试论档案信息自动化的建立

一、有重点地抓好数据库建设当前我们国家的档案信息自动化系统

我们环顾总体的水平来说，我们国家的信息管理，仍然处于一种从文件处理转变的过程当中，怎样才能更好的完成这个转变，最主要的一点就是要更加的完善数据库的相关组建。开发和建设数据库系统是国家档案信息工程的核心和基础，这是一个工程的主体所在。数据库是档案信息工程的重要内容，是为了更好的对信息进行保管和使用，并且数据库工程的建设不是短时间就可以完成的，需要一步一不的建设，那么这个过程势必就需要时间和耐心。

二、慎重选定技术路线档案自动化建设和各项现代科技的应用分开

未来档案信息传输所使用的技术线路以及采用何种信息技术都将是档案自动化建设的重要问题。目前我国普遍采用微机、服务器、数据库等作为信息的传输和存储方式，网络技术的发展为这些应用提供了更加广阔的空间。我们国家的信息技术方面，当前的发展处于高速运行当中，选择档案信息自动化系统的技术路线是十分重要的，而且，必须要努力施行和当前形势想匹配的更加完善的技术，这样做，才能够更好的整合经济效益和技术，使其更加的和谐统一，技术路线的选择要符合我们的实际。档案部门对先进技术的潜在需求很大，但是，现在的状态是，实际上的需求无法跟上先进技术的需求量，宏观监测需要的信息量和使用频率同微观经济需求有很大差别，这就导致了，我们所购买的设备处于使用率降低的后果，没有达到应有的利用率，虽然建立了网络，但是，传输的量非常低的状况。对于当前的现状要做到分析数据绝对的真实，要把先进的技术的发展方面全部的考虑进来，再进行每一项具体的决策。

三、实事求是地改进管理体制集中统一是管理任何社会化大生产所必需的方式

信息自动化这一高新技术系统也不例外。人机结合是自动化系统的建设方针，其含义为档案业务人员直接使用微机开展工作，这亦是研究自动化系统管理时必须考虑的原则之一。档案信息自动化系统的管理体制，要能使高度集中管理和方便使用相结合。目前我国档案信息自动化系统的管理体制，同时存在集中统一管理不力和使用不方便的问题，主要方面是集中统一管理不力，我国档案工作是在各专业基础上发展起来的。应下决心解决分散现象，从管理制度上保证业务技术规范、标准，硬软件的选用，上下各个层次和各专业办公自动化等都应纳入统一的档案信息自动化系统管理之中，实行集中统一管理，不能各行其是自建系统，造成信息分割和资源浪费。也要下决心解决方便使用的问题，如长期将档案部门的“硬任务”集中于一个部门，在档案部门这一信息系统之内再组建一个“档案信息系统”，就很难提高档案工作整体水平。建立集中统一管理下的分散式系统，这是一份非常理想的模式，但是，也是存在着一些问题的，这些问题都亟待我们去解决。

四、注重档案系统建设资金的效用最大化档案自动化建设

过程需要档案部门对其进行大量的资金投入，因此可以说是档案部门的最大投资项目，而资金的来源主要就是政府拨款、地方筹措、单位自筹以及获取资助等等途径，这些途径所获得的资金数量是有限的，而且常常是不能够满足档案自动化建设的所需，那么如何利用好这些资金就很关键了，将这些获得的资金最大化利用将会为档案自动化建设减少不少的阻碍。当前档案自动化建设主要有两个不足之处，一是项目都不是长期的，不能有一个项目是属于地方财政长期建设的，在获取项目资金方面也需要多重审批，导致了时效性不高；另一个则是资金使用的不合理，浪费和分散的情况比较严重，资金本来就不是很充足还被浪费和分散，这样很难发挥资金的最大化效用。

五、重视人才管理人才是任何一个行业是事业发展的最基本保障

所有的工作都是通过人来完成的，所以人就成为了影响行业发展和质量的直接因素。在进行档案信息化系统建设过程中，我们除了要关注各项制度、硬件方面的提升和完善，还要注重对档案队伍的建设，组建一支高水平、高素质的专业队伍，能够让档案信息化建设工作开展的更加平稳和迅速。通过对人事入职的严格考核，在职培训以及岗前培训等等途径去提升现有档案工作人员的素质和寻找高素质的新档案工作人员。

本文作者：赵红侠工作单位：吉林省白城市引嫩入白工程建设管理局