建筑企业财务共享中心运行优化研究

摘要:大数据时代下建筑企业实施财务共享中心后出现了财务工作流程复杂、业务财务融合缓慢、财务共享中心数据处理存在压力，数据安全存在风险等问题。优化财务共享中心运行，需要对应收、应付账款以及报销流程进行优化，对建筑企业组织结构及人员管理进行优化，同时建立集团财务共享中心防火墙等。

关键词:大数据;建筑企业;财务共享中心;运行优化

随着大数据信息化时代的到来，越来越多的企业开始建立并实施财务共享中心，通过集中处理财务工作达到规模化效益，降低企业成本，实现企业财务转型［1］。建筑行业企业在财务共享中心的实施上也出现了由于其行业特性导致的相关问题。

一、建筑企业财务共享中心运行存在的问题

在财务共享中心进行推广及覆盖过程中，由于建筑企业行业的特殊性以及集团企业规模大等因素，在财务共享中心的运行过程中出现了以下相关问题［2］。

(一)财务工作流程复杂

1.应付账款方面。建筑行业的应付账款一般涉及的是建筑材料采购，一般有两种付款方式，预付账款和正常付款方式，财务共享中心建立后所有业务都会经由财务共享中心审批，因此当这两种付款方式同时存在时，如果财务共享中心人员审核不及时，很可能会发生重复付款的情况。再者由于建筑行业的特殊周期性质即企业在业务完成后需要对该项目所有业务进行结账，一些长期应付款项可能会因为人员的流动缺乏责任人，增加财务风险。因此建筑企业财务共享中心需要对应付账款流程进行优化以便实现财务共享中心的建立目标。2.应收账款方面。建筑行业的应收账款主要涉及的是接受业主订单，由于建筑企业的项目周期较长，一般在项目周期内会涉及到好几次业主支付项目款项，项目财务人员需要对项目完成程度进行估算，从而确认收入结转成本，然而财务共享中心建立后项目部财务人员在收到业主支付的业务款项后就需要对该笔业务进行登记入账，但是因为建筑企业较长的周期性，企业很难对应收账款进行事中的控制和干预，这样就增加了相应的财务风险。3.报销流程方面。建筑企业员工报销主要涉及的两个方面是差旅费和管理费用，员工差旅费一般先由员工垫付，然后再差旅结束之后通过员工提供的相关发票进行报销，在这种模式下企业不能完全掌握员工的差旅动向，也就无法对员工提供的相关发票进行验证和审核，很容易导致员工对差旅费用的虚报。管理费用一般是管理人员因为业务需要为企业垫付的相关费用，但是由于建筑企业项目部的分散，企业并不能及时掌握该项目的具体业务安排，也就无法对管理人员提供的相关报销发票进行审核，导致很多管理人员虚报、谎报相关报销业务，增加了企业的管理费用。

(二)业务财务融合缓慢

建筑企业实施财务共享中心后，企业所有业务财务需要通过财务共享中心进行集中处理，财务工作人员对财务共享中心的工作流程需要一定的适应期间，并且由于财务共享中心成立以前，项目部财务工作由项目部财务部独立处理，各项目部财务工作处理方式规范不同［3］。财务共享中心成立后，取消了财务部完整的财务工作处理权力，只保留了报告权力，整合之后财务共享中心财务人员需要对各个项目部的财务规范统一处理，难免会出现由于业务财务工作规范不一致导致的相关问题，进而出现业务财务融合缓慢等问题。再者财务共享中心要求各个项目部财务人员在财务共享平台里发起业务，管理人员从财务共享中心获取的零散的财务数据可能难以对企业整个财务状况进行分析，也就无法向企业管理者提供有价值的企业状况分析，进而导致企业业务财务融合进程受阻。

(三)财务共享中心数据处理存在压力，数据安全存在风险

建筑行业集团规模庞大，旗下子公司、项目部众多，财务共享中心建立后，全集团的财务业务流程都需要通过财务共享平台进行集中处理，有效地提高了财务业务处理效率，加强了集团内部的财务数据共享。但是由于集团内部财务业务数据巨大，工作时间的统一，在日常的工作中就不可避免地会出现信息拥堵的情况，影响数据处理的效率［4］。集团日常需要处理数十万TB的财务数据，这就要求财务共享平台能够承受巨大的数据冲击，但是要使财务共享平台能够在如此庞大的数据冲击中正常运行，其日常维护的成本也会大大增加。所以财务共享平台能否对数据进行有效的分类、筛选、过滤，对集团财务数据处理的效率有很重要的意义。再者，大数据时代下大量的财务信息数据在财务共享平台上进行交换、处理、分析，如果没有有效的安全防范机制，财务数据安全是存在较大风险的。

