声像档案管理十篇

声像档案管理篇1

关键词：声像档案；档案管理；管理工作

前言

随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

一、声像档案管理存在的问题

（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象

"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区

摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。

调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。

事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。

（三）声像档案管理混乱，问题复杂

1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3、保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！

4、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡

调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。

5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏

区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?

6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重

众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。

二、加强声像档案管理工作的对策及建议

（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

（二）加强监督，分类指导，注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（三）加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

（四）全面出击，形式多样，疏通收集渠道

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

（五）结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

声像档案管理篇2

随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

一、声像档案管理存在的问题

（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象

"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区

摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。

调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。

（三）声像档案管理混乱，问题复杂

1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡

调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。

4、保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！

5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏

区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?斓呢逊Α?BR>

6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重

众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归

档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。二、加强声像档案管理工作的对策及建议

（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

（三）加强监督，分类指导，注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

声像档案管理篇3

关键词：档案管理；声像档案

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号：

在城市建设飞速发展的今天，城市建设档案资源信息的关注和利用，很好辅助了城市的开发建设。而声像技术在档案中的出现，成为最具有特色的材料。它能以视觉上给人以原始时候那生动的片刻，记录着城市发展历史，也是旧城改造中不可或缺的依据，而在声像档案的管理方面还存在着一些问题，下边就声像档案工作中存在的问题及措施进行分析。

1、 声像档案管理存在的问题

不同地区不同馆际之间城建声像档案工作开展情况不尽相同，就自贡市城建档案馆而言，城建声像档案一直是个薄弱环节，声像档案工作无法正常开展起来。就其原因有以下几个方面，一是领导重视不够，城建档案馆的上级主管部门及分管领导档案意识不强，对城建声像档案工作的重要性认识不足，因此表现在对城建档案工作的关心程度、支持力度不够。二是经费、人员得不到落实。声像档案工作的开展，需要采用专业的设备和专业的材料才能完成。经费的投入，在很大程度上制约着声像档案工作的开展，而我市作为经济不发达的城市财政本来就困难，我馆每年都没有专门的作为城建声像档案的经费投入，因此，我馆面临的经费问题更显严峻，地方财政困难对单位拨款就十分有限，我馆每年的经费安排只能维持基本的办公费用和人头经费；声像档案工作的开展必须有专人负责所以要落实具体人员，并且既要有档案专业知识、建筑技术专业知识，还要懂得摄影、摄像、后期编辑、计算机运用等专业知识的复合型人才，而我馆由于受编制的限制，加上时有人员外借，本来人手不多只能疲于应付日常的档案接收、管理、利用等工作，再加上人员年龄结构老化，现有人员对知识的更新、对新技术的掌握使用就显困难；三是城建声像档案管理法规及业务规范不够完善。其表现在没有制定出一套针对声像档案行之有效的规章制度，使得各移交单位在移交声像档案时无依据、无约束、随意性强，想交就交，愿交多少交多少，而且收到的大多又不符合要求，如照片有的无文字说明、拍摄时间、作者等，很难确认照片表现的内容，工作十分被动；四是城建声像档案收集管理工作难。由于城建声像档案主要产生于城市规划、建设、管理以及城市科研和其它相关活动以及馆内人员拍摄，涉及面广，大多数城建声像档案资料形成后就分散在各个部门和个人手中，他们往往出于工作便利和需要将这些声像资料视为个人成果，随意处置，加之有的工作人员档案意识淡薄，致使城建声像档案工作停滞不前。

2、做好城建声像档案工作的措施

2．1广泛宣传城建声像档案的政策法规

《档案法》明确规定，凡属国家档案，不管是何种载体档案，都应依法无条件地向档案部门移交，因此，档案部门要坚持“依法治档’’原则，采取形式多样的手段广泛的宣传有关档案的法律法规，宣传城建声像档案的重要性，增强全民的档案意识，使全社会都认识到城建声像档案工作，不是与己无关，而是密切相关，不是额外负担，而是责任和义务，不是小事一桩，而是一项重要工作，从而积极配合城建档案部门开展工作。

2．2取得领导对城建声像档案工作的重视

随着城市建设的飞速发展，城建声像档案的作用越来越大，它不仅记录了城市发展的轨迹，又是城市建设的宝贵财富。因此，各级规划建设行政主管部门要高度重视声像档案工作，要抱着对历史高度负责的态度，站在全局利益看待这一问题，切实加强对声像档案工作的组织领导，并将这一工作列入领导的议事日程、列入年度工作计划，从机构设置、人才队伍、经费投入等方面加大支持力度，为城建声像档案工作创造良好的物质基础条件，领导重视是城建声像档案工作顺利开展的关键所在。

2．3建立健全城建声像档案管理制度

建立健全城建声像档案管理制度是开展城建声像档案工作的重要保障。城建声像档案管理技术涉及各种学科，专业性较强，这就更显得必须加强规范化管理。完善城建声像档案法律法规是开展城建声像档案工作的法律依据，城建声像档案法规及业务规范的制定和完善可为开展城建声像档案工作提供重要的指导价值。城建档案部门应根据国家制定的《档案法》、《科技档案工作条例》、《城市建设档案管理规定》等相关法律、法规、建立健全城建声像档案管理制度及措施。把城建声像档案材料的形成、积累、整理和归档管理纳入城市规划、建设、管理程序。

