资料档案管理范文10篇

资料档案管理范文篇1

关键词：新媒体；影像档案资料管理；现状；策略

档案管理是记录人类发展轨迹、融汇社会发展信息的重要内容，而影像资料档案管理则成为重要的记录方式。随着信息化社会、数字化时代的到来，大规模、多样化、复杂化的档案信息如雨后春笋般出现，引领现代人的生活进入到了新的时代。而新媒体对于档案管理的影响不容小觑，如何有效地管理影像档案资料成为一个重要的课题。

一、新媒体概述

随着科学技术的不断发展和进步，以网络为依托的新媒体开始出现。新媒体和旧媒体两个概念是相对出现并且随时变化的，新媒体是相对于旧媒体而言的[1]。因为网络等的出现，让报纸、广播电视等都归为了旧媒体，而在网络出现之前，电视等与报纸、广播等比较则也是新媒体。在这篇文章中，我们所探究的新媒体主要为网络出现之后带来的新媒体。新媒体总体呈现出科技化水平高、使用人群层次高和使用频率高等特点。同时，新媒体所能承载的信息量也更大，不仅仅停留在对于文字、图片和视频片段的部分承载上，对于文字数量、图片大小和视频多少等的承载体现出一种“无上限”的特点[2]。此外，新媒体带来的互动体验更是旧媒体所不能企及的。人们可以通过新媒体查找影像资料档案，大大提升了档案管理效能。从目前新媒体的界定来看，这一媒体形态是相对于旧的媒体形态而言的，并且这种媒体形态处于不断发展过程中，始终以最为先进的数字化技术作为实现平台与实现基础。从其定义的角度来看，这一新兴的媒体形态将多种传播技术有机地融合起来，并且对于新时期的电影影像资料档案形成深刻影响，这也成为研究新媒体环境影像资料档案工作的重要背景所在。

二、面临新媒体环境影像资料档案工作的挑战与机遇

（一）挑战

过去的影像资料档案管理和传播方式较为单一，传播方式一般是图片与文字，缺少时效性，我们很难及时取得与把握最新信息和最佳信息，且社会需求者的参与度普遍不高。影像资料档案信息的传播速度不能同新媒体方面的信息传播速度相互抗衡。尽管在我国信息化发展的局势下，影像资料档案工作还在不断适应最新的媒体氛围，相关部门主动促进影像资料档案信息化建设。然而，与新媒介技术本身的应用与发展相比依然存在着一定的差异。影像资料档案应用始终不普遍，影像资料档案管理部门与社会需求者的影像资料档案意识较为淡薄，科研部门的影像资料档案检索使用率不高。同时，影像资料档案管理渠道和运行模式依然十分单一，那一切都需要主动引入新的媒介与技术方法。此外，在目前的单位档案管理中，老同志所占有的比例较大的，成为档案管理的主要工作主体，这些人员的年龄偏大、文化水平较低、文化素质较低、新媒体操作能力较低，进而影响到了新媒体技术的全面推进。很多的老同志缺乏必要的新媒体操作水平和操作知识，难以适应新媒体操作需求，大大影响了档案管理的效能。

（二）机遇

影像资料档案一般是在实践活动与科研管理当中直接实现的拥有储存价值的文字等材料，主要反映了科研活动的总体流程，拥有系统、精确及完整的特征，在新媒体传播当中拥有一定的优势。近些年，随着网络信息的普及化，大众所接受的信息数量大于其所需求及所消费量，甚至受众不能合理运用或者有效选择信息。社会大众所必需的是有用而真实的信息，且也会侧重于从“权威的”内容生产者方面获取信息，影像资料档案就能够提供高品质的内容。新媒体改变了影像资料档案应用模式，同纸质影像资料档案相比较，数字型的影像资料档案信息资源极易进行共享和整合，在数字环境当中有益于重新组织以及集中过去分散的影像资料档案信息。作为开放型平台，新媒体为影像资料档案管理和应用提供了以往介质上不能利用的“多媒体”，增加了需求者的范围，完善了社会大众的信息化需求。

三、新媒体影像资料档案管理策略

（一）领导要高度重视新媒体的发展，构建新的影像资料档案管理服务模式

近年来，影像资料档案机构要全面运用新媒体方面的优势逐步优化影像资料档案管理业务模式，这也成为重要的档案管理发展方向。首先，影像资料档案单位领导干部应当充分认识当前的发展形势，认识到新媒体的重要作用和传播功能，进而较好地完成档案管理工作。其次，影像资料档案工作者必须转变自身的观念，全面认识到新媒介在影像资料档案管理工作当中的优越性，努力改进影像资料档案管理业务模式，强化影像资料档案管理信息化建设，把实体影像资料档案同数字化影像资料档案管理融为一体，进而使影像资料档案资源可以为信息需求者提供有效的服务。最后，新媒体环境下的档案管理是一项长期的艰巨任务，单位应当给予足够的人力、物力和财力支撑，使得这一工作能够获得足够的发展动力。

（二）发挥新媒体传播优势，强化影像资料档案宣传

新媒体的产生极大地完善了影像资料档案宣传业务的模式与渠道，如今，影像资料档案机构要全面运用新媒体的优势来强化影像资料档案宣传。一是影像资料档案机构能够搭建专业的影像资料档案宣传网站，促使网站汇集一切的数字化影像资料档案馆藏信息，完善影像资料档案宣传部分，便于影像资料档案资源利用者进行有关信息的查阅。二是影像资料档案机构还能开通专业的影像资料档案宣传微博公众账号，运用微博受众规模大、交互性较强等特征加强同粉丝之间的交流，从而完成影像资料档案信息方面的宣传，使得越来越多的民众重视影像资料档案工作，增加影像资料档案的现实影响力。三是以PC、手机等为主的当代移动数字媒体已获得了广泛应用，影像资料档案机构要全面运用移动数字媒体来强化影像资料档案方面的宣传，例如开发影像资料档案App给信息需求者提供影像资料档案信息查询服务。

（三）挖掘新媒体传播潜力，提升影像资料档案资源的使用率

影像资料档案工作的一类重要部分就是进行影像资料档案资源的挖掘与运用，在新媒体条件下，影像资料档案机构能通过新媒体来构建电子影像资料档案数据仓库，且为相关的信息需求者提供影像资料档案信息查询服务。也能通过如今的移动数字媒体来开发影像资料档案商品，通过微信、微博等渠道来为用户提供影像资料档案信息查询及咨询等服务，从而使影像资料档案信息资源的使用率得到有效提升，大众的信息化需求也获得满足。

总之，新媒体的产生从多个方面对影像资料档案工作产生了影响，重点体现在对影像资料档案管理、影像资料档案推广、影像资料档案应用等几个方面，如今，影像资料档案部门应运用积极有效的方法，通过新媒体方面的优势来强化对影像资料档案工作的优化与建设，从而使得影像资料档案工作为信息需求者提供满意、真实的服务。

作者:甄小云 单位:北京空间科技信息研究所

参考文献：

[1]柳溪.全媒体时代档案信息的开发与利用[J].云梦学刊.2015（1）.

资料档案管理范文篇2

高校档案编研工作，是以高校档案馆（室）藏为对象，以满足高校和社会利用档案的需求为目的，在研究档案内容的基础上，按照一定的题目，对档案资料进行收集、挑选、编辑和评价，以多种形式提供档案为高校和社会服务的一项重要工作。它是使档案管理“深化”，档案资料“活化”，主动有效提供档案信息服务的档案利用和档案信息资源开发的一个重要手段，是高校档案管理工作向高层次方向发展的一个重要标志。

改革开放以后，档案编研工作因其提供的档案内容系统丰富、使用范围广泛、服务方式主动、查阅时间节省而越来越受到我国各级档案部门的推崇，被认为是深化档案利用工作的一种新举措。档案事业的迅猛发展，给高校的档案编研工作开辟了广阔的天地，使高校具有了开展档案编研工作的资源、人员、设备、技术等方面的条件，高校档案编研工作取得了长足进步。广泛开展档案编研工作，充分挖掘档案资料的使用价值，是档案工作上台阶出成绩的重要方面。

一、高校档案编研工作现状

档案信息资源的不断增加和高校自身以及社会对档案利用的日益频繁，使各高校在编研方面都下了一定的功夫，也取得了一些系统的、有效的编研成果，为高校的建设和发展发挥了很大的作用。但同时也存在以下一些问题，影响了高校档案工作的自身建设与发展，制约着档案作用的进一步发挥。

1、选题狭窄陈旧，形式单一。有些高校还停留在最基本的编写参考资料上，诸如基础数字汇编、大事记等等，没有新的突破。

2、重视“编”而忽视“研”。高校档案编研工作大多只是把档案中已有的一些统计数据、现成材料照搬摘录，忽视了在汇编的基础上加以研究这一面。因此，编研成果往往质量不高，过于简单化。

3、编研成果没能产生一定的社会效益与经济效益。高校档案的信息编研资料大多只是用来应付各类检查、评估之用，或作内部参考，真正能走上社会，产生社会效益和经济效益的不多。

二、影响编研工作的一些因素

1、社会因素。由于社会上还存在着对档案工作不了解、不重视的现象，谈起档案工作，人们总要将其与古老的房子、破旧的书刊、默默无闻的工作者相联系。档案人员地位低下，待遇差，愿入档案这行的人员较少。社会上的偏见直接或间接地影响高校档案工作者积极性的发挥。

2、领导因素。相当一部分高校领导对档案工作还存在另眼看待的态度，或是配置的档案室工作人员不足，甚至配置的就是闲杂人员，要不就是资金投入少，还可以随意抽调档案工作人员做其它事务，没有真正把档案工作摆到相应的高度。档案人员也较难争取到再学习、深造的机会，等等。

3、历史因素。各高校的规模有大有小，办学历史有长有短，因此各校室藏数量也是“贫富不均”，且室藏结构不合理，文书、教学类档案居多，科技档案少，档案包含信息范围较窄，大多局限于高校内容。

4、档案馆（室）自身因素。高校档案室大多只有1－2名工作人员，有的甚至只能算“半”个。因人员不到位，档案员常身兼数职，平时只能忙于档案的收集、整理等日常管理工作，没有过多精力进行编研，且学历层次不高，是档案专业班科出身的更少，由此造成编研材料过于简略。这也势必造成领导及校内各部门对档案的作用发挥、档案员的地位产生误解，在一定程度上挫伤了档案员的积极性，容易形成恶性循环。档案人员流动性大，队伍不稳定，档案编研工作越来越跟不上形势发展的要求，未能发挥出真正的作用。

三、高校档案编研工作的原则、特点

1、高校档案编研工作须坚持的原则

（1）服务性原则。提供档案的资料信息服务，促进本校工作的发展进步，是高校档案编研工作的主要目的。管理就是决策，而决策必须对各种信息，包括档案信息进行综合性分析。档案信息快捷、准确，充分利用档案资料，就能为工作决策提供可靠的依据。档案编研工作针对性强，就能为管理者、领导者的决策提供良好的服务，使决策更准确，更符合学校实际。

