档案管理创新论文范文
时间:2023-04-03 14:52:23
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1.1信息化建设滞后
信息化建设滞后这一问题主要体现在两个方面,一方面,在我国医院档案管理信息化建设中,存在发展不均衡的问题,部分医院还没有开展较好的信息化建设,缺乏相关投入。例如在一些偏远地区的医院档案管理中,由于缺乏较好的资金支持,很多医院档案管理依然是传统的工作模式,没有采购相关计算机设备。另一方面信息化建设滞后问题还体现在相关信息系统不完善等方面,虽然近年来我国大多数医院都对档案管理工作模式进行了改革,加强了信息化建设。然而从实际应用情况来看,在档案信息管理系统应用中,存在功能单一、系统老化、安全措施不完备等问题。部分医院的档案管理由于缺乏较好的安全保障措施,使得其档案管理中存在着很大的安全隐患,可能会造成档案信息的丢失。并且在档案信息管理中,也缺乏较好的网络化应用。
1.2缺乏较好的管理机制
随着计算机技术和信息技术在医院档案管理中的应用,改变了传统的档案管理模式,这也要求在档案管理机制方面进行相应的调整,以适应档案管理模式的改变。当前很多医院的档案管理机制所针对的还是传统的档案管理模式,并没有针对当前档案管理工作的特点进行改变,从而使得这种传统的档案管理机制很难适应当前的档案管理工作需求。例如在档案保管方面,现代档案管理中档案信息主要储存在计算机设备中,为了保证档案管理的信息安全,就需要在档案管理机制中体现出这一特点。如果在档案管理机制中缺失了相关的信息安全保护内容,就会造成一定的信息安全隐患。另一方面,在档案管理机制中,如果不对传统的档案管理机制进行改变,也会影响档案管理的工作效率,无法充分体现出新的档案管理模式对于工作效率提高方面的显著作用。
1.3缺乏高素质的档案管理人才
在档案管理创新中,做好相关的人才保障也是非常重要的一个方面,特别是随着计算机技术、信息技术等在医院档案管理中的应用,人才的重要性开始进一步凸显。事实上,随着近年来医院信息化建设速度的加快,越来越多的医院已经开设了专门的信息技术管理部门,组成了专业的信息技术团队对各种信息技术的应用提供技术支持。对于医院档案管理来说,也是如此,由于缺乏高素质的相关人才,没有充分利用档案管理信息系统的各种功能。同时,很多医院档案管理人员并不具备熟练的计算机操作能力,极大限制了档案管理信息技术的应用。对于档案管理创新来说,人才是创新的基础,由于缺乏相关的高素质人才,无法较好的针对医院档案管理情况进行有效的创新,当前这一人才缺乏问题主要是由于信息技术在医院档案管理中的应用造成的。
2医院档案管理创新策略
2.1构建高效的信息管理系统
在医院档案管理创新中,创新应当构建更加高效的档案信息管理系统,随着医院档案管理信息化建设的推进,应当对于现有的档案信息管理系统进行优化。医院应当针对自身档案管理工作的特点,在信息管理系统功能方面进行相应的调整,丰富档案管理系统的功能,在满足主要功能需求方面应当增加一些辅助,例如在档案管理信息检索方面进行优化。简化档案信息管理系统的步骤环节,提高档案管理工作效率,充分发挥信息技术在档案管理方面的优势。同时,还应当提高档案信息管理系统的安全性,配备完善的安全设备,如防火墙、数据信息备份设备等等,提高档案信息的安全性保障。在构建高效信息管理系统中,还应当充分融入网络技术,在保证信息安全的基础上,实现资源共享、信息共享,这对于提高档案管理的工作效率也有着重要意义。
2.2完善档案管理机制
针对当前档案管理工作的特点,应当建立起更加完善的档案管理机制,例如在档案管理信息化建设方面,由于档案管理的工作方式发生了改变,因而在档案管理机制中也应当进行相应的调整。从档案管理制度、人员配置、责任机制等方面都应当进行调整,使之能够适应新档案管理模式的特点。制定完善的档案信息安全管理制度,由于档案信息都存储在计算机设备中,如果发生计算机安全事故,可能会造成档案信息的损害。因而在档案管理中为了提高档案信息的安全性,应当建立相关的安全制度,制定完善的操作规范,建立数据信息备份制度,规定操作人员定期进行数据信息备份,并且做好保存工作。同时,在档案信息查询方面也应当完善相关制度,设置严密的访问权限,禁止没有权限的人访问档案信息数据库,完善相关责任制度,提高档案管理人员的责任感和使命感。