2．4硬件建设是做好城建声像档案工作的必要条件

要想从根本上解决城建声像档案工作难的问题，没有与之相应的人、财、物等硬件建设，声像档案管理就会成为一纸空谈，所以加强硬件建设是急切的、必要的。首先，应当配备具有一定专业技术的人员担任此项工作。其次，在经费使用上要有必要的保证。第三，购置必要的声像档案设备和提供特殊载体档案保管条件。应当购置工作所需数码摄像机、数码照相机等必要的摄录设备，还可以通过硬盘、光盘保存声像档案，这样提供的声像档案更便捷，保存更耐久。积极引进先进的声像档案管理软件，加强软件的应用，使声像档案管理日趋规范化、科学化推动声像档案工作顺利开展。

2．5努力做好城建声像档案的收集与管理工作

收集工作是积累和丰富城建声像档案的基础工作，没有收集工作就谈不上城建声像档案，城建声像档案的利用也就无从谈起。要确保城建声像档案的及时收集管理，城建档案馆就要积极的参与城市建设各项活动，保证城建声像档案的收集建立与城市建设同步进行。另外，城建声像档案的收集应打破原来滞后而转为主动超前收集，在收集过程中，应结合本地区特色，采取灵活多样的方式进行。首先，确定收集范围，建立城建声像档案收集渠道。凡是在城市规划区域内形成的反映城市发展演变的具有保存价值的声像档案材料都应纳入城建档案馆的收集范围。要加强同规划、电视台、报社、博物馆、地方志、摄影家协会等部门的联系，收集、征集城市风貌、民俗、民居、建设、自然灾害等方面的专题片，资料片。还可委托一些艺术造诣较高的专业摄影、摄像人员对重点景物进行拍摄。档案馆指定专人与之保持经常联系，发现有保存价值的照片、录音、录像资料及时收集进馆。其次，要及时了解、掌握城市建设动态跟踪收集。业务指导工作要跟上要同工程档案的业务指导工作一样同等的重视起来及时告知、及时介入及时组织，让具体的拍摄人员在拍摄、收集过程中做到心中有数，不失时机地对城市规划、建设、管理及城建重大活动进行跟踪拍摄。再次，应注重馆内声像档案管理人员的业务培训和业务能力的提高以及设备潜能的发挥，增加产生声像档案的数量和质量的提高。要保证声像档案的质量和数量，就要有能吃苦耐劳、懂得一定声响技术的工作人员担当此项工作。我们可以将这些同志派送到城建声像档案搞得好的兄弟馆去学习，或者送往报社、电视台去培训使他们的专业技术能力尽快提高。城建档案部门要充分发挥自身人员及其设备的优势，有计划、有部骤的对城市面貌、城市规划、建设、城市重点项目、城市新区、旧城区改造前的原貌等进行跟踪拍摄。还有，城建声像档案资料的收集与建立应纳入工程竣工档案的验收过程之中。做好竣工工程声像档案资料的归档验收，本应是城建档案部门最基本的工作职能，城建档案部门应指导、监督、配合建设施工单位做好各项建设工程声像档案资料的收集、拍摄工作。使城建声像档案工作与其它档案资料同步归档，步入正规管理。

声像档案管理篇4

去年7月初我们为江苏省建设厅制作了专题画册《一切为了灾区人民》，画册从5000多幅照片中精选了170张，记录了江苏省建设系统支援四川抗震救灾的感人画面。该画册在江苏省抗震救灾表彰大会上作为重要材料向与会者发放，还被上报到国务院和建设部，受到建设部领导的肯定和好评，被建设部作为全国抗震救灾专题画册范本，充分展示和宣传了江苏省政府和人民对灾区的关怀和支援。

灾后声像档案除了具有记录灾情的作用外，还具有宣传动员、出版发行、分析研究、为领导提供决策等作用，因此必须对拍摄和收集来的资料进行科学管理，才能便于迅速查找提供利用。对这一部分的档案资料保管，目前一般参照国家档案局的《照片档案管理规范》(修订)(GB/T 11821－2002)进行管理，需要强调的是以下几个方面：

1　分类。应遵循有利于声像档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。灾后声像档案的分类可以采取多种形式，如：按灾害类型划分、按发生时间划分、按作者划分，一般来讲灾后声像档案随同馆藏声像档案一起管理，其摄影者或拍摄影者应及时整理，每半年归档一次，一般不应跨年度。

照片档案的底片、照片应分开存放。声像档案按所反映的内容的价值划定留存年限分为永久、长期、短期三种。密级划分为绝密、机密、秘密、内部四种。

2　著录。应尽可能反映照片的基本内容、人物、时间、地点、事由等要素，便于检索。

每张照片(底片)、数码文件或录像带应注明编号及相应的文字说明，文字说明包括题名、编号、时间、时长、人物、背景、摄影者等其他要素，题名应简明概括、准确。拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。示例1976年3月5日写作19760305。摄影者一般填写个人，必要时填写单位。

3　存储。在适宜的温湿度情况下，采取多种形式、多种载体存储，便于长期保管。

储存声像档案的库房应为独立声像库房，库房温度控制为13℃～15℃，相对湿度35％～45％。昼夜温度变化不应大于±3℃，湿度变化不应大于±5％。照片(底片)档案采用照片册、底片册，数码照片最好选用金盘刻录电子相册，也可直接复制到计算机硬盘中。录像资料可以采用磁带，也可以采用光盘、硬盘等存储方式。

