财务档案的重要性范文

导语：如何才能写好一篇财务档案的重要性，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。

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一、高校财务档案管理存在的问题

虽然财务档案管理具有至关重要的作用，但由于种种原因所限，高校在管理财务档案方面存在一系列亟待解决的问题，具体体现在以下几点：

（一）对财务档案管理重视不足。财务档案管理工作是保存历史、服务现实的重要工作，但是由于高校财务工作人员的数量比较少，承担的任务也比较繁杂，所以对财务档案的收集、整理重视不足，导致部分有价值性的财务档案损毁、缺失，无法发挥真正的功能。

（二）高校财务档案管理人员综合素质不高。如今，大多数高校都没有专职的财务档案管理人员，基本是会计人员兼任的，他们没有接受过专门的档案业务知识培训，缺乏足够的档案管理工作经验，所以对财务档案的归档标准不甚清晰，导致整理出来的财务档案质量不高、分类不科学、装订也不够规范。久而久之，就会导致财务档案随着其他无用资料被一起销毁。

（三）财务档案管理机构设置不科学。财务档案管理机构是实施财务档案管理工作的重要保障，其重要性不言自明。但是目前大多数高校并没有设置此机构，所以导致财务档案管理工作是由不同的人完成的，比如由办公室人员完成档案归档工作，由会计人员完成会计档案装订工作。很显然，这样的管理工作比较分散，不成体系，直接影响了高校财务档案管理工作的整体质量。

二、提升高校财务档案管理效率的策略

针对已经存在的一系列问题，高校可以采取以下几点方法予以解决：

（一）提高对财务档案管理工作的重视程度。只有对财务档案管理工作提高重视程度，才会对其投入人力、物力和财力。高校领导要意识到财务档案管理工作的重要性与必要性，积极构建财务档案管理网络。并根据学校的实际情况设置专职人员管理财务档案，还要完善相关的规章制度，将财务档案管理工作纳入到学校的总体工作中，使学校上下都能意识到财务档案管理工作的重要意义。

（二）提高财务档案管理人员的综合素质。财务档案管理工作至关重要，从事这项工作的人员必须素质高、能力强，还要具备一定的法律知识，因为部分财务档案涉及学校机密。在安排财务档案管理工作人员时，要综合考察他们的德、能、勤、公、廉、俭等若干方面，配置最合适的人才从事财务档案管理工作。另外，高校还要为这些工作人员安排多形式、多途径的教育培训，组织他们到先进单位进行参观，引导他们参加专题讲座，以此提高他们的综合素养和业务能力，增长见识、开拓视野。并对他们进行思想政治教育，培养他们爱岗敬业、脚踏实地的工作作风。

（三）设置专门的财务档案管理机构。高校配置了稳定的财务档案管理人员队伍，还应该设置专门的财务档案管理机构，并落实目标管理责任制，将财务档案管理业绩作为工作人员参加晋升、评比的重要标准，通过奖优罚劣，最大程度地调动工作人员做好档案管理工作的积极性与主动性。（四）加强财务档案信息化建设。进入21世纪之后，已然迈入信息技术时代，信息技术蓬勃发展，社会各个领域都深受其影响。所以高校加强财务档案信息化建设有其自身之义。为了实现与时俱进，高校必须提高财务档案管理的信息化程度，加快财务档案数据库建设，并实现财务档案信息的资源共享，尽快实现高校财务档案信息传递网络化、使用快捷化和服务现代化，使财务档案信息能够发挥最大化的效用与功能。

三、结束语

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摘 要：加强行政事务单位财务和预算管理队伍的建设，充分认识财务档案管理的重要性，认真分析档案管理中存在的问题，并且能够找到其中存在的缺陷和不足，为了能够顺利进行档案管理工作探讨出进一步的解决对策。只有这样才能充分的认识到行政事业单位财务档案管理的重要性，以及为财政事业单位的发展和进步作出了贡献。本文首先简要介绍了财务档案管理的重要性，然后对事业单位财务档案管理存在的问题和完善策略进行了探讨。

关键词：事业单位；财务档案；管理措施

1 财务档案管理的重要性

我国现在是一个发展中国家，在现代化建设的途中，对于资金投入的需求量很大，在近几年，尽管我国的财政收入和原来相比较提高了一些，但是还是没有达到该达到的要求。对财务档案进行管理，不仅能明确记载真实收入与支出的情况之外，对财务档案进行归类分档时，在进行预算编制、进行制定工作时，也可以将其作为参考资料。除此之外，对我国的事业单位进行财务档案管理时，也可以为等级的财政部门的财政进行管理供应有关数据；对事业单位而言，财政拨付款本来是做社会公益的，可惜的是，在现在生活中常常会挪用办公室经费。产生这种现象的原因是没有严谨的档案管理，甚至都不进行建档，还有的在记录上弄虚作假。所以，这样不仅浪费了国家有限的财政资源，还让人走上了歧途。

2 财务档案管理中常遇到的问题

2.1 财务档案管理制度不健全

制度的不健全势必造成管理无章可循，不仅查找非常困难，而且销毁档案也不及时，造成会计档案积累过多，无处存放。无用的档案、无序的堆放、无章法的整理给单位会计档案的管理和利用带来许多麻烦，甚至出现找不到档案的情况，造成不必要的损失。

2.2 财务档案管理的重视程度

财务档案管理工作中首先表现出来的问题就是事业单位对财务档案管理的不重视以及财务档案管理人员的整体素质存在的偏差。从重视程度来看，有两个方向的偏差点。第一点是日常维护和管理档案的人员不够重视，他们通常法律意识比较薄弱，责任心不够强又或者说是职业道德水平偏低。第二个偏差点属于事业单位高层的不重视，而这个不重视往往和领导阶层的作风有关系，其具体表现在领导层上面的宣传力度不够和长期性出错方针的影响。

2.3 网络安全存在很大隐患

会计电算化下形成的电子数据资料，缺少必要的网络安全措施，电算化会计运用在会计档案中有着方便、快捷、直观、存储量大等优势，但是，由于网络安全措施防卫不当，通过计算机技术手段的违法行为具有更强的隐蔽性和更大的破坏性。

2.4 管理人员素质的偏差

从当前经济文化政治背景来看，整体上领导层的作风明显改善，并朝着较好的方向发展。事业单位领导层方面通过“各种换血”会越来越保持其积极作用，而反观基层档案管理人员的整体素质却不能得到很大程度上的改变，这是由于事业单位工作特性所决定的。常态性的工作造就了很多素质偏低的财务管理人员，一方面他们的文化整体偏低，只有很少人的学历超过大专；另一方面是他们的职业技能偏低，如有的是会计人员兼职管理档案，有的档案管理人员不具备会计从业资格，随着经济的发展，财务会计档案管理量的增大，档案管理人员的综合素质必定备受关注。

3 提升财务档案管理水平的措施

3.1 建立健全完善的事业单位会计档案制度

《档案法》和《会计档案管理办法》是财务管理制度的重要法律依据，首先单位应该从领导和管理人员的思想意识入手，充分认识财务档案管理工作的重要性和必要性，认识到财务档案管理工作对本单位发展所起到的重要作用，从而建立一套完整的会计档案管理制度，进而达到会计档案管理步入正规化管理。