2.3做好人才保障
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新形势下,随着数字化信息化社会进程的不断加速,事业单位档案管理数字化信息化水平不断提升,有效的发挥了数字化信息化事业单位档案管理特点:一方面,数字化信息化事业单位档案管理不但可以有效的促进档案管理工作成本费用的降低,而且对于其工作效率的提升具有积极作用;另一方面,数字化信息化事业单位档案管理工作的开展,有利于与其他相关部门沟通与交流,在一定程度上提高了事业单位档案管理工作质量与效率。事业单位档案管理信息化指的是在事业单位档案管理中,在建立信息技术与现代网络技术平台基础上,实现对事业单位档案虚拟化、数字化及信息化处理,从而促进其服务职能的履行更加深入高效。事业单位档案管理信息化建立与发展具有一定的必要性:首先,随着以物联网、云计算等为典型代表的现代数字化信息化技术的不断完善与优化,其被广泛的应用于各个行业领域之中,尤其是在解决档案管理工作难题方面。因此,事业单位档案管理信息化是顺应时代社会技术发展的必然要求。其次,当前,事业单位体制改革正处于关键时期,其中一个改革关键点即为现代事业单位制度的改革,其改革过程中离不开信息化平台与系统的创建,这为事业单位档案管理数字化信息化建设创造了有利条件。因此,事业单位档案管理信息化是顺应事业单位改革的必然选择;第三,传统档案管理存在着程序复杂、流程繁琐以及信息资料整理难度较大等问题,尤其是在对历史信息或资料查询时,常常遇到信息不全及资料缺失等问题。而事业单位档案管理信息化建设,可有效的解决这一问题。因此,事业单位档案管理信息化是档案管理工作发展趋势需要。
二、事业单位档案管理信息化改革内容
事业单位档案管理工作应遵循一定的制度建设原则,即明确职责、强化灵活化与规范化建设、注重动态与静态相结合等。而事业单位档案管理信息化改革内容则主要包括以下几方面,具体有:
(一)数字化档案管理模式的建设。当前,具有较为典型的数字化技术包含数字加密技术、数据库技术、扫描技术、身份认证技术等,而档案信息资料经由数字化技术转换为数字化档案信息可以有效的实现信息资料的更新、整合及补充等。作为事业单位的一个重要无形资产,档案数字化建设可以有效的为单位社会效益的实现创造有利条件。
(二)自动化档案管理模式的建设。档案管理工作的自动化实现是事业单位档案管理信息化改革的一项重要组成。典型的自动化技术代表包含数码扫描识别、电子标签以及OCR识别等。以自动化技术为基础,档案管理自动化包含信息数据的自动收集、自动筛选、自动检索以及关键词的自动提取等。自动化档案管理模式可有效的实现档案信息资料的批量处理与自动处理功能。
(三)体系化档案管理模式的建设。事业单位档案管理信息化建设是一个体系化过程,较传统档案管理模式不同,其包含了档案文档一体化、部门衔接一体化、内部流程一体化等。以数据集成技术、数据库机械、数据融合技术等为基础,有效的增强了信息数据的通用性和兼容性。
(四)互动化档案管理模式的建设。传统档案管理中,各个档案信息仅对应一份信息,缺乏互动性。而事业单位档案管理信息化体系增加了信息的互动性,对于提升服务质量和增强系统优化等具有积极作用。
三、事业单位档案管理创新与服务模式的改革措施
面对当前信息化社会发展需求与事业单位档案管理现状问题,应加强事业单位档案管理创新与服务模式的改革,可通过以下几方面开展,具体有:
(一)加强档案管理人员业务素质能力培训,强化档案管理人员对档案管理工作的责任意识。档案管理人员业务素质能力关系到档案管理工作质量与效率,对档案管理工作开展具有重要基础性作用。档案管理人员对档案管理工作责任意识的提升,对档案工作科学化、规范化发展具有积极作用。
(二)加档案管理方法和手段的完善性,建立健全符合事业单位发展需求的档案管理制度。不断提升档案管理工作人员档案管理服务水平,增强服务意识和树立档案创新管理,从而提升档案管理质量与效率。