（2）真实性原则。高校的档案编研工作，一定要以档案资料为依据，坚持实事求是的原则，绝不可以造假、虚构、拔高、篡改，不可随意地添加编者自己的主观意愿和思想倾向。只有真实的档案资料和档案编研材料，才有实际的价值。

（3）适用性原则。高校档案编研工作更应讲究适用性原则。档案编研成果一定要有实际的效用，针对性要强，要符合学校工作的实际需要，以满足学校领导、群众对档案资料的需求，进而满足社会对学校档案资料的需求。适用，才能发挥作用；适用，才能产生价值。

（4）精确性原则。高校档案编研工作，要有精品意识，绝不能粗制滥造。在档案编研工作中，必须坚持科学的态度，运用科学的方法，对档案进行“去粗取精、去伪存真、去劣存优”的深入分析研究，确保档案编研工作的精确、恰当、科学。

2、高校档案编研的特点

（1）编研成果的时效性。信息时代讲究节省时间，提高工作效率，这就要求档案编研成果能够高效率为之服务。高校档案馆（室）作为基层档案部门，处于教育、科技文化活动第一线，直接为学校领导决策服务，因此档案编研工作从选题、编纂到出版等都有时间性强的特点。它要求选题上不要贪大求全，题目要小些，进度要快些，效果要大些。

（2）编研成果的针对性。针对当前学校的各项中心工作，结合本校实际而进行档案资料编纂，这是高校档案编研工作的又一重要特点。如编纂《学校组织机构沿革暨教职工名录汇编》，它包括学校组织机构演变、机构负责人姓名及各时期全体教职员工名单。这些经过加工的集中的优质档案信息，针对学校机构精简、人员分流、减员增效等项改革，提供了历史的、比较系统的档案材料，有目的、有针对性地配合了学校的中心工作，因而很受欢迎。

（3）编研成果的知识性。所谓知识，是包括人类有史以来的创造的全部知识，其中最主要的是指科学技术知识、管理科学和行为科学的知识。高校肩负着人类社会知识的生产、传播和为社会所有行业输送知识人才，高校的档案编研工作，从自身档案信息出发，就自然使所编研的档案信息具有很强的知识性。

（4）编研信息的集散性。编研工作是高校档案馆（室）的一项重要工作，它以自身收藏的档案为主要对象，以满足档案利用者需求为目的，在调查研究的基础上把分散的原始素材按照一定的选题和形式进行整理、选择、考证，形成一个比较系统的、相对集中的档案资料，为学校教学、科研、行政管理和经济建设服务。

四、进一步加强编研工作

1、主动宣传，争取领导的进一步重视。领导对档案工作的重视是做好档案工作的关键。只有领导重视，档案室才能配备足够的人力、物力、财力。高校有大量的人才资源，如何充分发挥高校的人才优势，依靠各方面的力量进行档案信息编研，领导的决策至关重要。怎样才能使领导对档案工作进一步重视呢？这需要：（1）加强宣传。有些领导不是不重视档案工作，而是对档案工作不了解或不完全了解。因此，档案人员就应主动进行宣传，使领导及时了解和掌握国家有关档案工作的方针、政策，认识到档案工作的重要性。（2）干出实绩。在做好宣传的同时，还应干出成绩来，让事实促使领导对档案工作的重视。做好编研工作，为领导的各项决策提供相关的材料、数据，让档案工作的地位在领导心目中日益提高，这样，档案室在人力、物力、财力等方面才能得到领导的大力支持。

2、加强学习，进一步提高档案人员的整体素质。档案事业的不断发展，使档案员不再是档案仓库保管员，档案工作已由简单的经验管理向复杂的科学管理发展，简单的手工操作管理已发展为复杂的电子计算机管理。这就要求档案工作者不但要具有一定的政治、文化素质，还要具备一定的技术素质。档案人员如仅满足于现有的文化知识水平，就很难适应档案事业发展新形势的要求，最终被时代所淘汰。档案员可以通过各项档案业务培训、自学、函授教育、高校协作活动等等途径加强学习。平时还要注意在工作中找寻不足，有的放矢地进行理论学习，通过不断的进取，成为新一代的档案工作者。

资料档案管理范文篇3

数字化时代影像资料档案管理的现状

以往存储影像资料档案的载体主要为感光材料，负责影像资料采集的档案管理人员还需要具备良好的专业摄影、录像设施操作技能，而且，还要熟悉构图、光影等专业知识，除此之外，还需要了解档案的归档、安全存储等档案管理知识[1]。但当前很多档案管理部门的影像资料档案管理工作中存在诸多问题。而且，我国影像资料档案管理数字化发展水平目前仍处于初级阶段，实际的操作环节也存在不少困难。在数字化时代下，提升影像资料档案数字化利用率也是企事业单位现阶段需要重视的问题。面对上述一些影像资料档案管理问题，档案管理部门可以在工作实践中运用信息技术，也可以深入研究新型档案管理软件与信息化系统，使影像档案管理更加高效，促使影像资料档案管理效率提升，推动影像资料档案管理由传统的单一化管理逐渐转变为集成化管理。在信息化时代背景下，依然有不少档案管理工作人员信息化意识薄弱，对影像资料档案管理信息化建设缺乏正确认知，导致数字化影像资料档案管理流于形式，无法发挥其作用与价值。此外，现阶段我国数字化档案资料管理技术的研发与应用还处于初级阶段，难以统计、采集、处理大量影像档案资料，也达不到影像档案资料数字化管理的要求。

积极发展数字化档案管理的必要性

现代信息化时代的环境，对社会各个行业的影响是巨大的。为了适应信息化发展的潮流，档案管理部门在开展档案资料管理工作时，也要与时俱进，积极进行改革与创新。但从当前的影像资料档案管理工作来看，依然有不少档案管理部门采用传统的档案管理方式进行工作，导致影像资料档案管理工作效率与质量受到一定影响。在这种社会背景下，数字化档案管理模式应运而生，档案管理数字化主要是对企事业单位的资源与发展等情况进行记录与整理，以保证内部工作协调性，提高档案管理人员工作效率。在不断推进档案管理数字化建设的过程中，企事业单位也面临着新的机遇和挑战，且越来越多的企事业单位对档案管理数字化建设重视起来。为了提高企事业单位的整体工作效率及质量，在对企事业单位内部的档案管理工作加强数字化处理的同时，还要对档案管理方式进行不断创新。首先，进行数字化档案管理，对于影像资料档案而言，能够有效降低存储空间，解决传统的影像资料档案存储空间较少的问题。而且，在视觉文化占据主导地位的时代，与图片、文字和录音等档案资料相比，影像在记录信息完整性与准确性等方面更有优势，同时，影像更能表现出文化象征符号的关系及其之间深层次的文化内涵[2]。但是，当前很多影像资料正处于老化状态，导致影像资料的画面质量较差。现代数字修复技术可以有效修复这部分档案资料，同时也可以利用现代信息技术及时读取档案信息，提高影像档案管理效率。其次，企事业单位影像资料档案在数字化时代下，逐渐转为电子档案，影像资料存储于数据库中。设置不同的信息管理权限，并将影像资料提供给不同用户，在确保影像资料档案管理效率的同时，也可以保证其完整性。

数字化时代影像资料档案管理中存在的问题

影像资料档案管理缺乏规范性

目前，影像资料档案管理工作存在管理混乱、管理水平较低等普遍性问题。而且，大部分档案管理部门在进行影像资料档案管理时仍处于一种无章可循的状态[3]。尤其是在数字化背景下，大多数档案管理部门的影像资料档案缺乏规范性管理，促使档案信息化业务与技术缺乏针对性，导致档案资料信息无法实现共享。首先，影像资料管理人员对档案管理意识不强，完整归档存在一定的难度。多数尽管配备了专门的摄录系统，但未分配对应的工作人员。部分尽管由专人负责摄录，但管理意识淡薄，认为录制完成便工作结束，未做好归档与收集工作，容易出现档案管理混乱甚至档案丢失现象。其次，影像资料档案对时效性有着较高的要求，不仅要做好底片归档，而且需要文字辅助说明。但资料整理、归档不完善会导致影像资料利用价值与保存价值丧失。从当前市场中的档案管理软件来看，多数档案管理软件都不具备联网效果，很难适应现代数字化发展需求。缺乏充足的档案管理资金规模数字化档案管理工作的有效开展，离不开基础设施建设。而且，基础设施设备质量决定了档案管理数字化建设水平。在进行影像资料档案数字化管理时还需要大量资金支持，用以购买数字化影像资料档案管理基础设施设备，但数字化档案管理设施价格昂贵，档案管理部门资金又有限，因此档案管理部门的基础设施配备数量比较少，影响了档案管理的信息化建设，无法达到影像资料档案管理的数字化要求标准，进而导致数字化档案管理发展严重受限。

影像资料档案管理缺乏安全性

一直以来，我国档案管理都处于封闭式管理模式中，随着档案管理的社会性与开放性不断提升，档案信息使用开始面向社会，档案信息化建设也从线下转为线上，从而引发一系列档案信息管理的安全性问题[4]。另外，传统的档案资料主要以纸质档案、磁带档案、图片档案等为主，实物档案需要占用一定存储空间，而且档案资料的存储也需要消耗大量的人力、物力和财力。但在数字化时代的背景下，档案资料管理信息化建设也使得档案资料的载体呈现出数字化的特点。而数字化档案管理通常以信息技术为主，但信息技术的两面性导致档案资料利用过程中会出现一些安全隐患。而且，档案管理人员缺乏安全意识导致影像资料档案管理防范措施不佳，也会影响影像资料档案管理的安全性。再加上，部分档案管理部门为了方便工作，将档案管理工作对外承包，很容易引发影像资料档案信息外泄的情况发生。档案管理者业务素质水平较低虽然目前一些影像资料档案管理人员的文化程度较之前有所提升，但多数档案管理人员缺乏专业知识及相关技能方面的培训，且从事录像工作的人员基本上都是上岗后才开始学习数字化摄像技术，掌握相应的操作流程[5]。因此，当前不少档案管理工作人员的专业素质水平普遍较低，在进行档案管理工作的过程中，他们因缺少专业知识而无法适应档案数字化管理要求。而且，符合影像资料档案数字化管理条件的工作人员很少，多数从其他行业转行而来，素质水平参差不齐，给影像资料档案管理工作带来诸多不利。再加上采用信息技术时，因受到专业知识的限制，一些档案管理人员电脑操作技术不高，从而使影像资料档案管理工作效率较低。

