浅议民政档案信息化建设

【摘要】随着电子技术的不断发展，档案形式的载体发生了重要变化，电子档案和电子文件的大量产生，对基层民政档案信息化建设提出了更高的要求。本文就民政档案的信息化建设工作进行分析，希望对我国民政档案信息化建设作出有益贡献。

【关键词】基层；民政档案；信息化；建设

近年来，我国档案信息化建设取得了显著成绩，信息化程度逐步提高。档案信息资源得到了大力开发，档案信息基础设施飞速发展，档案管理和利用的现代化水平大大提高，各项建设取得了巨大成就。各地、各部门档案管理工作发生了深刻的变化，从传统的手工管理方式向现代管理方式转变，从长期封闭型、半封闭型向开放型转变。随着整个档案行业信息化程度的不断提高，基层民政档案信息化建设也取得了一些成绩。

一、档案信息化建设取得的成就

当前的社会环境为档案信息化建设创造了更加良好的氛围和条件。各级党委政府的重视和支持为档案信息化建设的健康发展提供了可靠的保障；全国档案信息化建设领导小组的成立和档案信息技术专家库的建立，负责技术方面的把关与指导，为全国档案信息化建设科学有序地进行提供了组织保障；国内外有关计算机辅助档案管理、电子文件管理、档案网站建设、数字档案馆建设等方面研究成果的取得，为档案信息化建设积累了宝贵的经验；引进和培养了一批具有档案信息资源加工和管理、数据库管理和维护、应用系统开发等方面的专门人才，专业人才队伍建设迈开步伐。所有这些，都为我国档案信息化建设的新发展创造了优越的条件，奠定了良好的基础。

二、基层民政档案信息化建设的现状

随着整个档案行业信息化建设的不断发展，基层民政档案信息化建设也取得了很大的成就，当然，在充分肯定我们在档案信息资源的建设、管理和服务等方面取得成就的同时，我们也应当看到，我国基层民政档案部门的信息化程度仍然是很低的，档案资源中所蕴藏的丰富信息还没有得到充分挖掘和利用，还不能完全满足经济建设和社会发展日益增长的需要。同时，基层民政档案信息储存和处理的数字化、收集与传递的网络化，也还有许多具体问题需要加以解决。当前基层民政部门的室藏资源大多限于纸质档案，数字档案资源不够丰富，且结构较为单一，主要是由纸质档案转化而来的数字副本。电子文件大多由信息技术部门管理，未对业务系统中的大量电子文件进行有效归档。档案信息化平台大多采用电子政务系统和虚拟数字档案室管理系统相结合的方式，功能不够完善，实用性较差，档案信息化的重要作用未充分发挥。当前基层民政部门档案信息化建设中主要存在以下问题：对民政档案信息化建设缺乏认识、档案人员信息化管理水平有限、档案信息化应用系统建设不够完善、电子文档归档管理不规范、档案资源信息化开发利用相对滞后等。

三、推进基层民政档案信息化建设的对策与建议

在如今大数据时代背景下，档案信息化建设应融入本单位、本系统、本地区民政业务信息化整体框架，按照建设智慧档案的总体要求，以构建数字档案室平台为基础，着力推进档案信息化基础设施建设，加快室藏档案数字化步伐，做好现有各类民政业务应用系统的电子文件归档管理工作，开展网上档案查询和信息服务，最大限度地发挥档案信息资源的作用。针对民政部门档案信息化建设中普遍存在的问题，结合本地区实际，有以下几点思路：(一)健全机构、明确职责，加强组织领导。充分认识做好民政档案信息化工作的重要意义，把握民政工作信息化建设和档案事业发展要求。重视档案信息化网络建设，成立档案信息化建设领导小组，分工明确、责任到人，使档案信息化建设步入快车道。依据实际情况，制定档案信息化建设发展规划。有目标，有任务，有措施，加大建设档案信息化标准规范的力度。（二）加强培训，提升人员的信息化运用水平。把档案信息化建设相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识等列入民政档案工作人员知识更新和继续教育工作计划；加强对档案业务人员应用新技术、新设备、新方法的培训，普及信息技术知识，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的技能，不断拓宽民政档案管理人员的知识面。（三）完善基础，加快与业务应用系统的有效衔接。把民政档案信息化纳入民政信息化建设的总体发展格局中，以“数 字民政”建设为依托，着重加强“数字民政”的基础环境建设、应用体系建设、服务体系建设和决策体系建设，充分利用现有基础，加大民政信息资源融合力度，大力推动信息共享和业务协同，逐步实现档案管理系统与各应用系统电子文件数据的网格采集和自动归档，做到数据集成和无缝衔接，提升档案信息化应用能力，加强安全体系建设。建设统一的标准规范和综合数据库，使用“大数据”管理模式，搭建民政综合业务框架，对各专题数据库使用统一规范标准和管理，统一对接政务办公系统、救助管理系统、居民家庭收入核对系统、婚姻管理系统、优抚安置系统、水库移民管理系统、养（下转第96页）老信息管理等各个业务应用平台，促进各业务数据信息资源共享和汇聚，实现各平台之间的数据共享、资源整合。（四）规范管理，大力推进档案信息资源建设。一是建立各类室藏档案目录数据库。根据室藏档案数字化建设要求，建立文书档案、专业档案会计档案、设备档案、特种载体档案等各门类档案的目录数据库，同时利用虚拟数字档案室管理系统进行了文书档案、专业档案、会计档案、照片档案、实物档案的全文挂接，逐步完成室藏档案数据库、档案文件级目录、案卷级目录数据库建设。二是建立全文数据库。按照省级示范数字档案室建设测评标准的要求，对工作开展有长远利用价值的文书档案及民政专业保管期限为永久、长期(30年)的档案进行全文扫描及登记备份工作，对会计档案年报表、照片档案、实物档案进行数字化扫描，利用虚拟数字室管理系统进行全文挂接管理，采取密码授权的方式进行全文数据资源的检索与利用。三是加强特种载体档案数字化及集成管理。对民政工作中重大活动的录像、照相，做好技术加工处理，完成室藏现有录音、录像、照片档案的技术加工处理，纳人数字档案室平台管理。四是规范数字档案资源管理。建立健全档案信息化建设的各项规章制度，规范流程，严格依照制度办事，使信息化工作有据可依、有章可循。加强对本部门电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各科室(部门)产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。随着档案部门的数字化发展，各级民政部门应当立足当前，着眼未来，积极采取措施，努力掌握现代科学技术知识，加快本部门档案工作的信息化建设，以逐步实现民政档案资源的信息化建设。

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作者:李养峥 单位:山东邹城市民政局