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电子档案范文10篇

时间：2023-04-09 14:21:20

电子档案

电子档案范文篇1

关键词：自主可控；电子文件归档；电子档案；档案管理

信息技术迅猛发展，各领域产生的海量电子文件如何更好地归档与管理成为重点研究课题。经过档案行业多年的研究探索，针对电子文件归档和管理，形成了相对丰富和完善的管理形式，如音视频、DOC、PDF、CAD等，在实际管理上搭建出了一系列信息数据库进行存储与共享。电子文件的归档和管理获得解决，但文件信息的安全归档问题越来越突出，难以实现有效归档存储的同时，同步达成在线访问的效果。为此，就要求业内人员进一步采取技术手段，专攻电子文件归档和管理的安全、在线访问、共享及传输的方向，促使电子文件归档和管理的全过程实现自主可控的目标。

一、相关概念概述

1.电子文件归档方式电子档案的归档方式迥异于传统的纸质归档管理方式，其根源也大不相同。总的来说，信息的传递方式、信息构成的格式以及其他层次都有明显的不同。采用电子归档方式时，需要建立相应的工作模式，充分利用最新技术，促进文件整理和归档自动化和排序。同时，要建立比较完善的归档制度，对不同的文件设置不同的保存期限，对不同的文件进行编码，实现自动化管理，提高文件归档和存储的便利性。基于电子和纸质文档并存的管理和存储形式，极大提高了文档文件的可靠性和准确性。此外，电子档案归档需要确保信息安全，其使用计算机安全技术来协助文件归档和存储过程的机密性，并避免在传输或使用过程中出现泄漏、盗窃、篡改等问题。例如，可以设置相应的防火墙或设定严格的访问权限，以全面提高文件存档的真实可靠性。2.电子档案管理电子文件管理直接突破了传统的管理模式，具体在文件的发送、放置、保存、修改等方面与以往的管理方式有很大区别。具体流程如下：（1）有效改善电子档案管理系统。这使得不同部门可以在不同的网络环境中同步其电子文件管理任务，避免重复输入数据和高能耗。（2）注重提高电子网络资源的利用效率，利用网络对电子文件实行集中管理。对部分非电子档案存储内容进行综合数字化转换，形成综合性电子档案库，保证文件档案的规范管理，使电子档案信息能够顺利。

二、电子文件归档和档案管理的特点及作用优势

1.电子文件归档管理的特点（1）数字化呈现在大众眼中如今，计算机生成、形成、分发、使用和管理的电子文件以数字形式存在，允许其将信息内容与携带的载体格式分开。电子文件可用于各种计算机媒体。以数字信号的形式呈现，超越了以往物理距离和纸质载体的原有属性和特征。（2）依赖于计算机及其环境电子文档的生成、分发和管理通过在计算机环境中运行来实现。电子文档依赖于计算机的软件和硬件、互联网的最新技术等。（3）方便使用、共享和存储大量数据和信息计算机本身具有高执行速度和高计算效率的特点，使得在办公环境中处理电子文档变得快捷方便。计算机可以依靠互联网技术共享和开发信息资源，跨越物理距离、纸质载体等障碍共享信息资源。（4）易被篡改，稳定性、安全性风险较高电子文档是根据计算机系统所形成的数字编码信息。与纸质文件不同，其信息内容和计算机载体是可分离的，使得电子文件容易被篡改。电脑的迭代速度是比较快的，相应的存储设备层出不穷，电子文档的稳定性给长期阅读带来隐患。同样从安全角度来看，应依靠不断变化的信息规划和归档理念来降低隐藏风险。2.电子文件归档管理的作用优势（1）电子档案管理的作用。电子档案主要是指已归档的具有保存价值的电子文件及相关电子资料。与传统的纸质文件相比，电子档案更易于存储、管理和使用。随着信息技术的发展，电子档案管理必然会取代传统的档案管理方式。（2）电子档案管理的优势。一是纸质文件需要在一定的条件和环境下保存，对温度和湿度的要求比较高，而电子文件不受存储空间的限制，受自然条件的影响也比较小。二是在电子档案管理中可以充分发挥信息技术的优势，节省大量人力、物力。三是保存纸质文件庞大而复杂，虽然相关的步骤和文件的归档、查看、修改程序烦琐，但电子文件很容易备份、归档、提取和搜索。四是依托单位OA系统的便利性，电子档案可以实现信息资源共享，提高档案管理效率。五是电子文件管理可以减少人为因素造成文件泄露的可能性。

三、当前电子文件归档和电子档案管理存在的不足

1.电子文件业务系统中有关档案管理功能设置不完备目前，大部分电子文件业务管理系统都是由外包系统开发公司生产的，这些公司利用IT信息技术进行开发。很少有甲方单位（使用系统的单位）被记录在案参与系统开发。在使用企业电子文件系统时，文件管理人员仅根据系统开发人员的用户指南进行操作，缺乏重新优化和改进系统功能的相关专业知识。电子档案业务系统是IT工程师单方面开发的，在电子档案归档的细节上存在一些小问题。例如，归档的电子文件不能自动备份到其所在的目录中，必须手动复制和粘贴，并且不能批量操作。电子文件系统的初始设置只考虑文件的逻辑归档设置，不设置电子文件的物理归档功能。从性能上看，减少了文件管理人员的工作量，提高了工作效率。当计算机被外部病毒入侵或瘫痪时，所有数据库信息都被破坏，造成不可估量的损失。因此，档案工作者需要在企业电子文档和业务系统开发之初就参与设计，因为IT技术的实现需要依赖于特定档案的管理规则，否则缺乏行业针对性。2.网络技术更新换代使得电子文档永久读取与保存存在风险如今，企业正在迅速改变对互联网技术的支持，以提高现代办公管理效率，满足文档集成工作的要求。企业电子文档业务系统中的签字盖章设置更加与时俱进，可以根据需要自定义文档中个人和单位的正式盖章。为保证电子文档中使用的各种编码数字信息的安全性和可靠性，IT人员可以利用SQL数据库等方式，将同一份电子文档的信息内容保存到不同的地址。上述最新的信息技术更新迅速，没有统一的标准，因此电子文档的信息内容会在长期读取和存储方面存在隐患。