(三)通过对事业单位档案管理业务流程进行优化和业务标准进行制度化。实现事业单位档案管理业务流程的重构;通过不断的拓展事业单位档案管理服务功能范围和服务内容形式等,实现事业单位档案管理服务能力的拓展;通过不断加强事业单位档案管理软硬件建设和各类信息资源的整合,实现事业单位档案管理信息化平台的建设;通过强化事业单位档案管理信息化安全保障措施和引入具有先进性和活力的新生力量,促进事业单位档案管理组织架构的重组。此外,针对事业单位流动人员档案管理,应针对指定信息统计,进行适应性创新。一方面加大优秀流动性人才信息档案的保留工作;另一方面简化单位流动人员管理模式,制定与单位相适应流动人员档案管理方案,以促进流动人员档案管理质量与效率。
四、小结
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【摘要】档案信息化实质就是数字化、网络化,是利用电子计算机技术,将大量的档案信息用数字来表达、存贮,再通过网络来传输交流,实现档案资源高度共享的时代。档案信息网络化建设是档案工作在网络时代的必由之路,是深化档案社会化服务的必然要求。
【关键词】档案信息网络化
一、档案信息网络化的必要性
作为档案信息化,我认为就是在国家档案行政管理部门的统一规划组织下,在档案管理活动中全面应用现代信息、网络技术,对档案信息资源进行处置、管理、开发和提供利用服务的过程。据报道,保存大量珍贵档案文献的美国国会图书馆将馆藏的“大事材料”转换成了便于下载保存的图像、文本等形式,通过现代网络技术进行传递与交流,以满足社会利用者的多样化需求。而在我国,利用网络技术环境开展的档案信息服务方式仍然主要以馆藏介绍、目录查询等为主;馆藏档案的全息上网、档案信息的网络利用在国内较为鲜见。同国外一些国家相比,差距显得尤为突出,这说明我国目前档案信息服务的可获得性水平还有待于提高。因此,《全国档案事业发展“十五”计划》明确提出将档案信息化建设作为今后较长时间内档案事业发展的战略重点之一。
二十一世纪,是一个网络的时代。但随着科学技术的迅猛发展,档案工作始终还处于从属的地位。究其原因,主要有如下三方面:一是档案信息形式多样、年代跨越大、内容宽广,很难把握,同时从事档案工作的人员少、事情杂、整天忙于简单的琐碎的工作之中。而对所藏档案价值也不完全了解,更不可能去研究,所以就无法超前地为社会开发提供服务,利用率就不高;二是档案面对的利用者,是一群要求各异又是及其复杂的需求者。档案人员很难预见利用者的利用意图,显然就不能按需主动提前编辑提供利用,也就只能是被动的要什么找什么的服务方式。就主动而言,也只是简化查阅手续、熟练查阅工具的一种初级形式,而不能象计算机网络那样真正实现档案查阅快捷、准确、高效化;三是档案传统利用方式决定了档案的从属性。档案的价值是早已在经济效益和社会效益中体现出来,但是不被人们所重视,故而人们在档案发展上投入不足,造成人为的制约档案工作的发展。
信息网络时代能够改变这一现状。打开计算机,网上浏览一圈,就知天下事。这是信息网络时代的突出特点。人们在小小的电脑前,可以快捷、准确、高效,远距离地实现自己的愿望,真是方便又明了。这就是信息网络时代对档案利用者带来的优越,也是档案工作的一种变革,更是一种挑战。随着科学技术的迅猛发展,信息网络的连通,档案工作者只有随时代的发展而提高自己,实现网上办公、网上用档,才能准确、高效地为利用者服务,才能让档案信息体现出真正的有效价值。
二、档案信息网络化的必备条件
随着网上政府工程的完善,电子文件的运作将成为办公的主体,作为政府直属的部门来说也不例外,也要积极地响应政府的号召,努力实现档案信息化和办公自动化,把档案信息和网络化融为一体。2001年,重庆市政府已开始利用政府办公网并向区、县政府、市各委局发电子文件,要求上传的文件等均须以电子文件的形式上报。2002年,我区政府也实行了网上办公。实现档案信息网络是一项复杂的系统工程,必须具备一定的条件才能实现。其主要条件是,一要有储存和传输信息把纸质档案转换成数字档案并传输上网的硬件设备;二要有档案信息上网、利用、组织等系统的法律、法规和规章;三要有过硬的编辑和操作档案信息的高技术人才。现在就对这三个条件分析如下:
