档案文献管理范文10篇

档案的法律定义是“过去、现在的国家机构、社会组织和个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家与社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的记录”，而学校是集中保存大量档案与文献的一个场所。随着教育建设投入的加大，有条件的中高等学校都兴建了较大规模的图书馆，并在其中保存档案与文献。图书馆中文献资料的借阅与使用十分频繁，对于一些珍贵却很有价值的文献，又不能完全封闭保存。这些都促使着学校档案与文献的管理迅速地向着数字化与信息化方向发展。

1学校档案与文献管理的特点

1.1学生信息档案数量巨大

学校的档案大多数都是以纸质形式进行保存，而且即使有电子档案也依旧以纸质为准。规模较大的中高等院校的档案管理工作中，有很大一部分是学生、教职员工的人事档案，另外则是各类资料、图书。中等学校每三年就毕业一批学生，而高等院校与较大的中高职校动辄就是数千人的在校生规模。因此，学校需要保存的学生档案的数量巨大。综合类的高校以及较大规模的高中等学校，基础教育与专业教育对教育资源的需求量也十分巨大。

1.2档案及文献的重要程度高

规模较大的学校，比如一些高等院校保存的档案的重要程度都很高，尤其涉及学历档案与科研资料。当前虽然教育部也有电子数据可以查询学历信息，但是一旦学历学位证书遗失，最终回到学校补办时，还是要以学校存底的档案信息为依据。而高等院校中还保存有大量重要的科研信息，包括硕博士的论文原本、科研项目资料、科研成果等，因此更是不容有失。

摘要：本文主要针对当下成人院校档案室在学生档案建设与管理工作中，存在着忽视原始资料的收集和积累、整理不规范，无专人管理档案等问题，阐明了成人院校在学生档案工作中历史资料存留、文献资料参考的作用，以及在学生档案的收集、整理和开发利用。

关键词：成人院校档案室；在学生档案；管理

《中华人民共和国档案法》第一章总则第二条将档案表述为：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。就成人院校档案室档案而言，可分为：文书档案、人事档案、财务档案、在学生档案等。它是成人院校档案室工作活动的历史记录，特别是在学生档案，如：读者档案、藏书档案、参考咨询档案、地方文献档案、在学生辅导档案等，真实地记录了在学生的活动过程和成果，对今后与工作具有重要的指导和查考作用。伴随成人高等教育的不断发展，进一步贯彻落实“办好继续教育事业”，成人院校档案室在各项日常教育教学活动中，会产生一系列具有参考、利用价值的文献资料，通过收集、整理、保存，最终形成了办公文件处理中所说的档案。成人院校档案室工作系统化完整化，是档案工作规范化的重要组成部分，同时必将促进成人院校档案室各项在学生档案管理工作的发展。

1在学生档案在成人院校档案室工作中的作用

成人院校档案室在学生档案的作用主要有两个方面：1.1历史资料存留。档案是具有价值的历史文献文件的集合体，是国家和成人院校在学生档案建设的历史记忆，是传承成人高等教育的重要裁体，是成人院校档案室在学生学习经历全面的、准确的、真实的反映。成人院校在学生档案是在学生成人院校全部活动中的文献文件记载，它为成人院校档案室存史编志提供了原始依据。1.2文献资料参考。档案是第一手的原始资料，记录了历史活动的真实实践经过，记录了社会各个方面各项实践活动中思想政治的发展，社会经济实践活动中的经验和科学研究以及艺术文化创新成果。所以，成人院校档案室在学生档案是成人院校档案工作实践中，成人院校档案室制定贯彻执行相关法律法规、政策计划拟定、文献文件启始、教训经验总结以及进行成人院校档案室在学生档案工作的依据，是表明成人院校档案室在学生档案管理工作具有文献资料参考利用价值，是在学生档案存储活动工作原始数据记录载体。

2加强成人院校档案室在学生档案管理

本文作者：孙秀丽工作单位：开封文化艺术职业学院

从1997年欧阳锋在《档案行政处罚工作要点概述》（《贵州档案》）一文中，首次提出“档案行政管理对象”概念后，到2012年6月的近16年间，只有半数年份有相关文献发表。年均只有1篇，与同期包含“档案行政管理”文献年均1016篇的数量相比，几乎可以忽略不计。具体情况是：1997年1篇，1999年1篇，2001年2篇，2002年2篇，2003年2篇，2005年1篇，2011年4篇，2012年3篇。虽然，文献的发表时断时续，但总体呈现出缓慢上升的趋势。从期刊分布看，16篇文献分布在9种期刊上，其中，档案学期刊8种，大学学报1种。《档案管理》以8篇占全部文献50%的数量成为相关研究的核心与中坚，《北京档案》、《档案与建设》等各1篇。

从文献作者情况看，16篇文献出自13位作者（单位）。其中3篇1人（吴雁平），2篇2人（刘东斌、黄志勇），1篇9人（胡春林、沈国建、徐莹、晓章、宋慧蓉、欧阳锋、黄志文、、谌汉业），1个单位（《档案管理》评论员）。吴雁平、刘东斌、黄志勇3位同志以7篇文献，占文献总数近一半（43.75%）的比例成为这一研究的核心作者。从文献的作者单位分布看，16篇文献中的14篇署明来自9个单位。在9个单位中，档案行政管理部门6个（河南省档案局、河南省开封市档案局、福建省大田县档案局、河南省濮阳市档案局、湖南省溆浦县档案局、江苏省东台市档案局），发表文献11篇；高等院校3个（上海空军政治学院、中山大学、开封大学），发表文献3篇。其中，河南省开封市档案局3篇，河南省档案局2篇，河南省濮阳市档案局2篇，福建省大田县档案局2篇成为这一研究的核心单位。

