如何加强产业功能区档案管理

上传:fanghuiyu998 2022-05-13 17:09:15 版权声明 举报文章

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摘要:产业功能区建设是成都市委认真落实中央、四川省委推进高质量发展决策部署的创新先导之举,已整合形成14个产业生态圈、66个产业功能区,产业形态发生了质的飞跃。成都市城市建设和自然资源档案馆围绕“站位全局发挥专业优势,主动找准档案服务切入点,突出抓好产业功能区档案服务”的原则,对标国内先进地区,结合产业功能区档案工作现状,走访调研部分园区管委会和企业,针对难点问题围绕档案工作提档升级作了谋划思考,并提出了相关建议。

关键词:产业功能区;档案管理;园区档案

产业功能区建设是成都市委认真落实中央、四川省委推进高质量发展决策部署的创新先导之举。近年来,在重新审视和反省传统产业园区发展模式后,成都市围绕建设现代化开放型产业体系,以产业生态圈引导功能区建设取得了阶段性成效,以产业功能区为牵引优化空间结构重塑经济地理的态势全面形成,已整合形成14个产业生态圈、66个产业功能区,产业形态发生了质的飞跃。面对新发展形势,按照成都市档案局部署“站位全局发挥专业优势,主动找准档案服务的切入点,突出抓好产业功能区档案服务”,成都市城市建设和自然资源档案馆结合产业功能区档案工作现状,回顾历史,走访调研部分产业园区管委会和企业,对标国内先进地区,针对难点问题围绕档案工作提档升级谋划思考,提出相关建议。

一、基本情况

产业园区档案是园区管委会及园区内各单位在开发、建设、管理活动中形成的具有保存和利用价值的历史记录,是提高园区工作质量和效率的重要基础,是国家档案资源的重要组成部分。成都产业发展随着国家经济发展变革,产业布局随之发生变化。从特殊背景下的“三线”建设开始,到20世纪80年代蓬勃发展,再到90年代改制转型,经济工作的重要承载空间和组织方式不断提升和演进。企业档案管理工作围绕经济建设改革开放大局,经历了从无到有,从各个行业主管部门归口管理到分散园区统筹管理的模式转换。成都市工业园区档案工作经历了两个发展高峰期:一是截至2007年底,成都市20个工业集中发展区有12个管委会机关达到了四川省档案规范化管理省级标准;二是从2015年到2017年,为贯彻国家档案局在天津召开的开发区档案工作座谈会精神,成都市档案局对成都市成华区龙潭总部经济城管委会、成都海峡两岸科技产业开发园管委会、青白江区现代物流与商贸园区管委会创建“成都市工业(产业)园区档案规范化管理示范园区”进行了认定,以点带面引导工业园区档案工作发展;并于2017年转发贯彻《四川省产业园区档案管理办法》。在目前构建产业生态圈、建设产业功能区“产研城”一体发展的新定位中,如何为科技创新型新兴企业提供建档用档服务,满足“办事不出功能区”的新需求,成为园区档案工作的新挑战。从某种角度来看,如今企业档案工作的主阵地已经转向产业功能区,必须谋求园区档案管理工作的变革。

二、园区档案工作新形势下的新问题和需求

园区企业日益增长的档案工作新需求与园区档案工作传统模式之间的不平衡,正在成为企业档案管理工作的主要矛盾。

(一)园区企业面临的问题

进驻园区的企业主要是不同主体的国有、民营、外资、合资等不同所有制形式的企业,自负盈亏,自主经营。受规模、盈利状况、行业特点、人员素质和档案意识等各种条件限制,档案管理水平差异较大。国有企业档案管理工作比较规范,大多数其他企业档案工作处于比较基础状态。主要有以下问题:1.政策法规不清。企业档案工作人员对于国家和地区管理机构的政策法规和相关规范缺乏了解,在档案工作规划和开展的过程中,缺乏标准,导致档案工作无方向性,不能满足企业对档案发展的要求。2.专业指导缺乏,信息渠道不畅。部分企业档案工作人员没有档案专业背景,缺乏专业的档案基础知识,缺乏专业的档案信息渠道,又不能获得专业的指导,无法了解最新的档案管理模式、方法和技术等前沿信息,导致档案工作包括档案收集、整理和著录等方面不规范,不利于档案的利用和开发,跟不上时代的发展。3.区域交流不够。园区企业多属于高新科技企业,档案工作有数量大、种类多、专业性强等特点,企业之间档案工作存在很多共性问题,目前各企业各自为战,不能进行资源共享和经验交流。