1.档案信息网络基础设施的配置。档案信息上网,一要有输入、输出的终端设备计算机;二要有储存、管理档案信息的中央处理器;三要有编辑档案信息的管理软件;四要有将纸质文件转换成数字信息的扫描输入器。这是四个基本设备。这四个设备的配置,关键就是领导的认识、重视和资金的投入。实现计算机的普及,互联网的开通,从大环境上讲,这些条件容易实现。但对于档案界这个小环境而言,还摆不上席位,档案工作的资金完全来源于财政,一些党政领导对这项工作还没有足够的重视,因此,在本来财政资金就困难的情况下,投入就更少,根本就无法购置现代化设备。人为的因素和资金的短缺制约了高科技在档案管理和利用中的运用,所以许多档案管理还处于手检档案的低级阶段。
2.制定统一的档案信息网络化管理规范。第一,档案信息是一个内容十分丰富,形式极其复杂的信息源。要保证人们轻松、快捷的在网上查档,就必须在全国范围内统一上网目录标准。否则,形式各异的检索目录,就会影响利用者快速、准确的查阅档案。第二,档案具有保密性,必须建立一个完整的管理体系,对文件的产生到永久保存或销毁的整个生命周期应进行全程管理,涉及到文件的流程、管理规划、管理方法以及质量要求,对重要的、保密的程序和数据要加密并备份,随时进行病毒检测、制定系统运行安全管理和电子文件管理制度,规范重要的场所(如机房、库房等)的出入规则,制定保护政策、管理规划、管理方法以及质量要求,从而建立一个涵盖档案信息资源、计算机全部管理活动的目标体系、程序体系和技术方法体系。第三,档案信息资源保管单位利益的保护,也应有一定的规则。因此档案信息的编辑、保管、转载等都需要大量的人力和物力的投入。由于网上用档、利用者与管理者不直接接触,该收取的一切费用,就只好在网上进行,这样就应该建立档案信息利用收费网站。国家制定统一的收费标准和自动计费软件。对每次的访问收费,都必须有一个系统而详细的规定。这样才能保证利用和管理人双方利益均等或不受损失。
3.建立一支会计算机编辑、会操作计算机网络的高技术管理人才队伍。档案信息化建设是一项长期、全面而又具体的工作,信息化的实现不是档案馆(室)某一部门的工作,也不是单靠几个计算机技术人员就能实现的,它需要所有档案人员的积极参与与配合,档案队伍素质对档案工作信息化建设的质量起着关键的作用,因此,档案队伍计算机技能的提高是目前档案部门素质教育的重中之重。
三、实现档案信息网络化的对策
随着网上办公、网上用档的普及,档案部门还有许多工作要做,针对网上用档的条件,我们还必须做好以下几方面工作,为档案实现信息网络化奠定坚实的基础。
1.加强网上用档管理理论研究。为了更好地开展网上工作,保证提供系统、完整、真实的电子文件信息给利用者,我们必须加强归档电子文件的理论研究,其探讨的理论主要包括:(1)用文字处理技术形成的电子文件,归档时应有文字存储格式、属性和文字处理平台的说明材料。(2)用扫描仪等设备获得的图像电子文件,用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件等如何归档的理论研究。(3)档案信息上网后信息如何管理、利用的理论研究。(4)档案信息源如何系统编辑上网的理论研究等等。
2.加强档案部门网上办公先进设备的配置。现阶段档案部门设备十分落后,现代化程度不高。因此,我们要加强宣传,争取社会的支持,争取政府加大对档案事业的投入。再就是要把档案事业推向市场,让档案体现其经济价值,把档案信息作为一种特殊商品经营,增加社会对档案事业的投入。总之,要采取多种方式来解决档案资金的不足,以便档案界配置先进的管理设备。
3.加强档案管理人才的培养。人才确定事业成败,档案事业发展与否,关键在人才。网络时代,档案管理人才必须重新更新自己的知识,争做档案信息网络管理软件的编辑开发人才,争做网络档案信息管理人才,争做网络档案信息源组织编研人才和其它载体形式的管理人才。
4.加强网上用档的法律、制度的制定。必须加强风上用档工作立法和制度的建设,用法律和制度来保障档案资源的齐全完整。为此,需要从以下几方面进行规范:(1)加强网上用档的立法规定,对那些非授权访问,冒充合法用户破坏数据完整性、干扰系统正常运行、利用网络传播病毒、线路窃听等形式的犯罪分子,要以法律为武器进行坚决的打击。(2)制定应急计划,进行安全检查和审计,撰写安全情况汇报的规定;(3)严格进行权限管理,包括授予完成工作所需最小特权、回收特权的规定。(4)网上查阅档案信息目录的规定。(5)定期进行安全评估,不断改进、优化系统的规定。