数字化时代影像资料档案管理信息化建设

建立完善的影像资料档案管理制度

完善、合理的影像资料档案管理制度对于改善当前混乱的档案管理局面、提升影像资料档案管理效率有着重要的意义。按照我国影像资料档案管理的信息化建设要求，档案管理部门还要提升创新意识，进一步完善影像档案管理制度，可以采用分权管理模式，构建自上而下的分工合作管理制度，明确每个档案管理人员的工作责任。严格按照影像档案管理的制度流程，在完善管理体系的同时，应加强对影像资料的集中化、统一化管理，预测可能存在的问题，制定应急处理对策，防患于未然。构建影像档案借阅、保管等登记体系，不仅要对档案进行定期移交，而且要积极落实各项工作流程，按照规章制度进行管理。档案管理部门还要加强精细化管理，以完善档案管理制度。定期对摄录人员、管理人员进行相关培训，提升其管理意识，督促其遵守行为规则，保障影像资料档案管理质量。同时，档案管理工作人员还要优化处理相关的业务，以提升档案文件的控制能力，将影像资料进行分类，并对影像资料进行备份，创建影像资料数据库，同时对影像资料进行存储。同时，还要以档案信息网站为基础，加大对影像资料档案制度的宣传，积极拓展线上档案管理业务，实现影像资料档案的共享业务，并对其加强安全防范，避免影像资料档案出现安全风险。

加强档案管理软硬件基础设施建设

在影像资料档案管理数字化建设中，软、硬件基础设施建设是重要组成部分，因此，档案管理部门还要加强影像资料档案信息化建设，完善档案管理设备，及时更新影像档案设施，提高影像资料档案管理效率，为档案管理信息化建设提供有力支持。在硬件方面应注重对摄像机、录像机以及照片扫描仪等设备的引进，注重采集与技术处理的升级，安装杀毒软件、防火墙等安全软件，提升信息管理设备的安全性。在软件方面应加大经费投入，引进专业技术人员与管理人员，定期组织档案管理人员参与学习与培训，提高技术和能力，与档案管理工作相适应，提高对影像资料档案的管理能力。此外，还要对影像资料档案进行电子化处理，保存已扫描过的档案内容，实现档案资料电子化转化。同时，档案管理工作者还要对电子档案资料进行分类，对影像资料档案中的数据进行分析，创建档案数据库。另外，档案管理部门还要多购买一些先进的档案管理设施设备，在提升影像资料档案管理效率的基础上，还要确保影像资料档案管理的安全性，以免病毒入侵，导致影像资料泄露[6]。

加强影像资料档案信息安全化管理

鉴于影像资料档案管理的原始性，在对影像资料档案进行管理时不能对其中的信息内容进行随意更改。同时，在进行影像资料档案信息化管理期间，还要加强其信息的安全性[7]。为了保障影像资料档案管理的安全效果，档案管理部门还要严格按照档案信息安全管理规范要求，加强对档案管理人员的安全意识培养，使其能够在进行影像资料档案管理时，可以确保影像档案管理的安全，做好相应的备份工作。同时，也要不断提升影像资料档案的安全管理技术，可以引进一些先进的信息管理技术，提高影像资料档案管理的安全程度。进一步加强影像资料档案数据库建设影像档案管理的收集、整理、归档和存储等一系列工作，还需要做到条理清晰、目的明确，以保证影像资料档案的完整性，以免影像资料档案信息出现丢失或遗漏等情况，保证影像资料档案的及时、准确存档[8]。而信息技术的创新与发展，为影像资料档案管理数字化建设发展奠定了坚实基础。基于此，档案管理部门还要建立完善的信息数据库，统一管理影像资料档案，提高所需的影像资料的质量，对档案信息加以利用。利用大数据技术，分析档案间的共性问题及有机联系，指导具体的工作过程，提升风险防控质量。同时，影像资料档案管理人员还要增强自身的服务意识，对影像资料的价值进行深入研究与分析，促使影像资料档案实现个性化发展，并对档案管理的发展方向进行明确，定期为相关地区提供影像资料，满足人们对影像资料的使用需求。在信息化高速发展的时代，信息技术被广泛应用于社会各领域，不仅给影像资料档案管理带来便利与机遇，也为其带来了更多挑战与困境。因此，要提升影像资料档案管理的效率及利用率，还要加强影像资料档案管理信息化建设，构建科学的档案管理制度，确定影像资料档案信息化管理的目标，打造专业的影像资料档案管理团队，提升影像资料档案管理工作效率及质量，促进档案管理行业的数字化发展。

参考文献

[1]黄岩新.电视台影像档案管理数字化建设探究[J].办公室业务,2020(14):180+188.

[2]秦臻.民俗艺术数字影像档案记录与理论研究[J].新闻研究导刊,2020,11(16):13-14.

[3]严悦.新媒体环境下影像档案资料管理策略探究[J].兰台世界,2019(04):46-48.

[4]唐莉娟.社会研究机构档案信息化建设研究[J].沿海企业与科技,2019(04):78-80.

[5]何知洋.新媒体环境下的影像档案资料管理策略[J].办公室业务,2021(04):143-144.

[6]李霞.数字化时代影像资料档案管理的信息化建设研究[J].文化产业,2021(21):165-166.

[7]刘磊.医院音影像档案管理系统在系统科学方法下的构建[J].办公室业务,2018(08):164+192.

资料档案管理范文篇4

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.档案借阅者必须做到：公务员之家

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

资料档案管理范文篇5

关键词：投诉资料；档案管理；消费维权；消费者概述

消费者投诉，是指消费者在日常消费中需要购买、使用商品或接受服务，与经营者之间发生消费者权益争议后，请求消费者权益保护组织参与调解，寻求保护其合法权益的行为。消费者可以采取信函、电话及邮件等形式进行投诉。近年来，随着经济社会的快速发展，消费需求不断增长，消费侵权问题也呈逐年递增趋势，消费者权益保护意识不断增强，通过正常投诉渠道维护自身权益日益成为消费者权益被侵犯后的首选。及时收集、整理、保存好消费者投诉资料档案，并作为判断是否维护消费者权益主张的重要依据，对维护消费者权益发挥着至关重要的作用。

1消费者投诉资料档案类型

消费者投诉资料档案是消费者投诉时能够证明其权益的档案资料，也是反映消费者购买商品的商家、购买商品的时间、地点等消费行为等重要信息。只有保证消费投诉资料的完整性、真实性和客观性，才能在维权时最大限度地实现自身的权益。投诉资料档案的类型主要包括：1.1订购单。订购单是买卖双方签订的订购商品或接受服务的凭证，具有合同的法律属性。一般是由卖方设计、提供。订购单中包含有商品价格、数量和交货时间、方式、材质、单价等重要信息，以及买卖双方的签字或盖章。订购单是买卖双方的真实意思表示，具有较强的证明力。1.2销售发票。销售发票是指在购销商品、提供或接受服务，以及从事其他合法经营活动中，开具并收取的业务凭证。通常是买家支付费用，卖家出具。发票作为记录买卖双方交易活动的行为，具有法律效力，说明在买卖双方之间发生了消费行为。消费者投诉维权时通常第一时间就要提供销售发票。作为消费者要有索要和保留发票的习惯。1.3使用说明书。商品使用说明书详细记载卖方出售商品时，载明该商品的使用方法，以及日常运营、维护时的注意事项。使用说明书会指导消费者如何正确使用商品不会对商品的性能造成不利影响。消费者在投诉维权时要能够证明其严格按照使用说明书进行规范操作。因此，买卖双方在完成交易后，买方应及时索要并保管好使用说明书，按照说明书操作。一旦发生商品侵权的，也可作为其投诉维权的重要证明材料。1.4保修卡。商品的保修卡是商家提供给消费者在商品需要维修时的一种凭证。随着《消费者权益保护法》《家用电器国家三包规定》《产品质量法》的实施，卖家提供给消费者记载有保修期限、购买时间、保修地点、保修范围的保修卡，并由商家签名或者盖章等，一旦发生保修范围中的质量问题，消费者即可依据保修卡主张权益，若商家违反保修义务的，可作为其维权的重要依据。1.5产品合格证。产品合格证是生产者为表明出厂的产品经质量检验合格，附于产品及产品包装上的合格证书、标签或者印章。产品合格证是生产者对其产品质量的明示保证，也是法律强制规定生产者所承担的产品标识义务。如某电子产品，合格证包括产品型号、名称、规格、生产单位及地址、执行标准号、检验结果或结论、出厂日期、检验员签名或盖章，等等。产品合格证是后期消费者维权时的重要证据材料。

2消费者投诉资料档案的管理

2.1保存形式。近年来，随着消费市场的活跃，消费侵权问题时有发生，通过信函、电话及邮件等渠道主张消费者权益的投诉事件越来越多。投诉类型、强烈程度以及数量都具有明显的不同。因此，既要保存好纸质投诉档案资料，也要建立电子文档形式，便于后期的维权查询、利用。2.2保存分类。消费者的投诉档案资料，可按照年限进行保存，每个年限中的消费者投诉资料档案，又可根据实际需要按照商家、行业的不同进行入卷归档，或者客户的投诉类型、投诉来源或投诉地区进行分类保管。2.3保存内容。归档的消费者投诉资料档案应该包括订购单、使用说明书、发票、保修卡和产品合格证外，还应包括投诉的时间、姓名、诉求、处理过程、处理结果、消费者意见（满意程度）等，在归档前应确保投诉资料档案的完整性、真实性。

3投诉资料档案消费者维权应用的保障对策

投诉资料档案是反映消费者维权全过程的历史记录、反映消费者权益保护的依据，因此，要认真做好消费者投诉资料应用和管理，对保障消费者权益发挥着十分重要的作用。3.1加强领导，为消费资料档案提供组织保障。消费者维权资料档案是我国社会主义市场经济发展过程中的重要组成部分，各级市场监管及消费者权益组织者应高度重视消费者投诉资料档案管理工作，充分认识到投诉资料档案是一种特殊价值的信息资源。因此，市场监管等部门应高度重视这项工作，加大维权档案管理的人财物的投入力度，改善消费投诉资料档案收集、管理、应用的软硬件条件，不断提升档案管理的现代化水平，切实保障消费者的合法权益。3.2加强指导，确保消费者消费资料收集的完整性。消费者在消费过程中，要始终树立权益自我保护意识，在消费时，要及时做好各种凭据资料的收集和保管，重点是要做好发票、合格证、订购单、产品说明书、保修卡等资料的保管，并认真核对这些重要资料中所记载着的信息内容与其消费行为中发生的消费信息是否一致，如消费金额、消费时间、消费商家名称，等等，并要确保信息资料的完整性和证明力，即要有商家的盖章或者销售者的签名。3.3加大宣传，提升消费投诉资料档案应用意识。为提升消费者的维权能力，改善消费者、零售终端对消费者档案建立工作的理解和支持，市场监管部门应组织零售终端和消费者层面的群体，通过典型维权案例的宣传报道，提升消费者的维权意识，以及消费资料档案的主动收集意识，使消费者从消费之初就树立一个良好的消费习惯，一旦发生消费侵权行为的，可以在第一时间明白通过何种渠道、如何维护自身权益。3.4加强规范，完善消费者投诉资料维权应用体制。为进一步保障消费者的合法权益，通过规范的维权体制机制保障消费资料档案在维权中的应用，以及作用的发挥。为此，首先要在工作体制上遵循集中统一原则。消费者的投诉资料涉及生产厂家、销售商、消费者个人等，应将消费维权档案资料的应用归口管理，将维权受理、调查取证、调解仲裁等各个环节、不同部门所形成的档案资料及时进行收集，并移交至市场监管部门统一管理，防止因多头管理、分散管理导致消费资料的遗失。3.5加大培训力度，增强消费者维权档案的应用能力。消费者投诉资料档案管理在维权中的应用效果往往受到档案管理人员的业务素质、业务水平等影响。因此，要提升广大档案工作者的综合素质，切实为消费者维权提供优质高效的服务。首先，要健全档案管理人员队伍。根据辖区内的消费市场规模，以及消费维权的数量等，配备一支专兼职相结合的档案人才队伍，并保持人员的稳定性，以确保消费维权工作的持续、完整。其次，加强业务培训。重点是要加大《档案法》《保密法》《消费者权益保护法》等专业知识的教育培训，按照“提高素质、精通业务、规范管理、优质服务”的要求，做好分层次、分阶段、分步骤、有计划地组织档案管理人员进行相关业务知识的培训，提升档案管理人员的综合业务素质。

综上，随着我国消费市场的日趋活跃，以及消费者维权意识的增强，利用消费投诉资料档案进行维权的数量也会越来越多，这就需要广大市场监管者要未雨绸缪，提前为消费者投诉资料档案进行收集和管理，切实保障消费者的合法权益，营造诚信经营、诚信消费的浓厚氛围，维护社会诚信体系。

参考文献：

［1］齐小与，张大成.论大学生网络消费维权意识相关概念的界定［J］.现代交际，2018（11）：115—116.

