简述档案管理数字化建设

摘要：现阶段我国的网络技术得到了广泛的应用，各个行业通过进行网络化、数字化建设使自身办公自动化水平得到了提升，推动了各行各业的发展。在中等职业学校档案管理中，通过数字化建设能够有效地转变档案管理方式以及提高档案管理能力。从我国网络发展角度观察，档案管理数字化建设趋势成为了档案管理工作发展的一个重要方向，我国的中等职业学校档案管理工作进行数字化建设是顺应时展的潮流。本文对我国的中等职业学校档案管理数字化建设的重要性进行了分析，并且提出了一些加强我国中等职业学校档案管理数字化建设的建议，希望能够推动我国中等职业学校档案管理数字化水平的提升。

关键词：中等职业学校；档案管理；数字化建设

档案信息是学校在进行运行过程中所产生的资料，是不断地积累学校历史以及办学资料而形成的，同时对于学校各项评估工作有着重要的影响，是中等职业学校开展其他工作的基础，同时会影响到学校教学质量以及管理水平的评估工作。而档案管理工作则是对档案信息的管理，能够为学校的发展决策提供相应的数据支持，现阶段，中等职业学校也应该要不断地调整档案管理工作，加强档案管理工作的信息化建设，实现档案管理的信息化、数字化，从而更好地适应当前学校事业发展的要求。

一、中等职业学校档案管理数字化建设的重要作用分析

1.有助于实现档案管理的规范化。以往在进行档案管理工作的过程中，由于采用手工管理，所以容易因为人为因素导致档案信息受到影响，出现一些杂乱、失真、缺失等问题。导致档案管理工作的规范化以及科学化目标不能够有效实现。进行档案管理数字化建设能够通过全方面的进行档案管理工作，并且由于取代了传统的人工管理方式，能够有效的提高档案管理工作的效率，降低档案管理工作问题发生的机率，使档案管理工作得到有序性提升，同时进行中等职业学校的档案管理数字化建设，还能够有效的解决以往档案管理工作中所存在的一些档案信息恶意篡改的问题，从而使档案管理信息的真实性以及全面性得到保障，这对于我国的档案管理的科学化以及规范化目标的实现有着一定的推动作用。2.有助于档案管理工作效率的提升。档案管理工作的内容会随着中等职业学校的发展逐渐的增加，当前我国社会不断发展，中等职业学校在经营和发展过程中也会涉及较多方面，这也会增加档案管理工作的内容。所以以往的档案管理方式，由于采用人工的方式，所以导致了档案管理工作人员在进行的管理过程中会存在着较大的压力，这就容易使档案管理工作出现一定的问题。在人工管理的过程中，如果要查找一定的档案信息，需要将档案归档之后，才能够进行使用，这对档案管理工作的效率产生了不利的影响。进行档案管理数字化建设之后，就能够通过各种先进的信息化技术进行管理，首先，能够提升档案信息的处理速度，提高档案管理工作的效率，其次，就是能够降低档案管理工作问题发生的机率，提高档案管理工作的质量。最后，就是能够对档案管理工作的搜集、整理、归纳以及分析等流程进行有效的优化，从整体上提升档案管理的管理效率。3.提高档案信息的应用效率。在以往的档案管理工作中，只能够确保档案的整理与储存，或者是实现单个文件的查询与利用，导致了档案信息使用效率比较低。而进行中等职业学校档案信息化建设，能够使学校形成的各类档案管理信息以数字化的形式存储于电脑硬盘中，工作人员可以通过各种先进的信息化构建信息查询以及阅读系统，设置相应的检索工具，以便学校教职人员能够通过检索工具找到自己所需要的档案信息，从而使学校档案信息的应用效率得到提升。

