云时代下档案数字化管理及应用

摘要：随着科技的发展，信息技术积极应用于各行业，档案管理工作也是如此。云时代背景下，档案管理实现了数字化的管理模式，文章重点阐述云时代让档案管理工作发生的新变化，明确数字化技术具体的应用实践，分析云时代背景下档案数字化管理的成效。

关键词：云时代；档案管理；数字化管理

21世纪是信息时代，多种领域开始积极的关注信息技术的融入和运用趋势，信息技术的发展经历了漫长的历程，演变至今彰显出云时代的发展前景。云计算属于互联网基础上运用的计算手段，借助于这样的方式，可以让网络之中所有的硬件资源以及相关的信息数据等实现有效的传递，依照具体的需求提供给计算机终端或者是其他的设备。云存储属于这个时代富有代表性的产物，其是云计算概念下延伸出的新概念，通过合理的运用集群应用以及网络手段等，实现对相关资源的合理保存，借助于相应的软件功能实现协同工作的目标，反映出显著的应用价值。

一、云时代背景下档案数字化管理的优势之处

云时代背景之下，档案管理工作开始积极的融入了新的元素，那就是信息技术元素，在适当的运用信息技术手段的过程中，真正的提升了档案管理工作的成效，保证了相关工作的进展更加的顺利，促使工作的模式得以优化，呈现出更为优良的管理成果。（一）实现海量存储。档案管理工作的开展具有较大的工作量，其中涉及到多个方面的信息，在保存的时候，需要耗费较多的空间，若是采取传统的档案资源管理模式，信息的管理成效并不明显，甚至会影响到资料的正常使用。在云时代背景下，云存储方案的运用使得数字档案备受关注，其可以直接将相关的信息上传至网络，无需运用到光盘等各种各样的设施，只需通过电脑终端便能完成既定的目标。云存储拥有着海量信息的存储能力，可以让数字档案馆的存储功能充分彰显，其本身具备的扩容能力可以满足当前数字档案持续增长的存储需要。（二）强大的抗灾能力。传统的档案管理模式显现出较多的弊端，因多采用了纸质档案，很难积极的应对火灾及地震等危急的情况。通过运用云时代背景下的云存储模式，其彰显出的备份功能改善了这一局面，在硬件资源的基础上，实现了对档案信息的数字化管理，同时又能拓展相应的管理空间，保证了相关信息的完整性和可靠性。若是遇到火灾和地震等异常的情况，纸质档案极易影响到数据信息的合理运用，云存储彻底解决了这样的问题，运用网络进行备份，将数字档案信息存放至不同的网络节点，在某一个节点难以进行读取的时候，可以实现自动读取相关文件的目标，确保数字化的档案信息最基本的抗灾水平有所提升。（三）提升资源的共享度。数字化档案管理主要是借助于云存储技术完成了相应的目标，从最大的程度之上让档案资源能够避免出现重复的问题，同时网络技术独有的开放性特征，使得数字档案信息的共享性充分的彰显出来，使得档案资源的运用不再限制于频繁的翻阅档案信息，而是构建起更为合理的档案网络平台，借助于手机和相应的电脑终端等，即可完成对相关资源的合理运用，实现资源共享的基本目的。（四）提升档案服务的水平。通过合理的运用云存储平台，实现了对档案资源的科学化管理，同时又能满足用户们的多元化需要。在合理运用这一平台的时候，科学化的检索方式和便捷的操作模式等，使得用户们的需求得以满足，相较于普通的检索模式而言，这样的检索方式彰显出巨大的功能，可以实现对数据信息的高效率筛选，保证了相关信息的检索效率。只要用户们拥有相应的电子设备，在特定的网络空间中，能够及时的获取档案的资料，实现对相关信息的选择，随时随地的查看相关的内容，筛选实际所需的材料。正是云时代的影响，让云存储这一功能充分的发挥出作用，更新了服务的方式，优化了相应的服务体系，实现了个性化的服务目标。