篇4
关键词:学校档案;数字化;网络化;创新发展
学校是一个数字化基础设施相对较好、绝大部分人员年轻、思想比较活跃、文化层次和数字化信息水平相对较高、人员流动性比较大、对档案信息的利用率比较大的特殊社会板块。在学校开展档案的数字化和网络化运用,有着优良的社会基础和重要的特殊意义。虽然在一些条件优越的高校,档案的信息化和网络化已经有了长足的进展,但绝大部分学校档案室仍然是一块未开垦的处女地,与学校的数字化网络化发展水平极不相称。如何充分利用学校得天独厚的有利条件开展档案的数字化和网络化,对学校档案的数字化和网络化建设具有启迪和推进作用。
一、学校档案数字化和网络化的现状
学校档案门类较多,除文书、人事、基建、会计、声像档案外,还有教学、学籍、科研成果等档案。在档案行政管理部门的指导下,绝大部分学校领导都比较重视,都建立的自己的档案室,配各有专兼职档案员,档案都进行了规范整理。部分学校大部分为可对相关人员开放查阅的非机要保密档案,服务对象广泛,是建立两个体系实行两个转化的重点领域。而且学校档案利用率和实用性都比较高,特别是学籍档案,在为毕业生就业就学报考、出国深造提供学历证明等方面具有重要的依据和凭证作用,查阅利用者很多。在一些大的院校,每年都在1000人次以上。但由于大部分学籍档案在形成制作过程中,因填制和书写不规范或打印不清楚,造成字迹模糊,无法为师生和社会提供利用。档案数字化和网络化在省级以上条件较好的高校有所发展,一些学校还利用自身优势研发了自己的档案管理系统,并在各部门建立了局域网,可以在网上进行立卷归档,有的还进行了数字化全文扫描。但地州市级以下包括高校在内的绝大部分的学校,档案的归档整理和查阅利用仍然停留在手工操作的状况。
导致这些状况的原因,一是学校领导认为资金的投入应该放到教学上,只有把教学质量搞上去,把生源数量搞上去,学校才能做大做强。档案的投入不能产生经济效益,没有数字化照样查档案。对手工传统的档案管理也是现状,很难有资金投入,至于数字化和网络化,在领导的思想意识中还没有这个概念;二是一些学校经济效益也不是很好,资金本身有限;三是很多学校档案员缺乏计算机基本技能、更没有数字化网络化知识和经验,因循守旧不积极主动争取和创新发展。
要实现学校档案的数字化和网络化,除了针对以上来提高学校领导的档案意识,增加档案的投入资金,提高档案员的素质这些常规方法外,学校还可以从以下途径,创造性地开展数字化和网络化。
二、与教学设备相配套,解决学校档案数字化设备
学校开展计算机技术教学和科研,已经是很普遍的现象。在条件较好的小学,都设置有计算机或多媒体教室,而在条件较好的中等以上的学校,大部分部门都配备了计算机,条件更好的则组织了校园网络。但是,很多这样的学校的档案室却没有配备一台电脑。而这些没有电脑的档案室,就可以充分利用这些设备,进行资源共享,从事档案的数字化和网络化建设。数字化的设备,除了计算机,还需要有扫描仪,而一般学校因以计算机为教学重点很少购置。但用其作为数字化的重要工具对学生计算机技术的学习也还是很有必要的,而且其价格也不高,如果建议学校购买应该是没有问题的。共享这些设备资源的办法,首先是向学校领导提出共享方案,与教学部门达成协作共识,在把档案数字化的数据库建立在教学用的主机或服务器上,档案室可配备一台低造价的终端。如果这还办不到,则可与教学用电脑分时段使用,档案室可在没有教学任务的时候由档案员上机使用。也可把档案的数字化与教学内容结合到一起,在进行数字化教学的同时,也巧妙地利用了教学设备对档案进行数字化。
三、与教学对象相结合,发动师生动手建立档案数据库
