到其所在的目录中，必须手动复制和粘贴，并且不能批量操作。电子文件系统的初始设置只考虑文件的逻辑归档设置，不设置电子文件的物理归档功能。从性能上看，减少了文件管理人员的工作量，提高了工作效率。当计算机被外部病毒入侵或瘫痪时，所有数据库信息都被破坏，造成不可估量的损失。因此，档案工作者需要在企业电子文档和业务系统开发之初就参与设计，因为IT技术的实现需要依赖于特定档案的管理规则，否则缺乏行业针对性。2.网络技术更新换代使得电子文档永久读取与保存存在风险如今，企业正在迅速改变对互联网技术的支持，以提高现代办公管理效率，满足文档集成工作的要求。企业电子文档业务系统中的签字盖章设置更加与时俱进，可以根据需要自定义文档中个人和单位的正式盖章。为保证电子文档中使用的各种编码数字信息的安全性和可靠性，IT人员可以利用SQL数据库等方式，将同一份电子文档的信息内容保存到不同的地址。上述最新的信息技术更新迅速，没有统一的标准，因此电子文档的信息内容会在长期读取和存储方面存在隐患。

四、基于自主可控的电子文件归档和电子档案管理的需求

企业的业务数据最终被归档，这些是企业的核心资产。根据这些数据归档和信息存储需求，在存储容量扩展、系统兼容性、系统可扩展性、存储安全性、国内自主可控环境、性能与特性性价比、使用成本、维护成本等几个方面进行需求分析。1.存储扩展需求随着企业信息化的快速发展，企业发展对存储扩展的需求将不断增加。这是每个公司都必须面对的情况。2.系统兼容性要求公司现有系统大部分运行在硬盘、磁盘阵列和NAS上，信息存储方式包括文件类型存储和块存储。这些系统基本是在传统存储方式的基础上开发的。因此，新升级的存储服务器必须满足原有应用系统的部分兼容性要求，保护旧软件系统的投资，以最低的成本实现存储扩展。企业可以在不更改或进行微小更改的情况下扩展原始业务系统，同时提高安全性和可靠性。3.可扩展性要求信息存储设备需要具有高度的可扩展性，更大的可扩展性包括增加存储容量、更快读写速度、提高存储的安全性和可靠性、应用系统的二次开发和增强以及对技术进步的响应。最主要是在访问速度、易扩展性、维护成本和应用系统集成的简易性等方面都有特定的规划需求。4.存储安全需求数据安全是存储系统所需的一项基本功能。数据安全有两个含义。一方面，是为了确保数据不被损坏或丢失；另一方面，是为了防止未经授权访问数据。数据资产保护是对存储设备的更高级要求。5.国内自主可控需求建设网络强国，重大基础设施领域不被他人主导，建设安全可控的信息技术体系将是重中之重。本地化、自主可控的产品和系统级服务有望快速发展。从信息技术系统的分类来看，主要包括IT硬件设备、基础软件、应用软件和安全软件。从自主可控采用到软件国产化，重点行业高端换代有望加速，国内软件厂商直接受益。6.对性能、功能、价格比的需求本着投资定额、利润最大化的原则，在满足功能、性能、安全、质量要求的前提下，追求最高的性价比。对于IT系统来说，不一定要有最好的性能、最好的特性、最高的安全级别，但要尽量降低采购成本，满足一段时间内的使用和扩容需求。通常是在5年内分批更新和淘汰设备，5年内摊销处理固定资产。所以，对于IT产品来说，需要的延期是3-5年，不再需要满足长久需求而消耗更高的成本。7.使用成本要求专业存储设备必须每天24小时打开并运行。在功能和性能指标下，服务器功耗是一个重要的成本指标。假设满足其他指标，则优先考虑具有节能绿色环保指标的产品。8.维护成本要求存储设备的维护成本包括预备件、人工成本、维护周期时间成本等，综合考虑选取维护成本相对偏低的产品类型。

五、基于自主可控的电子文件归档和电子档案管理实现路径

1.分布式档案存储与访问的实现随着电子文件的集中管理，与数字文件管理相关的音视频文件占用了巨大的存储空间，大量的数据在传输过程中给网络传输带来了很大的压力，多媒体数据存储也将会显著增加。为提高管理，采用分布式数据存储和传输方式，降低管理成本，实现更快的传输。分布式数据存档只是从逻辑关系的角度来看属于同一数据系统的一组数据集合，从物理仪器系统的角度来看，可以分布到集成网络环境中的任何网络存储节点，其中数据以组件级方式处理和存储。首先，从全局存储角度来看，文件信息被拆分。换言之，由于大量文件按照文本文件提供精准单位标准以逻辑结构排列，因此根据单元网络与每个逻辑存储的逻辑关系创建电子文件和文本文件以及碎片文件节点。即把文件数据分配给对应的数据库服务器节点，主要目的是让本地请求找到请求目标，找到最近的逻辑存储节点，以便更快地访问和处理。实际的文件操作是通过文件管理部门的管理服务器来实现的。文件管理部门可以监控和管理所有文件操作，确保文件存储和操作的安全。对于全网的文件请求，也可以通过节点传输实现跨区域访问的目的。动态跨节点访问模式显著减少了对文件管理服务器的访问，数据节点之间的协同也加快了文件查询的速度。2.分布式信息流处理实现电子文件系统通常具有多种类型的信息，包括会议照片、记录和音视频等。因此，必须妥善处理传输过程中的分布式信息流。面向对象的文件信息处理方式尽可能提高客户端软件的信息利用率和复写率，但需要通过编译信息源代码对多媒体文件信息进行解码、修改和复制、读取，发回服务器时，必须进行编码，多媒体数据隐藏在对象发送流中，由于对象与信息的绑定关系，降低了信息操作的效率。因此，在分布式文件管理模式下，媒体信息处理必须克服面向对象媒体处理的不足。依托组件的蓝图模式，支持预处理组件读取、组件重写等，由用户端组件、媒体信息端组件、中间传输组件三个构建层次组成。中间发送组件平衡文件信息流发送、目录重建等，检索文件媒体信息，选择合适的媒体库或数据库提供直接浏览能力，将远程信息内容结果传输给用户。同时，其平衡信息节点之间的信息并管理媒体。媒体信息侧提供信息流化，实现组件功能，将媒体传输到网络进行读取、浏览查阅、编码和解码授权等一系列操作，这些均通过远程操作组件来完成，并依托中间介质协同处理，将更为直观的结果发送给用户。用户可以通过该组件对授权文件进行播放、浏览、下载等操作，整个过程异常方便、快捷。

六、结语

综上所述，随着社会不断进步发展，对于电子文件归档和管理的要求也必然有所改变，其中“自主可控”将是电子档案管理的主流方向。要想实现对电子文件归档与管理的自主可控效果，就必须采取先进技术手段，对电子文件档案实施分布式处理，搭建分布式存储系统，由此实现电子文件内容的异步共享，简化电子档案检索算法，促使电子档案资源的完善性、准确性、可靠性及安全性。

参考文献：

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电子档案管理范文篇4

纸质档案管理

长久以来，纸质档案一直是各单位存储相关信息不可或缺的手段。以纸张为载体的纸质档案，通过检索手段就可查询相应信息资料，无需使用科技设备，而且只要纸张防腐措施得当就能够实现长久保存，这点与电子档案存在较大的差异。地质单位的资料同样如此，通过建档相应地质资料，形成可供查询的地质资料信息库，能够为单位部门提供区域内各类地质资源信息。纸质档案具有可查询、可长久保存的特点，其管理特点也比较突出。纸质档案管理的特点具体可概括为三个方面：第一，纸质档案存储所需空间巨大，工作量大，管理难度高。纸质档案依托纸张的存储形式，决定了其需要投入相应数量的人力资源用以维持档案的日常维护。尤其是对于地质资源档案这类涉及信息门类复杂的档案来说，更加需要一定数量的工作人员保证各类资源档案的安全，同时，也需要保证相关地质资料信息能够被及时地获取。第二，纸质档案整理编修难度高，工作强度大。对于纸质档案管理者来说，最具挑战性的工作是整理和编修档案。从地质资料档案具体情况来看，当单位对某个区域的地质资料进行重新调研时，或者是勘探出新的资源储量、类型等信息之后，就需要对原有的纸质档案信息进行更新，这时就需要对档案进行重新整理乃至编修。由于纸质档案完全依托档案管理人员手动录入，在更新这些资料的时候也需要使用同样的手段，这时就必须根据新加入的地质资源信息资料的情况，对原存档的档案进行编修。第三，纸质档案管理涉及的预防性内容较多。例如，纸质档案涉及场所内防火、防腐、防盗等，在管理上都需要采取相应的措施，而这些也只是预防性基本措施，当不可抗力和意外事件发生时，对纸质档案造成的损害往往也是不可逆的，诸如地震、洪灾等都是无法采取有效措施的，只能在管理中设置相应预防性措施，这些都为纸质档案管理增添了难度。

电子档案管理

电子档案特点依托电子信息技术存在的电子档案，其本身的特点十分鲜明，一方面体现在内容的多样性，另一方面体现在存储空间的小型化。从内容上看，由于引入了电子信息技术，电子档案的内容存储不再局限于文字信息和纸质的图片信息，视频影像、音频成为电子档案存储信息的全新形式。全新的信息载体形式丰富了档案内容，让更多信息形式存入档案成为可能。以地质资料为例，过去纸质档案中收纳资源地貌、文化产业文化产业资源构成等方面的信息，只能通过文字和照片形式进行初步认识，要对地质信息进行深度了解，只能借助专家分析。而电子档案能够通过视频和音频形式存储当时专业的评价，这对获取地质信息之后对其进行二次加工具有重要帮助，增强了信息使用效率。而从存储空间上看，电子信息技术通过对信息的数字化，将占据大量空间的纸质资料信息转入磁盘中，极大地降低了存储空间，更降低了档案管理的难度。电子档案管理特点从电子档案的特点来看，电子档案的管理也具有一定的特色，可以从三个方面进行概括：第一，电子档案管理技术含量高，对管理人员素质有着一定要求。不同于纸质档案，电子档案管理除了要求具备档案管理基本职业能力之外，还需要有一定的信息技术使用能力。例如，地质资源电子档案在涉及相关地质资料更新时，需要管理人员具备对其中文字、图片、视频与音频的操作能力，以保障信息更新的准确性。第二，电子档案整理编修难度虽然降低，但工作量依然不小。由于电子档案涉及更多内容的承载形式，例如对文字图片与音视频信息的编修，不再是简单的文字编辑工作，涉及更多视频及音频的上传、下载、说明等编辑工作，这些在海量信息之下的工作依然是比较艰巨的。第三，电子档案管理涉及更多的是数据库的安全。尽管存储电子档案的数据库多是由专业技术人员指导，但档案管理人员也需要关注数据库安全问题，及时对存储档案数据库情况进行了解，检查是否存在漏洞乃至被入侵等问题。

纸质档案与电子档案管理比较

对纸质档案与电子档案的差异进行比较，有助于提高目前正处于纸质档案信息化阶段的各单位的风险意识，降低其存在问题带来的影响，从而更好地进行档案信息化工作。存储形式决定的管理环境的异同将纸质档案与电子档案差异置于同一视角进行比较，能够更加清楚地认识到两者之间的差异。从风险视角来看，纸质档案的存储是以实物空间实现的，这种存储形式受到纸张保存要求的限制，对其所在场所湿度、温度等都有一定要求，否则信息保存将面临很大的风险。电子档案尽管存储形式不同，不受限于物理空间，但同样面临这种风险，其内部的存储元器件对所处环境的尘埃、磁场等因素都有着要求，一旦存储元器件受到伤害，其保存的信息同样会面临巨大风险，这是两者在面临风险时的相似之处。而两者所面临风险的不同则较为直观，相对来说，纸质档案对物理环境的要求较高，需要在能够达到长久保存效果的物理场地进行持续的人为干预，即便采用某些设备进行温度和湿度控制，也依然需要人为的干预。而电子档案的存储元器件对防尘、防磁场等方面也有着一定要求，目前大部分场所基本都能够达到这种要求。也就是说，除了极端尘埃和磁场的场所外，电子档案存储元器件因受物理环境影响而消失的风险概率是很低的。从两者比较的结果来看，纸质档案对管理环境的要求更为严苛，而电子档案管理的要求则相对更为宽松。但同时必须注意到的一点是，传统纸质档案管理环境对纸张造成的影响是长时间的，不会瞬间导致信息湮灭，其发现问题是可以修复的，只是需要做大量的工作；但是电子档案如果受到极端环境影响，将会出现所有信息瞬间湮灭的可能，且难以修复。信息查询方式的异同从查询方式来看，纸质档案和电子档案的查询逻辑是一致的，两者都是通过一定的查询方式来定位信息所在存储位置，从而获取信息。区别在于纸质档案完全依靠人工的检索方式，需要耗费更多的时间和精力先定位信息位置，再获取信息。而电子档案依靠算力极高的计算机进行，其检索方式可以有多种，包括关键词、时间等定位信息的存储位置，进而获得所查询的信息。相较于纸质档案信息查询，电子档案信息查询能够短时间内定位到所需的信息，无疑是更为高效、精确的。当然，电子档案的这种高效、精准查询信息的优势也并非完全优于传统纸质档案的信息查询方式。这主要是因为传统纸质档案信息查询依靠人工实现，而人类具有机器所欠缺的“智慧”。以地质资源信息为例，若要查询“内蒙古地区”相关信息，计算机所定位的只是单纯的字段、指令，但是通过人工检索就能够甄别出信息中哪些更贴近查询者所想要了解的“内蒙古地区”的资料。

