测绘档案管理范文

导语：如何才能写好一篇测绘档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。

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【关键词】测绘成果；档案；管理

测绘档案是一种专业性很强的档案资料，随着社会经济的发展，测绘档案与信息的重要性日益突显。如何加强测绘档案的管理与利用，成为紧要的任务。测绘成果资料是通过测绘生产所形成的信息产品，形式包括测绘记录、图表、照片、文字说明和成果成图等。测绘档案是在测绘资料基础上产生的，具有保存、利用价值，并按一定的归档制度作为真实的历史记录集中保管。随着科技的发展，测绘档案的形式也有了很大变化，从传统实物档案向机读电子档案方向发展，这就要求测绘档案管理人员在档案管理工作中，不断研究新方法、探索新模式，作好新时期现代测绘档案的管理工作，使其更好地为工程建设进行规划设计、为经济发展提供数据资料、为行政决策提供参考信息，更好地发挥测绘档案在国民经济建设中的作用。

1、测绘成果的特点

测绘成果是指通过测绘形成的数据、信息、图件以及相关的技术资料，是各类测绘活动形成的记录和描述自然地理要素或者地表人工设施的形状、大小、空间位置及其属性的地理信息、数据、资料、图件和档案。测绘成果具有以下几个特点。

1.1测绘种类多

目前我国的测绘行业中种类可谓繁多，而且随着科技的发展，还会出现一些新的门类。就目前而言，测绘行业的分类大致为：大地测量、摄影测量、遥感测量与其它方法地形测量、地图制图与地图印刷、工程测量、科学研究等。而这其中又可以细分为多种小的类别的测绘信息，如不同的比例尺、各大类下的多种专业活动等。如大地测量中的三角网、导线网、长度测量、水准测量、GPS测量等。

1.2测绘载体形式多样化

随着科技的发展，测绘成果一般以多种载体的形式出现。按载体形态可分为：观测手簿、软盘或光盘、底片、航测内外业原图、清绘原图、二底图、印刷纸图等。而且随着测绘技术手段的不断发展，新的测绘载体还会不断出现。

1.3时空分布广

测绘成果总是伴随着不同的空间地域特性而存在，并且随着时间的推移、地形的变化，测绘成果的更新又成为必要，这样就有了不同时间和空间的测绘成果。

2、测绘成果档案分类

由于测绘成果的种类多、载体形式多、时空分布广，所以要将测绘成果分类整理归档。具体分类方法如下：

（1）按时间分类：按文件产生的时间界限对档案分类。

（2）按区域分类：以行政区域范围分类。

（3）按专业类型分类：以不同专业划分，如工程测量、地籍测量等。

（4）按载体形式分类：如光盘、纸图等。

分类的方法有很多不再一一列举。

3、测绘成果档案保管的措施

3.1建立测绘成果保管制度，配备必要的设施

测绘成果是广大测绘工作者风餐露宿，付出艰辛劳动获取的成果，是政府管理、国土规划、文化教育、科学研究、外交和国防建设不可缺少的地理信息战略资源和国家的宝贵财富，大部分测绘成果都涉及国家秘密，事关国家安全和利益。因此，测绘成果保管单位应当本着对国家和人民利益高度负责的精神，建立有效的管理制度，配备必要的安全防护设施，防止测绘成果的损坏、丢失、灭杀和泄密。

3.1.1需要建立的测绘成果档案管理制度

需要建立的测绘成果档案管理制度，主要是指按照《中华人民共和国测绘法》、《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国测绘成果管理条例》的有关规定，制定和完善测绘成果档案存放、保管、提供、销毁、复制、保密等方面的制度，并要成立相应的测绘成果档案管理工作机构，明确相应的测绘成果保管人员和职责，确保各项测绘成果档案管理制度落实到位。

3.1.2配备必要的的设施

测绘成果保管单位配备的测绘成果保管和安全防护设施，主要包括以下几个方面：

（1）存放载体介质的库房设施。如纸质介质档案资料库房、胶片介质档案资料库房、磁介质档案资料库房等其他特殊要求的档案资料库房。

（2）存放载体介质的柜架设施。如档案资料密集柜、磁介质档案资料专用柜等其他特殊要求的档案资料柜架。

（3）专业技术设备。如档案资料修读与保护设备、磁介质读取备份与维护设备、档案资料杀虫除菌设备、温湿度检测控制设备等。

（4）安全防护设施。如监视设施、报警设施、防盗设施、防火设施、防磁设施、换风设施等。

（5）管理与服务设备。如日常管理与服务用计算机、档案资料管理与服务专业软件、网络设备、目录数据采集设备、档案资料扫描数字化设备、数据存储设备等。

3.2基础测绘成果资料实行异地备份存放制度

基础测绘成果是测绘成果中的核心成果，是国家直接投资完成的重要资源，属于公共财政支持的范畴，大多属于国家秘密，直接关系国家安全。基础测绘成果异地备份存放，就是将基础测绘成果进行备份，并存放于不同地点，以保证基础测绘成果意外损毁后，可以迅速恢复基础测绘成果服务。异地存放的基础测绘成果资料，应与本地存放的测绘成果资料所采取的安全措施同一规格，要符合国家保密、消防及档案管理部门的有关规定和要求。

4、测绘档案利用

测绘成果档案管理的目的是通过对单位内的各种测绘资料档案进行统一管理，达到充分利用已有资料取得社会效益和经济效益的最大化。说到底测绘档案管理的目的是为了测绘档案的利用，而非单纯的保管。

随着经济社会的全面进步，测绘档案的利用取得了长足进展。用户范围不断扩展，专业化程度也不断发展。用户需求不断加大，用户数量不断增加。人们对测绘档案质量的要求也不断提高。因此，做好测绘档案的应用改造，就必须坚持以人为本，建立方便用户的档案利用体系，以利用者的需求为出发点和落脚点。目前，测绘档案的利用服务还不同程度地存在一定问题。这主要是由于测绘档案的特点造成的。首先，测绘档案作为科技档案的一部分，与文书档案相比具有很强的专业性。测绘档案包括大地测量、水准测量、GPS测量、地形测量等门类，包含了数学、天文学等多学科的专业知识，因此测绘成果的形成过程比较复杂，测绘档案的组织和排序有其特定的规律和模式。这一特点使得测绘档案的利用范围受到很大限制，用户面十分狭窄。长期以来，测绘档案的用户主要是测绘、地质、国土等专业用户，而其他的普通用户对测绘改造和测绘档案缺乏了解，许多与生活相关的测绘信息并没得到利用。影响了测绘档案信息价值的充分发挥。其次，测绘档案的保密性也对测绘档案的利用起到一定的限制作用。测绘档案中有相当一部分信息涉及国家安全，具有较高密级，测绘档案的利用范围也有严格的规定，在一定程度上影响了测绘档案的利用。

为了促进测绘档案的利用服务，档案管理部门应建立完善方便的测绘档案查询系统，根据测绘档案特点采取多种查询方式，编制用户手册，介绍测绘档案查询系统的使用方法，帮助用户提高查询效率和查询质量。

