交通档案管理范文

导语：如何才能写好一篇交通档案管理，这就需要搜集整理更多的资料和文献，欢迎阅读由公文云整理的十篇范文，供你借鉴。

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经济社会的不断发展，对交通部门档案管理提出了更高的要求，需要相关的管理者及时地改变传统的思维模式，采取有效的方式优化管理方式，增强档案管理的工作质量。在当前形势影响下，交通部门档案管理在具体的工作开展中依然存在较多的问题，影响着相关部门的工作效率。因此，为了改变这种不利的发展现状，使用者应该从根本上意识到档案管理的重要性，从而对相关问题产生的原因进行有效的分析，为交通部门服务功能的更好发挥提供可靠地保障。据此，对交通部门的档案管理进行深入地探讨。

关键词：交通部门；档案管理；思维模式；管理方式

中图分类号：F27

文献标识码：A

doi：10.19311/ki.16723198.2016.12.032

为了适应时代的发展要求，提高交通部门整体的工作效率，需要采取有效的方式提升部门内部整体的管理水平，增强档案管理工作质量。做好档案管理工作，可以有效地记录交通事件的基本信息，加快这些部门可持续发展的步伐，提高处理交通突发事件的工作效率。

1档案管理的相关内容

1.1档案管理的内涵

为了增强决策者战略部署的有效性，需要最大限度地提高档案管理资源的利用效率。所谓的档案主要是指能够记录保存一些重要文字、图表、影像资料等具有重大参考价值资源的组织管理方式。科学的档案管理方式，可以为使用者查阅相关的资料提供可靠的参考依据，增强相关信息的传递效率。档案管理方式实际的作用效果有所差异，具体的保存方法也存在着较大的区别。开展档案管理工作时，必须遵循一定的原则，对档案的形成、整理、保存方法等有着充分地了解，增强具体管理方式的适用性。

1.2档案管理原则

常见的档案管理可分为纸质档案和电子档案。二者的保存方式差异性显著，使用寿命区别很大。为了更好地管理档案，保证档案资料的完整性，管理者在具体的工作开展中应该遵循相关的原则。这些原则主要包括：（1）标准化原则。这种原则主要强调的是档案在具体的管理过程中信息资源的集成和共享需要满足相关参考标准的要求。这样做的主要目的在于可以促使档案的分类归档更加合理，可以及时地纠正其中存在的相关问题。（2）数字化原则。现阶段电子档案的应用范围较广，对于相关行业发展产生的积极影响显而易见。为了更好地体现出档案的参考价值，应该利用数字化的方式对档案进行合理地保存。完成这样的操作，提高了档案管理的工作效率，方便了信息的快速检索。（3）双套化原则。社会不同行业在长期发展的过程中，档案管理方式选择应该根据实际的工作需要，同时使用纸质档案管理和电子档案管理两种方式，满足不同行业档案管理的多样化需求。完成这样的发展目标，主要依赖于可靠的双套机制。（4）信息化原则。档案管理工作效率和工作质量的高低，直接关系着相关部门工作部署的顺利开展。信息化技术的不断发展，丰富了档案管理方式。为了更好地保存档案，避免档案损毁丢失现象的出现。利用可靠的信息化技术，可以增强档案管理能力，延长档案的使用寿命。

2交通部门档案管理的基本内容

结合现阶段交通部门档案管理的发展现状，可知它的主要内容包括：（1）收集档案。由于交通部门日常的工作量非常大，工作内容丰富，需要收集某些重要的档案材料，为后续的工作提供重要的参考依据。档案收集工作的顺利完成，促使交通部门整体的档案管理水平有了较大的提升，增强了档案材料的完整性和安全性。（2）档案的整理。交通部门的档案管理内容形式多样，各种复杂的材料混合在一起，为交通部门带来了一定的工作压力。为了改变这种不利的发展现状，需要对档案进行有效地管理，提高交通部门整体的工作效率。档案管理的工作中要求专业的管理者遵循一定的管理原则，最大限度地保证管理措施的适用性。（3）档案的鉴定。为了满足使用者的多样化需求，有效地应对各种突发的事件，需要充分地发挥不同类型档案的作用。档案的收集。整理等，为交通部门档案分类奠定了坚实的基础。作为档案管理中的重要组成部分，档案鉴定工作的顺利开展，保证了档案管理的高效性，实现了交通部门档案管理的科学化、系统化的发展目标。（4）档案的保存。档案的保管及保质，主要依赖与交通部门档案的有效保存。由于某些档案的价值非常大，保密性程度非常高，体现着交通部门档案管理的综合能力。因此，采取有效的方式保存档案，对于交通部门长期稳定的发展具有重要的战略意义。同时，当交通部门的档案管理保存达到预期的效果时，可以提高档案的利用率，增强了档案的完整性和真实性。这些不同方面的内容，客观地体现了档案管理内容的丰富性，决定了交通部门做好档案管理工作的必要性。

3现阶段增强交通部门档案管理工作质量的有效措施

3.1采用集中管理的方式增强档案管理质量

现阶段交通部门档案管理涉及的内容非常多，需要采取集中管理的方式，来实现档案管理的制度化、标准化和规范化。当档案材料过于分散时，交通部门很难在较短的时间内获取有效的档案管理信息，降低了档案的利用效率。交通部门应该在相关的制度约束和指导下，对档案材料进行统一的管理，将某些交通事故的档案纳入重要的管理内容中，增强档案管理质量。实现这样的发展目标，需要交通部门做到：（1）在相关的理论体系指导下，细化档案管理内容，明确档案管理人员的职责范围，健全档案管理机制；（2）结合交通部门实际的发展概括及工作要求，将档案的分散管理及集中管理有效地统一起来，规范档案管理行为，为使用者查阅当前提供可靠地保障。

3.2提高档案管理工作者的综合素质

现阶段交通部门内部某些档案管理工作者在实际的工作开展，缺乏必要的管理意识，管理方式不合理，影响了档案管理质量，降低了档案管理的工作质量。在此形势影响下，交通部门采取有效的方式提高档案管理人员的综合素质，加强他们对于档案管理的重要性认识，显得尤为重要。为了更好地实现这样的工作目标，交通部门应该定期开展培训活动，提高档案管理人员的专业素质，培养他们良好的职业道德，从根本上减少档案管理中不必要的工作失误。同时，档案管理工作者也应该充实自己的专业知识，增强解决实际问题的综合能力。

3.3完善档案管理中相关的硬件设备

信息化技术的不断发展，对于交通部门档案管理产生了积极的影响，为管理部门拓宽档案管理思路带来了可靠的参考依据。为了丰富档案管理手段，提高管理工作效率，交通部门应该完善档案管理中相关的硬件设备。当档案管理系统的硬件资源配置发挥出良好的作用效果时，可以缩短交通事故的处理时间，增强档案管理人员处理实际问题的工作效率。由于交通档案管理系统的复杂性，对于硬件设备工作的可靠性及安全性要求非常高，需要技术人员对于档案管理工作中存在的问题进行深入地分析，增强相关技术手段后期运用的适用性。当交通部门档案管理中的硬件设备性能增强后，系统的运行效率将会得到很大地提高，减少了档案管理工作开展中系统资源的消耗量，加快了现代化档案管理系统构建的步伐。

4结束语

深入理解档案管理的内涵，采取有效的方式对交通部门档案管理的具体内容进行详细地分析，有利于优化交通部门档案管理工作方式，构建出可靠的档案管理系统，提升我国道路交通的服务水平。文中通过对交通部门档案管理内容的分析，为增强档案管理质量措施的制定和实施提供了重要的参考依据。

参考文献

[1]李明秋.交通档案管理存在的问题及对策[J].才智，2012，（32）.