［2］王晓雁.基于管理心理学探析消费维权档案的安全保障［J］.传媒论坛，2018（22）：135.

［3］田珍祥.《侵害消费者权益行为处罚办法》为消费者配备维权新武器［J］.法律与生活，2014（19）：64.

［4］王伯潇，丁慧慧.消费维权ODR路径新探———“公私协力”的余杭模式［J］.工商行政管理，2018（9）：43—44.

［5］张晓丽，孙瑞.合规管理：网络消费维权治理模式的探索［J］.工商行政管理，2018（6）：51—52.

［6］朱大双.公示企业信用档案营造放心消费环境———鄂州市政府推出档案工作新举措［J］.湖北档案，2003（4P）：5.

资料档案管理范文篇6

一、农村税费改革资料档案的特点

农村税费改革资料档案，就是指农村税费改革从实施前的准备、组织实施、新的农业税收征收到税改完善，整个过程中形成的文字材料、表册、照片、音像等资料。它是农村税费改革全过程的真实写照，是新的农业税收征收的主要依据，也是今后开展农村工作的重要参考资料。它具有其独特的显著特点。

一是资料来源广、数量大。不仅有来自上级的文件、批复、领导讲话材料、简报，还有来自国土、交通等部门基本建设、公益事业占用计税土地的材料，本级实施农村税费改革各个阶段形成的材料，以及下级上报的文件、方案、请示、表册等资料，资料种类繁多，数量庞大。给档案资料的收集管理增加了一定难度。

二是资料保管条件差。由于各地农村税费改革机构一般为临时性机构，资料保管的硬件设备大部分地方没有配备，影响了档案资料的收集管理，一些表册数据未能及时建立电子册籍，影响了农村税费改革工作效率。

三是资料变动性大。目前，农村税费改革尚处在试点阶段，许多问题需要在实施过程中加以解决，在不断进行完善，各项数据在不断进行修正。

四是资料保管人员业务不熟。农村税费改革工作人员来自各个相关部门，绝大多数地方都没有配备专职的档案管理人员，即使配备了兼职的档案管理人员，也因不熟悉档案管理业务，未能及时对资料进行分类保管，没有起到收集管理档案的作用，达不到为农村税费改革工作提供及时、标准、规范服务的要求。

五是资料的综合利用较多。农村税费改革涉及内容较广，领导决策需要参考的资料较多，需要提供多方面的材料。

二、加强农村税费改革资料收集管理的措施

一是提高对农村税费改革资料收集管理的认识。对农村税费改革资料收集管理工作，各级领导和税收工作人员要引起高度重视，将资料的收集管理纳入税改工作的考核内容之一。

二是建立严格的管理制度。各级税改机构要针对税改的特点，制定税改资料收集管理的有关规定，抽调专人负责，责任到人，层层把关，落到实处。

资料档案管理范文篇7

关键词:基层单位;档案管理;信息化

档案管理工作是企业或事业单位的重要管理工作之一，作为一项常项工作，各企业或单位要注意运用先进技术实现档案管理的转变，传统的档案管理工作比较依赖人工工作模式，档案资料的管理效率较低，档案资料的收集和整理效率有待提高，信息化建设发展相对滞后，档案管理室计算机、扫描仪等设备较为落后，相关投入较少，档案资料的完整性有待进一步提高。

一、档案信息化建设的特点及发展趋势

(一)特点。基层档案管理工作还停留在比较传统的层面，比较依赖人工工作模式，借助于人类的管理行为难以在短时间内提高档案管理的效率。档案信息化建设的显著特点就是档案资料的电子化和数字化，很多档案资料通过打印和扫描等操作形成电子文件，还有很多资料本身就是电子文件，如文档、表格、图片、音频、视频等等。档案信息化可以改变传统纸质档案的管理模式和存储模式，受外在环境的影响较小，纸质档案存储难度较大，温度和湿度等因素都影响档案资料的保存，信息化档案主要依赖计算机、硬盘、U盘等存储介质，可以避免档案被腐蚀。档案资料的信息化管理可以使档案管理更加透明化，档案资料的安全性较高。档案信息化管理可以使部分档案资料可以被复制和分享，操作较为方便，可以为很多业务的办理提供便利，更加突出档案资料的价值，提高档案文件的利用率。(二)发展趋势。我国比较重视档案管理工作的开展，很多企业和单位在办公室自动化上都下足了功夫，因此，档案信息化和数字化建设也成为了必然。目前，国际上很多国家都开始在档案管理信息化上进行深入的研究，很多档案管理人员会利用先进的网络技术提高档案管理的实效性，很多电子文件和资料被上传到网络空间中，除了一些机密的文件资料，很多档案资料可以供不同国家的不同企业下载利用，档案资料的管理效率提高了很多。未来档案信息化建设要朝着集成化、数字化、安全化的方向发展，电子档案资料要保证其安全性，要重视做好设备的安全保护，做好硬件设备的稳定运行，定期对计算机和扫描仪进行维护和保养，部分保密等级较高的档案资料要严格按照要求进行管理。另外，档案信息化管理要做好数据库的建设，要统一档案资料收集和整理方法，提高档案的利用率。

二、档案管理信息化建设的重要性

(一)改变传统的档案管理模式。基层单位的管理工作比较基础的就是档案管理工作，但目前，基层档案馆的档案管理工作比较传统，设备比较落后，基础设施建设比较滞后，传统纸质的档案管理会导致档案资料被腐蚀或被损坏，且纸质档案受温度、湿度变化的影响，长时间还会出现的风化等问题。档案信息化建设可以改变传统的档案管理方式，是对档案管理工作的颠覆，将纸质档案转化为电子档案，数字化的存储方式有助于于对档案资料的保护，运用一定的介质就可以存储大量的档案资料，可以保证档案资料的完整性，查阅起来比较容易。(二)提高档案资料的利用效率。基层档案管理中有很多的资料和凭证，这些资料都是各项工作的重要依据，也是企业或事业单位做出决策的重要根据，提高档案资料的利用效率才是关键的内容。档案信息化建设有助于实现档案资料的高效管理，档案资料的编目、检索、查找和阅览工作都需要依赖先进的信息化技术。先进的信息化技术应用在档案管理中，采用先进设备将纸质档案资料转变为电子文件，对档案的信息化处理可以将电子文件保存在计算机中，提高存储的安全性，降低档案管理成本，提高档案的利用率。

三、基层档案管理存在的问题

(一)对档案信息化建设不够重视。部分企业和事业单位对档案管理信息化建设不够重视，尤其基层的一些档案馆等，档案信息化建设比较滞后，对于档案管理信息化的重要性认识不足，没有认识到档案管理工作的重要性，档案管理依然沿用传统的方式。部分基层单位缺乏计算机、扫描仪等档案管理设备，档案室建设工作开展不力，部分基层单位甚至没有建立独立的档案室，只是办公室兼管档案资料，很多信息化设备没有购置，管理者思维和理念较为落后，很少主动去搜集档案资料，搜集的档案资料不够完整，档案管理的效率有待提高。(二)档案信息化缺乏专业人才。档案信息化建设需要专业的人才作为支持，目前档案信息化建设中存在的一个显著问题是缺乏专业的技术人才和档案管理专业人才，很多都是办公室人员兼任，很少有档案管理专业毕业的，没有接受过档案管理的专业教育。很多时候基层单位档案管理人员都是经过简单培训就上岗了，他们缺乏关于档案管理信息化的专业知识，对于先进的设备操作不够熟练，档案信息化建设发展较为缓慢。(三)档案管理基础设施有待完善。我国已经步入信息化和数字化时代，很多先进的科技逐渐应用在档案管理工作中，档案信息化管理需要依赖比较先进的设备，如多台计算机、扫描仪、复印机等，但是目前，基层档案管理部门基础设施建设较为薄弱，部分地区没有建立的独立的档案管理室，甚至没有计算机，个别档案管理室仅有一台计算机，复印机、扫描仪等设备购置较少，档案资料的编目、查阅、提取都依靠人工，管理效率较低。各部门基层档案室条件比较简陋，对一些档案资料保护措施不足，一些留存久远的档案已经发霉和被腐蚀，字迹十分模糊，很难作为凭证。(四)档案管理信息化建设投入不足。现阶段，部分基层单位对档案管理工作不够重视，对于档案信息化建设的资金投入不足，基础设施建设比较落后，没有简历完善的档案室，档案架和柜子购置较少，专业设备，如计算机、复印机、扫描仪严重缺乏，档案管理过度依赖人工来完成。档案管理硬件的投入严重不足，不能满足档案信息化建设的实际需求。主要原因是基层单位用于档案信息化的经费较为有限，很多经费存在被占用和挪用的现象。档案信息化建设需要依赖大量的人力、物力和技术，需要足够的经费作为支持，但实际档案的收集、整理、保管和利用中经费支持不够，必然影响档案资料的管理。