3.2 做好数据备份和网络安全管理

对于会计电算化下形成的数据信息，要及时备份进行保存，防止会计数据信息的丢失；以纸介质形式连同其它会计档案、电脑磁盘一同保管；同时要做好网络的安全管理、计算机系统的安全管理，并指定专业的、固定的网络安全人员对财务系统定期进行安全维护，防止恶意破坏网络、篡改数据信息。

3.3 加强岗位人才的培训力度

现在绝大多数事业单位的财务档案管理人员的自身素质都不是很高，学历较低、知识水平较差者比比皆是，这对事业单位的财务档案管理信息化发展来说十分不利。对此，事业单位管理人员必须要予以高度重视，加强档案管理在职人员的教育和培训，定期开展相关活动，平时多多组织学习的机会，充分利用各种有效资源加大在职人员的培训力度，帮助他们不断提高专业水平与自我修养。使其更好的在自己的岗位上发光发热。

3.4 提升事业单位的内部监督管理力度

事业单位的财务监督管理过程中，由于内部监管力度匮乏导致财务资金使用过程中存在着较大的随意性。要对于事业单位的内部监管力度以加强，就需要对于财务人员的各项管理工作以高度重视，且将财务监督管理纳入事业单位管理制度中，不断调整和完善财务监管机制，实施财务监管体系的科学化管理，以将各项财务管理环节落实到位，发挥监督管理的科学性。特别是事业单位处于资金使用权限的有限性，就更需要财务监管人员配合审计人员对于事业单位的财务实施监督管理，以提升财务监管的控制力度。

3.5 加强财务档案保密工作

首先是务档案室的选址和建造，根据《档案法》的有关规定做好财务档案室的选址工作，实现财务档案室与办公区域的分离，财务档案室与阅览室的分离。财务档案室要做好门窗加固工作，做好防盗防潮工作。其次是由专人负责财务档案的看管，无关人员不得进入，需要利用财务档案资料的必须依据相应的程序登记进出。

3.6 建设并完善财务档案管理信息化系统

计算机和互联网在档案管理的日常工作中扮演者越来越重要的角色，建立符合自身发展需求的财务管理的信息系统实在是大势所趋的一件事。与传统档案管理系统相区别的是现有信息化档案管理系统不再是以纸张为媒介，来实现信息的储存于传递，传统档案管理也正在向数字化档案管理进行转变。而建立完善的财务档案管理信息化系统不仅可以充分利用有限的劳动力资源，更能在源头保证信息序列的完整化，大幅提高财务档案管理的工作效率。

与此同时，在财务档案综合运用时，良好的信息化系统可以通过对远程检索和公共使用目录的预设来加强档案的调动和利用性能。在经过长时间的建设和完善后，采取多媒体、多终端、线上线下的信息查询功能，更可以拓宽档案信息的利用率。

结束语：

总之，这是一个信息化计算机技术蓬勃发展的时代，事业单位对于信息量的需求日益增长，普通传统的财务档案管理模式已经无法满足事业单位日渐繁复的需求和先进的管理模式。事业单位的财务档案管理需要变革，需要完善，需要配合事业单位的发展，需要跟上时代迅速迈进的脚步。

参考文献：

[1]规范单位财务档案管理，提高财务管理水平[J]. 任淑菁.山西档案. 2015（S1）

[2]财务档案管理工作的规范化研究[J]. 宁宁.城建档案. 2016（03）

[3]财务档案管理中存在的问题及对策探讨[J]. 张晓红.办公室业务. 2016（05）

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关键词：会计档案 问题 对策

会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据，会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而，会计档案管理作为财务管理的最后一个环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节，直接了影响财务管理的质量和水平。档案管理是一门学问，需要会计人员去认真学习、去积极探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高，可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。

一、会计档案管理工作中存在的问题

1.对会计档案管理工作的重要性认识不够， 缺乏充分的认识， 意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。许多单位只重会计业务，轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。

2.会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。

3.会计档案管理人员综合素质有待提高。有些单位存在一些财会档案人员缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不认真执行制度，不按规定去做，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本。造成会计核算工作的不规范，导致会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。

4.财务档案管理不完善、不规范。设置财会档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由会计人员兼职。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，许多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，更不销毁，由于种种原因导致会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。

5.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。 有的单位将会计信息存人磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，造成会计信息的丢失；由于会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法调阅。

二、完善会计档案管理工作的对策

1.统一思想，加强领导，提高档案管理的重要性的认识，规范管理。《档案法实施办法》第五条指出： “机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《 会计档案管理办法》第四条则更加明确地规定：“各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”由此可见，是否重视对会计档案的管理，是一种严肃的法制行为。各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，切实把会计档案管理列入领导工作的议事日程，使会计档案管理走上法制化的轨道。

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一、高校电算化会计档案管理的内容

随着信息技术的普及，电算化的会计档案逐渐在各个单位和部门当中得以应用，并取得了良好的效果。在高校的财务管理过程中，会计档案起到了不可替代的作用，是各项会计工作得以展开的基础。高校的会计档案记录着高校中的财务信息和经济活动，因此高校必须重视对财务档案的管理。

（一）会计档案是会计信息的重要来源和载体

会计档案对于提高高校的会计工作水平具有极大的意义。会计档案能够促进会计工作的制度化管理及操作的规范性。会计档案管理起到了会计核算的基础性作用，在管理过程中必须按照相关的标准由专业的人员负责。会计数据中包含着账目信息、会计账簿、财务报表等重要的数据信息。会计电算化的实行使得账簿、报表等内容的管理更加的便捷、系统，也使得数据的处理和存储更加的方便。

（二）会计档案的收集工作

随着会计电算化的应用，系统中所包含的会计档案和信息将会不断增加，高校必须对这些信息进行定期的收集、分类和检查，从而确保这些信息的安全。此外，高校还应当对相应的计算机设备进行定期的检查，防止系统损坏导致数据的丢失。在数据存入前要先对数据进行备份，防止意外情况的发生。对于存储有重要信息的会计电算化设备，在日常工作的过程中要做好安全保护，做到防火、防潮、防尘工作。与此同时，还要定期对会计档案进行调阅，确认文件的保存限期，对于一些没有价值的信息应当及时的删除或更新，防止系统的过载。

二、高校会计档案管理中存在的问题

（一）管理人员不够重视，档案管理意识滞后

会计档案的管理需要应用到现代化的管理理念和技术，并且要充分利用现有的会计信息资源，将其有效地应用到日常的会计信息管理过程中。然而，我国高校的会计管理现状是管理人员普遍缺乏会计档案管理的意识和概念，对会计档案的重要性没有明确的认识，认为会计档案的内容单一、管理简单，尤其是对于会计档案的电算化管理没有引起关注，管理意识十分的落后。在管理部门和人员的组织上也没有投入应有的力度，管理人员的专业能力普遍偏低。甚至还有一部分高校的档案室随意对外界人员开发，让财务部门的人员进行自行查阅，不仅工作效率低下，而且容易导致会计信息的丢失和篡改。

