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农业科技创新档案管理研究

农业是弱质产业,农业生产受到自然因素和人为因素的影响,因而科技水平是农业生产可持续发展的重要保障。近年来“大众创业、万众创新”的理念已深入人心,农业科学的发展需要科技创新的引领。农业科研档案是科技管理工作的重要组成部分[1],是农业科研人员在科研活动中形成的各种有保存价值的文字、图表、数据、声像等文件材料的总称[2]。它完整地记录了农业科研人员课题申报、科研准备、试验研究、结题鉴定、推广应用等阶段的情况,是一种重要的信息资源,具有潜在的和现实的应用价值。如何管理好农业科技档案,充分挖掘和利用其价值,以更好地服务于农业科技创新,是农业科研档案管理人员和科研人员值得思考的问题,同时也是农业科研单位科研管理水平的体现,对农业科研单位的可持续发展有着重要的意义。

1农业科研档案的价值和在科技创新中的意义

1.1有利于科研手段和方法的创新。农业科研档案完整地记录了农业科研人员在各自领域中科学技术研究活动情况,其研究成果通常都是在特定历史条件下运用新技术、新方法、新成果集合产生的,一定程度上代表了当时的科技发展水平,同时也从某些方面记录了农业科研活动中存在和发现的一些不足和问题,提出了相应的改进技术和方法。总结、分析农业科研档案中潜在的这些科技价值,可为农业科研人员提供新思路和新方法,有利于科研手段和方法的创新。1.2有利于扬长避短,发挥优势学科强项。科学研究都是在前人研究的基础上向前推进的,以此推动科学的不断前进和发展。前人的科研成果资料往往记录于农业科研档案中,通过对前人科研成果的统计分析,分门别类,尤其是对学科和专业进行分类归纳和统计分析,可系统地了解本单位多年来在哪些学科、哪些专业方向具有较强的科研优势,哪些学科或专业是弱势,以便整合优势学科和专业,扬长避短,在优势学科研究方向取得新的研究成果和突破性进展;同时,加强和重视弱势学科建设,弥补短板,促进学科平衡发展。1.3有利于总结经验和教训,避免走弯路。农业科研档案在记录科研活动取得新成果、新技术、新方法的同时,必然会对科研活动过程中阻碍科学研究取得进展的各种约束条件如环境因素、理论和技术支撑不足、学术水平和人才限制、资金缺乏等进行概述和分析,归纳、统计和分析既往农业科研活动中的成功经验和不足之处,可以避免或少走弯路。1.4避免低水平的重复研究投入,也可以抑制抄袭等学术不端行为。分析农业科研档案中科研人员的课题和项目研究情况,可以系统地了解他们已开展过的研究和正在开展的研究项目、采用的方法和手段、已取得的研究成果,比较不同学科和同一学科科研人员的研究情况,及时发现他们开展的研究项目是否雷同或属于低水平的重复研究投入,并给予提示和警示,同时也可以预防和发现抄袭等学术不端行为[2]。1.5启发新思路,开拓新视野。对自己和他人已开展的研究思路、手段和方法进行成功经验和失败教训总结,可以从中挖掘和提炼出新的思路、研究新的科研手段和方法,结合当今农业科技发展状况和国家、地方农业发展中需要解决的问题,开展新的科学研究,以服务于国家农业发展战略。