档案管理信息化对策

通过对纸质档案与电子档案管理的对比可以看到，对于当前事业单位进行档案管理信息化而言，要进行高效的档案信息化建设工作，不是简单地将信息化技术引入档案管理工作中，而是需要在明确两者异同的基础上，同时考虑到当前档案管理在制度、管理人才方面的不足。对此，提出几条纸质档案管理信息化的对策。强化档案管理信息化建设目前，事业单位纸质档案管理的模式已经十分成熟，但是档案管理信息化程度有限，纸质档案管理在转向电子档案管理的过程中存在一定风险，因而各事业单位需要强化档案管理信息化建设力度。通过对比纸质档案与电子档案，得知应当在梳理目前事业单位纸质档案管理现状的同时，加强对电子档案管理的深刻认识，以便能有效、有步骤地将信息化技术引入当前纸质档案管理中，使其为本单位档案管理工作改革助力，这是当前档案管理信息化建设的重点。基于这种观点，事业单位档案管理信息化建设强化工作不仅是对单一信息技术的使用，更追求传统与新型管理模式的有效对接。一方面，事业单位传统纸质档案管理模式不能被抛弃，在向电子档案转型的过程中要考虑两者并行。以地质资源档案管理为例，要选择性地对部分类型地质资源档案进行电子化，尤其是一些传统纸质档案管理模式下查询比较费时费力的内容，同时，对于一些比较重要的地质资源档案，还是应以安全性为第一要务。另一方面，事业单位强化档案管理信息化建设。在加强纸质档案信息化建设的过程中，必须使档案管理全方位覆盖到整个管理周期，要求传统纸质档案管理模式与电子档案管理模式实现有效对接，即不仅要涉及传统档案管理模式存储和使用这两个主要过程，还要在建档、存储、销毁等所有环节实现衔接，通过信息化手段让传统纸质档案在所有环节欠缺的部分得以完善，这样才能发挥出档案管理信息化的作用。

强化纸质档案管理与电子档案管理的依存性

在事业单位档案管理信息化过程中，纸质档案管理不能简单地被电子档案管理模完全取代。从另一个角度来看，这意味着在工作推进的过程中两者必然是共存的，且存在一定的影响。要规避这种影响带来的风险，并且最大程度地发挥出两者的作用，就必须强化纸质档案管理与电子档案管理的依存性。以地质资源档案为例，地质资源纸质档案在信息化过程中，对极为重要的地质资料档案采用传统纸质档案管理模式的同时，要对部分档案进行电子化，这并不意味着两者完全不相关，而是可以将重要的纸质档案电子化当作新增备份，同时电子化的部分地质资料也并不是从纸质档案中完全剔除，而是管理重点有所侧重。未被电子化的地质资料档案侧重于纸质档案管理模式，电子化的则侧重于电子档案管理模式。信息检索过程同样如此，检索复杂的地质资源信息档案依托电子档案优势，实现检索流程优化，同时纸质档案也能够发挥出电子档案目前难以实现的作用，即前文提到的人工检索所具备的“智慧”，弥补计算机检索信息匮乏的不足。强化两者的依存性，让档案管理逐渐从传统模式向新的电子信息模式过渡，可以避免不必要的风险。提高档案管理人员素养通过纸质档案和电子档案管理的对比发现，管理人员的素养在档案管理信息化过程中极为重要。事业单位要想更好地实现档案信息化，必须拥有除掌握传统纸质档案管理技术之外的信息化管理人才。对此，研究认为目前各事业单位在档案信息化推进过程中必须重视从传统纸质档案管理人才队伍中挑选出业务精通、学习能力强、善于钻研的人员进行信息化管理培养。研究通过对比传统纸质档案与电子档案管理，提出档案管理信息化的对策。当下事业单位对档案管理信息化的重视程度越来越高，在充分考虑传统纸质档案与电子档案管理各自存在的风险的基础上，对两者进行直观对比，能够相对客观地认识到这一过程中的重点工作，并最大程度地规避工作开展过程中的不利因素。基于这一观点，当前事业单位在实际档案管理信息化工作推进中，应兼顾传统纸质档案与电子档案两者，根据自身实际情况进行调整。

参考文献

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电子档案管理范文篇5

【关键词】学校档案管理；电力档案；应用

进入21世纪后，电子信息技术得到了巨大的发展，并且在社会各个领域都有着广泛的应用。许多学校对档案的管理依然使用着传统的管理模式，而电子档案的出现极大提高了档案管理工作的效率，并且可以用报表、图案、视频等方式全方位展示相关的数据信息。在现阶段学校的档案管理工作中扮演着极其重要的角色，下文阐述学校应用电子档案的必要性。

一、学校档案管理过程中应用电子档案的必要性

（一）顺应时展方向。现阶段我国信息化多媒体技术发展日新月异，在这样的时代背景下，学校已经充分应用这项技术，不但实现了多媒体教学、多媒体办公，而且正在推进信息档案电子管理化。采用信息化管理档案能够与现代信息化教育模式相匹配，更好地满足时代对学校提出的新要求。（二）促使学校制定正确的发展方针。对学校的运营来说，正确的决策直接影响到学校的长久发展。对于任何正确的方针都离不开数据的统计，所以在学校面对机遇和挑战的关键期，相关负责人能够根据科学合理的数据信息对学校的发展决策进行正确的调整，对学校的长久稳健发展起到促进作用。这些是学校实施电子信息档案管理的重要因素之一，使得各类档案信息能够实现快速分析判断，对有关领导作出关键决策提供有力的信息数据。

二、现阶段学校档案管理过程中出现的问题

（一）档案信息管理任务量过大。在一些人数较多的学校中，每个学年需要更改的数据信息有很多，比如学生的升学信息、转校信息、新生入学信息等，在信息管理的过程中存在着各种人为或非人为的不利因素，导致了整个档案更新管理过程任务量过大，并且档案管理过程十分繁琐，需要学校投入大量的人力物力资源进行管理。（二）提升电子档案信息化管理水平。电子档案作为一种高效率的档案管理模式，很多学校并没有充分利用电子档案管理模式中的优势作用。在大部分学校的档案管理工作中，还是采用纸质档案为主的管理方式，只是在档案索引、档案编号备案等方面使用了电子档案的功能。与电子档案应用在档案管理的初衷相违背，这种传统的档案管理模式难以满足实际要求，并且在许多学校对电子档案的应用处于初级阶段，存在工作人员不能熟练操作档案管理业务，并且没有采用专业技术人员进行对应的档案操作，这些问题的出现导致了电子档案在学校的档案管理应用过程中没能发挥出最大的功效。（三）电子档案管理工作操作水平层次不齐。由于不同学校的实际情况不同，存在一些学校由于硬件设备等问题无法将电子档案操作工作落在实处，这就导致了电子档案的管理规章制度和管理标准难以实现统一水平。所以存在不同学校之间的电子档案管理规章制度标准参差不齐、甚至有的条款相互违背。所以现阶段如何制定统一合理的电子档案管理制度迫在眉睫。

三、学校档案管理工作中电子档案的应用

上文已经对现阶段学校档案管理过程中出现的问题进行了详细的分析，可以看出现阶段学校档案管理过程中存在三个方面的问题：档案信息管理任务量过大，提升电子档案信息化管理水平、电子档案管理工作操作水平层次不齐。其中电子档案管理工作操作水平层次不齐这个问题较为严重。根据上文分析的问题以及在实际档案管理过程中面临的问题给出以下几个方面行之有效的建议。（一）强化电子档案的安全性。在实际工作过程中，借助网络对档案信息传递的过程中存在安全性的问题，对于档案信息安全要时刻重视起来，采用技术手段和人为力量相结合保障数据的安全。主要有如下几种手段：对电脑软件进行按时杀毒、及时更新和维护软件、对于网络服务器进行定时更换，避免长期使用一个网络服务器进行数据传输工作。同时学校应该招聘相应的网络安全人员，对不同年份的文件和档案进行定时检查和备份，对于一些重要的档案要做到重点备份。采用多种技术手段和管理方法，保证数据的安全，将文档信息传输过程中可能遇到的风险降到最低。（二）完善管理制度。工作中首先要保证工作人员的业务水平能够满足档案管理的要求，并且有着良好的职业操守。定期开展工作人员的技能管理培训，使得工作人员的管理技能不断提升。在管理电子档案的过程中，需要建立科学合理的管理制度，根据学校的不同情况，做到具体问题具体分析，不能教条主义，保证整个管理制度构建的标准合理。（三）提升服务水平。学校的档案管理人员，在工作中要注重信息的收集、加工、处理的过程，结合现代信息技术对信息资源进行科学处理。并且在保障安全的情况下进行信息共享。提升服务水平，可以有利于学校档案的管理工作顺利开展，对学校的整体管理工作也起到促进作用。科学的管理服务体系，能够为师生提供各种所需要的服务。

四、总结

总而言之，随着时代的发展，学校的档案管理工作转化为电子档案管理是时代所趋，在电子档案的管理过程中依然存在许多问题，相关部门的研究人员要不断优化管理模式，制定更加完善的管理制度，让电子档案技术更好地服务于校园工作。

【参考文献】

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[2]路慧泽,戴娜.计算机网络技术在高校档案管理中的应用[J].价值工程,2017(14):196-197.

电子档案管理范文篇6

关键词：城建纸质档案；电子档案；并行管理；必然性

电子信息网络技术在新形势发展中取得了很好的成绩，而城建管理档案更是因为其无与伦比的重要性得到了越来越多人的关注。在电子信息网络技术的不断推动下，怎么把电子和纸质档案开展合理的档案并行管理举措已经变成了目前人们亟待处理的一个问题。

1纸质档案和电子档案并行管理的必然性

在二十一世纪中，电子档案与纸质档案均有着自身的优点，两者都很重要。在造纸术发明以后，纸质档案始终是重要的信息载体，给人们广泛运用，和电子档案比较，纸质档案具备了载体的依附性。档案的出现属于社会现象，其通过固定的物质形式存在着，形成档案信息和载体，变成了十分重要的信息资源。纸质档案客观记录了过去的历史情况，有着让人信服的凭证功能，这样的凭证效用连电子档案也比不上。长时间以来，档案界始终使用纸质档案，对于电子档案运用较少，原因是电子档案虽然具备了信息量大与检索快速等优点，可是因为其本身有着不能攻克的缺陷，对档案稳定性与可靠性的影响较大，所以需要及时处理该问题。纸质档案和电子档案比较，虽承载信息处理优势不明显，可是其原始特性比电子档案更好。在未能全面掌控电子档案证据性与持续性以前，还是需要使用纸质档案进行管理。基于纸质档案和电子档案各自的特征，根据现阶段城建档案管理实况看来，还需要将纸质档案与电子档案开展并行管理，此乃社会发展的必然趋势。

