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地勘单位财务信息化管理探讨

一、地勘单位财务信息化管理的重要性

地勘单位财务信息化管理不仅解决了基本会计核算的数据收集、统计和计算功能,还使传统会计核算上升到了现代电子信息化管理会计阶段,为企业管理制度和措施的制定、实施提供强有效的决策信息依据。一方面,地勘单位由于经营活动的特殊性,单位财务管理和监控受时间、空间和资源等方方面面的制约,地勘单位上属部门难以对下设机构实施直接的财务收支监控;另一方面,地勘单位财务信息化系统是随信息技术的发展而展开,目前地勘单位许多项目都处于偏远地区,进行信息化管理的硬件和软件设备有限,相关专业技术人才也严重匮乏。

二、地勘单位财务信息化管理存在的问题

随着互联网信息技术的发展,地勘单位越来越重视财务信息化管理。企业不仅关注财务会计工作的管理职能,还充分认识到财务信息化管理的重要性。然而,地勘单位进行财务信息化管理受到硬件设备配置、网络建设和软件开发等外部条件的制约,且相关财务信息化管理的安全保障也不够充分。除了外部条件的制约,地勘单位内部因素是影响财务信息化管理的主要原因。(一)地勘单位财务信息化管理缺乏有效、合理的信息处理程序。地勘单位进行财务会计工作的流程受到会计流程的影响,传统会计信息处理程序还离不开手工方式,因此财务信息数据的处理和收集过程存在很多不足。首先,地勘单位财务数据处理的环节较多,财务信息化处理需要计算机通过记账凭证生成,而地勘单位会计工作离不开手工方式,增加了会计信息数据的处理环节和内容。其次,地勘单位财务信息内容分散,项目地点分散,周期较长,会计数据量巨大,通过数据分类对财务信息进行有效处理,增加了人工成本,并且对财务信息数据内容处理的难度较大。第三,地勘单位财务会计数据存在重复存储问题,由于地勘单位项目多、周期长,会计数据处理较为复杂,会计核算主要是后期核算,对地勘项目的实时信息把握不全面。(二)地勘单位财务信息化管理难以发挥管理职能。财务信息化管理,不仅是为了提高财务会计的记账和数据处理效率,还是进行项目决策和管理发展的重要依据。地勘单位财务信息化管理具有多个模块系统,虽然各个系统模块内部能够实现数据共享和有效传递,但是财务信息化管理还是一个相对自我封闭的系统。财务信息化管理只有将会计系统与其他系统进行连接,建立相互有效的分析和共享桥梁,才能真正实现财务信息的管理职能,为管理决策提供有力支撑。地勘单位财务信息化明显缺乏综合效应,会计信息的收集和处理缺乏信息技术,会计信息系统没有与其他功能系统实现信息共享,会计信息不仅缺乏时效性、系统性,还存在使得这种滞后性成为一种理所应当的会计理念。因此,地勘单位财务信息化管理没有搭建会计信息系统与其他系统共享“桥梁”,难以充分发挥财务信息化的管理职能。(三)地勘单位财务信息化管理缺乏有效性。地勘单位发生的业务活动存在大量会计信息数据,会计信息以记账凭证为信息收集和处理的起点。在会计信息数据收集和处理过程中,会计人员对信息的判断显得尤为重要,由于地勘单位项目周期长、地点偏远,会计人员的职业素养和专业程度有限,这极大地降低了会计信息的有用性。在地勘单位财务信息化管理中,财务信息处理方式降低了信息数据的处理速度,损失了大量有用信息,加上会计流程和处理模式的局限,会计人员所提供的财务信息的详细程度和有效性存在不足。因此,地勘单位财务信息化管理无法为信息使用者提供管理依据,缺乏信息有效性。(四)地勘单位财务信息化管理无法满足管控需求。地勘单位财务信息化管理不仅为单位内部经济管理提供决策的重要依据,还为外部使用者提供信息支持。由于地勘单位财务信息化管理包括财务会计和管理会计,管理会计与财务会计分开降低了经济业务信息传递的驱动力。会计信息数据在冗长、刻板的转换过程中,可能遗漏了大量重要的管理数据和业务信息,因此管理会计所利用的信息数据难以全面和有效。地勘单位财务信息化管理工作难以协调财务会计和管理会计存在的差异,不一致的数据信息给决策带来困惑,无法满足企业管理、控制的需求。(五)地勘单位财务信息化管理系统建设缓慢许多地勘单位财务信息化管理系统建设相当缓慢。一方面,地勘单位会计部门和会计人员对财务信息化管理系统认识不足,重视程度不够,相关信息化技术人才匮乏,会计人员无法应付计算机与会计信息的结合,忽视了信息化软件在财务管理中的功能。另一方面,地勘单位财务信息化管理系统不够完善,除了会计核算系统,与其他系统相衔接的管理信息系统没有完全建立。此外,各个系统间也没有高度集成,没有形成系统间的有效交流和互动,因此地勘单位财务信息化管理系统不完善,工作人员无法对地勘项目过程的环境和内部环境变化做出快速有效的反应,从而降低了整体的运作效率。