四、基于自主可控的电子文件归档和电子档案管理的需求

企业的业务数据最终被归档，这些是企业的核心资产。根据这些数据归档和信息存储需求，在存储容量扩展、系统兼容性、系统可扩展性、存储安全性、国内自主可控环境、性能与特性性价比、使用成本、维护成本等几个方面进行需求分析。1.存储扩展需求随着企业信息化的快速发展，企业发展对存储扩展的需求将不断增加。这是每个公司都必须面对的情况。2.系统兼容性要求公司现有系统大部分运行在硬盘、磁盘阵列和NAS上，信息存储方式包括文件类型存储和块存储。这些系统基本是在传统存储方式的基础上开发的。因此，新升级的存储服务器必须满足原有应用系统的部分兼容性要求，保护旧软件系统的投资，以最低的成本实现存储扩展。企业可以在不更改或进行微小更改的情况下扩展原始业务系统，同时提高安全性和可靠性。3.可扩展性要求信息存储设备需要具有高度的可扩展性，更大的可扩展性包括增加存储容量、更快读写速度、提高存储的安全性和可靠性、应用系统的二次开发和增强以及对技术进步的响应。最主要是在访问速度、易扩展性、维护成本和应用系统集成的简易性等方面都有特定的规划需求。4.存储安全需求数据安全是存储系统所需的一项基本功能。数据安全有两个含义。一方面，是为了确保数据不被损坏或丢失；另一方面，是为了防止未经授权访问数据。数据资产保护是对存储设备的更高级要求。5.国内自主可控需求建设网络强国，重大基础设施领域不被他人主导，建设安全可控的信息技术体系将是重中之重。本地化、自主可控的产品和系统级服务有望快速发展。从信息技术系统的分类来看，主要包括IT硬件设备、基础软件、应用软件和安全软件。从自主可控采用到软件国产化，重点行业高端换代有望加速，国内软件厂商直接受益。6.对性能、功能、价格比的需求本着投资定额、利润最大化的原则，在满足功能、性能、安全、质量要求的前提下，追求最高的性价比。对于IT系统来说，不一定要有最好的性能、最好的特性、最高的安全级别，但要尽量降低采购成本，满足一段时间内的使用和扩容需求。通常是在5年内分批更新和淘汰设备，5年内摊销处理固定资产。所以，对于IT产品来说，需要的延期是3-5年，不再需要满足长久需求而消耗更高的成本。7.使用成本要求专业存储设备必须每天24小时打开并运行。在功能和性能指标下，服务器功耗是一个重要的成本指标。假设满足其他指标，则优先考虑具有节能绿色环保指标的产品。8.维护成本要求存储设备的维护成本包括预备件、人工成本、维护周期时间成本等，综合考虑选取维护成本相对偏低的产品类型。

五、基于自主可控的电子文件归档和电子档案管理实现路径

1.分布式档案存储与访问的实现随着电子文件的集中管理，与数字文件管理相关的音视频文件占用了巨大的存储空间，大量的数据在传输过程中给网络传输带来了很大的压力，多媒体数据存储也将会显著增加。为提高管理，采用分布式数据存储和传输方式，降低管理成本，实现更快的传输。分布式数据存档只是从逻辑关系的角度来看属于同一数据系统的一组数据集合，从物理仪器系统的角度来看，可以分布到集成网络环境中的任何网络存储节点，其中数据以组件级方式处理和存储。首先，从全局存储角度来看，文件信息被拆分。换言之，由于大量文件按照文本文件提供精准单位标准以逻辑结构排列，因此根据单元网络与每个逻辑存储的逻辑关系创建电子文件和文本文件以及碎片文件节点。即把文件数据分配给对应的数据库服务器节点，主要目的是让本地请求找到请求目标，找到最近的逻辑存储节点，以便更快地访问和处理。实际的文件操作是通过文件管理部门的管理服务器来实现的。文件管理部门可以监控和管理所有文件操作，确保文件存储和操作的安全。对于全网的文件请求，也可以通过节点传输实现跨区域访问的目的。动态跨节点访问模式显著减少了对文件管理服务器的访问，数据节点之间的协同也加快了文件查询的速度。2.分布式信息流处理实现电子文件系统通常具有多种类型的信息，包括会议照片、记录和音视频等。因此，必须妥善处理传输过程中的分布式信息流。面向对象的文件信息处理方式尽可能提高客户端软件的信息利用率和复写率，但需要通过编译信息源代码对多媒体文件信息进行解码、修改和复制、读取，发回服务器时，必须进行编码，多媒体数据隐藏在对象发送流中，由于对象与信息的绑定关系，降低了信息操作的效率。因此，在分布式文件管理模式下，媒体信息处理必须克服面向对象媒体处理的不足。依托组件的蓝图模式，支持预处理组件读取、组件重写等，由用户端组件、媒体信息端组件、中间传输组件三个构建层次组成。中间发送组件平衡文件信息流发送、目录重建等，检索文件媒体信息，选择合适的媒体库或数据库提供直接浏览能力，将远程信息内容结果传输给用户。同时，其平衡信息节点之间的信息并管理媒体。媒体信息侧提供信息流化，实现组件功能，将媒体传输到网络进行读取、浏览查阅、编码和解码授权等一系列操作，这些均通过远程操作组件来完成，并依托中间介质协同处理，将更为直观的结果发送给用户。用户可以通过该组件对授权文件进行播放、浏览、下载等操作，整个过程异常方便、快捷。

六、结语

综上所述，随着社会不断进步发展，对于电子文件归档和管理的要求也必然有所改变，其中“自主可控”将是电子档案管理的主流方向。要想实现对电子文件归档与管理的自主可控效果，就必须采取先进技术手段，对电子文件档案实施分布式处理，搭建分布式存储系统，由此实现电子文件内容的异步共享，简化电子档案检索算法，促使电子档案资源的完善性、准确性、可靠性及安全性。

参考文献：

[1]刘渭滨.基于分布式检索技术的档案共享机制研究[J].黑龙江档案，2020

[2]王宁，刘越男.集中与分布的博弈：数字时代澳大利亚档案保管模式的发展及启示[J].档案学研究，2019

[3]王思婕.试论后保管范式对电子文件档案化管理的影响[J].档案与建设，2019

[4]崔海靖.非结构化档案数据的存储及检索研究[D].辽宁大学，2019

电子档案范文篇2

第一条为了加强对全区电子文件归档与管理工作，确保电子档案的安全保管和开发利用，根据《中华人民共和国档案法》、《广西壮族自治区档案管理条例》、《电子文件归档与管理规范》等法规制定本办法。

第二条本办法所称的电子档案是指按照一定归档要求，将整理好的具有保存价值的内容信息、结构信息、背景信息一并以数字形式存储在磁性载体或光学载体上保存的电子文件。

第三条本办法所称的电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通信网络上传送的文件。

第四条本办法适用于我区各级机关、团体。企事业单位和其他社会组织可参照执行。

第二章管理结构和职责

第五条各单位应明确电子文件归档与管理的分管领导，明确职能部门负责人主管、档案人员具体管理的管理体制。档案人员应忠于职守、遵守纪律，具备档案专业知识和计算机相关知识，熟悉掌握本单位计算机系统的操作技能，并能积极主动地做好电子档案的管理和利用工作。

