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高职教育是培养并向社会输运专业人才的重要出口,高职毕业生除了要有扎实的专业基础知识,最为重要是要有分析和解决问题的能力,独立工作能力,实践动手能力,能够学以致用,很快适应工作需要。作为与社会实践关系十分密切的文秘专业的基础课之一《文书与档案管理学》,具有很强的专业技术性和操作性。通过对课程的学习,主要培养学生具备系统档案学专业知识与文件知识,掌握现代信息技术的基本技能,具备较高的公文写作处理和档案管理能力,特别是实践动手能力的培养,使学生毕业后走上工作岗位能够很快胜任文书和档案工作。但是,传统的教育方式往往重视理论知识的传授而轻视职业工作能力的培训,这种不良倾向突出地表现在教材和教法上:文书学和档案学传统教材,只是阐述文书和档案工作的理论知识,教师则往往满足于把教材上的理论知识讲述清楚,在教学过程中仅是简单举一些实际工作的例子而已。这样培养出来的毕业生,走上工作岗位后,往往是讲起理论一大套,干起来不会动手做。

这种状况显然不符合课程的教学目的,不符合培养合格应用型人才的专业目标要求,面对不断变革的新形势,《文书与档案管理学》课程内容以及教学方法,必须进行改革和创新,才能适应社会不断发展的需要。

一、实现教学观念的转变

改变《文书与档案管理学》传统的教学观念,实现既要重理论教学又要重实践教学的转变,注重结合实际,不断创新,从培养学生的综合素质入手,介绍分析国家机关和社会组织的各种文件现象,档案信息资源的利用,传授公文写作与处理、文档一体化管理、档案检索利用的有关知识。教学过程中应密切关注现实工作的影响与发展,应该让学生了解掌握文件和档案管理领域最新的动态、资料和国家有关法规、条例,如:国家有关主管部门最新的与本课程内容有关的若干法规条例、国家标准、改革方案及其他相关资料。课堂讲授要密切结合现实社会和国家当前的文件和档案工作情况,对于近年来文件和档案工作中出现的新情况、新问题,如文档一体化与建立现代文档系统、依法行政与依法行文、依法治档、政务公开与公文公开、政务档案信息的公开和利用、转变政府职能与精简文件、我国加入WTO与我国文件档案管理工作如何借鉴世界各国成功经验与做法等内容,均应涉及和探讨。

那种满足于空讲理论,脱离现实,脱离社会,脱离我国文件档案工作实际的做法,对于《文书与档案管理学》的发展极为不利,我们应该摒弃这种不良的教风与学风。课程设置和教学内容的改革对象扩大,范围拓宽。将过去课程内容的研究对象主要针对党政机关公文和档案,扩大为对于各社会的组织,包括机关、团体、企业事业单位文件和档案工作的研究;研究范围除了应保证文书学和档案学原有的完整体例外,还应增加对各行各业、国外文档工作中的新观点、新理论、新做法的介绍和比较研究;关注办公自动化系统、文件生命周期理论、电子文件的管理等新的领域;积极借鉴其他学科如立法学、行政法学、写作学、管理学等先进、成熟的理论和研究成果。现已逐步纳入授课范围的新增加的教学内容有规范性文件、新型载体文件、文档工作系统设计、文档工作的组织与控制、文档工作的标准化和现代化等。明确重点,分类施教。在国内各大专院校,相关专业的文书学和档案学大都是分别设置的两门课程。在我系文秘专业,则是将这两门课程内容合并在一起,系统讲授和实践训练,一是文书学和档案学关系非常密切,特别是办公自动化条件下的文档一体化的实现,使档案工作越来越溶入到文书工作的各个环节中去。

在对学生进行实际操作训练和技能培养过程中,对文档工作的系统体系设计、组织与控制等方面,将文书和档案工作的内容合在一起,能够达到一个较好的理论和实践效果。档案学则是将重点放在前部分整理和保管上。这种安排只是适应了特定历史条件下我国文档工作发展阶段的需求,即以手工操作为主,纸质文档为主的整理与保存方法,仅仅介绍和诠释我国历史上一些文书种类、文书工作制度手段、办理操作过程以及现行党政领导机关关于文档工作的一些明文规定和被肯定的作法,回避了许多十分重要和敏感的问题,而这些问题都是现今实际工作中必须面对和急需解决的问题:如作为国家政务信息系统的重要组成部分,怎么样规范使用公文文种,怎么样设计公文格式,文档工作系统怎么样设计才能为国家管理以及各社会组织提高工作效率服务,政务档案信息怎样公开,立法和管理上如何保证实现等等。因此,《文书与档案管理学》在课程内容上必须改革以适应时代的发展。对文书学内容将教学重点前移,将文件和文件工作作为课程重点,既探讨文件管理学科的理论和规律,又教授文件工作的具体运作方式和公文具体使用方法。

如:对公文文种、公文格式、行文规则,具体分析其特点,使用规范和标准,对文件工作的组织协调与控制,着重探讨对文件质量数量的控制、运转过程的控制,精简文件的规律与方法,以提高文件工作的质量和效率。至于立卷归档,既要考虑手工操作的惯性发展,又要重点讲授新形势下《归档文件整理规则》,以“件”为单位进行整理的方法。档案学应本着“简化整理,深化检索,提高利用”为改革教学内容的重点,将以往整理和保管的内容进行重新设置,介绍档案分类体系的设定和方法的选择,如何分类排放和保管。重点介绍在文档一体化管理下,档案信息的检索分类方法,检索系统的建立,如何实现快速的查找;档案提供利用的途径、方式,如何充分利用档案信息资源,政务档案信息如何公开等等。将过去一带而过的这些内容作为档案课程内容改革的重点部分加以介绍。

二、教学方法的改革

《文书与档案管理学》课堂教学比较容易让人感觉枯燥,面对没有实践工作经验的学生,要积极利用有限的条件,通过教学方法的不断改革,让整个课程上得生动并具有吸引力。所采用的主要教学方法有:案例分析法。教学中以特定的文件工作为范本,采用根据教师收集的大量关于文种、行文规则、文件处理程序、档案案卷等各种实际材料编写的案例,生动直观,易于理解。