医院基建档案数字化管理研究

近年来，随着医疗事业迅速发展，医院建设规模持续扩大，基础设施也相应增加，在此过程中形成了大量的基建档案。在此形势下，医院基建档案的管理愈加重要。从实际现状来看，很多医院基建档案管理都不符合当今的时代要求。落后的管理模式为基建档案管理工作带来诸多不便。现如今是数字时代，现代信息技术已经基本实现了全面覆盖，因此，医院基建档案的管理应该加快数字化建设，实现医院基建档案数字化管理目标。本文分析了传统医院基建档案管理模式存在的问题及档案数字化管理带来的便利之处，提出了医院基建档案数字化管理的几点建议。

一、传统基建档案管理存在的弊端

一是占用大量的档案存储空间。医院基建档案涉及的内容较多，且较为繁杂。如若应用传统的基建档案管理模式，会占用大量的档案存储空间；二是现如今医院的基建档案管理来看，其大多数还采用传统的档案管理模式。该模式非常不利于查阅档案。具体而言，为了查阅基建档案，工作人员需要完成手工查找案卷目录、库房进行纸质档案的调卷等一系列程序。这些程序过于繁复，费时较长，很有可能耽误工程建设；三是利用受空间限制。传统的档案管理模式主要依靠医院档案管理人员进行实体管理方式，实体管理方式存在明显的局限性，基建档案管理受空间限制。

二、医院基建档案数字化管理的便利之处

一是减少档案存储的空间。在信息化时代大背景下，记录在纸张上面的内容被转化为电子文档，在电脑上（光盘或者是磁盘）存储，不仅信息能被完整保存，还能节省大量存放空间。因此，利用数字化档案管理模式有利于减少档案存储的空间；二是提高了档案的利用率。采用数字化基建档案管理模式，通过计算机索引，可以很快地检索出需要查找的档案，既能提高基建档案的查阅速度，又能提升档案的利用率；三是让档案资源实现共享。采用数字化基建档案管理模式，借助计算机及网络技术，打破了空间障碍，利用者能通过系统平台就可以查阅档案，实现了档案资源共享。

三、加强医院基建档案数字化管理的几点建议

（一）健全相关档案数字化管理制度。现阶段，医院基建项目比比皆是，档案数字化管理任务量非常庞大。但是，医院基建档案管理中存在诸多问题，其中最突出的问题是医院在进行档案数字化管理时，没有标准制度作为参照，在具体档案数字化管理中，出现很多问题。医院基建档案管理部门应该根据实际情况，建立一套完整的医院基建档案数字化管理标准体系，并按照该体系实施基建档案管理，以满足基建档案信息传递、信息存储、信息利用等管理要求。

（二）完善软硬件基础设施建设。实施医院基建档案数字化管理模式，必然会借助计算机来实现。因此，做好计算机软硬件与相关基础设施建设工作非常必要。在基建项目档案数字化管理中，完善软硬件基础设施建设属于基础部分，只有完成该部分工作，才能更好地完成后续管理工作。考虑到此方面，医院应该增加对档案管理方面的投入，并将一部分资金或者资源划分给建设计算机软硬件技术与设施当中。具体而言，应该从以下几方面入手：第一，完善医院计算机硬件配置。检查计算机网络设备、相关办公设备的功能是否存在不足，以免影响基建档案管理；第二，配备专业的网络工程与软件开发与维护人才。这样做主要有两个方面的作用，一是便于设立专门的网络化共建档案管理平台；二是确保日常基建档案管理不出现任何技术性的问题。

（三）制定与强化各项安全措施。医院基建档案数字化管理，能为医院基建工作者带来诸多便利，但是我们也不能忽视这种管理模式存在的问题。医院基建档案数字化管理主要依赖于计算机技术实现规范化管理，但计算机存在软件漏洞或者系统漏洞等问题，不免会为医院基建档案管理造成困扰。基于此方面考虑，有必要有针对性地提高医院基建档案管理的安全性。为此，应做到以下几点：第一，设置安全系数较高的防火墙，必要时增加使用防护软件，进而减少木马病毒；第二，针对特别重要的基建档案资料，实施加密处理；第三，做好档案备份（档案数据库）。综上所述，对于医院而言，医院基建档案数字化管理需要一步一步地落实。面对如今增多的基建项目，医院基建档案管理人员应提高积极性，为基建项目档案数字化管理贡献自己的力量，以实现基建档案存储、处理、查询和共享，提升医院基建档案管理质量。

作者:熊瑛 单位:湖北省孝感市中心医院

参考文献：

1.陈燕君.医院基建图纸档案的数字化管理[J].城建档案，2011.03

2.张涛.医院基建档案科学化管理的几点措施[J].城建档案，2015.11

3.孙捷.基于OA平台的医院综合档案管理信息系统的设计与实现[D].吉林大学，2011

4.王霞琴.加强医院基建档案管理工作之我见[J].档案管理理论与实践-浙江省基层档案工作者论文集，2012