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医院档案精细化管理应用分析

近年来,随着经济水平的提高,医疗条件也不断得到改善,医院中的医疗技术条件以及管理水平得到不断的提升。档案管理作为医院管理中的重要组成部分,其管理质量直接影响着医院各项工作的开展,因此,应该采用科学的管理方法来对档案进行管理,提高管理效率,降低管理成本,减少管理工作中出错的概率。

1医院档案管理现状

就目前而言,医院档案管理工作中主要存在以下两个问题:①管理制度不够完善:管理制度不够完善是我国很多医院普遍存在的问题,尤其是中小型医院。相关管理条例的缺失直接导致了医院档案管理水平的下降,从而导致重要文件的缺失,并且会影响医院相关工作的高效开展。例如,若医护人员不能及时找到重要的研究资料,就会导致工作效率的降低。②管理模式较为粗放:由于医院管理人员对于档案管理工作的忽略,导致医院中档案管理工作水平较低,没有统一的管理标准,并且没有科学的管理方法、管理模式,因此造成了管理效率低下、档案内容混乱,为医院档案的归档和查阅增加了一定的难度。同时,医院档案管理质量的低下也会影响到整个医院管理水平。

2“精细化管理”与“加减乘除法”的含义

2.1精细化管理

精细化管理是管理学中一个常见的概念,指通过落实管理责任,将管理责任具体化、明确化,来实现管理工作的高效性。精细化管理的本质是将管理目标进行分解和细化,使之落实到每一个工作人员的身上,从而实现管理的有效性[1]。精细化管理方法最先应用于企业管理中,但随着市场经济社会的发展,很多事业单位也逐渐采用精细化管理方式进行管理。医院中的档案精细化管理指的是按照规范的管理方法安排好单位中的各项管理工作,不断将工作细致化,精益求精,从而达到更好的管理效果。

2.2精细化管理中的“加减乘除法”

“加减乘除法”在数学中是最基本的运算方法,将该原理应用到医院档案管理工作中能够有效提高管理质量。“加法”指的是不断增加新的档案内容、不断采用新的保管方法、不断提高档案保护的技术、不断增加档案的利用者,不断增加档案录入的项目数、被管理的档案数、被整理和鉴定的档案数、被数字化与开放化的档案数,加大管理内容的范围;“减法”是指采用先进的管理方法,降低管理成本,减少管理工作中的出错率;“乘法”指不断采用先进的管理方法来完善档案管理的制度,调动档案管理工作人员的积极性,提高管理工作的效率,使管理工作达到事半功倍的效果;“除法”是指消除管理工作的安全隐患以及摒弃管理工作中的弊端,不断提高档案管理的安全性和高效性[2]。将“加减乘除法”应用到医院档案精细化管理中,能够对于现有管理工作制度进行精细的分析,做得好的方面继续发扬,做得不好的方面尽量避免,从而使档案管理工作的效率更高。

3“加减乘除法”在医院档案管理中的应用策略

3.1通过“加法”来加大档案管理范围

根据《中华人民共和国档案法》相关规定可知,档案管理的内容应该包括国家相关机构、社会团体或者是个人所从事的与军事、政治、经济、文化、技术等能够促进社会发展的并具有保存价值的文字、声像、图表等。本院已根据相关法律法规将符合以上特点的资料作为档案管理的对象,并采用纸质或是电子的形式进行保存,包括上级的一些通知与通报、请示与批复,以及医院运营期间的合同、规划、协议、医教研防文书、奖杯、证书等。然而精细化管理要求,在医院不断发展、医疗水平不断提升的现如今,医院档案管理也应该与时俱进,不断增加和细化档案管理的内容,着重强调将医患纠纷加入医院档案管理的内容中。医患纠纷是指医患双方对于治疗后果的认定产生分歧,或者是患方认为在治疗过程中,其权益受到侵害,并要求相关的医疗机构对患方损失进行赔偿的事件[3]。对于医患纠纷事件档案的记录应该注重细节,包括相关科室、责任人、纠纷原因、解决方式等,并将医患纠纷与医护人员的评价评级、绩效考核等相挂钩。纠纷案件的相关材料与说明收集后,应由科室主任审阅和签字,并以一案一卷的形式进行保存。

