档案整理进度工作计划范文
时间:2023-04-03 09:56:08
导语:如何才能写好一篇档案整理进度工作计划,这就需要搜集整理更多的资料和文献,欢迎阅读由公务员之家整理的十篇范文,供你借鉴。
篇1
【关键词】学校;档案管理;规范化
每学期我校都要接受市教育局办公室、组织处及上级档案和组织部门,对我校文书档案和人事档案的督导评估检查,每次的检查过程中,我校的档案材料、干部人事档案均受到了上级领导好评。根据在上级检查的过程中提到的问题,笔者认真地总结、体会和认识后,就如何做好学校文书档案和人事档案工作 体会如下。
一、了解两个概念
(一)文书档案和人事档案。由于受学校办公条件限制,我校文书档案和人事档案一体化管理。是学校集体或个人在人事管理、教育、教学和教研等活动中形成的有查考利用价值的各类文字、图像、声音等材料,它是真实、完整、系统地反映学校各项工作活动的历史记录,是学校一切工作的真实体现,是体现全校教职工工作和智慧的结晶。它既是一个学校长期教育教学活动中各个方面的实践经验的总结,又是促进学校教师成和不断继续进度的重要依据。
(二)档案整理与积累。档案整理,是指把零散的和有利用价值的材料,进一步梳理的档案资料,进行基本的分类、组卷和编目,使其系统化、科学化,有利于学校工作的保管和使用。
二、对学校档案工作检查的目的意义
每年都要多次接受上级市教育局办公室、组织处及上级档案和组织部门检查,涉及到学校的方方面面。督导检查组到校后,一般就是听汇报,查看材料,开座谈。每一项内容查得都非常认真,特别是看材料,更是成为检查的重点。因为我们的主要工作成绩都是用档案这种形式来表现的,检查、验收、考评指标也都在档案中得到充分体现。
教育主管部门对学校工作的检查主要目的就是督促、指导学校全面贯彻党的教育方针,遵循教育规律,深化教育改革,转变教育观念,优化学校的管理,改善教学内容和方法,全面提升办学水平和质量,为国家培养人才,使学校实现可持续发展战略目标;引导社会、家长正确评价学校,关心和支持学校建设;促进教育事业的改革和发展,推进和谐校园。
三、掌握工作标准 扎扎实实工作
根据多年来的工作经验,我认为,无论干什么工作,只有扎扎实实做好平常工作,平时注重常规材料积累,档案资料的收集、整理、立卷、归档,才能做到轻松迎接上级主管部门对档案工作的检查和验收。
(一)加强领导,把档案工作纳学校日常管理日程。各部门高度重视本部门档案管理工作,针对本处室和本专业部的工作,明确一名干事兼职档案员,负责本部门日常档案整理。
(二)认真组织学习,提高档案业务水平。学校档案室档案员应定期对各处室的兼职档案员召开业务学习指导会,学习有关档案管理办法和归档文件整理方法,增强工作人员的档案管理素质;根据工作中出现的新情况、新问题,给兼职档案员提出新的要求,使他们通过干中学、学中干,慢慢熟悉档案管理业务,掌握档案立卷、归档的方式、方法,为更科学、更规范做好学校的档案工作打牢基础 。
(三)抓住重点,细致收集各种资料。俗话说“巧妇难为无米之饮”,档案工作的一个非常重要的重点就是真实、完整反映学校在教育、教学过程中形成的各种教育活动资料。平时各处室人员注重对文件、活动材料进行收集和积累。对开展的重要活动给予关注,及时收集纸质、音像、图片等各种载体的信息资料,并定期地向主管部门做细做实工作汇报,争取得到领导的支持。
(四)克服难点,认真系统进行整理。每个部门每学期新形成的档案都很多,我们应对教育、教学、人事管理工作中形成的各种文件资料进行系统梳理,理清各类文件资料之间的联系,把不同一事由且有着密切关联的资料整理成一个有机的整体,把杂乱的文件资料整理成有序可查的档案材料。对于需要经过较长时间才能完成的工作,更是注意平时材料的积累,等活动一结束,就立即整理装订成册。
(五)注重细节,重视档案工作。档案工作包含了收集、整理、鉴定、装订、排序等各个环节。各个环节工作的好坏,都直接影响档案的质量和使用效果。因此,各处室兼职人员都非常注意各个工作细节,认真编号,用统一格式进行目录的编制,装订整齐美观。养成了形成一卷、整理一卷的好习惯。
四、常规档案整理
(一)计划总结类。开学初,学校各处室和各部门均按照学校的整体工作计划,制定了各部门的工作计划,还有教研组工作计划、教师个人工作计划、班主任工作计划等。将这些工作计划收集整理好,等学期结束时与期末的各项工作、活动总结收集、分类进行装订。
(二)教育教学活动类。学校教育教学工作中,常常开展多项活动,实施各项活动时,我们注重收集活动中的各种文字材料。例如:
1.教学活动类:(1)公开课评比:我们收集比赛方案、参赛人员、评分标准及评分表、获奖人员名单(或表彰决定)、音像资料、宣传报道等。(2)教案检查:我们收集检查标准、结果统计表、评选等次等。(3)学校运动会:我们收集运动会的秩序册,各项目的参加人员、评委、积分表、取得名次、获奖照片、总结、新闻报道的杂志和有关报道的报纸等。 (下转第68页)(上接第78页)
2.党、团委活动类:(1)学生安全知识竞赛:我们收集参加班级、参赛形式、知识内容、打分表、获奖情况、小结、照片、新闻报道等。(2)升旗仪式:我们要收集开学初的安排,记录的每次升旗时间、升旗手、主持人,参加人员、国旗下演讲稿以及相关照片及新闻报道等资料。(3)党、团日活动(我校常利用周六、周日外出活动):我们收集活动方案、活动内容、活动小结、照片、新闻稿件等。
篇2
关键词:南段;建设项目;工程档案;管理
Abstract: With the rapid development of the national economy, the highway construction in China is also accelerating the pace. While the construction project archives is a real record of the highway engineering construction, planning, design, construction and other activities, is an important basis for audit, supervision, management, inspection and maintenance, modification and expansion of construction projects. How to do well the project archives management work is very important to promote the development of the future highway, highway modernization management.