2城建纸质档案与电子档案并行管理举措

（1）改善基础档案管理体制，创建纸质档案与电子档案通道。目前，城建档案管理机制使用频率较高的是传统档案管理机制，这种情况导致档案管理工作无法顺利进行。为了有效改善该情况，应当从档案管理体制上进行合理的调节。在现实的档案管理机制内容里面，需要健全的是：基础统计标准与信息储存标准、计算机数据库管理等。由于在现代社会发展过程中，电子档案管理自身有着很多的不足，所以在现实使用的时候，电子档案的明确性与真实性统统需要在对应的体制中显示出来。再者，应当建立电子与纸质档案通道，把电子与纸质档案通过文本的形式储存于光盘上。接着借助软件与数据库索引把电子档案和纸质档案相融合，达到档案自动管理与检索的目的。对库存纸质档案，需要把利用率较高的档案变成电子档案，有利于用户使用。（2）创建新的档案管理模式，同步归档纸质和电子档案同一内容。在信息科学技术发展的时代背景下，城建档案管理应紧跟时展的角度，对档案管理进行有效创新及吸收，主动制定出全新的电子档案管理体系，与此同时把纸张当成基本载体，档案管理模式可进行长时间的累积持续拓展。相关工作人员在对管理方式进行优化的时候，大部分管理步骤均可以通过合理使用计算机来展开管理工作，打个比方，整理电子档案，只需要采用计算机就可以进行有效分档了，这样做无需转移文件载体。在现实管理内容方面，电子档案同样需要构成较好的规律，同时开展各个方面的文件组合工作，从而健全电子档案。其次，电子档案因为其本身的不足，对应的法律效力也未能明确，虽一些地方制定了电子档案制度，可是由于工作实况，对同一内容的纸质与电子档案，都需要同步归档，如此做不但可以实现档案的真实性与完整性，还能够解决用户使用网络资源共享的问题，使纸质档案与电子档案互补。（3）转变档案管理观念，把纸质档案编制成电子档案。现下，城建档案管理岗位所安排的工作人员仍然是过去的档案管理工作者。这部分档案管理工作者已经完全适应了纸质档案管理模式，对于刚刚发展起来的电子档案管理知之甚少，对其的技巧掌握更是微乎其微，如此便使得档案管理工作效率始终停滞不前。要想改变这种现象，城建档案管理部门需要组织档案管理工作人员参加相关培训活动，从而掌握新的档案管理知识与技能，将档案管理工作人员职业素养提高，转变传统档案管理观念，从而树立新的档案管理意识，并且把现代电子档案管理当成是城建档案管理的关键内容。再者，相关档案管理工作者应当在空闲时间学习与电子设备有关的知识和技能，借此将自身的工作能力提高。除此以外，电子档案涉及到了各个方面，所以需要档案管理工作人员有着扎实的基础，充分掌握计算机基础知识。因此，档案管理工作人员应当不断开拓自身的综合素养，从而快速适应新时代档案管理。再来，把已经存在的纸质档案，依据储存与使用等因素的需要构成对应的电子档案，即纸质档案变成电子档案的数字化过程。数字化过程一般有：1）单位接收外来档案以后，对其开展数字化的管理。2）对已经归档的纸质档案应当实行数字化管理，让电子与纸质档案并行。

3结束语

总体说来，进行城建档案管理的过程中，我们可以了解到，传统纸质档案的管理与现代化电子档案管理均有着各自的作用和意义。因此，在城建档案管理发展的阶段，应当制定出科学且合理的方案，如此才可以促进城建纸质与电子档案并行管理及发展，进而将档案管理效益大幅度提升。

参考文献：

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[2]刘瑞欣.城建档案管理工作的现状分析及对策探讨[J].城建档案,2017(12):49-51.

电子档案管理范文篇7

关键词：高校；电子文档；电子档案管理

随着教育信息化发展，高校的办公自动化、网络化逐渐完善，为高校电子校务的开展创造了有利的条件，自动化办公系统逐渐取代过去的办公行文和来往函件，电子文件逐渐取代了过去的纸质文件。电子文件指在数字设备环境下产生，以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等介质，并依靠计算机、手机等数字设备进行阅读，在网络进行传输的文件，包括电子报表、电子文档、电子信件、电子文书等。与纸质文件相比，电子文件具有容易存储、不容易损坏、可复制、可利用价值高等优点。然而，由于高校的电子文件存储主要保存在相应的载体，存储随意性比较大，没有进行统一管理，一旦存储介质出现问题，则可能导致电子文件遗失、破坏等问题。电子档案作为电子文件的一部分，主要存储高校师生信息、学校发展历史相关资料，是信息时代高校教学、科研以及日常管理的原始记录。随着高校信息化建设，电子文件归档和电子管理问题严重影响到高校的发展。因此，必须做好高校电子文件归档和电子档案管理工作。

一、高校电子文件归档和电子档案管理现状

高校电子文件主要来自于三个方面：第一，高校财务部门、党务部门、教务部门、后勤部门等日常工作总，通过OA系统、人力资源管理系统、财务系统、教务系统等办公软件工作生产的电子文件。第二，高校在实行双轨制期间，将纸质文件档案资料进行电子备份，并将纸质文档同时归档的电子文件。第三，高校信息化过程中，将纸质文件进行处理后形成的图像或者图形文件。目前，高校大部分的电子文件主要是通过第二种途径和第三种途径产生的文件。高校的0A系统运行过程中产生的电子文件归档的数量比较少，大部分0A系统运行过程中产生的数据资料，往往只是用来打印文件，或者用来发送、接收公文，并没有将OA系统产生的电子文件进行保存，并进行归档。1.高校不重视电子文件归档和档案管理工作随着高校信息化建设步伐加快，大部分高校基本实现了办公自动化，但是由于高校缺乏电子文件统一管理理念，由于电子文件是电子信息媒体的载体，由文字、图片、视频、声音等多种媒体信息构成，形式比较多样，增加了电子文件管理归档的难度。首先，电子文件涉及的内容比较多，分布在各个部门不同的电脑系统，增加了统一归档的难度。其次，由于电子文件在传输保存过程中容易被改动，改动之后没有留下任何痕迹，复制后的文件和原始文件一模一样，没有固定的载体，无法像纸质文件一样，通过字迹、内容、格式、印章等外部特征判断其原始性，并像纸质文件一样进行统一管理。因此，高校办公自动化产生的文件大多数分散在各个部门、使用者的电脑中，没有进行统一的管理。2.缺乏完善的电子文件归档和电子档案管理制度首先，电子文件的归档和电子档案的管理是一项综合性、系统性的工作，需要专人负责对其进行处理。随着信息化进程的不断加快，国家越来越重视电子文件和电子档案的管理，并先后颁布了《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》等相关电子文件管理政策，并不断加强电子文件和电子档案管理的研究。但是十多年过去了，高校并没有形成电子文件与电子档案管理相关管理制度，无法真正将国家电子文件归档和管理各项政策落到实处。其次，OA系统在使用过程中，高校管理者、老师往往考虑到电子文件实时传递和便捷性，忽视了电子文件最后的归属，从而导致这些文件没有有效的保管。且电子文件与电子文档系统相互独立，电子文件与档案管理没有进行有效的连接。电子文件的归档管理远远落后学校电子校务发展需求，档案管理部门无法将电子档案进行有效的处理。如果无法将电子文件归档，电子档案存储管理，电子文件生成设备和载体逐渐淘汰更新，那么大量的电子文件将会遗失，给高校造成无法弥补的损失。3.缺乏电子文件归档和电子档案管理人才电子文件归档和电子档案管理比传统的纸质文件和纸质档案管理更难，由于电子文件和电子档案是计算机信息技术发展的产物，电子文件包括文字、图片、视频、音频等各种介质的文件，并在计算机等设备支持进行存储管理，电子文件的归档和电子档案的管理对存储设备具有一定的依赖性，电子文件的信息与载体具有一定的分离性，增加了电子文件和电子档案管理难度。高校的电子档案管理与政府职能部门、事业单位的档案管理不同，电子文件的归档只是文件的转移，也就是业务部门将文件转移到档案部门进行归档管理，在转移过程中，不仅要实现信息管理权限的转移，而且还要实现数据的物理转移。但是，目前高校的电子文件归档和电子档案管理人员缺乏这方面的意识，大部分电子文件在归档的时候，只是从各个部门将电子文件和档案拷贝到档案馆的计算机设备，或者通过网络直接传输到计算机，实现电子文件的归档，没有确认和审核电子文件和档案数据信息的真实性、完整性。

二、单轨制电子档案在线归档实现路径

单轨制电子档案是指电子设备生成的电子文件，在归档时只保留电子档案，不再生成和保存纸质电子文档。由于高校电子文件和电子档案缺乏有效的管理，增加了电子档案管理成本。由于管理不当，造成了数据丢失或者遗失问题，这是当前单轨制电子档案在线归档存在的主要问题，想要解决这个问题，需要从这几个方面进行完善。1.建立电子文件归档和电子档案管理标准与管理制度只有建立电子文件归档和电子档案管理的标准以及相关管理制度，才能让高校所有的教职员工按照要求，将电子文件和电子文档及时归档，使用者对制作、使用、归档的电子文件和电子档案的真实性、完整性负责。通过完善的电子文件归档的标准和电子档案管理制度，可以明确每一个人的职责和要求，并要求他们在工作中严格按照要求执行，确保电子文件及时归档。2.建立统一的数据接口和编码系统针对当前高校各个业务系统各自为阵，无法实现数据信息的共享，高校应该建立统一的数据接口和编码系统，确保电子文件交换、共享的一致性和便捷性。电子档案管理是将各个系统的电子文件聚合统一进行系统性的管理过程，从而实现电子文件的交换、使用。想要实现这个目标，则需要在电子文件归档时进行规范化处理，给每一份电子文件建立编码，给予唯一的身份标识，防止电子文件在存储和管理过程中出现混乱。在使用过程中，与每一份电子文件相关的文件和附件可以通过编码建立相关联系，从而快速判断文件的来源，确保电子文件信息的真实性和完整性。3.建立各系统共享的身份认证、数字签名等使用规范高校在实施单轨制电子文件归档时，需要使用电子签章，确认归档资料信息的真实性。电子文件在起草、审批、批复和过程中，需要使用数字签名确认相关证据信息。因此，想要实现电子文件归档和电子档案管理，则需要明确高校各个业务系统和电子档案系统的数字签名、身份认证、时间戳以及电子章等数字证据使用的规范性，确保电子文件和电子档案的原始效力。电子文件和电子档案在接收、入库、处置、鉴定等环节进行数据迁移和格式转换过程中可能造成的文件修改等关键环节应该采用数字签名和时间戳，确保电子文件信息真实性的可追溯性。

三、构建电子文件和电子档案在线归档系统

1.建立电子文件和电子档案在线归档业务流程电子文件和电子档案在线归档系统想要正常运行，必须建立从电子文件的生成到归档全过程的统一规划，理清电子文件形成到电子文档管理部门整个过程的流程，从而形成一套切实可行的电子文件和档案在线归档业务流程，以及每一个环节负责人需要遵循的原则，这样才能确保电子文件数据信息的真实性。其业务流程可以分为三大部分：一是对高校各个电子政务系统的文件、网站的数据信息进行自动追踪、收集，并将其存储到电子政务网站档案文件在线归档系统的临时文件库；二是在线归档系统根据设定的电子文件和电子档案的相关标准对临时文件库的文件进行初步鉴定，符合要求则自动归档，并按照要求自动分类，如果不符合要求，则需要档案管理人员对其进行二次鉴定，符合要求的录入系统相应的分类文件，如果不符合要求，则可以将临时文件库的电子文件删除；三是经过系统分门别类处理后，通过物理归档或者逻辑归档的方式纳入到归档接口直接归档，在归档的过程中，系统还将再次对电子文件的真实性进行鉴定。鉴定完成后，需要由相关鉴定人员或者审核人员进行填表盖章签字，并一同将电子档案移交给电子档案管理部门，进行统一管理。2.建立电子文件和电子档案在线归档信息平台由于高校各个业务系统相互独立，导致各个部门的电子文件和电子信息无法实现共享。高校想要实现电子文件和电子档案在线归档管理，必须建立在线归档信息平台，通过这个平台，可以将高校各个部门的数据信息进行采集管理，实现数据信息的共享。根据《教育管理信息化标准》的相关要求，结合高校实际情况，制定符合本校信息化建设的方案，统一标准、统一规划，建立统一的数据库，规定相应数据库的接口标准和集成模式。这个信息平台，可以汇聚各个部门的数据信息，并将各个部门的电子文件进行提取，存储到在线归档系统的临时文件库。在线归档信息平台，可以根据高校的教务信息、后勤系统、学生管理等相关系统的数据信息，了解到学生的教学活动和学生的学习情况，并根据学生的学习情况，及时调整学校的教学方案，让学生的日常教学活动符合学生的实际情况，提高教师教学效率。3.提高高校电子文件和电子档案管理人员综合素质在信息时代，各类电子设备和计算机设备更新换代的速度非常快，高校如果不及时保管学校的各类电子文件和电子文档，容易造成电子文件和电子档案的遗失。高校必须严格按照《高等学校档案管理办法》相关要求，成立档案管理部门，并按照档案管理要求增设相关的档案管理人员，高校档案人员不仅具备电子档案管理的知识和技术，而且还要具备档案数字化建设的要求，可以熟练使用计算机、打印机和扫描机，并对电子文件进行有效的管理。针对当前电子文件和电子档案管理人员信息水平比较低，高校充分利用自身的教育优势，将档案馆与计算机信息学院合作，让学校计算机学院对档案管理人员开展信息技术培训，让他们在熟悉档案管理业务知识的时候，也具备计算机信息处理能力和技术，可以熟练地利用计算机设备、电子设备处理电子文件和管理电子文件，满足高校档案数字化建设需求。高校还需要加快数字档案馆建设步伐，建立数字档案馆建设的相关标准，让数字档案馆工作人员严格按照相关要求进行文件扫描、数据录入、数据加工处理、图文编辑，确保电子文档的真实性和可靠性，为后期电子文件和电子档案的利用开发奠定基础。