第六条各单位应建立健全电子档案管理制度和技术措施，做好电子文件归档与管理工作，对电子文件实行全程管理，确保电子档案的真实性、完整性和有效性。

第七条电子文件的形成、承办、运转等工作，由承办部门负责，电子文件归档管理的日常监督、指导和整理、保管、利用等工作，有档案部门负责。

第八条各单位的电子档案与其它各种门类的档案必须实行集中统一管理，积极提供利用，为单位各项工作服务。单位档案部门要与业务部门相互兼容的计算机软硬系统，保证电子文件的有效归档与管理。

第九条各专业主管单位在统一领导、分级管理的原则下，必须对所属单位和本专业系统的电子档案工作进行监督和指导。

第三章归档范围和保管期限的划分

第十条各单位在职能活动中产生的，具有参考和利用价值的电子文件均应归档保存。

第十一条电子文件归档范围

电子文件的归档范围按照国家关于文件材料归档和不归档的范围等业务规定执行，主要包括：

（一）电子文件稿本及代码

M－草稿性电子文件；U－非正式电子文件；F－正式电子文件。

（二）子文件类别及代码

T－文本文件；D－数据文件；I－图像文件；G－图形文件；V－影像文件；A－声音文件；P－计算机程序；O－多媒体文件。

（三）电子文件信息类型

1.文本文件：指用计算机处理技术形成的文字文件、表格文件等。归档时应注明文件存储格式和属性，重点收集定稿电子文件和正式电子文件。

（1）定稿电子文件：用计算机起稿时形成的最后一稿草稿文件。对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应加以标识以示区别。

（2）正式电子文件：指已修改、签发完毕的定稿、能行使文件职能、注明正式文件文号的电子文件。

2.数据文件：指采用数据库形成存在的具有文件属性的记录。

3.图像文件：指用扫描仪、数码相机等数字设备采集或制作的静态图像文件。

4.图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件。

5.影像文件：指用数码摄像机等视频设备录入的动态图像文件。

6.声音文件：指用音频设备录入并转换为数字形式的文件。

7.计算机程序：指计算机使用的系统软件、应用软件及软件的版本等。

8.多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。

（四）电子文件载体类型

电子文件载体主要分为磁性载体、光学载体两种。磁性载体包括磁带、软磁盘、硬磁盘光学载体包括只读光盘、可写入光盘、可擦写光盘等。

第十二条各单位电子文件的形成部门定期将具有凭证性、依据性和参考利用价值的电子文件制作脱机备份。需要永久、长期保存的电子文件，应制作纸质版本与电子文件同时归档；转换成纸质版本的，及时归入相应门类档案管理。

第十三条归档电子文件的保管期限参照国家和行业有关规定执行。

第四章电子文件的归档要求

第十四条电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。逻辑归档指在计算机网络上进行不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。物理归档是指把电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。逻辑归档可实时进行，物理归档按纸质档案的规定完成。各单位电子文件归档时，必须进行物理归档。具体做法按《广西壮族自治区档案管理系统》进行归档和管理。

第十五条使用局域网的单位，电子文件归档报经同级档案行政管理部门同意后，实施归档，基本要求是：

（一）电子文件归档操作由具体经办人完成。

（二）档案人员应会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限。

（三）网络管理人员应把电子文件的物理地址存放在指定的计算机服务器上，并采取可靠的备份措施。

（四）归档电子文件要有文件产生及运行过程的元数据，即描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。

（五）局域网应有可靠的安全措施，系统设备更新时，应制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行；档案人员应参与设备更新时的数据转换工作，并做好更新记录。

（六）电子文件归档后，档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。

第十六条局域网条件有限或没有局域网的单位，电子文件采用物理归档方式，要求：

归档电子文件存储的载体光盘、磁盘等介质应注明是否做检毒和清毒处理；含有病毒或其它安全隐患的数据文件不得归档。

第五章归档电子文件的整理

第十七条归档电子文件的整理按《广西壮族自治区电子文件整理规则》的规定进行。

第六章电子档案的移交

第十八条电子文件的形成部门应按规定将每年办理完毕应归档的电子文件向档案部门移交。移交前，各承办部门应检查电子文件的真实性、完整性和有效性，做到移交及时、数据完整、内容准确、手续完备等。

第十九条单位的档案部门负责电子文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的整理、编目、保管、开发利用工作。档案部门应检验承办部门移交的电子文件，做到外观完好、整洁无损、稿本准确，记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和准确率。

第二十条各单位要按照国家和自治区的有关法律法规，定期向档案馆移交电子档案，移交进馆的电子档案一式3套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。

第二十一条撤并单位的电子档案应按规定向接管单位或档案馆移交。

第七章电子档案的保管

第二十二条接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于40％，发现问题要及时补救。

第二十三条系统设备更新时，要及时对电子档案进行迁移和备份。

第二十四条对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。本办法推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。禁用软磁盘作为电子档案保存的载体。

第二十五条磁性载体上的电子档案，每四年要复制一次。需要抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。

第二十六条保管的电子档案要采用专门的保护设备和保护技术手段进行保管。电子档案载体应直立存放于防磁、防光、防尘。防要害气体的装具中，温度控制在17℃－20℃,相对温度控制在35％－45％。

第八章电子档案的利用

第二十七条电子档案的提供利用要注意以下事项：

（一）查阅应在许可范围，并遵守保密规定。

（二）通过网络查询和利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。

（三）封存的电子档案不得利用和外借。

第二十八条到期销毁的电子档案，应按档案销毁的有关规定进行，并确保载体与信息彻底销毁。

第九章附则

电子档案范文篇3

一、档案管理工作的电子化趋势

随着社会的进步与科技的发展，我国大多企事业单位中，无纸化办公和自动化办公的趋势已经形成。在档案管理领域，普遍实施的是电子档案管理的模式，在社会发展的新时期，电子化趋势是档案管理工作发展的必然趋势。该领域还存在一些不足，比如在档案软件的采用上，缺乏一定的通用性；缺乏相应法律、法规的约束与规范的作用；在档案分类方法的采用上缺乏适应性等。

二、实现档案管理电子化的诸多益处

（一）充分利用最新技术，与时展相结合。档案管理工作实现电子化趋势，是科学技术发展的产物，唯有充分利用这种趋势，才能实现本职工作的良好开展。通过对档案资料的收集与整理，采用计算机技术，使之转化为微机软件的形式，以便更方便人们的查阅与档案的管理。

（二）有益于工作效率的提高。与之前的纸质档案相比，电子档案的优势在于其更容易书写，更容易保存、也更易于人们查阅。电子档案实现里对计算机技术的合理利用，发挥了计算机技术的诸多优势，实现了对人力、物力、财力与时间的大量节约，也更大程度上提高了工作效率。