4　利用。使用合理的照片(视频)档案管理软件系统，快速检索方便利用。

声像档案管理篇5

    水利声像档案的记录载体主要是录音录像带等磁性材料和光盘等感光材料,这些载体一方面具有体积小、存储量大,便于携带保存和利用的功能,另一方面也因为其特殊材质,对保管提出了更为苛刻的要求。但是目前很多档案保管不科学,主要表现为:1.保管条件不合格。受记录载体特殊材质所限,声像档案保管条件要求比传统文字档案更严格。但是目前基层水利单位档案保管条件普遍不合格,大多是将声像档案同其他文件档案一同混存在文书柜中,没有任何防磁防光等声像档案所必须的保存条件。这种简陋保管条件下,一些声像档案寿命受损,如照片褪色变黄、底片曝光变质和光盘受潮无法读取,重要记录丢失。2.定期复检频率低声像档案材质的特殊性决定其损耗率超过纸质档案,如光盘每读取一次就磨损一次,录音带每查看一次就消一点儿磁,为了满足人们查阅,管理者需要定期对声像档案进行复检。但多数基层声像档案管理部门对定期复检声像资料没概念,采取放任自流的态度,不检查也不维护。

    加强水利声像档案管理的几点思考:

    (一)大力宣传,增强声像档案管理意识加强声像档案管理首先要积极争取各级领导支持,加大声像档案宣传力度,改变水利单位重建设轻档案,重文字轻声像的传统思想,为声像档案管理营造出良好的工作氛围。在此基础上,通过多种激励手段促使各部门工作人员积极参与到素材收集、归档、整理和利用的具体管理工作中,让他们切实意识到声像档案方便、快捷、直观等好处,从而增强声像档案管理意识。

    (二)严格管理,制作标准化管理流程为解决归档不及时完整、文字说明混乱、定期复检频率低这些问题,有关部门要制定标准化管理流程,严格管理声像档案各个步骤。根据工作需要,对水利声像档案的收集范围、技术标准、归档时限和移交程序作出量化规定;明确声像档案日常管理、借阅程序;永久保存的声像档案定期复检,移交上级档案管理部门。完善管理和检查机制,确保声像档案管理工作落到实处。

    (三)加强培训,提高声像档案管理水平1.声像档案既有传统型文字档案的管理要求,又有声音和图像档案管理的特殊要求,水利部门应该加大对水利声像档案管理人员的业务培训,结合水利声像档案制作案例培养专兼职摄影和编辑技术人员。2.吸收引进优秀专业人员,提高系统内声像档案管理水平。

声像档案管理篇6

随着社会的发展及办公条件的改善，在机关工作和各类活动中形成了大量的声像档案。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案，我们就房山区161个立档单位的声像档案管理情况进行了调查。调查发现，声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理混乱等问题，直接影响了档案的完整和声像档案的保管及利用。声像档案管理严重滞后于档案工作的整体发展水平，已到了非抓不可的程度。因此，采取有效措施，加强声像档案管理工作刻不容缓。

一、声像档案管理存在的问题

（一）声像设备存在着"一硬一软"的现象

"一硬"是指声像设备数量多。随着社会的发展及工作需要，机关、企事业单位的声像设备有了很大改善。在调查的161个单位中，仅有21个单位没有声像设备，占13％，87％的单位都有1台以上的声像设备，设备总数达671台（架）。从总体讲，声像设备可算比较"硬"。"一软"是指声像设备管理之乱。有101个单位没有制定声像设备管理制度或相应的使用要求，占62％，致使有的设备闲置，没人会用，难以充分发挥作用；有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用；有的设备使用人员不明确或频繁变动，设备不能有效地利用。从而形成了"硬件硬、软件软"的现状，而且"软"的方面直接影响了"硬"的方面作用的发挥，最终造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。

（二）摄录人员中存在着"一强一弱"的现状和两种误区

摄影录人员在各自单位中直接从事着产生声像档案的工作，并决定着声像档案的数量和质量。调查反映出在摄录人员中存在着"一强一弱"的现状。"强"表现在所调查单位的443名摄录人员中，有专职156人，兼职287人，平均年龄35岁，大专以上文化程度的占72％。队伍强大、年龄适中、文化程度较高这是"强"的一面；"弱"表现在443人中，专业工龄1至5年者381人，占86％，5年以上者仅占14％。经过专业培训的共68人，仅占16％，其中1至3个月短训（摄录专业）的66人，专科毕业2人，有84％的人都属"自"。专业工龄短、专业知识及技能普遍较低这是"弱"的一面。

调查中还发现摄录人员中存在着两种思想认识上的误区。一种是部分人根本就不知道什么是声像档案。他们一直误以为只有上级来文、红头文件才是档案，而他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带等，认为拍完、录完就算完成任务了，不需要归档保存；另一种是部分人误以为谁拍的照片就归谁，送往报社、电台的用完就算完了，怎么处理这些声像档案属于个人行为。由于这些同志缺乏全局观念，档案意识不强，仅考虑个人或本部门工作方便，致使部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存。特别是随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