从题目中使用的主要关键词分析。从16篇文献的题目中提取的主要关键词来看，涉及“档案行政管理”的9篇，占全部文献的56.25%；涉及“档案行政处罚”的3篇，占全部文献的18.75%；涉及“档案行政奖励”、“档案法律法规建设”、“档案管理体制”、“档案执法”各1篇，各占全部文献的6.25%。在9篇题目中，“档案行政管理”的文献分别涉及档案行政管理职能、范围、对象、WTO的影响及有关思考。而以“档案行政管理对象”为题目主要关键词的文献只有1篇，仅占全部文献的6.25%。从文献使用的中文关键词分析。16篇文献共使用21个中文关键词，使用频率在2篇以上的，只有档案行政管理(3篇)和档案(2篇)两个，集中度并不高。在19个使用频率只有1次的中文关键词中，与档案行政管理直接相关的有8个（管理对象、档案事务、行政奖励、行政管理、管理边界、管理范围、目标、特征）；与档案管理体制相关的有4个（体制、体制改革、局馆合一、档案管理体制）；与档案法制建设相关的有4个（行政执法、信息立法、档案法律法规、档案立法），其他的3个（档案局、档案馆、社会转型）。

从上述分析看，“档案行政管理对象”研究文献仅涉及2个学科，学科集中度高；文献均属社科类，偏重于实践性，理论性稍显薄弱；文献数量少，研究时断时续；档案学期刊是研究的主要阵地；已有几位高产作者成为研究的核心，其所在单位也成为该研究的核心研究单位。《档案管理》与河南省对这问题关注度最高，是发表相关文献最多的杂志与省份。从文献题目的主题词与文献的中文关键词来看，文献主要关注点在与“档案行政管理”相关的多个问题上，对“档案行政管理对象”的研究还非常少。因此，在积极推进“依法行政”的大环境下，开展有关“档案行政管理对象”问题的研究，不仅是档案行政管理部门“依法行政”实践的需要，也是档案学理论发展的需要。

摘要:通过对中国知网学术文献总库2000年～2009年有关档案知识管理研究文献的作者、来源期刊、研究机构、主题及被引情况等进行定量分析,可以看出档案知识管理是近些年来国内档案学界关注的热点问题之一,中国档案知识管理研究文献的数量逐年上升,国内开展档案知识管理研究的机构主要集中在高等学校,大多数学者的研究重点是宏观层面的理论研究。

关键词:档案知识管理;文献计量;引用统计;著者分析;学科主题;期刊分布

为了全面了解中国档案知识管理研究状况,本文基于中国知网学术文献总库进行了检索。由于档案知识管理研究涉及知识经济、档案管理范式、数字档案馆、知识挖掘等相关方面的内容,如果只以题名中出现“档案知识管理”的文章作为检索对象,将遗漏部分相关文章,为了提高查全率和查准率,作者选取主题和题名两个字段进行检索,制定检索式“SU=知识管理andTI=档案”,共检索出2000年至2009年出版的文献257篇。本文即以这一检索结果作为研究对象,从多个角度对十年来中国档案知识管理研究状况进行全面整理与分析论文。

1文献量统计与分析

在检索到的257篇文献中,223篇为中国学术期刊论文,21篇为中国优秀硕士学位论文,6篇为中国重要会议论文,6篇为中国重要报纸文章,1篇为中国博士学位论文。把这257篇文献按照文献出版年进行统计,见图1。

从图1可以看出,十年来的总文献量、核心期刊发文量及获中国优秀硕士学位论文的数量都在不断上升,说明学界持续关注档案知识管理研究,尤其是2002年和2007年,2002年总文献量较2001年增长108%,2007年较2006年增长50%,这两年的总文献量都较其前一年有较大幅度增长,学界对档案知识管理的研究呈现阶梯式递增趋势。另外,核心期刊发文量和获中国优秀硕士论文的数量不断攀升,说明学界档案知识管理研究的理论水平不断提高,对档案知识管理的研究日益深入和系统。图1中拟合曲线表明:总文献量在近十年中呈指数增长趋势,增长速度较快;而核心期刊发文量和中国优秀硕士论文数的增长趋势稍缓,大致呈对数函数增长,不难发现,论文质量和研究水平较高的文献的发展还存在较大空间。说明:本文是在2009年12月底收集的文献,由于数据库收录文献具有一定的滞后性,因此,2009年的文献数量是不全的。

摘要：随着经济社会的发展和科技的进步，档案管理现代化步伐也越来越快，如何更好地适应档案事业发展新形势的要求是广大档案工作者必须认真对待的课题，本文对此加以研究与思考。

关键词：档案管理现代化问题研究与思考

随着科技的发展，现有的档案管理工作单纯依靠手工检索、人工调卷，满足不了为经济建设服务，适应不了时展的要求。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。电子文献信息将构成档案信息的主体，随着知识经济时代的到来，对档案信息的利用要求量与日俱增，要将信息工作纳入档案管理工作中去，充分利用高新技术手段，促使档案管理信息广泛交流、扩散和利用，利用科技手段快速获取档案信息，档案部门要把大量有价值的档案信息开发出来。实现档案的电子文件化管理，是档案现代化管理的重要环节。

档案工作要顺应潮流发展，造就出一批一专多能复合型人才，坚持不断更新，勇于探索，学习新知识，掌握新技能，是适应现代化档案管理工作的需要。

首先，要正确认识档案的地位和价值。

1.档案是社会信息的重要组成部分。文献信息是信息资源的主体，开发和建设好文献信息资源，将对社会信息化起巨大作用。已纳入信息系统的档案工作，在管理上必须建立科学的信息接收、加工、存储、输出、反馈系统。档案工作者必须强化信息意识和信息观念，变静态档案信息为动态档案信息，搞好信息资源的开发和利用。目前，许多电子文献信息已收入数据片中（包括以纸质、磁盘、光盘为载体的文献档案），并已加工上网。信息化档案，一方面担负信息资源的建设重任，另一方面要为网上信息服务。档案的网络化、数字化、自动化，是档案管理进入高层次的表现形式。档案自动化经过网络化改造，打通信息与外界进出口通道，增加计算机存储与处理的力度。