（三）可以实现资源的最大化利用。档案管理工作注重对信息的加工，以往的纸质档案模式受经费的影响，很多工作难以顺利进行。医院的档案管理工作任务繁重，如果只运用纸质档案费用很高，档案管理工作电子化的实现，解决了这一难题。除此之外，电子信息还具备可以拷贝的特性，改变了原有纸质档案手抄的形式，在进行查阅的时候，能够通过拷贝轻松实现档案备份。这使得档案工作者的劳动成果得以体现，也使得档案管理工作服务的范围更加广泛，从而实现了资源的最大化利用。

（四）加强了档案信息的实效性。档案信息具有时效性，医院的档案信息更是如此。应用以往的纸质档案，实现对档案信息的再加工，所耗时间较长，不利于实现档案信息价值的最大化。电子档案的出现，极大缓解了这一难题，因为通过对计算机的操作，人们能够顺利实现对原有档案信息的查阅与修改，从而实现档案管理工作的良好开展。

三、规避电子档案管理工作中的风险问题

档案管理工作采取电子化模式，与原有模式相比，在带来诸多便捷的同时，亦存在着一定的风险，作为档案管理工作者，要有规避风险的意识，使档案信息实现最大的应用价值。

（一）是电子档案管理工作存在风险的原因。

1.与电子档案的特性有关。保障档案信息安全是档案管理工作不容忽视的问题，特别是电子档案的出现，档案信息安全问题更是应该加强，这与电子档案的自身特点有极大关系。医院的档案信息众多，电子档案的信息安全受到影响，无疑会对档案管理工作本身以及其他工作造成重大影响。所以，在日常工作中，注重电子档案管理中的安全工作，有着极其重大的意义。

2.档案管理工作中规范性不强。档案管理工作中安全问题是人们较为容易忽视的问题，在对档案管理工作的规范上表现的也不够充分。突出表现为管理计划的制定较为随意，风险评估不够彻底，档案安全现状不能保持等几个方面。加强档案管理工作中的规范性是社会新时期发展的要求，是做好档案管理工作的有力保证。

（二）规避电子档案管理工作中风险的措施。

1.提高档案管理工作人员的工作素质。为了规避电子档案管理过程中的风险问题，提高工作人员的业务素质是良好举措。除引进一些高学历、高能力的档案管理专业素质人才之外，还要注重对单位的所有档案管理工作人员的素质教育，举行定期的培训，提高其专业、负责的精神，真正形成忠于本职工作，实现部门间的合作互动的良好局面。

电子档案范文篇4

一、学科类别分布

从学科类别看，档案及博物馆131篇，占78.44%；计算机软件及计算机应用54篇，占32.34%；行政学及国家行政管理30篇，占17.96%；高等教育7篇，占4.19%；政治学5篇，占2.99%；图书情报与数字图书馆、企业经济各4篇，各占2.40%；中国政治与国际政治、行政法及地方法制各2篇，各占1.20%；互联网技、职业教育、信息经济与邮政经济、投资、金融、宏观经济管理与可持续发展各1篇，各占0.60%。

二、期刊分布

从期刊分布看：共涉及各种期刊69种，刊均2.7篇。具体情况如下：兰台世界19篇，占11.38%；兰台内外、黑龙江档案、中国档案各9篇，各占5.39%；档案学研究8篇，占4.79%；黑龙江史志7篇，占4.19%；湖北档案5篇，占2.99%；档案管理、档案学通讯、浙江档案、北京档案、档案与建设、云南档案、档案时空各4篇，各占2.40%；城建档案、机电兵船档案、才智、山东档案、图书情报工作各3篇，各占1.80%；科技情报开发与经济、档案天地、山西档案、科技信息学术研究、办公自动化、档案、现代图书情报技术各2篇，各占1.20%；图书情报知识、喀什师范学院学报、网络安全技术与应用、今日科技、中国房地产业、安徽农业大学学报、中国外汇、淮南师范学院学报、改革与开放、理论观察、科教文汇、陕西档案、南京工业职业技术学院学报、河北工业大学学报等各1篇，各占0.60%。

三、研究资助基金

国家社会科学基金和国家自然科学基金各3篇，各占1.80%。

四、研究层次分布

从研究层次看：基础研究（社科）101篇，占60.48%；行业指导（社科）44篇，占26.35%；基础与应用基础研究（自科）6篇，占3.59%；工程技术（自科）、政策研究（社科）各4篇，各占2.40%；行业技术指导（自科）、职业指导（社科）各2篇，各占1.20%；高等教育1篇、专业实用技术自科篇、基础教育与中等职业教育、经济信息各1篇，各占0.60%。

五、文献作者分布

从文献作者分布看：162篇署名文献共涉及作者218人。其中何振、黄春、蒋冠3人各5篇，共占9%；陈勇、马仁杰2人各3篇，共占3.6%；董慧、杜羽、高萍、韩良玉、李洪波、李淑华、刘新良、刘寅斌、马建国、谭必勇、曾秀燕、张红霞、张锐、周义刚14人各2篇，共占16.8%；毕春华、毕静杰、卞龙云、卞咸杰、蔡晓文、蔡艳红、蔡义杰、常连福、车东毅、陈次白、陈丹丹、陈东宝、陈拂晓、陈剑峰、陈军、陈丽梅、陈良、陈彤、陈洲、成芳、程春雨、程栋梁、仇壮丽、崔萍、戴淑萍、迪昕、邸妍、丁光勋、冯娜、傅小勇、关国华、韩春红、韩凤芝、韩丽萍、韩文英、郝晨辉、何小菁、黄静涛、黄丽华、黄丽萍、黄艳丽、黄艳楠、黄志勇、惠志斌、贾艳平、江静、姜红、姜晓荣、姜延、蒋晓兰、焦其英、李汉辉、李群、李婉月、李向前、李永航、连志英、刘（龙鸟）、刘春艳、刘丹萍、刘东红、刘峰峰、刘海霞、刘虎、刘晖、刘军、刘乃蓬、刘萍、刘瑞红、刘胜利、刘晓璐、刘亚欣、刘艳慧、柳羽辉、吕鸿、吕元智、罗群舟、罗忆、马素萍、马卫东、马智鑫、米红梅、莫业斌、慕容昕、宁玲乐、彭玉春、钱耀明、乔越飞、全艾、师迅东、孙彩霞、孙庆辉、孙少敏、孙小欣、锁志海、谈胜祥、覃凤琴、谭爱玲、谭启慧、唐思慧、唐文博、陶涛、提常艳、汪红松、王灿阳、王长、王朝阳、王丰、王根健、王辉、王健、王金英、王津、王俊明、王琪、王琴芳、王秋楠、王先国、王雅妮、王艳玲、王燕、王育兰、王志才、王卓、魏东、吴光伟、吴小蓁、吴晓、武文秀、夏季、夏庆恒、向立文、项敏刚、肖秋会、邢丹、徐建春、徐康英、徐蕾、许朵、许建智、闫青泉、严宏莲、杨光、杨立静、杨敏艳、杨雯、仰惠菁、叶霜绿、尹春娟、尹恒、于洪臻、于杰、于玲琪、于梅、于淼、余家会、岳县伟、曾梅安、曾有能、张北建、张春红、张海根、张洪冰、张姬雯、张继东、张连晋、张林华、张青云、张榕娟、张少伟、张蜀文、张素丽、张彤、张文昌、张文友、张晓波、张晓慧、张晓玲、张晓霞、张鑫、张燕、张莹、张佑祥、张云明、张正强、章笑梅、赵来军、赵秋红、赵政戬、赵志英、钟文荣、周东超、周磊、周耀林、朱国平、朱庆、朱邵丹、宗文萍、邹颂199人各1篇，各占0.6%。如果按作者平均每个作者只有0.77篇。其中5人合著的1篇，占0.60%；4人合著的2篇，占1.20%；3人合著的18篇，占10.78%；2人合著的40篇，占23.95%；独著的100篇，占59.88%。

