金融机构公文处理交流

自国务院2000年8月24日新的《国家行政机关公文处理办法》以来，各级各类行政机关都对自己的行业公文处理办法进行了修订和补充，并在各自的系统内部行之有效地运行着。时间过去了两年多，新《办法》执行的效果如何?执行过程中遇到的新情况或新问题有哪些?哪些地方还需要进一步改进和创新?等等。带着这些问题，笔者走访了河南省工、农、中、建、交通、农发以及郑州市商业银行等多家金融机构，深入了解了它们在公文处理与写作上的不同意见和方法，并对它们进行了认真地分析和总结。通过调查可以看出，各家金融机构都十分重视公文处理与写作，都制定了相应的处理办法和操作规程，公文处理水平和公文质量都有了长足的进步。与此同时，各家金融机构在公文处理与写作上存在的问题也非常明显：各自为政的现象十分突出，公文格式和具体的处理程序千差万别，公文写作也是墨守陈规有余、合理创新不足，这些问题都是亟待解决和在日后的工作实践中需要不断改进的方面。

一、金融机构公文处理现状

(一)重视程度高

与以往历次的《公文处理办法》不同，2000年8月24日的新《办法》提升了发文机关的级别，直接以国务院的名义，这样就进一步提升了新《办法》的法律效力和固有的权威性。对此，省会各家金融机构也高度重视，省工行、农行、农发行和郑州交行、郑州市商业银行等都相应地制订并印发了各自的公文处理办法或实施细则，其中省农行还进一步明确了公文处理操作规程。而省中行和省建行则未另行制定新的规定，它们都是以各自上级主管部门印发的相关《办法》或《细则》为根本依据，并在一定范围内予以补充和完善。由于各家金融机构对公文处理的重视程度非常高，使他们在公文处理与写作上就有规可依，有范可守，为更好地进行公务活动奠定了良好的基础。

(二)独立性强

基于各家金融机构在内部管理上自成系统和相对独立的特性，它们制订或遵照执行的公文处理方面的“办法”或“细则”等，也都具有明显的独立性。这种独立性不仅体现在制订相关“办法”的自由上，而且也体现在公文处理的我行我素上。从调查对象在公文处理上的特征就可以看出，它们之间确实存在各自为政、互不关联的现象，都依据各自的有关规定行之有效地运行着，别人的东西哪怕非常正确与可行，也不足以打动他们或进行大的变革。

(三)个性突出

既然是“关进小楼成一统”，那么个性的彰显就是不可避免的了。笔者在调查过程中发现，省会各家金融机构在公文处理上的个性特色十分突出；一是充分细化了公文处理规则，如省农行专门发文对省分行机关公文处理有关问题进行了明确规范(豫农银办发[200212号)，从行务发文的类别、适用范围到行务发文的办理程序和签批等都提出了具体要求。二是重点突出了公文审核和签发，如省农发行就明文规定“发文实行核稿把关制度”，明确专门部门和专职人员对公文进行审核和把关，并对公文的签发权限做了具体规定。在收文办理中则明确了应如何拟办、批办以及具体的办文时限等。三是严格执行了上报公文的处理要求，如郑州市商业银行等金融机构就将上报公文和下发、平级交流公文区别对待，严格执行国家有关上报公文的处理要求。四是广泛运用了“签报”、“翻印”等公文处理新形式，如省中行、省工行等金融机构在机关内部进行公务活动中，就广泛运用“签报”、“翻印”等简洁有效的公文处理方式，并制定相应的操作规程加以明确。

(四)管理严格

作为公文处理的重要一环，省会各家金融机构在公文管理上可谓严格规范，保密性强，警惕性高。这是值得称道的一面，尽管它给这次调查带来诸多不便。一份成品公文，即使是最简短明白的某一事项“通知”，从事文秘工作的有关人员也是思虑再三，才能借出一阅，借走甚至是复制一份是根本不可能的，更谈不上更深层次的处理“决定”、任免“通知”、情况“通报”和“审计结论”了。有的还严格执行公文查阅借阅登记制度、翻(复)印制度和有关公文销毁规定等。

二、金融机构公文写作存在的问题

尽管省会各家金融机构在公文处理上都花费了不少工夫，公文处理水平和公文质量也较过去有了长足的进步，但存在的问题也是有目共睹的!