Key words: South; construction project; project archives; management
中图分类号:G270 文献标识码:A文章编号:
引言
高速公路工程建设项目参与单位众多,故而项目建设档案的形成单位也是众多,往往涉及建设、设计、施工、科研、监理等单位,其档案具有广泛性、复杂性和多样性等特点,这就给完整、准确、系统地管理档案工作带来了一定的难度。而业主单位正是项目档案编制的主要组织者和负责人,因此,在项目建设前期,业主及时制定一套高效、合理的档案工作计划及管理办法是工作的重点,使之能环环相扣,各参建单位紧密配合,对整个工程项目档案实施跟踪管理、服务,保证对既定目标的实现。国道主干线广州绕城公路南段建设项目业主本着以“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的宗旨,自开工伊始就明确提出了“建优质工程、创精品档案”,争创“广东省重大建设项目档案金册奖”的工作目标,在上级档案主管部门的大力支持和项目各参建单位的积极努力下,围绕目标,开展一系列的相关工作。
1建立健全工程竣工档案编制管理工作制度
明确本项目的档案编制及整理工作的内容、方法和要求,建立有效的项目档案管理体制、工作程序和制度建设,使档案管理工作做到有章可循,有据可依。结合项目工程进展实际情况,及时印发档案管理办法及有关文件传达到各参建单位,做到动态跟踪管理。
1.1纳入制度建设
项目业主制定并印发了《国道主干线广州绕城公路南段竣工文件编制管理办法》。
1.2纳入合同管理
本项目对档案工作实行合同管理,在工程施工、监理合同条款中列入专款对工程档案的形成、收集、整理、归档等作出明确和具体的规定和要求,并和工程计量支付紧密挂钩。在合同清单中将工程竣工资料的编制费用予以单列,专款专用。
1.3纳入目标管理和检查评比
在项目建设的过程中,档案工作实行目标责任管理。明确各参建单位档案工作的进度目标和质量要求,同时每月进行巡查指导,每季度开展档案工作进度和质量评比,奖优罚差。通过采取经济手段,有效地促进提高了各施工、监理标段的档案意识和档案工作质量。
2建立领导责任制和档案工作网络,加强落实,责任到人
项目业主及时成立工程竣工文件档案工作领导小组,由业主单位总工程师任组长,具体负责项目竣工档案的管理工作。本建设项目工程档案采取全过程由业主直接管理的模式,业主及各施工、监理标段同时建立了各自的档案工作网络。在项目建设过程中,及时制定项目建设各个阶段的档案管理控制目标,在上级档案主管部门的指导下,对各标段的文件材料和档案实行目标管理,为全线档案工作的有序开展打下了坚实基础。
3竣工档案与项目工程建设同步开展
3.1在项目建设前期,业主单位将项目工程档案编制工作纳入工程建设管理,实行全线统一管理。对各部门、设计、施工、监理等参建各方进行业务指导和监督,并深入各标段检查竣工文件材料的形成、收集、整理情况,做到业务指导和监督工作日常化、常规化。
3.2采取积极措施,加强管理。项目业主通过每月组织进行巡查指导,每季度开展档案工作进度和质量评比,切实保证文件材料的形成和收集与工程施工同步开展,及时进行了档案的预立卷(预立卷的标准是除了装订和打页码,其余和档案验收时一样),有效地保证和提高了档案的内在质量。
4加强项目档案人员培训,努力提高档案人员队伍整体业务水平
强化学习,不断提高各参建单位档案人员业务技术和素质。建设过程中,项目业主邀请了广东省交通运输档案信息管理中心、广东省交通运输工程质量监督站的领导和专家来本项目指导工作,对参建各方进行竣工文件材料填写、编制和整理开展专题培训;举办专门培训班学习质量管理软件的录入操作方法,保证电子档案工作的总体进度和质量。
5阶段性管理
5.1文件材料的形成、积累阶段
(1)施工阶段是项目工程文件材料形成、积累的关键阶段,各施工单位在文件的形成、收集过程中,严格按“谁形成谁组卷”的要求收集、整理。形成档案工作汇报制度,每月及时填报《施工文件收集整理计划一览表》,将本月的完成情况、下月的工作计划及档案整理过程中存在的问题及时上报总监办和业主,汇总后统一协调解决。制订工作“倒排”计划,落实到日完成量,以利于及时沟通,及时掌握工作进度。
文件材料的归档严格按施工文件形成的规律和质量监督部门检查的标准及要求,工程施工管理文件按问题—年度积累;施工原始记录按单位、分部、分项工程收集、整理、归档。
(2)总监办严格按“分工协作、相互配合、共同完成”原则,在加强对施工单位文件材料督促与监管的同时,认真做好自身监理档案的收集、整理、归档。负责各标段的现场监理严格按照单位、分部、分项工程的划分,认真收集、整理原始监理文件材料,确保监理文件材料所反映的工程质量与工程实际情况相吻合,确认数据真实、准确无误后,再移交至内业资料小组进行选择、整理、归类,对文件是否归档进行鉴定、组卷。
(3)业主单位要求各参建单位必须做到竣工档案管理与项目工程建设同步开展,全程监控,加强督促检查,保证项目档案质量。
①督促各总监办、各施工单位进一步完善档案管理制度,成立项目竣工档案编制小组,确定项目档案分管领导,同时保证专职档案管理人员的稳定。
②督促、检查相关人员对所有文件材料及时进行审核、签署确认,确保其完整、准确、系统。
③业主每月会同监理对施工单位的文件材料进行综合大检查,抓好施工文件形成、收集源头关。全面掌握各标段档案管理的工作进展情况,发现问题,及时处理,并将检查结果对全线通报,要求其针对问题逐一整改,举一反三,确保施工文件材料的同步形成和整理,全线的竣工文件管理处于较好的受控状态。
④在工程收尾阶段,组织竣工档案整理相对落后的标段统一进驻业主单位集中办公,便于及时沟通、解决问题,提高工作效率,加强了对相对落后标段的监督指导与沟通,以加快竣工文件编制的进度。
5.2文件材料的整理、预立卷阶段
为确保做到本项目的档案文件能有较规范统一的题名和排序,业主针对施工、监理文件及时制订了文件材料整理排列表,印发发到各参建单位,规范案卷和卷内题名。通过树立“样板标”,以点带面,带动全线系统、统一地组卷归档。