5、总结

随着科技的发展，测绘档案的管理也向前推进。建设数字化测绘资料档案馆是今后一个时期一项重要的基础性工作。数字档案馆的特征是：所有馆藏档案都具有模拟和数字化两种存储形式，从档案的形成、数字化到管理、提供实现全过程计算机管理，实现网络化查询及多媒体服务。概括地说，包括档案原件全数字化和档案管理全信息化两部分。具体内容有馆藏档案资料规范化整理组卷、数据录入；对破损图件进行修复；研究档案资料信息化管理的新模式，制定相关的测绘档案管理技术标准；全面开展馆藏档案资料数字化处理并建库；开发数据库查询检索系统等。

要实现测绘档案由资料管理机构向信息服务机构转变。信息社会的发展要求档案管理工作从档案实体管理转到信息管理上来，要通过多种形式、多渠道向社会各界提供测绘档案信息。因此，测绘档案工作的重点应该以档案信息管理为中心，强化档案信息服务功能，为国家各级领导和决策机关及社会各界提供快速、准确、全方位的地理信息服务。

参考文献：

[1]《中华人民共和国测绘法》

[2]《中华人民共和国档案法》

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关键词：数字测绘档案 档案管理 现状 对策

1 概述

数字测绘档案是指数字化测绘设备及作业环境中生成，以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体上，依赖计算机等设备读取、处理的测绘档案。相对于传统以模拟形态保管的测绘档案而言，数字测绘档案的接收、整理、保管、利用等档案管理工作必须满足特有的规范和要求。但由于投入不足和传统管理观念的影响，数字测绘档案管理现状滞后于实际管理需求；这就需要不断改进测绘档案管理方法，加大人力物力投入，逐步满足数字测图时代测绘档案管理需要。

2 数字测绘档案管理总体要求

数字测绘档案管理总体要求是确保其数据的真实性、完整性和有效性。具体要求如下：

2.1 采用严格的管理制度和技术措施，从数字测绘档案的形成就不间断对有关处理操作进行登记，保证其产生、处理过程符合规范。

2.2 对其形成、收集、整理组卷、保管等实行全过程管理与监控，确保管理工作的延续性。

2.3 应该明确其生成时间、范围、相应软件、版本、数据类型、数据格式、数据量、责任者以及操作者等背景信息，确保质量。

2.4 提供满足规范要求的库房和装具，满足其保管环境要求。

3 数字测绘档案管理现状

3.1 缺乏具有实际指导意义的标准规范 当前，能够指导数字测绘档案管理方法的标准主要有下表所列（见表1）：

部分标准难以满足数字测绘档案实际管理需求,如《测绘科学技术档案管理规定》就不符合当前数字测绘档案的管理需求。部分标准只涉及测绘行业或者档案管理，没有把两者有机结合,如CH/T 1014-2006仅对基础地理信息数据管理和保护进行规定；GB/T 18894-2002只是对文书、图像、声音、视频等一般数字档案管理进行规范和要求，难以满足数字测绘档案数据量大、专业性强、数据格式多等需求。部分标准只是行业标准，在其它行业没有进行推广和严格执行。

3.2 归档过程不规范 在数字测绘成果归档过程中，原则上均应采用物理归档；但对某些本应进行物理归档的数字测绘档案，在当前技术条件下无法离线存入装具的，应先采用在线逻辑归档，如互联网使用的瓦片数据、卫星影像数据等。但在实际工作中，很少进行逻辑归档工作，甚至把瓦片数据剔除后归档。

归档源数据组织欠佳。有些项目人员没有很好的进行数据组织和数据命名，导致数据混乱繁杂，甚至存在重复的数据。加大了后期整理的难度。

缺少相关背景信息。目前数字测绘档案归档工作中，很少进行数据源背景信息说明的归档，如数据特征、数据硬件及软件环境、数据版本等。

少量特殊格式数据，因软件专利权等原因没有归档相应的软件、版本。导致这些数据无法进行分析和整理，也难以进行再利用，成为“死”数据。

3.3 管理措施不到位 数字测绘档案具有数据量大、专业性强且数据格式多样化等特点，这就给数字测绘档案的整理、立卷、保管、利用等工作带来巨大挑战。当前数字测绘档案管理措施落后于数字测绘档案的需求，主要表现如下：①数字测绘档案的整理组卷工作还是处于探索阶段，且未形成统一的标准规范。②部分数字测绘档案和传统载体测绘档案混杂在一起保管，难以确保载体安全，也给利用带来不便。③馆藏保管环境与保管需求存在差距。④因人力物力投入不足、数据专业性太强等原因，入库时没有进行必要的数据检查，如存储载体有无划痕、有无病毒、数据有无损坏。

3.4 数据安全存在风险 当前，数字测绘档案存在安全风险主要表现在数据的完整性和有效性。归档数据组织混乱及归档内容的不完整，无数据背景信息进行归档，就对数据的完整性带来巨大风险。

按照GB/T 18894-2002的要求，为确保数据的有效性，保管部门应该每年对电子文件的读取、处理设备的更新情况进行登记；并确认载体和新设备的兼容性；并对磁性载体每满2年、光盘每满4年进行一次随机读检查，且抽样率不低于10%。但在数字测绘档案的管理工作中，基本没有开展这项工作。以本馆的数字测绘档案管理为例，部分90年代软盘基本没进行数据检查；馆藏光盘数量庞大，接近7000余盘，难以提供足够的人力和财力进行数据抽查。

4 改进数字测绘档案管理的对策

4.1 制定可操作性的标准规范 针对数字测绘档案标准落后于管理需要的实际情况，有计划的修改数字测绘档案的接收、整理、保管等标准。特别是要对1988年的《测绘科学技术档案管理规定》进行修订，明确数字测绘档案的分类及整理方法。同时，可以借鉴档案行业标准，如DA/T 38-2008中针对光盘的技术指标、数据刻录和备份要求、性能检测及使用要求等规范引用到数字测绘档案管理工作中。

4.2 严格执行归档制度，确保归档数据质量 为确保数字测绘档案的安全，应严格控制归档数字测绘档案的真实、完整和有效。首先，制定数字测绘档案的归档制度，保证归档成果数据完整。在归档测绘成果数据的同时，还必须同时归档其对应的技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式等技术因素和背景信息；其次，严格执行物理归档一式三套制度，确保数字测绘档案的保管、备份及提供利用的需求；再次，加强归档数据的鉴定工作，有针对性的进行数据安全、数据完整性检查，如查杀病毒、载体有无划痕、数据是否完整等；最后优化数字测绘档案的登记制度，借鉴GB/T 18894-2002中关于“电子文件的登记”中的做法，强化对数字测绘档案的移交、接收管理。