四、档案信息化建设的有效对策

(一)加强对档案管理的重视。基层单位要重视档案的信息化建设工作，要重视先进技术的应用，档案管理工作要与时俱进，体现时展的特点，档案管理人员要重视档案管理的重要作用。想要提高档案管理信息化的建设水平，首先要从观念上进行调整和改变，要认识到档案管理运用数字化技术或信息化技术的优势和重要性，要认识到信息化技术的应用使时展的必然结果，尤其计算机网络的大面积普及，办公倾向于自动化和智能化，档案管理工作也要抄着智能化、数字化的方向发展。(二)加大投入加强档案信息化基础设施建设。基层档案管理部门要加大资金投入，做好档案信息化基础设施建设，购置所需的计算机、复印机、扫描仪等设备，做好硬件与软件的开发与应用，加大资金投入建设档案室，保证档案资料室的温度、湿度控制在一定范围内，为档案资料的存储提供良好的环境。档案资料不仅仅包括纸质档案，还有电子文件和资料，要做好纸质档案的保存，避免其受腐蚀和损坏，电子资料的存储也至关重要，充分利用计算机、硬盘、U盘等介质做好存储和备份，避免档案资料的丢失和被盗窃、篡改等。基层部门要拓宽思路，加强资金筹集，建立档案信息化建设专项资金，确保足够的资金运用到档案管理中。(三)规范基层档案管理信息化建设。为了提高档案管理的实效性，基层单位或档案管理要制定严格的信息化啊发展战略和方案，严格按照方案进行，结合实际档案管理工作标准，提高档案的信息化啊和集成化质量。要做好档案资料数据库的建立，将一些数据和信息定期录入电子设备，转化为电子文件资料，做好文档、音频、视频等资料的保存，执行档案信息化工作标准，切实提高档案管理的效率。(四)保障档案管理信息化安全。很多档案资料是具有较高保密性质的，很多档案资料不能随便外借，电子档案的安全管理尤其重要，要避免黑客或不法分子侵入计算机窃取各类资料，也要避免病毒对计算机设备的侵害。因此，要完善网络安全体系，加强病毒和黑客的拦截，设置等级较高的秘钥，用户必须使用账号密码才可以登录相应的数据库，做好档案资料的安全保护，避免机密资料泄露。

五、结语

总之，基层档案管理信息化建设依赖于先进的信息网络技术，需要各单位的重视，要提高档案管理人员的素质和能力，要发挥先进技术的优势，做好档案资料的收集、整理、编目、提取等，保证档案资料的安全，提高档案管理工作的实际效率。

参考文献:

［1］王莹．信息化条件下发展档案管理工作探讨［J］．现代商贸工业，2018(15)．

［2］云庭．事业单位人事档案管理标准化、信息化的实践思考［J］．智库时代，2019(02):55+57．

［3］付玉霞．信息化视角下会计档案的电子化管理［J］．卷宗，2017(16)．

资料档案管理范文篇8

关键词:房产权属;档案管理;相关问题

中国的房地产业快速发展起来,房地权属档案资料越来越多,也备受关注。对于房地权属档案实施专业化管理,就需要规范各项管理工作,以使档案资料为中国的社会经济发展更好地提供服务。国家建设部从社会发展的角度出发安排专业的机构管理房地权属档案,使房地权属档案由专业人员管理,而且还采用了档案保护设备,实现了房地权属档案管理的现代化,且档案管理受到法律保护。当时在房地权属档案的具体管理操作中,会存在一些问题需要正确面对。这就需要采取相应的管理对策,以提高房地权属档案管理质量,更好地发挥房地权属档案的管理效能。

1房产权属档案管理中所存在的问题

1.1房产权属档案管理意识薄弱

房地产市场运行速度不断加快,虽然目前实现了档案管理法制化,但是,一些房地产管理部门的档案管理人员依然档案管理意识薄弱,甚至部分档案管理人员的法制观念不强,导致在档案管理工作中存在失误。一些房地产部门在房产权属档案管理工作中,存在没有将房产权属档案及时归档的现象,归档资料不完整的问题也时有发生［1］。比如,档案管理人员在给房产权属档案归档的时候,仅仅保存了文本资料,没有将存有档案资料的软盘、统计报表以及影像资料作为档案资料存储,甚至没有将房产分幅平面图存入到档案中。这种档案管理缺失的问题,就是由于在房产权属档案管理中没有实施规范化管理,导致档案资料不全,档案信息失真。

1.2房产权属档案管理不符合时代要求

计算机网络技术已经在各个领域普及,并成为各项工作中不可或缺的一部分。这就必然会导致形式多样的档案资料产生。房地产也采用计算机网络管理模式,但是在房地产档案管理工作中,依然存在手工操作的问题,导致档案管理工作滞后于时代。档案管理工作是细致入微的工作,不能出现一点差错。房地产业所产生的房产权属档案资料直接关乎到房地产业的发展,也关乎到中国市场经济的运行。因此,在档案管理工作中,就要体现出时代感。从目前的房产权属档案管理工作情况来看,由于没有对计算机网络进行有效利用,就会导致档案管理工作繁琐、复杂,而且难以提高档案管理质量。诸如新产生的房产权属档案管理不能够及时立卷,使得档案资料大量堆积。随着档案资料越来越多,审查档案的工作成为了一项亟待解决的难题,这些都是档案管理人员没有对计算机网络技术充分利用的结果。

1.3房产权属档案没有发挥服务功能

房产权属档案管理工作中存在着较大的被动性,没有为档案资料的使用人提供主动的服务,这就使房产权属档案没有发挥服务功能。档案管理部门没有对档案使用人的资料利用情况以及查阅档案的意图进行分析,就会导致档案资料缺乏完整性［2］。比如,长期以来,产权档案资料都是文本资料构成,对房产的描述所使用的是平面结构图,这种太过简单的房产权属档案必然会降低档案资料的使用效率,使其服务功能难以充分发挥出来。

1.4档案管理人员的职业素质有待进一步提高

档案管理现代化,就是要求档案管理人员要具有较高的职业素质。从目前的房产权属档案管理情况来看,由于档案管理人员对现代化技术没有熟练掌握,更没有根据档案管理需要充实和完善自身的专业知识,就会导致档案管理中存在不按照规范操作的现象。

2房地产权属档案管理的有效处理措施

2.1对房产权属档案管理给予高度重视

房产权属档案管理工作所涉及的内容包括房产权属的调查、登记,权属发生了变更、转换以及房地产的测绘工作等管理工作中所产生的各种形式的资料。这些资料都是对房产权属档案管理过程的详细记录,对管理工作中的各项工作详细表达,也是后续相关管理工作顺利展开的重要依据。对于房产权属的判断,就需要以房地产权属档案作为主要依据,对产权的所属做出判断。特别是在旧城改造中,就需要以房地产权属档案资料为依据,对房产实施管理。因此,房产权属档案管理工作是需要高度重视的。

2.2房产权属档案管理中要充分发挥其社会化服务职能

房地产权属档案管理工作所发挥的主要功能是为社会提供服务。从法律的角度针对房地产变更等问题实施管理,同时对房产所有权登记以及产生的各种民事纠纷等,都可以调用档案资料作为依据进行调节,由此可见房地产档案具有极为重要的社会价值［3］。将计算机网络充分利用起来,为用户提供房产权属方面最原始的资料信息,可以满足社会需求,为社会提供更为完善的服务。

2.3实施房产权属档案的法制化管理

将房地产权属档案管理上升到法律层面,就是要将《档案法》充分利用起来。对于违反档案法的案件要按照法律规定的内容进行处理。做好档案管理执法工作,就是要对房地产权属档案管理中违返法律规定的行为严格惩治,以推进房地产权属档案管理的法制化建设。

2.4提高房产权属档案管理人员的职业素质

档案管理人员要树立服务意识,在履行档案管理职责的时候,要具有高度的责任心,注重自我学习、自我完善,以提高职业综合能力。此外,还需要引进档案管理高端人才,不仅熟悉档案管理工作,而且还精通计算机网络技术,能够熟练地操作档案管理软件,以促进地产权属档案管理工作现代化。

3结语

综上所述,要想促进房地产业的发展,做好房产权属档案管理非常重要,也是明确产权管理与产籍管理之间关系的重要条件。要确保房产权属档案管理规范有效,就要实施档案管理法制化,要求档案管理人员不仅要提升房产权属档案管理意识,以使房产权属档案管理工作更好地服务于产权管理,服务于经济建设。

作者:郭庆艳 单位:丹阳市不动产登记中心

参考文献

［1］金汝萍．探究房地产档案管理存在的问题及措施[J]．大科技,2013(1):25．

资料档案管理范文篇9

【关键词】6S精细化管理；医院档案管理

档案可为医院提供基础保障，发挥着参谋、助手等重要作用。就管理理论而言，当前部分医院的档案管理工作存在档案不受重视、档案管理设施不配套、档案管理信息化不足、档案管理人员素养良莠不齐等问题，需医院提高重视，创新档案管理理念与机制，为医院的可持续发展提供基础保障。

一、医院档案管理现状

在医院经营发展中，形成了大量的档案资料，包括文书资料、影像信息、人事档案、财务报表、设备档案及病历信息等，可为医院文化建设、医疗科研、经营管理等工作提供支持，为医院的管理决策提供参考，有助于医院的稳定健康发展。就医院的档案管理现状而言，部分医院管理者缺乏对医院档案管理的重视，导致医院档案管理工作出现诸多问题，表现出粗放化特征，影响其作用的发挥，具体体现在以下几方面：第一，档案管理设施不配套，受医疗用房紧缺的影响，部分医院档案室小且狭窄，配置的硬件设施陈旧，不能有序全面地留存医院的各项档案资料，易引发丢失、遗漏等问题。第二，档案管理信息化不足，部分医院缺乏档案管理意识，仍旧采用传统人工方法开展档案管理工作，未与医疗信息系统有效对接，导致档案管理与医院日常工作脱节，影响档案管理作用的发挥。第三，档案管理人员素养良莠不齐，由于部分医院忽视档案管理工作，在人员选拔时，将其作为“福利”岗位，优先选拔院内快退休的老职工，未招聘档案管理专业的职工，导致医院档案管理工作不够规范化、科学化，难以为医院发展提供服务。

二、6S精细化管理分析

针对医院档案管理的粗放化问题，医院管理者可引入6S精细化管理理念，创新医院档案管理理念，为具体工作提供指导，实现档案管理的有效优化，发挥其在医院发展方面的作用。6S精细化管理理念由5S管理理念衍生而来，是指将企业生产过程中涉及的人员、材料、机械等要素进行协调管理，提高工作效率及质量。结合我国企业生产与管理现状，管理学家在5S的基础上添加“安全”这一要素，形成6S管理理念。就此，6S管理理念是指整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）、安全（SECURITY）这六项。整理是指工作人员需做好工作环境的整理工作，根据工作需求，明确有用品与无用品，将无用品清除，确保工作环境内的所有物品为有用品，使工作环境更为简洁明晰，避免误用，为精细化工作创设良好环境。整顿是指按照一定标准摆放物品，并设置相应的标识，为物品的应用提供便利，提高工作效率，创设整齐的工作环境。清扫是指做好工作环境的清扫工作，营造干净、整洁的工作氛围，避免物品损坏。清洁是指严格落实上述三项工作，并形成相应的制度，确保工作环境始终处于清洁状态，使相关工作更为明朗，为精细化工作提供支持。素养是指工作人员具备岗位工作所需的各项素养，按照操作规程开展各项工作，养成良好的工作习惯，提升工作人员的凝聚力。安全是指工作人员需注重工作的安全性，将安全放在工作的第一位，避免安全隐患发展为安全事故，保障企业的生产效益。通过上述分析可知，6S管理理念可为医院档案管理工作提供详细指导，从各方面细化档案管理工作，优化档案管理的各项影响要素，实现档案管理的精细化、规范化与科学化。