[2]刘苏.关于交通部门档案信息网络化建设的几点思考[J].才智，2013，（31）.

[3]琼.如何发挥交通档案在发展交通事业中的重要作用[J].河南科技，2014，（07）.

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1.1档案管理的意识比较淡薄。在交通运输业中，进行档案管理工作时很容易忽视收集和整理资料，甚至也没有把这项工作列入到各部门的工作中，而把收集和整理档案资料看做是浪费精力和时间的事。这样下去，就容易丢失档案，从而使档案变质也失去应有的作用。

1.2档案管理人员专业的业务技能偏低。在交通运输业进行的档案管理工作，个别单位并没有聘用专业人员，通常是由一些非专业人员来管理的。由于这些人员并没有经过专门的知识业务培训，也缺乏一定的档案管理工作，在工作时也是依照模板进行管理，以自己的主观看法和借鉴他人的管理经验来管理档案。因此，就会形成档案案卷有很大的个人主观性，从而使档案缺乏一定的通用性，使得档案管理没有较高的质量，也不能保证档案的安全性和完整性，这样就让档案在流通、使用以及保存中没有应有的价值。

1.3对档案的管理工作不规范、不完善。要想保证交通运输业档案管理的质量，就需要完善交通运输业的档案管理机构，而这样也可以促进档案工作的有效进行。但实际中，档案管理工作却没有明确的分工，甚至档案管理中会不断更换人员，也没有设立起专门的档案管理机构。在这种情况下就容易导致在进行核算、创收、开支以及分配时没有统一的管理，而且在管理中依照的制度也不一样，没有协调性，就会导致档案工作没有规范完善性。

2、对交通运输业的档案管理工作的强化措施

2.1提高对档案管理工作的认识水平。要想完善交通运输业的档案管理工作，首先就需要提高对档案管理的认识水平。在实际工作中可以采取由一个主要领导专门负责的档案管理工作，而其他部门领导全力配合的原则，而且在对档案管理的具体工作环节中，还需要明确各环节的专门负责人，切实落实工作的职责。档案管理人员还要从思想上树立起档案管理的意识，重视起对资料的收集和整理工作，根据档案管理工作的原则来做好管理工作。

2.2提高档案管理人员的专业技能和水平。由于经济在不断地发展，交通运输业要想使自身的档案管理工作和经济发展的形势保持一致，就需要提高档案管理人员的专业技能与知识水平。而在选择档案管理人员时，首先要选择那些有文化底蕴、爱岗敬业和工作能力强的人员，而档案管理人员还需要具备俭、廉、公、勤、能、德的素质；另外，档案管理人员还需要熟悉国家的政策方针以及各项法规，在进行管理工作中遵守这些政策法规，同时也要注意掌握好时事政策以及电脑操作的相关知识；最后，交通运输业还需要根据相应的法律法规来建立起自身的档案管理制度，并对各种资料进行统一的整理归档，完善档案的管理制度，为交通运输业的持续稳定发展打下良好的基础。

2.3要加强档案管理的信息化建设逐渐提高档案管理的水平。随着经济和科技的不断发展，交通运输业进行档案管理工作也要根据科技建立起管理的信息化。由于现在的档案管理工作和社会信息化的速度加快。因此，交通运输业在进行档案管理工作中就需要把重心转移到档案工作的信息化建设，并且也把信息化建设统一到档案管理之中，不断提高档案管理在实际中的信息化水平，促进档案管理工作质的提升。所以在交通运输业中就需要改善工作的硬件设施和软件设施，保证档案管理工作可以进行信息化建设；另外，在交通运输业中进行档案管理工作的信息化建设还可以使工作专业化、透明化、渗透化，让工作可以有序的进行，而且，还对档案资料进行的保存和流通工作也能起到一定的积极作用。

3、结语

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关键词：工程档案档案管理奥林匹克公园中心区

近些年来，为节约土地资源，实现布局紧凑合理的规划理念，开发城市核心区道路地下空间，建设联系城市干道与核心区各地下车库的交通通道，解决核心区地面交通拥堵问题，大大减少因此而发生的对城市主要道路的交通影响，地下交通联系通道成为实现此功能的首选。北京金融街地下交通联系通道建成于2004年，北京中关村地下交通联系通道于2007年建成，北京奥林匹克公园中心区地下联系通道也于2008北京奥运之前建成。本文从奥运中心区地下交通联系通道工程档案管理经验入手，论述此类工程档案的管理方法。

一、科学管理这些档案的重要意义

（一）工程档案是保证地下交通联系通道开通运行的重要依据

地下交通联系通道工程建设耗资巨大，但利用率却极低，奥运中心区地下交通联系通道自2008年建设完成至今尚未向社会开放使用，施工单位已经撤离，如果一旦开通，工程档案将成为保证其正常开通运行的重要依据性文件。

（二）工程档案为管理、利用、维护、保养等提供重要参考

地下交通联系通道中通风、电力、消防是保证其正常运行的重要设备设施，工程档案中保存了这些设备设施的完整参数，这些参数数据是提供管理、使用及维护、保养的重要参考数据。

二、地下交通联系通道工程的特点及对档案管理提出的要求

地下交通联系通道工程建设具有其自身的特点，对档案管理提出了不同的要求。

（一）地下交通联系通道工程施工技术要求高

城市地下交通联系通道的构造特点使其通风系统设计较常规公路隧道更为复杂，需要计算不同区段正常通风工况和火灾工况下的需风量，考虑火灾排烟的有效性等，在通道顶部回填工程中采用了气泡混合轻质土换填的减荷设计，因此地下交通联系通道工程较一般道路工程、隧道工程施工难度大，技术要求更高。

（二）地下交通联系通道工程分部分项划分无统一标准

地下交通联系通道工程根据服务区域的不同、功能的不同，形成独具特色的建筑风格，它兼具房屋建筑工程、市政工程、隧涵工程、道路工程特点，单独采用任何一个专业的规范、规程和技术标准都不能满足该工程施工技术管理和施工质量控制的需要，造成施工现场同一工程不同标段的分部分项划分完全不同。

（三）交叉施工现象严重

地下交通联系通道是以解决区域拥堵问题，增加各建筑物之间联系为目的，因此其与周围交叉施工现象非常严重，为配合工程建设，地下交通联系通道本身工程必须分段、分仓间断施工且与其他工程交叉施工特点十分明显。

（四）对档案管理提出新的要求

地下交通联系通道在综合利用土地资源方面发挥了无可比拟的优势，但是，地下交通联系通道工程档案的管理却没有相关统一管理规范，笔者查阅大量资料，大都是关于地下管线档案管理规范、规定，而没发现关于针对地下交通联系通道工程档案管理的规范。地下交通联系通道工程是市政工程、建设工程的统一体，工程建设复杂，因此向档案管理提出了新的要求。