4.3 强化数字测绘档案的管理措施 在现阶段数字测绘档案管理的摸索阶段中，加强数字测绘档案的管理主要从以下几个方面入手：

一是规范数字测绘档案的整理组卷、保管，确保数字测绘档案整齐有序、保管良好。二是投入适度的设施和设备，如存储设备采用一次写的档案级光盘（如JVC光盘），防磁设备、保温及除湿设备，尽量提供满足数字测绘档案保管环境要求。三是强化数字测绘档案的利用。一般尽量避免直接借出光盘，特别是一些“孤本”光盘和利用频率高的光盘，尽量采用在线备份提供数据利用。

4.4 有计划做好数据检查和数据备份 为了规避因归档和管理的不规范对数据安全带来的冲击，必须有计划进行数据检查和数据备份工作。如每年进行对馆藏数字测绘中的10%进行抽查，同时可以参考GB/T 18894-2002数据检查等级要求进行数据检查情况登记。对于数字测绘档案的数据备份，可以按照产品和类型及归档年度由旧至新进行数据备份计划。

以本馆馆藏数字测绘档案为例，除少量软盘、磁盘等存储设备外，主要是一次读写CD、DVD。就档案类型而言，主要是数字测绘成果，如4D产品、航空摄影影像资料、卫星遥感影像资料，其中航空摄影影像资料占馆藏光盘数量的一半左右。可以按照先易后难的原则，先进行4D产品的数据检查和备份，后进行航空摄影影像资料等测绘资料的数据检查和备份。

数字测绘档案是测绘档案馆藏的核心，更是广大测绘科技工作者多年辛勤劳动与智慧的结晶。需要测绘生产中各个环节的作业人员通力合作，规范和强化管理措施，才能确保数据的真实、完整、有效、安全，为发挥测绘成果的社会价值奠定基础。

参考文献：

[1]GB/T 18894-2002.电子文件归档和管理规定[S].

[2]DA/T 15-95.磁性载体档案管理与保护规范[S].

[3]DA/T 38-2008.电子文件归档光盘技术要求和应用规范[S].

[4]CH/T 1014-2006.基础地理信息数据档案管理与保护规范[S].

[5]DA/T 1-2000.档案工作基本术语.

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关键词：测绘科技档案；管理系统；设计；实现

中图分类号： P208 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）31-155-2

0 引言

测绘档案资料与其他的档案资料不同，测绘档案资料不仅能为国家经济建设、国防建设等方面的建设提供重要的参考资料，同时还关乎我国领土安全的保密性[1]。在信息化、数据化不断发展的今天，相关部门在国土资源调查、道路交通建设、城市规划、政策落实等方面都对测绘档案资料有着较广泛的应用。因此，针对测绘档案资料的管理具有非常高的要求，对于信息的查询和管理也有着较高的要求。在传统的测绘档案资料管理过程中，基本上是以手工档案管理为主，工作起来不仅费时、费力，且效率非常低，难以满足目前社会各个领域中对测绘档案资料的利用需求。而随着信息化技术的不断发展，对于测绘档案资料的管理也不断朝着信息化、数据化的方向发展。建立起测绘档案系统管理能有效提高测绘档案的管理效率，进而有效促进测绘事业的发展。

1 系统结构及目标

测绘档案综合管理与服务系统的设计目标，就是通过建立起一个安全可靠的管理系统来对测绘档案进行自动化管理，实现测绘资料档案馆内各个部门之间的业务传输能够自动化、网络化和共享化，以促进各个部门之间的资料共享[2]。此外，建立起测绘档案综合管理与服务系统将能进一步提高档案信息的服务功能，及时有效地位社会各界快速、准确地提供相应的服务信息，确保信息的及时有效更新。而这一系统的设计目标，就是能够将测绘档案及测绘档案管理于信息化时代相结合，跟上时展的主流，使得测绘档案的信息管理能够有所创新与发展。

2 系统功能涉及

2.1 档案检测系统设计

档案检测系统主要是检测的是档案资料的纸质情况，包括其酸性及老化程度、抗张强度等，此外还可根据霉菌滋生情况事实动态的检测，以便于及时掌握纸张的指标的变化情况，便于其长期保存[3]。而系统的酸性检测还能有利于档案管理人员对档案进行补救及管理，提高测绘档案管理的效率。

2.2 档案保护子系统设计

档案保护子系统的设计主要目的就是实现档案的保护。档案保护子系统中主要涉及以下几个环节，一是通过自动控制消毒柜来对档案资料定期进行消毒，确保档案中的有害微生物能及时清楚；二是采取无线胶装机来装订档案资料，实现无金属装订；三是集体采用文件碎纸机来对秘密档案资料进行集中销毁，避免资料的外流，加强对档案资料的保护。

2.3 档案业务管理子系统设计

档案业务管理子系统主要是对测绘档案进行综合管理的服务系统，而档案业务管理子系统主要基于计算机、网络和数据库进行运行[4]。一般情况下，档案资料经过整理汇编后录进到计算机内，通过服务软件来进行管理。因此，该子系统主要包括数据的录入、维护、信息的查询检索、制表的打印、文件的浏览等功能。当业务人员在通过客户端进入到系统后，业务人员可通过高档图形工作站来实现对系统的操作，以实现对数据的著录、检索、统计等功能，实现档案的一体化管理。

2.4 项目文件上传入库功能

所谓的项目文件上传入库，管理人员能够通过项目文件入库来进行信息的更新，以便于形成电子文档信息，便于用户查询项目信息。一般情况下，操作人员通过制作电子文档或者使用扫描来完成数据成果，该系统会对导入的原始数据进行严格、有效的检测，通过对信息的检测来确保导入数据的一致性及准确性。同时，在系统的引导下，能够给不同的任务进行标号命名，存放在不同的项目中，明确对不同的图层位置进行定位，便于用户的查询。

2.5 文件下载及在线浏览功能

测绘档案综合管理与服务系统与传统档案管理的本质区别在于测绘档案综合管理与服务系统能够实现在线浏览资料或者下载资料，而无须查找纸质版的目标成果文件，在该子系统中，设置了“项目资料在线浏览和文件下载”功能，用户可以选择在线浏览或者直接下载*.dwg 格式的电子文件来进行查阅，而数据在下载过程中还可通过SSL协议来保数据的安全。其中该子系统通过可视化系统显示的左侧为勘察测绘项目文件列表，右边则是文件夹下的详细信息。此外，该系统中还有“任务查询类别”，用户在点击“任务查询类别”中可选择“任务查询任意条件”和“按母项名称查询”两个按钮，进而通过输入条件来获得自己所需的数据。此外，作为该系统还能与管理系统进行联合互动，将用户下载的情况及用户信息自动记录到下载日志表单里面，便于管理人员对信息进行管理。

