电子政务机构编制档案管理研究

电子政务是指政府部门利用现代信息网络技术和通讯技术，建立起高效、便捷的运行模式，打破时空限制，为其他政府部门、个体或组织提供规范、透明服务。电子政务产生的文件及数据会在网络服务器中存储，其中，具有保存价值的电子政务文件经筛选、整理、审查便会生成电子政务档案。机构编制作为政府重要职能部门之一，做好电子政务环境下机构编制档案管理与服务对提升政务效率、树立良好政务形象具有积极现实意义。

1电子政务对机构编制档案管理与服务的影响

1.1促进开放管理与服务理念形成。电子政务管理与服务的核心思想是实现了公开化与透明化，政府及其职能部门由传统的管理型向服务型转变。电子政务信息公开要求管理者建立档案管理服务的开放型意识，以满足市民日益增长的档案信息需求。这要求档案管理部门在立足岗位工作实际的同时，牢固树立更加开放的管理和服务理念，适应新时代电子政务环境下档案管理及服务现实的需要。1.2营造良好管理与服务法制环境。为了保障电子政务工作的顺利进行，国家相继出台了《政府信息公开条例》《电子文件管理暂行办法》等，有效保障了电子政务的规范运行。为电子政务环境下的档案管理与服务营造出良好的法制环境，涉及电子政务档案信息管理及利用方面的规范陆续颁布，如《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《公务电子邮件归档与管理规则》（DA/T32-2005）等。1.3提供档案管理与服务技术保障。为了推动电子政务的顺利实施，相继建立了各级政府政务网站、计算机数据库以及各种OA办公系统。这为档案管理与服务提供了网络信息技术支持和保障。

2电子政务环境下机构编制档案管理与服务的现状

2.1制度建设不够完善。20世纪80年代，电子政务正式起步。如今，无论是网站建设还是服务内容都取得了长足发展，但涉及电子政务环境下的档案管理及服务方面的制度仍较为落后。目前，出台的《电子文件管理暂行办法》已实行了10年，电子信息技术及标准的日新月异使原有的档案管理与服务制度已经不能很好地满足和保障当前档案管理与服务的现实需要。2.2安全保密有待加强。电子政务环境深刻地改变了档案管理与服务的内容和模式，使电子档案管理面临着许多非传统的安全因素威胁，在档案保密审查上存在重“结果”轻“过程”、档案管理人员信息安全意识不强、安全保密教育缺乏等现象，存在失泄密风险。2.3专业素质亟需加强。电子政务环境下，档案管理与服务对信息技术的应用能力要求较高。但从现有档案从业者来看，普遍存在信息技术知识匮乏、年龄结构老化、信息技术能力薄弱等问题，制约了电子政务档案管理与服务的效率和效果。

3电子政务环境下机构编制档案管理与服务措施

针对电子政务环境下档案管理与服务存在的短板和不足，除了要完善档案管理制度、增强档案安全保密意识、提升档案管理者的综合业务素能外，还需要重点做好以下三个方面的工作：3.1与电子政务深度融合。作为政府重要信息资源中心，电子政务管理系统应将档案管理与服务功能融入电子政务的大环境体系中，借助电子政务专业网站，实现电子文件归档、在线查询和检索等。为此，各级政府应建立统一的电子政务管理平台OA系统，不同政府部门分别设立相应的档案管理栏目或板块，由各部门在后台做好分工管理，相互合作，并将电子档案整理、归档后上传至专门的数据库，供社会公众查询、检索。3.2积极开展移动化服务。随着移动互联技术的普及和应用，政府各部门应创造条件，开发专门的部门档案管理App、微信公众号等，让公众能够在可携带式移动设备的辅助下随时随地完成电子档案的查询和利用。此外，还可以开发语音辅助手段以及在线咨询等先进服务模式，突破传统档案查询利用的时空限制，为公众提供优质高效档案服务。3.3强化一站式服务建设。电子政务强调服务效率和效能，一站式服务理念已经纳入电子政务建设中。为此，各部门应积极借鉴一站式服务理念，将单位的电子档案集中于专门的平台载体中，简化服务手续和环节，提升公众档案服务的体验感。这也是政府治理体系治理能力现代化的必然要求。

作者:王一评 单位:白城市洮北区机构编制电子政务中心