1.民间散存民族档案文献遗产损毁流失问题。如云南省散存民间的纸质民族文献有数十万册（卷），由于档案意识薄弱、生存环境恶劣，加之受经济利益影响，近年来，正以每年上千册（卷）的速度在流失。云南楚雄彝族自治州有一位精通彝文的毕摩，保存着60余部彝文古籍。多年来，这位毕摩一直在寻访传承人。然而，由于主持祭祀活动的毕摩已难维持生计，没人愿意承袭其衣钵。毕摩去世后，因为不知古籍的珍贵，家人将这些古籍当作毕摩的随葬品焚烧。其他尚存民间的纸质民族文献大多存放在破旧的箱子或麻袋中，有的藏于楼板夹层，有的藏在烧火煮饭的灶房里，保管条件恶劣，破碎、发霉、受潮、虫蛀和毁坏现象普遍存在。国外或沿海经济发达地区的一些不法分子看到民族文献的商业价值，深入云南民间购买并贩卖到沿海地区或国外，被收购的有瑶族古籍、东巴经书、藏族唐卡绘画及彝文古籍等。如丽江古城里有人偷卖东巴经书，有的东巴经书则被人偷到广州市场出卖，其价格已由收购时的数百元、上千元升至万元。而辗转流失到国外的有2000多册。值得关注的民族金石档案大多裸存野外，生存环境更为恶劣。如广西武鸣县罗波镇一寺庙之中原存有30多块反映当地民族宗教情况的碑刻，石碑不断被迁移作为它用，或为洗衣台的洗衣石，或被铺彻在村口的涵洞底下，迄今都已流失殆尽。再如据云南省民委古籍办统计，2000年，全省精通本民族语言文字并初通汉语的民族老人尚有数百位，近年来，由于年高体衰，每年有数十位相继离世。又如从1986年开始，广西卫生厅就着手搜集整理民族医药古籍，如今已经搜集到手抄本170多本。据调查，民间许多珍贵的医药手抄本被当成废纸烧掉，一些诸如师公戏等靠口传心授的口碑古籍也因为缺乏传承人而渐渐失传。2.众多管理机构民族档案文献遗产损毁流失问题。受体制设置等因素影响，档案馆、图书馆、博物馆、文化馆、群艺馆、政协、方志办、民委古籍办或民族研究所等单位都征集到大量的民族档案文献遗产，受自然因素影响，加之保管条件简陋，二次损毁流失问题仍然存在。据统计，蒙古文文献总量达13000多种，这些蒙古文原件多为各单位保存，损坏亦很严重。内蒙古社科院图书馆馆藏蒙古文古籍6280种，由于年代久远，其中的许多珍品均有残损。如蒙古著名的民族英雄史诗《格斯尔》已有破损，其中的第11章残缺更为严重，许多重要内容不能释读。云南楚雄州图书馆所珍藏的14卷彝文手稿古籍均有不同程度的损坏，其中2本古籍已经破损通洞，前后残损的有8卷。值得注意的是西部各地民委古籍办都征集保存有大量的民族古籍，由于管理条件简陋、管理松懈，损毁流失问题更为严重。如云南省民委古籍办收集到的5000余册(卷)民族古籍大多用自制的土纸、墨和竹笔写成，纸质坚韧，自然老化问题严重，90%的都已破损。这些古籍中损毁最为严重的有2000余册(卷)，有的被烟熏得漆黑，有的被虫鼠撕咬成粉末，亟待修复抢救。又如新疆古籍办收藏有民族古籍4447册（件），各地州市民宗委古籍办收藏4752册（件）。其中，伊犁州民宗委有700册，巴州民宗委74册，博州民宗委140册，昌吉州民宗委400册，克州民宗委380册，阿勒泰地区民宗委451册，塔城地区民宗委326册，哈密地区民宗委398册，吐鲁番地区民宗委200册，阿克苏地区民宗委256册，喀什地区民宗委古籍办800册，和田地区民宗委古籍办474册，乌鲁木齐市民宗委144册，克拉玛依市民宗委9册。[1]许多单位都没有专门的收藏室和保护设备，部分档案用蛇皮袋装在阴冷的房间里，有的甚至遭受雨淋而损毁。

西部民族档案文献遗产分散保存因素分析

1.历史遗存因素。在各民族历史发展过程中，掌握民族文化的大多是民族土司、土官、头人、喇嘛、毕摩、和尚、巫师、寨老、民间歌手等，建国后，这些民族知识分子所保存的民族文献一般都传给子女或徒弟。以彝族毕摩为例，云南楚雄州禄劝县著名的彝族毕摩张兴生于1930年，为毕摩世家，6岁开始从父学习毕摩知识。张兴毕摩家传彝文古籍众多，曾将上百部捐献给国家。该县另一彝族毕摩李天贵生于1915年，为六代祖传巫师，6岁开始从父学习彝文。他原有祖传、师传彝文古籍120余部，中有近百部被抄掠损毁，其后将18部捐献给楚雄彝族文化研究所。再以云南省勐海县佛寺傣文经书的遗存情况为例，勐遮乡的曼垒寺遗存有傣文经书76种451册，曼刚寺有44种172册，曼短寺有31种201册，曼纳麻寺有27种101册，曼柔寺有19种125册；打洛镇的曼厂寺遗存有56种248册，曼掌寺有34种201册，曼蚌寺有82种554册，曼景寺有27种64册；勐混乡的曼蚌寺遗存有49种422册，曼养寺有46种315册，城子寺有35种213册。[2]历史遗存因素是西部民间散存有大量民族档案文献遗产的重要原因。2.文化传承因素。民族档案文献遗产是承载民族文化的重要载体和媒介，其传承尤其是非物质档案文献遗产的传承，除文字记录传承外，大多是以民族性的集体传承为主。如盘王节是瑶族祭祀始祖的重大宗教节日，每年农历十月十六举行。节日短则三天两夜，长达七天七夜，除举行大型的祭祖仪式外，更以跳鼓舞和唱盘王歌以及反映历史、生产、爱情的民歌为主要内容。《盘王歌》又称《盘王大歌》、《盘古书》、《大路歌》等，主要叙述人类、民族、天地万物的形成和发展，以及瑶族祖先迁徙发展和生产生活情况，是研究古代瑶族社会历史、文化科技、宗教祭祀、经济生活等状况的重要口述档案遗产。盘王节不仅保留了瑶族口述档案遗产，对传承瑶族宗教文化、舞蹈文化、音乐文化等其他非物质档案文献遗产亦发挥了重要历史作用。[3]此外，许多民族档案文献遗产则通过父子、师徒等以口耳相传的方式进行传承，如贵州毕节著名彝族毕摩陈作真1895年生于世传巫师家庭，七岁跟父亲学习彝文，14岁学习彝文经书和宗教礼仪，19岁开始作法师，29岁承袭父职，任当地土司家族专职巫师。陈作真精通彝族宗教礼仪、彝文经书以及本民族历史，在传承民族历史文化方面发挥了重要作用。[4]西部少数民族历史文化的传承还有火塘传承、学校传承、寺院传承等方式。3.体制设置因素。为保护与传承中华民族悠久的历史文化，我国分别设置了档案馆、图书馆、博物馆和文化馆等系统，负责历史文化及其载体文献的征集与保护工作。1984年，根据《国务院办公厅转发国家民委关于抢救、整理少数民族古籍的请示的通知》，各民族地区民委都设立了“少数民族古籍整理出版规划办公室”，负责民族古籍的整理工作。由于学科视角不同，民族档案文献遗产多具有古籍、文物等多重属性。一般而言，“民族古籍是指曾经在中华人民共和国疆域范围内生活过的各少数民族和正在生活着的各少数民族在历史上遗留下来的一切用文字，具有某种文化涵义的符号即口头语言记录下来的文化载体。这种文化载体可以分为四大类型，原生载体古籍、金石载体古籍、口碑载体古籍和书面载体古籍。”文物则是有文化价值的历史遗留物，其形态主要是过去人们直接使用形成的实用性物品，如器具、工艺制品、建筑物和墓葬、遗址等，也包括金文、古籍、文档、印章、贝叶和石刻等文献。从民族档案文献遗产的内涵来看，其本质特征是具有原始性，而许多民族古籍、文物都具有这一本质特征。就外延而言，民族档案文献遗产中金石档案、口述档案和纸质档案等都与民族古籍和文物有较大的交叉性。基于此，图书馆、博物馆、民族古籍办等都把许多民族档案文献遗产纳入征集范围，这就导致了诸多文化机构和政府部门参与其保护工作，形成大量档案文献遗产为众多收藏单位分散保存的现实状况。