三、6S精细化管理在医院档案管理中的应用

基于6S精细化管理的基本内容，本文结合医院工作实际，阐述6S精细化管理六项要素在医院档案管理中的具体应用措施，为医院档案管理工作的优化提供理论及实践帮助。（一）整理在医院档案管理中的应用。在6S精细化管理中，整理工作要点在于有用品和无用品的划分，将其用于医院档案管理中，就是对医院的档案进行分类，将有价值的档案资料归档存储，将无价值的档案资料删除，使医院档案更为精简，节约医院档案用房的空间，实现医院档案的规范有序管理。通常来说，医院档案的类型及来源较多，且数量较大，表现出分散、大量、凌乱等特征，档案管理人员需做好整理工作，按照“价值鉴定理论”，明确医院档案中有无价值的判定标准，并严格按照该标准归档，简化医院大量的文档资料，去粗取精，为医院档案的后续利用奠定基础。以某医院为例，通过上述方法，制定文件材料的归档标准，涉及以下内容的文件均需归档：（1）上级机关下发的相关资料，如会议文件、重要批示、法规性文件等。（2）医院的重要文件，如会议材料、医院规章制度、医院历史沿革、大事记等。（3）医疗技术资料，如医疗事件鉴定书、病历信息、医疗卫生法规等。（4）科研资料，如课题计划、成员名单、鉴定书、申请书或论文等。（5）基建资料，如基建项目的合同、施工方案、凭证材料、验收材料等。（6）设备仪器资料，如设备仪器采购申请书、使用记录、维修记录等。（二）整顿在医院档案管理中的应用。在医院档案管理中，整顿是指将整理的有价值档案资料合理归置，并做好标识，为后续档案资料查找与应用提供便利。针对医院档案的不同类型，档案的归档工作由不同部门负责，存放区域也有所差异。以某医院为例，其档案资料的整顿方式如下：（1）对于行政办公室产生的有价值档案，由办公室人员收集整理，交由医院档案室存档。（2）对于人力资源部门产生的有价值档案，由人力资源管理人员收集整理，交由医院档案室存档。（3）对于财务类档案资料，由财务部工作人员收集整理，在财务部备案存档。（4）对于经营类档案资料，绩效考核、各大病种治疗档案及部门工作计划，由经营部存档，经营部管理制度及会议资料，由医院档案室存档。（5）对于医务类资料，由医务部门收集整理，交由档案室归档。（6）对于后勤和基建相关档案，由后勤部收集整理，在档案室备份。在明确档案归档区域后，各个部门的工作人员按照规范分类和时间，整顿档案资料，并做好标识。根据医院的档案管理制度，明确档案的存放期限，按照一定次序排列档案资料，并逐页编号；按照规格要求存放档案资料的原件、底稿及复印件，通过部门负责人审定后，签字归档。（三）清扫在医院档案管理中的应用。基于6S精细化管理理念，清扫是指对档案存档区域的清洁工作。医院管理者可制定完善的卫生安全防护制度，明确档案管理人员的职责，做好档案资料的清洁与保护工作。例如，某医院要求档案管理人员每周五清扫一次档案室，并对档案资料进行紫外线消毒；在每月的第一个工作日，组织各个科室共同进行“大扫除”，全面清洁档案室，避免档案室存在卫生死角；严格控制档案室的温湿度，每天监测档案室的环境参数，通过空调系统调节或自然通风与光照，确保环境温度处于14~24℃范围内、湿度处于45%-65%；要求档案室一目了然，地面不可存在积水，也不可随意堆放杂物，为档案资料存放营造良好环境。（四）清洁在医院档案管理中的应用。基于6S精细化管理理念，清洁是指将上述三项工作内容以制度方式呈现，明确档案管理相关人员的职责，为医院档案管理的规范化提供支持。以某医院为例，管理者为保障档案管理工作的有序开展，对医院档案室进行扩建处理，并根据功能划分成不同子档案室，由不同档案管理人员负责；为档案室配置全套硬件设施，如防盗门窗、消防设施、紫外线消毒灯、灭虫剂、文档资料扫描仪等；在降雨天气或放长假前，档案管理人员需全面检查档案室，确保档案室内的环境符合资料存放要求，并关好门窗和电源，避免档案室内存在安全隐患，导致档案丢失或破损等问题；制定责任到人制度，将档案整理、整顿及清扫责任落实到具体档案管理人员中，结合档案管理人员的工作成效，给予相应的奖励或惩罚。通过上述措施的实施，档案管理人员可按照规范要求开展相关工作，真正实现档案管理的精细化。（五）素养在医院档案管理中的应用。档案管理人员是医院开展档案管理的主体，医院管理者需做好档案管理人员的培训工作，不断提升档案管理人员的素养，保障其有效落实各项档案管理制度，实现档案管理工作的精细化与规范化。例如，某医院定期邀请档案管理专家开展培训班，组织医院档案管理人员参与培训。在2019年4月，该院邀请当地档案局业务指导科科长作为培训师，组织全员40余名档案管理人员参与培训。首先，培训师强调了档案管理在医院发展中的重要性，提高参训档案管理人员的重视程度。其次，讲述档案管理相关的政策法规，分析档案管理的法律意义。再次，结合档案归档、档案整理、档案使用等案例，介绍档案收集、整理、分类等理论与实践知识，深化档案管理人员对实际工作的认识。最后，重点讲解医院人事档案、财务档案、病历档案及基建档案等不同类型档案资料的分类要点，向档案管理人员传授工作经验。通过上述培训，该院档案管理人员更明确自身的职责，使医院档案管理工作更为系统规范。（六）安全在医院档案管理中的应用。在新时期背景下，医院档案从纸质资料扩展为纸质档案与电子档案，对档案安全提出更高要求。医院需结合档案特点，开展针对性管理工作，避免医院档案资料丢失、遗漏或被盗取，保障医院及患者的合法权益。就纸质档案来说，医院需明确纸质档案的存放区域，要求档案管理人员做好防虫、防潮、防火工作，严格控制档案室的温湿度，定期开展档案室检查工作，确保医院的纸质档案资料无霉变、无丢失、无差错。同时，有条件的医院可对档案资料进行备份处理，以防万一。就电子档案来说，医院的档案管理人员需在档案管理系统中配置防火墙技术，并在计算机中安装猎豹、360等防护软件，及时发现网络存在的病毒，避免档案资料被不法分子盗取。同时，对于医院的电子信息档案，必须全部备份，使用专用的U盘或硬盘等设备，将医院电子档案资料备份，统一存储于档案室，避免计算机网络崩溃导致电子档案资料丢失。对于备份的电子档案资料，需以纸质文档资料同样的原则管理，实现医院档案信息的有效保护，保障医院档案资料的安全。

四、结语

综上所述，医院档案管理在管理理念、配套设施、管理人员及管理方式等方面存在问题，表现出粗放化特点，需引入6S精细化管理理念，保障医院档案管理作用的发挥。通过本文的分析，医院需重视档案管理工作的特点，从整理、整顿、清扫、清洁、素养及安全六方面入手，优化管理方式与管理机制，加强人员培养，实现医院档案管理的精细化、规范化与科学化。

【参考文献】

[1]许宇秋.精细化管理医院人事档案管理的改革方法及质量探讨[J].兰台内外,2019(35):36-37.

[2]宋连强.“加减乘除法”应用于医院档案精细化管理的探讨[J].计算机产品与流通,2019(11):140.

[3]许宇秋.精细化管理医院人事档案管理的改革方法及质量探讨[J].兰台内外,2019(31):33-34.

资料档案管理范文篇10

一、目前房地产档案管理工作中主要存在的问题

目前房地产档案管理仍然处于实物管理阶段，在房产档案管理工作中还存在着诸多的问题。因为房地产档案资料都是由不同时间段、不同时间跨度的档案构成，所以房地产档案管理工作的难度比较高，要求也较为严格。而目前的档案管理人员的档案管理能力和综合素质并不能够适应目前房产管理工作难度高、要求高的特性，因此，在管理过程中出现了很多的问题。那么，房地产档案管理工作中存在的问题具体有：

(一)房地产档案保管的完整性比较低

房地产档案在传统的实物管理模式下，由于受诸多条件的限制，房地产档案资料经常发生信息混乱现象，容易出现管理失误，并且档案不能够长期的保存。因此，房地产档案保存的风险极大，完整性不高。

（二）房地产档案保管的质量差别比较大

由于房地产档案都是由不同时间段、不同时间跨度的房产档案资料构成，因此，每个时期的房地产档案保管质量相差很大。有的房地产档案资料是由纸质较差的载体保存，质量较低。有的已经率先采用了先进的计算机技术进行电子存储，质量较高。由此可见，目前房地产档案资料的质量差别很大。

（三）房地产档案保管的载体不够多样化

目前的房地产档案保管载体多为纸质载体，不容易长期保管。然而，有一些房地产档案资料需要特殊的档案载体来保管。可是，目前很多房地产行业的档案管理工作并没有做到这一点。因此，目前房地产档案资料保管的载体较为单一。

（四）房地产档案的收集途径较少

在以往的实物管理模式下，房地产档案资料的收集主要是来源于相关部门的接受与移交，信息共享度不高，不能够收集到其他涉及到房产登记工作的房地产档案资料。因此，房地产档案的收集方式不多。

（五）房地产档案管理工作中出现的失误较多

由于现行的房地产档案管理工作采用的技术手段较为落后，不能对房地产档案进行很好的保管，并且档案管理人员的综合素质和能力不高。因此，房地产档案管理工作中经常发生偏差现象，产生各种各样的失误，对房地产档案工作造成了很多不良的影响。

二、房地产档案管理构建信息化网络平台应该遵循的原则

由于以往的实物管理方法使得房地产档案管理工作存在着诸多的弊端，不能够适应目前房地产行业迅速发展的需要。因此，采用先进的计算机技术和网络通讯技术为手段，构建房地产档案管理信息化网络平台显然已经成为一种必然的趋势。那么，房地产档案管理在构建信息网络平台的过程中应该遵循的具体原则有：

（一）便捷性原则

随着城市建设的不断扩大，房地产行业的发展势头也相当的迅猛，房地产交易也如火如荼。因此，人们对查阅房产档案资料的需求也在不断的扩大。为了能够方便有需求的人士能够及时、准确、简便地查找到自己所需要的房地产档案资料信息，构建房地产档案网络平台应该把便捷性作为实现房地产自动化和信息化建设的首要原则。