(二)园区企业的需求

园区企业普遍希望档案机构能够提供以下服务:1.政策法规咨询。提供专业的政策法规咨询,保证企业档案工作有正确方向,符合规范要求。2.档案专业指导培训。开展企业档案人员的指导工作,对园区内企业档案工作进行监督和指导,培养企业管理人员的档案意识,提高档案工作地位,对于企业档案工作中出现的问题提出合理的专业化建议,保证企业档案工作规范开展;定期对法律法规、行业规范、管理手段等各方面进行培训,提高企业档案管理水平。鉴于目前园区企业众多,档案管理水平差异较大,可以先提供无偿培训的基础培训,主要针对管理水平较低、档案人员业务能力较差的企业,逐步提高园区内企业档案管理水平。然后根据企业需求,提供有偿的专题培训。3.交流平台搭建。发挥桥梁作用,组织开展档案工作经验交流活动,为企业间的档案工作横向沟通和交流提供平台,使各企业能够相互借鉴档案工作经验,从整体上提高各企业档案工作水平。

(三)园区档案工作管理模式

成都市市级及各区(市)县档案主管部门历来重视园区档案工作,帮助管委会建立了档案管理机构,切实做好档案的收集、整理和利用工作。园区管委会档案部门在做好自身档案工作的同时,还肩负对园区企业的指导和监督。由于机构和人员的限制,对园区企业的档案指导和监督工作开展不多,导致园区企业对档案工作要求不清楚。建设初期的园区管委会,更多地将精力放在如何引进企业上,无暇顾及基础管理的档案工作。有的园区管委会对参建的国土、建设、交通等部门工作中形成的基本建设档案没有集中管理,大多数散存在各方,这种状况非常不便于今后利用,满足不了园区企业的需求,必将制约园区的节约高效发展。相较原有的“市级档案主管部门-行业主管部门-行业所属企业”的管理体制,现在的“市级档案主管部门-园区管委会-园区企业”的三级管理网络由于管理体制和业态的变化,联系更为松散,因而形成了档案工作很难将服务延伸到产业功能发展区及企业的模式。一是档案主管部门认为产业功能区多为自主经营的民营企业,难以介入。园区企业的管理模式有别于各级机关和平台投资公司,档案管理的难度也有别于机关。园区企业的档案管理多属于自我管理、自我监督的行为,常常将档案行业主管部门拒之门外。各园区管委会主要是基础设施建设、招商引资、园区产业规划和布局、科技成果转化、提供融资担保等服务性职能,而对于民营企业的自身经营和行政管理,既无权干预也不便介入。因此,档案主管部门和管委会档案部门大多在提建议做宣传,不了解企业的真正需求。二是不同行业、不同类型的企业,档案管理方法亦有不同,难以统一。园区企业多为生产型企业,形式多样,业态复杂,档案管理工作有一定难度。外企、航空公司等大型国企,其档案管理要么采纳其本国、本公司总部的管理方式,要么沿用其垂直管理部门或行业系统的规范,无论是管理机制、整理要求还是档案软件应用,均有自身的规定。

三、思考和建议

(一)转变认识,正确定位园区档案工作

园区企业特别是一些大型企业集团,这几年发展很快,但档案信息工作大多处于混乱状态。档案部门提供的业务指导和技术咨询是企业发展壮大的客观需要,与其自身利益紧密相系,可为什么二者之间达不成共识呢?其中有企业对档案工作的认识不够,也有档案部门工作方式方法的问题。我们建议:档案管理部门要适应产业园区企业发展市场化运作方式,找到工作的结合点,重新定位,去掉过多的行政监管,主动以企业档案的业务建设工作为切入点,把工作重心摆在为企业解决实际问题上,摆在引导企业自我发展上;积极与园区管委会和企业沟通,表明档案管理部门的指导服务,不会给企业带来过多负担;加强宣传和引导,让企业管理者认识到对档案工作的必要投入完全出于自身发展需要,做好档案工作也是企业长足发展的必要保障。档案部门、园区管委会、企业业主齐心协力,共同助力档案工作成为园区发展的有力推手。