事实证明，摄录人员"弱"的一面影响了"强"的一面发挥作用，加上认识上的误区，造成了声像档案管理上的不规范。也就是说，产生声像档案的第一关棗形成和归档不把好关，待用时再靠档案员去催要或档案馆去征集，那只能是"亡羊补牢"了。

（三）声像档案管理混乱，问题复杂

1、管理制度不健全，声像档案没有集中统一管理

调查中有75个单位制定了相应的声像档案管理制度，占47％，有半数以上的单位处于无章可循的自由形成、自由处理状态。据调查，声像档案的管理主要存在着3种形式：一是档案室集中统一管理，随时形成随时移交，仅占26％；二是各科室一年一次移交档案室，占35％；三是由科室分散保管或个人保存，占39％。由此表明有五分之二的单位声像档案没有集中统一管理，缺乏必要的管理制度，或有的单位虽有管理制度，但落实不够，缺乏有效的保障措施。

2、档案意识不强，声像档案难以及时完整归档

声像档案有较强的时效性和特殊的归档要求。例如照片底片需同时归档，影像需辅以文字说明，如果不及时归档，日后就是摄影人员自己也难以追忆齐全和准确。调查发现，有近20％的单位有积存照片没归档，且多数照片、底片早已分家或已无底片，文字说明更难说清。本来是很珍贵的照片，却由于没有及时归档而失去了其应有的保存价值和利用价值。从录音、录像带的归档情况来看，更令人担忧，相当一部分单位都是"一盘带子反复用"，原始录音（像）没有保存下来。另外有些部门或个人手里保存着部分珍贵的声像档案，虽管理不规范，但当档案部门去收集时，往往不愿交。究其原因，主要是档案意识不强，对声像档案管理缺乏重视。

3、管理状况"喜""忧"悬殊，发展不平衡

调查单位中设备、人员、声像档案管理都比较规范的有11个单位，占6．8％；而无设备无声像档案、有设备无声像档案、有声像档案没集中统一管理的单位48个，竟占40％，两极所占比例悬殊。从照片数量看：最多的一个档案室存有20000余张，其余160个单位20860张，平均130张（其中多者上千张，少者几张）。仅从照片档案一项看，声像档案的管理水平就很悬殊。

4、保管条件差，声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。而调查发现，只有广播电视局、韩村河村等少数几个单位设置了声像档案室或配备了声像档案专柜，其余各单位都将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存，不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色，底片粘连变质，磁带受损等，不利于声像档案的长久保存和利用，一旦发生问题，悔之晚矣！

5、收集渠道不畅，声像档案馆、室藏匮乏

区档案馆是全区永久保存档案并向社会提供利用的基地。但目前馆藏声像档案极为匮乏。基层单位中有近四分之一的照片档案散存在个人或科室内部，没有集中统一管理。正是由于多年来沿袭下来的声像档案分散保存，难以及时完整归档统一管理，致使基层档案室声像档案不齐全，档案馆的声像档案也就没了来源。源头没控制住，加之征集措施不得力，渠道不畅，造成今?斓呢逊Α?BR>

6、区域性重大活动档案失控，声像档案流失严重

众所周知，每次区里或基层单位组织重大活动，召开重要会议，都安排人员摄录像，形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行，但在档案馆（室）却找不齐这些原始档案。分析原因：一是多个单位同时参与的大型活动，档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的，各自负责一块工作，相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中，活动结束后，档案材料也各归东西，声像（包括文书、实物等）档案流失在所难免；二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作，也造成档案材料流失；三是有关专业人员档案意识不强，加之缺乏有效的管理，形成的档案不及时归

档，用完之后就归为已有或是下落不明，又造成档案的流失。二、加强声像档案管理工作的对策及建议

（一）加强宣传、提高意识，争取领导重视

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事，更是各立档单位乃至全社会的事，而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看：一要争取宣传主管部门、新闻单位的大力支持，引起社会的广泛关注，从而提高全民，特别是各级领导及有关人员的档案意识，营造出一种良好的档案工作氛围；二要抓住机遇，服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇，结合本地、本单位中心工作，通过馆、室藏档案以及生动的利用实例，发挥档案自身的宣传教育作用。

（二）加强管理，制定办法，狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状，制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。区档案局将与有关部门配合出台《房山区声像档案管理办法》；同时，各立档单位也要建立相应的管理制度，强化规范管理，对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理，制定一套严格的制度，防止分散流失，杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向区档案馆移交；在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处，必须制定有效的配套措施，明确责任，依法管理，做到有章可循、有法必依，使之逐步变成自觉的行动，以确保声像档案归档质量。

（三）加强监督，分类指导，注重业务培训

针对声像档案管理现状，档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度，并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时，针对不同单位现状，采取不同方式进行分类指导，力争整体水平的提高。对人员、设备、档案管理都比较规范的单位，要巩固提高，在开发利用上下功夫；对有设备、有专业摄录人员，而档案管理没跟上的单位，应在依法管理、建章立制上加强指导和监督，促其逐步规范管理；对问题较多、基础薄弱的单位，要限期建档，加大指导监督力度，不留死角。注重业务培训，全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训，为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

（四）结合实际，创造条件，力求妥善保管

从长久保护和利用考虑，声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求，短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我们认为结合实际，创造条件，力求妥善保管是当务之急。首先，声像档案要独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；其次要严格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

