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会计档案科学管控思索

每个单位在会计核算中,都无时无刻不在产生着经济的活动往来及财务的收支变化。经济活动的往来与财务账目的收支变化,都需要通过会计工作来记录和反映,这是由凭证到账簿、再从账簿到报表的连续的过程,也是一项复杂且要求细致严谨的工作。会计档案是会计工作所产生的专业的材料,是由会计核算总结出的会计资料,也是单位会计工作过程的客观体现。会计档案对发展社会主义经济具有非常重要的作用。第一,从微观方面,增强对基层单位内部的管理,不仅可以促进其经营管理水平的提高,还可为其社会效益的发展提供大量的原始数据;第二,从宏观方面,可以为国家制定经济发展计划开展国民经济的管理及监督等工作,提供稳定真实的会计数据;第三,可以为打击各种经济领域的不法现象提供有力的证据,保护国家财产不至于流失;第四,可成为财政、经济的发展历史的可靠的研究史料。可见,会计档案管理工作科学与否,会直接影响到国民经济的运行、公正经济秩序的确立以及国家各项财政政策的贯彻和实行。下面,笔者就会计档案的科学管理问题谈谈个人的看法。

1.统一领导,分级管理。新中国成立后,有很长一段时间,我国一直没有确立统一的会计档案管理制度,同时也未明确会计档案由哪些部分构成。为此,国家财政部及档案局在1984年联合下发了《会计档案的管理办法》(以下简称《办法》)。这一《办法》的出台,不仅加强了对会计档案的科学化管理,还确立了统一的会计档案管理工作制度。由于计算机不断在会计核算中被广泛运用,纸质记录的方式作为重要的媒介在《办法》里有所规定,但并未禁止采用磁带、磁盘等其他具有磁性的介质记录会计档案。按照《办法》的规定,会计档案应实行统一领导、分级管理的模式。一方面,会计档案管理工作是会计工作重要的组成部分,必须遵循会计工作的相关管理制度;另一方面,《办法》是由国家档案行政管理部门统一制定的,而档案的行政管理部门又是会计档案的主管部门,会计档案工作也必须接受档案行政管理部门的监管。因此,各级档案行政管理部门应结合当地的实际,对会计档案实行统一领导、分级管理,并负责对各地的下级部门进行业务指导,同时对持有会计档案的单位进行监督和检查。而那些持有会计档案资料的单位,则需要对会计档案进行具体的管理活动。通过增强对管理工作的领导,建立起对会计档案收集、立卷、归档等相关的管理制度,从而做到科学化的管理,尽量做到会计档案能被妥善的保管、有序的存放,避免其受到毁损、散失及泄密。

2.健全制度,加强监督。每个单位都要建立起与会计档案管理相关的整套制度,包括对其的收集、保管、鉴定、借阅及利用,以便让工作人员做到有章可依。而档案管理部门则要做到定时监查、鉴定会计档案,销毁去除那些超过保管期、没有保存价值的会计档案,对那些有价值的进行妥善保管,以保证会计档案的完整安全。

3.收集齐全,妥善保管。会计主管部门应将与会计业务相关的会计资料收集并整理齐全,妥善保管起来,以利于工作的开展。这些财会工作的资料主要包括:方针、政策、预决算、工作总结等,在与文书部门的相互配合下,集中对材料进行保管。除了可依据归档制度来收集,还可在历任的会计那进行资料的收集,包括已经离职的人员。资料被档案部门接收后,要将凭证、账册等同报表一同编目存放在指定的地方,同时要排列整齐,方便调阅。尤其要在财会档案数量很多的部门,更要让专人负责保管。

4.严格手续,合理利用。会计档案应该既可以为本单位所利用,也可以为上级单位所利用。但在调阅时,要严格遵照程序办理相关手续。当本单位的人员调阅时,要获得会计主管人员的同意;而外单位的人员借阅时,则要由调阅单位先开具正式的介绍信,然后注明要调阅的会计档案的内容,最后得到单位领导及会计主管的批准后,才可办理调阅的手续。调阅时,只能浏览与所调阅的内容相关的资料,而不能浏览与所调阅的内容无关的资料。而且,档案的原件禁止被借出,更不能拆掉原卷(宗)册。当外单位来调阅会计档案时,对于其想抄录及复制的内容,须由会计主管签署意见,本单位领导批准同意。特殊情况下,只要得到本单位的负责人的批准,即可为其提供查阅及复制,并办理登记手续。因此,各个单位应该建立起规范的有关会计档案的查阅、复制的登记制度,从而为合理利用会计档案提供依据。

5.注重培训,提高素质。为了维护我国经济的正常发展记录的完整,会计人员及会计档案管理人员应具备良好的职业道德素质。坚持履行自己的职责,坚守党的原则,遵纪守法,规范地执行会计档案工作的各项制度,做到廉洁与公正。同时,要对会计人员进行思想道德、纪津责任等方面的教育,并通过将岗位职责的考核与奖惩制度挂钩,最终促使从业人员的政治思想素质及职业道德修养得到提升。

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