文化遗产框架下西部散存民族档案文献遗产保护问题

1.将民族档案文献遗产纳入文化遗产保护框架。民族档案文献遗产是我国珍贵文化遗产的重要组成部分。2005年，《国务院关于加强文化遗产保护的通知》第5条指出：“地方各级人民政府和有关部门要将文化遗产保护列入重要议事日程,并纳入经济和社会发展计划以及城乡规划。要建立健全文化遗产保护责任制度和责任追究制度。地方各级人民政府也要建立相应的文化遗产保护协调机构。”文化遗产保护是我国一项重大的文化保护工程，将民族档案文献遗产明确纳入文化遗产保护框架进行管理对构建其长效保护机制有重要意义：一是可将其纳入国家文化遗产保护政策法规体系之内，在国家文化遗产保护政策和相关保护法规体系之下，对西部民族档案文献遗产进行资源建设与综合保护。二是将民族档案文献遗产的保护列入政府文化遗产保护的重要议事日程与长期规划之中，作为政府工作的重要内容得以长期开展。三是在文化遗产保护框架下可以得到国家在资金投入、人员培训与机构设置等方面的大力支持。四是可以整合资源，动员相关政府机构与社会力量参与民族档案文献遗产的资源建设与保护发掘工作。2.文化遗产框架下民族档案文献遗产多元保护。由于民族档案文献遗产具有古籍、文物和文化遗产等多元属性，并为众多机构所保存，而将其全部集中到档案馆保护既不现实也不具有可操作性。为此，就要构建包括档案馆在内的民族档案文献遗产多元保护主体，具体而言要解决两个重要问题：其一，保护主体的确立问题。就现有文化遗产管理体制而言，从文化遗产的保护力量、珍藏数量等方面评介，从事文化遗产保护的主要是民委古籍办、图书馆、档案馆和博物馆四大系统，也是保存民族档案文献遗产的主要单位和部门。鉴于此，可将四大系统确立为民族档案文献遗产主要保护主体。其二，集中保护问题。鉴于四大系统管理体制已经成熟，其他部门所管理的民族历史文献可以通过相关政策法规向相应的管理部门移交。如民委宗教部门的可向古籍办移交，文化馆的可向图书馆移交等。同时，四大系统内部也要对民族档案文献遗产实行分级集中管理，也就是按其珍稀程度、价值高低、现存数量、版本情况等划分等级，采取移交、代存等方式，保留复印件，将原件集中到保管条件较好的省级档案馆、图书馆、博物馆或民委古籍办珍藏。其集中方式可在本系统集中，也可视实际情况实行跨系统集中。3.档案馆民族档案文献遗产保护的合作与交流。对具有图书、文物等多重属性的档案管理按《档案法实施办法》规定：“对于既是文物、图书资料又是档案的，各级各类档案馆可以与博物馆、图书馆、纪念馆等单位相互交换重复件、复制件或者目录，联合举办展览，共同编辑出版有关史料或者进行史料研究。”档案馆作为民族档案文献遗产的主要管理机构在其保护工作中要发挥积极的合作与交流作用。首先，编制联合检索目录。西部各民族地区可先建立省级联合检索目录，项目包括四大系统所存民族档案文献遗产的分类题名、数量、内容简介、征集地、民族和档案状况等，以此为基础，建立西部和全国联合检索目录。同时，积极参与如少数民族古籍目录等的其他系统联合目录的建设工作，以详细掌握西部和全国民族档案文献遗产的总体情况。其次，建立文献材料交换机制。在四大系统保存的民族档案文献遗产中，既有重复件也有相关文献的缺失。为此，四大系统既可互通有无，通过托管的方式将民族档案文献遗产分类保存，也可相互交换重复件、复制件，以弥补各单位所藏民族档案文献遗产的缺失与不足。第三，资源共建与开发。在信息化背景下，四大系统都形成了丰富的数字化民族档案文献遗产，将其进行数字化资源集中建设，不仅技术可行，更易形成资源优势。在资源发掘方面，既可联合举办展览，共同研究或编辑出版有关史料，也可以进行网上查询利用，或出版电子编研文献，发行民族传统歌舞、工艺制作、说唱艺术等光盘，为社会提供利用这一珍贵的民族历史文化遗产。4.西部民间散存非物质民族档案文献遗产联合保护。在文化遗产保护框架下，非物质文化遗产的保护与抢救受到政府和社会的重视与关注，并投入大量人力、物力和财力对民间非物质民族文化遗产进行征集保护。在此背景下，西部档案馆、图书馆、民委古籍办、博物馆和民族研究所等都征集到丰富的非物质民族档案文献遗产。为做好抢救工作，西部各省区在文化厅的领导协调下，四大系统首先要摸清家底，通报非物质民族档案文献遗产采集信息，以确定工作计划，避免重复征集问题。其次，合理规划，分工合作，或按地区、或按民族、或按文献遗产的类型，有针对性地对当地非物质民族档案文献遗产进行征集抢救。再次、分清重点，着重抢救濒危非物质民族档案文献遗产。西部现存非物质民族档案文献遗产的生存状况各不相同，就整个西部地区而言，亟待抢救的是民族口述历史文化，以及部分濒危民族医药、传统工艺等，这些民族档案文献遗产的传承人大多年岁已高，后续乏人，生存环境恶劣。为此，四大系统应投入更多的人力物力，重点抢救这些濒危非物质民族档案文献遗产。

