疫情防控常态化下智能预约报销探析

摘要：2003年的“SARS”催生了诸如阿里巴巴、京东、淘宝等在线消费的发展，而今年的肺炎疫情，则激发了在线教学、线上答辩、线上招生以及零接触网上办公模式的变革。互联网、大数据等信息化技术手段在疫情防控中得到广泛应用并发挥了重要的作用。此次疫情，给高校传统财务报销面对面、线下模式的变革提供了机会，本文基于高校信息化建设和未来高校财务管理发展趋势，提出线上、“非接触式”智能报销模式的途径，旨在提升高校报账效率和减轻报账人员的压力，也为高校财务管理转型提供保障。

关键词：疫情；高校；智能；财务报销

一、引言

2020年初，一场潜伏周期长，传染性极强的病毒肺炎迅速蔓延全国，各地均开启公共卫生事件一级响应。在此情形下，教育部一再宣布延迟全国各高校开学时间，原因在于高校师生来自全国五湖四海，又值寒假期间，不乏师生会选择旅游或探亲，人员流动性极大。一旦复学，可能会导致疫情再次传播，从而会给学校防疫工作带来更多的困难与压力。目前，我国国内疫情虽已基本得到控制，但是由于的特殊性以及国外病例的输入，联防联控机制依然不可缺失。在疫情防控常态化下，于各高校而言，在积极响应教育部“停课不停教，停课不停学”的号召的同时，也要保障校内科研工作、教学研究、日常管理、各项经费报销等事项的顺利进行。高校财务部门作为学校经济业务管理的主要职能部门，在面对疫情的形势下，要打破传统的面对面线下办公模式，迅速适应“零接触”和线上办公，更多地采用信息技术等手段来实现由“管控式”到“服务+管控式”的转变。

二、肺炎疫情对高校财务报销工作的影响

（一）传统的面对面线下报销方式增加疫情传播风险。多年来，高校传统的财务报销模式主要有四个业务流程：报销人制单、领导审批、财务审核、和资金支付，而这些业务流程基本以线下为主，这不可避免地导致报销人员与领导、财务审批人员、出纳人员之间进行面对面的接触沟通。一份报销单据从原始凭证的收集（包括各类纸质发票、火车票、飞机票等）到制单再到归档可无能会经多人手中传递，此种情形无疑会增加疫情传播风险，更会给高校疫情防控工作带来巨大阻力，影响高校其他方面工作有序开展。（二）教职工居家网上办公时效一定程度上受到封闭的内部局域网限制。在疫情较为严重期间，基于高校教育工作安全考虑，多数高校一再延期开学。在此形势下，不仅要做好防疫工作，切实保障全体教职工生命安全，更要支持高校“停课不停学、业务不停办”的相关要求，保证教学科研活动以及财务工作的顺利开展。因此，高校信息部门在保证学校网络安全的前提下，与其他部门通力合作，打通网络访问限制，构建远程办公平台，实现居家办公模式，从而有效降低人员流动风险。但是出于对高校财务工作的保密性及安全性考虑，财务信息系统都是建立在封闭的内部局域网之上，加之物理隔离等手段确保财务信息的安全，使得当前的“线上办公”变成“电话+微信+邮件”等辅助方式的办公，无法及时有效处理财务相关事项，一定程度上也会激发财务与其他相关部门的矛盾。（三）特殊时期，特事特办事项给财务工作带来潜在风险。疫情之下，人员的流动和接触势必会增加感染风险，但防疫也影响了正常工作的开展。特殊时期，传统管控制度下的业务流程要满足疫情防控“零接触”的要求，日常业务将基本停滞，一些重要业务先行办理，诸如涉及防控资金业务的处理和其他一些重要资金的支付，本着特事特办的原则，以微信截图、拍照或者电话语音的形式进行沟通、审批和支付，这样的业务办理形式存在事后领导补签、单据补交、账务滞后处理等问题。所有这些优先处理的账务报销事项需依靠财务工作人员事后人为进行跟踪与完善，一定程度上会带来单据缺失，领导审批遗漏、资金错付等潜在风险，给财务管理工作造成严重阻碍。