（二）系统性原则

房地产档案管理工作是一个较为繁琐、复杂的管理工作，涉及的部门也比较多。很多时候，房地产档案的管理部门和房产登记部门彼此之间不能够相互配合，相关的各个工作环节也不够流畅，使得房地产档案资料信息的共享度不高。因此，房地产档案管理工作的效率极为的低下。而房地产档案信化网络平台则是以先进的计算机技术和现代网络通讯技术为手段，能够将房地产登记和管理的各个环节所涉及的房地产档案资料信息直接录入计算机并进行及时的更新。此外，房地产档案管理人员通过计算机可以方便地对房地产档案资料进行分类、检索、查阅等工作，从而建立一个较为便捷的房地产档案管理系统，实现房地产档案管理工作的自动化和现代化。

（三）规范性原则

因为房地产档案管理工作具有繁琐性和复杂性，所以房地产档案管理工作必须要坚持规范性的原则。只有每个档案管理工作人员都按照规范的要求和标准对房地产档案资料进行分类和归档，并将房地产档案管理资料信息及时地录入计算机以及更新，才能够使得房地产案管理工作能够有条不紊的开展。

（四）安全性原则

构建房地产档案管理信息化网络平台为房地产档案管理工作带来了诸多的便利，提高了房地产档案管理工作的效率，当然也会大大的提高对房地产档案管理工作安全性的要求。因此，房地产档案管理工作的机房要做好安全保护举措：防火消防器具要准备充分，做好安全保密工作，制定权责分明的工作责任机制；对房地产档案资料做好及时备份的工作，避免房地产档案资料信息的丢失，设置防火墙，防止病毒入侵网络系统。因此，房地产档案管理的安全工作是极为重要的，这是构建房地产档案管理信息化网络平台的最重要的原则。只有这样，房地产档案管理工作才能够顺利的开展，才能够实现房地产档案管理工作的自动化和信息化。

三、构建房地产档案管理信息化网络平台的工作思路

因为构建房地产档案管理信息化网络平台是实现房地产档案管理工作自动化和信息化的基本途径，所以构建房地产档案管理信息化网络平台一定要有科学的规划、创新的思路。那么，构建房地产档案管理信息化网络平台的具体工作思路有：

（一）加大对房地产档案管理工作信息化基础设施的投入力度

为了确保实现房地产档案管理工作的自动化和信息化，相关部门应该加大对构建房地产档案管理信息化网络平台基础设施的投入力度，改善房地产档案管理工作环境，增设房地产档案管理信息化工作所需的计算机设备、扩大机房面积、增加档案装具，为房地产档案工作管理人员提供良好的工作基础设施。

（二）构建完整的房地产档案资料分析系统

房地产档案管理工作在满足房地产权交易方所需的档房产案资料时，还要满足相关职能部门对房地产档案资料进行分析的需求。相关职能部门需要对存档的房地产交易数据进行分析和研究，并为房地产行业的科学调控提供决策依据。因此，为了方便相关的职能部门对房地产档案资料进行分析和研究，并对房地产交易市场的现况作出调控，使得房地产市场能够供需平衡，减小房地产行业的风险，一定要构建一套较为完整的房地产档案资料分析系统。

（三）提高房地产档案管理人员的整体素质

构建房地产档案管理信息化网络平台不仅仅需要有先进的档案管理工作基础设施，还需要档案管理工作人员具有较高的综合素养。因为房地产档案管理工作具有繁琐性和复杂性，所以档案管理人员需要具有较强的专业理论知识和工作技能，否则房地产档案管理工作将会陷入一片混乱。因此，提高房地产档案管理人员的专业知识和工作技能对房地产档案管理工作质量的提高有着非常关键的作用。由此可见，房地产档案管理人员要能够熟练地掌握入职培训的理论内容和工作技能，并与其他档案管理人员进行定期的交流，互相学习工作经验。此外，档案管理人员还要强化办公自动化技能，为构建房地产档案管理信息化网络平台做好技术准备。

（四）推动房地产档案管理工作的数字化进程

房地产档案管理要想建立信息化网络平台首先就要实现档案管理工作的数字化。推动档案管理工作的数字化进程，就要开设数字化档案馆，方便人民大众对所需的房地产档案资料进行检索和查阅。但是，需要注意的是，并不是所有的房地产档案资料都可供人民大众进行检索和查阅，有的房地产档案资料只能给内部人员使用，不能够对外开放。

（五）构建全方面的房产档案资料收集系统

因为以往的房地产档案管理都是实物管理，所以房地产档案资料信息的收集都不够全面，缺乏整体性。因此，可以让房地产档案的管理部门与房地产档案的登记部门相互配合、分工协作，将房地产交易过程中涉及的房地产资料信息都及时地录入计算机，并按时的更新，从而构建一个较为完善的房地产档案资料收集系统。全面的房地产档案资料收集系统便于人们通过计算机对所需的房地产档案资料信息进行检索和查阅，为人们提供较为简便的信息查询途径。

四、房地产档案管理构建信息网络平台应注意的事项

因为房地产档案管理工作实现自动化和信息化有着诸多积极的作用，所以构建房地产档案管理信息化网络平台已经成为房产档案管理工作的一个发展趋势。那么，在构建房地产档案管理信息网络平台过程中应该注意的事项主要有：

（一）要对房地产档案资料进行加密

因为很多房地产档案资料是不对外开放的，仅供内部人员使用，所以对房地产档案资料一定要做好加密工作。当档案管理人员把房地产档案资料文件上传到计算机时，一定要对该房地产档案文件资料进行加密，设置密码，防止无关的人员查阅该房地产档案资料文件。

（二）限制房地产档案资料文件的对外传输

有需要查阅房地产档案资料的用户在通过档案管理人员的认可下可访问该资料文件，但是，若是该用户想将该房地产档案资料文件外传或则复制黏贴，那么该项命令程序则会被禁止。

（三）严格执行限时浏览这一举措

有需要查阅房地产档案资料的用户在登陆网站进行查阅之前，要向网站的管理人员申请浏览权限。用户得到网站的管理人员认可以后可进行查阅，但是一定要注意该文件可浏览的时限要求，超过浏览时限则会被禁止访问。

（四）房地产档案资料要及时的录入、更新

构建房地产档案管理信息网络平台就是为了方便档案管理内部人员以及用户对房地产档案资料的查阅，因此，一定要及时的录入、更新房地产档案资料信息，为相关人士的查询提供便捷的服务。以往的实物管理使得房地产档案管理工作存在着很多的不足：房地产档案资料收集渠道比较少，信息管理比较混乱，信息查阅不便捷，导致房地产档案管理工作效率极为的低下，越来越不能够适应目前房地产行业快速发展的需要。随着先进的计算机技术和现代网络通讯技术在各个领域的广泛应用，以计算机技术和网络通讯技术为手段的为房地产档案管理信息化网络平台走进了房产交易领域。房地产档案管理工作的信息化为房地产行业的快速发展提供了诸多的便利，房地产档案资料的收集来源不再单一，房地产档案信息的管理不再混乱，房地产档案资料的检索和查阅越来越便捷，房地产档案管理工作的效率有了大大的提高。因此，构建房地产档案管理信息网络平台是房地产行业史上的一个重大转变，是房地产档案管理工作中的一个重大进步。

作者：蒋瑛工作单位：北京大成房地产开发有限责任公司

第二篇

一、前言

信息时代的不断进步与发展,促进了高校的档案管理工作开始朝着信息化的步伐迈进,这对当代的高校来说具有重要的意义。传统的档案管理模式往往采用人工纸质记录的方式对档案进行保存,这种方式目前已经不能适应高校发展的实际需求局限性很强。取而代之的是信息化的档案管理已经渗入到高校的管理中去,很多的高校档案管理开始实现了信息化的管理模式但是普及力度还远远不够。很多的高校档案管理依然以传统的人工档案管理为主不仅浪费了大量时间,同时还是降低了工作效率通过复杂的人工搜索很难准确找到所需要的档案。在高校大力推进信息化档案管理的浪潮中,计算机技术广泛应用于高校的档案管理工作中,其作用已经变得无法被取代。档案的信息化管理不仅给我国的高校档案工作带来了极大的便利,同时也给我国的档案管理创新带来了极大的挑战只有抓住这一挑战高校的档案管理才会取得长足的发展。档案的管理工作是一项非常重要的工作近些年国家非常重视档案的管理工作,他们不仅在档案管理工作上加大了资金的投入力度,同时还对档案的信息化管理加大了科研力度。在新时期下档案的管理是一项系统的、复杂的管理工作,它对我国的高校的档案管理人员提出了更为严格的的要求。作为档案管理者不仅要具备专业的档案管理知识,同时还要具备很强的档案保密意识充满责任心不能损害高校的利益。信息数字化的档案管理模式是高校未来发展的必然趋势,它对于提高档案管理工作效率提升档案管理质量,具有重要的现实意义。

二、我国的高校档案信息化管理存在的问题分析

(一)高校档案管理人员素质偏低

高校档案管理人员要想做好高校的档案管理工作,首先要从加强自身的道德建设提高自己的素质入手。但是从目前的实际情况来看,我国的档案管理人员普遍存在着素质偏低的现象这不仅不利于档案管理工作的正常开展同时还阻碍了我国高校的档案管理工作朝着标准化的步伐迈进。很多的档案管理人员单纯地认为档案管理工作实际上就是简单的将档案搜集与整理必要的时候拿出来供高校参考与使用这种想法是错误的。档案管理工作实际上是一种非常复杂精密的工作启要求档案管理人员具有一颗细致的心不放过档案管理的每一个细节问题在工作中要及时总结经验教训。我国的高校档案管理人员还存在着一种更为严重的问题,那就是档案管理人员对档案的保密意识不强,很多的档案已经不再是档案了大部分人可以随便翻看或查阅。这种现象对高校的未来发展是非常不利的作为档案管理人员一定要“以身作则”,认真研读5档案法6中的相关规定做好档案的保密工作。计算机系统目前已经开始应用到高校的档案管理工作中去,但是很多的档案管理人员计算机水平比较低,不能胜任高校的档案管理工作。作为档案管理者一定要加强自己的计算机学习,提高自己的计算机水平适应高校档案管理工作的需要。

(二)高校档案管理工作任务量大工作效率低

高校的档案管理工作是一项系统的、复杂的工作档案信息量比较大,它要求档案管理人员能够快速找出所需要查阅的档案。我国目前的高校档案管理存在着以传统管理为主的模式六员还是依靠纸质记录的方式进行归档、整理在面对大量的档案管理时管理人员很难对大量的信息进行处理影响办事效率。高校应该从根本上意识到这种现象的危害性并采取多种手段改变这种现状。

三、高校档案信息化管理策略分析

(一)提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员是档案管理的直接参与者,其素质高低与否直接影响档案管理工作的效率。作为高校领导一定要全面培养档案管理人员的素质,使他们认识到档案管理工作的重要性并加强他们的理论知识学习。对于档案管理人员素质培养我们可以从以下几个方面入手:首先加强他们的思想道德理论知识学习,使他们具备较强的档案管理理论功底。其次举办多样化的公益活动提高他们的法律意识。档案管理是一项严密的工作管理人员一定要了解5档案法6的相关规定遵纪守法不以权谋私靠关系出卖档案。对于一些违反法律法规的档案管理人员要按照法律的要求对其进行处罚。