二、开展中等职业学校档案管理数字化建设的有效途径

1.提高建设数字化档案管理工作的理念。要开展中等职业学校档案管理数字化建设，首先要求中等职业学校的领导人员以及档案管理人员能够提高自身的数字化档案管理建设理念，提高自身对于档案管理数字化建设的认识程度，全面认识数字化档案管理工作在中等职业学校档案管理工作中的重要性。同时，还应该加大学校内部教职人员对于档案管理数字化的认识宣传工作，从而能够积极的配合档案工作人员实现学校档案管理数字化的建设。还有就是中等职业学校档案管理人员还应该要转变自身的档案管理理念，并且做好静态管理模式向动态管理模式的转变工作，树立管理人员良好的数字化管理意识。中等职业学校的领导人员在制定学校发展战略的时候，还应该要从宏观的角度上制定学校档案管理数字化建设规划，并且将建设规划进行有效的落实，同时针对学校档案管理数字化建设中存在的一些问题要进行及时的分析，及时的解决，从而确保中等职业学校档案管理数字化建设顺利地进行。2.做好相应的数字化基础设施建设。数字化基础设施建设是进行档案管理数字化建设的基础，在进行数字化建设之前应该要获得学校的财政支持，确保学校档案管理数字化建设具有一定的资金支持。首先要做好计算机刻录设备的配备工作，计算机刻录设备是进行档案管理数字化建设的基础，档案管理工作中的文件、数据、信息等都需要进行相应的刻录存储到电子设备中去，在选择计算机刻录设备的过程中，刻录格式的通用性是采购人员要注意的一点。其次，在购买设备之前要确保各种管理软件能够顺利的运行，如各种防火墙、防病毒软件等等能够有效地保障设备的安全性，同时还应该要确保在学校的档案进行上传和下载的过程中得到相应的保护，此外如果资金比较充足，那么可以购买更加完善的设备，如，路由器、存储设备、数据库服务器等设备，构建数据信息服务系统，从而提升档案管理数据化建设水平。3.要不断地完善数字化档案管理体系。中等职业学校要进行档案管理工作的数字化建设，实现自身档案管理的数字化，那么就要做好学校内部数字化管理体系的完善工作。中等职业学校应该要不断地完善档案数字化管理体系，促进学校档案信息的使用效率提升，使档案信息能够更好的为学校开展各项工作提供帮助。完善数字化档案管理体系，能够优化数字化档案管理工作的各项工作流程，明确数字化档案管理工作人员的岗位职责，制定数字化档案管理工作的各项标准，确保中等职业学校的各项档案管理数字化建设的工作措施能够有效地落实，并且还能够对工作人员的工作形成一定的监督效果。另外，完善的数字化档案管理体系还能够确保管理人员认真地进行工作，使学校管理人员的工作积极性、主动性得到提高，推动中等职业学校档案管理数字化建设。相关的教育部门还应该要充分的结合数字化管理体系进行建设监督工作，确保相关人员能够及时发现数字化建设中的一些不足之处以及潜在的问题，从而能够及时的解决，进而更好的保障中等职业学校的档案管理数字化建设工作。4.重视档案信息的安全性。中等职业学校进行档案管理数字化建设能够有效促进学校档案信息的管理水平与应用水平，保障档案信息的准确性与全面性，但是由于在进行档案管理数字化建设的过程中主要是采用各种互联网技术，而互联网技术本身的更新换代比较快，导致了自身的安全性存在着一定的缺陷。数字化档案管理会容易受到一些黑客或者是病毒入侵，出现恶意更改以及监视的问题，从而使档案信息的安全性得不到保证。所以中等职业学校在进行自身的档案管理数字化建设的时候，还应该要结合国家以及教育部门的相关法律规定以及制度制定完善的安全保障制度，强化档案信息的安全性，尽可能地降低档案信息泄露、更改等问题的出现。5.加强档案管理工作人员队伍的建设。中等职业学校内部的档案管理工作比较枯燥，同时在学校中，档案管理工作人员的晋升几率比较低，晋升空间也不高，并且档案管理工作的内容比较多，所以使得档案管理工作人员比较少，并且缺乏相应的工作热情，从而阻碍了学校档案管理工作的发展，再加上对数字化信息技术的了解不够全面，导致了档案管理数字化建设遇到了阻碍。所以中等职业学校应该要能够加强档案工作人员队伍建设，提高档案管理人员的管理能力，加强档案管理人员对于档案管理信息化技术的了解，使档案管理工作人员能够满足当前工作的需求。制定科学合理的继续教育计划，对档案管理人员要进行定期的知识技能培训工作，如果学校的条件允许，可以聘请一些专家来学校进行现场指导。还有就是学校应该要积极引入一些数字化技术比较强的档案管理人员，提高学校档案管理人员的福利待遇，营造良好的工作环境，从而使档案人员队伍的整体水平得到提升。

三、小结

要做好中等职业学校的档案管理信息化建设工作，首先就是要能够转变学校管理人员以及档案管理人员的意识，要能够提高建设资金的支持力度，完善相应的数字化档案管理体系，优化档案管理工作环节，落实各项措施，从而确保学校档案管理数字化建设能够顺利开展，并且还应该要加强档案管理人员能力的提升工作以及各种数字化基础设备的建设，从而使学校的档案管理数字化建设工作能够更好的开展。

参考文献：

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[2]赵明秋.浅谈中等职业学校档案管理数字化建设[J].黑龙江档案,2018(03):88.

[3]张婷.学籍档案数字化建设的急迫性与重要性分析——以贵州大学为例[J].兰台世界,2018(06):78-80.

作者:周玉玲 单位:广西机电工程学校