5.3文件材料的组卷归档、自查自纠、移交阶段
本阶段的重点是对归档档案的合理性、卷内排列、案卷题名、外观等总体质量严格审查。内业资料指导小组分别对各施工单位的施工文件材料进行多次详细检查,仔细核对卷内题名与卷内文件是否对应、案卷题名是否准确全面概括出卷内文件的内容、页次是否正确、备考表是否签认、装订是否合格、牢固等,针对发现的问题一一详细记录,再拟文要求施工单位在规定时间内完成整改工作,提高项目档案的条理性,保证档案总体编制质量。同时,将所有案卷和卷内目录数据输入质量管理软件,并将文件材料的PDF版导入档案系统,并要求各单位均提交一份竣工图的数据光盘。基本实现全套项目档案数字化,可提供全文检索和利用。
6硬件设施为档案保管和利用提供有力保证
项目配备了宽敞的档案库房和数量足够的档案密集柜、空调、抽湿机、灭火器、计算机、扫描仪、打印机、复印机等,便于对档案材料进行分类保管和更好的检索利用。库房档案设专人管理,认真做好防火、防盗、防虫、防尘、防霉、防高温、防光、防潮的八防工作,硬件及配套设施齐全为项目档案的管理、利用提供了有力保障。
篇3
2013年,库尔勒市市政建设突飞猛进,库尔勒市高质量建设、扎实推进‘三河贯通’工程一期工作,全力打造水韵梨城取得实效。库尔勒市狠抓绿化工程。特别是狮子桥上游等处绿化更新、公园改造、苗木定植、引进新型层叠式花架装扮梨城。完成龙山公园及北山防护林灌溉管网改造;城市绿地灌溉改造70%的任务,完成三河贯通工程大规模乔木定植和宿根花卉种植。
这就要求库尔勒市的园林绿化档案工作要跟上园林绿化的大发展。现我就库尔勒市园林绿化档案谈几点看法:
1 强化原始资料的收集工作
收集完整的档案材料,是做好档案工作的关键。因为园林工作的特殊性,园林景观刚刚建城时一般都达不到最好的观赏效果,需要长期的养护和管理才能达到景观效果,这就要求要做好园林绿化原始资料的收集,要和生产部门配合,了解园林绿化工作的计划、进度,有目标的及时主动的收集资料,包括绿化管网的铺设、植被的种类、名称、生长期、特点、预期的景观效果等资料都要收集,为后续的养护工作准备详尽可查的资料,以实现园林绿化最好的景观效果。
2 抓好园林绿化档案的整理工作
根据不同园林绿化工程的特点,工程的进度、分类整理。比如2013年开展的‘三河贯通’工程,为达到相应的景观效果,需要种植大型乔木,灌木,地被植物,宿根花卉、水生植物、移植大树。因为“三河贯通”是一项巨大的工程,2013年只完成了天鹅河A段的绿化工作,种植大型乔木630余株,灌木12600余株,地被植物21000余株,宿根花卉20000株;水生植物约1000平方;移植大树40余棵,这就要求档案管理人员将这些植物的品种、名称、特点等相关情况按工程进度分类整理归档。
3 做好园林绿化档案的开发利用工作
园林绿化档案是园林绿化科技生产活动的重要依据,依据档案做到有的放矢,游刃有余的开展工作,能达到事半功倍的效果。例如园林局苗圃在当年新移植的法桐的准备过冬过程中,根据档案的记载,结合2013年库尔勒市冬季气温较高的情况,未对法桐进行包扎,搭棚等保暖措施,节约了人工和材料,仍然保证了法桐的安全过冬。
4 为园林绿化档案的保管配备必要设施
篇4
一、近年来本人主要工作情况
(一)认真履行站长助理职责,协助站长做好对全站的日常管理工作,全力完成站长交办的各项工作任务。根据站领导的工作安排,制定全站工作计划,审查下属各部门的工作计划,督促各部门认真贯彻落实,并定期检查实施情况。同时,根据本站工作职能,积极摸查掌握我区建设工程安全施工状况,及时向站长汇报,为本站工作计划、工作重点等的调整及时提供意见和依据,努力做好站长的助手和参谋。
(二)认真做好对站办公室的管理工作。组织、检查和督促办公室工作人员根据本室职能分工,认真做好全站联系和沟通协调、上传下达、检查督促、文件起草核改、资料整理归档及后勤保障等工作。近年来安监站办公室的主要工作包括:一是根据站领导的指示,为加强规范管理并提高本站工作效能,进一步完善了本站的各项规章管理制度,于去年完成了本站《管理手册》的编印工作;二是规范监督管理资料的整理和归档工作,于去年在局的大力支持下,设立了档案室,制定了各项档案管理制度;三是及时做好上传下达及各种文件起草和核改工作,如认真起草安全月活动、各项安全检查活动的方案计划和情况总结,按要求及时向上级汇报本站安全监督管理工作的开展情况,及时撰写政务信息宣传本站重大工作活动等。
(三)认真做好对常规室的管理工作。从今年5月起我根据站领导的安排,负责常规室的日常管理工作。常规室所负责的审查工程报监和备案材料、现场查勘开工条件、对已完工工程出具安全等级评价意见等工作涉及工程建设进度,行业内关注度较高,特别是有关文明施工条件问题。为做好此项工作,我和全室同事进行了认真的讨论研究,并经请示局、站领导同意,努力改进工作方法,在坚持工作原则的前提下,采取突出重点、灵活处理的措施,突出提升服务水平、加强宣传、做好提前告知和提前介入预审查等工作,并根据实际情况将可暂不重点审查的工作关口后移。通过改进,工作效率提高,工作投诉较少,总体效果较好。
(四)认真完成局领导交办的其他工作。包括参加各种工作会议、工作活动、各种协调工作和代拟各类文件等。
篇5
论文摘要:基层事业单位的基建档案,存在职责不明、保存不妥的现象,造成了不良后果和损失,因此,加强基层事业单位基建档案管理,要在组织领导、建章立制、提高人员素质等方面进行,做到领导重视、相关人员通力协作、及时收集、按时归档、严格交接,推动档案工作的规范化、标准化。
基建档案是指在基建管理和基建工程项目活动中直接形成的、有保存价值的文字、图表及声像载体材料等,它既是建设过程的真实反映和记录,又是建设发展的重要基础和依据,也是单位维权的凭证和依据。基建档案具有内容的单一性、载体的多样性、形式的特殊性等特点,随着社会信息化的飞速发展,基建档案的内容、形式、载体等属性也发生了较大的变化,特别是以基建工程项目为中心所形成的文件材料具有全面化、精确化、系统化的成套性和现实性、专业性要求,而一个完整的基建工程项目要经过立项、设计、施工、竣工等阶段,要经过主管机关、建设单位、施工单位、设计单位、监理单位等好多部门,给收集管理工作带来很多困难,就此对基建档案管理谈几点粗浅的认识。