3 系统的实现

通过对系统功能的分析可知，测绘档案综合管理与服务系统能有效提高测绘档案的管理，也适用于各种不同环境条件的查询中[5]。为有效探究该系统在现实中的使用情况，本文以辽宁省某测绘档案管理局为例，探究其功能实现情况。由于该测绘档案管理局中，档案的类型比较复杂繁多，因此，根据实际条件，该档案管理局建立的数据库有两个，一是测绘元数据库，其主要功能用于存储档案数据，便于形成数据化的信息管理模式，方便用户对档案数据的采集与录入；而是档案管理数据库，该数据库主要用于档案管中借阅、归还等记录、清单的储存。在该系统的应用中，首先选择Microsoft SQL Serve数据库来建立相应的档案数据表和业务管理表。然后在下编程实现系统需要的各种功能。在测绘档案综合管理与服务系统中，该测绘档案管理局实现了自动化的信息查询和管理，有效提高了管理效率和管理质量，确保了数据信息保存的永久性。用户通过该系统的信息查询功能，或在线浏览，或下载文档，有效获取到了准确的数据信息。而通过该系统进行管理，还能有效提高资源的利用率和共享率，是辽宁省测绘档案信息管理部门的典范。

4 结语

在科技水平不断提高的基础上，为有效应对社会各界对于测绘档案的查询、统计及利用，相关的政府部门对于测绘档案的管理也不断提高了要求。为此，相关的部门开始不断实现测绘档案综合管理与服务系统的功能，以期能不断提高测绘档案管理的质量，确保能及时。准确地位需求者提供服务。而系统的设计与实现还是一个长期的过程，因此，测绘资料档案馆还需要不断加大系统建设的投入力度，不断完善系统的建设，以充分利用现代化手段来为测绘档案的管理提供有力的支持，进而有效促进测绘事业的发展。

参 考 文 献

[1] 陆旭龙，宋大明，陆东海，佘江峰.基于Web的城市测绘生产及档案管理系统[J].现代测绘，2014，06：58-60.

[2] 常军，王亚楠，魏红艳.长春市测绘档案综合管理系统设计和实现[J].城市勘测，2015，01：48-51.

[3] 周曦，鞠建荣，武小军，刘广霞.基于Flex的数字测绘档案业务管理系统的设计与实现[J].城市勘测，2010，S1：63-65+73.

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在当前社会主义现代化建设的新时期，传统化的房产测绘档案管理制度难以迎合当前时展的现实需要，因此，相关工作人员要深刻认识到房产测绘档案信息化管理的发展现状，采取科学有效的方式实现房产测绘档案信息化管理的创新发展，进而实现房产测绘档案管理工作的全新突破，从而更好地为我国社会主义现代化建设所服务。对此，本文以房产测绘档案信息化管理为主要研究内容，对其问题进行简要分析，并探寻其中解决问题的对策。

二、 房产测绘档案信息化管理存在的问题

（一） 实体档案管理分散

由于房产测绘档案的专业性比较强，又采用的是属地化的管理方式，因此，实体档案的管理比较分散，散存在各区市县不动产登记部门。分散的管理模式显现出对单位的档案管理缺乏整体规划，对跨类别或新型档案的管理往往会出现管理上的空白或交叉，同时也不利于房产测绘档案的安全和利用。房产测绘档案信息化管理中存在意识薄弱的现实问题，极易导致相关工作人员在房产测绘档案信息化管理过程中无法从根本上保证各项方案的顺利落实和科学践行，进一步影响房产测绘档案管理质量和利用效率。房产测绘档案部门的领导重视程度不足，房产测绘档案管理是一个长期性和综合性并存的工作，在短时间内无法为自身发展创造更大的经济效益，在此种理念的影响之下，部分管理者则不重视房产测绘档案管理工作的软件、硬件投入。

（二） 管理机制不健全

现阶段的房产档案管理部门，其具体的工作过程也只是按照测绘档案产生部门的业务要求和基本的档案管理制度，被动地接收、管理测绘档案，没有规定测绘机构移交档案的相关制度。房产测绘档案信息化管理过程中存在单一方式的问题。在房产测绘档案的信息化管理过程中，由于受管理意识薄弱因素的影响，部分领导没有对房产测绘档案进行相应的经费投入，当前认识档案管理部门的办公条件难以迎合信息化发展的时代要求。

（三） 房产测绘档案管理模式封闭

房产测绘档案管理机制不完善的同时，管理手段也相对比较落后，仍以手工管理为主，仅仅是对档案进行简单的数字化处理和图片查询。房产测绘档案信息化管理过程中存在管理模式封闭的问题，无法为房产测绘档案管理质量的提升和利用效率的提高提供良好的外部管理框架，从而影响房产测绘档案管理体系的创新发展。一般来说，封闭式管理模式适用于资料来源相对单一的部门、企业，虽然能够在一定程度上保证房产测绘档案的机密性，但是在当前社会主义市场经济快速发展的时代背景之下，这种封闭式的房产测绘档案管理模式，显然无法满足市场多元化的客观需要，甚至会进一步降低了房产测绘档案利用效率的提升。

三、 提高房产测绘档案管理质量与利用效率的对策

（一） 树立正确的房产测绘档案信息化管理理念

要树立正确的房产测绘档案信息化管理理念，为房产测绘档案管理质量与利用效率的提升奠定良好的思想基础，进一步引导房产测绘档案信息化管理工作朝着科学化、规范化和完善化的方向发展，更好地为我国社会主义现代化建设所服务。一方面，管理者要重视房产测绘档案工作对本单位经济效益提升、社会效益提高的推动与促进作用，加强对房产测绘档案工作的资金投入，为房产测绘档案管理工作提供至关重要的软件支持和硬件设施，进而提高档案管理工作质量；另一方面，房产测绘档案部门要强化自身的责任意识，在档案管理制度的引导之下保证各项方案的顺利进行和科学落实，杜绝虚假信息的出现，强化房产测绘档案信息的真实性，保证其拥有较高的利用价值。

（二） 应用信息化房产测绘档案信息化管理方式

要应用信息化房产测绘档案信息化管理方式，加快房产测绘档案信息化建设进程，不断提高房产测绘档案信息化管理的科学性、实效性，促使房产测绘档案管理工作更好地迎合当前时展潮流，实现房产测绘档案信息化管理工作效果的最大化。第一：在信息化建设前端，根据档案法律法规和《电子文档归档与管理规范》等有关文件，结合房产测绘档案实际情况制定房产测绘电子档案管理标准的实施细则。第二：在信息化方案设计时，要从文件产生、流转、办理，档案移交、接收、整理、录入、查询、统计等各个环节全面考虑，特别是档案利用方面，利用现代化的技术手段把图片信息转化为数字信息，并在地籍图上显示测绘数据，使房产测绘档案信息化建设方案既符合国家标准，又有利于实际操作。第三：此外，还应对各立档单位文件及档案的内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，对房产测绘档案数据库管理的软件、硬件的文件格式、数据指标等进行统一规范。

