化工企业建设项目档案跟踪管理研究

项目建设是大型化工企业持续发展的基础，是企业做大做强的关键。真实、完整、准确的档案资料是企业及项目日后生产运行、检修维修作业与转型升级的重要抓手。如何做好建设项目档案资料收集工作，根据多年项目档案管理经验，我们认为跟踪管理可以保证档案资料的真实性、完整性和准确性，跟踪管理是做好项目档案收集归档工作至关重要的一环。

1充分发挥档案部门专业管理职能作用

1.1严密跟踪，保证档案工作进度受控。从项目前期开始到整个建设过程中，档案部门都要全节点跟踪管理，及时协调解决突发情况和难点问题。我们单位环保达标项目每个单项工程都有十几家施工单位，部分子单位工程也是几个施工单位共同作业，到底由哪家施工单位组建通用卷就是个难题。为此，单位档案部门积极跟踪反馈问题，由工厂牵头落实，协调公司工程部、档案中心、项目科、监理公司、施工单位和综合办公室召开专题会议，经过全面分析和反复讨论，最终确定了组建通用卷单位和归档工作任务。1.2明确责任，层层把关归档工作。做好建设项目资料跟踪归档工作，首先一定要理顺归档流程，细化责任分工。在实际工作中按照流程和分工把归档工作分解到综合办公室、项目科、监理公司、施工单位，明确具体培训任务、业务指导内容和咨询方式，健全档案收集整理及移交工作办法，保证归档资料必须经过项目科专责、监理公司、项目科资料员层层确认无误后，方可移交工厂档案室，工厂档案员确认合格后，才能进行合规性验收。

2积极协调项目管理部门形成合力

2.1坚持早介入、早检查、早整改。项目档案管理前移是我们多年来做好项目档案资料归档工作的宝贵经验。在项目前期文件收集阶段，我们以清单形式将归档范围、相关规定送达项目科，紧紧跟踪前期工作进展，随时指导项目科对前期资料进行收集、整理及归档，对具备成卷条件的马上归档组卷，对不符合要求的，逐项列出问题及整改清单，保证前期归档资料的完整、齐全。2.2坚持定期总结、步步跟踪。定期总结、步步跟踪是督促相关单位及时做好项目档案资料收集归档工作的重要手段。在环保达标项目中，动力一厂档案室定期联合项目科，每月进行一次项目资料归档工作总结，及时掌握资料归档进度及存在的问题，以问题为导向，实时跟踪薄弱环节，制定具体改进措施，有针对性调整下步工作方向。

3有效督促监理公司履行监管责任

3.1明确任务，确保进度节点受控。为确保各进度节点受控，我们充分发挥监理公司作用，跟踪督促监理公司严格按照项目《单位工程划分表》《子单位工程划分明细表》抓好时间节点，明确工作任务，按照进度节点跟踪管理，列出各节点任务清单，限定问题解决时限，使施工文件、监理文件全过程受控，实现工程建设与资料收集同步完成。3.2强化沟通，抓好材料收集工作。突出监理公司桥梁纽带作用，加强各单位之间沟通联系，能有效克服项目资料归档过程中遇到的难题。我们在工作中，密切跟踪、督促监理公司，反复与施工单位沟通，积极协调工厂项目管理部门，及时对新资料员进行培训指导，确保项目资料收集归档工作的按时完成。

4精准指导施工单位规范统一归档

4.1强化培训，确保项目资料归档标准统一。为确保归档资料准确无误，我们邀请上级档案部门专家对施工单位、监理公司等项目技术负责人、档案资料员开展培训和交底工作，以电力行业建设项目和中油建设项目组卷标准为重点，提出项目竣工文件质量、编制、收集、整理、归档等具体要求，统一资料归档工作标准，为项目资料规范管理奠定了扎实基础。4.2建立网络，确保随时随地开展跟踪指导工作。我们以《建设项目计划表》为基础，建立施工单位和监理公司档案管理网络，健全《项目档案跟踪管理统计表》《档案基本信息表》《建设项目档案管理网络人员情况表》，深入了解各单位资料员信息及工作进展，建立信息共享微信群，实时跟踪施工单位、监理公司，保证第一时间解答各单位提出的具体问题，并着重对共性问题进行指导培训，确保施工单位归档工作顺利进行。4.3抓好点面结合，确保圆满完成项目资料归档工作。只有跟踪管理做得好，才能及时发现典型单位和典型个人，我们通过树立各阶段归档工作典型，在总结例会上大力宣传，较好地营造了各单位向典型学习和互相学习的良好氛围。比如在动力锅炉环保达标项目归档工作初期，中油六建公司归档资料完整性好、标准高、错误少，北建三公司电气、仪表专业随机资料、设计变更资料组卷清晰整洁，先后被选做典型，在全体参建单位总结例会上反复宣传与表扬，并组织其他单位资料员到现场参观学习，经过系列点面结合操作，有效提高了项目档案组卷归档质量。

作者:班超 郭玥池 单位:中国石油吉林石化公司档案馆