(一)格式不统一，我行我素现象严重

由于各家金融机构之间在公文处理上的独立性，在个性张扬的同时，也不可避免地出现了公文写作格式上的各有千秋，有的甚至是在明明知道在某些方面有欠缺，却仍然我行我素。具体表现在：一是上报公文的格式缺乏规范和统一，有的仍然沿用过去的公文眉首标识，有的“请示”后无联系人的姓名和电话，即使有此标识也未按要求置于“附注”处，而是放在抄送机关之下；二是公文版记格式各不相同或版记中要么没有主题词、要么继续使用“抄报”术语、要么缺少“反线”等；三是发文字号书写不准确、不规范，特别是“发文机关代字”归纳得不好。我们知道，在选用发文机关代字时，除了能够反映发文机关的本质属性以外，还应避免与相近机关混淆。如工业局和工商行政管理局在选用机关代字时就可分别用“工”和“工商”来加以区分。有的机关代字还缀以部门代字或公文用途，但总体要求是不能过于复杂。笔者在调查中发现，省农行、省中行、省建行、省农发行等机关的“代字”分别写成“豫农银”、“豫中银”、“建豫”和“豫农发行”，与省工行的“工银豫”、郑州交行的“交银郑”和郑州市商业银行的“郑商银”相比，前面列举的写法尽管在所辖系统或一定范围内不至于产生歧义，但与他们各自套红的“发文机关标识”对照起来，其排列顺序还是值得商榷的。

(二)处理程序千差万别，操作困难

省会各家金融机构都有属于自己的一套公文处理程序，它们要么沿用上级主管部门的既定方案，要么是以主管部门的相关规定为参考，并辅以其他类似的处理办法而重新制定，用心之良苦可见一斑，这就势必造成它们在公文处理上的千差万别。互不相同并不可怕，重要的是一定要有利于公文的处理与写作，否则，便达不到提高公文质量和工作效率的预期目的。在这些公文处理程序中，有的明确了字、词、句、行、篇，有的规定了具体的操作规程，有的则细化到“毫米”、“1度”甚至纸重、色谱等，操作起来让人无所适从。其实成品公文只要格式合乎标准、美观大方、内容准确、处理及时、方便实际工作即可，量化至微则更有可能因小失大。

(三)缺乏交流

事实证明，省会各金融机构在公文处理与写作等内部管理体制上的交流远没有他们在金融业务上的往来和沟通那样频繁，这或许可以用他们中一位办公室主任的话加以概括——“这就是商业机密的需要”。当然，在人才竞争和任用、内部考核和奖惩等方面有必要保护商业机密，但在公文处理与写作上“不闻窗外事”却是十分有害的。我们知道，公文处理方面的知识总是处于不断变化之中，保持自身特色固然重要，摄取他人之长并进而达到知识互补也是必需和有效的举措。笔者在调查中欣喜地看到，一些金融机构已经开始走出去、请进来，并组织文秘人员进行集中培训学习，以博采众家之长，不断促进公文质量的提高。

(四)墨守成规有余，合理创新不足

公文的处理程序和写作格式、方法技巧等都是在实际工作中逐步形成并广泛应用的，因此，公文写作中运用约定俗成的模式是非常普遍的。如命令格式及其发文字号的特殊要求、请示和报告的语言环境、公文审核和传阅的技巧等都有其惯用的操作规则，遵守这些“规则”对于公文的撰写和处理是十分必要的。与此同时，公文写作还要在一定范围内不断创新，惟有创新才是公文发展的源动力。否则，国家也不会三番五次地出台新的“公文处理办法”，省会各金融机构也不必紧跟形势制订出自己的一套又一套的公文处理操作规程，公文中“请示”、“议案”、“意见”等文种也不会应运而生。当然，创新和“守规”应该是互为补充、相辅相成的，不能有所偏颇。综观省会各金融机构的公文写作可以看出，他们在公文创新上普遍顾虑重重，大多是前有车、后有辙，紧跟上级，不敢越雷池半步，使公文写作上的创新成为一句空话。

(五)公文质量参差不齐

俗话说：千人千面。省会各金融机构的公文质量也是良莠不齐，但总体还是较过去有明显提高。有的单位的公文稿本齐全，程序完备，成品美观大方；有的仅在个别细节上有所疏漏；有的则未按国家规定的公文格式标准操作，完全依赖自己系统的惯例运行；有的甚至还出现了较大失误；等等。这些问题的出现，不仅仅是办公室或具体文秘人员的责任，一些金融机构领导的长官意识也在有意无意中束缚了机关公文的拟制，这是公文发展过程中的正常现象，相信通过不断地工作实践，这些单位的公文会有更快捷、更明显的进步。三、金融机构公文写作存在的问题原因分析针对省会各金融机构在公文写作中出现的诸多问题，笔者走访了从事文秘工作的机关负责人及有关工作人员。比较一致的看法认为，公文写作出现的问题主要是由于计划跟不上变化、专职文秘人员岗位更换频繁以及自身素质偏低等因素造成的。

(一)上行下效

这是公文处理中最为快捷而有效的途径。很多单位为了让半路出家的“新手”尽快适应形势的发展，公文写作的创新姑且不论，照搬照抄上级的有关精神总不至于出错受训吧，于是“拿起鸡毛当令箭”也就成了不得已而为之的办法了。殊不知，“外国的月亮并不比中国的圆”，自己上级主管机关在公文处理方面也不都是正确无误的。照抄过来的东西尽管有时可以当作“挡箭牌”，但对于公文处理与写作本身而言是没有任何好处的。比如“签报”这一公文处理方式，从字面就可以明白其精神实质——一种纯粹的向上行文方式，在“照搬”过程中，就不能因为上级主管机关的内部各部门之间也频繁使用而完全效仿。