1加强领导,建立档案组织
抓好基建档案工作,首先要从思想上重视基建档案管理工作,提高认识,从监与管两方面入手,分管档案工作的领导应给以多方面的支持和提供可靠的保障,用规范化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作,建立起"内外"有别而又相互统一的档案管理网络。"内"就是要协调内部各职能部门增强档案意识,注重收集与及时移交,防止档案材料的散失;"外"就是要抓住每一个环节的档案收集,积极与设计、施工、监理等参建单位负责人及档案人员通力协作,以保证归档档案资料的完整、准确、系统。建立档案管理组织,不仅是行政管理的重要组成部分,而且是必须做好的一项基础性工作,因此,要明确有关人员与部门的职责,用制度管人,用制度办事,将基建档案工作作为硬任务列入工程条款,将基建档案工作以法律文书的形式规定下来,鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料,作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目,自建设项目开始,就积极介入。
2建立健全基建档案管理制度、编制分类方案和规则
制度要健全,执行要坚决。按照档案管理的法律法规及国家规定的有关规定与标准,对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料,应根据基建档案形成的规律和特点,在便于保管和利用的前提下,进行科学分类整理,设置相应的归档类目,如它所包括基本建设工程的规划、设计档案、基本建设施工档案和以竣工图为核心的工程竣工档案等。应根据本单位的实际情况和具体要求,制定本单位的基建档案管理实施细则,细则应主要明确本单位基建档案的范围,归档的基本要求和基本内容,基建档案的移交与整理、保存与借阅的要求。这样就可以在组织基建档案的过程中给相关人员提供标准,增加基建档案资料整理的可操作性。
资料要齐全,内容要完整。要达到此目标要求,应该重视抓好资料的收集工作,坚持工程项目建档工作按照档案管理规范要求与工程建设、竣工验收同步,坚持档案部门与基建部门相结合,编制分类方案,正确区分和把握依据性文件、基础性文件、工程设计文件、工程管理文件、施工竣工验收及文件、基建财务文件、监理文件等的分类工作,齐抓共管,进一步做好基建竣工归档工作。
管理要及时,立卷要规范。为确保基建工程档案齐全、完整、系统,就要把基建档案工作与工程建设计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系,同步进行,做到工程进度到哪个阶段,档案收集和管理工作跟踪到哪个阶段。立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰,同时根据基建文件材料的形成规律,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按工程项目组卷,使档案资料做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理,方便利用,保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门,严格交接手续,认真核查案卷质量并确保档案的完整。
3加强对有关人员的培训
一个单位基建档案管理的好坏,不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关,更与档案资料的组织者对档案资料的重视程度有着极大的关系。基建档案作为科技档案的重要组成部分,它服务于今天,有利于未来,为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材,针对某些领导和技术人员档案意识薄弱、档案管理人员与负责基建人员工作不协调、缺乏基建方面专职人才、施工企业一般比较重视工程质量和进度等现状,一是要结合建设项目的特点,加强对基建管理部门、工程质量监督机构、项目设计及建设施工单位档案管理人员的培训,将基建档案工作作为硬任务列入工程条款,将基建档案工作以法律文书的形式规定下来,引起参建单位的足够重视,自项目建设开始,应该组织其学习、贯彻国家关于建设项目档案管理的有关法律法规及办法,强化岗前培训,要求做到统一的要求、标准与格式,严把档案质量关,要求做到技监与基建档案同步进行、工程建设与档案材料的积累、整编、审定同步进行,系统掌握项目开工前、项目进行过程中、项目竣工后档案工作的不同点与侧重点,既瞻前顾后,又紧抓过程;二是要组织本单位档案人员及其相关人员,认真学习贯彻《档案法》及国家关于建设项目档案管理的有关法律法规和办法,在各部门间形成档案共识,不断提高业务能力,自觉增强责任意识,做到主动出击、提前拟定计划,实行跟踪收集、动态收集、严把质量,同时要求档案人员,要根据工程进度,紧密与参建单位的经理、施工人员等联系,争取配合,做到边施工、边检查、边记录、边收集资料。
篇6
11月15日,以省市档案局领导联合组成的档案晋级评审组对市烟草专卖局档案晋升省特级工作进行了评审认定。评审组依据《辽宁省机关档案工作评定办法》,通过听、看、评、议,逐项考核,对市烟草专卖局的档案工作给予了充分的肯定,一致同意市烟草专卖局档案工作以总得分98分的最高分晋升省特级档案,这也是全省烟草行业首家获得此项殊荣的单位。
捧着“省特级档案工作”的牌匾,看着一排排整齐的密集架,一本本装帧精美的编研材料,还有全新布置的展室,脑海中情不自禁地再现了在档案晋级筹备过程中一幅幅感人场面。办公室全体人员,上到主任,下到打字员、司机,每个人都全力以赴地积极参与,团结协作,为档案工作顺利晋级做出了积极努力。
