深究构建教职工教学档案数据库

档案是原始性文件，它是一种无标价的信息源。尤其是高校教职工教学的档案资料文献，是教师们长期在学校的教学、科研实践中积累的宝贵文献，它在教学活动中产生，同时又服务于教学，是教学活动的成果和产物，是评价教学成果，总结教学经验的依据，也是维护高校教学历史的重要凭证之一。因此，整理好教学档案，是高校档案工作中非常重要的任务。

一、我校教职工教学档案的现状

目前我校的教学档案收集管理中存在许多不足之处。不可否认，各个学院各自做过一些这方面的工作，但是也存在着许多问题。如：有些文献资料即使收集了，但内容填写有遗漏，书写不符合要求等。究其原因，主要是对教学档案作用的认识和了解不够，意识薄弱，远远落后于现代化发展的要求。为了更好地发挥教学档案在教学中的作用，为了切实提高教学档案的质量，逐步实现教学档案管理的标准化、规范化和现代化，在高校教学档案管理工作中应重视以下问题。

长期以来，我校即未设立过管理教职工教学资料的专业机构和人员(基本是各个学院各自保存)，也没有任何机构把它有价值的文献当作一种信息源来揭示信息内涵的工作。以至多年来，许多优秀的教学档案没有发挥出它应有的作用。例如，已故的化学专家朱景梓教授五六十年代的圆弧齿轮方面的教学资料；已故的化学专家徐文肠教授在承担国际863重点科研项目催化剂方面的教学资料；固体力学专家杨桂通在固体力学方面的教学资料；煤化工专家谢克昌院士在煤化工方面的教学资料。现在有31位，2003-2010年的部级、省级教学名师的教学资料；24门，2003-2010年的部级、省级精品课程的教学资料；21个，2004-2010年的部级、省级特色专业的教学资料。这些宝贵的、反映学校不同时期的、不同领域内的教学资料，都没有很好的保存、重视、宣传。有部分原件，现在可能已经很难收藏完整，所以尽快开展整理我校教职工教学资料的工作，并且应该引起学校和档案馆领导的重视。

二、整理我校教职工教学档案的范围和方法

收藏范围：由于我校历史悠久，人才众多，各个历史时期的教师教学档案种类繁多。如果我们对所有教职工的教学档案不分主次地兼收，那样就太繁杂，不会显示出收藏的最高水平。所以我们要根据建校以来各个历史时期，针对影响较大的、反映个人教学水平高的教学档案，去粗取精，进行收藏。具体的收藏范围，需要认真研究再定。但对于教学名师、精品课程、特色专业的教学资料文献要重点收集。收藏方法：教职工的教学档案资料和其他的文献有不同之处，它属于非卖品，因此收集教师教学档案资料的方法和途径不能照搬图书、期刊等文献的方法。笔者认为主要有以下两种方式收集：(1)建立严格的校内教师教学资料档案保存制度，尤其是教学名师、精品课程、特色专业和高级职称以上教师的教学档案。以前，对于保存教师教学资料档案保存的重要性认识不足，因此学校没有明确的呈交制度，现在，既然我们已经认识到它的重要性，就应由学校颁发专门文件，就校内教师教学资料档案的缴送数量、缴送方式、缴送期限、接收单位、奖惩的内容做出明确的规定，校内所有教师教学资料档案，都应当严格按规定的要求，在教学任务完成后的一定期限内，向学校接收单位缴送规定的资料文献。学校应当建立各学院、档案馆两级组成的管理委员会，监检查教师教学资料的缴送与接收等工作的进行情况。(2)广泛宣传收藏本校教师教学资料档案的重要性，积极动员广大教师，尤其是教学名师、精品课程、特色专业的教师，要积极、主动、按时缴纳个人的教学资料档案。

三、建立我校教师教学资料档案数据库

随着信息社会的不断进步和各种学术成果的迅速发展，档案馆对学术文献应该改变原有的传统管理模式，可以考虑建立我校教师教学资料档案数据库来管理我校教师教学资料。围绕教师教学资料档案数据库的建设，谈谈我个人的一些设想。

有关文献数据库方面，我国截至目前已陆续建成了中国学术期刊全文数据库(CNKI远程)、中国优秀硕士学位论文全文数据库(CNKI)、中国博士学位论文全文数据库(CNKI)、中国重要报纸全文数据库(CNKI远程)、学术会议论文全文数据库(万方)、学术会议论文全文数据库(万方)、专利文献数据库(万方)、外文文献数据库(万方)、中外标准文献数据库(万方)、科技成果数据库(万方)、法律法规数据库(万方)11个不同行业类型的文献库。对于高校教师教学资料档案建立数据库，还不多见。同时，粗略统计我校高级职称以上教师教学资料每年都在200篇以上，以上这些条件给档案馆开展这项工作创造了十分有利的条件，档案馆要抓住有利时机开展这项工作。

数据库的建设首先要从质量建设抓起，目前国际上还没有一个公认的统一质量评价指标体系作为检验数据库的标准，但是它已引起人们越来越多的关注，为了少走弯路，尽量保持和世界水平相同，我们在这方面要狠抓质量建设。抓质量，我认为要从教学资料档案的著录特点、检索特点这两方面着手。(1)著录特点：教学资料著录项目要规范，基本字段要齐全。例如，一般文献库具有的著录项目——题目、作者、文献源、语种、教学日期、主题词、馆藏号、文献顺序号，这些反映文献的基本类型和特征的著录字段，教学资料档案数据库均应采用；要加强教学资料档案的描述，突出检索功能。例如。增加对教学资料性质和内部特征——数字、图标、表格、新发现、专业的描述和著录。(2)检索特点：众所周知，文献的标引词汇和检索语言一致；文献的查全率和查准率；文献标引深度与检索难度是建文献数据库时会遇到的三对矛盾，搞数据库的同志要对这三对矛盾作有益的探索，较好地解决标引的前后一致，标准词汇和检索语言的前后一致，要严格执行有关的国家标准，保证数据库的规范化和科学化。

总之，在我校教师教学资料档案数据库研制过程中，会有许多问题有待深入探讨，希望能得到我校计算机专家和图书馆专家的大量帮助和指导。