（二）会计档案资料收集不齐全，忽视对会计电算化会计档案的管理

会计档案中包含着重要的会计信息，如会计账簿、会计凭证、财务报表等。在进行这些资料的管理时应当首先根据信息的类型进行分类，将存根、银行账单、上级文件等进行分类管理。在会计电算化的过程中，对数据的分类尤为重要，只有这样才能确保信息的有序性，从而提高信息分析和处理的效率。

（三）会计档案管理缺乏科学性和规范性

高校对会计档案的管理普遍缺乏科学合理的方法。首先在操作上就没有根据《会计档案管理制度》中的相关要求来执行。此外，大多数高校都没有建立起适合高校自身工作特点的会计档案管理体系，导致会计档案的管理过程混乱无序，各部门之间没有配合。高校会计档案的管理人员素质也普遍偏低，无法满足现代化管理的要求。部分学校在会计档案管理上投入的经费明显不足，导致会计档案管理场所狭小、混乱，极易导致信息的丢失。

在会计管理观念上，许多会计档案管理人员仍然遵循着传统的管理理念，在管理方法上缺乏科学性和有效性，导致会计档案的整理十分混乱。在会计档案的移交和销毁方面也缺乏完善的制度，一些已经过期的账单、凭证等没有进行及时的处理，造成了人力资源和管理经费的浪费。

（四）轻视会计档案对高校发展的作用

由于受到传统会计管理观念的影响，高校的管理人员仍没有对会计档案的重要性引起重视，认为会计档案的管理只是简单的收集资料、整理数据，从而导致高校在会计档案管理方面投入的人力物力严重不足，影响了会计档案功能与作用的发挥。

三、加强会计档案管理的对策

（一）加强普及宣传教育，增强档案意识

会计档案管理是高校在发展过程中不可忽视的重要工作内容，是考察高校经济状况、发展潜力的重要依据。为此，相关部门应当极大对会计档案重要性的宣传工作，普及《会计法》、《档案法》中的相关内容，增强高校管理人员对会计档案的认识，将会计档案管理作为一项基础工作内容在进行。

（二）健全高校会计档案管理制度，推动会计档案事业发展

会计档案中包含着丰富的内容，这使得会计档案的管理工作量十分庞大。为了确保会计档案管理的质量，在管理的过程中应当制定完善的计划和方案，最终形成一个完善的高校会计档案管理制度。高校的会计管理部门应当与其他部门建立良好的沟通与合作渠道，根据高校的发展实际，建立切实可行的管理体系，使得会计档案的管理工作有良好有效的依据。与此同时，高校应当建立严格的会计档案监管机制，提高会计信息的真实性和准确性。高校可以从档案分类、借阅制度、档案移交等方面进行制度的完善。

（三）遵循会计档案管理原则

《会计档案管理办法》是会计档案管理的主要依据，在实际的工作与管理过程中，高校的会计档案管理部门应当严格按照标准来执行，并且与其他部门共同做好会计信息的核实与监督工作。在会计档案管理的过程中，应当遵循一定的原则，如完整性原则、简易性原则、安全性原则和保密性原则等。

（四）积极运用现代化手段管理会计档案

在会计档案管理发展和完善的过程中，应当积极地与现代科学技术结合起来。通过信息技术的应用，能够极大的提高会计档案管理的质量和效率。高校在进行会计档案管理时，可以选用一套适合自身管理体制的软件，并建立相应的会计档案管理系统，将相关的数据信息进行分类存储和管理。管理人员只需要将会计信息输入到系统中，就可以由计算机进行自动的分类、整理、检索等过程。相关财务和会计人员只需要登录系统就可以对需要的信息进行及时的调用。这样不仅节省了管理的时间，还能限制系统的访问权限，提高了会计信息的安全性。

四、结语

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【关键词】财务档案；管理工作；高校

高校档案管理作为高校内部反映经济业务最为重要的参考资料，同时也是保存高校历史发展以及记录高校实际经济情况的重要证据，是整个高校档案重要的组成部分之一。对于高校而言，其档案的全面性、真实性以及准确性直接左右这高校教育事业前进的步伐，随着二十一世纪我国经济社会的逐步发展，高校的财务档案管理工作也逐渐成为了高校档案管理中的一大重点。如何才能完善高校财务管理，并且有效提高相应的管理效率，是目前所有高校面临的一大重点问题。

一、高校财务方面档案管理工作的具体内容

我国财务管理的会计档案主要包括了以下几大常规类别：a、会计凭证类；b、会计账薄类；c、财务报告类；d、其他类；e、电算方面会计档案；同时还包括了一些非常规类档案，分别是：a、在每年都会做出一份数据库的备份资料；b、在进行财务管理软件（系统）升级时所留下的老数据库备份资料；c、由财会系统管理员做出的系统管理维护方面的记录信息；d、其他被存档的相关数据资料以及有关数据信息。

二、就目前财务档案管理中所出现的问题分析

（1）对于财务档案管理方面的意思还有待加强

前文中曾经提及财务管理工作的具体意义就在于为现实服务，为历史记录，但是由于目前高校财务管理相关的工作人员数量较少，同时所需要负责的任务量相当繁重，当进行财务档案有关资料的手机或是整理时，常常得不到应有的重视，高校对于财务管理工作重要性的认识还极为低下，工作意识还有很大的上升空间，所以导致一部分的档案被无故损毁或是缺失。

（2）财务档案管理方面的工作人员业务水平较低，达不到具体工作要求

就目前而言，各高校基本上没有财务档案管理工作的专业性人才，基本上是由会计人员进行兼任，他们没有受过档案相关的业务知识培训，同时在经验上，也有极大的缺乏，这些根本原因导致他们在进行财务档案管理工作时对于档案相关工作标准以及要求不清楚，更不懂得档案有关的操作规程，经过整理得出的档案案卷整体质量低下、分类不具备科学性以及不具备复查的意义。这样不但使得财务档案在以后的寻找中极为不方便，同时也使得这些资料在以后可能会随其他资料而被无故处理。

（3）财务档案相关机构设置不够严谨，不具备基本的规范性

所谓的财务档案方面的管理机构，其意义在于：是对整个档案管理工作的有效保证，同时也是法律最基本的需求。但是，就目前高校市场而言，许多学校在实际工作中并没有对此机构进行详细有效地设置，在对于类似工作的同时，仍然是由其他部门的人员兼任处理。由于财务档案管理工作中的不具体，机构设置方面的不规范，使得财务档案方面的管理工作受到极大地影响。

三、相应的解决办法概述

（1）对高校进行档案管理方面的教育，使其认识档案管理的基本性质以及重要性

对于财务档案相关的领导阶层而言，必须使其提高对财务档案的认识，并且对财务档案管理的有关工作提高重视程度，积极着手与建立完善、健全的财务档案管理系统。同时必须依照本高校的实际规模对高校档案管理机构进行一定详细的设置。并且制定出详细有效地管理目标，明确各部分间的具体责任内容，处理好档案管理工作的大事小事。

（2）提高相应的管理人员综合素质

对高校财务档案管理相关工作人员而言，其必须具备一定的素质涵养以及工作能力，同时还必须具备一定程度的法律意识以及法律认识。在对于相关工作人员的选择上，必须选择综合素质突出、个人工作能力极强的人员来进行相关的档案管理工作。对已有工作人员，进行一定的财务档案管理方面的教育培训，提升工作水平，增强他们的档案管理保密意识以及责任意识。