1.如何应用档案管理资料规程

此类工程涉及房建、市政等多种建设，没有明确规程可以始终如一地执行，各施工单位依据各自的管理优势，常规化运作方式，运用不同的管理方法，有的使用《建筑资料规程》，有的使用《市政资料规程》，还有一些参与过地铁建设的单位使用《地铁档案管理企业标准》，表现为现场工程资料的整理十分混乱。如何应用档案管理资料规程是此类工程档案管理中提出的新要求。

2.分部分项划分不一致给单项工程档案管理的统一性带来一定的难度

地下交通联系通道工程多为多标段施工的单项工程，由于没有统一规定，各标段各施工单位划分的分部分项完全不同，使得施工文件整理不统一，分项、分部验收不统一，给单项工程档案的统一管理带来困难。

3.交叉施工现象向资料整理的完整性提出新要求

交叉施工使工程不能按照施工计划进行，导致进场物资与试验报告上物资资料对应不上，例如，钢材实验报告上的钢材与进场钢材数量规格对应不上，无法保证文件的完整性。

交叉施工使各施工单位对工程档案的编号产生很大疑问，若按时间顺序编号，则不能反映各部位工程建设情况，若按工程部位编号则时间全部混乱，施工现场的资料编号混乱现象十分严重。

三、科学管理地下交通联系通道工程档案的经验及做法

结合工程特点及档案管理中出现的问题，新奥集团在多年实践的基础上，逐渐摸索出了一条针对地下交通联系通道工程档案管理的途径，形成一套行之有效的管理方法。

（一）全面了解工程建设情况，进行工程档案前端管理

1.了解立项、规划情况：了解立项规划情况，有助于档案人员了解工程属性，工程概况，有利于档案管理人员对整个工程档案的管理形成全局观念，前期基建文件、施工文件、监理文件如何形成，使用何种规程，与哪个监督站建立联系，与城建档案馆哪个部门进行对接都在此阶段形成。

2.了解工程施工组织设计：档案管理人员应参加由建设方组织的第一次进场协调会，全面了解工程施工组织设计方案，对施工方对工程施工安排全面了解，为制定档案编制方案做好充分准备，了解工程施工进度，做到档案整理与施工进度同步进行。

3.开展工程档案前端管理工作，制定档案整理规划方案。

监督施工单位制定档案编制方案，此方案不仅涉及总包的结构工程，还应包括水、电、设备、消防等专业工程档案整理方案。 （二）与项目总工、技术管理人员密切合作，制定分部分项划分基本原则

1.分部分项划分的重要意义：分部分项划分是工程档案整理的纲领性文件，分部分项划分准确，工程档案的制作才能做到有依据。分部分项划分不准确，将给建设工程资料收集、检验、分项、分部工程验收等工程带来一系列问题，会出现档案因此收集不完整的漏洞。

2.制定分部分项划分文本：建设单位作为工程建设的管理单位，统一各标段分部分项划分标准。在施工单位进场召开第一次现场协调会时，档案部门就应将分部分项的基本原则告之各施工单位、监理单位，让其根据建设单位要求，制定符合该工程特点的工程分部分项划分。依靠建设单位工程项目管理部、施工总包总工、技术负责人、监理单位总监，现场资料员共同制定分部分项划分文本。

3.编制有针对性的工程档案收集范围表：地下交通联系通道工程虽然施工内容相近，但因其是周边建筑物、市政的配套设施，因此每一个地下交通联系通道都会因地理位置的不同，地况情况不同、施工工艺不同而有所区别，我们根据施工内容、专业划分情况编制适合本工程需要的工程档案收集范围表，在实践应用中获益匪浅。

4.统一规程规范要求

（1）以工程建设规划许可证为依据，统一规程规范要求。规划许可证批准为市政工程的，我们即以市政资料管理规程为主要依据，以其他工程资料管理规程辅助，共同形成该工程的完整档案；规划许可证为建筑工程的，我们就以建筑资料管理规程为主要依据，以市政规程进行辅助整理。

（2）各规程的融会贯通，解决档案编号问题

在使用不同的规程过程中，档案人员在编制档案号时出现不知按哪个规程进行编号的问题，因为两个规程中分部不同，代字代号也不相同，针对这种情况，我们执行了用哪个规程即用哪个规程进行编号，与城建档案馆的编号原则一致，很好地解决了该问题。

5.落实监督检查

（1）监督监理工作：加大对监理工作的管理力度，敦促监理发挥现场监督检查的作用。

（2）定期检查现场工程资料整理情况：实行定期现场检查工作制度，随时关注工程档案整理情况。

（3）发现问题及时整改：针对检查中发现的问题，制定整改落实方案，及时进行整改。

（4）配合结构长城杯验收等工作进一步促进工程档案的整理工作。

总之地下交通联系通道工程档案管理难度大，综合性程度高，要求档案管理人员深入实际，了解全局，加强对各专业档案的掌控能力，这对档案管理人员提出了更高要求。

参考资料：

[1]段旺，杨佩英.地下机动车联系通道解决市区交通问题的尝试[J]地下空间与工程学报，2006年51期.

[2]姜学鹏.《通风竖井在地下联系通道通风系统中的应用》[J]地下空间与工程学报，2009年06期.

[3]北京新奥集团有限公司.《北京奥林匹克公园中心区地下交通联系通道气泡混合轻质土填筑工程技术规程及质量检验验收标准》.

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关键词：交通档案；档案信息化；建设策略；模式探究

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2306-1499（2014）12-

目前，随着城市化进程的逐年提高，我国的综合经济实力发展情况已经有了质的飞跃。交通行业作为民生工程中的基础行业，其在飞速发展时所暴露出的一系列问题也越来越引起了全社会的关注。交通档案的信息化管理是一个全面的系统工程，相关的档案管理人员需要对整个档案的所有因素进行合理的量化分析，进而有效精确地进行记录与管理。但现阶段，交通档案的管理部门在相关的档案管理方面仍然或多或少存在一系列问题。因此，对于现代的交通档案的管理模式而言，档案信息化管理的建设已经必不可少，在现代档案信息化的管理模式中，档案管理人员如何全面应用现代的信息技术，如何处置多方面的交通档案信息资源，并对此加以管理与利用，如何建立档案管理的信息管理路径，为交通部门的持续进步和可持续发展提供必要的支持，将会成为时下相关交通部门必须面对的重要问题。同时，进一步加强档案建设中的管理力度和信息化程度，在档案的管理过程中实现进一步的发展与创新相结合，确保档案的管理工作能够快速高效地有序进行，也将会是我国不同地区交通事业未来发展的主旋律。

1.交通部门建立档案信息化管理模型的优势分析

1.1使交通档案的管理模式顺利地与国际新型管理模式接轨

随着现代科技水平的进一步发展，交通领域中的交通档案的相关管理需要体现出全球信息化的发展动向，并能够进一步向实现档案信息化的管理目标前行。通过建立交通档案信息化的管理模型，可以使交通档案信息的管理模式顺利地与国际新型管理模式接轨，使得以计算机技术为基础的现代科技进一步普及与不断发展。也只有通过这种建立信息化管理模型的档案管理制度，才能进一步提升交通部门档案管理工作的管理效率，减少在档案的整理或归档过程发生人为错误的概率，从而为我国的交通事业的发展奠定优秀的基础。