3.2通过“乘法”来强化档案管理力度

医院档案传统管理方法中,管理模式单一、管理制度落后,因此管理效率低下。因此,应该加强档案的管理力度。首先,应该制定明确的管理制度,相关制度应该参照《中华人民共和国档案法》,并紧密结合医院的实际情况来进行,不断完善制度,严格执行制度。①档案管理人员应该执证上岗,并进行定期培训,确保其具有较高管理专业知识,了解管理工作的相关内容,并能及时更新自身知识,并将先进的技术手段应用到医院档案管理当中。②档案室应该具有足够的面积,并实施较好的防盗措施,例如安装防盗门、防盗网等,档案室内应该明确区分区域,并对于存放文件的区域实施监控摄像管理[4]。③应该加强档案室人员出入的记录管理。所有进出档案室的人员必须进行如实登记,且档案的借阅必须有相关部门领导的签字。其次,加强对于医院运行过程中各类数据的收集和存档管理,以便通过对于相关数据的分析,为医院各项活动开展的管理和决策提供数据基础。医院中相关总结、计划、督办以及年鉴编纂等文稿的撰写工作,应该由院办副主任来完成。同时,应该将编纂年鉴、档案收集、医院重大事件以及相关宣传工作相结合,完善医院中各方面资料的采编,并生成固定院内刊物,对于医院中各大小事件、工作动态进行记录。该刊物将作为医院中各项情报的第一手资料,客观反映医院各项科研成果、工作计划等。

3.3通过“减法”来降低管理成本

传统管理方法中,很多档案采用纸质记录方式。大规模的档案撰写工作不但会花费很大的人力、物力,并且出错概率极高,并且纸质档案会由于重复翻阅受到磨损,无论从人力、物力、财力角度而言,管理的成本均较高。尤其是在精细化管理的制度下,管理的内容、计算难度都不断增大,手工抄录和计算已经不能满足相关档案管理的要求。随着电子科技的进步,数字化管理已经被广泛应用于各项管理工作中[5]。因此,在允许的范围内,我们可通过电子存档的方法取代传统的纸质存档,实现管理工作的数字化、规范化,不但能够降低管理成本,节省大量的人力、物力,还能够有效减少管理工作中的错误率。同时,可以采用电子监控设备对于档案室进行监控,并有专人负责监控室,也能有效减少档案管理工作中人力成本。在电子监控室中,监控人员可以同时对于几个或是十几个档案室进行监控,不但能够提高监控的效率,还能将档案室中的实时状况进行记录。当有突发状况发生时,电子监控记录能够为办案提供强有力的线索。电子监控设备在档案管理的应用中发挥了极大的作用。

3.4通过“除法”来消除安全隐患

医院档案管理工作中的安全隐患较多,例如火灾、潮湿、盗窃、虫咬等都可能会导致档案的损坏。因此,档案管理室中应该做好防火、防潮、防窃、防虫的工作,将档案保管安全工作精细化。档案保管室内,应该杜绝火源,并且应备有足够数量的灭火器,以免意外的火灾导致档案的损坏[6]。同时,纸质档案应该妥善保存,避免直接与地面、墙壁接触;还应加强档案管理室内的巡逻工作,以免出现机密文件被盗的现象,还应做好档案室内的定期杀虫工作,避免纸质文档遭到虫咬破坏。除了档案管理方式上的安全隐患,还应包括管理内容上的隐患。采用数字化档案管理方式,能够将相关的资料进行合理收集、科学归档,并定期对于相关档案进行整理、归类、排序、编号等,查阅时只需要将关键词、档案编号、文件名等输入,就能快速搜索出相应的文档、文件,有效消除传统管理过程中乱序、遗失等危险因素。同时,还能有效实现多人同时查阅,提高查阅效率。

4结语

医院档案精细化管理扭转了医院档案管理制度不完善、管理方法不科学、管理效率低下的趋势,有效提高医院中档案管理工作的质量。将“加减乘除法”应用到医院档案精细化管理工作中,拓宽了管理内容的范围、强化管理工作的力度、降低管理工作的成本,同时还能有效降低管理工作的安全隐患,使医院相关档案管理工作效率更高,为医院的发展作出更大贡献。

作者:耿玲 单位:淄博市中心医院社保科

[参考文献]

[1]张嘉伟.论精细化管理与公立医院档案建设[J].兰台世界,2016(3):50-52.

[2]朱丽丽,李娜,宋茂民,等.“加减乘除法”应用于医院档案精细化管理的探讨[J].中国病案,2016(6):51-53.

[3]赵跃玲.探讨精细化管理在病案管理当中的应用[J].经营管理者,2016(16):436.

[4]高蓉.医院档案建设中精细化管理的方法[J].办公室业务,2016(15):27.

[5]高萌.精细化管理在医院档案管理中的应用[J].办公室业务,2016(13):115.

[6]李莉,李秀云,段慧.谈我院磁性载体档案的精细化管理与保养维护探讨[J].世界最新医学信息文摘,2014(7):22-23,30.

[7]王欣宇.档案资源建设对提升医院运营管理作用探析[J].兰台世界,2016(22):71-73.

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