本文作者：华林姬兴江王晋谭文君工作单位：云南大学公共管理学院情报与档案学系

摘要：随着信息技术与办公、科研活动的深入融合，档案信息化的地位与作用日益凸显。针对农业科研院所档案信息化过程中面临的重视程度不够、归档不及时、缺乏专业档案人才、硬件设施不完善以及存储技术落后等问题，文章提出引入相关人才、完善档案信息化管理规定、建立责任合作体系、拓宽资金来源渠道以及加强硬件设施建设并利用云存储等策略。

关键词：农业科研院所;档案信息化;电子文件;策略研究

一、引言

党的十八大报告中提出信息化也要实施创新驱动发展战略，在此背景下的信息化更加强调坚持走中国特色自主创新之路。2016年5月①，中共中央、国务院印发了《国家创新驱动发展战略纲要》，强调科技创新是提高社会生产力和综合国力的战略支撑，在促进社会经济快速增长、刺激信息社会、知识社会形态蜕变的同时，也给档案信息化带来巨大的挑战。农业科研院所作为科技创新的引领支撑力量，在日常科研活动中直接形成的科研数据、科研图谱等原始记录具有重要的保存价值。本文以“农业科研院所”和“档案”、“档案信息化”为主题词在中国知网、维普、万方中进行高级检索，剔除重复文献、会议文献，共检索到32篇相关期刊文献，检索结果如下：通过检索结果，（1）从数量上来看，检索到的文献总量只有32篇，说明我国对农业科研院所档案信息化的关注度较低，处于起步价段。（2）从期刊来源上看，2/32的文献发表在核心期刊上，大部分文献发表在非核心期刊上，期刊来源一定程度上代表了研究水平，所以农业科研院所档案信息化研究有待进一步发展。（3）从研究内容上看，现有文献以文书档案、科技档案、科研档案管理研究为主，档案信息化研究涉及较少。（4）文献最早发表于2003年，这与陈忠海②的调研结果基本一致。下面本文结合文献调研与具体工作实践分析农业科研院所档案信息化面临的问题，并探讨应对策略。

二、农业科研院所档案信息化发展存在问题及原因分析

笔者通过文献调查以及实际档案工作中遇到的问题，农业科研院所档案信息化发展存在问题及原因总结如下：1.重视程度不够。该领域相关文献数量、期刊来源在一定程度上可直接反映公众对其重视程度及发展水平。一方面，从检索到的相关文献数量“32”以及每年相关文献的发表数量不足“10”这两个数字来看，农业科研院所对档案信息化的重视程度不高。根据杨静③的调查结果，自2007年以来，我国每年档案信息化相关文献数量基本维持在200篇左右，我国档案信息化理论已趋于平稳发展和完善时期，对比之下，我国农业科研院所档案信息化研究处于起步阶段。另一方面，我们可以从文献发表的期刊来源窥探目前农业科研院所档案信息化理论研究的质量水平，现有大部分相关文献刊发在非核心期刊上，核心期刊上的相关文献仅占6.25%，这些数字表明农业科研院所档案信息化研究尚未成熟，农业科研院所档案信息化作为我国档案信息化的一部分，显然，农业科研院所档案信息化的发展落后于整体档案信息化发展水平。农业科研院所档案信息化涉及基础设施建设、档案资源建设、档案人才队伍建设、信息安全保障体系建设以及档案应用管理，涉及层面广、内容繁杂，因此，领导的重视与支持是档案信息化过程的主要推动力。目前我国农业科研院所对档案信息化重视程度不够，基本都有“大力推进档案信息化”的规划，但实际上由于缺乏执行力而导致发展动力不足，发展水平有待提高。2.档案材料分散，归档不及时。目前农业科研院所档案管理中普遍存在的问题是规章制度不健全，各类档案例如文书档案、基建档案、科技档案等多散落在各个归口部门中，存在同一文件不能集中存放的现象，而且常年档案材料积压，未能得到及时有效归档，也导致了查找利用不便。管理比较规范的农业科研院所制定了档案管理规定以及归档材料保管期限表，但在归档范围划分上归档说明上还存在模糊，不能准确归档。例如一份文件材料若被认为是重要的则被划为30年的保管期限，若被认为是一般的文件材料则被划为10年的保管期限，由于缺乏对“重要的”和“一般的”的确切说明以及档案管理员归档时对档案材料持有的主观性，在一定程度上造成档案的误存甚至是档案的丢失。尤其近些年来科研项目形成的档案较少，档案基本上放在科研人员手中，收集过程较困难。归档缺乏规范性指导文件，且档案材料种类较多，经常面临变化，归档材料未规范统一编号，造成档案分散、不完整且查找利用困难等现象。3.缺乏专业性档案人才。人员配备方面，农业科研院所多没有专职档案管理人员，现有各类档案管理人员多为非档案专业人员，既兼职日常科研工作或管理工作，又承担各业务科室档案管理工作，人员配备无法满足日益增加的工作任务。同时，职工的档案意识有待加强，有些干部职工对档案工作不够重视，一方面归档意识不够强，另一方面存在归档材料前后信息不一致的情况，没有充分考虑到档案材料的真实可靠性。其次，农业科研院所档案信息化过程中缺少系统的档案管理体系，档案工作人员其知识机构、专业技能以及文化背景大多不能适应、满足新形势下档案信息化的需要，要实现档案人才队伍稳定、长远地发展，需要相应专门人才的输入档案意识薄弱、专业档案人才队伍的缺乏，一方面导致我国科研院所档案信息化建设起步较晚，另一方面导致档案信息化过程的非专业化。随着“互联网+”的深入融合，掌握现代化技术的高级管理人才，特别是掌握档案管理和现代化科学技术复合型人才的价值得以凸显。责任主体不明确、职责分工不清晰使得农业科研院所档案信息化呈现一种相对分散、无人领导的局面，许多有价值的电子文件因责任的相互推诿而得不到及时采集和保存，造成重要社会文化遗产的流失。因此，确定主体职责，引入专业化档案管理人才是农业科研院所档案信息化过程中必须重视和解决的问题。4.档案信息化硬件设施不完善。农业科研院所档案信息化的实现需要现代化档案库房、档案管理系统以及相关设备的支撑和保障，当前农业科研院所档案硬件设施配备不齐全，例如库房面积、管理设备、温湿度、消防等硬件设施不达标，需要安装空调设备、防盗门窗、遮光窗帘、除湿机等，档案数字化设备有待完善。大部分农业科研院所仍通过excel著录档案材料，提供检索字段，这种方式已不能满足海量档案信息资源存储和管理的需要，也不能实现档案资源共享。我国政府的财政拨款是农业科研院所实施档案信息化建设的主要资金来源，但是目前农业科研院所档案信息化建设并未全面铺展开来，只有少数农业科研院所开发了本单位的档案管理系统，部分传统纸质档案实现了数字化管理，大部分有价值的电子文件仍在以不可见的速度消失，未得到充分重视和保管。因此，对于大部分尚未进行档案信息化建设的农业科研院所来说，巨大的资金投入仍然是阻碍档案信息化建设的羁石。5.存储技术亟待更新。当前农业科研院所档案采用单机存储方式，这种方式不仅存储容量小、查找利用复杂，而且安全系数低，对长期存储档案信息资源来说没有安全保障，没有采用异质异地备份的方式备份档案信息资源，一旦发生突发损坏性状况，存储的档案信息将永久的丢失。社会上超过80%的有用的信息资源是通过政务网站或办公平台的④，而且这些信息资源正呈指数型增长⑤。目前农业科研院所一般是几TB的存储容量，从长远来看，这些存储容量已完全不能满足档案长期保存的需求。其次，部分网站存在由于技术滞后而造成的文件链接失效问题，如系统运行故障、404NotFound、ServiceUnavailable以及只有题目没有内容等，由于文件在存储数据库的位置发生变动、Web服务扩展锁定策略阻止访问请求或者MIME映射策略阻止访问请求致使网页URL生成规则发生变动、网页链接导入时出现拼写错误等，使得原来的统一资源定位符的地址无法访问，当网络服务器接到类似请求时，则会向用户的服务器返回一个404error状态码，通过浏览器告诉用户请求的资源并不存在⑥。因此，引入新兴存储技术并及时安全备份是防患于未然、解决因技术落后而导致资源丢失的有效途径。