（五）全面出击，形式多样，疏通收集渠道

要实现声像档案收集完整，采取必要的行政手段和物质保障，建立并疏通收集渠道，运用多种形式收集也很重要。结合地区实际，各立档单位、区档案馆要全面出击，采取多种形式收集。主要有：①通过正常移交接收。科室移交档案室，档案室移交区档案馆。②重点单位、重点科室重点收集。对本地重点单位、立档单位重点科室产生声像档案比较集中的，要有重点地强化收集，经常沟通及时掌握情况。③重点人物（摄录人员）直接征集。有一部分摄录人员除担当本单位的摄录任务外，还被指派（或聘请）摄录本地区的重大活动、重要会议、城市建设、外事活动等。对保存在这些人手中的属于归档范围的声像档案，要多方努力，登门收集和征集。④广泛的社会征集。对散存在民间的声像档案，运用发公告、发文件、上门实地寻求等形式，采取有偿征集、无偿捐献、建立名人全宗、个人代存等方式广泛征集。

声像档案管理篇7

论水利声像档案的管理路径 论水利声像档案的管理路径 论水利声像档案的管理路径 划 水利声像档案的记录载体主要是录音录像带等磁性材料和光盘等感光材料,这些载体一方面具有体积小、存储量大,便于携带保存和利用的功能,另一方面也因为其特殊材质,对保管提出了更为苛刻的要求。但是目前很多档案保管不科学,主要表现为:1.保管条件不合格。受记录载体特殊材质所限,声像档案保管条件要求比传统文字档案更严格。但是目前基层水利单位档案保管条件普遍不合格,大多是将声像档案同其他文件档案一同混存在文书柜中,没有任何防磁防光等声像档案所必须的保存条件。这种简陋保管条件下,一些声像档案寿命受损,如照片褪色变黄、底片曝光变质和光盘受潮无法读取,重要记录丢失。2.定期复检频率低声像档案材质的特殊性决定其损耗率超过纸质档案,如光盘每读取一次就磨损一次,录音带每查看一次就消一点儿磁,为了满足人们查阅,管理者需要定期对声像档案进行复检。但多数基层声像档案管理部门对定期复检声像资料没概念,采取放任自流的态度,不检查也不维护。

加强水利声像档案管理的几点思考:

(一)大力宣传,增强声像档案管理意识加强声像档案管理首先要积极争取各级领导支持,加大声像档案宣传力度,改变水利单位重建设轻档案,重文字轻声像的传统思想,为声像档案管理营造出良好的工作氛围。在此基础上,通过多种激励手段促使各部门工作人员积极参与到素材收集、归档、整理和利用的具体管理工作中,让他们切实意识到声像档案方便、快捷、直观等好处,从而增强声像档案管理意识。

(二)严格管理,制作标准化管理流程为解决归档不及时完整、文字说明混乱、定期复检频率低这些问题,有关部门要制定标准化管理流程,严格管理声像档案各个步骤。根据工作需要,对水利声像档案的收集范围、技术标准、归档时限和移交程序作出量化规定;明确声像档案日常管理、借阅程序;永久保存的声像档案定期复检,移交上级档案管理部门。完善管理和检查机制,确保声像档案管理工作落到实处。 (四)妥善保管,加大声像档案利用率声像档案载体多是由磁性材料和光学材料制成,为保障声像档案正常使用寿命,其存放环境必须防日光和紫外线、防磁、防震,温度需控制在十四至二十四摄氏度,24小时内温度变化不超过百分之三,湿度变化不超过百分之五。声像档案管理的最终目的是为了使用,档案管理部门要抓住时机,利用声像档案制作专题画册、主题宣传片等多种宣传材料,更生动直观地宣传水利事业建设发展的成就,使全社会更深入了解水利工程,支持水利工程。

实际操作中,水利声像档案管理目前还存在着种种问题,如因档案意识淡薄错过记录重大历史时间;因技术不达标影响档案制作;因保管不科学造成档案损坏等。但随着现代化水利工程的发展,声像档案一定会越来越广泛地应用于水利部门的各个领域,为水利研究和宣传工作立下汗马功劳。面向未来,我们必须要加大声像档案宣传力度,提高水利声像档案意识,掌握对声像档案特殊材质的管理方法,大大提高水利声像档案的利用率,为我国水利事业可持续发展提供更多动力。(本文作者:邓天梅、苏蓉、孟谊 单位:湖北省漳河工程管理局)

声像档案管理篇8

1 声像档案概述

声像档案是个人、组织和国家在社会活动过程中，将具备利用和保管价值的影片、视频、音频、照片等资源进行科学归档管理所形成的新型档案，是以不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明而形成的历史记录。声像档案与纸质档案具有很大的不同，现对其特点分析如下：

第一，直观的形象性。声像档案中的音频、视频、照片等，皆是对现场情况的客观拍摄或录制，因而其材料信息具有可视性，能直观形象地呈现于人前。

第二，收集、保管之特殊性。声像档案多由磁性材料或感光材料制作而成，与纸质档案相比，声像档案对环境的要求更高，不仅要求环境保持合理的温度和湿度，还对光照、磁场等有一定要求，因而对其的收集及保管需特殊对待。