档案室主任全面负责档案晋级工作。他刚刚做完大手术出院不久,身体还很虚弱。可他还是每天制定工作计划,布置工作任务,每次都是在第一时间过问档案晋级筹备工作的进展情况,并亲自到档案室查看基础工作进度。主任忘我的工作精神深深地感染了我们,促使我们以更大的激情投入到工作中。
副主任具体负责档案晋级工作,对档案的收集、整理、归档、鉴定,案卷标题的拟定、卷内目录、封面的填写和案卷号、案卷目录的编号以及装订、装盒、上架等一系列工作都一一指导,甚至亲自操作。在编研材料的搜集、删选、整理,封面设计、制作,还有展室的装修、布置,购买档案设备等工作中,都亲历亲为,付出了大量的心血。由于时间紧、任务重,她经常加班到深夜,甚至放弃节假日休息。常年的辛苦工作,使她患上了颈椎疾病,疼痛难忍,却没有时间治疗。她的工作精神充分体现了一名档案干部爱岗敬业、默默无闻、无私奉献的高尚风范。
我作为一名档案学专业毕业的档案员,刚刚离开校门走到工作岗位,对工作充满激情与责任,每天早早来到档案室,有计划、有步骤地进行档案整理、数据录入等工作。在进行档案编研和展室装修时,我不停地奔波于各个相关单位之间,相互沟通,对资料及时做出修改,经常起早贪黑,有时甚至没有时间吃饭。但我从不叫苦叫累,因为我非常珍惜这份工作,常常是白天在档案室工作,晚上在家里翻阅专业书籍,把所学的理论知识与工作实践有机地结合起来,为档案晋级工作做出了自己的贡献。
在此次档案晋级筹备工作中,文书赵瑞在文字材料编撰、校对,图片拍摄等方面做了大量工作。打字员甄贞完成了大量的文字输入工作。还有办公室的司机们,随叫随到,积极配合我们的工作,经常是刚刚陪领导出差回来还没来得及休息,便载着我们到另一个地点,甚至有时一天都不曾离开驾驶座,却从无怨言。
篇7
【关键词】高职院校;档案统计;建议
档案管理是高职院校的档案统计工作的一个重要环节。它是通过档案的管理人员对学校各部门档案资料进行收集、整理、鉴定、保管数量,以及通过本院校档案的构成利用机构和人员的实际情况作出基本的统计和其他专业型的统计,以统计数字、统计表册的形式来展示本院校档案和档案管理工作的基本情况。这种档案的统计工作不仅为档案事业和高职院校行政管理、教育教学、学生管理等相关的工作提供明确的数据支持,也为科学制定档案事业方针政策及发展规划打下了基础。
一、档案统计概述
档案的统计工作是对档案通过量的研究来做出统计的的一个实质性的工作,它贯穿了档案建设过程中的核心问题,也是让我们如何正确认识量与质的关系问题。档案工作由六个环节组成,即档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用,统计是较重要的一个环节,也是搞好档案综合管理的充要条件。总的来说,档案统计是用定量的方法对档案、档案工作进行建设的,通过指标数字来揭示档案和档案工作的发展过程、现象及其一般规律性。
二、档案统计在档案工作中发挥的作用
1. 档案统计工作贯穿了档案工作的全过程,它以数据的形式来了解和掌握档案的形式并做到如何管理及利用档案的事业发展的状况,将统计工作做到更好,同时也为高职院校档案事业发展提供建设性规划。要想实现档案管理现代化,并且能跟上时展的步伐和要求,我们要去了解高职院校档案数量是以什么的势态增长。那么我们可以利用我们所拥有的统计数据,能清楚的了解高职院校档案增长速度和趋势,进而有目的、有计划地合理安排经费的使用。我们也可以通过将库房扩充、完善检索工具、更新设备,做到档案的管理现代化。我们也可以通过统计数据来掌握本单位的信息开发,,做到及时调整人员、设备的配置,这样可以更好地开发档案信息资源,服务用户。档案的统计是制定计划、检查执行情况的一个重要依据,它是以数据的形式将档案的情况完整的罗列出来,让我们很容易的知道他的管理活动的规律,对我们从实际情况出发并且制定切实可行的工作计划是有很大的帮助的。同时统计数据又在客观的角度能够准确的帮助我们检查工作计划的可实施性,让我们能很好的准确的发现存在的不足和改进的地方,能做到促进档案工作的发展。
三、当前档案统计存在的现状问题
1.重视不足,一些高职院校对档案统计的工作不重视,不愿意投入财力和人力,以至于缺乏规划化的管理。对档案统计的观念淡薄,认为统计人员可以没有,对档案的建设没有什么影响。这样的思想就会导致档案的记录不完善,统计的方法也不能够统一。换句话说,如果对做出的统计数据不去建立档案,会造成很多有用的数据的流失。因此,当前的统计基础工作薄弱已经成为影响统计质量,制约学校统计工作的开展的一个非常重大的问题。
2.即使安排了统计人员,统计人员也会对统计指标的涵义理解程度不同。那么他们统计数据的方法也会大不相同,各搞一套,想当然的按照自己的思维方式去设计表格和填报数字。这样带来的影响有:一是统计数量的单位不统一;二是档案材料的收集与整理统计方式的差异,在整理档案时,我们要知道正件与附件、印件与定稿(原稿)、转发文与被转发文等都要放在一起立卷,合称为一件的,但是好多统计人员不知道这一点,作出的收集和整理也是不一样的,这样就会存在差异;三是输入表格内容涵义理解的差异,在进行案卷的输入时,有的统计员会将件号当作文件起页号输入, 使得每个文件只有一页,文件的页数和件数的数字是完全一致的;四、档案利用的记量差异,在对档案进行登记的时候,不是以利用者的实际利用档案的数量来登记的,是以来登记的人数作为登记,以至于导致差异。当档案人员对于档案的业务和检索工具不健全时,将会产生更大的差异,因为他们不会以实际的情况作为记录。
3.没有实行任何一种制度化的管理模式进行档案统计工作。档案统计工作和其他工作是不一样的,它是在人们将其他的工作都做完之后,才会想起要做的事情。这是因为人们在工作时根本就不重视这项工作,使这项工作产生滞后性,产生这种性质的原因是因为没有将制度化的形式落实到档案工作的各个环节中去。
4.对档案统计的分析的工作研究的不够深入。要做到从统计调查中去获取原始数据,再对档案统计进行整理,并对原始数据进行分类、分组,最后从统计的数据中得出结论,这就是档案统计的分析和研究工作,它可以说是统计工作的最后阶段,当我们在填报完档案统计报表的时候进行这一项工作,这也可以说是最为重要的一个阶段。如果没有这一步,那么档案统计工作也就没有什么意义。如果按照目前的情况来看许多高职院校的档案统计工作也只是停留在一些填报数字和应付上级报表的阶段,并不会对统计数据进行更深入的分析研究。