二、建筑企业财务共享中心运行优化

(一)建筑企业财务工作流程优化

1.应付账款流程的优化。应付账款流程在建筑业企业的日常财务工作中主要是向企业内部或者外部支付采购的建材及物资款项等。针对财务共享中心实施后出现的可能增加财务风险的相关问题，财务共享中心可将应付账款大致优化为四个流程:收集发票信息，这个过程依赖于影像采集系统，将发票信息通过扫描上传，财务处理系统，即财务共享平台会根据财务工作人员发起的业务类别进行财务数据的处理;网银系统，通过网上银行将资金转出账户转入相应供应商账户;供应商管理系统，将与公司有合作关系的外部企业建立一个可供查询的档案。如图1所示。通过对应付账款的流程进行优化重组，每个财务工作人员在获得相应权限的账号上可以随时对应付账款的相关信息进行管理，就不会出现重复付款等问题，有效降低了企业的财务风险。2.应收账款流程优化。建筑行业企业应收账款主要涉及的是承接业主订单所获得的收入，针对建筑企业项目周期长引起的应收账款存在的相关问题，在应收账款流程的优化上将其分为:合同的签订与管理、财务处理系统、收入确认、客户对账四个环节。如图2所示。合同的签订与管理环节主要涉及的是影像系统，签订合同之后将该合同扫描录入合同管理系统;财务处理系统是指财务共享中心人员审核合格确认合同内容无误后开出相应发票，并根据相关发票内容在财务共享平台进行账务处理;收款环节涉及的是网银系统包括公司账户的管理，在收到业务款项后确认收入结转成本;客户对账环节是指通过财务共享平台定期与业主进行账务的核对以便及时地发现账务出现的问题并解决问题。优化后的应付账款系统，不仅能在业务发生时有效的保留相关合同文件以便查询，更可以帮助财务人员在事中对应付账款进行管理和控制。3.报销流程优化。建筑型企业由于涉及到业务的扩展以及公司福利等，报销是一个很平常也是很重要的环节，在这个环节上的管理要是能够规范并且得到很好的管理，那么对于公司的成本也是能够控制的。所以在报销流程上的优化设计了以下几个环节:业务的发起、财务共享中心审核批准、财务共享平台入账、网银系统。如图3所示。业务的发起环节需要报销人员用自己的财务共享账号进入财务共享平台发起报销业务，包括上传发票、填写发票相关信息并提交。项目部财务人员则会在其代办事项上对该项报销业务的相关信息进行审核，审核通过后提交至财务共享中心。财务共享中心的工作人员会对发票的金额、税率进行核对，确认无误后，项目部财务人员就能对该笔业务进行入账并将报销金额通过网银系统向报销人员进行打款，生成电子凭证以供查询。优化后的报销系统能够在源头上对报销业务的真实性进行审核，有效的杜绝了虚报、谎报报销业务。

(二)建筑企业组织结构及人员管理优化

建筑企业财务共享中心的建立最终目的是为了实现业务财务融合，从而实现企业财务转型，所以针对企业业务财务融合进程缓慢等问题，我们需要对财务共享中心的组织结构以及人员管理进行优化。1.财务共享中心组织机构优化。建筑集团企业目前采用的组织结构属于集团管控型，即由企业总经理直接管理，下设多个职能部门管理运营的常见的集团管理模式。要建立财务共享中心首先对其组织结构进行规范和设计，如图4所示。财务共享中心模式下的组织结构模式，集团旗下项目部业务财务能够及时上传到共享中心，实现业财融合。并且可以有效地实现财务信息的充分交流，各种财务信息可以在集团内部得到有效地传递，为公司的各类决策快速准确地提供财务数据支持，高层管理人员也可以通过财务共享中心，精确地可以看到每个项目部的工作业务量，非常便于管理。2.增强企业内部人员财务共享意识。财务共享中心实施后，其财务工作流程进行了优化重组，不少财务内部人员对新财务工作流程会比较生疏，很多老员工更是不满新财务管理系统的工作流程，从而导致企业财融合缓慢。因此企业应该建立针对财务共享中心的绩效管理体系，对相关人员进行定期的财务共享业务培训，印发相关业务学习书籍供财务人员学习查阅，并定期进行相关考核，将考核结果与绩效奖金挂钩，提高企业内部财务共享意识。

(三)建立集团财务共享中心防火墙

在大数据时代，海量数据在网络中交互穿插，如果没有有效的防范措施，数据就能够被有心之人肆意修改、窃取。建筑行业集团企业一般多为上市企业，如果其财务数据被修改或者窃取，将对集团产生不可估量的损失，所以建立集团财务共享中心防火墙是十分重要的［5］。建立数据防火墙需要遵循以下三点:第一，设置财务共享中心进入壁垒，在进入财务共享中心前，应该对使用人的身份进行确认。第二，做到有迹可循，在财务共享中心的每项业务操作都应该留下该账号使用人的信息以便查询。第三，建立财务共享中心异常提示，在财务共享中心的数据被人恶意修改后会出现相关提醒发送至财务共享中心各管理人员，确保财务数据真实可靠。当然集团财务共享中心也应该对财务共享中心的使用建立稽查小组，由小组人员不定期对财务共享中心数据安全进行检查，防患于未然，这样才能在大数据时代确保财务数据的安全，降低财务风险。

三、总结

随着大数据时代的到来，国内大型建筑集团企业之前的财务核算系统已经满足不了需要，因此，对建筑企业财务共享中心实施出现的问题进行分析并提出相针对性建议，能够有效地促进建筑业企业财务共享中心的建设，迎合大数据时代下的财务信息系统要求。建筑企业财务信息系统的建设与转型并非一朝一夕永恒不变，需要根据社会科技的进步以及企业自身的发展不断更新完善。

参考文献:

［1］李菁菁.大智移云背景下企业财务共享中心建设研究［D］．云南财经大学，2020.

［2］王皓.中铁四局集团财务共享服务中心应用研究［D］．哈尔滨商业大学，2020.

［3］陈世兵.大数据背景下企业财务管理信息化构建思路［J］．财政监督，2020(14):93—97.

［4］文夏.建筑企业集团财务共享中心构建探讨［J］．国际商务财会，2020(07):94—96.

［5］卢雪，高聪.制造业财务共享中心运行优化研究［J］．合作经济与科技，2020(19):103—105.

作者：陈涛涛