（三） 构建开放性房产测绘档案信息化管理模式

要构建开放性的房产测绘档案信息化管理模式，为提高房产测绘档案管理质量与利用效率提供良好的外部框架。传统封闭式的房产测绘档案管理模式，在一定程度上降低了人力资源开发的效率和质量，不利于人才的流动性发展。现阶段，我国正处于社会主义改革的攻坚阶段，房产测绘档案作为我国现代人事管理制度的重要组成部分，应积极迎合当前开放型经济体制发展的经济潮流，构建具有开放性特征的房产测绘档案管理模式，注重对流动性人员的系统管理，建立与之相匹配的人才流动服务机构。同时，相关房产测绘档案管理部门要加强对其工作的宣传引导，促使人才明确自身的工作价值和社会价值，实现国家、企业、单位、高校等方面的综合性联动。

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一、测绘档案保密管理工作中存在的问题

（一）工作人员认识不足。在实践工作中我们发现，一些测绘人员和测绘档案管理人员在认识上存在一定的问题。他们错误地认为，在科技发达、网络交流频繁的今天，保密工作已经难以进行了，认为现代社会已经是处于“有密难保、无密可保”的状态，并且在整理档案的过程中没有对废旧档案进行合理处理或者是将一些涉密档案进行擅自处理。因此，也就导致泄密事件的发生。

（二）相关法律不健全。由于我国还处于社会主义发展阶段，因此，难免会出现法律不健全的问题。一些想要窃取机密的敌对分子利用我国现阶段对外开放的局势，利用法律漏洞运用各种手段，采取多种途径肆意搜集各种情报，加大了泄密的可能性。再加上，目前我国对现代档案保密方面没有十分健全、完善的法规，对于涉密的计算机也没有完全达到先进的保护措施。因此，我们应该加强对档案保密工作的严格管理，健全法律，从档案保密规定和窃密处罚等多角度进行。

（三）没有严格的管理制度。测绘档案保密管理中还存在没有严格管理制度的问题。第一，没有健全的测绘成果档案的相关管理制度，尤其是在成果利用方面，没有严格的规定，使得测绘档案存在泄密的风险。第二，有的档案馆虽然制定的相关的管理规定，但是，这些管理规定并没有被很好地贯彻实施，没有按照相关规定对测绘档案进行严格地管理，而且在成果利用方面也没有严格按照相关的流程进行，仅仅是进行简单的检查，并没有实质性的审核，因此，也给测绘档案的管理带来了泄密的风险。

（四）档案保密管理技术落后。随着计算机网络的普及，现代的测绘档案管理大部分是依靠计算机网络技术进行的。但是，我们发现，不法分子在窃取情报的时候往往会利用高技术的计算机技术进行，这就给我们的工作提出了更高的要求，也让我们认识到在档案管理中我们存在技术落后的问题。第一，我们的档案管理系统没有较强的安全防护能力，缺乏完善的安全保护。第二，计算机保密技术较为落后，网络管理制度不健全。

二、针对测绘档案保密管理工作中存在问题的解决措施

（一）加强相关测绘档案工作人员的保密意识。加强测绘档案的保密管理工作，不仅是要求相关的领导有足够的重视，更重要的是所有测绘档案制定和管理人员都要有严格的保密意识，要将档案的保密工作放到测绘档案管理的重要位置，定期对相关人员进行培训，加强其保密意识，提高其思想道德素养，为其树立正确的保密意识。

（二）完善相关的法律制度。制度是最有效的约束人行为的方式，因此，为了加强测绘档案保密管理工作，我们要尽快制定科学的、适合的、可行的保密管理制度。第一，对测绘档案成果的管理、利用及销毁等方面制定严格的规定。对档案的整理方式、归档范围、保管期限、保密等级等进行严格的限制，划定具体的责任负责人。第二，制定了相关规章制度后，要真正贯彻落实这些规定，对制度的贯彻情况进行监督，对于不合适的规定及时进行调整，不断完善相关的规定。第三，完善相关的法律法规，对相关的泄密人员和窃密人员进行严厉的处罚，坚决打击泄密和窃密行为。

（三）协调测绘档案的保密和利用。测绘档案保密管理最重要的目的是想使得相关的测绘档案在一定的时间、范围内发挥重要的作用。我们在档案保密管理中要清楚认识到，档案的保密管理绝不仅仅是将涉密的测绘档案进行严格地保管，更重要的是，我们要挖掘其使用价值。在保证测绘档案保密工作的基础上挖掘档案的作用。如果仅仅是对档案进行保密，而不去挖掘其价值，那么测绘档案也失去了其真正的价值。我们要协调好测绘档案的保密和利用。

（四）提高测绘档案保密管理技术。第一，要保证相关的涉密网络与互联网之间有物理隔离，建立较为完善的网络保密制度，提高涉密网络的自我防护能力，对涉密的电脑实行封闭USB接口，要保证电脑网络的登录密码都是双人匹配的。第二，落实责任分配，做到“谁上网，谁负责”，并且，我们要定期更新和升级保密系统，确保涉密信息的安全。只有测绘档案保密管理技术提高了，才能有效防范敌对分子利用互联网便利进行窃密活动，给我国的测绘档案带来巨大的泄密风险。

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【关键词】社会保险；档案管理；对策；建议

一、社会保险档案管理存在的问题

目前，需归属于社会保险档案的，主要有以下几类文件资料：1.政策依据类。即国家和地方出台的各项有关社会保险的法律法规和政策性文件。2.业务凭证类。即在社会保险费用扣缴、汇缴、转接、报销、理赔等环节产生的凭证。3.结算账卡类。具体包括社会保险费用管理手册、养老保险手册、费用汇缴账册、参保人员花名册、保险关系转递清单、转接变更登记卡等。4.统计报表类。包括社会保险费用汇缴统计表、参保人员工资变动情况统计审核表等。5.离退休人员社会化管理类。具体包括退休人员待遇统计、生存调查表、遗属待遇审批表等。6.电子档案类。这是指社会保险工作实现网络化办公后形成的数字化档案。现阶段，我国社会保险档案管理存在以下几个问题：1.重视程度欠缺。社保经办机构未正确认识到社会保险档案资料的价值，将工作重心放在社会保险的扩面征缴上，对于社会保险档案管理工作重视度不足。2.缺少统一规范的管理制度。国家为了规范社会保险档案的管理，了社会保险档案管理制度，但是各地社保经办机构在按照规范实施标准化档案管理的积极性及进度上存在较大差异，有些区域档案信息不全，不同区域归档范围不明确，导致档案信息无法实现高效利用。3.缺少专业的社会保险档案管理人员。部分社会保险部门缺乏专门的档案管理机构，档案管理人员业务水平过低，部分为兼职人员，没有专业知识背景。4.社会保险档案管理设施配置不足。随着社会保险制度的健全，社会保险档案资料增多，档案室库容量急需增大，而且最好能够做好防潮、防火工作，并且根据档案管理信息化建设进程，完善相关的硬件、软件设置配置，加强计算机网络通信安全管理。

