新时期档案管理的历史与发展

高校档案工作是学校的重要基础工作之一，是衡量教育质量和管理水平的重要尺度。它历史的记录着学校的过去和现在的每一项工作、活动的过程，记录着失败与成功的教训和经验。随着改革开放和市场经济的不断深入，高校档案工作成为高校建设工作的重要内容。高校档案管理的信息化现代化进度也在不断深入，信息化管理规划也迫在眉睫。

一、概述高校档案包括高校从招生、教学、科研、管理等直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种不同形式的历史记录。包括档案资源管理和档案中所包含的信息管理两部分内容。就工作性质而言，高校档案管理工作是一种专门的管理活动。作为专门负责管理学院各部门档案的一种独立的业务工作，是国家科学文化事业的组成部分。就工作特点而言档案管理活动与其他文献管理活动一样，包含信息的输入、储存、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。但它又表现出自己的特点：第一，档案资源累计过程的缓慢性；第二，档案管理过程的阶段性；第三，档案管理活动对档案形成者的依附性；第四，档案管理工作对社会的相对封闭性。尽管不同类型的档案管理有不同的方法，但基本要求是一致的。如我国高校档案管理工作的基本要求主要包括：完整性要求；安全性要求；科学性要求；规范性要求；经济性要求；现代化要求。

二、比较传统的档案管理模式是人工管理模式，人工管理模式下，档案资料的长期积累产生了大量的信息与资料，使得文件的归档及检索都极其的繁琐，对于文档的更新与维护也有着不少困难，严重影响着档案管理人员的工作效率，同时档案接触的主体较多，这给档案的保密工作也带来了很大威胁。而运用网络技术进行管理的现代化档案管理，经过初步的实践与尝试，现代的信息化管理具有原来手工管理所无法比拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、储存量大、保密性好、寿命长、成本低等，这些特点能极大地提高档案管理效率及利用工作的水平，也是学校档案管理正规化科学化的重要条件，工作效率高，质量好，同时大大减少了人力、物力、财力。

三、存在问题

1、各级管理层面上的档案意识薄弱,对归档和建档的意义重视不够高校各教学院(系)及管理职能部门与档案的建立密切相关,但许多基层单位并没有制定和执行档案的归档细则,缺乏规范化操作程序。档案管理人员的服务意识淡薄,只做一些日常的接收、分类、鉴定、归档、保管等常规性的工作,建立的档案缺乏系统性和完整性。鉴于对档案的建设和管理缺乏足够的认识,导致了归档材料的不齐全或不完整。

2、归档内容程式化,不符合时展需求,生成的归档材料缺乏系统性和完整性。高校教育在结构、类型、层次等方面的多元化的发展趋势,使得高校档案的门类、数量、信息量大为增加,档案内容也日趋复杂和多样。但许多高校的档案规范性管理目标不明确,档案资料的整理缺乏统一的分类和可执行标准,档案处理不科学。由此导致了档案的生成、收集、立卷、归档、分类组卷、编号编目等规范化程度不高,归档材料不齐,难以全面反映学校教学管理水平和教学质量。

3、管理体制不完善,档案管理手段落后,效率低下，管理模式呆板陈旧,有些高校仍然采用原有的呆板陈旧的管理模式。在当今电子技术的飞速发展,特别是网络技术的发展已覆盖各行各业,档案管理技术跟不上时代的步伐,很多高校档案部门硬件设备落后,软件还使用单机版,更新不及时。而目前我国的大多数高校对档案管理主要依赖的仍旧是传统的手工管理方式,工作效率低,无法满足学校和社会各方面工作,特别是难以适应高校评估工作方便快捷地检索、调取并有效利用档案信息的要求。

4、经费不足、设备不全、硬件建设差档案工作要有必不可少的物质基础，必须安排一定的专项经费，一是用于档案库房设备的不断完善，保障档案保管的基础条件；二是用于从事档案的科研工作，将档案信息化提高档案管理水平。有些学校过分强调科研建设，科研经费比重大，不重视档案工作，对档案事业的经费投入不足，有的高校根本没有把档案工作经费列入规划行列中，即使列入了规划，所占比例也很少。

5、对档案工作的宣传不够，群众参与意识薄弱由于档案工作宣传力度不深，广度不够，在社会上影响不大，知名度不高，很多人对档案不了解，档案工作的内容、性质、人物、档案利用产生的社会效益和经济效益，还没有被广大群众所认识。

四、对策

1、加强档案信息素质教育，加快建立档案信息网络。要注意加强档案主体意识和获取意识教育，利用档案信息守法意识，加强档案工作者的档案信息保密意识，传播意识和更新转换意识，提高运用现代化技术和设备，获取档案信息技术和设施武装档案信息网络，不断提高档案信息的效益功能。

2、要科学地制定，贯彻和修订各项标准，使档案工作逐步实现标准化。计算机技术的应用是档案工作技术现代化的中心，而电子计算机的高效率是以档案管理业务标准化为基础的，要适应经济发展要求，加快档案现代化管理就必须实现档案工作标准化。

3、要强化服务意识，拓宽服务领域。要从重管理、轻利用的传统模式中解脱出来，主动面向知识经济主战场，把档案工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来，做到知识经济发展到哪里，档案工作就延伸到哪里，在提高党政机关档案工作整体水平的同时，要向企业和科技事业单位倾斜。

4、加强档案队伍建设，提高业务素质，档案人员必须从杂业型转向专业型。要尽快在高校档案干部队伍中普及现代知识教育,改善他们原有知识结构,加强对他们的新思想、新知识、新技术的培养,尤其注重培养他们的创新意识、创新方法,用各种适于档案工作的新知识和新技术(特别是信息技术)来武装高校档案工作者。如“文档图情资一体化”思路及信息网络化的趋势。那么,如何培养高校档案工作者?途径和措施主要有:加强高校的档案人才意识;建立并完善高校档案人才培养的竞争激励机制;进行定期或脱产培训;通过各种途径提高高校档案工作者的素质。保证档案系统现代化管理工作有序，正常，持续的发展，人的因素是主要的，档案管理体制领域缺乏懂软件开发又精通档案专业知识的复合人才，提高队伍素质，创造条件有针对性适合不同岗位的学习进行知识更新，适应对外指导工作和内部基础管理工作。

五、总结

电子档案是信息时代的产物，是现代档案管理工作不可回避的，它是一项需要运用多种科学知识、多种专业配合，多部门协作，多环节配套的复杂系统工作。在知识经济时代，信息档案管理事业作为继承和保护与开发人类文明遗产的一小部分将对科技的发展和社会的进步产生重大影响，占有举足轻重的地位。当然高校档案信息化建设也不是一蹴而就的，它需要对实施的各个环节进行深入分析，做好规划。尤其对学校档案管理模式和档案管理的工作人员都提出了更高更新的要求。因此，高校各档案部门应从加强思想意识的转变，树立新的观念入手，以提高人员素质为根本，实现档案管理的科学化、现代化，大力开发档案信息资源为知识经济服务，使档案管理工作发挥它应有的效益。