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物联网技术在全生命周期管理的应用

摘要:高值耗材因其使用的特殊性,与一般的耗材采购管理模式不同,多因管理手段的落后粗放,管理者不易了解其切实的使用状况,以致难以达到实现医用耗材全生命周期精细化管理的目标。传统的耗材管理模式无法满足高值耗材管理需求,在耗材的申领、备货、消毒、使用、盘点、结算流程中存在较多管理难点与痛点,特别是骨科类跟台耗材,需要利用物联网等先进技术,按照生命周期重点使用节点来制定专属的管理流程和方案,实现全流程信息化、可视化管理。

关键词:物联网;高值耗材;全生命周期管理

2019年5月29日,总书记主持召开中央全面深化改革委员会第八次会议并发表重要讲话。审议通过《关于治理高值医用耗材的改革方案》,要求全面落实高值医用耗材相关管理工作,聚焦高值医用耗材价格虚高,过度使用的问题。随着经济社会的发展,高值耗材种类、规格层出不穷,耗材利润归零,成本控制压力增加。医用高值/植入类耗材一直以来都是医院手术室最为重视的部分,且随着国家各项关于高值耗材改革政策的提出,对高值耗材的监管要求与监管力度不断加强,医院改变高值耗材管理模式,采用更智能化的管理方式便已成必然趋势和政策要求。

1物联网

物联网的概念最早由Auto-ID中心提出,通过RFID技术将网络平台与信息传感设备相连,实现数据收集和动态管理[1]。目前,国内外物联网应用的相关标准仍然还处于研究制定阶段,制定过程非常复杂[2]。物联网是互联网的应用拓展,与其说物联网是网络,不如说物联网是业务和应用[3]。近年来,国内医院不断发展,规模不断扩大,对物资进行精细化管理成为医疗机构必然举措[4]。运用物联网技术管理医用高值耗材,就是通过物联网技术的使用使高值耗材的全程可追溯、干预和控制,品类、品规全流程精细化、智慧化管理,保障管理质量,排除风险。采用先消耗后结算的方式,实现医院耗材零库存的管理目标,降低实际损耗成本、采购成本、运营成本以及人力成本。满足各部门协同办公、信息交互同步的管理要求。

2全生命周期流程管理

借助新的管理理念对耗材管理模式、业务管理流程全面优化,建立集预算管控、采供、仓储、临床需求使用、财务信息管理、供应商合同资质管理为一体的全新物资标准化、精细化、规范化的全生命周期管控系统。系统以“规范物资管理、服务临床、辅助决策的精细化管理”为目标,实现物资从科室需求、计划采供、仓储配送到病人消耗使用的全供应链闭环式管理。

2.1耗材管理部门

根据医院具体业务需求,配置贴合医院本身业务场景的多级审批流程,建立相互监督机制,保障院内业务流程的合规性、合理性、科学性。应用物联网技术,对医疗耗材全生命周期管理的信息进行记录(计费、植入类耗材实现溯源管理),对医疗耗材、供应商合同以及资质的效期预警功能,满足账务一致性的管理要求。运用数据分析能力,为管理决策提供全面准确的数据支撑,大幅提高工作效率和质量,优化管理。软硬件的结合使用,为库房管理、各类报表,错账、漏账、盘点差错以及总体工作量等实现管理闭环。2.1.1新增物资档案院内物资管理员将审核通过的合同信息,对物资建立基础信息档案。确认该耗材是否为收费耗材,对应的会计科目,审核通过,即物资档案建设完成。2.1.2入库管理对已经建档完成的耗材,库房管理员根据需求,在系统中生成耗材订单,并提交至医学装备保障处进行审核,审核通过,提交至供应商系统,线上填写配送信息及货物的效期、批次情况进行配送服务,供应商根据医院审核通过的订单进行送货;库房管理员对送货单上的耗材进行验收,验收合格,提交物资管理部门进行二次审核,审核通过,库房物资管理员操作生成正式的入库单,并对耗材进行赋码放入智能柜,即可完成入库操作。2.1.3出库管理库房管理员在系统中汇总科室申领单,根据申领单进行耗材出库,交物资管理部门二次审核,审核通过后即可根据出库单进行拣货,打包配送至相应的科室,科室进行验收,验收通过,即可完成出库操作。2.1.4库存管理库房管理员在系统中设置耗材的库存上下限,当耗材库存低于下限值时,系统会自动汇总所有缺货信息,在系统中生成采购计划并进行审核,审核通过后提交医学装备保障处进行再次审核,审核通过,即可生成正式的采购订单,提交至供应商系统,由供应商进行配送。2.1.5科室申领管理科室护士可设置科室库存上下限,根据耗材实际使用情况,一键汇总缺货信息,在系统中进行申领,申领单提交给相应的护士长/主任进行审核,审核通过,即可推送库房管理员进行配送。库房和手术室联动,手术室医生/护士与库房使用同一套档案信息,直接上线建立备货计划,快速发送给库房,库房直接汇总全部备货情况快捷推送给供应商备货,减少业务衔接时的差错。使用勾选,科室使用后直接勾选确认使用的耗材,快速生成消耗清单,减少科室工作量。