六、作者单位分布

从作者单位看：湘潭大学8篇，占4.79%；武汉大学7篇，占4.19%；合肥学院4篇，占2.40%；广西民族大学、上海师范大学、黑龙江大学、上海大学、安徽大学5个单位各3篇，共占9%；哈尔滨市轨道交通建设办公室、盐城师范学院、南京政治学院、邵阳学院、山东大学、吉林省东丰县档案局、青海省档案局、吉林省四平市铁西区人民政府、开封大学、淮南师范学院10个单位各2篇，共占12%；山西省人民政府办公厅、上海市静安区档案局、山东省财政厅、辽宁省大连市都市发展建筑设计院、陕西省交通厅、南京大学、黑龙江省伊春市乌马河区档案局、广州市城市建设档案馆、安徽省枞阳县统计局、渭南师范学院、湖北大学、北京市档案局、四平市传染病医院、浙江大学、中国海洋大学、山东省档案局、上海市档案局、山东建筑工程学院、中国人民大学、浙江省宁波市公路管理局、江汉大学、广西民族学院等121个单位各1篇，共占80.6%。

七、中文关键词分布

从文献中文关键词分布看：电子政务57篇，占34.13%；档案信息、档案各8篇，占4.79%；电子档案7篇，占4.19%；档案管理、建设、档案工作各6篇，各占3.59%；管理、电子文件、档案信息系统、对策各5篇，各占2.99%；电子政务环境、数字档案、高校、标准化、档案数字化、信息化建设、档案信息资源、档案资源、档案信息各3篇，各占1.80%；探讨、发展趋势、标准化建设、信息资源、策略、信用档案、信息安全、知识管理各2篇，各占1.20%；应用、需要、档案管理模块、电子公文、管理对策、信息标准、教育电子政务、档案行政管理部门、政府部门、研发、本体、档案执法等各1篇，各占0.60%。

八、发表年度分布

从文献发表年度分布2003年15篇，占8.98%；2004年17篇，占10.18%；2005年19篇，占11.38%；2006年25篇，占14.97%；2007年22篇，占13.17%；2008年17篇，占10.18%；2009年20篇，占11.98%；2010年15篇，占8.98%；2011年17篇，占10.18%。

九、分析结论

电子档案范文篇5

目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘；第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案部门在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，按归档键转入档案部门，档案人员审查后，加上档案管理信息，如：分类号、档号等，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

A．基建档案。基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的，所以，数据信息整理时就按档案管理要求进行输入，对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。

B．设备档案。企业引进技术和购置各种设备时，外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展，国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计，而且企业的总图管理也采用了电子化。所以，在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件，如：系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时，应该附上电子文件内容说明和注意事项。

3会计电子文件整理

A．工资单。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

B．账簿。企业会计账簿内容已进入计算机管理系统，现在看到的实物实际上是计算机的打印件，计算机账簿的格式比较统-，其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表，填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期，负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名，以增强账簿的真实性和凭证作用。二、电子档案的保护

由于归档电子文件以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体，比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存，因此，提倡档案部门配备光盘刻录仪，将归档电子文件转储到光盘上。但是，刻录仪一时还难以普及，所以，软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点，必须制定保护措施。

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。

B、把住软磁盘质量关。软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到-年，就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

C、规范保管条件。要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，环境空气相对湿度控制在40％一50％，温度控制在14-24℃。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

F、对加密盘的管理。有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名，如果密码或文件名被遗忘，电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

电子档案范文篇6

目前，电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带，为了做好这项工作，应按档案种类分别整理组盘。

1、文书电子档案整理

2、科技电子文件归档

科技电子文件档案种类较多，可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理，然后再按项目归档。

3会计电子文件整理

1、软磁盘的保护

A、统一软盘的规格，使用3．5寸高密盘保存。

D、加强病毒防范。要求各业务部门加强计算机的病毒检测，确保保存电子文件的磁盘不带病毒，并将磁盘经常置于保护状态。

G、在条件允许时，及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘，便于长久保存。

2、光盘的保护

A．规范排放和使用。光盘的存放应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。

电子档案范文篇7

办公自动化、无纸化的提出是最近几年出现的，这也说明了档案事业的发展方向。档案过去都是纸质的，而且生成方式也是起草、签发、催办、归档，过去都是纸质和手工处理，而现在都是使用计算机来实现这些功能，在通过通讯线路进行传送。所以档案就需要能够被计算机所识别，这样档案的存在形式以及利用方式就会有了很大的改变。作为档案信息使用者，专注的是信息的内容，这些内容可能处于各种机读形式的档案，那么如何将这些档案进行系统的提取就是档案工作者所要完成的事情。

二、档案信息电子化有其不可替代的优势

档案信息电子化，其益处有：1.能够对现有的微机进行利用，提高其使用效率。现在很多的档案馆里面的计算机设备使用范围比较窄，软件功能也比较简单，不能满足很多的需求，并且很多的档案馆只是用计算机来进行档案著录和打字的工作，物不能尽其用。2.提高了档案文献的加工效率，保证了其时效性。手工加工的工作模式，存在了这么多年一方面是当时的科技不发达，另一方面也是有其可取之处，但是就当前的情况来说，档案信息电子化，在效率和准确性上要高出手工加工不是一点半点，而档案信息的利用非常注重其时效性，采用计算机加工，能够缩短大量的加工时间，提升档案信息的时效性。3.档案信息电子化属于一次投入多次产出的模式，能够节约信息加工成本，手工编研信息成果出版所需要的经费比较多，而且不能够多次产出，国家对档案部门的拨款毕竟有限，不能够完全依赖于此，所以，使用档案信息电子化可以解决这一问题。4.档案信息电子化容易进行拷贝和传输，这样便于将拷贝送给领导和需要的部门，拓宽了服务范围，让社会对于档案部门的重要性给予重视。