二、云时代背景下档案数字化管理的具体应用

21世纪是信息时代，档案数字化管理显然成为了一种趋势，其融合了新时代的特色，同时融入了云计算和云存储这种新元素，使得档案数字化管理的工作模式得以更新，实现了进一步完善和优化的目的，保证了工作成果的优质和完善，符合云时代背景下对档案数字化管理提出的必然要求。（一）数字化采集的实现。在云时代背景之下，应该积极的关注档案数字化管理模式的运用，针对于云端存储档案文件而言，可以及时的借助于档案资料转换的方式，将原有的文字信息转变为数字形式，使其可以在电脑上进行存储，这个目标的实现离不开数字化信息的采集过程。在具体采集的时候，应该积极的关注数字化手段的采取，避免出现盲目操作的问题，需要注意的问题是采集的过程必须要借助于数字化的设备，若是档案信息中涉及到纸质文件以及照片等事物，可以适当的借助于扫描仪进行扫描实现信息的传输，这样便可以轻松地将文字信息转变为数字化信息进行系统化的保存。除了上述的信息采集方式外，还可以适当的运用数码相机和摄像机等多种多样的设备进行相关信息的保存和处理，即便是整个过程需要依靠着专用的设备完成操作，但是合理的运用互联网技术，能够彰显出直接性，同时也能充分的显现出云时代对档案信息化管理起到的重要影响。（二）数字化处理的实现。在云时代背景之下运用科学的手段完成相关的操作，能够保证档案信息化管理工作的成效更加的明显，同时让科学的手段实现合理的利用。数字化采集属于一项基础性的工作，在完成了基本的操作之后，需要进行合理的处理，这就进入到数字化处理阶段。在这个阶段，需要对数字化采集到的信息进行合理的分析和判断，主要的目的就是让用户们在对相关的文件进行查阅的时候，运用较为迅速的方式，实现有效的检索，由此达到较为理想的目标检索，获取对应的目标资源，以此保证检索的成效更加明显，同时也让相关工作的效率得以保障。在进行处理的时候，还是需要对数据实现较为科学的管理，应该对其进行统一的编码，在完成了这项工作之后，规范其基本的标准，依照档案资料的基本情况，完成有效的编目工作。一般来说，档案多是严格的依照不同的指标完成合理的排列，比如时间和来源等等，通过对相关的信息进行详实的编目，起到良好的检索成效，为后续的投入使用创造出优质的条件。（三）在线数据库的构建。为了满足档案数字化管理工作的基本要求，应该积极的构建起较为完善的在线数据库，这是云时代提出的必然要求，需要对其给予高度的关注。在线数据库的构建成为了一种必然的趋势，属于这个时代富有代表性的产物，其对于数字化档案管理工作目标的实现有着深远的影响。在线数据库的建设在一定程度上可以实现资源的科学共享，达到较为理想的资源需求目标，为了让所需要的资源实现方便快捷的获取，同时实现较为合理的检索，需要对档案进行了科学化管理和整理之后，实现合理的分类操作，构建起完善的在线数据库。档案资料的种类多种多样，包括视频和音频等，不同种类在建立数据库的时候，往往需要具备着特定的依据，由此能够满足不同用户的实际需求，便于其在寻找目标资源的时候，在短时间内完成相应的检索操作。数据库的构建需要严格的依照现实的情况加以落实，根据实际的需要建立起相应的资源库，不可出现盲目照搬的情况，还是需要融入自身的特色，建立起符合实际情况的档案资源数据库。

三、结语

档案管理工作的开展富有现实意义，应该重视采取科学管理模式。云时代让各个行业开始融入了新理念和新技术，提升了工作效率，更新了各行业的工作模式。受新时期云技术的影响，档案管理工作开始积极的运用新型管理方案，融入了云理念，适当的借助于云计算、云存储等手段，完成既定任务目标，以此强化基本的管理成果，提升管理成效，保证了工作质量，符合21世纪大数据时代对档案管理工作提出的严格要求。本文概述旨在为档案管理工作的进一步开展提供有效的参考，为后续任务的实践提供科学的借鉴，清楚的了解云时代对档案管理信息化模式的深刻影响。

参考文献：

[1]王秋玉.“大智移云”时代会计人才供需协同的思考——基于高职会计人才培养的视角[J].商业会计,2019(02).

[2]郭文宁.“云时代”背景下机关档案室如何处理档案工作中的“保密管理”与“利用服务”[J].辽宁经济,2016(12).

作者:胡红霞 单位:山东经贸职业学院