(二)引入高科技计算机档案管理系统

计算机档案管理具有很多传统档案管理所没有的特点,它不仅可以以电子档的形式储存大量的档案信息,同时在必要的时候我们可以通过检索“关键词”斤巳决查询到自己所要找的档案信息。引入计算机档案管理系统是目前高校档案管理发展的必然趋势,对于提高高校档案管理工作效率具有重要的意义。

四、结束语

高校的信息化档案管理模式,对高校的管理发展具有很大的推动作用。作为高校的档案管理人员一定要“以身作则”,不断加强自己的档案管理理论知识学习,同时还要强化自己的计算机水平学习。信息化的档案管理模式是时展的需要启不仅可以快速、准确地查找出所需要的档案信息,同时还可以最大化降低高校档案管理工作的投入成本,提高档案管理工作的效率。

作者：张锐工作单位：陕西宝鸡文理学院院长办公室

第三篇

一、实现高校档案的文化价值

育人为本,传承高校精神一直是高校档案管理的工作理念。高校档案作为一种特有的文化教育资源,成为了高校建设中的文化宝库和智慧源泉,是目前高校文化建设中不可缺少的一个资源库,有着重要的价值,在文化育人方面发挥着不可替代的作用。高校档案的文化价值主要体现在学术文化价值上,学术主要就是高校的教学和科研水平。高校的学术档案,是师生在教学和科研上取得的丰硕成果的记录和见证,真实地反映着高校的学术水平,不仅是高校文化的深厚积淀,而且也是对高校历史的传承和学术精神的一种发扬。高校要充分利用现有的学术档案,最大限度地开发其价值,发挥其应有的作用。具体可通过开展学术研究成果报告会以及相关的学术讲座等活动,宣扬严谨治学、追求真理的学术精神。有意识地培养学生的主动学习能力和实际应用能力,丰富学生的知识,扩宽学生的视野,鼓励学生进行自我创作,在学习和继承已有的科研成果之上,不断开拓创新,提高自我创新能力。需要注意的一点是,创新必须要在继承原有学术成果的基础上的创新,不可以凭空臆想,学术档案以其完整、严密的系统性,处处体现着学术的严谨性,这可以极大地激发学生探索新知的兴趣和欲望,养成严谨的治学态度,树立严谨的治学精神以及实事求是的现实批判精神,让学生直接接触最前沿的学术研究成果,对课堂教学进行延伸,在巩固已学知识的基础上,构建学生完善的知识体系,提高学生的学术修养。

二、文化价值开发与创新的具体措施

(一)不断丰富档案资源

高校档案馆在对高校内部各单位部门的档案信息进行整理归档时,不仅要做好常规的学术档案的归档,还要对有关学校发展史的资料以及重大纪念性活动档案信息的搜集、整理和归档工作。不断加强校史文献的征集,从高校建设全局出发,进行统一规划,常抓不懈,并在具体的工作中真正做到以下四个必须:第一,必须要有针对性。校史文献的征集工作要以历任校领导、著名教授以及知名校友的文献征集为主;第二,必须保持日常工作经常性。定期或不定期地以采访历任校领导、知名教师或校友等方式进行文献征集;第三,必须要有特定性。高校必须要抓住重大活动、校友聚会等好的时机进行文献征集,同时要注意搜集各种有关本校的媒体报道;第四,必须要有交互性。高校档案工作人员既要做好日常的档案相关工作,同时也要具有文博意识,要时刻关注学校重大活动、重要会议或是重大的建设、科研项目等动态,真正做到常规归档和即时归档的结合。当不能依据传统的归档理论对某些机密性文件或重要实物进行传统式归档处理时,要及时地对其作交互式收集。

(二)加强参与性,全面提高服务质量

高校档案相关管理部门要积极参与到高校文化建设中去,把高校文化建设作为工作的目标之一,树立创新工作理念,不断加强高校档案的管理质量和工作规范,真正实现高校档案管理的规范化、制度化,增强管理服务意识,转变旧有管理模式和落后的管理理念。换句话说,高校档案工作人员在行使其基本职责,对高校档案资源进行护理、保管的同时,还要不断研究、开发现有档案资源的文化价值。保持兼职档案员在内的所有工作人员,必须要树立大局观和全局观,增强责任意识和参与意识,将档案的历史价值与现实结合起来,努力打造属于本校的文化特色,不断找寻高校档案建设与高校文化建设之间的切人点和结合点。不断开发高校档案学术资源的价值。此外,在具有开发高校档案学术以及文化资源的实际过程中,要突出引导性、体现校园生活性以及强调特色性,不断继承和发扬传统的高校精神,形成具有鲜明时代性的大学文化。

三、实现档案工作管理策略创新

(一)提高认识,加大资金投入

高校档案记录了高校从建校之日起在具体的办学过程中所有有价值的文献或一些影响资料,高校档案馆可以看做是高校发展史的见证者,体现着高校建设的整体水平,是高校未来发展的不竭动力和智慧源泉。高校档案的管理创新离不开相关领导的重视,必须加强高校领导对高校档案建设的认识,转变旧有的观念,解放思想,不断寻求创新点,有规划、有重点地建设高校档案,准确定位未来高校档案的创新以及发展方向,加大对高校档案馆基础设施的资金投人,不断对硬件环境进行完善,并采取有效手段和具体措施,向数字化档案转变,在实践中用于尝试,大胆创新,不断推动高校档案建设的创新发展。

(二)优化模式,提升管理水平

随着信息时代的到来,数字化信息技术的普遍推广和广泛应用,给社会的各个方面都带来了前所未有的深远影响,在这种时代背景之下,高校档案管理模式也应有所转变,以其适应时代的发展,而档案数字化将是高校档案未来的发展趋势。数字化档案管理成为了目前我国高校档案建设工作新的目标和要求。高校档案数字化建设将极大提高高校档案管理的效率,能够真正实现高校档案资源的高度共享,有利于高校档案管理的规范化,高校档案数字化建设将实现高校档案管理智能化,可以说,有着传统人工档案管理所无法企及的优势。数字化档案管理将信息技术和网络技术相结合,最大限度地发挥二者各自的优势,大幅提高档案管理工作的准确性、便捷性以及高效性。因此,在今后具体的档案数字化建设中,高校要充分利用现代化电子信息技术,以计算机为基础,网络技术为主,不断创新档案管理工作模式,提高管理效率,尽快实现高校档案管理的数字化和智能化。

(三)创新体制,完善管理制度

现代高校档案管理工作必须摒除旧有落后的管理制度,尝试新的管理方法,真正做到与时俱进,紧随学校发展,满足师生实际需求。相关高校领导要起到模范带头作用,营造良好的创新环境,大胆组织以创新为主体的学术活动,加强全校师生的创新意识,鼓励档案管理人员不断尝试新的管理方法和工作方式,不断调动他们的积极性,提高创造性。在管理体制方面,要明确分工,建立岗位责任制度,规范管理标准,采取目标管理,不断完善内部机构设置、人员调动制度以及奖励制度,可以把企业中的带有竞争性的激励制度引人高校档案管理工作中,保持档案管理工作的积极性;在完善管理制度方面,结合时代背景和具体的要求,建立严格的借阅制度,加强信息安全性,并实行科学合理的绩效考核责任制。

(四)选拨人才,加强队伍建设

很多人会误以为高校档案管理工作只是简单的对档案信息进行归档和保存,其实不然,高校档案管理工作具有很强的专业性、技术性以及政治性。这就要求档案管理人员不仅要具有较高的政治觉悟,还要具有过硬的专业技能。所以,培养综合型档案管理人才,组成一支高素质和高专业化的档案管理队伍,已经成为目前高校档案建设中的一个重要环节。一方面,作为一名合格的档案管理工作者必须要时刻注意自身政治修养的提升,理解档案管理工作的真正意义所在,定期或不定期参加一些政治理论的学习,增强保密意识,要勇于正视工作中出现的错误,把政治观念和法律意识渗透到具体的工作当中去;另一方面,作为一名合格的档案管理工作者,必须要具备过硬的专业技能本领,档案管理部门要根据实际情况,科学合理地制定人才培养计划,定期开展一些专业技术交流活动,以及提供一些良好的进修学习机会,在人才的选拨上,要有不拘一格的精神,尽量选用那些高素质、高专业的综合型人才,加强队伍整体建设。努力打造一支专业技术过硬、工作充满激情的专业化队伍。

四、实现档案工作服务模式创新

(一)创新服务理念,坚持以人为本

高校档案工作人员要在思想上充分认识自己本职工作价值,树立创新服务理念,要以积极的、充满热情的工作态度做好日常档案工作,紧随时代潮流,为学校师生服务。此外,档案工作者要不断提高自身的业务技能。培养适合档案数字化建设要求的综合型人才,使他们既有扎实的理论基础和信息知识,又能够熟练运用现代化先进技术,如数字化信息技术、电子存储技术、多媒体计算机以及档案管理专业技能。

(二)创新工作方式,健全工作规范

高校一定要结合本校的实际资源分配,进行有计划性的建设。对于传统的纸质档案以及物理煤质的档案信息,要有选择性的分步进行数字化。要对原有档案信息进行优化,即首先对包括学籍档案、名人档案以及优秀的科研成果等优质信息进行数字化处理。同时,要充分利用兼职档案员人员多、分布广的优势,对其进行相关业务学习和培训,并通过前端控制和全程管理,将各部门一些有价值的档案信息进行及时的数字化归档人库处理。在具体工作要求上,强调各档案工作人员的积极性和前瞻性,在保障档案信息完整性和安全性基础上,保证档案数字化信息体系的整体完整性和健全性。

(三)创新服务手段,满足社会需求

首先,不断丰富档案资源。通过多种途径不断增加高校档案馆藏量,不断完善高校档案馆藏结构,加强电子档案以及实物档案的保存和管理,建立以学术档案为主,其他类别档案为辅的馆藏结构体系,知名教师、学术带头人以及毕业论文等应成为构成高校档案内容体系的主要部分;其次,加强高校档案的网络建设,实现管理智能化。档案工作者要以互联网技术为核心,加快档案信息数字化建设,特别是建设电子文件全文数据库,由此实现网上档案管理与利用,为实现高校间的档案资源共享打下基础;再次,建立电子文件数据管理中心。对高校内部各单位和部门的档案进行电子文件归档,也就是说建立一个可供查询浏览的内部网络平台,实现高校内部档案资源的共享;另外,自动上传或搜集电子文件。较之于传统纸质档案信息的收集,电子文件档案的收集就显得非常的便捷,大部分的电子文件可以通过网络进行下载或上传即可完成相关的收集工作,为此,必须及时对收集的电子文件档案信息进行归档管理;最后,要开展高校档案在线服务。用户可以利用互联网随时地对所需信息进行检索和查询,并且可以根据个人需要进行目录和全文在线查阅以及各种影像资料的信息检索和查阅。

(四)拓展服务领域,适应社会发展