（3）必须设立针对性较强的财务档案方面的管理机构

如果拥有了高素质以及高能力的管理人员之后，就必须建立一套具备一定规范性以及针对性的财务档案方面的管理机构，合理实施管理目标责任制，并且将相关的管理标准归纳到对工作人员的年度考核标准之中。通过一系列的赏善罚恶的奖惩措施来提高工作人员的积极性。

（4）建立专门的资料保管库房

对于财务档案的存储，必须按照国家有关规定建立专门的库房进行储存工作，如果某些高校不具备单独兴建库房的能力，那么也必须将库房与办公室、阅览室有效的区分开来。同时加强对档案管理相关的硬件设施，进行库房建设的同时，必须保证建成后具备一定的防范措施：防火、防盗、防尘、防霉等具体防范内容。并且制定出相关的库房管理政策，禁止与相关管理工作无关的人进入其中，有效的保证库房内档案的安全，同时对财务档案可能受到的自然损害进行防范，以保证资料的完整性。

（5）建立一定完整的信息化管理系统

随着时展，必须将信息化与与财务档案方面的管理工作有机的结合在一起，必须将财务档案方面的管理工作重心逐渐向信息化靠拢，建立一套具备一定独立性以及精确程度的信息管理系统。实现财务档案相关信息有网可查、有网可存，这样即方便了对于档案的归类、储存，同时对于日后的查找也带来的极大程度的方便性。

四、小结

总而言之，为了顺应二十一世纪高速发展的市场经济，各高校必须对自身财务档案管理工作进行一定程度的强化，对相应的管理办法、手段进行一定的优化，努力培养出一批具有高素质、高能力的财务管理人才，提升本校整体的财务档案方面的管理水平，增强相关的忧患意识，对财务档案的潜在左右以及具体内容进行充分的发挥，使其可以更好的为高校服务。

参考文献：

[1] 刘迎春.完善高校财务档案管理的几点设想[J].广西民族学院学报（哲学社会科学版），2004，26（z2）：128-128，146.

[2] 刘淑杰.如何加强财务档案管理信息化建设的几点思考[J].管理观察，2010，（18）：252.

[3] 容宁.财务档案管理中存在的问题和对策探究[J].办公室业务，2012，（3）：96-97.

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关键词：会计档案 问题 对策

会计档案是记录和反映一个单位经济业务的重要史料和证据,会计档案管理是会计工作的重要组成部分。然而,会计档案管理作为财务管理的最后一个环节,往往容易被忽视,形成财务管理工作的一个薄弱环节,直接了影响财务管理的质量和水平。档案管理是一门学问,需要会计人员去认真学习、去积极探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此,加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高,可以使会计档案管理工作更好地为经济建设和经济体制改革服务。

一、会计档案管理工作中存在的问题

1.对会计档案管理工作的重要性认识不够, 缺乏充分的认识, 意识淡薄，导致会计工作与会计档案管理相脱节。许多单位只重会计业务，轻会计档案管理，没有专职的财务档案管理人员。会计人员上岗前，很少进行会计档案基本知识与操作技能的培训，大多数是由会计人员兼管，缺乏档案管理工作经验，不懂得档案的基本操作规程，对财务档案的归档范围和标准不清楚，导致整理出来的会计档案达不到规范要求，更谈不上科学管理。

2.会计档案资料收集不全。有的单位只重视对会计凭证、账簿、报表等会计专业资料的归档，却忽视了会计文件材料的汇集、整理和归档工作，严重影响了会计档案的齐全性和完整性。

3.会计档案管理人员综合素质有待提高。有些单位存在一些财会档案人员缺乏应有的职业道德，不坚持原则，不认真执行制度，不按规定去做，甚至违法乱纪、伪造、篡改、变换记录凭证；开假发票、建假账、建账外账、虚列成本。造成会计核算工作的不规范，导致会计信息失真，进而影响了国家宏观决策、危害极大。

4.财务档案管理不完善、不规范。设置财会档案管理机构是工作的需要，也是法律规章的需求，但实际工作中财务档案工作均不完善，不规范，都未设置此机构，档案工作由会计人员兼职。财务会计档案的鉴定、销毁工作往往不受重视，许多单位的会计凭证、会计账簿等，多年来只归档不鉴定，更不销毁，由于种种原因导致会计档案的鉴定销毁工作难以开展，从而影响了档案整体工作的质量和效果。

5.纸质会计档案与存储会计数据的磁介质档案管理不同步。 有的单位将会计信息存人磁性介质后，对磁盘、光盘中的会计信息疏于管理，造成会计信息的丢失；由于会计电算化软件的升级换代很快，许多单位没有把会计软件的版式及软件系统很好地保存，从而造成会计电算化档案无法调阅。

二、完善会计档案管理工作的对策

1.统一思想，加强领导，提高档案管理的重要性的认识，规范管理。《档案法实施办法》第五条指出： “机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。”《 会计档案管理办法》第四条则更加明确地规定： “各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。”由此可见，是否重视对会计档案的管理，是一种严肃的法制行为。各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，切实把会计档案管理列入领导工作的议事日程，使会计档案管理走上法制化的轨道。

2.加强会计档案工作人员的全面培训，提高管理人员的综合素质。会计档案管理人员的综合素质包括思想素质、业务素质和职业道德。提高会计档案的案卷质量，会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了．会计档案案卷质量的高低。《档案法实施办法》第八条则将“组织、指导本行政区域内档案工作人员培训”，作为县级以上地方政府档案行政管理部门的重要职责之一。《档案法》第九条规定： “档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备专业知识。”因此，各单位应该依法加强对会计档案工作人员的全面培训，把增强会计档案管理知识和操作技能，作为会计人员岗前培训的重要内容，除要搞好关于会计和档案的岗位培训外，还要搞好后续教育，在财务档案管理的过程中，如果能够统一思想，坚持科学管理和责任心，则可以有效地防范档案管理工作中诸多问题，使得财务档案相关信息在质量上得到提高，对企事业增强活力、竞争力，适应社会主义市场经济的发展起到重要的作用。

3.建立健全财务档案管理的规章制度。要使财务档案规范化，必须将档案管理工作纳入日常工作的总体，制定档案工作管理目标，明确责任，并建立健全一套档案管理制度，如《财务档案工作人员职责》、《财务档案保管制度》、《立卷归档制度》、、《财务档案保密制度》、《财务档案移交、销毁制度》等，规范档案资料的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序、使财务档案管理工作有章可循。

4.要定期进行会计档案资料鉴定销毁。《会计档案管理办法》第十条对保管期满的会计档案的销毁程序作了明确规定。会计档案人员会同财会部门，积极搞好会计档案的鉴定工作，有价值的妥善保管，无价值的大胆销毁，对于涉及保管期限已满、暂未清结的债权债务和其它未了事项的原始凭证不得销毁，应单独抽出重新立卷，并在销毁清册的备注栏内及保管清册的相关栏内注明。