二、加强社会保险档案管理的对策及建议

（一）提升社会保险档案管理重视度。在特色社会主义建设进程中，国家对于社会保险的重视度一直在提升，在这种情况下，社会保险经办机构应该充分重视对于社会保险档案的管理，将之纳入部门的发展规划中，在年度工作计划中，制定科学合理的社会保险档案管理改进计划，加大人力物力资源投入，将档案房扩建，配置现代化管理设备及专业人员，建立健全档案管理制度。（二）实现档案管理的规范化和制度化。在大数据时代背景下，社会保险档案具有较高的价值，为了提升档案利用率，国家应该制定科学合理、标准统一的社会保险档案管理制度，明确规定各社会保险经办机构在档案管理上的人力物力配置要求，明确各类文件归档的要求及标准，明确档案信息在真实性、完整性、及时性上的要求，从而确保档案信息的参考价值。同时，健全社保档案管理落实考核机制，将社会保险档案管理工作任务细分到各个部门，并建立科室联动机制，相互监督，分工协作。（三）建设专业的社会保险档案管理队伍。根据现代化社会保险档案管理需求，培养专业的管理人才，学习计算机技术、数字化技术相关软件、硬件设施的使用，为社会保险经办机构提供人才支持。而且，社会保险经办机构应该设立专门的档案管理部门，根据工作需求合理设置岗位，引进专业的档案管理人才，做好岗前培训考核工作，加强继续教育。比如说，现在很多社会保险档案管理人员存在信息素质不足的情况，机构在配置信息化档案管理设施后，应该组织管理人员学习，迅速掌握相关硬件、软件的使用流程及技术，帮助其树立网络安全防范意识，提升自己的责任心，保持高度警惕。（四）推动社会保险档案管理信息化建设。用现代化信息技术，实现档案管理内容的数字化，并建立数据库，能够有效提高档案信息的共享效率，根据信息利用者的需求，输入关键词，即可快速查询找出所需资源，工作效率大大提高。因此，社会保险档案管理机构必须意识到档案管理信息化建设的意义，充分重视档案信息化建设工作，加大资金投入，选择合适的信息化模式，引进相关技术及设备，构建档案信息化管理平台，简化档案借用、查阅的手续，扩大档案的利用范畴。

三、结语

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关键词：工会；档案管理；经济社会

工会档案是工会事务的详细记录，是工会工作的重要组成部分，也是工会组织的一种信息资产，在工会事业发展中的作用非常重要。随着我国经济社会的发展，工会在构建和谐社会中的作用越来越重要。在工会的日常工作中，档案的管理对工会职能的实现有着重要的意义，对规范工会的建设，提高工会工作水平等方面都有很好的促进作用。

一、工会档案的基本含义

工会档案是工会组织在组织建设、维护职工合法权益、评选表彰劳动模范、举办文体活动中自然形成的，是工会组织履职过程的真实记录，是工运事业发展的历史凭证。通过对档案的查找和利用，可以清楚地看到工运发展的足迹，看到各个时期取得的成绩、荣誉和存在的不足，为今后工作的开展提供参考与借鉴。同时，还可以促进各级工会组织之间的信息交流，提升工会工作水平，推动工会工作的创新发展。

二、工会档案管理工作存在的问题

（一）相关部门对工会档案管理工作重视不够

当今社会作是经济飞速发展的时代，各个企业的主要目标是发展自身的经济实力，工会的领高层将目标定在对经济的发展，对工会的作用没有正确的估计，对于工会组织的社交类活动认识不足，大部分领导觉得这类福利活动是多余的活动，无需进行档案的记录。认为工会档案在整个工会的未来发展中的作用微乎其微。正是由于轻视工会档案工作，导致在工会全年的工作中忽视对工会档案的安排，工会档案没有详细的计划，对档案管理工作研究少，档案管理中遇到的问题无法得到解决，在工作场地与资金方面更是缺少专业性的安排。

（二）工会档案管理制度不够完善

当前许多工会在档案管理方面制度不全，直接导致许多珍贵资料在工会整理、搬迁过程中丢失，档案的丢失就是工会财产的损失。大多数的工会就是因为缺少了完善的档案管理制度，在工会人员借阅与保存的过程中将许多宝贵的档案遗失了。没有严格的制度约束管理人员的行为，导致管理人员对档案管理工作的轻视，缺少工作该有的认真负责，最后还是导致了工会财产的损失。分类在档案管理过程中是个十分重要工序，将不同种类档案依序分类能够提高检索档案的效率，同时也有利于档案的整理工作。制度的不完善，不仅仅是对管理工作的不方便，若因此引发了档案的遗失更会对后续工作产生相当大的影响，更加得不偿失。

（三）档案管理人员岗位不够稳定

大多数工会在档案管理岗位的投入不够，会导致大部分的从业人员流失。就目前的形势来说工会的档案管理岗位对人才需求还是比较大的，综合各个方面的原因以及压力来说，相关专业从业人员的市场得不到满足，而且从业者的工作岗位经常会随着其他工作的要求变化，这对本来匮乏的市场来说不是什么好消息，档案管理的从业人员也要进行划分，也可以分为全职与兼职两个方面，兼职职工对工作投入的热情有限，在专业领域的技巧方面有很大的不足，没有接受过正规的培训，这直接导致了兼职职工业务知识不精通，在管理的过程中，兼职职工都存在应付了事的工作态度。

三、解决工会档案管理工作中问题的建议

（一）做好n案的收集整理工作

由于实际的工作比较繁杂，因此工会相关工作档案的形式种类就比较繁杂，日常的归档处理工作也会有较大的工作量。在收集整理工会档案时，要切实处理好“有文必档”和“有文不归”之间的内在关系，使档案文件的收集归档更加明确，以便保全资料避免丢失。这个过程需要注意：首先是要通过网络的作用使管理体制得以健全。要根据工会的机构体制特点，结合档案材料生成的过程和特点建立起涵盖面比较广的管理网络体系，这样方便于档案信息的交流协调，能够通过上下之间的密切配合形成档案传递网络，这也是档案收集整理工作的基础性工作。其次是在发挥能动作用的基础上提高工作的效率效能。各部室的兼职档案员要忠于职守，勤于动手动脑，将各自的工作做好做到位。一方面要主动根据文件档案生成的时间进行细致地收集工作，将重要的能够反映工会活动记录进程的材料系统整理收集。另一方面也要加强与综合档案室的沟通工作，及时反馈收集信息，避免文件与资料的遗漏。每一个收集的阶段工作完成之后，应该主动将文件收集归档。

（二）提高档案人员专业水平

档案人员的专业水平直接影响着工会档案管理工作的有序、高效开展。随着信息时代的到来，工会应建设一支具备较高专业化水平的档案管理队伍，确保档案人员拥有较强的洞察能力、分析能力、管理能力以及信息专业技术的应用能力，不断提高工会档案工作的管理效率。要为档案人员提供充足的培训学习机会，调动起档案人员参与培训的积极性，及时更新相关知识和技术，提升自己的业务处理能力和专业水平。此外，还应当加强档案人员的政治思想和职业道德教育，培养其爱岗敬业、尽忠职守的工作态度，增强其责任意识和事业心。

