浅谈办公系统与智能档案管理

【摘要】党的以来，在新时代中国特色社会主义理论指导下，我国经济社会发展日新月异，党和国家的各项方针政策越来越规范有序，事业单位也迎来全新的机遇和挑战。档案作为事业单位留住记忆促发展的标志，其科学化水平同事业单位管理有着直接的关系。基于此，本文笔者从工作实际出发探讨了事业单位档案管理的措施，力求不断推进事业单位档案管理再上新台阶。

【关键词】事业单位；档案；措施

在事业单位管理中，档案可以准确记录工作和活动轨迹，将事业单位的发展历程体现出来，同时也是事业单位进行工作决策最为重要的依据。档案管理工作的水平直接影响到事业单位的整体管理效率，进而对事业单位的健康发展造成直接影响，因此在新时代新形势下必须抓好档案管理工作的部署，提升管理效率和库存档案利用率，做好科学化管理。

1事业单位档案的主要特征

1.1保密性。事业单位是通过政府应用国有资产而设立的，一般指的是从事科教文卫等事业的社会服务组织，事业单位由于其属于的行业性质区别，对其进行档案管理不仅仅涉及到多方面多层次，也涉及到人事、财务、声像等诸多类别及国家各个行业的机密文件，所以作为事业单位档案有着保密性，要求对其进行保密，避免出现机密文件的泄漏情况。1.2公共服务性。事业单位负责对社会各行各业的信息做好汇总工作，形成多种规范性文件档案，由于这些信息无法促使社会市场参与到资源配置中，需要借助事业单位做好档案管理工作，事业单位通常不属于政府序列机构，国家设置具有公益性事业性质的机构-档案馆，档案馆不具备盈利性质，管理的档案一般是服务于国家机关、个人以及事业单位，可无偿提供信息查询，借阅以及咨询等服务，并且服务于社会，服务于民生，具备着公共服务的性质。

2做好事业单位档案管理的措施

2.1有效提升管理人员的专业化水平。在事业单位各项业务管理中，档案管理作为一项专业技术性较高的工作，不仅要求档案管理人员有一定的文化水准，掌握相关的管理专业基础知识，拓宽知识面，学习同档案工作与之相关的经济、历史、哲学以及科技等知识，尤其是学习应用计算机技术，采取较为先进的档案管理措施，适应时代的需要。在进行档案管理过程中，档案管理人员不仅要具备严谨的工作态度，更要具备强烈的事业心责任感，增加对各行各业各领域知识的了解和掌握，适应时代要求较快的掌握全新的技能。2.2掌握信息化、网络化等管理技能。当前，计算机以及网络技术在社会各行各业领域中得到广泛应用，有效的提升了办事效率，进而给各项工作的顺利开展提供了便利快捷，对于档案管理者来说信息化管理、数字化管理以及网络化管理则是新形势下对档案工作的一般要求，应用计算机无纸化管理系统和系统管理已成为目前事业单位档案管理的发展趋势。我们应当在做好信息化技术硬件设施的引进工作的同时，依据其发展现状选择合理的计算机设备，推进数字化档案管理进程，实现人事档案数字化管理，给人事档案管理属于全新的发展理念。2.3不断完善档案管理制度。事业单位在档案管理过程中，应当依照《档案法》的有关规定，制定相关规章制度，逐步完善内部管理制度，确保档案管理工作的有序推进。在进行档案业务管理时要注重将日常经验应用到业务办理中，根据上级制定的规范性文件要求，做好日常业务处理及档案管理工作，要根据不同地区特点、侧重点和历史渊源，总结出本地区本部门的相关档案管理措施。2.4加大对事业单位档案管理工作的支持力度。政府相关部门要根据国家档案管理的法律法规和规章制度，抓好档案队伍建设，经常性做好对档案管理部门的工作指导及监督，做好相关部门之间的沟通和交流，抓好工作培训，积极宣传档案管理工作的重要性和档案的意义。注意发挥先锋模范者的带头作用，抓两头带中间，发挥以点带面的效果，有效提升单位的管理水平，例如：海阳市档案局通过评选档案管理先进单位，立标杆树典型，带动其他档案管理不规范的事业单位的发展和整改，促使其学有借鉴，赶有方向。同时作为政府相关部门要采取措施，进行深入事业单位进行业务指导，实现针对性强与档案工作制度相符合的管理，不断推进事业单位档案管理向规范化发展。2.5不断优化档案管理模式。随着档案信息化及电子化管理模式的发展可以推挤管理水平和效率的提升，在目前的工作和生活中应用网络化的范围也在慢慢拓宽，互联网技术发展趋势良好，在进行档案管理中，要求同时展步伐相匹配，作为事业范围不仅仅要求对档案原版文件进行归档，同时也要求提升工作效率，推进提升档案管理的精准性。应用网络化信息平台，有效档案的传输以及查阅。因此，事业单位要求注重将之前的档案管理措施进行改善，同时引进一些全新的技术以及设备，实现对管理模式的完善，推进提升其管理水平，也可以给以后的发展奠定良好的基础。2.6优化网络运行，实现资源共享。当前电子档案在事业单位管理中逐渐发展成为主流，将电子文件的形式进行收发文、存取档，可以实现查阅和调取档案的有效管理。在目前现代化多媒体技术逐渐发展下，电子文档的发展趋势良好，可以替代纸质版的趋势，应用计算机网络处理文件已经变为了各行业和领域发展的常态。特别是对档案管理工作而言，传统人工管理已经不能适应大数据管理的需求，容易出现一定问题，但是计算机处理则有着诸多优势，所以档案管理要求同目前现代化管理模式相适应，事业单位要求逐渐健全档案管理的局域网，促使档案信息以及数字资料之间进行共享，可以给档案室以及与之相关的科室来搭建信息桥梁，推进提升事业单位档案管理的精准度、规范性以及科学性。2.7推进提升档案的应用效果。在事业单位档案管理中人事档案作为重要构成部分，其本质则是对材料和信息进行保管以及核对，为了推进提升管理工作质量，要求保证档案中的每一个信息和材料的准确性。在档案管理中对缺失的信息及时补充，将一些同实际情况不符合、真实性有着问题的档案积极同相关人员进行联系，以事业单位发展具体需求，同时考虑到人事档案的基本功能，推进提升应用质量，并且对人事档案中的重点部分特殊保存，对人事档案的内容尽量做到分类和细化，实现档案质量和内容深入的提升及扩展，将废档率降到最低，实现人事档案的完整应用，突出实用性，确保管理效率和服务质量的全面提升。

3结语

档案作为记录数据最为重要的资源，在事业单位中不断推进科学化管理是目前亟待解决的重点内容，要求做好顶层设计，最大程度发挥出档案事业单位一次性办好的功能，尤其应该注重从战略高度来提高对档案管理重要性的认识，而档案管理部门要积极推进档案的科学化、规范化管理相关措施，为事业单位的持续发展奠定科学依据。

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作者:于晶 单位:海阳市档案局