基于互联网中职学校档案管理

【摘要】在中职院校日常管理工作中，对档案进行管理是不可或缺的一部分，它能够提升学校工作效率、教学水平以及科研质量。因此，做好相关工作显得尤为重要。随着互联网时代的到来，实现档案管理信息化、科学化、电子化逐渐成为中职院校档案日常管理的重要措施。

【关键词】互联网时代;中职学校;档案管理

一、互联网时代对中职学校档案管理的积极影响

档案管理是每个中职院校都必须要做的工作。现阶段，在中职院校中，很多档案管理人员仍然采用传统的人工查询、手工整理、人工收集等手段开展管理工作。而随着互联网时代的到来，大量数据不断涌现，传统的工作方法已经不能满足中职院校的发展需求。在这种情况下，中职院校在开展相关工作过程中，充分利用互联网技术可以最大限度提高档案管理工作效率。互联网时代对中职院校档案管理的积极影响主要体现在两个方面：其一，为档案管理指明方向。在中职院校内部，工作人员在进行档案管理过程中，在互联网思维的影响下，能够脱离原有的管理模式和思维，并在互联网环境下，实现中职档案管理的转型和升级。其二，在互联网环境下，中职院校在开展档案管理时，有了更多的技术参考。随着互联网技术的不断发展，衍生出了非常多的技术，这些技术可以使档案管理实现信息化、现代化、数字化以及电子化的速度更快、更迅速。

二、互联网时代下的中职学校档案管理策略

（一）强化网络意识。现阶段，很多档案管理工作人员没有意识到互联网的重要性，他们依然采用传统的工作模式和方法，应用这种方法往往会出现档案利用率低、整理档案过程繁琐以及档案收集困难等现象。针对这种问题，需要强化相关人员网络化意识，在此过程中，需要从以下几方面进行：1．转变思维。管理人员需要以传统的收集、归档、整理等方式为基础和前提，逐步将现代互联网思维引入其中。此时，工作人员可以对各类网络资源进行网络化应用，利用互联网创建一个网络共享系统，以这个系统为中心，辐射中职院校整体服务范围，以此来促使档案资源使用率提高。同时，管理人员还要将共享方式与网络资源紧密的结合在一起，实现在网上便能够对档案现行文件进行查询。此外，以不涉及中职院校机密为基础前提，管理人员要进一步将服务范围扩大，向社会提供档案共享服务。在此过程中，管理人员要以互联网发展需求为主。2．强化网络安全保护意识。在对档案进行管理过程中，需要加强网络安全管理意识。首先，要设置正确的防火墙，严格审查计算机共享和联网过程，并且要设计受控访问功能。这样才能够最大限度的保证档案信息的保密性、完整性以及可靠性，有效防止信息泄露等现象出现。其次，网络化核心主要是互联网技术和计算机技术的有效应用，因此，需要中职院校加大管理软件开发的投入。这样才能有效是利用档案信息，促使档案管理效率提升。（二）构建电子档案管理系统现阶段，在中职院校中，应用管理系统大部分都来自于上级部门，而其自身并没有形成一个统一的、合理的管理系统。中职院校采用这样的系统开展管理工作，只能进行单一的目录搜索，而不能有效完成对档案进行网络存档和分析以及深度挖掘工作。这种功能上的局限性，在一定程度上严重影响了中职院校开展档案管理。在互联网环境中，中职院校应该舍弃传统管理系统，构建新型电子管理系统，这样才能保证档案信息的完整性和真实性。构建电子管理系统过程中，首先，需要构建系统模块。系统模块主要包含数据转换模块、统计报表模块、光盘制作模块、档案销毁和节约模块、检索利用模块、整编组卷模块、录入数据模块、权限管理模块、系统设置模块等。可以在互联网环境中对档案图形、图像、文件等进行实时检索和浏览等，也可以在允许的权限范围内对档案进行下载。其次，设计系统所属功能。系统功能主要有集中存储、目录结构、文档排序、显示模式、全文搜索、文档编辑器、多文件上传、版本管理、自动编号、文档设计、Office集成、缩略图及摘要、锁定保护、文档链接、关联文档、权限管理、规则应用、存储加密、模板管理、文档借阅、多媒体查看、电子化管理纸质文档等等。以这些功能为基础，为中职院校内部人员提供借阅途径，同时还应该设置催还和归还等附加功能。此外，电子系统还为中职院校档案共享提供平台，使有需求的人能够得到满足。（三）加强档案管理信息化建设。很多中职院校在进行档案管理过程中，都是根据高校管理标准而实施的。而对于高校来说，他们还没能按照互联网时展需求，制定有效的、合理的标准。在没有统一标准的情况下，对其进行参考，很难实现有效管理档案的目的，针对这种问题，需要加强其信息化建设。而建设档案信息化主要是指利用现代信息技术将管理工作水平提高，并对互联网环境中档案服务与管理的基本方法和框架进行制定，从而实现中职档案信息的大范围服务目标。加强信息化建设过程中，需要从以下几方面进行：1．档案数据信息数字化。对于这方面建设来说，需要利用高速扫描、数据压缩、数据库等及技术措施，将声像档案、纸质档案等电子档案和介质文件转换成为具有一定顺序的档案管理信息库。在此过程中，需要实现档案全文数字化和档案目录数字化。2．建设档案网站。在建设档案网站过程中，中职院校需要在公共服务网站上构建一个站点，以这个站点为中心，开展档案宣传和档案服务。其主要功能有：交流、宣传、服务等；主要内容有：档案利用服务、档案资源、档案机构、档案工作等信息。3．建设数字档案馆。数字档案馆的组成部分主要有档案、电子文件以及其他数据资源等。利用数字档案馆进行管理时，首先，对各类档案信息进行收集，创建数据库，确认数据库输入和输出方式；其次，以数据转换方式对档案进行管理。在此过程中，要以集成机制为主要核心，突破管理部门之间的各种限制，从而实现采集自动化、存储安全化、管理科学化、利用便捷化以及服务人性化等。（四）合理应用现代网络技术。在互联网环境中，中职院校开展档案管理，需要合理应用现代网络技术，这样才能对隐藏着的档案信息进行深度挖掘，确保档案信息的完整性和真实性。合理应用现代网络技术主要体现在通过大数据技术构建档案信息平台。大数据技术主要有五个核心内容，分别为数据可视化、挖掘、清洗、采集以及储存等。利用大数据技术构建平台过程中，首先，需要利用数据采集技术对各类档案信息进行采集。然后，利用可视化和清洗技术对这些信息进行预处理。其次，利用挖掘技术对隐藏的信息进行深度挖掘，确保信息的真实可靠性。最后，利用储存技术将其储存到NoSQL数据库中，并将数据库与平台连接，从而真正实现档案信息网络化、信息化、电子化。

三、结语

综上所述，在互联网环境中，中职院校开展档案管理工作仍然存在一定问题，以互联网为基础，强化其管理过程，能够有效提高工作效率。经过上文分析可得，中职院校想要提供档案管理效率，需要以互联网思维为指导，以网络技术为核心，促进档案管理电子化和信息化，这样才能确保档案信息的安全性和可靠性。

参考文献：

［1］周玉玲．浅谈互联网时代如何有效提高中职学校档案管理工作［J］．办公室业务，2018，（17）：123．

［2］红杰．中职学校电子档案管理工作中存在问题及对策［J］．青海教育，2018，（07）：54．

［3］倪冬辉．浅析信息化在中职档案管理中的应用［J］．传播力研究，2018，（20）：206．

作者:王维祥 单位:云南省红河州财经学校