三、解决好电子文件归档工作才能真正实现档案电子化

电子档案范文篇8

（一）电子档案管理能够有效的节省人力和物力与传统的档案管理相比较，传统的档案保存工作中，由于某些重要的档案资料，不但需要专门的人员进行管理，还需要投入大量的管理经费，但是还是不能确保档案的绝对安全性。随着计算机网络的广泛应用，给档案的归档提供了更加方便和快捷的手段，并且还为档案的提取和利用都提供了快捷的途径，此外还为档案的归档与检索等当面提供了相当的便利。也就说说电子档案不但加快了档案归档的速度与质量，还节约了大量的人力与物力。

（二）强化电子档案管理，能够有效的提高档案服务的质量档案的电子化，其目的就是为人们提供简单快捷的档案管理服务。电子档案的特点就是信息化程度高，所有的原始档案都通过数字化的信息形式储存在计算机中，并且经过互联网的传播，方便世界各地网络在线的用户查阅和筛选自己需要的信息。所以，强化对电子档案的管理，不断的利用新技术，完善电子档案的管理模式和途径。随着时代的发展，许多的档案使用者对电子档案的要求越来越高，他们不但要求电子档案提供原始的文字档案，甚至有的还需要查看原始档案的图像以及相关的视频资料等，由于传统档案的种种限制，导致是在电子档案迅速发展的今天，已经远远的不能满足人类的需求。电子档案因为其自身的特殊性，能够为人们提供更全面的信息服务，随着档案需求的多样性与社会科学的不断发展，档案管理工作的服务对象以及档案的管理方法都在不断的变化中。但是电子档案因为其动态、全面的服务特点，在很大程度上能够满足人们逐渐多样化的需求。

二、加强电子档案管理的方法

（一）利用风险管理方法，提升电子档案管理的水平

电子档案管理由于利用的计算计算机网络平台，致使其在存储的过程中具有很大的危险，所以采用风险管理的方法，对电子档案的存储中可能遇到的危险进行分别、估计、防护并且采取相应的措施进行应对，通过这些手段的应用，将电子档案的管理风险降低到用户可接受的范围内，进一步的达到电子档案管理的安全系数。

（二）规范电子档案管理的操作流程

传统的档案管理在归档前与归档后的管理部门的分工是不同的，这就在一定程度上对文档保存的连续性造成了破坏。电子档案是建立在计算机网络上的虚拟信息，通过网络这一特殊途径，将文档通过一定的管理流畅，顺畅的将电子文档进行归档和存储，文件的生成和保存是在一个完整的环节中实现的。电子档案的生成到永久性的保存以及销毁是一个不可分割的过程，因此对电子档案生成的流程应该按照不同的管理要求和流程，建立专门的管理部门进行控制，将电子档案的操作流程系统而安全的管理起来。

（三）强化工作人员的管理，建立完善的管理体制

电子档案作为一种新兴的事物，其发展是比较晚的，因此一套完整的管理体制对电子档案的管理工作是相当重要的。在建立完善的管理机制的基础上，还应该通过绩效考核归纳到电子档案的管理内容中，以此来激励管理人员的工作积极性。同时还应该投入一定的资金，在硬件设备上提供一定的支持，保证管理机制高速、有效的运行。

三、结语

电子档案范文篇9

1.1对软硬件系统的依赖性

电子文件是按照确定的某种标准规则，记录在特定载体上的编码信息集合，需要特定的软硬件系统环境才能翻译阅读。脱离了这种特定环境，就根本无法看到电子文件的存在和记录的信息内容，所以电子文件对产生的标准规则及软硬件系统环境有极强的依赖性。随着信息技术的发展，原标准规则及计算机软硬件技术发展更新，就有可能导致原有电子档案信息无法读识。电子档案信息对软硬件系统的过度依赖性给今后的安全问题带来了很大的困难。

1.2存储的高密度性

电子信息的发展和数量，呈几何倍数增涨，海量的数据需要大容量的存储介质，随着记录技术的快速发展，数字信息由早期的纸带打孔到后来的磁带、磁盘再到现在的光盘等，存储密度不断提高。目前一块硬盘容量已达数个TB，一张蓝光光盘通过纳米级波长的蓝光激光光源及多层记录技术的应用，可以记录数百GB数据。光盘上构成0和1数据刻痕直径小于0.15μm，1张光盘可存数百万张打印在纸上的文字信息。电子档案的高密度，一方面对节约空间、拓展应用带来有利条件，另一方面却对电子档案的保护提出了严格的要求，任何一个小的失误或一条轻微的划痕都有可能导致数量巨大的档案信息遭到破坏。

1.3信息与载体之间的可分离性

传统档案是固化在某种载体上，不能分离，称之为档案实体，有明显的原始性特征，不易被复制加工。而电子档案，虽然依赖于软硬环境，但按一定的规则可以非常轻易地被复制、更改，传输，可以做到迅速而不留任何痕迹。因此电子档案的原始性、真实性、凭证作用就受到威胁和质疑。这种信息与载体之间的可分离性，给电子档案信息的安全提出了前所未有的挑战，档案管理人员不仅要保护电子档案实体不受破坏，同时也要保护信息内容不被人为篡改。

2档案信息的保护目标

电子文件技术随着整个计算机信息技术的发展而发展，电子文件的产生环境、文件格式、存储介质在不断更新，而作为档案的电子文件却需要长期或永久保存并被查询利用。因此，如何确保电子档案的长期可用性是保护电子档案安全的主要任务之一。同时，电子档案的真实性、完整性、安全保密性也是主要保护目标。

3电子档案保护的技术措施

3.1电子档案系统安全

电子档案系统安全，一般是由硬件系统和软件系统构成。硬件系统本身的安全称为物理安全，软件系统的安全主要有操作系统的安全、网络系统的安全、数据库系统安全及各种功能的应用软件系统安全等。因此，这种保护措施可分以下几类：1）设备层的安全管理。设备层的安全主要通过采用物理防范，解决机房场地的防灾保护，电源的稳定与净化，重要服务设备的冗余设计，安全可靠的存储，以及信息系统的异地存储保护，不低于3套的脱机光盘保存等，同时制定完整物理层面的管理规范和措施提供安全技术方案，使设备免受外来攻击造成意外损失。2）网络层的安全管理。网络层的安全任务主要是防止病毒、木马、黑客的攻击，防止档案数据被非法访问。最有效的办法就是运行档案信息系统的网络与外界实行物理隔离，但电子档案的最大优势，如远程查讯利用、共享资源等受到局限。而在公共网络上，资源虽可以得到充分利用，但安全问题又成为难题。近年来，随着政务信息的公开，档案资源的逐步开放，公共网上出现了越来越多的应用。外网的安全是必须面对并努力解决的问题，目前可以通过使用路由器及交换技术设置、防火墙、入侵防御系统等网络安全策略的制定提供相对安全的解决方案。3）应用层的安全管理。应用层的安全主要通过使用网络监控与恢复技术，防病毒、漏洞检测，入侵检测技术，上网行为管理等对网络安全进行扫描、实时监控、权限控制、自动报警，并对计算机信息网络系统的使用情况建立日志记录，及时发现系统中的异常情况。