第三，是其他载体档案资源的有效补充。声像档案是传统纸质档案的有效补充，二者相辅相成、互为佐证。如以会议档案为例，会议所形成的决议、会议记录等，均为纸质档案，而参会人员的照片、会议情况录制等则可以声像档案的形式保存下来，如此，结合纸质档案和声像档案则能使研究人员从不同方面了解到会议的整个过程和全貌，使研究结果更为真实、可信。

2 声像档案管理存在的问题

（一）保管条件差，难以长久保存

声像档案的制作材料具有一定特殊性，需要档案管理人员制定与之相匹配的保管策略实施科学化管理。从当前国内大部分单位档案管理工作的践行情况来看，因未能对档案管理工作给予足够重视，许多部门的声像档案在保管过程中都未能与其他档案区别对待，仅简单地将声像档案同其他类型档案混同管理，故而在实践中极易导致声像档案因保管不当而发生损毁，诸如光盘表面出现划痕而导致无法正常播放等问题。

（二）归档不规范，资料流失严重

声像档案的归档工作必须遵循严格的归档原则，不仅要保存部分复制类或再加工类档案，更要保存原始档案。然而在实践中，很多单位的档案管理部门对此未能引起重视，在对声像档案进行归档处理时过于随意，如在收到各部门提交的照片档案时将其随意丢放，未能按照归档要求进行分类保管，且对于原始底片不能做到有效归档，致使很多有价值的照片因没能及时归档或底片丢失而失去保存与利用价值。录音、录像带的归档管理则更令人担忧，很多原始录音与录像都丢失了。此外，一些单位的各个部门与工作人员手中通常会存有部分声像档案，出于各种原因，如档案的文献价值较高等，这些声像档案往往难以及时交给档案管理部门归档保存。

（三）档案格式不统一，资源难共享

声像档案不同于纸质档案的原因在于其由声音、视频、图片所构成，需要制作成一定的格式才能进行查阅、保存和共享。然而，当前部分单位的声像资料在产生时没有专业的摄录人员到场，相关人员没有经过培训，不会考虑图像像素的大小、存储的格式、正光侧光逆光等问题，导致拍摄出的影像质量不高，没有形成统一的格式，直接影响了声像档案的质量，降低了声像档案的数字化工作效率。更为关键的是，由于声像档案格式不?y一，导致各单位各部门的声像档案资源不能够共享，影响了声像档案的高效利用。

3 声像档案管理的改进对策

（一）改善保管环境，实施科学化管理

声像档案对于保管环境具有一定要求。《声像档案管理办法》明确规定，照片档案的保管环境温度为14-24℃，相对湿度应保持在37.5%-67.5%之间，录音、录像带库温应保持18-24℃，相对湿度应保持在40%-60%之间。对于照片底片、录音录像带等不得进行平放，同时应基于防磁化的考虑，将之保存于专用的防磁柜内。考虑到大部分单位受办公条件的限制，且无法确保相关设施添置到位，需要档案管理部门利用现有条件对声像档案进行合理保管：（1）将声像档案进行独立保管；（2）利用温湿度表，对档案室内的温度与湿度进行严格控制，同时应当避免光源直射和磁场影响，从而延长档案使用周期。此外，声像档案要定期倒带、复制和转存处理，录音录像带等磁性载体档案倒带间隔为4年，每十年复制一次，光盘等数字存储载体保存的声像档案一般4年转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。各单位档案管理部门还应当注意对声像档案进行数字化存储备份，以免因档案损毁而造成无法挽回的后果。

（二）规范归档流程，提高管理实效

面对部分单位档案管理工作存在的诸多乱象，最为行之有效的方法便是制定严格的制度，实施规范化管理。具体而言，可从如下方面着手：（1）采取分年度整理，把一组具有共同主题、内容关系密切的若干份声像资料排列在一起，对每份声像资料编号，按介子类型、问题、案卷号组成案卷集中编放。（2）按案卷编写文字说明，填写卷内目录，并利用一系列手段完善档案编制模式。如在重大活动中，一般会形成文字、照片、录像、录音、领导题词等档案，在立卷编号时，如果按介子类型分别立卷编号，会将这些档案之间的联系割裂开来，不便于展现整个活动的全貌。为了弥补这一分类方法的不足，可对声像档案以及与其对应的纸质档案制作参见号或指引卡，编制对应目录，便于查询和利用。此外，各单位档案管理部门应当确保制定的各项制度在实际工作中得到真正落实，如此才能使声像档案得到最大化利用，有效提高档案管理工作实效。

（三）统一档案格式，提升档案利用率

档案管理工作的目的在于为利用者提供足够的素材。因此，档案管理部门应当充分利用现代信息技术实现声像档案的线上分享与利用，提升档案的利用效率，避免其在档案室中“沉睡”。为此，各单位档案管理部门应当创设档案资源信息库，将声像档案资源的内容录入数据库之中。同时，档案管理部门还应当对不同类型、不同内容的声像档案进行分类管理，并建构不同的数据库，以便于声像档案的开发利用。为了使数据库的利用价值更高，在建设过程中，档案部门应根据单位实际情况制定严格的数据库管理制度，确保数据库能够稳定运行，以便在此基础上使声像档案数据库的创设目的得以真正实现。