2现阶段农业科研档案管理不利于服务科技创新的状况

农业科研单位普遍存在有查阅、利用科研档案要求却忽视其归档管理的现象,普遍存在领导重视不够,档案管理法律法规及归档制度执行不力,监督考核机制不健全,资金投入不足,管理水平不高,管理难度大,服务形式被动,档案利用效率低,档案管理人员综合素质不高等问题,不利于服务于科技创新,主要表现在以下几个方面。2.1农业科研档案归档材料质量不高,影响了档案的开发利用价值。农业科研单位通常以科研工作为重,“档案工作说起来重要,忙起来不要,检查起来抱佛脚”为常态,对档案的法律法规学习宣传认识不够,对视为辅助工作的档案管理不够重视。虽然制定了归档制度,但没有配套保证归档质量的奖惩措施,没有将科研档案归档质量纳入科研项目负责人年终考核,造成科研人员长期将研究资料搁置身边,科研原始数据据为己有,缺少研究过程中相关原始记录,文件材料缺少需要签字盖章的原件,人为造成档案核心资料缺失;还有的立卷档案封面标题表述不清,项目名称、起止时间没有标注。这极大地降低或失去了档案作为凭证的利用价值,也加大了检索利用的难度,影响了后续科研人员对项目档案精髓的挖掘和对前人经验、智慧的总结。2.2农业科研档案管理人员队伍不稳定,综合素质不高。许多农业科研单位的档案管理工作都由综合办公室的一名工作人员承担,学历、专业、年龄和综合素质参差不齐,且事业单位档案工作始终处于幕后的默默奉献的地位,难以吸引人才,造成从档人员更换不断,档案队伍极不稳定。由于队伍不稳定,一些从业人员对档案理论和业务知识技能掌握不够,极大地影响了各单位档案工作的开展。另外,缺乏既有扎实的档案管理理论和实践经验,又有农业科研专业背景,还能熟练应用计算机、网络知识的复合型档案管理人才,使得农业科研档案信息化管理工作没有人才基础,不能与时俱进跟上现代档案管理的步伐。2.3农业科研档案数字化、信息化水平低。由于农业科研单位投入档案管理的经费有限,致使档案硬件设施设备不完备、信息管理系统软件应用和更新不及时,档案存储主要还是采用纸质材料库存的形式,档案载体单一,有的单位甚至没配备电脑,只有几个档案柜,资料整理、分类、摆放都不规范,查找检索极不方便;缺乏针对农业科研档案管理实际需要设计的专门软件和网络平台,有的单位局域网建设都没考虑档案管理的要求,即使有也只是日常发文收文归档,没有从科研档案管理实际需求出发。再加上档案数字化人才短缺,认识不足,多数单位农业科研档案数字化、信息化工作进展缓慢。