三、疫情背景下，高校财务智能预约报销模式探析

近年来，各高校已在积极利用信息化手段，进行业务流程改造。今年，面对突如其来的疫情，对于高校财务工作而言，既是机遇也是挑战。以此为契机，借助数字化平台，打造“非接触式”线上报销系统，实现“网上预约报销－网上领导签批－财务零接触审核－智能生成凭证－网银结算－电子影像化档案”的全流程网络化，让师生、领导和财务实现零接触、无等候实时处理报销业务。（一）确定相关系统模块和流程，打造新型财务报销模式。新型财务报销模式在制度上需符合高校内控要求，技术上需借助互联网技术和数字化平台，该模式主要涉及网上预约报销系统、网上签批系统、自助物流投递系统、账务处理系统、银校互联系统及电子影像档案系统构成。高校财务全流程零接触智能报销系统交互流程，如图1所示。（二）梳理财务相关制度，对相关业务进行流程设计。财务工作人员根据不同业务类型及经费使用性质，在预约报销平台设计与之对应的报销模块，主要涉及日常报销、往来借款、酬金发放、差旅报销等内容。这些业务模块的网上报销流程大致分为以下步骤，区别主要在于审批人及审批权限的不同：①系统填报。报销人登录网上预约报账系统，填写报销单，上传相关票据及报销材料，提交审批申请。②在线审批。报销平台根据事先设置好的业务审批流程，自动识别并推送至各节点审批人，审批人按照级次进行审批③打印单据、自助投递。审批流程完结后，报销人收到相关推送信息，可在网上报销系统打印带有审批人签字的报销单，并通过自助投递设备进行投递④财务人员接单初审。财务处取单、进行初审并分单。⑤智能凭证生成。会计人员收到纸质报销单后，输入报销单号，自动生成凭证并实现预算会计的自动触发。⑥会计复审。复核人员对记账凭证和报销业务进行最终审核。若存在问题，将退回报销单。⑦资金支付。对会计复审无误的报销业务，出纳通过无现金报账系统或网银系统及时进行付款，完成业务报销。⑧凭证归档。档案人员对相关凭证电子扫描，上传至影像系统，方便后续查阅。（三）搭建网上预约报账互动沟通平台，提升服务质量。优化后的财务智能报销系统削弱了传统模式中最重要的会计记账功能，这主要取决于当前高校财务信息化的实现程度和水平。就当前信息化水平而言，高校财务要实现智能凭证生成的完整性和准确性，则需确保前期网上预约报销单据填写的规范以及在选择业务类型时要与报销费用相匹配，这对各部门的报销人员具有一定的会计基本要求。高校财务部门对于系统的更新升级及新平台的推广应用都会进行相应的前期培训与指导，但高校师生在新系统使用磨合期，难免还会遇到各种各样的问题，遇到问题需要及时沟通，若沟通不畅就会影响报账的顺利进行。高校财务部门应牵头搭建预约报账互动沟通平台，为师生解决各类报销问题创造必要条件。鉴于高校财务人员日常工作的繁忙，可以建立在线联络员机制，其中在线联络员专门负责在交互平台上与高校师生进行交流，并做到定期向高校师生推送学校的财务政策相关信息和最新报销公告。同时，由在线联络员负责与报销人的日常沟通，报销人在报账过程中遇到问题或者是对智能报销系统的相关建议，可以通过留言、在线沟通等形式与联络员沟通，通过在线联络员的引导和帮助，给报销人员提供便利，提高报账效率。

四、高校财务无接触智能报销模式的创新与意义

高校财务现行报销最常见的问题集中体现在报销等候时间长和反复“跑腿”两个方面。现行高校财务无接触智能报销模式在很大程度上解决了报销人员和财务人员共同面对的“报账难”问题，实现“共赢”。1.高效缩短报销时长。在网上预约无接触智能报销模式下，高校师生可以不受时间和空间的限制，随时、随地登录网上预约报销平台，填写报销单，并将签字审批后的预约报销单据打印出来放置物流投递系统，节省了现场办公模式下报销人在报销业务处理时的排队时间，无需费时等候。2.实现“教工少跑腿”。高校财务报销人主要是高校科研教师，他们对财务部门的相关规章制度和财务报销规定缺乏深入的了解，在财务报销过程中，会时常出现报销单据缺少相应的原始支撑材料，出现反复“跑腿”现象。而新的财务报销模式将会计人员的工作整体前置，财务人员根据业务类型对报销业务进行分类。报销人只需根据系统提示填写相关信息及上传附件，极大降低教工报销的“返工率”。3.与内控制度相辅相成。网上预约报销模式是完全通过线上交互，数据推送，此系统已结合财务规章制度和内控标准设定好审批流程和节点，当报销人提交网上预约报销单后，系统会根据级次逐级推送给审批人。审批人可在网页端及手机端通过电子签名的方式审阅各类报销单据，确保了网上信息传递双方身份的真实性、信息的保密性。此外，如果报销项目或费用项超过预算，系统自动提示该项目无法填报，能够有效控制预算超支。在一定程度上，提高内控制度的执行力，实现对各项经济业务的有效约束。4.提升财务人员业务处理的高效性、准确性。由于报销人员在网上填制预约单环节，就已经将支出项目、业务费用项、报销金额、摘要信息、转账户名、账号等信息均以填报完成，财务人员只需将预约报销单号转入账务处理系统即可自动生成记账凭证，因此极大地提高了业务报销处理效率。另外，所有相关报销信息由报销人自主填报，不仅大大减少了会计、出纳日常的工作量，还提高了银行支付信息的准确性。5.报销人员实时掌握报销进程。在智能报销模式下，报销人不需要在现场等待业务处理进程。预约报账系统嵌入的查询功能和短信推送功能，可以为报销人随时、随地查询报销处理进展情况提供便利，有助于报销人对业务处理的全过程跟踪。同时，先进的短信平台可以将报销完成情况和付款信息推送到报销申请人的手机上，以便申请人可以及时掌握报销的完成情况。

五、结语

此次肺炎疫情于高校财务管理工作而言机遇与挑战并存，高校应充分利用信息化技术，拥抱新思维、变革旧模式，实现财务报销及办事流程等一体化、数字化和智能化，推动高校财务管控流程的不断优化与变革，以适应新时代高校高质量发展的需要。基金项目：江苏省商业会计学会2020年度重点课题《业财融合视角下高校财务信息化建设研究》项目编号：2020JSSYKJ201。

参考文献：

[1]胡燕.网络信息化模式下高校财务报销工作流程再造探讨[J].科技经济导刊,2018,26(07):237-238.

[2]刘静.疫情期间高校财务管理工作变革思考[J].纳税,2020,14(08):68+70.

[3]梁勇,干胜道.疫情防控下的高校网上财务管理思考[J].会计之友,2020(06):123-127.

[4]张晨燕.疫情防控背景下高校财务管控流程优化研究[J].会计之友,2020(08):142-144.

作者:范玲玲 郭秀国 单位:扬州工业职业技术学院