三、建议措施

(一)明确地勘单位财务信息化管理的目标,制定实施计划。财务信息化管理是地勘单位信息化的重要组成内容。地勘单位财务信息化管理需要对财务信息化的目标和内容作出整体规划,全面有效地指导财务信息化实现管理职能,同时适时引进信息技术,充分运用信息化管理系统及时满足单位的发展需要,提高资源配置效率,以实现地勘单位的战略目标。一是成立专门管理部门,制定和负责项目财务信息化管理的各项工作,确保财务信息化管理工作按照计划执行,并定期优化信息管理系统,优化信息技术。二是建立专项资金,由于地勘单位财务信息化管理是一项系统、长期的工作,前期投入较大,需要长期资金支持,因此建立专项资金,并进行严格的项目验收和审计工作。(二)构建数据、信息共享平台,完善财务信息化管理系统。地勘单位财务信息化管理要充分发挥管理效用,需要为财务信息化管理系统与地勘其他系统搭建“桥梁”,因此,地勘单位需要根据实际情况构建信息共享平台。通过统一的系统平台,对各个系统进行整合,提高财务信息的实用性,充分利用财务信息资源的管理效用,真正将分散的会计数据转换成为有用的管理信息。通过构建信息数据的共享平台,完善财务信息化管理系统以充分发挥财务信息的管理职能。(三)制定数据运用标准,充分发挥财务信息化管理系统的作用。地勘单位经济活动分散,项目周期长,相关会计数据不仅数量巨大,还相对分散不易整合。地勘单位首先要根据各个项目实际情况建立数据运用标准,各个系统之间基于运用标准进行管理和控制。数据运用标准包括基础数据标准、项目流程、财务支出等标准,地勘单位基于数据运用标准,通过财务信息化管理进行管理和控制,规范和控制项目开展及各项活动,构建一个有序的管控体系。因此,制定数据运用标准,通过有序的管控体系,以充分发挥财务信息化管理系统的作用。(四)协调地勘单位项目业务活动与财务信息化管理的关系v地勘单位以勘探项目为主开展业务活动。根据项目勘探主线,地勘单位要协调各个业务部门之间的关系,保持部门间的信息同步。由于地勘单位勘探项目的地点较为偏远,项目支出和项目进度与财务信息难以保持同步。因此,地勘单位财务信息化管理必须重视同步性问题,关注项目活动的财务信息的时效性,协调地勘单位项目业务活动与财务信息化管理的关系,保持项目活动与会计数据的同步,提高财务信息化管理的有用性。(五)加强信息化系统的硬件和网络系统安全的控制工作。地勘单位财务信息化管理主要依赖于计算机硬件、网络系统和信息技术,加强计算机硬件、网络系统和信息技术安全的控制工作,保证信息系统运行安全,减少外部环境因素和信息技术革新对信息化系统管理带来的不安全因素。首先,对不同部门、资源进行授权管理,利用接触控制保障授权人的使用安全性和资源正确性。其次,利用数据保密、相关安全软件以及识别功能,加强网络系统的安全,并为数据的使用者提供有效保障。最后,定期对财务信息化管理系统的计算机硬件、网络系统以及信息技术进行安全核查,保证各个系统的稳定运行。(六)正确认识财务信息化管理系统,提高工作效率。地勘单位构建财务信息化管理系统不仅是为战略目标服务的,还是制定管理决策的重要依据。根据单位战略目标制定有效的财务信息化管理系统,必须正确认识地勘单位财务信息化管理系统,让系统衔接的各个部门对战略目标有明确的认识,并制定财务信息化管理系统的执行计划。此外,要充分运用财务信息化管理系统,必须具备信息技术的专业人才,一方面要引进信息技术方面的专业人才,保证财务信息化管理系统的顺利实施;另一方面,还要提高会计人员和管理人员的信息技术水平,从而保证财务信息化管理在各个部门的有效衔接。

作者:邢海云 单位:河北省地矿局秦皇岛矿产水文工程地质大队

参考文献:

[1]杨力.财务信息化内部控制分析[J].财经界(学术版),2016(06):193.

[2]朱泽恩,盖春平.地勘单位财务信息化管理的简约分析[J].新经济,2015(32):58-59.

[3]王福田.地勘单位精细化财务管理分析[J].中外企业家,2015(30):75.

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