电子政务下档案数字化建设分析

摘要：随着计算机信息技术等应用，实现了电子政务与档案数字化管理的有效衔接，有力推动了电子政务下档案数字化管理效率和水平的提升。本文分析了电子政务下档案数字化内容、意义及影响因素，综合提出了电子政务下档案数字化管理对策措施，对提升新时代档案数字化管理质量和水平具有积极的现实意义。

关键词：电子政务；档案数字化；档案管理

电子政务（E-Government）是指国家机关在政务活动中，全面应用现代信息技术、网络技术以及办公自动化技术等进行办公、管理和为社会提供公共服务的一种全新管理模式。电子政务实现人机相互合作，具有工作效率高、工作过程公开透明等显著特点，也是国家治理能力、治理体系现代化的重要体现。档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术、数据库技术等，将各种载体档案资源转化为数字化档案信息，并以数字化形式存储、网络化互连，实现档案信息资源共享等。电子政务突破了行政管理部门内外部间联系的物理障碍，推进了行政管理部门工作的信息化、公开化，基于电子政务系统的应用，档案管理逐渐形成了信息化，随着计算机信息技术等应用，实现了电子政务与档案数字化管理的有效衔接，也推动了电子政务下档案数字化管理效率和水平的提升。

1电子政务下档案数字化内容

1.1基础：数字化档案资源库。随着电子政务系统应用的推开和普及，档案存在形态、存储模式、管理方法均呈现出新的变化和特点，根据《电子公文归档管理暂行办法》《电子档案管理系统基本功能规定》《电子文件归档与电子档案管理规范》《政务服务事项电子文件归档规范》等规定，电子政务下档案数字化建设应积极构建符合国标规范的电子政务数字档案资源库，将电子政务管理过程中的档案资源及时存储，推动“互联网+”模式在电子政务档案数字化管理中的应用。1.2核心：数字化档案信息加工。电子政务下档案主要以无纸化、信息化形式存在，为适应数字化管理需要，还需对其进行数字化加工，利用档案信息的录入、扫描、图像处理等形式，将纸质档案进行数字化加工，将数据库档案信息与电子政务档案内容进行比对，为电子政务下形成的档案数字化管理提供丰富内容，奠定扎实基础。1.3关键：数字化档案信息维护。电子政务的推开，极大地提升了行政管理工作效率，由此也产生了大量的行政管理档案信息，及时将这些档案信息录入、增添至档案数据库，实现对电子政务下档案数字资源的管理、维护，解决数字档案资源日益增长档案管理问题。1.4保障：数字资源库开发及利用。电子政务下应建立档案数据库与电子政务信息间的有机联系，实现电子政务数据信息与档案数据库互认，打造电子政务从信息生成、档案信息录入、数字化管理等一体化政务管理平台，为“互联网+电子政务”提供有力技术支持。

2电子政务下档案数字化意义

电子政务下大力推进档案数字化建设有其积极的现实意义，既是适应时展的现实需要，也是提升档案管理质效，增强公共服务能力和水平的需要。2.1适应信息时展的需要。电子政务是新时代国家治理体系、治理能力现代化的现实需要，电子政务下档案数字化建设，是电子政务下数字政府建设的重要组成部分，加强电子政务数字档案建设和管理，是适应信息时代信息技术在档案管理中的应用，满足信息化发展对于档案管理模式、管理方法转变的现实需要。2.2档案数字化建设的需要。根据“十三五”时期档案事业发展规划纲要的相关规定，信息化、数字化成为各级政府在内的档案建设的重要内容，也是全面推进新时代档案事业发展的实际需要。电子政务下产生大量重要的具有保存价值的信息资源，及时将重要的政务信息资源进行数字化收集、存储、管理和共享利用，以满足数字化档案事业发展的现实需要。2.3创新档案服务的需要。电子政务下信息要素加快流动，对做好新时代档案管理提出新的更高要求，通过对档案进行数字化扫描、管理，及时为相关部门在履行行政管理职责过程中产生的档案信息资源有效整理、提取和分析，为领导决策提供更为科学、精准服务，也能够为当事人提供更为便捷、高效的档案查询服务，是档案管理履行新时代新使命新担当的具体体现。2.4满足档案载体变化的需要。电子政务下档案管理的形式和载体都出现了巨大变化，传统的纸质办公模式逐渐被OA办公系统无纸化办公模式所取代，文件的生成、传阅、保存完全可以通过电子政务系统中完成。且越来越多的电子政务中产生的档案信息为档案数字化管理提供了丰富的档案信息资源，加强电子政务下档案数字化建设和管理也是适应档案载体呈现出的新情况新变化的实际需要。