2.2临床科室

为使用科室配备智能耗材柜等硬件设备解决临床二级库房精细化管理的难点,通过准确及时的自动盘点功能来实现账实一致性的管理,从而减少临床二级库房精细化管理所需的人工投入。及时自动盘点功能结合库存预警功能,实现向二级库房主动补货的能力,提升为临床服务的支撑能力,大幅降低医护人员的工作量,减少科室库存差错率,减少损耗提高科室绩效,降低医护人员非专业管理工作的责任项。同时,优化临床二级库房业务流程,提高临床工作效率及安全。2.2.1手术包准备在手术室二级库房建立骨科手术标准包模板,定制标准手术包,方便医生/护士快捷建立手术备货计划,节约备货时间。对手术材料统一打包管理,在术前准备时选择对应的手术包进行快捷订单,手术室医师/护士可根据手术具体情况调整手术包。库房根据手术耗材申请情况对供应商所供货物进行验收,标准包由物资管理部门验收合格后进行扫码预入库,再送至消毒供应室消毒灭菌,最后将消毒好的手术包装赋上RFID条码送达手术室智库房进行管理。2.2.2科室使用联动管理,快速汇总申领备货情况,一键订单,提高订货效率。扫码预入库,数据自动解析,减少库房人员手动录入工作量,减少误差,提高效率。智能结算,系统根据使用情况自动结算预入库耗材的结余情况,使用耗材自动生成正式出入库信息,未使用耗材自动生成余量信息,可一键退货,减少库房工作量,提高工作效率。科室可根据业务情况进行拿取,使用计费,未使用的放回智能柜,即可对消耗耗材进行库存冲销,生成消耗信息。智能柜自动盘点,一旦库存低于预警线,再次生成补货计划,形成完整的耗材全生命周期管理流程。2.2.3使用结算需要进行手术时,拿取手术包进行使用,可以满足多台手术同时进行。供应商可安排厂家助手上手术台协助操作器械,并将消耗的耗材品种、规格、数量等报给护士进行登记,对螺母、螺钉等不便赋码的小件耗材在材料清单上勾选确认消耗。对于未使用完的耗材放回库房中,系统根据盘点结果和登记情况自动生成本次手术消耗清单,与库房进行结算;系统自动将供应商提供的耗材清单根据手术消耗单进行分类,已使用的耗材生成正式入库单、出库单,供应商维护发票结账;未使用的生成退库清单,供应商连同货物退库带回。已使用的物品供应商在备货清单中自动扣减,提示供应商补充。2.2.4高值耗材柜采用物联网技术的智能耗材柜自动获取耗材在定点医疗机构使用的实时数据采集能力,可追溯性的数据安全保障能力,来实现真实可靠的大数据监管业务及分析预警业务。为医院提供医疗物资的全生命周期精细化管理、运维能力以及基于数据的精准决策能力。杜绝设备在装备保障部、后勤管理部、基建办公室、国资管理部、财务部等多个涉及部门之间产生各种管理问题和纠纷,任何时间都可追溯设备的整个生命周期及具体位置,可大幅度为医院节约成本、提高效率、减少误差,有利于医院的精细管控。智能柜与耗材管理系统结合,实时获取耗材信息,拥有多种耗材管控方式,严格权限管理,指纹/RFID/工号密码登录,智能柜操作日志可实时查询,自动提醒效期证照信息,接近效期优先使用,常用耗材进行入柜,即用即拿,终端监控,将库房直接延伸到患者床边,患者、使用人一一对应,杜绝乱用、滥用现象。