(二)拟制规范,依法监管,建立档案工作网络

1995年,国家档案局颁布《开发区档案管理暂行规定》,开始了对园区档案工作的规范管理;2014年启动了修改工作,印发《开发区档案管理规定(征求意见稿)》,在天津召开全国开发区档案工作座谈会,广泛征求意见;近日,从国家档案局得知,新修订的《开发区档案管理规定》将于明年出台。园区档案是国家档案的一部分,档案主管部门应当依法监管。建议明年成都市档案主管部门出台《成都市贯彻〈开发区档案管理规定〉实施意见》,依法履行对园区档案工作的监督和指导职责,督促和指导其做好档案管理工作。

(三)整合档案资源,建立园区档案信息管理中心,构建有效的服务平台

大多数企业由于规模、场地、资金、人员等限制,无法开展专业、规范的档案工作。依托园区管委会档案部门,建立服务小微企业的相对集中、专业和完善的企业档案中心,通过政府购买服务的方式,为企业提供专业的档案管理服务,包括安全的保管场所、专业的设备设施、规范化的整理和著录、安全的档案销毁等服务,集中管理小微企业档案,使得企业摆脱大量档案带来的沉重负担,提高工作效率,降低文件保管费用,并保证企业档案得到妥善保护。为小微企业发展提供档案信息服务,建立一种更方便小微企业利用档案的新机制。在企业档案中心的基础上,有条件的园区管委会还可以以“大档案”理念,整合档案资源,从有利于园区长期高效发展出发,构建园区综合管理档案、建设档案、国土档案、人才流动档案、企业档案中心等为一体的档案信息综合管理中心,同时通过互联网技术与市级城建档案馆、国土档案馆、人才服务中心共享互访,把全市档案资源整合成网,为园区提供“一站式”服务,真正做到“办事不出功能区”,帮助功能区及园区做好招商引资、城建规划、土地开发等方面的档案信息收集整理和管理利用,推动功能区及园区产业协调发展。档案信息综合管理中心的设立可以借鉴“苏州工业园区经验”。苏州工业园区是中国和新加坡两国政府间的重要合作项目,苏州工业园区档案管理中心于2007年成立,2013年成为江苏省开发区首家5A级数字档案馆。经过多年的发展,园区档案工作走向了全面系统和科学管理的发展之路。主要经验:一是整合资源,形成了集中统一的大档案工作。园区档案馆集中统一管理园区管委会机关各局办、各国有控股大公司、直属企事业单位以及各街道的各类文书和城建、房产、国土等专业档案资源,增挂“苏州工业园区城建档案馆”副牌,形成门类齐全、内容丰富、结构较为合理的馆藏体系。二是加强保障,建设有一流水准档案大厦,为园区档案工作提供了坚实的组织保障。园区档案大厦于2011年5月正式启用。档案馆主楼总建筑面积2.24万平方米,设计库房为150万卷的储藏规模,配备先进完备的现代化设施设备,为档案的安全保管、科学管理、提升服务创造了有利的条件。三是创新机制,提升档案的现代化管理水平。园区积极借鉴新加坡公共行政管理方面的先进机制、创新意识以及国内外档案管理先进经验,努力提升管理工作效能。建立了覆盖全区各单位的档案管理网络和业务指导管理、跟踪服务机制;建立了以园区档案馆为主体、各单位档案室或档案部门互动、共享的区域性档案工作平台,数字档案馆信息平台包括档案管理、虚拟档案室、在线业务指导、馆藏资源管理、离线档案管理、城建档案整理、GIS管理和门户网站八大子系统。四是注重发挥档案公共服务职能。服务大厅充分整合城建档案报建、接收、查阅等相关业务,设置地理信息系统(GIS)可视化管理系统触摸屏,编制查档指南、查档须知、查档流程等便民手册,使档案利用者能便捷、直观地获取档案各类信息。

作者:濮寒梅 单位:成都市城市建设和自然资源档案馆