四、结束语

高校电子文件归档和电子档案管理是我国档案信息化重要的组成部分，电子文件归档管理是档案部门的一次变革，给高校的档案管理工作带来一定的挑战。高校的管理者必须正确认识到电子文件归档和电子档案管理工作的重要性，加快档案信息化建设步伐，建立与数字化档案建设相应的环境，培养懂档案管理知识、计算机技术、网络技术的复合型人才。

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电子档案管理范文篇8

随着信息技术的飞速发展，纸质载体的信息管理方式慢慢被电子档案的管理模式所替代，随着办公自动化设备不断被购进，无纸化办公的方式逐渐成为人们工作交流的主要方式，信息的整理、使用以及管理变得越来越方便，无纸化的档案管理工作大大节约了时间，提高了效率，而且为用户提供了更方便的服务，这对档案管理人员来说无纸化管理的过程中充满了机遇和挑战。因此，只有认真分析电子档案管理过程中出现的问题，并找出对策改善管理，才能提升电子档案管理的工作质量。

一、纸质档案与电子档案管理工作的差异

（一）档案保管方式之间的差异。电子文件有着操作简便、易于存储、易于保存、信息传递的速度极快、并且所需的存储空间非常小的突出优势，但是电子文件却不如纸质档案的安全性高，并且电子档案保管的时间较短。由于计算机在工作中会出现各种各样的问题，这样就很容易造成数据的丢失以及被恶意篡改，这些问题都给电子档案的管理工作带来了很大的挑战。传统的纸质档案虽然管理过程复杂，但是档案的保存时间较长，在保存的过程中只要对档案进行必要的防霉、防蛀工作，对破损纸张及时地补救。但是电子档案的维护工作就比较繁琐，需要对其进行特殊的保护，防止数据泄露。

（二）档案归档方式的差异。电子档案的归档时间不同于纸质档案，而且电子文件的归档方式也有两种选择，即逻辑归档和物理归档。逻辑归档的优势之处在于不但能够保障电子文件的完整，还有利于查询和利用；物理归档却更有益于电子文件备份脱机保存工作。但是传统档案的归档方式分为文件形成后和项目完成后进行归档，后者主要针对科技类文件。电子档案的归档时间一般是实际归档和定期归档，电子文件归档时需要由文件形成部门转交给档案管理单位，并且还要进行电子数码签名。

二、电子档案的管理过程中出现的较为突出的问题

（一）对电子档案管理工作的重要性认识程度过低。随着科技的发展，档案管理部门也顺应时势购进了大量的自动化办公设备，传统的纸质文件管理工作逐步被淘汰，而电子文件每天都会大量地产生。由于有些档案管理人员还不能紧跟时代的步伐，他们的思想陈旧保守，对电子档案的管理工作没有一个全面的认识，因此，他们也就不重视对电子文件的收集和整理，他们从心理层面拒绝接受信息时代的改变，对电子档案的管理工作采取消极的态度对待。由于工作人员对电子档案的重要性的认识比较薄弱，所以他们在日常的办公中没有对电子文件进行整理和归档，使得很多电子文件处于自生自灭的状态。除此之外，如果对电子文件的管理过程不严谨，其中的数据信息就有被删改的可能性，甚至有可能中病毒，被他人盗取秘密信息。此外，有的档案管理机构的设备存储过低，导致旧的电子文件被新的电子文件覆盖，有的电子文件由于没有和纸质的文件档案之间建立统一的管理方式，使得大多数的电子文件不能被很好的归档和管理，电子文件丢失的事情时有发生，给工作造成了很大的损失。

（二）缺乏复合型档案管理人才。网络科技发展的速度越来越快，若想实现数字化的档案管理体系，就必须提高管理人员的计算机知识，要求他们具备先进的管理技术水平。但是，目前我国很多的档案管理部门的管理人员资历都比较老，他们对传统的纸质档案的管理方法掌握得非常娴熟，但是不能胜任信息化管理工作。因此，许多的管理部门缺乏专业技能和技术技能都比较高的复合型管理人才。如果人员的素质不能得到有效的提高，那么尽管办公设备非常先进，档案的自动化、信息化管理水平依旧会处于较低的水平。

（三）电子档案管理的法律效力不够清晰。传统的纸质档案管理有着明确的法律依据，电子文件的法律效力是得到公众的认可的，并且特别强调了只有纸质原件才具有法律的凭证作用。但是电子文件储存在计算机中，没有固定的载体，因此很难制定出明确的法律来规定电子档案的法律效力，除此之外，没有专门的机构去做电子档案的管理和保存工作，使得电子文件转换成电子档案的之后的原始性以及凭证性很难得到明确的认证。因此，电子档案就缺乏了真正的档案资格，也就无法发挥出档案应有的作用。由于政府没有对电子档案管理制定出明确的法律条文，导致档案的原始性和可信度没有相关的制度进行约束。

三、如何解决电子档案管理工作的问题

（一）建立健全的法律法规规范电子档案管理工作。目前有待解决的最大的问题就是关于电子档案的法律效力问题。由于电子文件产生的速度过快，政府部门可以从以下几个方面制定电子文件转换成档案的过程中的一系列法律问题：1.法律上首先要确定档案馆在电子档案管理过程中的主体地位，要授权给档案馆，使其有权利将电子文件转换成电子档案，然后对电子文件进行归档、保存和管理。2.必须明确电子文件的制作程序以及保存要求，制定明确的档案利用制度，完善用户在使用电子档案时的签名制度。由于电子档案管理的特殊性，法律上一定要对电子文件转化问档案的过程作出明确的规定，对电子档案的保管、档案的真实合法性以及档案的原始可靠性进行保障。3.为了保证档案的真实合理性，就必须明确规定电子档案的法律效力。

（二）档案管理机构加强对管理设备的维护和管理体制的健全。一个健全的内部管理制度是保障电子文件安全性的重要前提，管理机构应明确管理人员的工作内容和职责，保证电子文件的完整性。通过完善的管理制度，各种形式的电子文件才能被有条理地归档和保存。同时可以积极寻找新的电子档案的存储方式，创新管理制度。档案管理机构也要注重对设备的定期维护，管理人员要防范管理软件的安全隐患，并及时修补管理设备的安全漏洞。在硬件维护上要注意设备所处环境的温度和湿度，要确保设备在传递和储存文件的过程中能够稳定运行。

（三）加强对新型管理人才团队的建设。人才决定管理的水平，单位可在提高管理人员的素质能力上做一些投资，提高人员对电子档案管理重要性的认识，转变老员工的传统观念。在进行管理人员人才队伍的建设中，要注重对人员的多学科培养，根据新时代的管理特征，招收复合型管理人才，逐步优化内部管理人才机构，加强管理人员的素质，一定要避免管理过程中有人利用电子档案信息进行违法乱纪行为。只有当管理人员的整体素质提高了，才能有效运用管理设备对电子档案进行高效地管理，才能给用户提供更优质的服务。

四、结语

无纸化电子档案管理模式将成为社会主流的办公方式，虽然较于传统的管理方式数字化的管理程序更加简单，但是每天都会产生大量的电子文件，从而形成数以万计的电子档案，这就对档案管理人员自身的素质能力提出了较高的要求，同时，档案管理机构还要制定合理的电子档案管理制度，加强对管理人员的监督，对档案管理体制进行创新，从而提升我国的电子档案的管理水平，为人们提供更优质的服务。

作者:何维 单位:广东电网茂名信宜供电局

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第二篇：不动产电子档案管理研究

一、不动产电子档案的特点

（一）电子档案的公开性和共享性。随着电子存储空间的逐渐缩小，使得携带电子档案也变得简单快捷起来，带来方便的同时，也使得修改这些电子数据也变得容易，这就造成了电子档案的公开性，对比纸质档案，这些电子档案变得更加难以保密，给用户留下了极大的自主空间。电子档案不再局限于档案库房，它不但可以通过计算机网络远距离传输，消除了使用者距离的限制，还让信息的使用和传播变得更加普及和方便，同时，也增加了电子档案利用的效率和人数。

（二）传统档案与电子档案的相辅相成。传统纸质档案的介质是纸张，而电子档案的媒介确是多种多样的。例如：图像、文字、声音、表格、程序以及数据等等，这不仅丰富了我们文件的保存方式，也使得我们利用起来变得更加具有生命力。电子档案的保存必须依赖于各种媒介，计算机、U盘、光盘等等，但是这些媒介对于保存时间、保存质量是有严格要求的，达不到保存的要求，对于电子档案的破坏性是永久性的。而纸质档案可以长久保存的特征弥补了电子档案的局限性，虽然纸质档案在保存的时间里也会有破损，但是还会承载着大部分的信息，它们有机的组合在一起使得档案的管理和利用都具有历史性的意义。

二、电子档案的管理

（一）制定电子档案的管理方法。电子档案的记录和保存方式明显区别于传统的纸质档案。电子档案的收集、整理、扫描、上传有一套严格的执行标准，电子档案形成后必须和纸质档案一同归档，纸质档案的归档包括装订和上架，放在档案对应的位置，而电子档案则是在固定可靠的系统里电子归档，实现电子档案和纸质档案的统一管理。

（二）对相关档案人员进行培训，提高专业素质。如今，虽然计算机网络已经普及到各家各户，但是针对电子信息的管理和应用仍是一门专业性较强的业务。结合不动产电子档案，使得相关专业人员更加少之又少，而电子档案的管理也是新兴专业，没有前辈们留下的经验可以参考和借鉴，都要靠我们这一代人边走边总结，边总结边创新。电子档案形成后是永久性的，这就要求电子档案的形成是准确且完整的，因此，最初形成电子档案的人员更要是一批精良的队伍。对电子档案的收集、整理和扫描要统一标准，对图像的大小、色彩、分辨率、剪裁尺寸以及存储格式也要区别划分。

三、电子档案的利用

（一）建立电子档案数据库。无论是传统的纸质档案还是现代的电子档案，它们的根本目的是利用。首先要建立电子档案数据库，配合不动产登记信息平台，实现电子档案的规范化和标准化。档案数据库不但要便于实际操作，更要符合国家标准。同时，还要注意软件系统的对接，从软件管理、硬件指标到文档的保存格式都要加以统一，这样，即使在软件的更新换代中，也不会对电子档案的读取和保存造成任何的破坏。

（二）保证电子档案数据的准确性。高质量的电子档案数据可以提高档案利用的质量和效率。在实际工作中，应根据本单位的实际情况制定相关规定，定期抽查，制定严格的考核制度，责任落实，保证数据的可靠性。在电子档案形成后，必须全面核对，准确无误后方可归档入库，一旦发现错误，立即整改。

（三）做好电子档案的保密工作。没有规矩不成方圆，针对电子档案的安全管理和保密工作，我们应根据实际情况制定切实有效的电子档案的安全保密制度。首先，要保证所提供的电子档案是有利益关系的权利人或义务人，不能泄露给未经授权的人；其次，保证电子档案数据不会被篡改；第三，提高技术，对操作系统进行加密。

（四）规范电子档案信息的数据化管理。应用计算机技术对电子档案的管理和查询，建立电子档案的数据库，档案的利用还存在着一些问题。比如：电子档案还是受到空间和时间的制约，这与电子档案对外界实现档案信息资源共享的目标还是有着一定距离的，只有实现了档案信息的数据化管理，才能实现电子档案的实际价值，充分发挥它的作用。电子档案的管理和利用是档案管理工作的一项新课题，在未来的工作学习中，只有不断的探索和大胆的实践，才能使电子档案的管理和利用步入新台阶。

作者:王诗淇 单位:通化市不动产登记中心

参考文献:

[1]张兆宇.不动产档案相关概念界定[J].档案学研究,2016(20).

[2]梁淑玉.搭建数字化不动产档案管理利用发展平台探索[J].档案管理,2016(8).

[3]陈永生.不动产档案的形成环境与社会功能[J].档案与建设,2013(4).