一、档案文献编研工作的意义和作用

（一）档案文献编研是开发利用档案资源的有效方法。

档案文献的提供利用，一般是采取利用者登门查阅的方式进行的。这种传统的提供利用方式，虽然利用者可以看到档案文献的原件，但由于受地点、时间等条件的限制，加上案卷繁多、查阅不便，所以往往不能及时地利用，而且会使利用者饱受往返奔波之苦、大海捞针之难。档案文献编研工作则可以克服这种弊端，打破以往档案“养在深闺人不识”的局面。较好地适应利用者的要求。

（二）档案文献编研工作是科学研究的基础和条件。

科学研究必须在有各种材料的基础上进行，特别是系统大规模的研究工作，更需要占有大量的资料。然而随着社会的前进，档案文献的数量越来越多，利用起来确有“望洋兴叹”之感。如果把这些档案文献按一定专题整理编研，就会大大方便利用，提高科研工作的速度，有利于科研成果的早日完成。

（三）档案文献编研工作是保存，积累、传播历史典籍的重要措施。

档案是原始性文件，它是一种无标价的信息源。尤其是高校教职工教学的档案资料文献，是教师们长期在学校的教学、科研实践中积累的宝贵文献，它在教学活动中产生，同时又服务于教学，是教学活动的成果和产物，是评价教学成果，总结教学经验的依据，也是维护高校教学历史的重要凭证之一。因此，整理好教学档案，是高校档案工作中非常重要的任务。

一、我校教职工教学档案的现状

目前我校的教学档案收集管理中存在许多不足之处。不可否认，各个学院各自做过一些这方面的工作，但是也存在着许多问题。如：有些文献资料即使收集了，但内容填写有遗漏，书写不符合要求等。究其原因，主要是对教学档案作用的认识和了解不够，意识薄弱，远远落后于现代化发展的要求。为了更好地发挥教学档案在教学中的作用，为了切实提高教学档案的质量，逐步实现教学档案管理的标准化、规范化和现代化，在高校教学档案管理工作中应重视以下问题。

长期以来，我校即未设立过管理教职工教学资料的专业机构和人员(基本是各个学院各自保存)，也没有任何机构把它有价值的文献当作一种信息源来揭示信息内涵的工作。以至多年来，许多优秀的教学档案没有发挥出它应有的作用。例如，已故的化学专家朱景梓教授五六十年代的圆弧齿轮方面的教学资料；已故的化学专家徐文肠教授在承担国际863重点科研项目催化剂方面的教学资料；固体力学专家杨桂通在固体力学方面的教学资料；煤化工专家谢克昌院士在煤化工方面的教学资料。现在有31位，2003-2010年的国家级、省级教学名师的教学资料；24门，2003-2010年的国家级、省级精品课程的教学资料；21个，2004-2010年的国家级、省级特色专业的教学资料。这些宝贵的、反映学校不同时期的、不同领域内的教学资料，都没有很好的保存、重视、宣传。有部分原件，现在可能已经很难收藏完整，所以尽快开展整理我校教职工教学资料的工作，并且应该引起学校和档案馆领导的重视。