四、加强高职院校档案统计工作的建议
针对以上出现的现实问题,笔者认为要做好高职院校档案统计工作需做到以下几点:
(一)要加强全员对档案统计工作的认识
目前的高职档案管理是由封闭性转化为开放性和效益性,作为高职院校的领导要非常重视和关心在教学中的档案统计工作,将档案统计工作视为重要的一项工作,将统计管理规划化的带入到档案统计工作中去,切实加强对档案的统计工作。要做到以身作则,为自己的未来做打算,为现实服务的高度为标准,对档案工作进行系统规划,将学校的档案管理事业做到一个新的高度。学校应该做到在学校上下去宣传,让人们能够意识到档案统计工作的重要性,因为只有这样,在一起工作的各个部门才会主动并积极的配合档案统计的这一工作。
(二)加强档案管理人员素质和能力的提升
高职院校档案统计工作相对别的工作是科学性强且标准高,要求非常严的一项工作。在这个岗位上工作的工作者是要面对大量和繁琐的档案信息数据,他们要做到档案收集、整体、归档等工作,而且在做的时候一定要保证在规定的时间里具有一定的保密性质。所以,要想去做这份工作,还想要把这份工作做得好,就必须拥有更全面的专业知识,要非常热爱这份工作,对这个工作有很大的兴趣,要有坚定的信念和无私的奉献精神。对此,档案统计的工作者要不断提高政治理论水平,端正政治态度,加强职业道德修养,有较高的法制观念,要学法、懂法按照法律的规定来进行统计档案。不过,现在的网络信息技术越来越发达,档案统计手段的现代化和信息化对档案工作人员提出了更高的要求,档案的工作人员也要不断的适应不同的局势,做到不断的提升自己的操作能力和业务素质,要不断的加强学习,并积极参加关于现代档案统计技术方面的培训。当然,学校也要不断去提供档案工作人员的学习交流的机会,让工作人员不断了解、掌握现代化统计技能,不断提高档案统计的现代化水平。要懂得对档案资料进行收集、分类、整理、装订,还要会编制检索工具,如果档案统计人员不熟悉相关专业之间的联系和区别,那么他们很难在这份工作中做出好的成绩,就会出现纰漏,导致存放的档案很凌乱,造成在统计档案上会有很大的困扰。
(三)建立健全高职院校档案统计规章制度
高职教育现在正处在发展的阶段,在做档案统计的工作也是相比较起来是繁忙的,如果没有一整套完善的体系不仅会拖延工作的完成进度,可能会造成工作不能够完成,所谓无章可循,各自为政。所以为了让工作的进度加快和能更好的完成工作,高职院校就一定要修订和完善档案统计制度,加强对档案统计制度的建设,并且结合实际做好各项工作,也做好不同载体档案的规范化、标准化建设。要把档案制度的建设放在重要的位置,让人们了解当中的重要性,让它有章可循。高职教育机构应该要建立考核和评估制度,定期安排工作,布置、检查、总结、验收档案工作。还要建立档案的相关信息,便于查找,为学校档案工作,是一项非常有价值的科学决策。
参考文献:
[1] 陈凯侠.从高职院校评估谈高职院校档案工作建设[J]. 职业圈. 2007(16)
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和控制电力基建档案质量的途径和方法做简单的论述。
关键词:电力基建 档案管理 途径和方法
所谓的电力基建档案是指在电力基建过程中形成的真实记录。它是鉴定基建工程质量的一个重要依据。国家明文规定:设计、施工及建设单位必须按照各自工作的职责和内容,对电力工程竣工档案资料进行完整、准确、系统的收集和编制,并保证档案能够在项目建设、管理、维护、扩建中充分发挥作用。本文将就如何收集和编制好电力工程竣工档案资料做简单的阐述。
一、电力基建档案管理中主要存在的问题
1、电力基建档案管理意识淡薄
在电力基建工程中普遍存在的一种现象就是重工程建设,轻档案管理。档案的管理意识淡薄主要体现在两点上:1)在做工程的总体规划和工作计划时,并没有将基建项目的档案管理纳入其中;2)在领导的议事日程中也并没有涉及到电力基建档案管理的问题。正是由于电力基建档案管理意识淡薄,使其没有得到应有的重视,而给日后项目档案的管理工作带来了较为严重的阻碍。
2、基建项目的档案没有实现集中、统一的管理
对基建项目的档案进行集中统一的管理,既是科技档案工作自身发展的要求,也是国家档案局验收档案的要求。但是却存在着某些部门和个人为了自身取用方便而不将档案归档,进而导致图纸或资料的散落、丢失,这将对项目档案的完整性造成严重的影响。
3、缺乏科学性和先进性的管理思想
科学性和先进性的缺失主要体现在在项目的前期准备阶段,没能够对项目管理方面的策划工作有充分的认识,只注重了结果,而真正的档案管理制度是在工程开工之后才逐步确立的。例如,有些项目由于没能在施工阶段编制出竣工资料的管理程序,所以只能屈从于承包商的意见,这样做所产生的一个不良后果就是缺乏对档案的控制力。
4、档案归档滞后,突击整理和事后补充的现象比较普遍
由于档案管理意识淡薄,常常会有资料归档滞后的情况出现。更甚的是有些施工单位并没有按照要求在工程的准备阶段和施工阶段收集和整理资料,而是在工程竣工之后才开始突击整理,资料后补的情况相当严重。
5、“四参加”并没有真正落实到实处
为了保证项目档案的完整性和准确性,国家档案局制定了一系列的控制措施。这些措施是档案部门落实职责,对文件材料的形成、积累和归档进行监督检查的重要依据,同时也是促使归档资料完整、系统、准确的重要保证。在这些措施中较为突出的是“四参加”政策。所谓的“四参加”就是指档案工作人员要参加本厂产品的定型会,要参加科研成果鉴定会,要参加基建工程竣工验收会,要参加设备开箱验收会。这么做的目的就是对基建工程中所形成的资料进行质量控制。但是“四参加”政策在某些公司中并没有真正落实到实处,这将严重影响到公司科技档案的归档率、完整率和利用率。
二、控制电力基建档案质量的途径和方法
1、提高电力基建档案管理质量的首要环节是前期控制