1.2完成档案检索的全自动化的目标

传统的交通档案管理方式虽然拥有很多检索工具，但是当信息含量巨大时，传统的检索工具往往检索效率并不太高，存在着诸如耗时长，错误高等一系列弊端。然而通过档案信息化管理模型的建设，以计算机为主的检索工具将可以保证非常高的检索速率，并能通过多角度的检索方式，达到档案检索的全自动化，从而实现档案信息接收、存储与提供利用的一体化服务。

1.3成功实现档案信息的全数字化

当前的交通部门多利用纸质档案实行相关管理与记录，然而档案信息化模型的成功构建可以进一步完成以往纸质档案管理为主向数字化档案管理为主的重大转变，不同地区的交通部门将会进一步实现数字化管理进程为前提，以交通档案电子文件的归档和管理为手段，达到加强交通部门档案信息管理模型的相关建设的目的。另一方面，档案信息的全数字化有利于交通部门全面实施电子公文，保证今后形成的档案以电子文件为主，在进行档案接收、存储时进一步提升其效率。

2.交通建设档案管理信息化建设的实现策略初探

2.1建立交通建设档案信息化的有效管理体系

交通档案信息化管理模式的建立并非是一朝一夕所能够实现的，而是要通过全方位的档案数据化、全过程实现档案有效管理体系所渐渐达成的。相关的档案管理人员在进行数据信息的建立时，需要建立起相关管理措施，充分规划档案的编写的相关要求，达到有效落实档案管理的多元化需求。

2.2完善现有的交通档案管理系统

交通建设档案对于档案管理系统实际上提出了非常高的要求，一般来说，交通档案管理系统往往需要具有有效的信息存储功能、一定强度的保密功能、多种方式的输入功能以及最重要的信息检索与查询功能。这种多元化的要求一方面是因交通部门的特殊性所造成的，由于交通部门的档案中，最主要的内容是动态信息而非静态信息，往往会随着时间、地点、事件等一系列因素的变成而不断地产生改变，这也要求交通档案管理系统需要及时保证旧信息录入和新信息保存，确保信息内容的时效性。另一方面则是由于交通部门的档案中涉及到全体公民的隐私，一定强度的保密功能同样不可或缺。因此，这一系列工作要求就要求现有的交通档案管理信息系统还需要进一步加以完善。

2.3加大信息时期交通档案工作人员综合能力的建设力度

21世纪是一个全球信息化的新型时代，信息的时效性以及交通档案管理的专业性决定了交通档案管理者的劳动是知识性的劳动。因此，相关的交通档案工作者更要适应现代化档案管理的新型要求，力争成为了解管理，懂编撰的复合型人才。在交通档案的管理过程中，相关的档案管理人员需要注重培养优良的协调沟通能力，有效提升档案服务工作质量和效果。同时要力争做创新型的档案管理者，不断学习专业新知识，多关注交通部门中心重点工作动态，结合档案管理新标准、新技术，努力提升档案管理工作水平，加强对运用计算机信息处理多种应用的知识技能的学习，实现单一专业业务知识向多元化知识学习力度的转变，努力成长为交通部门二十一世纪下迫切需求的复合型管理人才。

3.结语

在当今信息高速发展的新时代，交通档案信息化管理建设的工作还任重而道远，如何从理论中不断创新，从实践中勇敢开拓，将成为每个档案管理人员必须面对和努力解决的重要课题。真正实现最高层次的档案信息资源的开发利用，革新不同档案的编研与管理工作，应是交通档案管理工作人员今后工作的重点奋斗目标。也只有这样，才能更深层次体现档案管理工作的重要价值，进一步促使高质量的档案知识高效服务于不同地区交通部门的发展建设，促使交通部门为社会主义市场经济创造更大利益。

参考文献

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关键词：城市轨道交通；建设工程；档案管理；问题对策

在当前我国社会经济不断快速发展的背景下，我国城市轨道交通在建设和发展过程中正处于鼎盛时期。通过对相关数据进行调查分析之后可以看出，一直到2012年年底的时候，我国大陆地区总共有7个轨道交通运营城市。以重庆市为例，根据新一轮《重庆市城市快速轨道交通线网规划》，重庆市在具体规划过程中，与自己的实际情况进行结合之后，规划和建设23条轨道交通线路，线网的整个总里程达到了1070km。在这种状态下，重庆市轨道交通工程将会逐渐形成大量的竣工档案，这些档案的内容和准确性对城市轨道交通建设工程而言，具有非常重要的影响和作用。

1城市轨道交通建设工程竣工档案管理现存问题分析

城市轨道交通建设工程在具体实施过程中，竣工档案管理其实主要是指在施工过程中，将与城市轨道交通建设工程相关的一些内容或者是文件进行归档处理。其中包括一些施工文件、监理文件或者是竣工验收文件等，这些都是在竣工档案管理实施过程中非常重要的档案内容。与重庆市城市轨道交通工程竣工档案质量管理的具体实践情况进行分析之后，可以总结出在现阶段城市轨道建设工程档案管理存在的问题。

1.1原件不齐全

在城市轨道交通建设工程竣工档案管理工作具体实施过程中，有很多重要的施工文件或者是一些监理文件，在下发以及转发过程中，大多数都会直接利用复印件的方式。这样做的根本目的并不是为了保护原件，而是有很多原件已经损失或者是丢失。原件的不齐全，很难满足“重庆市地铁公司竣工文件编制移交管理办法”中的相关规定，同时也很难保证与竣工相关的工作能够在实践中得到有效落实[1]。

1.2填写缺乏规范性特征

在城市轨道交通建设工程具体施工过程中，其具有复杂性比较强，施工周期比较长等一些特征。这些特征的存在，在某种程度上增加了城市轨道交通施工的难度，需要通过各种技术和施工方案的有效制定和落实，才能够保证城市轨道交通的整体施工质量。但是需要注意的问题之一就是，无论是任何一个阶段的施工，都需要按照施工文件和施工方案进行落实，而这些施工方案，就是城市轨道交通建设工程竣工档案管理过程中必不可少的重要文件。这些文件的保存，不仅有利于对施工的实际情况进行及时有效的调查分析，而且还能够为后期的维护保养提供一定的依据作为支持。但是在竣工档案管理具体实施过程中，有很多报告文件不仅在栏目上没有相对应的签署意见，而且甚至有的监理工程师在签名或者是注册的方章上呈现出严重的不一致现象[2]。有的签字甚至出现随意涂改的现象，这种现象的存在，直接导致整个竣工档案的填写缺乏规范性特征。

1.3内容缺乏真实性

有部分施工文件在编制过程中，不能够实现与城市轨道交通建设工程的同步。在这种状态下，只能通过最终的杜撰对其进行操作，这样很容易导致一些假文件或者是假数据的存在。甚至有部分变更通知单或者是一些技术核定单在收集时，缺乏完善性，这样不仅会导致竣工图上很多设计内容无法真实有效的展示出落，而且还会导致严重的错误或者是漏缺现象发生。

1.4归档不及时

有很多竣工档案在制定和具体收集落实时，并没有及时有效的完成归档，甚至部分竣工档案只能利用催要的方式，但是却完全无法满足归档质量提出的基本要切。严重的情况下，部分竣工档案在索要时，也会遇到一定的难题。尤其是对于工程在具体建设过程中，只经过第三方审计之后，就能够对合同款项进行审计，在审计完成之后，就可以将这些合同全部都结算清楚[3]。针对这一现象，竣工档案是否归档完全由第三方决定，这样很容易对归档工作的顺利开展造成严重的阻碍影响。