在一般学校,档案员并不是专职而是兼职人员,除了档案工作还有其他很多工作,而学校档案数字化的任务比较大,仅靠档案员是很难完成的;其次绝大部分档案员不具备电脑技术,开展数字化和网络化有很大的困难。与此相反,担任电脑教学任务的老师,都是具备较高计算机技能水平的人员,他不仅可以当作档案数字化网络化的指导老师,在教学任务不太紧张的情况下,还可以亲自动手参与档案的数字化和网络化。更重要的是,他还可以指导学生,来在课堂或课外建立包括自己的档案在内的数字化档案,形成一个数字化档案制作的强大队伍。以解决学校档案数字化巨量工程的人员投入问题。在具体的数字化过程中,我们可以根据“利用为本,常用先上”的思路,首先在档案的年度上由近及远地进行,从当年的档案开始,然后向上推进;在内容上首先对学校利用率最高的文书档案、然后对利用率较高的教学档案和学籍档案、最后对利用率一般的教师档案、基建档案、会计档案、声像档案进行目录的录入和全文扫描,对全部室藏档案实行数字化,建成完整、系统的档案信息数据库。
四、与校园网络相链接,有效开展数字化档案利用
在很多学校,已经建立了从校园网络到互联网在内的各种网络平台,学校的各种管理,也基本上实现了网络化。师生们在网络上建立论坛、博客、个人网页、聊天交友,交流学习等各种信息,即便是在还没有建立校园网络的学校也是一样,人们已经利用互联网建立起班级同学会,校友会,利用QQ等网络工具进行无缝的信息交流,网络生活已经成为师生们特别是学生们的生活的一部分。这为数字化档案信息的利用提供了得天独厚的社会物质和文化基础。我们只须把数字化的档案信息链接到学校网站、论坛等网络相应页面上,有条件的还可以制作出自己的网站或网页,就可以实现学校数字化档案的网络化。
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首先,企业档案管理工作的创新是当今社会形势的客观要求。随着经济全球化的发展,企业改革的不断深入,企业文化已成为企业国际市场上竞争的灵魂,如何增强档案管理工作的覆盖面及影响力都给企业提出了新的要求。要想服务好企业改革,档案管理工作就必须与时俱进,开拓创新,打开企业管理工作新局面。其次,企业档案管理工作创新也是推动经济建设的需要。随着改革力度的不断推进,如何处理好改革、发展与稳定之间的关系已经显的尤为重要。能否建立一个具有与时俱进的现代档案管理模式,是鉴别企业档案管理工作的一个重要标志。这也是现代企业档案管理工作迫切需要解决的一大课题。
二、我国企业档案管理存在的问题
我国企业档案工作是由科学技术档案工作发展而来,后在发展成企业档案管理。在计划经济时期,企业档案管理工作主要是为国有企业档案工作,特别是生产型企业的档案工作。各大中型企业都建立了具有计划经济特点的档案管理机构和管理体制,加强了各类文件材料的收集、整理、归档和利用。市场经济体制后,企业的发展受到了市场经济大潮的强烈冲击,给原有的企业档案管理工作产生了很大的影响。在一些大中型企业中,计划经济时期建立起的档案机构被撤销,企业档案管理人员被精简,企业档案工作无法再像既定方向发展,与此同时,破产转制企业大量的出现,民营企业的蓬勃发展,企业组织形势的多样话,既给档案管理工作带来了更为广阔的发展空间同时也存在着不适应时展现状。主要存在以下几个问题:
第一,企业档案管理体制上尚未摆脱传统的管理模式。现在企业的知识化管理和信息化的意识不断增强,不断完善办公自动化、信息管理系统等应用,来促进企业信息化进程。然而传统的档案实体管理模式仍未完全改变,有些单位的企业档案管理仍然分散在各个部门单位之间,管理方法上实行“档随人走”,没有实现档案管理信息与其他信息的资源共享,没有进行有效的整合和统一的科学规划。
第二,档案管理人员专业素质不高。随着企业档案基础设施的不断完善,企业培训和人才队伍建设的加强,对档案资源的需要也大量增加。目前,越来越多的企业都意识到了企业档案资源的重要性,重视对企业档案基础设施的建设,但具有高业务水平,较强的计算机应用能力的人才却相对缺乏,很多企业的档案人员不同程度存在文化素质不高,老龄化结构严重,满足于简单的立卷归档,对档案信息深层次研究和开发人才相对匮乏。
第三,企业档案管理制度有待进一步完善。随着改革开放以来,我国相继推出了相关的法律法规政策,使档案事业步入了正轨。但目前档案工作主要还是针对纸质、音像等档案,针对数字化档案很少,这就要求制定新的标准来规范,建立健全的电子文件信息。
三、积极探讨企业档案管理的改革创新之路