3电子政务下档案数字化影响因素

3.1人员素能。电子政务下档案数字化建设，不仅需要档案人员具有扎实的档案理论功底，良好的职业道德，还需要掌握计算机信息技术、网络技术、数字化应用技术，因此，档案管理人员的业务素能的高低会直接影响到电子政务下档案数字化管理的进程和质量，复合型人才队伍成为数字档案建设的重要因素。3.2标准规范。电子政务下档案数字化管理的效率和自动化水平更高，做好档案数字化管理离不开完善的标准规范支持和保障。以纸质档案数字化为例，不仅详细规定了纸质档案出库、数据库建立、扫描、图像处理、数据挂接、档案归还等程序性要求，还详细规定了纸质档案扫描色彩模式、分辨率、存储格式、图像命名等等，这些详细的标准规范为档案数字化管理提供了有效保障。3.3软硬件条件。电子政务下档案数字化管理需要过硬的软硬件条件作为支撑。如，政务办公OA自动化系统，档案管理软件、数据库等，以及档案数字化扫描、挂接所需的计算机、扫描仪、采录编设备，以及档案库房等等，这些也是做好档案数字化管理的重要保障。除了上述人、物、制度等因素直接影响着档案数字化管理的效率和质量外，数字化管理所需的资金、数字信息资源，以及网络安全等等因素，也是影响电子政务下档案数字化管理的重要因素，需要在日常档案管理中认真加以解决，为档案数字化管理提供过硬保障和支持。

4电子政务下档案数字化管理对策

4.1转变理念，实现电子政务与档案数字化管理同步。随着电子政务的全面推进，做好电子政务下档案数字化建设和管理是适应这一发展趋势和潮流的现实需要。为此，应积极转变档案管理理念，档案管理部门和管理人员要适应这一变化，积极主动地参与到政务建设过程中，延伸服务链条，建立起电子文件起草、形式审核、归档、利用等全生命周期的档案数字化管理模式，加强电子政务与档案数字化管理知识的宣传、教育，大力营造电子政务与档案数字化管理的浓厚氛围。为此，树立创新意识，严格按照电子政务建设的程序和要求，提出与之配套的数字档案管理标准，以及电子文件开发设计原则；树立责任意识，根据电子政务下档案数字化管理的现实需要，积极搭建“三网一库”建设，切实为电子政务下档案数字化管理提供有力基础保障；树立效益意识，要将电子政务管理效率与档案数字化效益相结合，根据档案管理自身实际，把亟需解决的问题，集中人、财、物支持，切实提升机关档案数字化管理质量和效益。4.2创新机制，协调电子政务与档案数字化管理体制。电子政务与档案数字化管理紧密相连，需要进一步创新机制建设，协调电子政务与档案数字化管理体制，实现电子政务与档案数字化管理相协调相统一相一致。一方面，作为政府机关或部门要积极主动的加强档案管理工作，不得将档案管理排斥于电子政务建设大体系之中，将档案数字化管理与电子政务建设同部署、同落实、同检查、同考核，加强组织领导，协调电子政务信息与档案数字化无缝衔接。另一方面，机关档案管理部门人员应派员主动参与电子政务建设，成为电子政务建设的重要成员，发挥其档案管理的专业优势，引导电子政务与档案数字化相结合，按照档案数字化标准和要求，做好电子文件信息的形成、存储、归档、整理、编目、数据挂接以及安全保密等，着力构建电子政务与档案数字化管理相协调的业务应用程序和一体化管理体系，为政府部门增强信息化管理能力和水平提供有力保障。4.3拓宽职能，规范电子政务与档案数字化管理行为。整合传统政务服务中心、文件交换中心、电子政务办公室等等职能，拓宽政务机关档案管理职能，将档案管理纳入到各部门或机构职能范畴。一方面，档案管理部门要积极参与电子政务相关信息数字化设计及电子文件检测工作，提前介入，做好电子文件的筛选、鉴别，提升电子文件归档质量；另一方面，要立足机关政务服务职能，与电子政务服务中心等机构密切配合，加强电子政务中心文件与档案管理之间的信息互通，做好电子文件质量把控；此外，还要严格按照数字化、网络化的标准和要求，强化政务服务部门的档案管理行为，既要按照电子政务管理方式和行政流程改善档案管理运行模式，也要立足于档案数字化的标准和要求做好电子政务信息管理。

参考文献：

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作者:孙齐聪 单位:吉林省东丰县经济信息中心