5.同步计算机相关系统和档案管理文件的升级。在近几年财务会计档案查询中,常常出现打不开档案管理系统的事件。这种情况的出现,通常由于计算机现在的会计电算化系统和保存资料的系统版本不一致。只需将系统恢复到旧的版本即可解决,但该问题的出现严重影响工作效率，所以,在进行管理系统升级时,需要同步升级旧的资料文件。磁性储存介质应该放置在远离磁场的地方,并注意防高温、防霉、防尘保护。

总之，在新的历史条件下会计档案工作必须要紧紧联系时展要求，要从观念上更新采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，促进社会主义和谐社会建设。

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关键词：行政事业单位；财务档案管理；创新模式

一、加强新时期行政事业单位财务档案管理的重要性分析

行政事业单位财务管理工作主要是根据国家相关法规、政策以及财务制度等方面的规定，而制定出的一种有计划的编制单位预算体系，其可以科学合理的运用资金与使用来核算与控制自身单位的经济活动，从而确保行政事业单位内部的各项工作可以顺利运转。与此同时，做好行政事业单位的财务管理工作的主要理念就是，尽可能以最小的资金成本为现代社会与人民提供更多的切实服务项目与利益。而财务档案管理工作是确保财务管理工作可以顺利开展的主要因素，所以做好财务档案管理工作，才可以有效推动我国各项事业的安全发展，而且还可以有效节约“三公经费”，为国家的财产安全提供良好的基础保障。除此之外，不断完善与创新管理模式同时不断促进与完善行政事业单位的经营体制，可以有效提高行政事业单位的工作效率，使行政事业单位可以为现代社会与人民提供更多更好的公共服务，切实以民众民生为理念，全面抓好以为民生谋取更多福祉，从而推动现代社会与国民经济的双向发展。

二、新时期行政事业单位财务档案管理中存在的问题

1.财务档案管理人员的意识不足

在行政事业单位内部的财务档案管理部门中，无论是管理人员还是工作人员没有充分理解财务档案管理的重要性，从行政事业单位领导的角度而言，在财务部门的工作人员所考虑的主要是铁路督察各管一段的工作理念，虽然知道财务档案的管理非常重要，但却认为那是财务档案管理人员的工作，而财务档案的管理人员所考虑的主要是在所有财务档案中，都会有相应的环节负责人与审核员，自己只需要做好财务档案的保管与销毁工作就可以。从财务档案管理人员的角度而言，行政事业单位对于财务部门的资金核算等管理工作较为重视，但是对于财务档案的管理工作内容并不是非常重视，甚至是经常被忽略掉。而且在工作人员需要财务档案的时候才会对其有所重视，但在重视的同时也会感觉使用财务档案的相关手续较为烦琐。

2.财务档案管理工作的经费不足

在财务档案的管理工作中经费不足主要体现在以下两点：第一点，虽然在行政事业单位中财务档案部门是其中的一部分，但对于财务部门与档案管理部门都没有明确的实际经费，在部门中的员工、场地、设施等多方面产生的实际经费，通常都是由行政事业单位提供，这样在部门日常运转过程中就没有可以预算的经费，最终导致财务档案的管理工作缺少经费方面的保障。第二点，在大部分行政事业单位中对于财务档案的管理工作的认知较为不足，对于财务档案的存放环境、设施、时间与空间等都不够重视，通常都会认为只要财务档案没有丢失就好，所以就不会在财务档案的管理部门中投入过多的经费。

3.财务档案管理的工作不够规范

目前，在很多行政事业单位中针对财务档案管理的立卷、保管、销毁等工作，并没有相关规范可以遵守，在财务档案的立卷与归档工作中，并没有构建设立案卷的相关制度，最终就会导致在财务档案的立卷、分类与归档工作中较为混乱。在财务档案的保管工作中，也缺少定期入库与归档的验收制度，最终导致财务档案管理部门所保管的采集档案，无法得到及时整理与入库，甚至有很多财务档案的装订与签章都不够规范。在财务档案的查阅与销毁工作中，也因为交接不明、手续不全、程序不清等问题，最终导致查询财务档案时非常困难，而且由于积累案卷太多无法及时展开销毁工作。

三、新时期行政事业单位财务档案管理的创新模式

1.提高财务档案管理人员的意识

在行政事业单位中出现财务档案管理人员的意识较为不足的问题时，可以通过提高财务档案管理人员意识的创新模式，来合理、有效地解决这种问题。第一，需要针对财务部门的所有员工展开财务档案管理工作的知识培训，还可以将财务档案的管理内容与操作过程等加入财务人员的岗前培训中，或者是纳入继续教育的培训过程中，从而使财务部门的工作人员可以了解财务档案管理工作的重要性，并学会财务档案的基础整理知识、业务与操作等，从根源上展开财务档案的管理工作。第二，在财务档案的管理部门中管理人员，需要找好自己对于管理工作的理解，并规范自身在财务档案所有环节中的管理工作，从而有效提升自身的管理水平。第三，在行政事业单位中财务部门的员工之间需要不断完善传、带、帮的工作，将自身所拥有的工作意识、技术经验与其他员工之间交流，争取从其他员工身上学到长处，并将自身的长处传授其他员工，从而确保更好地展开财务档案的管理工作。

2.增加财务档案管理部门的经费

首先，需要对财务档案的管理部门的硬件方面的所有设施，加大投入的实际经费，例如财务档案的相关设备与场所等，从而确保财务档案管理部门中，所有硬件都可以达到相关标准规定的实际要求。其次，需要明确财务档案的管理体制，并严格遵守相关部门的标准规定，提前明确财务档案的保管责任，然后交由行政事业单位中的财务部门，将财务档案的管理部门所需经费纳入本年度的总经费预算中，从而使财务档案的管理部门可以用来预算的经费有所保障。最后，无论行政事业单位的整体规模大小，都需要着重关注财务档案管理部门的经费问题，并为财务档案的管理工作配备相应的场所，在更换财务档案的管理人员时，一定要重视财务档案是否是完整的保管与交接，而且还需要为财务档案的管理部门配置保管方面的设备，从而确保在行政事业单位中的财务档案不会出现任何丢失的现象。

3.规范财务档案管理的工作内容

在规范财务档案管理的工作内容时，需要根据管理工作的实际内容来展开。在针对财务档案的立卷与归档工作时，就需要将行政事业单位的财务业务与财务档案的实际数量相互结合，从而制定出较为合理、科学的方案来提前做好案卷的预设工作，而且还需要针对财务档案定期展开整理规范，将行政事业单位在日常产生的所有财务凭证，展开规范整理的同时统一进行装订、封粘与签章流程，在经过详细的检查后确定所有环节结束后统一展开装订，在装订工作结束后将所有财务档案按照顺序放置在档案盒中，从而确保在其中不会出现蒙混过关的财务档案。另外在财务档案的管理工作中，如果是采用的手工记账，就需要在账簿活页的空白处，按照顺序将档案的账页编号写下目录，而且在展开装订工作的过程中需要在封粘处标出签章，如果是采用电算化记账，就需要打印出所有类型的会计账页，并对其展开规范整理再根据时间按照顺序打出序号，根据序号来编出目录再装订封粘，这样在日后查询与销毁财务档案时，就可以根据装订出所贴的签章来找出所需档案，也不会积压案卷导致无法及时销毁，从而规范整个财务档案的管理工作。