3服务农业科技创新的农业科研档案管理建议

信息化、网络化便捷了人们日常生活的方方面面,农业科研档案管理工作更是要融合高科技手段,改变工作模式,提高工作效率。高科技手段离不开智能化、电子化、现代化的管理设备,对档案进行合理的整理归档,同时促进档案管理制度与时俱进、充满时代活力,助推农业科研档案管理工作服务农业科技创新。3.1提高档案管理人员的创新意识农业科研档案管理工作应该与时俱进跟上科技创新的步伐,突破传统管理理念和管理模式的束缚,紧紧围绕农业科技创新的新要求,抓住农业科研档案的特点,与农业科研人员一起利用现代信息技术、借助现代技术手段对过去许多有价值、有意义的科研观点进行研究和分析,为科技创新获得有价值的信息。3.2建设一支综合素质高的农业科研档案管理队伍农业科研档案管理工作者既要熟悉档案管理的理论知识、管理流程及技能,还应具备农业科学知识及相关交叉学科、边缘学科及综合学科的常识,更应不断学习紧跟时代步伐,适应网络化、数字化发展的要求,加强计算机、互联网、信息技术方面知识的学习,拓展其在农业科研档案管理上的应用。3.3建立健全合理的科研档案管理体制机制(以农业科研院所为例)合理的科研档案管理体制机制是科研档案归档材料齐全完整的重要保证,科研档案归档材料质量提高了才有查考利用的价值,才能为今后的开发利用工作奠定扎实基础。3.3.1形成合理的院所两级管理网络。农业科研单位(院所)科研档案应实行统一领导分级管理原则,形成院科研处、办公室、专业所协同管理,明确职责,即院科研处负责指导和督促课题组科研档案的归档工作,会同院办公室档案管理部门督查在研课题的档案收集保存情况,检查课题验收前档案材料的完整性和规范性;院办公室档案管理部门指导各类科研档案文件材料的收集、整理和归档,协助科研处开展在研课题档案工作督查;研究所确定一名分管所长,专(兼)职档案员具体指导课题组科研材料归档,明确专业研究所课题主持人为课题科研档案归档的第一责任人。3.3.2建档做到“四同步”[3]。实行建档工作和科研工作“四同步”,即下达科研计划任务时课题建档;检查科研计划进度时检查在研档案归档情况;课题验收成果鉴定时完成科研档案归档;成果评奖职称申报时需档案管理人员出具归档情况证明。从而形成项目档案立项建档、过程管档、验收存档、成果归档及非项目档案随时归档的归档模式,文件材料归档渗透整个课题材料形成阶段,确保收集材料无死角,归档案卷材料齐全完整,质量高。3.3.3建立归档工作奖惩制度。院档案管理部门对各所属部门归档工作进行检查,奖优罚劣,将课题主持人科研档案归档优劣纳入年终考评计分。3.4规范农业科研档案材料收集范围3.4.1按科研课题完成的4个阶段确立规范的材料收集范围。①课题准备阶段。收集的材料包括:申请书、可研报告、调研报告,合同(协议)、年度试验方案、课题经费计划文件。②研究实施阶段。收集的材料包括:室内(田间)原始记录,发表的论文(论著),考察、交流、调研材料。③课题验收鉴定阶段。收集的材料包括:项目技术(工作)总结;引进与育成品种(系)区试、生产试验材料及推广应用证明;经费使用决算、审计报告等材料;验收申请、验收材料、验收证书,鉴定申请、鉴定材料、鉴定证书等。④成果申报阶段。收集的材料包括:科技成果申报表、登记表及附件;科技成果奖励申报及评审材料;著作权、专利权、各种证书的申请、受理、评审材料。3.4.2完善其他类别项目材料收集。包括国家及部省重点实验室、工程中心等重大科研平台的文件材料;科研成果获奖、证书、奖牌等;科研过程中取得的新品种权、品种审定、软件著作权、兽药、农药、发明专利等各类证书;科研活动中产生的照片、音像等材料;科研活动中产生的电子文件。3.5与时俱进,加快档案信息化建设的步伐农业科研档案信息化建设是建立在馆藏资源数字化、材料收集网络化基础上的,一方面可通过构建科研档案网络归档平台,将科研文件材料在网络上运行办理完毕后及时归档,上传本单位内网平台;另一方面把不同载体的农业科研档案资源转化为数字化信息,以数字化的形式存储,以网络化的形式互相连接,利用计算机系统进行管理,形成一个结构有序的农业科研档案信息库,在做好保密工作、注意网络安全的前提下实现本单位范围内资源共享、实现档案检索、查询自动化,便捷利用,提高科研人员利用档案满意度[4]。农业科研档案信息化建设应从用户需求出发,按信息化建设要求,在推进档案数字化进程中,做到既重视传统纸质载体和内容资源的收集又重视新型载体的收集,构建一个门类齐全、内容丰富、载体多样的档案信息体系,把不同门类的档案合理有序地分类、编目、建立网络平台,组织上网数据和信息,开发档案信息在线查询系统,为用户适时查询档案信息资源,通过电子计算机对档案信息进行加工存储和检索,提高档案信息处理能力和查找能力。