面对经济全球化,科学技术的日新月异,管理制度的不断健全,企业档案管理工作必须解放思想,大胆创新,更好地位企业改革发展服务。如何提高档案管理工作规范化、标准化,从而进一步提高档案管理的工作效率,这也是档案管理工作大当务之急。如何实现这一目标,必须从以下几方面做起:
第一,提升企业知识资产的理念。企业档案不仅仅是原始的凭证材料,同时也是企业的有价资产,它给企业带来了巨大的社会效益和经济效益。这就要求,企业要高度重视档案管理工作,把档案视为有价资产、一种战略资源,充分发挥在企业的推动作用;同时也要让档案管理人员转变观念,改变以往的重藏轻用的现象,提高服务质量,加强对档案综合利用。
第二,加强培训机制,提高档案管理人员的综合素质。企业档案管理要实现科学化管理关键在于人才。现代管理系统的复杂性和技术标准都要求档案工作人员不仅要具备专业的业务知识,还需要具备档案信息分析和处理能力,特别是管理信息技术应用和开发能力。因此,要先培养档案管理人员的概念意识,在逐步向软硬件开发人员、数据处理分析人员、网络运行于维护人员以及决策人员等方向转变。
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建立档案馆(室)网页,开展网上利用服务。随着档案馆(室)内部局域网的建立,档案部门将充分利用企事业单位的网站制作自己的网页,详细内容请看下文浅谈对于新形式下的档案管理的创新服务。
积极组织上网数据和信息,使档案管理服务系统联上企事业单位网站,实现档案信息的网上检索,为用户提供更好的服务。国内许多单位档案馆(室)利用互联网开展的网上服务,已成为为社会和单位提供档案利用服务的1种重要形式。档案工作者要以网站为基础,进1步加快档案信息资源数据库建设,尤其是文件全文数据库建设,在网站上实现电子文件的实时管理与利用,实现档案信息资源数字化、数据库化,档案信息服务利用网络化,档案管理工作自动化,档案信息管理法制化。如:输入目录管理数据库,在网上公开部分档案目录,方便查询检索;档案棺(室)与宣传部门密切配合,可以将本单位重大活动中形成的新闻录像档案数字化并及时归档,建立数字化视频档案数据库,以便于宣传和利用。
建立电子文件(档案)数据管理中心。档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合,建立电子文件(档案)数据管理中心。该中心设在企事业单位档案馆(室),是企事业单位信息资源库的重要组成部分。电子文件(档案)数据管理中心集中管理网站内各单位的归档电子文件,并在网站上提供有限制性或非保密电子文件查询、利用服务,实现电子文件信息资源共享。其优点是覆盖面广,丰富,利用率高。
电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作,已成为档案管理部门不容忽视的。与传统纸质档案收集有很大差异的是,许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了,因此,档案部门可以改变传统工作模式,在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口,在第1时间将其收集到,并在档案馆(室)的服务器上归档。例如:为了方便下级或管理部门、互联网上用户通过网站传送自己单位非保密的档案全文,档案馆(室)自行开发了电子文件全文自动上传归档系统。该软件可以利用身边联入网站的计算机,足不出户就可将电子文件全文自动上传到档案服务器归档,而不需跑到档案馆(室),也不必交任何光盘或软盘。
开展在线服务。传统的档案利用方式,如到档案部门利用档案、参加档案展览、阅读档案复制件或公布件,特别是到档案部门利用档案原件的方式,在信息化里必然要发生变化,至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、和生活的环境,使人们更注重信息的时效性,希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此,被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。
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