2城市轨道交通建设工程竣工档案管理的具体实施措施

现阶段，重庆市轨道交通建设建设工程竣工档案在编制和具体落实过程中，基本都是按照“重庆市城市轨道交通工程档案管理”的具体内容进行落实。在档案材料的归档范围、使用档案装具等方面，具有一定的优势特点。与此同时，结合该规章制度。并且结合实际情况，与现存于重庆市城市轨道交通建设工程竣工档案管理中的问题进行结合，提出有针对性的解决对策[4]。

2.1加强竣工档案法律法规教育

城市轨道交通建设工程在具体实施过程中，虽然其施工周期比较长，具有一定的复杂性，但是通过一些新型技术的引进和利用，对城市轨道交通建设工程的质量而言，也能够起到一定的保障性作用。但是在施工过程中所涉及到的一系列档案、文件，比如施工文件、监理文件等，这些文件对整个建设工程而言，具有非常重要的影响和作用。与此同时，这些文件需要被进行有效的整合和收集，为竣工档案管理提供准确有效数据资料，提高竣工档案管理的质量和水平[5]。除此之外，凡是参与到城市轨道交通工程建设的监理或者是施工人员，自身都需要具有比较强的档案法制意识，这样才能够对自己的行为产生一定的影响。另外，要在实践中加强竣工档案管理法律法规的学习、培训和教育，让所有参与到其中的工作人员能够真正意识到，作为城市轨道交通的建设者，必须要保证工程质量，同时还要保证工程竣工档案的质量。

2.2利用行政、经济手段保证参建单位对档案工作的重视

在城市轨道交通建设工程竣工档案管理相关措施落实过程中，要与实际情况进行结合，保证轨道交通工程竣工档案的完整性和准确性。为了实现这一根本目的，在具体操作过程中，需要从管理机制以及企业本身的行为方面出发，对其进行有效的约束。①需要对工程建设单位相关部门进行整合，并且在这些部门中推行档案责任制度，将相关工作人员自身的责任落实到实处，体现在各个环节当中。②通过经济手段科学合理的利用，起到良好的制约效果，在合同当中，对竣工文件进行重新的整编和归档，保证相关内容的有效落实。特别是对于由第三方审计的工程而言，在针对是否需要移交竣工档案参建单位的时候，需要直接由重庆市地铁公司档案室对其进行审核和批准[6]。

2.3加强对竣工档案质量管理的过程监督和指导

在针对监理人员或者是施工单位的一系列技术人员进行培训和教育指导的时候，要真正让这些工作人员能够清楚的意识到竣工档案管理的重要性。这样不仅有利于强化这些工作人员的意识，而且对这些工作人员自身的行为也能够产生一定的影响。在整个过程监督和指导过程中，要将重点放在档案基础知识、一些原始文件的签证操作方法等方面。在实践中，加强对竣工档案的形成，对整个形成过程进行全方位实时有效的监督和控制，并且适当给予相对应的指导意见。除此之外，还需要在实践中，将“三同步”管理制度落实到实处，对施工现场进行深入的检查和分析。这样不仅能够在检查过程中，针对各个参建单位遇到的问题进行分析，而且还能够结合实际情况，提出有针对性的解决措施。在各个分部工程具体验收之前，需要对档案的收集、编制进行科学合理的把控，这样才能够保证竣工档案的合理性和规范完整性。

2.4严格把控竣工验收档案质量

在竣工验收过程中，其中非常重要的一点就是对竣工档案是否达到项目的基本要求进行检查和分析。因此，地铁公司档案管理人员以及相对应的监理工程师要结合实际情况，对竣工验收质量进行严格有效的把控。特别是针对一些隐蔽工程而言，要对其本身的记录是否具有真实性和有效性进行审核。

3结束语

城市轨道交通建设工程竣工档案管理在具体实施过程中，为了保证档案管理质量，需要加强监理、施工单位等各个部门在竣工档案管理方面的水平。这样不仅能够从根本上促使交工验收期限得到有效缩短，而且还能够保证城市轨道交通建设工程竣工档案管理质量的有效提升。

参考文献

[1]姜红.城市轨道交通建设项目档案质量控制研究———以某轨道交通集团为例[J].北京档案，2018（03）：32~34.

[2]陈红团.基于BIM技术的复杂水工项目管理模式研究[D].青岛理工大学，2018.

[3]叶飞.政府建设工程合同管理的问题和对策研究[D].苏州大学，2017.

[4]王一峰.轨道交通工程竣工档案编制研究———以宁波轨道交通为例[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2016（00）：87~90.

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现在计算机管理广泛应用于各类单位管理的方方面面,在各项管理活动中,电子文件以其快捷的办公速度和传递速度逐步取代了纸质文件,如何加强档案信息化建设是做好档案管理工作的关键。

档案信息化建设的主要内容

(一)信息化的基础设施建设

软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是档案信息传输、交换和资源共享的必要手段。

(二)档案信息资源建设

档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一,它的开发和利用是档案信息化的核心任务,是档案信息化建设取得实效的关键。

(三)档案的标准和规范建设

标准规范是档案信息化建设的重要基础之一,主要包括电子文件归档和电子档案管理,档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等,逐步形成关于中国档案信息化的标准规范体系。

(四)档案信息化的应用系统建设

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档案数字化可以说是档案管理发展的必然趋势。利用计算机技术，档案的生成速度加快，存储空间变小，各种数据能够实现整体分类管理，确保在档案管理和利用过程中档案的真实安全，弥补了传统的档案管理和利用中的漏洞，实现了高效率管理与利用。道路交通档案信息化是实现道路交通信息高效管理利用的必然趋势。道路交通信息具有数据信息量大、更新速度快，信息复杂等特点，单纯的人工记录已经难以承受当代巨大的道路交通压力。道路交通档案的数字化管理，可以极大地节约人力资源，减少档案录入和管理过程中的人工失误，提高整体档案管理水平，对于道路交通系统的效率提高有着重要意义。

二、道路交通档案数字化管理中的漏洞

（一）数字化录入和管理软件不统一，缺乏统一的规范格式。道路交通档案的录入要求有着统一的格式和统一的管理软件，这样才能形成整齐划一的档案管理体系。而在档案数字化管理的过程中存在着档案录入格式不统一，操作软件不一致的现象，甚至是各种档案缺乏统一的规范格式，这就造成了后期档案管理的混乱，也降低了档案利用的效率。（二）档案标准化工作不到位，规范化工作无法落实，重要数据缺少备份。档案数字化管理要求各种档案都有着各自的规范格式，而在管理中也要保证档案的分类和整理准确无误。由于我国电子档案标准化工作起步晚，工作人员对档案规格的忽视，造成档案标准化工作不到位，同时还存在着管理工作中档案的分类规范化工作无法落实，各种数据掺杂在一起，严重影响了档案的利用。此外，在重要档案的数据备份上也存在着一定程度上的工作缺失。（三）数字化管理人员素质不到位，对于各种档案的录入和整理分析缺乏能力。传统的档案管理人员无法跟上时代脚步，无法掌握专门的档案管理软件，岗位能力的缺失是非常严重的弊端。管理人员对各种电子录入和管理工具不熟悉，无法快速高效地完成档案生成和管理工作，这也是档案数字化管理中的一个严重问题。（四）现代化的档案管理设备缺失，设施不配套或数字化水平低。档案数字化管理在一些偏远地区还没有实现，各种数字化设备不配套，严重影响了档案管理工作，有的地区还存在着数字化管理水平低，道路交通管理单位不重视，仍旧延续以往管理模式的现象。