第三篇：城管单位档案管理电子化探索

摘要：随着经济往来的频繁，档案管理工作对经济建设、政治发展、社会改革的作用日益凸显，城管档案管理作为国家档案管理体系的重要组成部分，对推动城市的发展具有深远的意义。据此，从城管档案管理的定义出发，阐述了城管档案管理现代化和电子化发展的必要性及意义，分析了我国城管档案管理建设存在的问题，并提出城管单位档案管理现代化和电子化发展策略。

关键词：城管单位；管理现代化；电子化发展

1城管档案管理的定义

城管档案管理是一项围绕着城市管理活动由单位工作人员通过文字、图片、数据、声像等形式呈现出来的具有保存价值的文件资料。城市管理关系到城市市容市貌的建设，在城市发展中起到尤为重要的作用，准备地记录和输入城市管理中的相关数据、文字、声像对一座城市的发展来说具有举足轻重的意义。城管一线工作人员对城市基层商贩、乱摆乱放的状况最为了解，95％以上的档案资料都是由一线人员在工作中采集出来的，对具有保存价值的材料实行现代化和电子化管理，对促进今后城市管理水平意义非凡。

2城管档案管理现代化和电子化发展的必要性及意义

2．1城管档案管理现代化和电子化发展的必要性

首先，在所有领域逐步实现自动化、电子化、现代化管理已是一种时展趋势。城市管理作为维护和规范城市发展的重要部门，实现其档案管理现代化和电子化发展是十分有必要的。其次，加强文明城市建设中，城管作为一种非常重要的角色，对道路两旁的卫生、商贩及门店门前产品的摆放具有规范管理和监督的职能。城管工作繁杂，信息备注点多，若只是采取纸质化管理，其工作效率慢，保存时间不长久，资料备查也不方便，现代化和电子化城管档案管理更方便快捷。最后，对于大批数据的处理与核对，采用电子化管理能够提升工作效率和质量。

2．2城管档案管理现代化和电子化发展的意义

2．2．1是机关工作备查依据

城管单位档案管理能够为机关工作提供备查依据，主要体现在以下两方面：（1）可查城管工作和历史情况的记录。城管档案记录了一座城市的发展与演变，从城管档案中能查到城市历史发展状况，为国家城市建设的发展提供资料和数据支持。（2）成为诉讼案件的证据。随着经济往来更为频繁，人们的法律意识也逐渐提高，当出现一些相关诉讼案件时间，可从城管档案中调取。因此，城管档案管理并不是城管的次要工作，应当作为机关单位行政工作的一部分来抓，必须要引起领导和全员的重视，统一思想，在人财物方面给予最大的投入，确保城市档案管理工作科学发展。

2．2．2为城市发展指引方向

城管档案管理作为国家档案管理的重要组成部分，资料的真实性能够折射出某一历史时期该城市向世人呈现出来的物质文明程度。从某种意义上来说，城市档案管理是城市文明的一张底片，它印证了城市的发展与蜕变，也为城市日后的发展指引了方向。它要求现代城管人员要从以前的资料中汲取有效的管理经验，并从中找到适合现代化发展的管理方法，推进文明城市的发展与时代的进步。与之前城管档案存在区别的是现在采用的现代化、电子化、网络化的管理手段，所有资料可保持性强，数据也足够准确，能够为城市现代化发展留下美好的印记。

3我国城管档案管理建设存在的问题

3．1档案搜集不完整

档案的收集与管理是城管工作非常重要的一部分，完整的、全面的、有效的档案材料能够反映出城市发展程度。如今中国处于高速发展的状态，国家对各级政府的办事效率和执行力度提出了更高层次的要求，此时城管档案资料收集不足与上级要求间存在的矛盾逐渐显现出来，它影响了城管档案的利用效果。城管档案材料收集不足主要表现在两方面：（1）档案门类不齐全，以纸质档案为主，图片、声像形式的材料过少，无法适应现代化城市管理的需求。（2）执法业务门类不齐全，即许多工作人员对自己的岗位职责和工作范围不清楚，一些材料在办事时为及时录入档案和更新，导致材料不完整、更新速度慢、可利用性低。

3．2档案利用不充分

由于城管单位将档案管理看作次要工作，对档案管理不重视，导致档案管理制度不完善。一些应当执行和登记的材料未能及时录入，不少市民对城管工作的认识存在偏差，因此收集到的材料利用率也不高，很少有人定期查阅档案，了解城市发展的阶段性成果。大多数档案材料作为开具证明而查阅，在复议、诉讼程序的案件中很少用到，在涉及城市发展的文件中也很少提及，使城管档案材料的收集与录入失去了其应有的意义。

3．3信息化发展不平衡

信息化发展是需要一个长期的过程，将信息化、电子化、网络化管理渗入到每个部门同样需要一段时间。随着大学生下基层的人数增多，一些小城市的城管单位也配置了计算机，对其工作内容和有效材料进行录入和登记，但材料收集不足、档案门类不齐全、计算机软件更新慢等这些因素都限制了我国城管单位的工作力度。实现现代化、数据化、电子化的管理模式，是时展的需要，是城市管理工作的需要。

4城管单位档案管理现代化和电子化发展策略

4．1健全档案管理制度

在城管单位档案管理部门应加大《档案法》的宣传力度，建立行之有效的档案管理制度，规范档案管理部门人员的工作内容和作风，加大执法力度，按照规定做事，杜绝任何舞弊行为。除此外，在录入档案时避免档案的随便变更，应在每天计算机上设置密码和编号，对其登录信息由后台监督，允许对材料内容采取阶段性更新，但尽量不要在原始材料上更改，这样就失去了档案管理的目的和真实性。

4．2提高档案管理水平

提升政府单位的服务意识是近年来上级领导一直在抓的工作重点，要求机关单位不仅要做实事，而且要有工作成果。城管单位档案管理工作是检验一线人员业务能力的标准之一，同时能够记录城市发展成果，是一件非常有意义的事情。作为档案管理人员，应在提升服务理念的同时，挖掘和发挥档案管理的强大信息功能。除此以外，要求档案管理工作者要有创新意识，扩展信息渠道，推进政务公开，实现网上办公，促进城市管理综合档案得到有效利用，让市民了解和认识城管执法内容，能够真正的做到公平公正。

4．3完全实现信息化管理

完全实现信息化办公，需要几方面的因素：（1）硬件支持，即需要独立的计算机和互联网，能够实现信息的共享与上传；（2）软件支持，即需要城管单位内部系统的支持，实现文字、图片、声像的上传和保存；（3）优秀的档案管理人才，内部培养或从外部招聘该类人才。在城管单位完全实现信息化管理仍需一段时间，但从我国目前经济发展与政府单位软硬件的配备来看，完全实现档案信息化、电子化、数据化的管理是势在必行的。

4．4构建档案管理网络系统

档案管理的工作内容非常繁杂和琐碎，若采用纸质档案管理，一是材料查收困难，二是材料保持时间短，三是可损坏性强，但利用现代化科学技术，实现档案管理的电子化和信息化管理，不仅能够节约工作时间，而且提高了档案管理人员的工作效率，发挥了档案管理的作用。构建城管档案的网络系统主要包括两部分：一是外部系统，即实现网上办公与信息共享，让广大市民了解和熟悉城管岗位职责和内容；二是内部系统，即支队机关与直属大队能够实现资源共享和监督。

4．5培养档案管理人才

出色的档案管理人员一定要能够静下心来，具有仔细、认真、坚忍的工作态度，能够将图文、声像、电子资料储存和备份好，以备不时之需。出色的档案管理人员可从外部引进，也为现在的大学生提供良好的就业机会，或从内部培养，集中学习相关专业知识，提供业务技能，并能够在实践中加以应用，达到理论知识和实践能力的有机结合，为城管单位培养出符合现代化发展的应用型人才。

作者:姜奇林 单位:烟台经济技术开发区城市管理行政执法大队

参考文献:

［1］孙昭霞，刘献文，刘湘桂等．基层事业单位文件档案管理现代化的实现路径探析［J］．城市建设理论研究，2012，3（12）：12－16．

［2］陈晓娜，陈令军．对劳动人事档案管理现代化的探索［J］．经济与社会发展，2013，6（1）：15－20．

［3］陈晨，张亚飞，况广收等．加强档案管理工作制度创新推动城管档案事业科学发展［J］．办公室业务，2013，5（2）：16－19．

［4］蔡卫忠，高正礼．管理创新与档案电子化变革的关系［J］．档案天地与研究，2013，5（6）：20－31．

［5］崔明飞，雷蔚然．探索电子政务环境下档案馆的发展趋势［J］．全球市场信息导报，2013，9（13）：08－15．

［6］刘利娜，王会金，胡志华等．开拓创新做好新时期城管综合档案管理工作［J］．现代经济信息，2009，3（16）：41－45．

第四篇：医院电子档案管理存在的问题及对策

一、大数据时代

大数据时代就是如今的信息数据的新时代。然而所谓的大数据主要是指规模巨大的海量资料，具有以下四大特征，首先是数据的体量巨大，二是较多的数据种类，体量、种类、价值、速度等四大特征，数据体量巨大，其包含结构化数据和非结构化数据等等，然后就是较高的商业价值，不过价值密度就比较低，最后是处理的速度较快，获取实时的信息数据，这主要是与传统数据之间的区别。大数据的精髓在于分析信息过程的转变分为以下三点：1、更多分析整体数据，不再对随机采样有一定的依赖性；2、着重关注事物之间的联系，不再单纯的探求因果关系；3、更倾向于混杂性，而不再热衷于高精确度。总的来说这些都体现了大数据的核心就是预测。

二、医院电子档案管理中某些问题的存在

1、档案管理职责不明确，管理比较凌乱无序医院的各种档案通常是由行政办公室的综合方案室负责管理，综合档案室通常只管理一些文书，科技，会计，人事档案等，不过因为医院历史的原因及医院管理的需求，医院的医疗病例则是由专门的病案室负责管理，但是像临床的一些x光片，检验检查结果，以及各种检查图文档案，另外就是一些网络办公室产生的电子档案等等，这些都是由各个科室的相关人员自己管理的，然而电子病历和一些医疗电子网络信息则是由信息科负责管理，这样就在医院形成了多个部门管理的现象，从而使档案管理的职责不明确，管理线条凌乱无比，最终使管理出现诸多问题和不便。

2、不健全的医院电子档案管理的意识和制度虽然有一些医院建立了档案管理室，不过实际的管理效果却不是那么如意，大多数是由于相关的管理人员档案管理的意识比较薄弱，个别人员通常喜欢把档案资料随手放在自己的办公室事，因此导致了不能及时归档，最终使档案资料不完整。而对于平常的学习来讲，大多数都是对专业技术的培训学习，较少有档案管理方面的学习，档案管理的宣传和力度认识也远远不足。另外就是医院电子档案管理的标准和范畴不够明确，让医院的电子档案管理的相关制度也比较封建落后，远远跟不上医院档案管理的要求。

3、不规范的电子档案管理，导致缺失、损坏现象较普遍因为医院的多种电子档案管理，所以目前有许多电子档案资料都是由各个科室自行保管，从而缺乏管理的统一性和规范性。另外电子档案都依靠计算机进行储存，然而科室的计算机管理并没对网络安全，权限管理，以及病毒预防等做出良好的改善措施，同时电子档案严重缺乏如何规范收集，整理，归档等做出具体方案等这方面的知识，最终使电子档案的并不能完全存档的现象发生。

4、提高档案管理人员的基本管理素质医疗作为当今的社会中是一门专业性很强的工作，由于现今医院的档案管理人员的各个方面的素质和各方面的之时都有待提高，例如：文化程度方面、医疗技术知识、电子信息技术、档案专业管理知识等等。同时还需要加强培养相关的医疗人才及加强重视医疗技术人员的基本素质，对档案管理人员的素质提高的意识远远不够以及资金投入的不足，这样使档案管理人员的思想观念和管理水平跟不上时代的进步与发展，从而对档案的管理水平有直接的影响。

5、需要投入大量的资金医院的电子档案必须要有一个系统来完善整个体系，其中包含了整个网络平台和硬件的基础设施，比如：计算机、数码相机、扫描仪、打印机、复印机以及其他各种医疗设备等等，同时还需要加强对信息资料的安全防护，这些都需要很大的资金投入。还有就是由于电子产品更新换代的速度较快，生命周期较短，在后期的维修和保养升级方面都会在一定程度上制约了档案信息化工作的实施。