二、整理我校教职工教学档案的范围和方法

收藏范围：由于我校历史悠久，人才众多，各个历史时期的教师教学档案种类繁多。如果我们对所有教职工的教学档案不分主次地兼收，那样就太繁杂，不会显示出收藏的最高水平。所以我们要根据建校以来各个历史时期，针对影响较大的、反映个人教学水平高的教学档案，去粗取精，进行收藏。具体的收藏范围，需要认真研究再定。但对于教学名师、精品课程、特色专业的教学资料文献要重点收集。收藏方法：教职工的教学档案资料和其他的文献有不同之处，它属于非卖品，因此收集教师教学档案资料的方法和途径不能照搬图书、期刊等文献的方法。笔者认为主要有以下两种方式收集：(1)建立严格的校内教师教学资料档案保存制度，尤其是教学名师、精品课程、特色专业和高级职称以上教师的教学档案。以前，对于保存教师教学资料档案保存的重要性认识不足，因此学校没有明确的呈交制度，现在，既然我们已经认识到它的重要性，就应由学校颁发专门文件，就校内教师教学资料档案的缴送数量、缴送方式、缴送期限、接收单位、奖惩的内容做出明确的规定，校内所有教师教学资料档案，都应当严格按规定的要求，在教学任务完成后的一定期限内，向学校接收单位缴送规定的资料文献。学校应当建立各学院、档案馆两级组成的管理委员会，监检查教师教学资料的缴送与接收等工作的进行情况。(2)广泛宣传收藏本校教师教学资料档案的重要性，积极动员广大教师，尤其是教学名师、精品课程、特色专业的教师，要积极、主动、按时缴纳个人的教学资料档案。

1引言

孔德缔造了实证主义并认为哲学应当以实证自然科学为根据，以可观察的事实及知识为内容，摒弃神学和思辨形而上学所研究的那些所谓绝对的、终极的，然而却无法证明的抽象本质。[1]但是，孔德本人并没有运用实证方法进行具体的研究实践，法国社会学家E•杜尔克姆(EmileDurkheim，1858-1917)是孔德实证主义的继承者和发扬者，也是将实证的思想、理论转化为实际研究的践行者，其代表作《自杀论》是实证研究的经典著作。[2]实证研究方法根植于实证主义的认识论，通过对研究对象的实验、调查，获得关于研究对象的数据，然后对数据进行统计分析，根据统计分析的结果来验证理论假设、描述研究对象的现状、探索研究对象的内在规律。[3]实证研究方法与实证研究范式不同，前者内涵狭窄，范围清晰，是指运用数理统计、定量或实验研究方法，分析和确定有关因素间的数量关系和作用方式，揭示复杂环境下事物的相互联系和影响方式。后者的涵义则丰富得多，既是一种方法，也是一种思想、一种学风。[4]通过中国知网进行相关性检索，共获得相关文献89篇。从中可以看出，运用实证研究方法的相关文献依然较少，已有的文献多从中外比较[5]、统计和分析实证研究方法的主要类型[6]、中国档案学实证研究的范式[7]等角度入手，统计和分析数据多数停留在2010年之前，借鉴和启示意义欠缺。因此，本文从相关文献分布、数据收集方法、研究主题等方面进行统计分析，对档案学核心期刊论文实证研究方法运用的现状加以总结，寻找存在的问题，提出相应的改进措施。