声像档案管理篇9

1 声像档案管理工作中存在的共性问题

声像档案资料的形成、收集、整理、保管、利用是一个系统工程，任一环节存在问题，都有可能影响管理质量。当前声像档案管理过程中存在以下共性问题：

1.1 声像档案归档意识不强。摄录人员决定着声像档案的数量和质量。目前声像档案管理中，部分摄录人员对档案的认识限于传统的上级来文、红头文件，根本不知道他们在公务活动中形成的照片、录音、录像带属于声像档案的范围。误以为处理这些声像资料属于个人行为，谁拍的照片就归谁，发完新闻、信息就算完了，这就造成部分声像档案长期在个人或科室内保存，不移交档案室或档案馆统一保存，造成了声像档案的失控或流失，致使单位档案的不完整齐全，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用，为收集整理工作带来了困难。

1.2 声像设备的利用效率不高。各单位声像设备的配备都上了一个新台阶，基本上每个部门都有数码照相机，有些部门有数码摄影机，设备配备比较强。但很少有单位制定声像设备管理制度，明确声像设备的使用要求，致使有的设备闲置，有的设备存放在科室或个人手中，没有合理利用;有的设备使用人员不明确或频繁变动，造成一些重要活动没能及时摄录，相应声像资料没能及时形成。

1.3 声像档案的管理制度不全。管理制度的健全完善是声像档案管理的基础，但实践中还存在着声像档案归档范围不明确、移交机制不顺畅、集中管理制度不健全、归档技术标准不明确、保管环境不符合要求等问题。

2 改进声像档案管理工作的措施建议

2.1 提高声像档案归档意识。声像档案同其他门类档案资料一样，能否收集齐全完整关键在资料形成部门和资料形成人员。建议加强声像档案移交归档等规定的宣传，各部门、摄录人员树立强烈的声像档案归档意识和利用现有声像设备促进声像资料形成的意识，这是做好声像档案收集工作的前提。

2.2 提高人员档案管理能力。一次主体活动中声像资料很多，一般的摄录人员可能对哪些资料能更好地反映活动主体不太明确，但专职档案管理人员需要有较强的甄别能力，需要能指导相关人员从众多的声像资料中整理出重要的能准确反映活动主体的资料。

2.3 明确声像档案归档范围。明确声像档案归档范围，让各部门摄录人员有具体的对照标准，将更有利于声像档案的归档，笔者建议，声像档案范围至少包含以下方面的内容：反映单位概貌的声像材料;反映单位名称的照片;单位历届主要领导人照片;上级领导机关授予单位或个人的奖状、奖旗、证书等的照片;单位召开的各类重要会议形成的主要声像材料;上级领导来本单位视察、检查工作形成的声像材料;单位重要工程建设、单位重点工作开展情况照片;单位其他重要活动、重要事件或重大事故形成的声像材料。

2.4 完善声像档案管理制度。应建立专门的声像档案管理制度，明确声像档案预立卷、移交和管理要求。考虑到现在的声像资料多以电子文件为主，建议适当缩短声像档案移交时间，重大活动结束后即要求活动主办部门将相关声像资料移交档案室，日常工作中产生的声像档案可采取及时预立卷，季度或半年移交档案室集中管理的归档方式，这样有利于提高声像档案归档的及时性和完整率。

2.5 加强声像档案开发利用。根据现在档案管理的要求，档案的开发利用是档案管理的重要内容和最终目的。为更好地开发利用好声像档案，应将传统的声像档案管理模式与信息化技术结合，实现声像档案资料的数字化，为档案的查阅使用提供便利。将声像档案材料和纸质档案材料有机结合起来，记录工作方面的思路、举措、效果变化。

声像档案管理篇10

关键词：声像档案；信息化管理；探究

像档案是档案的一种重要形式，相对于其他文字档案，声像档案更具体、更生动并且更形象直观，能够真实的记录人类的重要活动和历史事件。但是，由于传统的声像档案以磁性材料和感光材料等为载体，对于保存条件有着严格的要求，需要防止磁场、电场、光、等因素对其造成破坏，声像档案的信息化能够解决声像档案的保存问题，但是在推进声像档案信息化过程中还存在许多障碍，需要人们解决。

1 声像档案信息化管理的意义

声像档案之所以具有不可替代的重要价值，是因为它能够真实的将历史事件展现在人们面前，让人们不仅仅能够看到事件中人物、地点和事件的经过等内容，还能够让人们感受到现场的环境、气氛等因素，让人们真实的回顾历史事件，无论文字档案的语言多么生动形象，也不能够和声像档案带来的效果相媲美。声像档案信息化管理的意义在于，通过信息化管理能够解决声像档案难以保管、使用不方便等问题，使声像档案可以长久保存并且便利的使用，发挥出声像档案真实再现历史面貌的作用。随着科学技术的发展，尤其是刻录技术、计算机和网络技术的发展，为声像档案的信息化管理提供了条件和技术支持，使得声像档案可以向数字化、网络化发展，使声像档案被妥善保存的同时，能够更加方便的被人们所利用。