三、大数据背景下医院电子档案管理的措施

1、完善医院的档案管理网络由于医院档案信息量和种类都比较多，然而我们可以利用相关的高科技技术，实现数据库无纸化。在建立一个健全的医院档案管理机构，首先需要严格明确划分档案管理的责任制，制定相关的规章制度来制约和管理医院的档案及档案的管理人员。这样不仅有利于领导的统一性、机构的统一性、制度的统一性、保管的统一性，还有利于各个相关部门互相监督档案管理工作以及明确各个部门的职责，同时还有利于网络实现多元化信息资料的共享和权限的统一规划。从而保障了电子档案的安全性、完整性。医院的档案管理可以分为信息科和综合档案管理室两个部分组成，其中信息科负责医院的病例统计管理及图书、计算机的管理，然而综合档案管理室则是对各个科室和载体的档案进行统一化的管理，而且还能监督指导本单位的档案管理工作。因此这两个部门相互配合、相互监督且职责明确。

2、建立医院相关的电子档案管理制度相关的制度建立有利于医院电子档案管理工作的开展，因此需要建立科学性的电子档案管理制度，包含了档案的收集制度、归档制度、保管制度等等，同时明确医院的电子档案的保存期限和档案的保管范围，可以将相关制度的管理列入有关管理人员的考核制度中，这样有利于对管理人员的工作积极性有所提高。还要建立医院电子档案动态管理制度，让档案管理的方式规范化、流程化。

3、提高电子档案管理人员的综合素质医院电子档案管理工作的重要因素就是档案管理人员的综合素质，应该具有较高的专业技术水平和基本的综合素质。相关的管理人员需要详细的了解医院的信息技术、网络安全技术和医学方面的知识，以便能规范的、统一的管理档案。在这个现代化的医疗信息时代中，有关的档案管理人员不仅仅要掌握专业的技能，还要对自身知识随着时代的进步不断的更新，这样才能高效的完整医院电子档案管理的工作，同时还要加强医务工作人员对电子档案管理的认知，形成一个自觉对文件资料收集和保存的好习惯，同时保证了电子档案的完整性和准确性，避免或减少工作上的失误。

4、对档案管理的投入需有所加大电子档案的管理工作水平的高低对电子档案的信息管理质量有着直接的影响，同时还关系到医院的档案的安全性，有关的医学科研活动，能充分的体现档案管理的价值。所以医院需要着重对档案管理硬件和软件方面的投入，选择优越性较强的计算机和医疗设备，从而保障了工作效率的提高和档案管理的安全性。另外还要选择配置性能较高的安全软件，加强防火墙的技术和安全系统的开发，同时还要设置数据资料的访问权限。这样有利于电子档案管理工作能过顺利有序的进行。

四、结束语

医院的电子档案管理的任务往往是不可忽视的，伴随着社会的发展，电子档案管理的方式与方法也随之不断更新，同时医院的电子档案管理体系逐渐得到完善。然而在针对于档案管理中存在的问题，制定对应的管理措施。此文就是通过建立健全的电子档案管理网络、健全的医院电子档案管理制度及提高电子档案管理人员的综合素质，另外就是对医院的管理设备的投入，从而有助于医院工作效率和服务质量的提高。

作者:董臣敏 潘钰 杨静 单位:潍坊市妇幼保健院

参考文献:

[1]唐玲.浅谈医院电子档案管理[J].科技与企业,2012(11):62.

[2]贾月婷.医院电子档案的重要性与创新[J].黑龙江史志,2014(24):73-73.

[3]李妙蓉.医院电子档案管理工作探究[J].办公室业务,2012(05).

第五篇：高职院校电子档案管理工作思考

一、引言

随着技术的发展，越来越多的院校，利用信息技术对档案进行一定的管理工作。档案，不仅是学生学习的见证，以后工作的凭借，也是学校本身发展的见证。档案的有效管理，有利于学生的发展，也有利于整个院校的高效运行，因此，高职院校也应该结合时代的需求，不断提升档案管理力度，使其发展更加有序。

二、档案管理遇到的问题

高职院校运用电子化的形式，对档案进行管理，改变以往的纸质管理，加强管理的信息化，促进工作效率的提升，而且也有利于数据的保存。但是，电子管理模式，也存在着以下问题：文件不可读，由于电子化的管理模式，运用的是电脑技术，这些技术会受到环境的影响，导致出现文件不可读现象，而且会导致部分数据的丢失，影响档案整体管理。[1]再有，重视力度的问题，管理人员对电子化的模式，重视力度不大，只是将其认为是数据、文件的副本，他们还是较为重视纸质文件。管理人员在这样的意识指导下，没有对电子档案进行打印、复印工作的处理，导致部分重要文件的丢失，影响整体的管理工作。[2]最后，安全问题，随着科学技术的不断进步，有些人会利用计算机技术窃取一些重要的文件，为其谋取利益，这样的行为，中国也采取强有力的手段加以遏制，但是此种现象依然存在，因此，就会给院校的电子化档案管理带来很大的安全问题。[3]

三、提升管理的对策分析

第一，对电子模式进行科学化的管理。由上面的论述可知，电子模式在系统升级或者环境变化等情况下，会导致文件的不可读。针对这一问题，要对电子管理模式，进行科学化的管理。具体而言，在电子模式化下，推行著录文件储存的方式，以确保文件的可读性。另外，管理人员需要注意的是，如果电脑系统升级，要对文件、数据等进行打印、复印等相关处理，以保证一些重要的信息，不会丢失，避免影响后期工作的状况出现。院校也要与软件公司进行一定的合作，引进较为先进的软件系统，做好防火墙的工作，确保高职院校的信息安全。相关的管理人员，也应该履行好自身的工作，将电子的信息进行统一的管理，避免信息的杂乱。院校应当注意档案安全问题，从技术上，提升系统的安全性能，避免信息的丢失，或者被利用现象的出现，从管理上，加大管理，保护信息安全。高职院校还应该完善相关的制度体系，首先，从档案管理员工来说，要不断提升其技术水平；各个部门之间也应该相互协调，相互监督；并且，院校还应该实施相对应的奖惩制度，通过奖励或者惩罚的措施，提高员工对档案的重视力度，保护档案信息的安全。最后，日常管理规范上，员工要对档案户头进行管理，对档案进行整理工作，使之更加有序，利于后期查找。第二，对光盘等的保存、保护工作。在电子模式下，档案信息一般会在光盘中进行储存，因此，院校要对光盘进行保护工作，避免由于存放等导致信息的流失。具体而言：员工在放置这些光盘的时候，要轻拿轻放，而且要求直立放置。光盘本身所受到的影响要素较多，如果其表面上出现一定的划痕，就有可能导致光盘，存在文件损害等状况。因此，员工要重视光盘的保护工作，减少光盘的损害。另外，员工还需要注意，光盘在保存时，对温度和湿度也有着一定的要求，一般要放置在低温的地区，避免热量等对光盘中的文件内容的损害。高职院校运用电子模式对档案进行管理，还应该注意分类管理，这些类别主要有教职工、学生类、设备类等，将文档依据一定的分类标准，进行一定的归档，不仅有利于信息的有序保存，也为后期查询提供了方便。第三，完善员工的队伍建设问题。员工的素质能力直接影响到管理工作的发展以及质量问题。因此，高职院校要采取相对应的措施，完善管理员工的队伍建设，使得档案的管理能够更加科学化、技术化。具体而言，首先，院校要加大对员工的培训力度，通过相关的理论培训、实践培训等，提升员工自身素质的增长。员工的培训，不仅要对他们的职业素质，进行一定的培训工作，还要对其技术能力的掌握进行一定的培训工作，提升员工的技术水平。同时，让员工明白工作中，应当注意的关键点，尤其是对电子档案来说，不仅需要对计算机系统进行管理、更新工作，还要对信息的存储加以重视。另外，这些关键点主要包括，系统的软件、信息的打印、光盘存储的正确方式等。员工上岗之前，要对其进行相关的培训，让其明白管理工作中需要注意的点，避免由于工作上的失误，导致相关问题的出现。

四、结束语

综上所述，随着数字化时代的来临，高职院校的档案管理工作，也面临着一定的挑战。院校运用电子模式来对档案进行管理，提高了工作效率，但在其管理的过程中，也出现了一些问题。例如，系统的升级、环境的改变导致文件的不可读；档案管理的员工的重视力度普遍不高；信息安全存在着隐患等问题，这些问题的出现，影响着电子档案的可持续性发展，因此，高职院校要采取相应的对策，对这些问题加以解决，促进电子档案的发展。本文主要提出了三条对策：对电子档案进行科学化的管理，例如，与软件公司合作，采用较为先进的系统，避免信息的流失；员工要注意光盘的放置工作，避免光盘出现划痕的现象；高职院校也要提升员工的技术水平，减少工作上的失误。最后，也希望本文能够为相对应的理论建设贡献力量。

作者:赵阳 单位:德州职业技术学院

参考文献：

[1]钱坤.高职院校档案管理工作中电子档案的应用研究[J].办公室业务，2016（16）:182.

[2]钱坤.高职院校电子档案的管理与保护探讨[J].经营管理者，2016（23）:322.

[3]王建.试论高职院校电子档案管理工作发展[J].经营管理者，2013（02）:316.

第六篇：基层民政档案管理现代化及电子化发展

科学技术的发展要求民政系统档案管理也要跟上时展的步伐，转变传统的管理理念和管理模式，创新电子化和现代化管理。从当前我国民政系统档案管理电子化和现代化管理现状来看，我国民政系统档案管理还存在较多的不足，需要引起民政系统档案管理人员的注意。以下文章就民政系统档案管理现代化和电子化的发展路径相关问题进行简要分析。

一、民政系统档案管理现代化和电子化发展现状

（一）民政系统档案管理人员发展观念较为落后。目前，我国仍有部分民政系统档案管理人员对民政系统档案管理现代化和电子化管理的认知不够清晰，导致不少民政系统档案管理人员在档案管理过程中采用的仍然是传统的管理模式为主。虽然我国近年来已经不断倡导要采用信息技术进行民政系统档案管理，并要求加强民政系统档案管理信息化建设。但是实际上很多民政系统档案管理人员尤其是基层的民政系统档案管理人员对信息化和电子化的概念认识不清，他们认为只要使用计算机进行简单的档案输入和保存即可，并不需要做好其他的电子化建设工作。因此，总结来说，当前我国民政系统档案管理现代化和电子化工作中，由于管理人员的信息化意识较为薄弱，导致实际工作存在很多不足。

（二）现代化和电子化管理水平不足。一方面我国民政系统档案管理现代化和电子化的基础建设还有较多不足，导致部分民政系统档案现代化和电子化管理受到限制。另一方面我国民政系统档案管理在现代化和电子化发展过程中没有拓展民政系统档案管理现代化和电子化的官渡和深度，因此导致人们在网络中查阅民政系统档案资料时出现众多的问题，如人们只能够按照页数进行查询或者按照字母进行查询，没有设置关键字等，给人们的档案信息查询带来众多的不便。当然，也有部分地区在民政系统档案管理过程中根本不允许民政系统档案实现共享，导致民政系统档案管理现代化和电子化建设失去原有的意义。此外，电子化建设和纸质档案的保存并举，导致管理人员没有充分重视电子化建设的重要性，这也给我国民政系统档案管理现代化和电子化发展带来了较大的问题。

（三）工作人员的专业素质有待提高。要实现民政系统档案管理现代化和电子化发展需要工作人员不仅能够掌握必要的档案管理业务技巧，还需要管理人员能够提高自身的专业素质，提高自己的计算机操作能力，促进自我的发展。从当前我国民政系统档案管理人员的素质现状来看，只有少数管理人员对计算机的操作较为熟练，大部分管理人员的专业素质还有待提高。

二、民政系统档案管理现代化和电子化发展路径分析

（一）强化管理人员对电子化和现代化管理模式的认识。新的时展北京现代，民政系统档案管理人员应该要转变传统的管理观念，加强对民政系统档案管理现代化和电子化发展的认识。管理人员必须要认识到，传统的手工档案管理不仅需要花费大量的时间、精力、人力以及财力，还难以保证档案管理工作的质量。而实现民政系统档案管理现代化和电子化发展不仅能够节省大量的管理工作时间，省去管理人员四处奔走搜寻相关的档案管理资料，还可以减少人员的数量，最重要的是，实现电子化和现代化管理还能够保证档案管理的质量，为人们查询档案信息提供更多的便利。只有当民政系统档案管理人员正确认识到创新管理模式的重要作用，民政系统档案管理才能够获得更好的发展。

（二）加强电子化系统档案管理系统建设。当前我国民政系统档案管理现代化和电子化发展仍然以手工模式为主，即管理人员大部分时候仍然会考虑手工进行档案归档、整理和保存。要保证民政系统档案管理的质量不仅要求管理人员能够加强对现代化和电子化管理的认识，投入大量的财力和技术加强基础设施建设，还要求管理人员能够加强对电子化系统建设，拓宽电子化系统管理的广度和深度。民政系统档案涉及的内容较为多样，要对民政档案进行有效管理需要管理人员能够根据不同类别进行分类管理，并严格规定相关的草案做流程，同时要求管理人员能够加强电子化安全管理，保证电子化档案管理的质量和安全。

（三）提高管理人员的专业素质。民政部门应该要加大对档案管理人员的培训投入，切实提高档案管理人员的专业素质。民政系统档案管理人员不仅要掌握传统的档案管理业务技能，还需要不断学习性的档案管理相关知识，并提高自我的计算机素质，将计算机操作和网络档案管理完美融合，提高民政系统档案电子化和现代化管理的质量和效率。

三、结语

综上所述，当前我国民政系统档案管理现代化和电子化发展现状主要有档案管理人员发展观念较为落后，现代化和电子化管理水平不足以及工作人员的专业素质有待提高。要改变这种现状需要强化管理人员对电子化和现代化管理模式的认识，加强电子化系统档案管理系统建设，并提高管理人员的专业素质。

作者:刘冰 单位:洮南市民政局

参考文献:

[1]李艳.浅谈档案管理现代化与信息化[J].中国管理信息化,2016(14).