三、加强道路交通档案数字化管理工作

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工程单位档案资源的核心和灵魂就是工程技术档案，其能够记录工程项目的质量控制、进度管理、延续和发展交通工程技术等原始数据，这是对交通线路进行建设、维护的重要依据，也是工程项目进行问责的主要凭证，其重要性不言而喻。但是当前对其的管理工作还存在一些问题，需要找出合理有效的措施来进行改善。

1 工程技术档案与工程项目的管理

1.1 交通施工企业工程技术档案管理中存在的问题

交通工程项目中的对于质量的把控过程主要施工过交通工程行业的相关资料来完成的，是工程项目进行验收，实际运营的重要依据。虽然交通工程行业的资料档案比较重要，但是在实际的施工过程中，很多的工程施工单位不注重项目管理的工作，只是简单的进行整理，在收集工程资料时没有按照相关的要求和标准来进行，这使得很多的资料不能清晰和客?^的反应施工的真实情况在交付后出现很多问题但是没有办法问责。在对档案的管理进行标准化的执行时，存在的问题也比较多[1]。

就一项工程来说，对其的要求不仅仅是稳定、持续的发挥其功能性，使其安全可靠，其技术资料也应该详尽、完整和准确，这样在出现问题时才能够做到可追溯。当前来说，工程的项目部人员主动和自愿的来从事资料管理的人员比较欠缺，使得工程资料的工作规范化一直得不到落实，很多项目部的管理人员对于工程资料的整理也不重视，其更加在意的是实际的施工情况[2]。并且，在实际的施工过程中，如果没有相关部门来验收，资料的管理工作就会被置之一旁，文件资料被胡乱的堆积，相关的检查组来进行项目的检验时才开始进行资料和档案的整理，加班加点，只想应付了事。如果验收的结果不符合相关的标准和要求，资料员往往会成为替罪羊，被追究责任，在这种情况下，很多人都将资料的相关工作当成一份苦差事来做。另外还有一些单位虽然在平常比较注重资料的工作，但是平常资料的记录和积累没有到位，凭空捏造和造假的情况比较严重，使得资料的准确性和可靠性大大降低。

1.2 工程技术档案管理与工程项目管理的关系

工程技术档案具有指导、记录的作用，对于工程项目的管理水平和能力有一个直接的反馈作用。因此，工程技术档案的科学和规范，对于交通工程项目的顺利竣工有比较大的影响，对于体现施工单位在施工期间的质量把控以及项目的管理水平也有重要的体现。

工程技术档案的特点比较鲜明：第一就是能够对整个工程的质量把控和实际的管理情况进行直观的反映；第二就是对一些强制性的法律条文是否严格按照标准来执行进行监督；第三就是对于工程项目的检查、管理以及更改有所记录，并作为依据；第四就是在整个工程项目中积累信息资源；第五就是为质量责任和问题的追究提供坚实有力的依据；第六就是通过对资料进行分析，及时的发现工程中存在的问题，并找出有效的措施来进行完善和解决。

1.3 工程技术档案对于工程项目管理的作用

（1）作为质量通病的重要突破口以及切入点。从工程的技术档案中，能够反映出工程项目在施工的检测等每个施工过程中比较重要的环节以及关键点，能够对工程进行重建，也是进行检查、管理以及实际的投入使用比较重要的依据。在繁杂的基础信息库中，对数据进行深入的分析和科学的对比后，通常能够很清晰的反映出工程质量中存在的问题，并且比较准确和细致，这样能够更好的对症下药，以此来总结出经验，避免以后的工程出现相同的问题[3]。

（2）作为获取的经验。工程技术档案是工程建设单位中比较重要的无形资产，拥有海量的原始的施工数据，比较详细的记载了工程项目的竣工验收以及质量的相关内容，能够帮助相关的人员快速的掌握有关项目最直接和最真实的信息。

2 发挥工程技术档案对于工程项目管理促进作用的具体策略

2.1 强化岗位的责任意识

对于工程的项目来说，首先要做的就是对资料人员的具体职能进行划分，相关的如档案的收集和管理等工作要落实到个人，这样才能保证工作的有序性。而工程的档案需要收集的内容是要对工程项目的图纸进行登记和管理；对于施工过程中的一些施工工艺的变动、会议的记录要有所保留和登记。

2.2 提升资料员的职位认同感

在建筑的单位中，资料人员似乎处于工程之外，享受到的待遇、得到的重视程度远远不如施工员、管理员等。资料员的存在感比较低，这使得交通工程单位的资料员青黄不接且素质难以提升。

近些年，在国家建筑行业的制度下，内业人员的尴尬处境有了很大的改善。如施工单位要进行体系认证，就需要其对于专门的质量记录的资料进行整理和收集。在规范化和标准化程度越来越高的工程施工行业，能力比较强、切实负责的内业人员越来越重要，逐渐的成为了管理者青睐的对象，成为了项目部比较重要的力量。作为内业的资料人员，要调整自身的价值定位，提升自身的专业素养和能力结构，总结经验，这样才能创造出自身的价值。

2.3 加强监督以及引导

交通施工单位的档案部门对于相关的业务要加强监督和引导，对于资料员要进行前期的培训，强化其业务能力和职业素养。将收集来的资料按照一定的类别、标准进行分布，在封面以及目录等填写的过程中严格遵守相关的要求和格式。对于工程技术档案资料的归类要合理和规范，避免产生不必要的重复工作，造成浪费。

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论文摘要：在我国社会实现由计划经济向市场经济转型的过程中,人才的流动已经成为一种客观的事实,,但是在传统人事档案管理制度中总是存在着主观随意性强、容易弄虚作假、以及多头管理混乱等弊端,使得档案制度改革难以实施。本文主要从人事档案管理制度改革出发,从人才强国的战略高度,提出了相应的改革意见和建议。

档案是知识的宝库与历史的见证，是人们在长期的社会实践活动中积累形成的宝贵历史材料，记录社会不同时期、不同阶段的发展历程，对了解历史、查考现实、总结经验教训、制定政策规划、教人育人，具有极其重要的作用。如一个单位在制定各项改革方案、描绘未来发展蓝图时，都要参考档案资料;又如学校、单位、企业，通过档案编写史料、举办展览、电教宣传等方式来教育人、感染人，增加职工的责任感、荣誉感、归属感等等。

一、传统人事档案管理中的弊端

（一）主观随意性强

传统人事档案中有“任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案”的规定。这一规定源自干部人事档案制度，并应用到其他人事档案规定中。对当事人保密的目的一般认为是安全的需要以及方便组织管理，但正是这种高度保密性反而降低了人事档案的真实性和可靠性，因为信息垄断而使“组织意见”主观随意性增强。