4.合理运用安全防范技术

在创新行政事业单位财务档案管理模式的过程中，可以通过为其建立相应的数据库来实现对财务档案的管理工作，同时将互联网融合进实际财务档案管理模式当中，使得相关管理人员可以通过数据库管理的方式来降低自身的工作压力，同时还可以有效避免档案出现丢失或被盗的情况，从而为行政事业单位的财务管理工作提供良好的基础保障。除此之外，在建立数据库之后需要合理运用安全防范技术来实现对数据库安全管理的工作目标，将较为有效的安全防范技术实际应用到数据库安全管理工作中时，其可以有效规避互联网中的不稳定因素与网络病毒，而且还可以为促进财务档案管理工作提供良好的保障，通常情况下，可以将访问控制技术、身份识别技术、存取控制技术等技术合理的运用到行政事业单位行政档案管理工作中，从根本上进一步提高工作效率，为财务档案管理工作的顺利开展提供良好的基础保障。综上所述，行政事业单位内部的财务档案管理工作存在较多的问题，例如财务档案管理人员的意识不足、工作内容不够规范等，这不仅会影响财务档案的正常管理，也会影响整个行政事业单位的管理工作。因此，一定要针对财务档案的管理工作中存在的问题展开详细分析，进而提出新时期行政事业单位财务档案管理工作的创新模式，促进财务档案管理工作更加规范。

参考文献

1.岳畅.信息化背景下行政事业单位档案管理工作创新研究.兰台世界，2017(A01).

2.李耀华，郭玉红.新常态下行政事业单位财务档案管理探析.办公室业务，2016(10).

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【关键词】高校；会计档案；档案管理

科学规范的会计档案管理有利于促进高校整体资金的运筹发挥最大效益 。目前高校普遍存在对财务档案管理的重要性认识不够，意识淡薄。高校财务档案借阅制度不完善，不规范，管理环节 分散等问题，因此，加强高校会计档案的规范化和科学化管理，对现阶段高校的改革和发展具有极其重要的现实意义。

一、高校的财务会计档案管理的内容

《会计档案管理办法》“会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据”，具体包括：①会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证；②会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产帐、辅助帐、其他会计账簿；③财务报告类：月度、季度、年度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明和其他财务报告；④其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册；⑤电算化会计档案：是存储会计凭证、账簿、报告等的介质，包括磁盘、磁带、纸质等，还包括：①每年一次的数据库备份，②财务软件升级前的数据库备份，③打印输出的经过盖章签字的会计资料，④每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本，⑤所有版本的系统、网络、数据库、软件，⑥其他应该存档的有关资料或数据。

二、提高学校的财务档案管理

1.增强财务档案管理意识，建立高校财务档案领导体制

财务档案首先要得到学校领导的高度重视，把财务档案工作列入学校工作的议事日程，深入组织学习好《档案法》。校领导、财务负责人带头学习，通过学习与广泛宣传，使教职工增强财务档案意识，使教职工做贯彻落实《档案法》的先锋，形成每个人都重视财务档案，支持财务档案并自觉地维护学校财务档案工作的氛围。并结合学校实际情况，建立可行的档案工作与高校整体发展相适应的财务档案管理体系。

2.强化业务，提高能力

加强财务档案管理者自身业务素质，一方面积极参加财务档案业务培训，认真学习财务档案专业知识理论，另一方面选拔 热爱档案事业、默默奉献财务档案管理工作的人担任学校专职档案管理员。

3.加强财务档案综合服务功能

高校财务部门应改变传统的档案管理观念，严格的做好档案开发利用工作，力争全面系统完善财务档案工作职能范围，这样才能为领导决策服务服务。目前档案存在着大批档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被搁置，相当一文不值的废纸，造成档案浪费；领导不能及时全面地了解学校财务运行情况，不能有效地利用档案；档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来，因此，健全档案的各种检索工具，汇编各种有利用价值的财务资料，使财务档案管理方法科学、管理机构高效、档案工作标准，不断增强档案部门的综合服务功能，让财务档案信息资源更好地为学校领导决策服务。

4.加强档案馆的安全与保密工作是财务档案管理的重中之重

要做还财务档案的保密工作应建立健全档案管理规章制度。规章制度中应把档案保密工作列入管理参与者的行为准则。促使人人都重视档案保密工作，在工作中坚持照章办事。再者，提高档案人员的安全防范意识，对财务凭证利用者和查阅人，谨防偷撕或涂改，还要杜绝火灾隐患。增加必备手提式灭火栓，并定期检查更换以确保长期有效利用。定期检查电气设备线路安全使用情况，对有安全隐患的做到及时维修，确保电器设备安全运转。还要注意档案的科学储藏保护，做好档案的防霉、防蛀与空气净化工作。

5.做好财务档案的信息化建设

随着经济社会的不断发展，高校财务档案管理作为高校信息化建设重要的一部分，运用先进的管理知识和现代化技术设备，提高财务档案管理水平，财务档案信息 网络化是实现档案信息利用效益最大化最佳途径。通过构建网上档案服务平台，把已有的档案目录数字化，建成目录查询系统为更多的用户提供服务。利用校园网络管理系统，实现档案的索引、统计、编集、检索，替代传统的手工抄写劳动，把部分纸质财务档案转化为数字档案信息，建成各类财务档案数据库和多媒体数据库。实现财务档案的自动化处理系统和网上检索查询。

尽管高校财务档案管理在 建设上取得了一定的成就，但由于受到诸多客观性因素的影响，目前高校财务档案管理 建设还存在诸多有待研究解决的问题，应抓紧对高校财务档案管理 建设的全面探析。才能确保档案的质量，使学校档案工作保质保量限期完成。

参考文献：

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关键词:会计档案管理 规范管理 建议

中图分类号:F230 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2010)07-157-02

会计档案是经济活动的历史记录和经济效果的综合反映,也是开展经营活动、进行经济分析研究的重要依据和参考资料,规范、完整的会计档案,可以帮助财务人员核查历史,为工作提供事实依据,还可以从中学到相关的业务知识,借鉴到先进的管理方法,对会计工作起到推动作用。笔者根据多年管理会计档案的经验,谈一谈企业全面规范管理会计档案的一些体会。本文提出外部会计档案和内部会计档案的管理理念,旨在更有效地利用会计档案,服务企业,提高财务工作效率。

一、会计档案管理现状和不足

随着经济的发展和会计体系的日趋完善,财务管理的重要性在企业管理中日益凸现。理论界和企业界都提出企业管理以财务管理为中心的理念,而这一理念的核心内涵就是实行财务管理规范化、标准化。会计档案管理工作是财务管理的最后环节,也是管理的一个薄弱环节。

1.会计档案种类不全。根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国会计档案管理办法》规定,提出必须保管的会计档案为四类。这四类主要包括会计凭证类、会计账簿类、财务报告类和其他类。笔者根据检查掌握的情况来看,第四项其他类的会计档案中所指的“其他应当保存的会计核算专业资料”,多为银行对账单和调节表以及各种荣誉证书,其他诸如会计档案移交清单以及近年来增加的风险管理、内部控制评价等有利用价值的财务资料均未按会计档案管理要求管理,查找起来非常困难,给工作带来诸多不利。