3.2电子档案信息内容安全

确保电子档案真实性、完整性、长期可读性，是档案信息内容安全的基本要求。电子文件的存放寿命依赖于存储介质的寿命，理论上光盘的寿命可达百年，但实际上谁也不能保证该光盘数据10年后还能够完整读出。尤其文件格式技术上的发展与改进，软件环镜与硬件系统的更新，都需要档案人员对存档的电子文件进行备份转存、文件存储格式的转换等维护。这一过程，要建立制度，明确责任，严格审核、评估、管理，以延续电子档案保存期限，确保档案内容的安全。另外，应用软件系统中针对用户权限的管理；档案数据密级划分，目录和文件的读写权限，开放范围的划控等，是对在线档案信息内容安全管理的必要手段，是任何一个档案信息管理系统重点思考解决的问题。

4电子档案信息的灾难恢复

4.1灾难恢复含义

《信息安全技术信息系统灾难恢复规范》（GB/T20988—2007）中表述灾难恢复是指将信息系统从灾难造成的故障或瘫痪状态恢复到可正常运行状态，并将其支持的业务功能从灾难造成的不正常状态恢复到可接受状态。将灾难圈定为由于人为或自然灾害，技术风险、设备故障等原因，造成信息系统运行严重故障或瘫痪。主要涉及的技术和方案有数据的存储、备份和恢复；本地的高安全防护和远程异地防护方案等。

4.2灾难恢复前的存储备份方式

信息数据的存储、备份，是灾难恢复的前提，没有安全可靠的存储、备份，无从谈起恢复。备份的方式有多种多样，最常用的主要是全备份、增量备份、差分备份。全备份是将整个系统中相关软件、数据全部备份一遍；增量备份就是每次备份的数据只是相当于上一次备份后增加的和修改过的数据；差分备份就是备份上一次全备份之后新增加的和修改过的数据。全备份所需时间最长，占用的空间最大，但恢复操作最简单，当系统中数据量不大时，采用全备份是可行可靠的；增量备份恢复起来比较麻烦，但每次的备份任务少，系统资源占用最少；差分备份相对节省存储空间，恢复较方便，但备份时较麻烦。因此，在备份时要根据他们各自的特点灵活使用。在实际应用中，采用的备份方式常是以上几种的结合。

4.3灾难恢复采用的技术

电子档案范文篇10

关键词：高校；电子文档；电子档案管理

随着教育信息化发展，高校的办公自动化、网络化逐渐完善，为高校电子校务的开展创造了有利的条件，自动化办公系统逐渐取代过去的办公行文和来往函件，电子文件逐渐取代了过去的纸质文件。电子文件指在数字设备环境下产生，以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等介质，并依靠计算机、手机等数字设备进行阅读，在网络进行传输的文件，包括电子报表、电子文档、电子信件、电子文书等。与纸质文件相比，电子文件具有容易存储、不容易损坏、可复制、可利用价值高等优点。然而，由于高校的电子文件存储主要保存在相应的载体，存储随意性比较大，没有进行统一管理，一旦存储介质出现问题，则可能导致电子文件遗失、破坏等问题。电子档案作为电子文件的一部分，主要存储高校师生信息、学校发展历史相关资料，是信息时代高校教学、科研以及日常管理的原始记录。随着高校信息化建设，电子文件归档和电子管理问题严重影响到高校的发展。因此，必须做好高校电子文件归档和电子档案管理工作。

一、高校电子文件归档和电子档案管理现状

高校电子文件主要来自于三个方面：第一，高校财务部门、党务部门、教务部门、后勤部门等日常工作总，通过OA系统、人力资源管理系统、财务系统、教务系统等办公软件工作生产的电子文件。第二，高校在实行双轨制期间，将纸质文件档案资料进行电子备份，并将纸质文档同时归档的电子文件。第三，高校信息化过程中，将纸质文件进行处理后形成的图像或者图形文件。目前，高校大部分的电子文件主要是通过第二种途径和第三种途径产生的文件。高校的0A系统运行过程中产生的电子文件归档的数量比较少，大部分0A系统运行过程中产生的数据资料，往往只是用来打印文件，或者用来发送、接收公文，并没有将OA系统产生的电子文件进行保存，并进行归档。1.高校不重视电子文件归档和档案管理工作随着高校信息化建设步伐加快，大部分高校基本实现了办公自动化，但是由于高校缺乏电子文件统一管理理念，由于电子文件是电子信息媒体的载体，由文字、图片、视频、声音等多种媒体信息构成，形式比较多样，增加了电子文件管理归档的难度。首先，电子文件涉及的内容比较多，分布在各个部门不同的电脑系统，增加了统一归档的难度。其次，由于电子文件在传输保存过程中容易被改动，改动之后没有留下任何痕迹，复制后的文件和原始文件一模一样，没有固定的载体，无法像纸质文件一样，通过字迹、内容、格式、印章等外部特征判断其原始性，并像纸质文件一样进行统一管理。因此，高校办公自动化产生的文件大多数分散在各个部门、使用者的电脑中，没有进行统一的管理。2.缺乏完善的电子文件归档和电子档案管理制度首先，电子文件的归档和电子档案的管理是一项综合性、系统性的工作，需要专人负责对其进行处理。随着信息化进程的不断加快，国家越来越重视电子文件和电子档案的管理，并先后颁布了《电子文件归档与管理规范》《电子公文归档管理暂行办法》等相关电子文件管理政策，并不断加强电子文件和电子档案管理的研究。但是十多年过去了，高校并没有形成电子文件与电子档案管理相关管理制度，无法真正将国家电子文件归档和管理各项政策落到实处。其次，OA系统在使用过程中，高校管理者、老师往往考虑到电子文件实时传递和便捷性，忽视了电子文件最后的归属，从而导致这些文件没有有效的保管。且电子文件与电子文档系统相互独立，电子文件与档案管理没有进行有效的连接。电子文件的归档管理远远落后学校电子校务发展需求，档案管理部门无法将电子档案进行有效的处理。如果无法将电子文件归档，电子档案存储管理，电子文件生成设备和载体逐渐淘汰更新，那么大量的电子文件将会遗失，给高校造成无法弥补的损失。3.缺乏电子文件归档和电子档案管理人才电子文件归档和电子档案管理比传统的纸质文件和纸质档案管理更难，由于电子文件和电子档案是计算机信息技术发展的产物，电子文件包括文字、图片、视频、音频等各种介质的文件，并在计算机等设备支持进行存储管理，电子文件的归档和电子档案的管理对存储设备具有一定的依赖性，电子文件的信息与载体具有一定的分离性，增加了电子文件和电子档案管理难度。高校的电子档案管理与政府职能部门、事业单位的档案管理不同，电子文件的归档只是文件的转移，也就是业务部门将文件转移到档案部门进行归档管理，在转移过程中，不仅要实现信息管理权限的转移，而且还要实现数据的物理转移。但是，目前高校的电子文件归档和电子档案管理人员缺乏这方面的意识，大部分电子文件在归档的时候，只是从各个部门将电子文件和档案拷贝到档案馆的计算机设备，或者通过网络直接传输到计算机，实现电子文件的归档，没有确认和审核电子文件和档案数据信息的真实性、完整性。

