进口设备合同管理的必要性

摘要：在高校管理中，已经将合同管理作为其中一项重要的管理内容，特别是进口设备的合同管理更是重中之重，由此可见进口设备合同管理的重要性，本文在分析进口设备合同管理意义的基础上，重点从六个方面说明进口设备合同管理的有效策略，使高校能够真正将进口设备合同管理工作落实到实处。

关键词：高校管理;合同管理;进口设备合同

一、引言

随着高校对教学科研设备的投入不断加大，教学科研水平的不断提高，高校所购的教学科研进口仪器设备不断增多，只有加强对进口设备的合同管理才能使采购合同更加规范、有效，才能保证高校所引入的进口设备的质量、服务，通过对进口设备合同的有效管理，不仅能够将购置风险降至最低，还能有效的实现高校内部设备的管理，保证高校进口设备引入资金的合理使用，发挥设备的最大效益。

二、加强进口设备合同管理的必要性

一般情况下，高校进口设备合同管理分为合同前期准备工作、合同签订工作、合同执行工作、合同归档工作、特殊事件处理工作五部分。进口设备合同管理能够保证在引入进口设备前期明确相关的规章制度，使进口设备采购过程满足相应的条款，从而使供需双方需求协调一致，使签订内容更加合理有效，并让双方能够根据合同内容履行相应的职责，防止违约情况发生[1]。进口设备合同管理是动态的，是贯穿于高校进口设备采购过程和使用过程中一项不可缺少的工作，加强设备合同管理能够使高校和供应设备单位订立并履行合同，不仅能够保证高校的权益，更有利于高校合同管理工作的顺利实施。

三、加强进口设备合同管理的策略

为了使进口设备合同管理工作发挥更大的作用，下面提出六项加强进口设备合同管理的策略。

1.构建完善的进口设备合同管理制度。要保证进口设备合同管理工作能够有效开展，首先要构建完善的进口设备合同管理制度，这就要求高校做好以下几方面的工作：一是重视进口设备合同管理工作；二是制定有针对性的合同管理办法；三是完善进口设备合同档案管理。同时高校管理部门应该结合仪器设备采购工作特点，建立相应的进口设备采购和进口设备合同管理部门，让专门人员进行高校合同管理工作[2]。其中进口设备管理制度不仅要包括详细的管理流程、管理工作主要内容、管理规范，还要包括对工作人员的管理要求，保证工作人员能够实现进口设备合同管理的规范化。

2.增加进口设备合同管理工作人员业务培训。在具备详细、系统的管理制度后，就要有效提高高校进口设备合同管理工作人员的业务水平和工作能力，高校要为进口设备合同管理人员提供更加专业、系统的培训，使工作人员能够在了解进口设备管理工作重要性的同时，掌握到更多的合同管理理论知识，并通过高校提供的实践培训机会，将掌握到的理论知识运用到实际工作中，从而提升自身的业务水平，使工作人员能够将工作做得更好、更到位。

3.完善进口设备合同管理流程。在高校进口设备合同管理工作中，合同管理流程起着决定性的作用，保证合同管理流程能够按照前期准备工作、合同签订、合同执行、合同归档顺序进行，其中每一项工作都十分重要，在完善管理流程工作中，也要不断完善每一项合同管理内容，保证在前期准备工作时能够大致确定合同中涉及的内容，在合同签订过程中，要仔细核对合同内容，避免出现漏项、条约不严谨等问题，同时在执行过程中，高校应该有效的使用进口设备合同，保证自身权益，最后在做合同归档时，相关工作人员应该及时并按照高校合同管理规范进行归档工作。

4.实现进口设备合同管理信息化。现阶段，随着信息技术的快速发展，在各个行业中得到了良好的使用，特别是在高校管理进口设备合同时，实现信息化能够实现进口设备合同的更优管理。推进高校进口设备合同管理信息化就要做出以下努力：一是增加对合同管理人员的信息化培训，使合同管理者能够掌握基础的信息管理工作方法和基本的操作技能；二是构建完善的进口设备合同管理信息化制度，使工作人员能够有章可循，同时在规章制度的指导下更好的完成信息化管理中每一项细化工作；三是支持与鼓励合同管理人员进行合同信息统计、整理、分析与提取工作，及时发现信息化管理过程中存在的不足并尽快解决，使高校进口设备合同管理模式更加完善。

5.加强进口设备合同归档管理。合同归档管理工作是高校合同管理工作中的一项重要内容，合同归档工作的顺利进行不仅能够提高高校合同管理工作效率，更能够保证高校进口设备的维护权益[3]。加强进口设备合同档案管理工作，就要在提高工作人员工作能力的基础上，实现合同管理的信息化，同时，要结合高校进口设备引进情况制定适合的管理方式，使合同归档管理工作效率更高。6.及时处理特殊事件，预防进口设备合同违约。在进口设备引入期间及合同管理期间难免会发生一些特殊事件，当发生特殊事件时，高校设备管理工作者应该及时处理事故，防止发生进口设备合同违约问题，避免给高校带来经济损失。高校进口设备合同管理人员应该做好以下几方面工作：一是及时分析当前本校进口设备合同执行情况，对合同中存在的一些履行期限条款不明、售后服务包含不明的情况与供应商协调解决；二是制定相应对策，在签订合同前，实现合同内容的细化，做好预防进口设备合同违约工作。

四、进口设备合同管理的注意事项

由于高校进口设备在引进过程中关系着学校的权益，因此，进口设备合同管理工作十分重要，在管理过程中要注意以下管理事项：一是前期准备工作中的详细程度和人员业务能力，重视人员在进行前期管理工作中能够按照相应的合同管理制度开展工作，保证工作人员工作的规范化；二是在合同签订过程中的注意事项，合同签订中的条约影响着高校在日后履行合同的权益，因此，在签订合同过程中，高校应该注意合同条约的完整性和详细性，保证供应商能够为高校提供更优质的售后服务；三是进口设备合同执行工作中的注意事项，主要包括设备的验收、付款、免税业务以及监督审核工作，这些工作保证了高校的权益，因此高校应该注意在合同执行中的注意事项；四是进口设备合同归档工作，合同归档是合同管理中的最后一项工作，同时也是合同管理中的最基础、最重要的一项工作，只有将合同进行正确的归档，才能保证合同的有效性，当发生问题时才能够最有效的履行合同。

五、结语

总之，进口设备引进和管理是高校管理中一项重要的工作，只有加强进口设备合同管理才能有效的实现对高校进口设备的质量控制，保证设备的使用质量和进口设备在出现一些问题时的售后服务工作，关系到高校采购进口设备的权益。做好相应的进口设备合同管理工作，不仅需要设备采购部门的细心与配合，更需要高校领导和相关负责人的重视与支持，保证高校进口设备合同管理工作能够发挥重要的作用，保障高校权益。

作者:赖力斌 单位:贵州大学实验室与设备管理处

参考文献：

[1]董达,陈靖,韩永君,李文蕊.科学、规范管理提高外贸设备进口效率[J].实验室研究与探索.2015(03).

[2]刘彦强,王益民,张小蒙,阎冰,孟庆楠.高校大型仪器设备购置管理工作研究[J].中国现代教育装备.2015(17).

[3]王晓华,杜亚辉,李海燕.政府采购活动中围标现象产生根源分析及对策[J].实验技术与管理.2015(07).