2.会计档案管理质量不高。没有使用统一的会计档案封面,封面书写不规范,签名盖章不齐全,装订不整齐,没有编写页码等,查询工作非常困难。

3.会计档案保管条件较差。在经济高速发展的今天,财务管理工作在企业发展中的地位越来越重要,但会计档案管理工作作为财务工作的最后环节,并未引起企业足够的重视,会计资料保管条件差,有的单位未设立保管库房,随意堆放,造成丢失。

4.会计档案管理技术落后。由于空间的限制,很多单位的会计档案在库房重叠或零乱放置,查阅困难,没有采用现代化管理手段,没有利用信息化技术管理会计档案。

5.会计档案管理人员业务素质不高。很多单位管理会计档案的人员不懂得会计档案的规范管理,从接收开始至销毁结束过程中的每一个环节,都不能按照规定建立统一的、规范的管理,如永久和定期未分别装订保存,未按编号顺序由左至右、由上至下排放等等。

二、会计档案管理内容

按照《中华人民共和国会计档案管理办法》、各企业经营管理具体情况以及财务管理特点,笔者认为将会计档案应分为两类分别管理,以提高会计档案利用功效、提高财务工作效率。

1.会计档案分类。随着企业管理的规范化、标准化、流程化、细致化,财务工作内容和范围也不断延伸和细化,日后可保存利用的会计资料越来越多。

(1)外部会计档案。是指按照《中华人民共和国会计档案管理办法》规定的、定时移交档案管理部门保管的会计档案。这类档案必须按规定移送至专设的档案管理部门妥善保管。

(2)内部会计档案。是指与财务管理和会计核算、会计监督紧密相关、由财务人员根据岗位分工,在办理业务中形成的或搜集的(除外部会计档外)具有连续利用价值的有关文字和数据资料,但未包括在国家规定的会计档案管理范围内。内部会计档案由财务部门内部负责保管。

2.内部会计档案管理内容。外部会计档案可以说人人皆知,本文不再赘述,重点对电网企业根据财务部门岗位分工提出内部会计档案管理的一些想法,供探讨。

内部会计档案根据业务传递及管理要求,明确岗位责任,细化岗位归档内容,主要分类有:

(1)预算管理类。预算管理是以企业战略为导向,围绕各项经济活动,采用价值量和实物量等形式,通过预算对公司业务流、资金流、信息流和人力资源流进行整合,分配资源,落实责任,监控执行,考核评价,实现企业战略目标的管理活动。

财务预算依据业务预算编制,业务预算是基础、财务预算是核心,所以编制财务预算搜集的业务预算,包括年度预算和中长期预算等;上级单位预算的批复、预算分解方案、预算执行分析报告、年度业绩考核、预算管理的有关文件以及其他预算资料。

(2)工程管理类。工程财务管理是企业财务管理的重要方面,项目繁多,涉及的资金量非常大,所以财务部门要管好工程的核算工作,必须做好日常资料的收集整理工作,如项目批准立项的有关资料、工程概预算、工程投资计划、按项目编制的材料设备领用计划和退库汇总清单、工程管理有关文件、工程管理报表、工程项目审计报告等。

(3)资产管理类。资产盘点报告、资产调拨手续、资产管理有关文件、资产管理报表。

(4)税政管理类。单位纳税申报表、进项税抵扣表、单位代扣个人所得税申报表、税务稽查处理等有关外部检查决定或意见书、税政管理有关文件、税政管理报表。

(5)合同管理类。购售电合同、并网调度协议、其他与电价有关的协议、其他经济合同、合同管理台账。

(6)电价电费(包括各种财政性基金)管理类。营销部门提供的各种报表(财务报表编制依据)、电价电费分析报告、电价电费管理文件、电价电费管理报表、电力交易电量结算单。

(7)财务稽核类。年度稽核计划、稽核工作方案、稽核工作底稿、稽核工作报告、被稽核单位整改报告、年度稽核工作总结。

(8)其他类。年度财务工作计划、年度财务工作总结、财务综合分析报告、银行账户开户和销户手续、银行票据登记簿(包括作废票据)、发票领购申请表、发票存根、年检登记、变动等资料、会计工作移交清单、各种债权债务诉讼的有关资料(包括书、判决书等)、往来询证函、增值税发票确认单、企业年度工作报告、企业内控评价报告、企业全面风险管理报告等。

三、内部会计档案规范管理

1.会计档案归档原则。

(1)财务部门各专责根据岗位职责,在日常工作中形成具有保存利用价值的资料,必须归档管理。

(2)归档的会计资料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑会计档案的业务传递及岗位类型特点。

(3)会计档案按外部会计档案和内部会计档案分类归档,按年度保持其完整性和时间衔接性。

(4)根据财务部门岗位设置情况,筛选各岗位有关具备连续性、系统性的内部会计档案资料。

(5)内部会计档案具有重点性和适用性。

(6)根据需要保管的档案,制定统一格式,实行规范化、标准化管理,便于查询利用。

(7)会计档案管理专责具体负责会计档案接收、整理、存放和移交等工作。

2.建立财务部门内部会计档案管理流程。按照财务工作岗位要求、业务传递顺序以及工作特点,制定财务部门内部会计档案管理标准和岗位档案移交程序,确定会计档案在财务部门内部的归档内容,从种类、整理、装订、保管、移交以及借阅、销毁等一系列过程进行规范,明确保管内容、保管流程和保管期限,保持会计工作的连续性和会计档案的实用性。

3.会计档案存放规定。不管是外部或内部会计档案必须科学管理,要求单设库房或柜架,排列科学、存放有序;外部会计档案的电子档案按照国家规定,必须一式三份,一份封存保管、一份异地保管、一份提供利用,注明内容、时间和姓名,贴好保护签封,装入特制的盒子。注意保密,防火、防盗、防光、防有害气体、防热、防潮、防虫、防尘、防磁等,严防损毁、散失和泄密。

4.利用信息化平台,积极采用会计档案电子化、网络化,提升科学管理会计档案,提高会计档案查阅速度和利用效率。

5.培养和建立一支档案管理专业人才。会计档案管理人员是集多种技能于一身的复合型人才,既要熟悉掌握档案管理的理论及技能,又要精通财务专业知识,还要具备计算机信息处理技术,因此要加强业务技能培训和职业道德教育,解决会计档案制度化、规范化、标准化管理的根本。

6.内部会计档案由财务部门内部指定专人负责管理,根据利用时间确定保管期限,内部会计档案属财务部门所有。

四、建立内部会计档案管理的现实意义

会计档案具有原始性和不可替代性,管理强调“及时收藏、妥善保管、充分利用”。建立内部会计档案管理制度具有非常重要的现实意义。

1.有利于提升财务管理的整体水平。财务集约化、精细化、标准化管理,贯穿于财务工作始终,会计资料保存的越多、越细,借鉴的作用就越大,工作效率越高。但由于专门的档案管理部门不能也不会收纳规定以外的会计档案,为了财务工作整体水平的提高,财务部门必须建立本部门内部会计档案管理规定,明确内部会计档案管理有关事项,确定各个环节规范管理标准,体现财务管理专业化和标准化水平。

2.快捷、便利查询,最大限度地发挥档案的服务功能。对于没有集中保存在档案管理部门的内部会计档案,由于存放在财务部门内部,可以随用随查,不受时间、人员限制,查阅起来非常方便,档案的利用功效得到了有效提高,极大地提高了工作效率。