2.3供应商

证照管理电子化:资质证照(电子化)网上提交,多级审核,临期预警提示实现轻松管理。高效处理业务:告别传统电话传递订单信息,高效正确,短信及软件系统及时提醒,与业务功能模块紧密关联,已处理与未处理订单状态一目了然,提高信息处理速度。计费类耗材损失责任划分明确:让入院后的医疗耗材实现可溯源管理,责任划分至最终单位人,减少不必要的权责及资金纠纷。对账信息明确:供应商通过系统订单信息与医院财务系统对接。在院耗材:未入库,已入库,未使用,已使用,未开发票,已开发票,未结账,已结账的状态及库存量查询清晰。提高对账效率和准确度,提高用户企业回款速度,减少资金压力。支持协同办公:PC端,移动端(微信)办公,方便用户提高工作效率,随时随地做好服务保障工作,提高用户满意度。2.3.1新进供应商审批供应商在云平台注册账号信息,发起院内合作申请,由院内合同管理员审核供应商证件是否正确齐全,审核完成后,由医院进行复审。全部审核通过后,供应商可以上传合同信息,接收医院下发的订单信息,与医院建立正常业务往来。2.3.2供应商资质合同审批与医院成功建立合作关系的供应商,在供应商平台根据与合作医院签订的合同上传相应的合同信息以及相关资质证件信息,提交至院内负责人进行一级审批,生成物品信息与合同中信息是否一致,合同附件是否完成,物品证件是否在效期内,审批通过提交医院医学装备保障处进行再次审核,审核通过。供应商才能就合同上的耗材对医院进行正常合规的供货。2.3.3供应商备货供应商在线上接收备货清单,短信实时提醒,保证供货的及时性。可以提前将自己的耗材库存详细导入系统进行管理,根据医院标准手术包建立常用备货清单,维护清单内耗材详细信息,包含生成日期、有效期、生产批次号、合格证等,当医院下发手术备货计划时,直接将备货清单生成送货单连同货物交由医院验收。2.3.4供应商存货情况联动提示供应商货源情况,保证供应商库存充足,满足手术需求。供应商常用备货包实时扣减,提示补充,只用维护使用的耗材,减少供应商工作量。供应商及时知晓预售耗材使用情况,统计可开发票情况,及时提交发票回款。

3结束语

相关政策要求加强耗材管理力度,建设符合政策管理要求的管理体系。耗材管理结合耗材柜移动定位设备等物联网设备、大数据分析等创新手段提升医院对计费类耗材、成本管控、物资管理、采供协作等重点业务进行管控,提高全院物资管理水平,降低物资使用过程中非正常损耗。利用RFID条码技术,实现每一件医用耗材的全生命周期可溯源。

参考文献:

[1]Auto-IDlabs[EB/OL].(2014-11-25)[2016-1-19].http:-labs.org.

[2]郑西川,孙宇,于广军,等.基于物联网的智慧医疗信息化10大关键技术研究[J].医学信息学杂志,2013(1):10-14.

[3]毕春梅.基于物联网技术的医院物资综合管理[J].中国总会计师,2015(12):48-50.

[4]张蕾,赵颖波,孙辉,等.物联网技术在医院物资精细化管理中的应用[J].中国卫生质量管理,2018(7):105-108.

作者:夏科 唐荧 单位:南充市中心医院 川北医学院第二临床医学院

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