2 声像档案信息化过程中存在的问题

2.1 声像档案信息化管理制度不健全

由于声像档案的信息化管理还在不断发展之中，许多单位的声像档案信息化管理制度还不健全，也有些单位的管理制度得不到有效的落实。管理制度的不健全导致了声像档案的信息化管理工作缺少规范，使得管理过程无章可循，从而产生了许多问题。主要表现在以下几个方面，第一，以往的影像、照片等资料信息化进程缓慢，没有详细的管理计划也缺乏专人进行实施，导致了一些珍贵的档案还用着传统的存储方式，不利于保存和使用。第二，当前活动和事件的录像资料和数字照片声像档案归档不及时，甚至有可能造成档案的丢失，这是因为没有健全的管理制度，导致相关人员缺乏理论指导和协作，导致档案缺乏协调、统一，造成管理的混乱。第三，由于没有健全的制度作为依靠，导致声像材料的格式并不统一，不同的数字化标准和文字储存格式对于影像资料的品质有很大的影响，而且不同格式的影像、图片资料不利于档案的整理归类和利用，给档案的信息化管理工作带来了很大的困难。

2.2 声像档案缺乏利用途径

目前，大多数声像档案都得不倒充分的开发和利用，大部分单位都只是简单将声像档案收集、整理之后就存放起来，只能面向个别的借阅者进行浏览和阅读，这限制了声像档案的开发和利用，严重的影响了声像档案价值的发挥，使其变成了没有使用价值的记录。目前人们对于声像档案价值的认识和声像档案开发和利用的意识方面都存在很大的不足，造成了声像档案“养在深闺人不识”的窘境。声像档案在教育、文化以及商业发展等方面都有很大的应用价值，如何开拓声像档案的利用途径，发挥出声像档案的巨大价值，是声像档案信息化管理需要解决的问题。

2.3 安全和保密问题

计算机网络技术和信息技术的发展给人们带来便利的同时也带来了安全风险，声像档案的信息化管理也面临同样的问题，声像档案在信息化和网络化之后将会面临安全和保密方面的风险。由于声像档案的信息化，也使得计算机能够在隐蔽的条件下对声像档案进行增添、修改甚至删除的操作，导致信息的安全性受到威胁，有可能造成声像档案被人通过网络篡改和偷窃。同时，由于此时的声像档案不具有物理意义上的实体形态，不具有固定的物理位置，因此而面临可能面临更大的遗失风险，可能使一些保密的信息被窃取。如果处理不好这些问题会使声像档案处在很大的安全风险之中。

3 推进声像档案信息化建设的对策

3.1 健全声像档案信息化管理制度

为了加强声像档案的信息化管理水平，促进声像档案信息化发展，需要健全相关的管理制度。首先要加强相关人员的管理制度，是管理人员具有足够的能力进行档案的信息化管理，同时使得管理工作的操作流程更加规范。建立完善的以往声像档案信息化方案，使得相关工做可以按照方案进行，加快对过往信息的信息化管理进程。同时能够对建立声像档案管理的记录制度，使得通过日常的记录就可以检查工作的完成情况，使声像档案能够及时被收集和整理，从而实现对声像档案的高效管理。此外，要规范声像档案的标准模式，比如图片资料统一使用TIFF格式，方便管理的同时也方便人们使用。

3.2 拓展声像档案的利用途径

声像档案虽然具有很大的价值，但是得不到科学的利用价值就无从发挥。对声像档案的进行信息化管理，根本的目的就是能够使声像档案可以开放利用，充分发挥声像档案的功能，促进声像档案的发展。为了促进声像档案的利用，首先要对声像档案的编研水平进行提升，并使信息编研的成果给用户带来更好的使用体验，从而促进声像档案价值的发挥。然后建立服务网络，使声像档案可以在网上使用，用户可以通过访问网站等方式检索、查询声像档案，从而使声像档案更大程度上被利用，但是要采取措施对知识产权进行保护。同时，可以利用声像档案进行科学文化教育以及社会文化建设上，例如，可以将人们抗击自然灾害的录像，图片等对大众进行宣传，来弘扬人们在抗击自然灾害中表现出来的坚强、团结等精神。

3.3 加强身声像档案的安全性管理

信息化给声像档案带来了安全性风险，因此需要加强其安全管理。首先，需要完善声像档案信息化管理的相关制度，使数据的备份和使用等有制度可循。然后要在档案的管理权利方面做好分配，做好隔离和监督工作，使单一工作人员不能掌握档案管理的所有权限，例如储存、调用声像档案的权限分离，从而保证声像档案不会被轻易的窃取或者删除修改。最后要加强计算机网络的管理，保证声像档案不会通过网络被窃取。为了做好声像档案的保护工作，企业在管理声像档案时尽可能的使用局域网，而不是互联网，从而降低网络安全风险。同时需要做好系统的安全检查工作，对系统进行定期检查。还需要及时更新病毒库，并经常对计算机进行病毒查杀，从而保证声像档案的安全。

4 结论

声像档案能够形象直观的反映人类的历史事件，对人们有着重要的意义。对声像档案进行信息化管理，则可以解决声像档案不容易保存和使用的问题，有利于充分发挥声像档案的价值，是声像档案管理的发展方向。目前声像档案信息化管理工作还面临着很多困难，不过通过人们的不断努力，它将会为人们带来更大的收益。

参考文献

[1]王竹芳.试析企业的声像档案的信息化管理[J].科技创新导报，2007（1）：139-139.

[2]陈秋香.推进声像档案管理信息化建设的对策研究[J].办公室业务，2015（9）.