[2]王亚庆.提高档案管理现代化水平的路径选择[J].西部皮革,2016(14).

[3]章萍.档案管理现代化建设探析[J].绍兴文理学院学报(教育版),2016(02).

第七篇：企业电子档案管理系统软件的应用

随着档案管理信息化建设的不断深入，电子档案管理系统的研发取得了显著成绩，多种电子档案管理系统被广泛应用于企业档案管理工作当中。电子档案管理系统实现了快速查询、阅读档案信息，降低了档案管理人员的工作强度，提高了档案利用工作效率。

一、电子档案管理系统简介

电子档案管理系统是指利用计算机技术、网络技术、信息技术、多媒体技术等，对档案信息的收集、整理、加工、传输、存储、利用等环节，实现数字化管理的集成化人机交互系统。按照电子档案管理系统的适用对象分类，可分为档案室档案管理系统和档案馆档案管理系统。从电子档案管理系统的功能上讲，该系统应具备档案的综合管理功能，具体包括：对档案信息的扫描、文字识别、录入、校对、审核等；对文件材料的数据采集、分类、排序、统计、索引、查询等；对档案信息的借阅和利用管理、档案查询信息记录、档案密级管理等功能。基于以上主要功能，电子档案管理系统一般采取模块化信息处理流程，即档案数据采集与加工、档案数据存储及管理、档案数据的查询利用、系统维护管理和系统帮助。在这五个模块中，包括了对档案信息的数字化转化、信息采集处理及档案信息管理及利用等过程。电子档案管理系统还离不开网络建设和数据库建设。

二、电子档案管理系统的应用

电子档案管理系统在企业中的应用，主要目的是提高档案管理的工作效率，提升档案管理人员及企业档案信息在企业管理与决策中的作用。企业应用电子档案管理系统的时间并不算长，但已基本实现了从电子计算机单机系统，到广域网档案管理系统的转变，并向互联网信息共享的方向发展。在这一发展过程中，局域网、广域网等平台的建设，使电子档案管理系统的功能实现了极大扩展，更好地实现了档案信息共享与内、外部的高效传输，并实现了档案管理网络中的上下级档案信息互通。由于电子档案管理系统人机交互性强，查询与利用方便，且易于操作，对于企业管理人员来说，可以方便快捷地实现档案资料查询、文件收发、文件归档等功能，多数企业应用了该系统。但从档案安全、企业信息保密等角度考量，很多企业主要采用的是单机版电子档案管理系统，而且多采用文档一体化的电子档案管理系统。

三、电子档案管理系统存在的问题

1.管理系统软件缺乏通用性。目前，电子档案管理系统产品多种多样，各有优势，但产品之间缺乏通用性，无法实现有效的数据共享，对文件检索与档案信息管理的整合较薄弱，电子档案管理的标准化和规范化有待提高。

2.档案管理人员的素质有待提高。随着电子档案管理系统的发展，对档案管理人员提出了更多更高的要求，亟须培养一批具有复合型技能的档案管理人员。3.电子档案信息管理系统的安全性有待提高。企业应用电子档案管理系统，需要从档案信息安全、系统安全、网络安全等多个层面，确保企业档案信息不被非法取得和利用。但当前电子档案管理系统的安全性还没有得到满足，影响了该系统的进一步推广。

四、电子档案管理系统的完善策略

1.加强档案管理系统的通用性。从软件开发的角度，应加强对电子档案管理系统通用性，建立规范的电子档案信息整理模板，规范档案信息的接收数据格式、信息处理格式、电子档案目录格式等。制订标准的电子档案归档、保管、处置、移交流程，进而确立高效、规范的电子档案管理运行机制。

2.加强电子档案中心建设。电子档案中心是数字档案馆、档案室建设的主体，具有综合档案信息处理功能，通过网络平台、数据库等平台，提高档案信息的安全存储和部门间档案信息共享。

3.培养引进高素质档案管理人员。企业应加强档案管理人员的技能培训，提高管理人员对电子档案管理系统的掌握程度，并逐步提高档案管理人员的现代化管理水平。要加强对高素质复合型档案管理人才的引进，充实档案管理队伍，使档案管理对企业管理的促进作用得以最大化。

4.提高电子档案管理系统的安全性。档案管理始终受自然因素、技术因素、管理因素、社会因素等的影响，存在不同程度的风险。为了保障企业档案信息的安全性，第一，要提高电子档案管理系统的安全程度，并在计算机上配置高效的安全软件和防火墙，避免因网络攻击等造成信息泄露。第二，要健全安全管理制度，规范电子档案管理系统的使用，避免管理风险。第三，要建立风险应急机制，防范自然灾害和突发事件使档案信息遭到损坏或泄漏。

作者:邓杨 单位:抚松县人力资源和社会保障局小额贷款担保中心

第八篇：医院电子档案管理策略探讨

随着计算机网络的普遍应用，医院的档案管理工作也随之发生着改变，由以前的纸质文件发展成现在的电子文件。电子文件有许多不同于其他文件的特点，因此要在管理上找到适合其发展的方法，并不断地完善对电子档案的管理工作。

一、医院电子档案中存在的问题

（一）电子档案管理制度不完善。在医疗行业中存在着这样一种现象，不少企业中建立了自己的电子档案管理制度，但是实际效果不明显，许多人甚至根本不知道这一制度的存在。由于不少工作人员缺少档案管理工作意识，会将一些本应归档保存的电子档案材料随手放在自己的办公室，可能时间一长就会忘记这些材料，导致不能及时归档而使电子档案信息有所缺失遗漏。另外，由于平时工作人员主要学习的是专业技术知识而忽略了档案管理知识的学习，同样医院在这一方面的宣传力度也不大，更是使工作人员忽视这方面，使医院对电子档案管理的标准不够明确，导致电子档案管理制度相对落后，不能满足档案管理工作的需要。

（二）电子档案管理人员素质不过关。目前许多从事医院电子档案管理工作的人员并不是专业人员，而是从其他岗位转过来的一些年龄较大的人员。由于电子档案工作的琐碎，因此需要工作人员热情认真并且有耐心，只有这样才能做好这项工作。而在实际中，医院重视技术人员素质的提高而忽视管理人员的素质提高，使不少档案管理人员没有耐心、不认真对待档案管理工作而出现许多的失误。因为没有接受专业知识的教导以及专业管理素质的学习，使大部分的档案管理人员并不明白自己工作的重要性而使自己的工作出现各种问题，甚至导致后面一系列的问题。

（三）电子档案管理方法不规范。对目前大多数医院来说医院的电子档案信息的保存主要依靠于计算机，因而缺乏系统性的管理。但是计算机也不是全都是安全的，计算机网络中同样也存在着大量管理方面的问题，如网络安全、病毒防范、权限问题等，这些问题处理不好将会严重影响电子档案信息的保存及管理。不仅如此，由于电子档案管理工作没有一套适合其规范管理的方案，易使工作出现各种不规范的问题而导致电子档案材料出现缺失、损坏。

（四）档案管理硬件不能满足要求。由于医院的电子档案涉及医院的各个部门，各个方面，从而在医院内形成了多部门管理的现状，随着计算机网络的不断覆盖，不少部门之间已经实现了联网。但是全院各个部门之间实现全部联网仍有较大的困难，全院的统一网络管理不够完善，使相应的档案管理需要的硬件投入不足，同样能够满足电子档案管理要求的网络技术也相对不多，从而使档案管理硬件不能满足要求。

二、对存在问题所做的管理策略

（一）完善电子档案管理制度。对于医疗行业而言，只有完善了相应的电子档案管理制度，才能使医院的电子档案管理工作按照规范化的步骤进行，从而保证电子档案信息管理的安全性。由于医院档案数目太多可以采用全程电子化管理，同时可将医院的档案分为医院、档案室、科室三级管理。通过使用这种三级管理，能够使各部门的职责更加明确，这种管理模式有利于医院对医疗档案的统一管理，同时使分工更加明确，便于监督督促各部门工作的进行，避免出现失误严重的档案信息。

（二）提高档案管理人员的素质。由于医院忽视对档案管理人员素质的提高，因而提高档案管理人员的素质更是迫在眉睫。通过学习让工作人员了解档案工作的重要性，并培养他们认真负责有耐心的工作态度。随着社会经济的不断发展，医疗工作更是生活中不可或缺的一项，而电子档案管理工作又是其行业管理的核心部分，因而只有提高档案管理人员的素质才能使电子档案管理工作顺利开展。

（三）加强档案管理人员的培训。档案管理工作要求工作人员具备一定的技术，而随着科技的进步，档案管理人员更是应当学习有关于医疗活动方面的知识，如医疗活动的规律、工作流程、信息技术应用、网络安全、医学管理等知识，尤其是要认真学习有关于数字化医疗信息手段、数字化设备、数字化医疗管理、网络管理安全等技术的应用。由于处在信息高速发展的时代，只有不断地学习，不断地更新自己的技术才能跟得上时代的步伐，也唯有如此才能做好医院电子档案管理方面的工作。

（四）加大对档案管理的投入。医院的全部档案信息现在已经全部都以电子档案的形式保存，因此可知电子档案对于一个医疗企业的重要性，电子档案信息管理的情况直接影响到整个医院医疗安全以及档案信息的完整。因而医院应该加大对电子档案管理工作的投入力度，由于医院的硬件功能无法得到满足，医院应该重视对这一方面的投入，通过加大投入网络技术的力度来使电子档案管理满足对硬件的需求。同样还可以通过配置一些保障网络安全的软件来保证电子档案信息的安全，避免电子档案信息出现泄露或丢失，如防火墙技术、数据加密技术等。总之通过加大对电子档案管理的投入，可以使电子档案管理工作探索出一套合适的方案来进行后面的工作。

三、结束语

随着时代的不断发展，医院电子档案管理工作将会有更加重要的地位。但不论怎样，电子档案管理仍需要不断地发展完善，而决不能出现止步不前的情况。或许在今后电子档案管理工作仍会存在许多问题，但是不要慌张，只要能够找出问题所在并积极改正，今后的电子档案管理工作将会更加顺利。

作者:李蕾 单位:吉林省白城市镇赉县中医院

参考文献:

电子档案管理范文篇9

关键词：信息技术，电子档案，数字化

为了高校档案管理能够实现信息化建设，就要将电子档案管理应用其中，这样才能让高校档案管理发挥真正的作用。本文就阐述了电子档案管理的特点和优势，分析了高校档案管理的现状，并提出具体的应用方法，希望在帮助高校纸质档案管理向电子档案管理转变的同时，提高档案管理效率。

1电子档案管理的特点

（1）电子档案是将信息与载体分离，并以数字信息的方式存在，它不像纸质档案一样呈实体状态，但它可以在不同载体间自由切换。（2）电子档案对计算机有着一定的依赖性，一般情况下，电子文件都是通过计算机来读取和识别数字代码，它需要依靠计算机来保证文件的可读与保管性。（3）电子档案具有快捷、共享性，它能利用计算机来实现信息的多方位组合，然后通过压缩技术来增大储存量，并根据不同需求进行信息分类，让一份档案可以在不同的地方被不同的人使用，既而增加它的使用价值。（4）电子档案的保管条件不高，它的信息内容和形式都较为独立，这一特点增加了电子档案的可操作性，使得所有数据可以实时进行修改和更新。同时，对于环境要求也比较低，但将纸质档案转为电子档案时，其真实性无法得到有效保障[1]。