2档案学实证研究方法相关文献调查结果统计分析

2.1文献分布分析。2.1.1时间阶段分布分析。为了解89篇相关文献中档案学实证研究方法实际运用和发展情况，笔者从年份、篇数、研究流程情况三部分进行统计分析。从时间分布来看，1989年至2010年期间为档案学实证研究方法运用的萌芽阶段，提及实证主义、实证分析和实证研究的文献较多，真正运用该方法的文献较少，且流程不具有规范性。在此期间，没有实际运用实证研究方法的文献占这一时期文献总量的52.63%。其他实际运用实证研究方法的文献较少，研究流程分别为“案例分析”“问题-理论-案例-结论”“问题-理论-数据-结论”“理论-案例-结论”“问题-数据”“问题-案例-结论”“问题-数据-结论”等。从这一时期具体的时间节点来看，2002年档案学实证研究方法被学者正式提及。王文兵认为，实证方法也称“客观方法”，包括调查法、实验法、比较法和历史法等，其共同点都是直接面向应用，通过调查与论证、比较与分析来获得对现实的精确的、准确的认识。[8]2004年张培在《模糊的存在:在校研究生人事档案意识》一文中，采用问卷调查法收集数据。[9]2007年裴友泉、马仁杰、程潜龙在谈到档案学运用实证方法时认为，实证分析是档案学研究从纯文献研究法到注重调查研究，解决实际问题的重大变化，研究工作开展之前要有充分的科学理论假设与严密的工作程序设计，实验结果出现之后要及时予以科学分析，整理出能上升到理论层次的、能指导后续工作的理性结论。[10]这一阶段学者们努力秉持实证主义思想和精神，从较为宏观的角度认识和把握实证研究方法，认为问卷调查法、案例分析法等同于实证研究方法的现象较为普遍。2011年至2019年为实证研究方法运用的逐步规范与整体的缓慢发展阶段，文献数量开始增多，档案学实证研究意识提高，较为规范和严谨的实证研究方法运用成果不断呈现。学者们逐渐意识到档案学实证研究的重要性，积极鼓励采用实证研究方法进行档案学研究。马玉杰、赵淑芳认为，档案学的社会学科属性和研究对象决定了档案学的主流研究范式应该是实证研究。[11]丁海斌指出中国档案学研究方法的不足之处还有很多，如定性研究、价值判断过多，实证研究较为缺乏。[12]潘连根提出在档案学研究中要鼓励引导档案学者更多尝试采用实证的研究方法，以此弥补目前占主导地位的定性研究的不足。[13]最后，从研究流程情况来看，这一时期的研究多采用“问题-数据-结论”、“问题-理论-数据-结论”的步骤和流程，直到2011年才出现“问题-理论假设-数据-检验-结论”较为规范的实证研究方法研究流程和步骤的文献。[14]诸如“数据-结论”、“理论-数据”、“问题-数据”三种步骤和流程的文章，以及无相关问题提出、无理论假设或者无验证、无结论的“实证研究”的文章仍然存在，说明在档案学研究中较为规范和严谨的实证研究方法在逐步得到运用的同时，学者们对运用实证研究步骤和流程的认识还有所欠缺，实践中瑕疵较多，档案学实证研究方法的运用仍然处于缓慢发展阶段。2.1.2期刊分布分析。档案学的研究对象是档案现象，而档案现象产生于社会实践，采用实证研究方法有利于档案学实证研究朝着科学的方向发展。笔者统计了7种档案学核心期刊的论文数量和刊载档案学实证研究方法相关文献的数量，并分别计算出各期刊刊载档案学实证研究方法相关文献的数量占其期刊的全部论文数量的百分比，结果见表1。从各期刊刊载档案学实证研究方法相关文献数量来看，档案学界目前更多的是把实证研究作为一种研究精神，运用实证研究方法进行规范研究的文献数量较少，这与档案学界近年倡导实证研究的呼声较高但实证研究仍处于逐步规范与整体的缓慢发展阶段的发展特性有关。从占比看，《档案学通讯》《档案学研究》和《档案管理》对发表运用档案学实证研究方法论文的偏好程度相对高于其它档案学核心期刊。2.2数据收集方法分析。实证研究的本质是深入实践获得系统的、大规模的相关实际数据，对数据深入分析得出符合实际的理论。[15]数据收集方法指研究者如何获得能用于解答其研究问题的经验数据，主要有测验、问卷、访谈、小组讨论、观察和已有或二手数据等六种方法。[16]笔者删除提及实证主义、实证分析和实证研究而没有运用该方法的文献，剩余58篇论文。首先，运用已有或者二手资料的方法是指研究者使用的文档资料、物理数据和档案数据是从官方网站、数据库、文献资料和档案馆等渠道获得，占档案学实证研究数据收集方法的58.62%；其次，运用问卷法收集研究数据，占29.31%；再次，混合法主要是以访谈法与以上两种方法混合使用综合收集数据资料，占6.90%；最后，观察法运用极少，多依据论文作者的工作实践经验资料，占5.17%。测验法、小组讨论等方法在档案学实证研究中暂时还未见到运用实例。2.3研究主题分析。2.3.1研究主题内容分析。运用内容分析法和参照知网的主题分类，可归纳为档案学教学、师生和档案工作者调研、档案网站及新媒体、档案法与档案行政权力、档案管理、档案资源与档案信息化建设、企业档案、档案用户、档案安全与保护、档案学期刊、档案可视化、档案文化、民生档案等若干方面。以档案学教学、师生和档案工作者为调研主题的文章，多与档案工作者职业状况与职业认同度及满意度、档案专业人才与区域经济相关性分析等内容相关。在档案网站及新媒体方面，档案网站互动功能的调查、信息传播的效果、信息服务质量的评价、安全风险的分析与应对以及档案政务新媒体的研究等成为学者们实证研究的对象。在档案法和档案行政权力研究方面，以现行法律法规和规范性文件等为来源进行研究，关注我国档案地方立法、档案行政诉讼案件、档案行政权力清单中的共性权力的实证分析。以档案管理为主题的文章，大多针对档案的开放利用、管理模式、新技术的运用等展开探讨。与档案资源和信息化相关的文章关注档案信息资源的老化及开发、档案信息化建设、专题档案资源建设与管理和档案资源的整合等问题。同时，围绕企业档案、档案用户、档案安全与保护、档案学期刊、档案可视化、档案文化、民生档案等主题所展开的实证研究，也深化了学者们对实证研究方法的进一步理解和认识。2.3.2研究主题与数据收集方法对应关系分析。研究发现，在档案学实证研究中，针对档案学教学、师生和档案工作者的研究多采用问卷法，侧重于各种影响因素的分析。在以档案网站及新媒体应用、档案法与档案行政权力、档案管理、企业档案、档案学期刊、民生档案为主题的实证研究中，实证数据多来自于官方网站、文献数据库、实地查询获得的已有或者二手的资料。

3档案学运用实证研究方法存在的问题与改进的建议

3.1存在的问题。一是研究主题范围狭小。在所筛选的研究论文中，主要的研究主题仅为12项，数量较少，实证研究的主题范围狭小。二是研究流程不规范，缺乏假设和数据统计证实(证伪)或检验。[17]在分析相关文献内容时发现，部分学者简单地把实证研究等同于调查研究法和案例分析法，造成实证研究流程的不规范性。三是数据收集手段单一且缺乏验证。四是结论过于简单或无结论。部分文章的结论过于简单，有的甚至没有结论，采用“问题-数据”或只有数据罗列的“实证流程”，无法说明自变量与因变量的关系，也无法充分发挥实证研究应有的精神和意义。3.2改进的建议。3.2.1善于发现问题。在现有的研究成果中，我们往往运用国外的理论和模型来进行档案学实证研究，例如使用与满足理论、ACSI模型、扩展的ECM-ISC模型等等，虽然能够说明一定的现实问题，但很难完全符合中国的国情、档情。档案学者要增强理论自信，立足于中国档案工作、档案事业和档案学的发展历史和现实，挖掘、发现和分析档案管理和利用服务中产生的各种问题，努力构建中国特色的应用理论和模型，多途径获取数据并加以验证，充分发挥档案学实证研究在新的历史条件下应有的价值和意义。3.2.2避免落入实证研究的误区。实证研究方法作为一种研究范式，倡导将自然科学实证的精神贯彻于社会现象研究之中。[18]不能将实证研究简单等同于定量研究或者调查研究，或陷入离开科学理论，片面进行数据挖掘、模型套用的研究误区。笔者认为，可以参考美国全国研究理事会设立的“教育研究科学原则委员会”提出的教育科学研究六大指导原则开展实证研究，即提出问题、理论联系、运用直接验证的方法、提供一个一以贯之清晰明确的推理链、复制和推广、公开研究以鼓励专业审查和评判。[19]3.2.3采取多样化的数据收集和检验方法。档案学者应根据实践充分思考和学习多样化的数据收集方法来实证相关的问题和理论。此外，应注意对相关数据模型和分析结果的检验，以增加分析结果的可信度。3.2.4加强实证研究方法的相关教育和交流。可以通过课堂教学、论文指导、讨论小组、继续教育、学术会议、优秀论文示范等方式来探讨和普及实证研究方法，增强学者们的问题意识和实证精神。学习和借鉴教育学界举办“全国教育实证研究论坛”和图书馆学界每年举办“图书馆学实证研究博士生学术会议”的做法，达到交流和提高思想认识，增强实际操作能力的目的。