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经济效益对档案价值弱化的必要性

[摘要]现代科技的发展,尤其是存储介质容量的不断扩大,引发了档案学界一些学者对“是否还要对档案进行价值鉴定”这一问题的深刻思考。在对“档案价值弱化论”的分析的基础上,从经济效益的角度来分析档案价值鉴定工作环节存在的必要性。

[关键词]经济效益;档案价值;必要性;思考

1档案价值鉴定弱化论概述

最早提出“档案价值鉴定应该被弱化”这一理论的是加州大学的AnneJ.Gilliland教授,她认为:“随着数字时代的不断推进,档案管理环节中鉴定工作将会消失”“档案鉴定工作的人为的对档案的挑选并不是一个产生与增强档案证据效用的过程,相反是一个弱化的作用。”2015年周林兴老师发表的《错位的价值判定应该被纠正———对档案鉴定及销毁的历史视阈考量》一文中也就档案鉴定弱化理论进行了较为系统地阐述。他认为档案鉴定之所以存在主要是出于两个方面的原因:一是为了解决馆藏数量激增与库房空间有限之间的矛盾;二是为了提高馆藏信息资源利用效率。但档案工作人员根据“当下”对档案的认识来鉴定档案价值具有片面性,一是档案工作人员的判断过于主观,不能真正深入地、完全的认识档案价值,二是档案工作人员不能超前认识到后人认为的档案的“价值”,会导致有用档案被销毁。而现在随着科技的发展,大容量的存储载体非常常见,加之国家财政对档案事业的大量补贴使得档案有必要全部保存下来以备查考,因此提出弱化档案价值鉴定的观点[1-3]。

2经济效益视角下的档案鉴定

对于上述观点,学界存在大量反对意见,如孙大东认为,档案鉴定存在的基石并非是周林兴文中所述的两个矛盾,而是“对文件和档案价值的判断和取舍”,这才是档案鉴定存在和发展的主要考量。除此之外,“档案鉴定弱化”这一观点不符合经济效益的低投入高产出的需求。其中,投入包括空间、人员、经费、装备、制度等方面条件,产出包括受控制的档案和优质的服务。

2.1成本机制

无论是在档案管理还是生产生活中,经济成本都是要应该被考虑的首要因素,经济成本即“代价成本”,就是在档案管理中所要付出的人力、物力、财力等代价所需要的成本。按照“档案鉴定弱化论”的说法,将社会产生的档案不加取舍全部保存,虽然在技术上具有一定的可行性,但却要付出极大的“成本代价”。首先,社会产生的文件中有很多重复冗余的文件,或是保存意义不大的文件,或是一些可以被其他同类型但价值更大的文件所代替的文件等利用率极低的文件,将这些文件同真正具有保存价值的文件一同保存起来,会占用大量空间,造成存储空间的浪费和资源的浪费,也就是要付出极大的成本代价,并且这些档案存在的价值与存储所产生的成本不成正比,降低了档案管理的经济效益甚至有时候这部分档案的经济效益为负值。如果用这些“被浪费”的存储空间存储简而精的档案可以通过节省存储空间来降低成本提高效益。科技的发展和存储容量的增大不应为那些多余的不具备长期保存价值的档案服务,而应该着眼于借助高科技存储技术降低管理成本以提高经济效益。其次,国家虽然加大了对档案事业的资金投入,但并不处于“富余”状态,这些资金大多用在档案资源数字化与馆藏资源的开发再利用上,而不是用在为“死亡”的档案寻找继续“生存”的空间上来。有投入必定看中产出,对档案馆及档案资源的开发建设会为社会、国家带来极大的经济效益,但把大量的资金投入到“高投入低产出甚至是零产出”的“低价值”档案的保存上显然违背了效益原则。对于周林兴老师文中所说的“现在无价值档案未必在日后无价值”这一观点,不予以完全否定,但就目前状况以及经济发展规律来看,把大量资金加注到这种未知的“泡沫效益”上显然是无稽之谈[4-6]。