1)在工程质量领导责任制中纳入基建工程档案这一项,并将对项目文件的收集、管理纳入工程的总体规划和工作计划中。
2)实行档案管理网络化。配备专业的档案人员,使其逐步建立和完善电力基建工程档案管理中所涉及的各项规章制度、各项标准和规范,最终使基建工程的档案工作能够有章可循。有理可依。
3)建设单位要制定出符合电力工程建设实际的《工程竣工档案资料编制要求及验收规定》。当然这一规定不是随便制定的,它要以国家档案局、国家电力公司以及地方档案行政管理部门所制定的关于竣工档案管理的若干规定为依据的。
4)建设单位还应该以电力企业档案的分类标准为依据,同时以施工安装大类的档案分类标准为参照,制定出《工程竣工档案资料组卷分类大纲》。在分类大纲中,将就档案的表示方法以及类目的设置等做出较为详细的说明。分类大纲的制定不是随便的、凭空的,而是要遵照工程建设的实际,以完整、准确及系统为原则设置类目。一般情况下,在分类简表中仅需存在能够反映档案资料的三级类目就可以了;但在分类住表上则要求至少有四级类目。
5)在项目的招投标书和合同书中附加上关于基建工程档案管理的专门条款,使参见单位的责任和项目文件的编制标准更为明确,进而能很好的保证基建工程档案的完整性。
6)监理单位要切实履行自己的监理职责,不仅要对基建工程进行监督,还要对项目文件的编制和档案整理工作进行监督。
(二)提高电力基建档案管理质量另一重要环节是过程控制
1、对于工程建设档案人员要争取做到全程参加
(1)在基建工程前期,档案人员要做好信息和资料的收集和整理。这些资料主要包括:工程计划、合同、立项、可行性研究、环保材料、地质勘查、开工前的国家各个部门的许可和批复。它们都是基建工程之所以能够开展的重要依据。
(2)在工程建设的中期,档案人员要加强对建设档案资料的管理。工程建设档案的最终形成要严把“五道关”。第一道是形成关,即要对工程中所形成的资料进行及时的整理归档,来确保其完整性。第二道关是归档关,即在工程交工时对工程建设资料进行及时的归档处理。第三道关是整理关,即档案人员要根据档案的归档原则整理工程中的零散文件。第四道关是质量关,即监理单位要对施工单位档案人员整理好的档案资料进行严格的检查,并核对资料情况是否与工程现场的实际情况相符。第五道关是审核关,即建设单位要从完整、规范的角度对建设项目的档案进行严格审核。
(3)建设单位要和上级档案管理部门保持联系,经常请他们进行现场业务指导。
(4)建设单位要在工程建设中起带头作用,在设计、施工、安装、监理、调试各个部门中进行协调和沟通,检查、敦促档案管理工作的落实情况,通过沟通也使各个部门能够通力合作,确保工程建设、档案管理工作的顺利进行。另外,建设单位最好要成立一个工程档案管理领导小组。小组的主要职责就是发现、解决档案管理过程中出现的问题,检查、监督档案资料的编制、整理进度等。
(三)提高电力基建档案管理质量的必要环节还包括后期控制
1、做好后期控制。所谓的“后期”是指工程已经竣工,且进去验收阶段。对“后期”主要做好两方面的控制。
第一:交工验收环节。在这个环节中,建设单位要保证档案资料和工程建设同步,保证纸质档案和电子档案同步。
第二:正式竣工验收前的整改期。随着我国基建工程的快速发展,国家对其质量、安全和环保也提出了更高的要求,而整改期间基建工程的变更记录对工程竣工后的验收工作的重要性也就越来越被凸现出来。
因此,我们常说工程竣工并不意味着档案工作也结束了。
2、要保质保量地做好工程竣工后的验收工作。一般来说,在进行档案专项验收前,我们必须按照国家档案局在《建设项目(工程)档案验收办法》的规定,组织各个单位、部门和相关人员对档案的质量进行自检,将档案中存在的问题扼杀在正式验收之前,可以说这种方法是保证档案质量的最为有效的措施。
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办公室对我来说是一个全新的工作领域。作为办公室的负责人,自己清醒地认识到,办公室是总经理室直接领导下的综合管理机构,是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽,推动各项工作朝着既定目标前进的中心。办公室的工作千头万绪,在文件起草、提供调研资料、数量都要为决策提供一些有益的资料,数据。有文书处理、档案管理、文件批转、会议安排、迎来送往及用车管理等。面对繁杂琐碎的大量事务性工作,自我强化工作意识,注意加快工作节奏,提高工作效率,冷静办理各项事务,力求周全、准确、适度,避免疏漏和差错,至今基本做到了事事有着落。
1、理顺关系,办理公司有关证件。公司成立伊始,各项工作几乎都是从头开始,需要办理相关的手续及证件。我利用自己在××部门工作多年,部门熟、人际关系较融洽的优势,积极为公司办理各类证件。通过多方努力,我只用了月余时间,办好了×××证书、项目立项手续\××××产权证产等。充分发挥综合部门的协调作用。
2、及时了解×××××情况,为领导决策提供依据。作为×××××企业,土地交付是重中之重。由于×××的拆迁和我公司开发进度有密切关联,为了早日取得土地,公司成立土地交付工作小组。我作小组成员之一,利用一切有利资源,采取有效措施,到××、××拆迁办等单位,积极和有关人员交流、沟通,及时将所了解的拆迁信息、工作进度、问题反馈到总经理室,公司领导在最短时间内掌握了××××××及拆迁工作的进展,并在此基础上进一步安排交付工作。
3、积极响应公司号召,深入开展市场调研工作。根据公司(0x号办公会议精神要求,我针对目前××房地产的发展情况及房屋租售价格、市场需求、发展趋势等做了详细的市场调查。先后到土地、建设、房管部门详细了解近年房地产开发各项数据指标,走访了一些商业部门如××,\××又到××花园、××花园、××小区调查这些物业的租售情况。就x号地块区位优势提出 “商业为主、住宅为辅、凸现区位、统筹兼顾” 开发个人设想。
4、认真做好公司的文字工作。草拟综合性文件和报告等文字工作,负责办公会议的记录、整理和会议纪要提炼,并负责对会议有关决议的实施。认真做好公司有关文件的收发、登记、分递、文印和督办工作;公司所有的文件、审批表、协议书整理归档入册,做好资料归档工作。配合领导在制订的各项规章制度基础上进一步补充、完善各项规章制度。及时传达贯彻公司有关会议、文件、批示精神。