（二）弄虚作假,以档谋私

在传统管理方式控制下，“以档谋私”现象屡屡出现。欲从行政部门、国有企事业单位跳槽的人受到单位扣留档案不放人的“人质档案”现象并不鲜见。部分“弃档族”在进入需要人事档案的单位就业办理调转、报考公务员、考研等时候，也徒叹“档到用时方恨无”。现实中有个别人通过在档案中伪造干部履历、入党材料和专业证书，靠弄虚作假，平步青云走较高级领导岗位;也有单位个别领导通过档案打击报复，给职工带来极大的伤害。不同形式的虚假档案,“以档谋私”现象的屡屡出现,使档案制度的严肃性、准确性、惟一性屡受挑战。由于传统的人事档案管理无法适应我国经济的高速发展，而新的人事档案管理方式尚未建立完善，当前的档案管理工作出现一些新情况和新问题。

（三）社会主义市场经济进程中呈现“弃档族”

过去个人只能对人事档案所决定的命运无条件接受，而在现在这一转轨时期，大量新阶层与流动人员在很大程度上摆脱了它的影响。根据不完全统计，全国各级人才流动中心为15.4万个国有和非国有单位代为管理保存的三四百万份人事档案中，至少有60多万份与主人失去联系。作为60多万“弃档族”中很多人是“漂”到大城市就业，档案现在对他们来讲没有什么用;有人甚至长期拖欠人才流动服务中心档案托管费，且未作补交的打算。调查显示:有68%的被访者认为档案在他们求职及职业发展中不重要或作用不大，而且越是年轻人和非党员，越是不重视档案。对于流动人员而言，调整档案工资、进行职称评审、提供合同鉴证、办理社会保险和出国政审等人事项目实际上也并不需要。流动人员并不在国有单位，按照党政机关、事业单位的工资制度给他们定级、晋资可谓是画蛇添足。

（四）在非公企业，不关心员工人事档案

与部分人自动抛弃档案相应的是许多非公企业在招聘员工时也并不关心人事档案。企业经理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式评价聘用员工。某咨询公司的一项调查表明，不关心员工人事档案的企业占了调查总数的80%。在政府机关或国有企事业单位，情况就不一样了,人事档案在提干过程中“还是相当重要的。”如今，企业必须在市场上寻找最优秀的人才，以应对激烈的竞争。但现有的人事档案，在很大程度上已经不能够帮助他们正确判断某个人的真实才能和准确的客观背景，有些甚至提供了与实际情况截然相反的结论。因此，它已越来越成为用人单位的一块“鸡肋”:“食之无味，弃之可惜”。三是对人事档案处于越来越忽略的状态。目前，众多跨国公司、民营企业、上市公司越来越多地转向去做人才的背景调查，而对人事档案基本上都处于越来越忽略的状态。用人单位在忽略旧的人事档案的同时，却又发现或多或少需要建立每个人员的新“人事档案”，只不过这份“人事档案”现在有着更多不同的形式:有的企业是建立在人事信息管理系统之中，有的企业干脆自己建立在人才中心保管的人事档案之外的“第二人事档案”;然而这些都处于各自为政的状况，随着市场经济的发展和各种所有制市场参与者的大量涌现，具有社会公信力的集人才信息与信用的人事档案管理制度又确实有其存在的价值，现行的人事档案管理制度乃“弃之可惜”。

（五）人事档案管理改革难以推进的原因

人事档案虽小，但关系到千百万劳动者的切身利益，关系到我国人事制度改革进程的进一步深入，关系到依法治国和人才强国战略的具体实施。由于传统体制下人事档案管理牵涉到组织、人事、劳动、档案等多个主管部门，档案的功能则延伸到民政、公安、教育等其他有关部门，特别是由于档案收费管理为政府所属人才流动服务机构、职业介绍机构带来巨大收益，致使目前人事档案制度改革举步维艰，大大落后于干部人事制度改革的整体进程。

二、对新型人事档案管理制度的设想

（一）明确流动人员人事档案管理的公共服务性质

在组织人事部门成立人才交流机构之前，干部人事档案一直是由组织人事部门集中统一管理的，在性质上属于公共服务，而且带有很强的政治性。出于深化机构改革和机关转变职能的需要，党委组织部门和政府人事部门在成立人才交流服务机构后，把流动人员档案管理这类比较具体的事务性工作委托或授权给人才交流服务机构负责，但这并未改变流动人员人事档案管理的公共服务性质。所以应当进一步明确流动人员人事档案管理的公共服务的性质，维护人事档案的真实性、严肃性,完善流动人员人事档案管理的公共服务体系和人才流动社会化服务体系。

（二）建立人事档案管理相互分离的管理制度

从长远看，我国的人事档案制度改革必须明确所有社会组织都具有建立和保管本单位人事档案的权利和责任，不管公共部门或三资、民营企业都应在法律规定的制度和原则下享有人事档案的管理权。为保障流动人员权益和各单位的专有知识信息，非公单位的人事档案应以单位为中心建立，主要用于企业日常管理，不得作为个人身份证明随个人在不同单位之间调动。个人到新的单位供职服务，则新的服务单位应重新为其建立档案。个人离职后原单位应在若干年内保留其人事档案。

个人求职或服务的新单位欲了解查阅其原单位的人事档案由本人书面授权，原单位应无偿提供。非经个人授权，任何单位和个人不得以任何理由扣留、公开、披露个人档案信息。

（三）发挥好人事档案管理工作服务作用

档案管理绝不仅仅是单纯保管，而是有一系列服务内容。比如《人事档案管理暂行规定》第七条明确:“人才流动服务机构应认真做好流动人员人事档案的收集、整理、保管、利用、转递等管理工作，认真做好与流动人员人事档案管理有关的流动人员身份认定、档案工资记载、出国(出境)政审工作，经授权做好相关的职称资格考评、合同鉴证、社会保险等社会化服务工作。”为了适应服务人事工作的需要,《规定》还要求“做好流动人员档案材料的收集工作，不断充实流动人员人事档案的内容。”这些服务内容是今后人事档案管理的很重要内容,也是发挥档案作用，促进经济发展的有效途径。

(四)执行“收支两条线”

为了保证规定落到实处，应当收取少量服务费，必须严格执行物价部门批准的标准，并接受群众监督。但是要坚决执行“收支两条线”，收取的服务费要如数上缴政府财政部门，不得私自截留。“收支两条线”是对行政事业费的管理措施，对企业则无法执行，这也从另一个侧面说明了企业是不能管理流动人员人事档案的,因为那样一来，实际就把这项公共服务变成了企业行为。超级秘书网

总之，只有以“以人为本”和“以民为本”来进行人事档案管理制度的合理改革，才能使人事档案成为一个透明、适度开放的个人社会公信平台，才能充分保障人事档案当事人的合法权利得到保障，才能解除就业者的后顾之忧，让人们安居乐业，使现有制度的既得利益者在公共平台上实现共赢，促进社会主义和谐社会建设。

参考文献

[1]胡伟.浅谈人事档案的特点和作用[J].科技，2004,(10).

[2]孙鹏.人事档案如何更好地发挥作用[J].中国科技信息，2005,(06).