2.2分工机制

弱化档案价值鉴定的初衷是将档案工作者从档案工作中解脱出来,将更多的时间和精力用在档案信息资源开发利用上,但实际效果恰恰相反。档案不经鉴定直接入馆保存或移交,使得档案的保管量增大,这势必会增大档案工作人员的工作量。在现有工作人员的基础上增加保管人数或者延长现有数量工作人员的工作时间,浪费人力资源,不能达到人力资源的合理配置,同时工作人员数量的增多或者工作时间的增长都会使劳动报酬增多,从而加大了档案管理的成本,而这些档案却不能产生相应的价值效益[7-8]。

2.3服务机制

按照“弱化档案价值鉴定”的观点,完完全全的照搬照管社会所产生的全部档案可以摒弃档案工作人员的主观意愿,客观的、最大限度地保护档案的完整性和原始记录性。对此,档案工作人员对档案进行鉴定并不是完全按照个人主观判断,而是经过专业学习、培训并严格按照国家法律法规、档案规章制度的相关要求进行鉴定工作的,是有法可依、有据可循的。此外,若按照“档案鉴定弱化论”对档案进行保管,即使从数量上达到了档案完整性的要求,但却不利于档案日后的利用。一方面,从检索利用上讲,档案全部保存意味着存储数量无比庞大,档案工作者要对如此之大的档案群进行范围检索、再逐一排查才去掉无用信息才能最终确定利用者所需求的具体档案信息,给查询和查找带来不便,这使得档案检索服务的速度下降,给利用者带来极差的服务体验,甚至可能影响档案机构在社会中的形象与评价。另一方面,从档案机构本身来讲,档案的保存目的是为了利用,但一次检索所带动的由大量信息参与的更高速、更复杂的运转、精密计算对存储设备和检索设备造成的损伤也是巨大的。而检索结果往往并不存在这些可以舍弃的“垃圾”档案中,但这些“多余”的档案却被包含在每次检索中,不仅占用空间,还加速设备老化,同样使原有的档案管理所产生的效益下降[9-10]。

3结语

新技术的发展会引发人们对原始档案工作各个环节的质疑,产生激烈的思想碰撞。档案工作要革新必须站在档案工作的本之目的上再考虑其如何顺应时代的发展。同时,档案鉴定这一工作环节不应被弱化,但也许会随着科技的发展有所转变,比如借助高科技设计制作完善的鉴定系统对档案进行自动分类鉴定,这样既可以避免工作人员因失误或了解不足错误判断档案价值的主观因素,同时也能把人从工作中解放出来,使人从劳动型向知识型、科技型转变。最重要的,这样可以节约人力成本,让人发挥更大的创造价值,从而提高档案管理工作的经济效率、社会效益,也有利于档案工作的现代化发展。

参考文献

[1]周林兴,吕维.价值与认知:档案存毁之间的博弈[J].档案学通讯,2016(5):29-33.

[2]周林兴.重申弱化档案价值鉴定的合理性存在[J].档案学通讯,2016(2):31-36.

[3]周林兴,邓晋芝.错位的价值判定应该被纠正—对档案鉴定及销毁的历史视域考量[J].档案学通讯,2015(2):38-42.

[4]窦冬梅,刘颖,邵飞.档案信息化建设模式探索[J].城建档案,2020(10):22-23.

[5]孟迪.浅析档案信息资源的甄别与转化[J].黑龙江档案,2020(5):59.

[6]崔学柳,张英辉.档案信息资源开发利用工作策略研究[J].黑龙江档案,2020(5):32-33.

[7]李丹.新形势下档案信息资源建设途径分析[J].黑龙江档案,2020(5):67.

[8]田凯,王巍巍.大数据时代档案信息化建设策略研究[J].机电兵船档案,2020(4):90-92.

[9]卞咸杰.大数据时代档案信息资源共享平台构建的目标定位与实现[J].档案管理,2020(5):75-76.

[10]袁长辉.浅析档案信息数字化和档案信息资源开发利用[J].兰台内外,2020(24):28-29.

作者:刘扬 单位:黑龙江省林业设计研究院

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