(二)孤芳自赏

可以理解，经过充分酝酿和广泛实践而制订出来的公文处理办法，对于从事这一工作的具体文秘人员而言，它就像是自己的孩子一样让人爱不释手，哪怕它自身也有这样或那样的缺点。在调查中笔者发现，省会大多数金融机构都对自己的公文处理办法或实施细则表示满意，并没有打算在短期内予以废止或修订，有的甚至还沾沾自喜，认为本单位的一套方法是最完美的。更有甚者是在照抄了上级主管机关的公文处理实施细则后，便自认为“尚方宝剑”在手，哪怕出现明显差错又徒奈我何?并堂而皇之地以“权威人士”自居，这是公文写作中最令人担忧和可怕的地方。

(三)心有余而力不足

从事公文处理与写作的专门人才匮乏不仅仅是省会几家金融机构面临的问题，而是一个普遍现象。有的金融机构明显意识到在公文处理与写作中存在诸多亟待解决的问题，但囿于文秘人员的整体素质，只能是心有余而力不足，“望洋兴叹”。因此，正是由于专门人才的欠缺或人才综合素质低下才导致公文写作的因循守旧和公文质量的进步缓慢，进行公文处理与写作的改革和创新也便成了一句空话。

四、金融机构公文写作对策研究

面对省会各家金融机构在公文处理与写作上存在的诸多问题，我们又该如何加以正确引导和合理解决呢?

(一)加强对外交流，取长补短

毋庸置疑，省会多家金融机构在公文处理与写作上普遍存在唯我独尊的心态，正是这种工作态度造成了公文处理的固步自封和公文写作的裹足不前，只有内引外联、加强交流，才能取长补短和相得益彰。对此，可以经常组织召开经验交流会，使各家从事文秘工作的有关领导和具体工作人员有机会彼此相互切磋技艺，交流心得体会，并把最新鲜、有效、实用的方法介绍给大家，进而提高各自的公文处理水平和公文质量。

(二)逐步向统一、规范、科学的方向发展

解决公文处理与写作我行我素的根本方法就是使公文逐步向统一、规范、科学的方向发展，摒弃各自为政而发展成为统一体例、格式规范和方法科学的操作平台，使省会各金融机构的公文处理与写作在一个平台上进行。当然，这并不是说，所有的公文处理与写作从内容到形式都是完全一样的。具体的就是在内容上保持现有的体系和方法，在形式上整合成一个统一体，便于公开和监督，促进公文质量的普遍提高。鉴于目前(仅仅是“目前”)国家制订的公文处理办法只是一个参照执行规章制度，而不是必须执行的法律条款，这种小范围的统一未免不是一种创新。

(三)大量使用电子公文

随着网络技术的迅猛发展，无纸化办公已成蔚然之势，在公文处理与写作上为杜绝这样或那样的差错和各执一词的现象，使用电子公文便成了首选。尽管电子公文起步较晚，但它的快捷、灵活、经济的特点使其发展速度一日千里。事实上，在公务活动中产生并运用的公文，其最大的作用就是解决问题，正确的表情达意是关键，电子公文的灵活性顺应了这一要求。同时，由于电子公文在往来过程中固有的保密性，使假借、变造公文几乎不太可能，这又给大量运用电子公文营造了更加广阔而纯净的市场环境。

(四)提高文秘人员知识素养

不论是处理传统公文，还是制作电子公文，要提高公文质量．归根到底的因素依然是人才。没有素质良好、敬业爱岗、专心工作的文秘人员，再易于操作的规程、再现代化的设备也不可能使公文处理与写作“更上一层楼”。在调查中可以发现．凡是注重人才培养的金融机构，其公文处理水平和公文质量也相应较高，进一步提高工作效率也落到了实处，这是一个良性循环过程。那么，又该如何快速提高文秘人员的知识水平和工作能力呢?概括起来可归纳为：一是领导重视，这是最重要的外部条件。即使文秘人员学习热情百倍高涨，没有领导的关心和支持也是不现实的。二是稳定队伍，相对稳定的文秘队伍对搞好机关文秘工作是非常有益的，因为文秘工作需要一定的适应性，频繁换岗难免会破坏固有的适应“链条”，增加了提高公文质量的难度。三是加强培训，人无完人，只有终身学习才能不断适应现代工作环境，而“培训是最好的福利”(中国民生银行行长董文标语)，文秘人员只要把工作实践和学习培训紧密地结合在一起，并不断地加以补充、反馈和循环往复，业务素质的提高指日可待。四是引进人才，补充新鲜血液，并真正起到以点带面的效果，使整个文秘队伍的综合素质产生质的飞跃。