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关键词：教务档案；管理系统；EEAM系统

中图分类号：G434 文献标志码：B 文章编号：1673-8454（2016）05-0038-03

在高校的各项管理工作中，教务管理是核心工作，而教务档案的管理则是教务管理中一个重要的内容之一。教务档案管理工作是为提高教学质量、促进教育教学水平、培养高质量的人才提供服务的。由此可见，教务档案管理工作是学校管理工作中一个重要的组成部分，教务管理水平的高低体现了学校教学管理水平的高低，关系到学校在当前社会竞争中的发展与地位[1]。

在当代高校扩招和社会信息化高速发展的背景下，教务档案作为高校教学中的重要信息来源之一，除了要真实呈现高校管理工作的历史记录外，还要为教学评估提供档案信息服务。因此，无论是从管理层面、还是服务和利用层面上讲，建立教务电子档案管理系统都具有其积极的重要意义[2]。

笔者学校根据工作需要自主研发了教务电子档案管理（Educational electronic archives management）系统（以下简称EEAM系统），在教学职能部门和所有教学单位中进行试运行，经过近一年的使用，笔者自定义调查问卷对EEAM系统的应用效果进行了问卷调查，以期从问卷的数据分析中找到如何改进完善EEAM系统的有效途径和方法。

一、研究方法

1.调查对象

本次调查对象选择了笔者学校的教学管理人员，包括教学职能部门的管理人员和各教学单位的教学管理人员。调查问卷采取现场发放回收的方式进行。

2.研究工具

笔者自定义了调查问卷，共分为两个部分。第一部分调查了被调查者的自然情况，包括性别、年龄、学历层次和信息素养等情况；第二部分针对使用者对EEAM系统的稳定性、美观性、操作方便性、安全性、导航功能功能设计、功能模块设计、使用频率、查找获取文件的便利性、档案资料的共享性、权限分级的满意度、是否提高了工作效率和质量以及EEAM系统与传统纸质档案存档的共存性等方面进行了调查。

3.统计学方法

采用SSPS16.0软件进行统计学分析，计数资料采用频率和百分率进行表示。将问卷第二部分的题目进行量化计入EEAM系统总体评价，然后与被调查者的性别做t检验进行分析，与被调查者的年龄和学历层次进行方差分析，与被调查者的信息素养进行相关性分析。所欲统计数据以P

二、调查结果与分析

发放问卷50份，回收问卷50分，回收率100%，有效问卷50份，有效率100%。

1.EEAM系统总体评价与被调查者性别的比较

从数据对比结果来看，P>0.05，无统计学意义，说明被调查者的性别对调查结果没有影响。

2.EEAM系统总体评价与被调查者年龄的比较

从数据对比结果来看，P>0.05，无统计学意义，说明被调查者的年龄对调查结果没有影响。

3.EEAM系统总体评价与被调查者学历层次的比较

由上述统计数据分析结果可以看出被调查者学历层次的高低对EEAM系统使用的认可度显著相关。大学本科与硕士研究生对EEAM系统的认可度没有差异性，但是具有博士学历的被调查者与其他学历层次的调查者对EEAM系统的认可度有差异性，说明高学历的教学管理人员更能接受EEAM系统，认为在信息化的今天，档案管理的信息化是档案管理工作的未来发展趋势。

4.EEAM系统总体评价与被调查者信息素养的比较

从上表可以看出r=0.351，P=0.012

5.EEAM系统应用效果各方面频度分析

从对EEAM系统设计的各方面指标的频数分析数据上来看，有72%-82%的被调查者认为EEAM系统无论是在系统的稳定性、系统的美观性、操作的方便性、系统的安全性、导航功能的实际上、功能模块的设计上、查找获取文件的功能上、档案资料的共享性还是权限分级的设置上都认为是“满意”或“一般”，只有8%以下的被调查者对EEAM系统的个别方面“不满意”，12%-22%的被调查者对EEAM系统的各方面设计“非常满意”。由此可见，对于EEAM系统我们还将在细节处进行修订完善，以期达到用户的使用要求，为学校教务档案的管理信息化提供保障。

从数据分析上看，有84%的被调查者在工作中会经常使EEAM系统，使用频率可以到达“每周至少一次”或“几乎每天都使用”（半数以上的试用者可以达到这个频率）。可见EEAM系统的设计比较符合学校教务管理工作的需要，能够在工作中发挥电子文件收发、档案管理等功能，同时也有近80%的被调查者认为使用EEAM系统后，的确提高了工作效率和工作质量。对于档案管理的信息化正在发展进程中，在实际工作中我们应该如何平衡电子档案管理与纸质档案管理工作呢？通过调查有半数以上的教学管理者从实际工作出发，一致认为在档案管理工作未来的发展几年内，无论是电子档案管理还是传统的纸质档案管理都不能完全占领档案管理工作领域，二者在档案管理工作都有着举足轻重的作用，要有机的结合，相辅相成，充分发挥各自的优势，只有这样才能构建档案管理新框架，将档案管理工作做到尽善尽美[3]。

三、加快档案管理信息化的建议

1.更新观念，提高认识

教务档案管理工作的真实性也记录了高校生存和发展的历史进程，同时教务档案管理工作价值和功能决定了其在学校教学管理中的重要地位，所以教务档案室办好学校的重要基础工作之一，这就要求学校领导和教学管理人员要更新观念，提高对档案管理工作重要性的认识。尤其在高科技不断涌现的今天，已经打破了传统档案管理的发展格局，在电子档案管理发展的进程中，我们要加大在人力、财力、设施上的投入，建立严谨的档案管理秩序，提高档案管理的标准化程度，形成科学的档案管理方法，才能使教务档案管理工作尽快的想现代化管理发展。

2.完善平台建设，加强安全意识

通过研究数据可以看出，对于EEAM系统在今后的高校教务档案管理工作中要不断的根据实际工作需要修订完善电子平台建设，无论是系统的稳定性、界面的美观性、功能模块的设计和使用的便利行，还是高效的检索工具的设置，权限分级设计等方面都要随着社会信息化程度的提高而不断改进完善，尤其是要加强档案信息安全保障体系的建设，加强对档案工作的管理、监督和指导，加强对档案信息的安全性管理，加强档案备份的安全性管理，加强档案共享的安全性管理，同时也要加强档案的网络安全性，保证电子档案信息的质量，确保档案的安全性、真实性和完整性。

3.提高档案管理工作者的综合素质

高校教务档案管理工作的重要性决定了档案管理工作者要具备专业的职业素质，即教务档案管理工作者要树立强烈的事业心和责任感；要不断提高自身的专业知识和专业能力；要有严谨的工作作风、爱岗敬业的职业道德；要强化服务意识，甘于奉献的服务精神。档案管理信息化的发展决定了档案管理工作者要具有较高的信息素养，从文中统计数据分析来看，信息素养高的被调查者更容易接受EEAM系统，对档案管理的信息化更能认同。所以要提高教务档案管理者的综合素质，教务档案管理者不仅要掌握现代科学管理素质、现代科学知识，还要掌握办公自动化知识和各种档案管理软件的使用，提高管理者的信息素养。只有这样才能优化档案管理工作，提高档案的管理效率，构建专业的档案管理服务平台。

总之，随着计算机技术的广泛应用，高校教务电子档案管理系统是学校档案管理工作发展的必然趋势，我们不仅要对EEAM系统进行开发使用，后期还要不断的进行修改和维护，以期达到电子平台为教学管理服务的目的，同时教务管理人员也要加强自身综合素质的提高，为高校教务档案的管理工作提供人力和物力的保障。

参考文献：

[1]吕小明.高校电子文件管理研究[J].中国高教研究，2010（2）：68-69.