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一、档案管理中信息化建设存在的弊端

（一）缺乏明确的制度标准如今我国城乡居民的参保人员在进行信息资料填写过程中，没有统一的填写标准，全国各地的城乡居民各行其是，有的使用纸质版、有的利用电子版，也存在两版并行的状况。档案管理缺乏标准的管理制度，导致在日常的工作管理中，保险档案资料不规范，查找困难。

（二）档案管理工作量剧增我国的城乡居民因经历过制度改革，人员工作变动较大，导致人事档案不断增加，为退休人员保险待遇获取工作增加了难度。同时，原来的档案管理偏单一简单化，侧重对退休工作人员的退休金进行管理，但是现如今在改制的背景影响下，城乡居民社会的福利待遇不断增加，养老保险档案需要与社会保险、医疗保险进行对接，多元化的应用方式加大了养老保险档案管理人员的工作难度。

（三）缺乏专业的管理团队因我国的养老保险机制起步较晚，一些社保经办机构领导层及城乡居民管理人员对档案的管理工作缺乏重视，导致档案管理人员的专业能力不高。只有在管理人员具备较高档案管理的知识水平，并对管理流程及内部结构充分了解基础上，才能提高日常管理工作的质量。但是目前团队组建多采用临时抽调的方式，临时加入的工作人员并不具备档案管理的知识及经验，使其容易在日常管理中出现问题。

二、信息化技术在档案管理工作中的优势

（一）提升工作人员工作效率要运用信息化手段对档案进行管理。信息技术的使用不仅可以满足档案数据收集的需求，而且可以为档案提供智能的搜索空间，完善了档案管理的操作步骤，优化了档案存储的工作方式，提高了档案管理的操作质量。改善档案管理人员的工作效率，从而实现了科学、高效地进行时间管理。

（二）存储调取方式安全便捷通过信息化手段储存起来的电子档案根本不会受到自然环境和人为失误导致的负面影响。同时，信息化技术可以备份电子档案，日常工作中的办公设备就可以做到这一点，就可以实现档案的连续性、稳定性、便捷性，从而为城乡居民养老档案管理的稳定、快速发展提供了有力的支撑和保证。

三、养老档案保险管理信息化策略

（一）建立信息化管理方式建立科学的信息化管理体系可以有效解决档案管理人员压力过大的问题。工作人员在日常工作中需要根据档案的应用需求或内容进行科学的分类，方便档案的使用。针对参保人员的个人信息，可以使用编号的方式进行科学的排序及保管，通过科学有序的分类满足档案的多元化利用，降低管理人员的工作量。管理人员可以根据社会保险法、档案法制定档案分类的大纲，完整的管理体系，严格按照操作流程进行档案的收集、整理、保管、移交及存档工作。随着档案信息不断增加，管理人员可以积极引入现代化信息技术，实现养老保险档案的信息化管理。通过信息化的管理手段不仅可以降低日常管理的难度，也可以增加档案的存储年限。工作人员可以利用对数字化的保险档案进行分类、保存、排序以及调取，减少人工操作造成的失误。采用信息化的管理方式将参保人员的信息上传到云端，可以有效避免档案被他人窃取，安全性能较高。

（二）建立健全的档案制度标准城乡居民建设中，需要注重养老保险档案管理细则，明确参保的过程。根据参保流程和权益，重点分析广大群众的切身利益水平，实施全面的档案管理制度优化。通过信息搜集、整理、掌握相关数据资料，制定统一的收集标准。通过档案收集整理工作，严格掌控质量关系，对资料进行完整、齐全、科学的统一管理。通过掌控相关档案管理的规律，对档案的安全质量存放进行操作处理，确保档案的完整性和有效性，明确档案存放通风、干湿度适宜、禁火等操作。

（三）建立标准化管理平台全面推行城乡居民养老保险档案建设实现数字化、信息化的安全管理，确定档案数据管理体系的标准有效性。通过管理过程分析，对电脑、网络、数字信息进行融合，注重提升城乡居民档案养老保险建设管理，实现全国参保对象信息数据的有效共享，结合相关信息参保流程，实施系统数据的平台查询分析。

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一、广西社会保险业务档案管理工作存在的主要问题

（一）社会保险业务档案管理法规制度执行力不够，工作发展不平衡

近年来，广西壮族自治区人力资源和社会保障厅、自治区档案局根据国家人力资源社会保障部、国家档案局《规定》，结合广西实际制定了《广西壮族自治区社会保险业务档案管理暂行办法》（桂人社发〔2010〕130号，以下简称《暂行办法》），为广西全面加强社会保险业务档案管理提供了基本保障。并根据人力资源社会保障部办公厅关于社会保险业务管理达标验收工作的有关部署，下发了《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》（桂人社函〔2010〕1838号，以下简称《通知》），提出了力争柳州、桂林、梧州、北海、百色等市部分经办机构2012年底前通过业务档案管理达标验收，其他市级经办机构在2013年7月底前通过达标验收，2014年底前完成所有县级以上经办机构达标验收的工作目标，要求各地以实现三年达标验收目标为核心，全面提升广西各级社会保险业务档案管理水平，大力推进业务档案管理规范化、标准化、信息化建设。

经过2年的努力，截至2012年底，全区14个地级市，有4个市，6个机构业务档案管理通过了档案管理达标验收，8个市级社保经办机构正在开展纸质档案归档整理，力争2013年底前进行档案管理达标验收。目前尚有2个市级社保经办机构业务档案管理工作仍处于无库房、无专兼职档案人员、无经费保障的“三无状态”，未开展业务档案整理工作。据统计，截至2012年底，广西区内市级经办机构积存历史业务资料尚有10万宗卷未整理入库。要实现2013年底前全区地级市社保业务档案工作实现达标验收难度相当大。县级经办机构2/3以上没有库房，尚未开展纸质档案整理，2014年全部实现档案管理达标验收任重道远。

（二）社会保险档案保存方式落后，管理基础薄弱

目前，广西各级社会保险经办机构除了社会保险数据库数据档案以磁介质、光盘和移动硬盘等计算机手段定期备份保存外，大量的社会保险业务档案、文书档案和会计档案仍采用纸质（线装）保存的传统档案保存方式 。而参保人数众多，社保业务档案需保管一生，因此，档案量巨大，占用大量库房空间。传统的纸张保存形式易损，有些档案资料因查询次数频繁而不可避免地存在原件受损甚至遗失等情况。况且，各地业务档案库房普遍吃紧，有的地方社会保险经办机构连一个固定的档案室都没有，各类档案被分割保管，分室存放。一些地方虽然有固定的档案室，但面积很小，库房建设也大多不完全符合国家《档案馆建设设计规范》和规定，不具有防震、防盗、防火、防光、防潮、防高温、防有害生物、防污染等安全设施，更谈不上规范管理档案，从调查情况来看，越到基层，管理基础越薄弱。