二、单轨制电子档案在线归档实现路径

单轨制电子档案是指电子设备生成的电子文件，在归档时只保留电子档案，不再生成和保存纸质电子文档。由于高校电子文件和电子档案缺乏有效的管理，增加了电子档案管理成本。由于管理不当，造成了数据丢失或者遗失问题，这是当前单轨制电子档案在线归档存在的主要问题，想要解决这个问题，需要从这几个方面进行完善。1.建立电子文件归档和电子档案管理标准与管理制度只有建立电子文件归档和电子档案管理的标准以及相关管理制度，才能让高校所有的教职员工按照要求，将电子文件和电子文档及时归档，使用者对制作、使用、归档的电子文件和电子档案的真实性、完整性负责。通过完善的电子文件归档的标准和电子档案管理制度，可以明确每一个人的职责和要求，并要求他们在工作中严格按照要求执行，确保电子文件及时归档。2.建立统一的数据接口和编码系统针对当前高校各个业务系统各自为阵，无法实现数据信息的共享，高校应该建立统一的数据接口和编码系统，确保电子文件交换、共享的一致性和便捷性。电子档案管理是将各个系统的电子文件聚合统一进行系统性的管理过程，从而实现电子文件的交换、使用。想要实现这个目标，则需要在电子文件归档时进行规范化处理，给每一份电子文件建立编码，给予唯一的身份标识，防止电子文件在存储和管理过程中出现混乱。在使用过程中，与每一份电子文件相关的文件和附件可以通过编码建立相关联系，从而快速判断文件的来源，确保电子文件信息的真实性和完整性。3.建立各系统共享的身份认证、数字签名等使用规范高校在实施单轨制电子文件归档时，需要使用电子签章，确认归档资料信息的真实性。电子文件在起草、审批、批复和过程中，需要使用数字签名确认相关证据信息。因此，想要实现电子文件归档和电子档案管理，则需要明确高校各个业务系统和电子档案系统的数字签名、身份认证、时间戳以及电子章等数字证据使用的规范性，确保电子文件和电子档案的原始效力。电子文件和电子档案在接收、入库、处置、鉴定等环节进行数据迁移和格式转换过程中可能造成的文件修改等关键环节应该采用数字签名和时间戳，确保电子文件信息真实性的可追溯性。

三、构建电子文件和电子档案在线归档系统

1.建立电子文件和电子档案在线归档业务流程电子文件和电子档案在线归档系统想要正常运行，必须建立从电子文件的生成到归档全过程的统一规划，理清电子文件形成到电子文档管理部门整个过程的流程，从而形成一套切实可行的电子文件和档案在线归档业务流程，以及每一个环节负责人需要遵循的原则，这样才能确保电子文件数据信息的真实性。其业务流程可以分为三大部分：一是对高校各个电子政务系统的文件、网站的数据信息进行自动追踪、收集，并将其存储到电子政务网站档案文件在线归档系统的临时文件库；二是在线归档系统根据设定的电子文件和电子档案的相关标准对临时文件库的文件进行初步鉴定，符合要求则自动归档，并按照要求自动分类，如果不符合要求，则需要档案管理人员对其进行二次鉴定，符合要求的录入系统相应的分类文件，如果不符合要求，则可以将临时文件库的电子文件删除；三是经过系统分门别类处理后，通过物理归档或者逻辑归档的方式纳入到归档接口直接归档，在归档的过程中，系统还将再次对电子文件的真实性进行鉴定。鉴定完成后，需要由相关鉴定人员或者审核人员进行填表盖章签字，并一同将电子档案移交给电子档案管理部门，进行统一管理。2.建立电子文件和电子档案在线归档信息平台由于高校各个业务系统相互独立，导致各个部门的电子文件和电子信息无法实现共享。高校想要实现电子文件和电子档案在线归档管理，必须建立在线归档信息平台，通过这个平台，可以将高校各个部门的数据信息进行采集管理，实现数据信息的共享。根据《教育管理信息化标准》的相关要求，结合高校实际情况，制定符合本校信息化建设的方案，统一标准、统一规划，建立统一的数据库，规定相应数据库的接口标准和集成模式。这个信息平台，可以汇聚各个部门的数据信息，并将各个部门的电子文件进行提取，存储到在线归档系统的临时文件库。在线归档信息平台，可以根据高校的教务信息、后勤系统、学生管理等相关系统的数据信息，了解到学生的教学活动和学生的学习情况，并根据学生的学习情况，及时调整学校的教学方案，让学生的日常教学活动符合学生的实际情况，提高教师教学效率。3.提高高校电子文件和电子档案管理人员综合素质在信息时代，各类电子设备和计算机设备更新换代的速度非常快，高校如果不及时保管学校的各类电子文件和电子文档，容易造成电子文件和电子档案的遗失。高校必须严格按照《高等学校档案管理办法》相关要求，成立档案管理部门，并按照档案管理要求增设相关的档案管理人员，高校档案人员不仅具备电子档案管理的知识和技术，而且还要具备档案数字化建设的要求，可以熟练使用计算机、打印机和扫描机，并对电子文件进行有效的管理。针对当前电子文件和电子档案管理人员信息水平比较低，高校充分利用自身的教育优势，将档案馆与计算机信息学院合作，让学校计算机学院对档案管理人员开展信息技术培训，让他们在熟悉档案管理业务知识的时候，也具备计算机信息处理能力和技术，可以熟练地利用计算机设备、电子设备处理电子文件和管理电子文件，满足高校档案数字化建设需求。高校还需要加快数字档案馆建设步伐，建立数字档案馆建设的相关标准，让数字档案馆工作人员严格按照相关要求进行文件扫描、数据录入、数据加工处理、图文编辑，确保电子文档的真实性和可靠性，为后期电子文件和电子档案的利用开发奠定基础。

四、结束语

高校电子文件归档和电子档案管理是我国档案信息化重要的组成部分，电子文件归档管理是档案部门的一次变革，给高校的档案管理工作带来一定的挑战。高校的管理者必须正确认识到电子文件归档和电子档案管理工作的重要性，加快档案信息化建设步伐，建立与数字化档案建设相应的环境，培养懂档案管理知识、计算机技术、网络技术的复合型人才。

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