电子文件表现特点

电子文件是计算机技术的伴生物。我国档案行业标准《档案工作基本术语》中明确，电子文件是以代码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体，在计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件。电子文件作为科技发展的产物，具有以下几个特点：

1、使用简单，便于检索。传统档案的检索是在各种文件归档后经过整理、编目、造册、编制检索工作，查找人员根据目录一卷一卷地进行有形的查找。而应用计算机可实现智能化检索，完成人丁短时间无法完成的T作。它还可以根据使用者不同的需要，从多种角度、按照不同条件全方位检索、查找，直到检索者满意为止。另外，通过运用电子文件扫描技术，不仅可以检索各种目录，而且还可以检索到档案的全文内容。特别是近些年来，随着多媒体技术的广泛应用，各种图像、音频、视频资料的加入，使检索档案变得更加生动、直观，不再像过去查档案那样枯燥无味。

2、存储容量大，占用空间小。电子文件是在现代信息技术基础的数字形式进行信息整合的技术。它的存储介质是磁盘、磁带、光盘等新型材质，这些材质的优点是存储容量大，占用空间小。一张普通的光盘所容纳的信息量可以大到惊人的数字。这些数字信息压缩存储于高科技的介质材料上，可以最大程度的减少存储空间的使用。

3、有利于资源共享、互联网是20世纪网络技术和计算机结合的产物，通过互联网技术可以扩大信息交换，实现资源共享。在目前条件下，档案馆(室)网站是电子文件及其档案信息网络传播和利用的一个重要的信息交流平台。当前，中央和地方政府的上网行动很大程度上推动和吸引了企业、事业单位和个人在网上交流和获取信息。档案部门也应以此为契机，在互联网上建立自己的网站，广泛地开展档案信息咨询服务。

4、存储条件要求较高。电子文件存储载体是磁盘、磁带、光盘等载体。因为新型载体档案的制成材料与纸质文件不同，所以在存放这些新型载体档案时，原有的保管条件发生了变化。存放电子文件的库房除了应具备防高温、防光、防尘、防盗等设备外，还必须具备防磁、放电的要求，否则磁盘、磁带上的信息就会遭到破坏。因此说，电子文件对设备的依赖性较高。

5、档案的原始性和真实性受到质疑。在当代的科学技术条件下，电子文件的凭证作用正经受着考验专家指出，电子文件的出现，打破了档案孤本的格局，档案的原始性就难以得到确认。特别是从法律角度出发，对电子文件法律地位的确立受到争论，这样在现实利用中对电子文件的凭证作用无疑是一个很大的冲击，值得我们去深思和探讨。

6、电子文件的易逝和易变性。电子文件的易逝和易变性也称“不稳定性”。电子文件的易逝性，主要体现为电子文件的被损坏和丢失。由于电子文件是在计算机等设备中生成、依赖计算机等设备阅读和处理、在网络设备中储存和运行的，因此，人们在制作、阅读、处理和传输过程中，任何一个工作环节的操作失误或软硬件设备出了问题、或被病毒破坏等，都有可能出现电子文件被损坏或丢失的情况。常见的主要有以下4种情况：一是由于工作人员操作失误而导致的文件丢失；二是由于计算机操作系统、电子文件生成系统或管理系统的性能不稳定，而导致文件的损坏或丢失；i是计算机网络硬件设备和电子文件存储载体的性能不稳定或损坏，造成文件不能读；四是联网的计算机或服务器中的电子文件被黑客删除或被病毒破坏等。电子文件的易变性，主要体现在电子文件容易被人为的更改。人们在没有安全防范措施的计算机等设备中或在网络环境中有访问修改权限的“管理系统”中，对电子文件可以随时更改其内容和结构，而且难以识别被更改的痕迹。