2电子档案管理的优势

（1）电子档案管理可以提高整个档案管理工作的效率；传统的纸质档案管理其工作量非常大，且任务繁重，它需要大量的人力和物力，而电子档案就能简化部分流程，管理人员只需在计算机上直接进行操作就能代替传统纸质档案的烦琐，这不仅节约了时间和人力，还提高了档案管理的准确性，使得高校档案信息化建设能够快速完成。（2）电子档案管理可以实现信息的共享；传统的纸质档案管理不仅任务重，且在工作中会受到外界不同因素的影响使得档案管理工作停滞不前，既而无法实现档案共享。而电子档案管理就能利用信息化手段，让索引更加灵活，并根据不同要求对信息进行分类、排序、过滤等，使得档案能够充分交流和共享。

3档案管理的现状

档案管理工作量繁重。高校的档案整合了校内所有党、政、教学活动的数据，档案实体分类：党政、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物、学生12个门类；单是每年招生、毕业生的档案对接、变动这方面的数据都数不胜数，而这些数据来自全国地区或省份，目前采用传统的纸质档案进行传递，需要花费大量的时间和人力来维护。加上档案的性质会随时变动，若不能利用电子档案，不仅会让高校档案管理工作难上加难，还会阻碍高校档案信息化管理。电子档案信息化程度滞后。在如今的网络时代，每天都发生着技术的变化，档案管理系统是个局域网禁止接入互联网，与办公网和业务网实行物理隔离，无法与办公自动化、业务网进行收发文传输对接，很难跟上时展脚步，既而阻碍整个行业的快速发展。对于高校档案管理工作来说，目前正处于信息化发展高峰期，但高校并没有合理应用互联网、办公网、业务网这是非常不利于高校自身发展的。此外，在高校当前的档案管理中，仍是以纸质档案管理为主，电子档案为辅，这样的方法是很难发挥电子档案的真正作用。档案管理方法不合理。目前，高校档案管理人员的年龄都比较大，他们的技术水平也不高，一些管理人员甚至不会使用电子档案管理，这就导致高校档案管理出现“非法操作”，促使网络系统崩溃。此外，每个高校都有属于自己的档案管理流程和规则，这就给后续档案管理带来了一定难度，以上都是影响电子档案发展的重要因素。电子档案应用中存在风险。电子档案也并非十拿九稳的，它在储存和使用中还是会存在一些风险：（1）一般情况下，设备都是采用统一的标识、字体，并以高速读写速度进行储存的，这就很难辨别它的真假，当文件受到侵害时也不易发现。加上网络本身就存在一定风险，在远距离调动这些信息时就会被盗用或修改，这对高校保存的师生、职工的关键信息是非常不利的。（2）电子档案会储存在不同介质上，若需要对这些信息进行读取和保存，需要依靠特定的设备，这就使得信息过于依赖计算机的软硬件。而当前计算机的软硬件更新速度极快，如果没有较好的兼容性，不仅会造成信息丢失等情况，还会缩短电子档案的使用寿命。

4应对措施

加强电子档案的安全性：（1）保证所使用的储存设备足够安全，做到专机专用，定时对软硬件进行更新和升级，并做好相应的维护工作，让储存设备保持良好的运行状态。（2）定期对所有的文件进行备份，避免文件出现任何的丢失情况，例如用防火墙、病毒预防、身份验证等方式来严格规定文件的读写权限，这不但能提高电子文件的安全性，还能防止文件被用户非法访问[2]。完善电子档案规章制度。高校应当完善档案管理规章制度和流程，然后让管理人员按照相应的流程进行电子档案管理，电子档案的效用能够真正得到发挥。（1）要细化电子档案规章制度和流程，从根本上提高电子档案的安全性，然后设置相应的使用章程。（2）明确指派电子文档管理工作的分管领导，让他们协调面临的实际问题。（3）对电子文档所形成的处理、鉴定、归档等过程进行全程监控。（4）对接收的电子文档实施统一管理，并设置维护机构，既而提高电子档案的安全性。管理人员的专业技能培训。档案人员素质有待提高。电子档案开设档案编目、全文扫描、在线计算机检索利用，数据报表打印，权限管理，日志记录、系统空闲处理，登录设置、备份数据等功能，就要提高管理人员的专业技能和业务水平，让他们在满足电子档案收集和归纳需要的基础上，对专职人员进行档案管理培训。因此，在掌握电子档案管理业务知识的同时，掌握计算机应用技能。此外，电子档案的收集、整理工作有别于纸质档案，不管是从材料范围、整体归类还是建档、上传等方面都需要管理人员具备专业的技能，特别是一些图像、声音等文件的修复，对管理人员的要求就更高。（1）高校就要加大对各职能部门收集人员的培训力度，尽可能多给他们提供接受教育的机会，既而从根本上提高高校电子档案的管理水平。（2）定期对电子档案管理人员的职业道德和操作规范进行培训，让他们在具备较高的职业操守的同时，规范操作行为，严禁管理人员在操作中出现任何的漏洞。（3）学校要统一电子档案储存格式，防止文件在格式转换过程中或因为软件兼容性的问题而损坏到文件。优化电子档案管理服务：（1）高校档案管理人员要将多媒体、信息、光盘制作等技术相结合，并坚持快捷、个性的服务宗旨，使得电子资源能够在安全的基础上实现共享。（2）高校要建立在线档案服务平台，为用户提供优质的在线咨询服务，严格规范网络平台，积极处理管理纠纷，加强对电子档案的质量检查工作。（3）档案管理人员要拓宽自己的知识面，互相交流和学习新技术，既而为用户提供高品质的服务，有效提升高校档案管理的社会与经济效益。

5结语

根据以上相关阐述和分析，高校作为人才培养的重要基地，它肩负着很大的社会责任，而在现目前的档案管理中，有很多高校仍然采用传统的纸质档案管理方法，这种方法很难准确且及时提供档案信息，既而给日常档案管理工作带来诸多不便。电子档案管理作为信息时代的产物，把它应用在高校档案管理中已成为社会重要趋势，它不仅能对高校的所有信息材料进行详细记录，还能满足及时、准确的查询需求。为此，高校应当加强电子档案的安全性、完善电子档案规章制度、强化管理人员专业技能、优化电子档案管理服务等，只有这样才能推动高校档案信息化建设。

参考文献

[1]陈一文,陈慧.高校档案管理工作中存在的问题与对策[J].科技信息,2009(15):346+289.

电子档案管理范文篇10

【关键词】电子信息档案管理；安全防范；方法

目前，无论是机关、企事业单位，还是私营企业，工作中对电子计算机的依赖越来越大，办公也变得更加方便快捷，而档案信息化成为了管理档案的最快捷方式，它提高了档案利用的效率，让档案管理利用更便利，但电子信息档案管理工作并不那么完美，与传统的纸张档案相比，风险性更大，如果没有好的安全防范措施，电子信息档案数据很容易被入侵，同时在电子档案管理利用等各个环节，也不可避免地会产生误操作、丢失、病毒、黑客侵犯等问题，这要求我们必须重视电子档案信息安全防范工作。

一、目前电子信息档案管理中存在的安全问题

（一）电子信息档案管理面临硬件环境普遍不足。电子信息档案管理必须有好的硬件环境作支撑，主要包括强大的数据库服务器、应用服务器、入侵检测系统及防火墙系统等。由于现行的电子信息档案普遍采用集中存储的方式来存储，随着电子信息档案的不断增多，大量的数据存储和查询，容易造成系统的缓慢和崩溃。而入侵检测系统及防火墙系统也相对滞后，都已经无法满足现行电子信息档案的管理需求。（二）电子信息档案管理面临网络开放的威胁。电子信息档案处在开放的信息环境中，它会因为计算机网络分布的广泛性、信息资源的共享性、信息通道的公用性等特点，使电子信息档案被非法窃取、盗用以及内容任意删改、增减。同时网络系统还随时有可能遭到网络病毒以及来自黑客的各种非法攻击，给系统造成不稳定或者导致崩溃，使电子信息档案数据泄露和丢失，给电子信息档案管理带来不可弥补的后果。（三）电子信息档案管理中还面临管理制度相对滞后、管理人员职业意识不强和信息安全知识匮乏等问题。由于电子信息档案管理制度相对滞后，管理责任不明确，造成管理混乱以及数据丢失等，使电子信息档案的利用率不高；更有些管理人员职业意识不强，管理上存在自我随意、乱操作等情况，对系统用户随意删减、添加，对登陆权限随意更改，造成一些用户随意访问、越权访问管理系统，对信息档案数据进行随意查看、非法下载和使用；还有部分电子信息档案管理人员信息安全知识匮乏，对信息技术掌握不足，已不能完全满足和适应当前电子档案管理工作的需要。

二、防范电子信息档案管理的有效方法

（一）加强硬件环境等基础设施建设，为电子信息档案管理提供安全保障。严格按照《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》和电子信息档案管理要求，积极配置与电子信息档案管理工作相适应的数据服务器、应用服务器、入侵检测系统及防火墙系统等，以保障计算机及其相关配套设备、设施的安全及运行环境的稳定高效，最大程度满足对大量电子档案数据存储、读取及安全的需求，不断提高电子档案的管理水平。（二）构建强大的信息安全防范体系。主要包括为电子信息档案管理系统服务器和用户终端安装防毒软件和防火墙系统以及对重要电子信息档案进行定期备份等。通过在服务端和用户终端安装杀毒软件，能有效避免电子信息档案在使用管理过程中，被病毒侵害以及被非法盗取、任意篡改等情况的发生，最大程度减少电子信息档案管理工作的损失。然而，安装强大的防火墙系统也十分必要，通过该系统能有效阻挡来自外部网络的非法用户对档案管理系统的入侵及破坏，为电子信息档案管理工作构建又一道安全屏障。由于恶意病毒对电子信息档案的破坏无处不在，所以对重要电子信息档案进行定期备份也相当重要，通过定期备份，能极大降低信息数据由于系统崩溃而造成无法还原的现实，一般可选择服务器备份及光碟或移动磁盘备份等形式。 （三）建立完善的电子信息档案管理制度。根据国家对电子信息档案管理的有关规定，结合本单位实际，制定出适应本单位的管理制度，从制度源头保障电子信息档案管理的安全。如：电子信息档案管理工作流程、电子信息档案管理工作人员职责、电子信息档案利用制度、电子信息档案备份制度以及电子信息档案应急安全防范措施等，通过制度的建立，让每一个环节都有制度作保证，从而杜绝管理混乱、责任不明等情况，让电子信息档案管理更科学、更规范。（四）构建科学的电子信息档案管理使用权限。构建科学的电子信息档案管理使用权限十分必要，通过构建科学的管理使用权限，使管理使用更规范，有效杜绝管理人员随意操作、个别用户越权访问等情况的出现。一是构建用户自主保护级。为每名用户分配一个身份，只有通过身份鉴别确认，才能有权进入电子信息档案管理利用系统。二是构建访问控制保护级。访问验证保护级重点强调访问监控器本身的可验证性，主要作用是保证电子信息档案系统数据不被非法访问以及使用。通过对进入系统的用户进行访问控制，规定哪些用户可以登陆系统，并获取档案数据;不同级别权限的用户所访问的信息档案是不同的，并限定用户对电子信息档案数据进行随意操作，防止信息档案被篡改、增减、下载等。三是构建系统审计保护级。在用户自主保护级、访问控制保护级的基础上，重点强调系统的审计功能，通过系统审计功能，对每一个登陆使用系统数据的用户行为进行审计，使每一个用户对自己的行为负责。（五）强化电子信息档案管理人员培训。随着信息化的不断深入，电子信息档案管理利用变得越来越重要，这对管理人员的职业素质和业务技能都提出了更高的要求，同时，档案管理工作又是一项重要性和长期性的基础工作，它服务于国家和社会主义经济建设各个方面，所以档案管理人员的责任很重，这要求必须对档案管理人员进行定期培训，不断强化管理人员的职业素养，树立做好档案服务工作的良好意识，以科学管理的服务理念，脚踏实地的工作干劲，不断更新服务观念，拓展服务范围，改革服务方式，使档案管理工作与信息化时展相适应，同时也要开展好对档案管理人员的计算机信息化技术知识培训，让他们尽快熟悉和掌握计算机信息安全知识，做到与当前电子信息档案管理工作相适应，保证电子信息档案管理每个环节都安全，逐步提高信息档案的管理水平和利用效率。

三、结语

总之，我们要做好电子信息档案管理工作的安全防范，就必须加大硬件投入，积极构建与管理工作相适应的安全防范体系，不断完善相关制度，规范系统使用权限，全面提高管理人员职业素养和业务技能，使电子信息档案的管理水平逐步提高，有效规避管理风险，让电子信息档案更好地服务国家和社会。

【参考文献】

[1]周学欣.试论影响电子档案效力的因素及应对措施[J].档案,2006(05).