档案信息化建设是新形势下档案管理的必然趋势,各单位应加大经费投入,将档案信息化建设列入单位信息化建设规划,作为重点推进工作实施。实现从传统时代向信息化时代跨越,也是服务科技创新的要求。3.5.1开发档案信息管理系统软件。开发切合农业科研档案归档实际应用的系统软件,实现网上档案归档、检索、统计以及部分原文阅读,实现档案信息管理系统与单位OA(办公自动化)系统对接以及OA系统中的电子文件在线归档。3.5.2馆藏各类档案文件进行数字化加工。完成馆藏各类档案文件扫描,建立文件级目录数据库,对利用频繁、重要的纸质档案建立全文数据库,同时建立照片、音频、视频等多媒体数据库[5]。完成馆藏档案数字化,形成以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案室体系。3.6改变服务方式,充分开发、利用、盘活档案资源利用是档案工作的生命力所在。做好档案各项基础工作的同时,突出开发利用档案信息资源,变被动服务为主动服务,改变坐等利用者上门查询为根据农业科技创新工作的实际需要对馆(室)藏资源进行挖掘提炼,变“死档案”为可以适时利用的“活信息”。3.6.1编制功能互补的检索工具。编制全宗指南,为科学研究和工作查考提供所需档案线索,帮助档案人员熟悉档案内容,更好地开展档案的整理、鉴定、检索、提供利用、编研、对外宣传报导等工作,提高科学管理水平;文书、科技、会计、音像、实物等不同门类档案编制案卷目录、全引目录、归档文件目录、分类目录、专题目录等不同形式、功能互补的检索工具[5]。3.6.2开展多种档案利用方式。充分挖掘馆藏资源,开展多种档案利用方式。拓展编研新形式,可以创新思路,与各研究所和相关部门联合编研《科技成果汇编》《专家录》《自主创新成果汇编》等编研材料;编写制作《※※※周年》系列书籍、画册、宣传DVD等,对外宣传、推广应用成果、扩大单位影响力。在财力条件允许情况下建立档案利用新窗口———陈列室,可以利用馆藏图片、实物、电子翻书、视频等方式展示单位发展历程、科研成果、人物风貌等。3.6.3提供创新形式的的档案服务。在人们生活离不开手机、社交媒体广泛应用的今天,如何将之引入档案实践,丰富档案服务形式服务于农业科技创新值得思考。现阶段应用社交媒体创新档案服务模式切实可行。以档案数字化信息化为基础,引入社交媒体可以提供新形式、多层次的档案服务内容,社交媒体凭借其强大的资源整合、发布与交互功能提供了档案实体服务向网络服务转变的条件。它既能对现有服务进行变革,也能提供全新的服务形式。传统档案服务由人工提供借阅、检索、编研、咨询等,利用效率低,利用者满意度也低。引入微信等社交媒体可以利用广阔的查阅平台,利用者打破时空限制随时随地根据需要提出查阅请求,在检索环节上可以增强即时互动性,提高用户满意度;在编研环节可以减低传统编研的出版成本,在编研过程中及时发布阶段性成果,及时获得用户反馈,接纳批评意见,增加了编研出版的开放和交互性,提高了编研的效率和质量;交互性社交媒体如QQ等的引入与查阅者实时互动交流,能及时为用户答疑解惑。另外社交媒体还能衍生出新的服务方式,如根据用户需求建立数据库,定期向利用者推送有针对性的信息内容或解决方案;智能终端APP在沟通交流和信息传播方面的巨大优势可以引入档案实践,这些社交媒体的应用为手机用户利用档案提供了极大方便[6]。社交媒体具有巨大应用前景及影响力,引入档案实践后更能让受众了解农业科研档案,挖掘利用农业科研档案,体现农业科研档案的价值所在,从而以此为契机形成管好农业科研档案为科技创新服务的良好氛围。

作者:韩千红 单位:安徽省农业科学院作物研究所

参考文献

[1]裴翠娟,王双跃,王兴发.对省级农业科研院所科技档案管理工作的思考:以河北省农林科学院粮油作物研究所为例[J].农业科技管理,2013,32(3):32-35.

[2]黄钺.农业科研档案信息化构建与问题解析[J].湖北农业科学,2015,54(19):4921-4924.

[3]国家科委,国家档案局.国家科委、国家档案局关于印发《科学技术研究档案管理暂行规定》的通知[A/OL].(1987-03-20)[2017-01-21].http://www.pkulaw.cn/fulltext_from.aspx?Gid=10052.

[4]郭秀萍.加强农业科研档案数字化管理的策略探讨[J].农业科技管理,2012,31(5):49-52.

[5]王莉芳,汪洁,辛红霞,等.农业科研单位档案管理探讨与实践:以江苏省农业科学院为例[J].档案与建设,2013(10):67-69.

[6]黄霄羽,郭煜晗,王丹,等.档案馆应用社交媒体创新档案服务的内容[J].北京档案,2017(1):15-19.

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