3.便于财务人员更换(包括调离、轮岗等人员变动)后即刻开展工作。财务工作具有很强的专业性、连续性和系统性,为了防范财务风险,岗位设置必须符合不相容原则,同时财务工作必须定期轮岗制度,财务工作所具有的这些特性,决定了会计档案保管的必要性和重要性。为了使轮岗或新老交替后的财务人员能尽快地熟悉、接任新工作,则查阅前任留存的工作资料(内部会计档案)是最好最便捷的途径,这样就可以避免因人员更换造成工作无法即刻开展的被动局面,避免岗位换人后不能借鉴前者的工作长处,造成工作效率低下,影响整体财务工作。

4.适应高效配合外部监管要求。近年来,国资委和上级管理部门为了实现监督管理职责,确保国有资产保值增值,经常直接或聘请中介机构实施各种监督检查和审计。不同的检查和审计机构,需要提供相同的财务资料,为了高效配合检查和审计工作的有效开展,避免不必要的重复劳动,内部会计档案功不可没,既减少再次查找的麻烦,又极大地降低了劳动成本。

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一、加强医院会计档案管理的重要性

会计档案作为医院经济活动的信息载体，最重要的功能就是反映和监督。这里的反映和监督功能一方面是按照国家财经制度及相关法律法规要求，对财务管理、会计核算活动中形成的资料进行归类整理保管，使得会计档案具有法律依据功能，另一方面是医院加强自身内部管理的需要，积累发展历程中的重要数据，为当前和未来管理决策提供参考和支持。真实、完整的会计档案对医院的经营管理具有重要的支持、保证和促进作用，加强会计档案管理对提高医院管理水平有重要意义。

二、医院会计档案管理的现状问题

《新办法》对会计档案定义别指出各种形式的会计资料，包括电子会计档案。显然会计凭证类、会计账簿类、财务报告类及其他类都属于其范畴，其涵盖收集、整理、保管和销毁过程。其中行政事业会计档案定期保管年限分为10年和30年，较之前有很大区别。

近年来医院随着业务工作量的增长和经济活动的增加，以及新的结算形式给会计档案带来的冲击，使得会计档案的数量增长过快。例：某大型三级甲等综合医院，单月全部原始记账凭证为194册，组成结构为：门诊收入原始凭证101册，占全月总量的52.06%；住院收入原始凭证43册，占全月总量的22.16%；全院报销支出原始凭证50册，占全月总量的25.78%，其中：总务、科研、教学等支出原始凭证44册，占全月总量的22.68%；药品报销支出原始凭证6册，占全月总量的3.1%，以上原始凭证中未含原始POS机小票约1.26万张，此部分档案单独存档。通过对上述档案连续三年数据的测算，每年均以10%的速度进行增长。会计档案涵盖了所有与财务相关的信息，收集、整理、归档、储存、查阅工作都比较繁杂，往往是周期长、流程多、专业性强，有的资料还涉及核心敏感信息，其管理工作需要专业的知识、规范的制度和敬业的精神。笔者工作实践中觉得目前档案管理还存在以下几方面的问题。

1.未设置独立的档案部门及未对档案进行分类管理

《新办法》规定会计档案在会计年度结束后可暂由会计机构保管一年，最长不超过三年，期满之后原则上移交本单位档案部门统一保管。实际工作中大多数医院均未设置专门档案机构，使得会计档案的保管和销毁工作缺乏统一指导、监督[2]。财务部门不仅要为日益增加的会计档案寻求保存空间并负责妥善保管，还要承担接待各部门甚至外界查阅会计档案的服务工作。由于未对会计档案进行科学合理的分类管理，导致查询效率低，工作量大等问题的产生。

2.未将电子财务档案完全纳入管理范围

《新办法》规定内部形成和外部接受且符合相关要求的会计资料可作为电子会计档案保存。这是从制度上弥补了电子档案归档、保存的空白，可以说是档案管理里程碑式的进步。很长时间来财务活动中形成的电子资料打印成纸质存档，不仅耗用了审核岗位大量时间精力和实物资源（纸张和墨粉），同时也占用了大量档案空间；同时会计专业软件系统的安装光盘、磁盘、用户名称密码、用户服务卡及使用手册等资料也散落在各岗位手中，没有做到统一归档入库，不利于维护和查询工作[3]。

3.未充分利用开发档案的内涵价值

会计档案涵盖医院各项经济业务活动的财务信息，专业性很强，这就要求会计档案的管理者要具备会计、档案、医学、信息等知识背景，才能更好地管理、利用会计档案资源，发挥其应有的价值。目前会计管理机构和档案部门没有专门的管理会计档案的人才，没有充分开发利用档案资料的信息资源。基于会计档案资料的丰富内涵，如果不能对其充分开发利用，不仅无法有效体现档案的价值，也直接影响管理者和使用者对会计档案管理工作重要性的认识。

4.未按规定及时销毁

《新办法》对会计档案的销毁流程做出明确规定。而一直以来，作为会计档案管理重要环节的销毁工作在实际工作中却并不重要，呈现无人来销、无人敢毁的局面。这里面原因很复杂，既有主观上耗时耗力、怕有疏忽承担责任的顾虑，也有客观上缺乏专门管理机构、明确操作制度和可行操作流程，使得会计档案越积越多，占用大量库房空间，一旦需要转移就是浩大的搬迁工程，耗费人力、物力和财力。

三、新形势下加强医院会计档案管理的思考和建议

1.设置独立的档案部门并对档案进行分类管理

设置独立档案部门既是贯彻相关法律法规要求，也是加强和规范档案管理工作的组织保。这样可以一方面逐步实现档案的归口管理，提升会计档案的服务功能，另一方面也可以对档案的收集、归档进行指导和监督，在不违反国家有关规定的前提下对会计档案进行瘦身。会计档案分类整理是档案管理的重要组成部分，如：对合同、POS机刷卡凭证等原始资料进行分类整理保管后，可随时根据国家有关规定进行定期销毁，这样可以达到提高档案的查询效率及工作质量，节约有效的空间，提升服务品质的目的。

2.加快会计电子档案管理，通过信息化手段全方位提升档案管理的水平

根据《新办法》要求加快电子档案的归档、保存，一方面对于电子数据易被修改的特点，采取严格授权审批、权限管理、电子签名和及时备份等方式加强相关数据的安全保密措施；另一方面电子档案也要分类归档、安全存储，从而方便整理和查阅，提升会计档案的利用效率及价值。

3.切实转变观念提升档案的利用功能

会计档案管理不仅仅是对资料的整理保管以备查阅，还有对资料的开发、利用，从而最大程度实现档案的作用和价值。因此，在对会计档案的整理、归档和保管中要做到合理规范，建立严格的查阅制度，保护档案完整、安全的前提下，为相关部门和个人提供查阅服务，同时档案管理部门也应该根据实践经验和反馈信息做好效果分析，积极主动采取措施，借助各种信息化手段，方便管理者和研究者使用档案资料，在加强档案管理的同时提升人们对档案管理认识。

4.做好保管期限届满会计档案的鉴定销毁工作