（三）社会保险业务档案管理手段落后，跟不上社会保险事业发展形势的需求

虽然近年来广西各级社会保险经办机构已经普遍使用计算机对社保档案进行管理，但大多数仍停留在目录级管理阶段，即对社会保险档案按一定规律编制目录，在查询时先通过目录检索，但文档资料本身仍以纸张形式存在，最后仍需靠手工翻阅纸张原件，并没有解决传统纯粹纸张化文档资料管理所固有的原件易损的难题。随着社会保险事业的迅速发展，参保人数和覆盖范围的日趋扩大，社会保险业务档案急剧增加，目前这种依靠手工操作的陈旧手段以及管理方式，远远不能适应社会保障事业发展的要求，这必将成为影响和制约社会保险业务档案管理工作发展的突出问题。

（四）社会保险业务档案信息开发利用率低

广西社会保险业务档案开发利用起步较迟，档案管理方式仍停留在“初级”阶段，只能简单应付一些查询，不能有效地综合开发社会保险业务档案的信息资源，档案信息利用率低，没有起到社会保险档案的信息开发对推动社会保险效率应起的重要作用。

二、广西社会保险业务档案管理对策

随着社会保险事业的蓬勃发展，业务档案呈现海量增长的态势，传统的社会保险档案管理的模式已经不能满足事业发展需求，建立一套人工干预少、效率高、易查询、易保存、运行成本低的社会保险档案管理系统势在必行，笔者认为，需做好以下几方面的工作。

（一）制定广西统一的社会保险业务档案数字化建设规划，明确目标，分类指导，全面推进

在调查研究的基础上，认真做好自治区级顶层设计，用2年时间完成14个地级市社会保险业务档案管理数字化建设，2015年逐步实现县（市、区）级社保业务档案管理数字化。先行建设1—3个地级市社会保险档案管理数字化示范单位，以点带面。重点扶持已实现社保档案管理达标验收合格的市级档案馆（库）建立数字档案，做到“扶持一个、建成一个、验收一个”。对正在开展业务档案管理达标创建工作的市级社会保险经办机构，加强业务指导，促成档案管理达标验收合格，为建设数字化档案夯实基础。同时要加强市对县（市、区）社保档案管理工作的指导，推动广西社会保险档案管理工作上新水平。

（二）统一组织开发社会保险业务档案数字化管理软件

为避免各市社会保险经办机构各自为政重复开发，既造成相互不兼容又浪费资源，由自治区社会保险事业局统一组织开发，推广实施社会保险业务档案数字化管理软件，并为地级市档案数字化建设提供必要的支持，解决好信息系统运行的配套硬件、平台软件和实施费用，确保广西社保档案数字化建设起点高、运行稳、效果好。

（三）建立社会保险数字档案，实现档案数字化管理

社会保险数字档案，是指以计算机、数据库和网络为基础，把以纸质形式保存的文字和数据、图像、声音等档案资源以代码形式记录于磁盘、光盘等载体，依据计算机系统存取并可以在通信网络上传输的电子文件（电子档案）。社会保险数字档案更具有存储量大、检索方便、安全、高效率、便于利用、管理成本低等显著优点。社会保险档案数字化以后，可对原纸质档案资料真空打包存放，同时采用相应软件对其进行数字化管理，普通查询，可通过网络查阅其电子文本即可，对于极个别必须查阅其纸质原件资料的再开包查阅，对纸质档案资料实现最大限度的保护。

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一、新形势下的社会养老保险业务档案管理

自改革开放以来，社会养老保险业务的档案管理已经进行了多方面的改善。之所以对社会养老保险业务档案管理不断地进行完善，是因为最终的目的是要避免养老保险业务档案的不真实、不完整和不安全性。社会养老保险业务档案管理是提高养老保险保障性功能的一种重要手段，通过为参保个人及社会有关方面提供优质高效服务来促进社会养老保险业务的发展，其肩负重任。近年来，有数据资料表明，在档案服务工作趋于信息化、网络化的今天，必须要对社会养老保险档案管理工作进行改革，才能适应当今时代的需要。因此，在新形势下，为了不阻碍社会养老保险业务档案管理工作适应社会保险事业的发展，必然要对社会养老保险档案管理工作提出更高的要求。目前，社会养老保险业务档案管理主要存在以下几点问题：一是缺少规范化的档案管理制度；二是信息化档案管理水平较低；三是档案管理人员管理素质有待进一步提高。

二、新形势下做好社会养老保险业务档案管理工作的对策

（一）完善和规范档案管理制度。在社会养老保险相关业务范围内，其原始资料包括参保人个人信息账户、缴费资料、养老金的发放资料以及业务有关的书面资料等，这些都是社会养老保险档案需要进行管理的资料。完善和规范档案管理制度的最终目的是实现档案管理的规范化。规范化的档案管理首先要确保实用性和长远利用价值的资料档案在归档存档时，不会出现混淆的问题。这就要求档案管理人员不仅要确保明确分类，还应该做好归类档案的记录。档案管理部门在完善和规范档案管理制度时，需注意制度的合理性、有效性、全面性以及具体化。合理性主要是指有关档案管理方式方法符合现实应用要求；有效性和全面性是指所建立的档案制度要涵盖所有工作环节；具体化是指档案管理具体流程和档案资料分类方式等都必须明确。此外，完善和规范档案管理制度要以《中华人民共和国档案法》等相关法律为依据。在档案管理制度的要求约束下，档案管理部门对社会养老保险档案进行科学分类、集中、规范有序地管理。

（二）提高信息化档案管理水平。在新形势下，信息科技水平得到了快速提升，其已经惠及到各行各业，社会养老保险业务档案管理也不例外。信息化档案管理与完全人工方式的档案管理相比，工作效率得到了大幅度的提升，适应当前社会的发展需求。信息化档案管理改变了以纸质书面记录与个人档案的堆放与存放方式，既缩短了工作时间，又避免了占据了较大的空间进行资料的存放。信息化档案管理实现了档案管理电子化，有利于档案的查询与检索，大大地降低信息检索的不准确性。人工进行档案资料原件的查找与翻阅既费时又耗力，工作效率较低，而由计算机检索与扫描获得信息既节省了大量的时间，又提高了工作的准确性和效率。

另外，信息化档案管理在分类与管理时，不可忽视科学的归档与提高工作质量。针对普通类型的业务文件、退休记录、审计等的存档时间要明确记录。对于影音资料与照片等资料档案，在选取、收集与初步的记录时，要注意归类方式的选择。总而言之，信息化档案管理的最终目的是为了减少档案管理工作的无序现象。

（三）提升档案管理人员素质。档案管理人员是档案管理的重要组成部分，控制着档案管理所有环节。社会养老保险档案管理工作的目标是服务社会，因此，档案管理部门不可忽视档案管理人员的素质水平。新形势下，随着档案管理工作要求的提高，与之相应的档案管理人员的素质水平也应该提高。为此，档案管理部门需注意管理任务和责任的分配。通过明确工作职责与标准的方式提升管理人员的素质，才能更好地让档案管理服务于社会。