5、落实公司人事、劳资管理工作。组织落实公司的劳动、人事、工资管理和员工的考勤控制监督工作,根据人事管理制度与聘用员工签订了劳动合同,按照有关规定,到劳动管理部门办好缴纳社保(养老保险、失业保险、医疗保险)的各项手续。体现公司的规范性,解决员工的后顾之忧;
6、切实抓好公司的福利、企业管理的日常工作。按照预算审批制度,组织落实公司办公设施、宿舍用品、劳保福利等商品的采购、调配和实物管理工作。办公室装修完毕后,在x月份按照审批权限完成了购置办公用品、通讯、复印机、电脑等设备的配置工作。切实做好公司通讯费、招待费、水电费、车辆使用及馈赠品登记手续,严格按照程序核定使用标准;
7、做好公司董事会及其他各种会议的后勤服务工作。董事会在××××召开期间,认真做好会场布置、食宿安排工作。落实好各种会议的会前准备、会议资料等工作。
二、加强自身学习,提高业务水平
由于感到自己身上的担子很重,而自己的学识、能力和阅历与其任职都有一定的距离,所以总不敢掉以轻心,总在学习,向书本学习、向周围的领导学习,向同事学习,这样下来感觉自己半年来还是有了一定的进步。经过不断学习、不断积累,已具备了办公室工作经验,能够比较从容地处理日常工作中出现的各类问题,在组织管理能力、综合分析能力、协调办事能力和文字言语表达能力等方面,经过半年的锻炼都有了很大的提高,保证了本岗位各项工作的正常运行,能够以正确的态度对待各项工作任务,热爱本职工作,认真努力贯彻到实际工作中去。积极提高自身各项业务素质,争取工作的主动性,具备较强的专业心,责任心,努力提高工作效率和工作质量。
三、存在的问题和今后努力方向
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一、加强宣传工作,提高全社会的档案意识
加强对《中华人民共和国档案法》、《__市城乡建设档案管理规定》的宣传工作。利用咨询服务形式,向全社会广泛宣传《档案法》和《管理规定》等法律、法规、规章,发放档案目录指南资料,营造宣传声势,形成大家共同关心、支持城建档案工作的良好氛围。
同时,我馆利用馆藏图片资料及通过社会征集获取图片创办《城建档案·品德》杂志和“中国意志,__汇报”图片展等形式,将死档案变成活档案,生动形象地宣传了我建设系统在城市建设中取得的显著成绩。
二、运用科学管理手段,加强业务工作
1、丰富馆藏。及时掌握城建档案接收动态。同时在全馆职工努力下,加大了对市政、道路等城市重点工程档案和局重点科室档案的接收力度。对整理后的案卷及时地进行微机输入、打印封皮、装订入库,确保档案不积压。同时对库房的案卷进行了科学的分类和保管,排架整齐。
2、做好档案的规范化、标准化整理工作。一年来我馆按照规范化、标准化整理各类档案2186卷,著录档案1999卷,审核入库档案1999卷。
3、抓好建设工程档案的业务指导。一是与建设单位签订“__市建设工程竣工档案移交承诺书”,发放竣工档案移交目录,从工程办证开始就介入工程档案指导,为工程档案的及时收集提供保证。二是开阔业务指导渠道,采用电话咨询、网上指导和现场指导等形式,确保业务指导工作到位。今年共签订移交承诺书236份。
4、认真做好各竣工工程档案验收工作。一是对报送的工程档案及时审核,不堆积;二是审核过程中做到认真、仔细,并经二次审查;三是特事特办、急事急办,确保工程档案资料及时验收。全年共接收和审查工程竣工档案270宗2186卷,出具工程竣工档案验收证明206份。
5、档案查阅利用服务显著提高。全年我馆档案利用服务共接待咨询、查档者约182人次,提供案卷824卷次,复制档案原件3156张。为城市建设、工程备案、房产办理、资质年审、司法部门取证、房屋维修等方面提供了大量的凭证和依据,取得了良好的社会效益。
6、经过一年多努力,在领导的支持下《__市城乡建设档案管理规定》已经市政府六届六十七次常务会审议通过,现予以印发。确保了城乡建设档案的完整、安全,使城乡建设档案在城乡规划、建设、管理中发挥出更大的作用。
三、声像档案工作的管理
充分发挥声像档案在城市建设中工作的亮点作用,安排人员深入施工现场,拍摄重点工程项目的建设、城区实景及旧貌等。收集各类声像档案有相片8682张、光盘90张。
四、城建档案馆信息化建设
我馆今年承担了局信息中心政务信息公开及各类信息收集、工作。同时城建档案网站构架已定,近期即将开通。
五、档案安全工作
档案馆属于重点防护单位,一直以来我馆非常重视安全,保卫工作,加强档案馆的内部管理,提高职工的安全防范意识,要求每个科室计算机等电器下班要关闭,窗户要检查等。对库房进行日常维护、定期对档案检查和倒柜,发现隐患,及时弥补,夏天注意防虫、防潮,冬天防火等,确保档案的安全。每次查阅档案及时关好柜门、库门,确保库房内档案的安全、保密、无缺。认真仔细地做好了借阅登记,杜绝了档案的丢失。
六、积极推进基层城建档案工作
加强了对各县(市)城建档案工作的督促、指导,到各城建档案室进行档案检查,指导他们做好城建档案验收移交和管理工作。
七、存在问题
1、声像档案工作有待加强。加强对工程项目的建设、城区实景及旧貌。
2、数字化建设进度有待加快。随着形势发展的需要,档案需求增多,促使本馆要突破原有的工作模式,以创新的思路开创工作新局面。
3、地下管线工程档案接收难。
八、20__年工作计划
1、加强地下管线工程档案的管理
积极贯彻建设部第136号部令,根据《城市地下管线管理办法》,做好城市地下管线工程档案的接收、整理、归档工作。
2、继续加强城建档案验收及移交制度。及时了解掌握信息,做好指导、督促各建设、施工、监理单位文件资料的及时建档工作,加强对外业务指导和跟踪服务,继续加强市政工程、重点工程档案的接收归档工作,提高城建档案的归档率。
3、继续做好馆藏档案资料的安全保管保护,做好城建档案的提供利用工作。
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