电子档案管理与利用措施

摘要：随着我国科技的高速发展，计算机技术、扫描录入技术也在不断发展和升级。近几年，电子档案逐渐成为档案检索利用的主要载体，进入人们的生活，为人们的工作提供极大便利。电子档案的普及，也给电子档案管理工作带来挑战。为加强电子档案的管理，完善电子档案利用方法，本文分析目前电子档案利用的主要途径，提出增强电子档案管理的具体措施。

关键词：电子档案；管理；利用；具体措施

电子档案是时代的产物。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，这样，电子档案文件既可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间。从本质上讲，电子档案就是将传统的纸质版档案中的内容通过计算机等设备进行储存。随着我国科学技术的发展，档案管理电子化趋势越来越显著，虽然电子档案已经运用在我国的各行各业之中，但是由于管理方式、制度的滞后，导致电子档案管理和利用方面依然存在一些问题，因此，如何提高电子档案的利用率，加强电子档案的管理是目前急需解决的一个问题。

1实施电子档案管理的重要意义

1.1节省人力物力，保证资源利用最大化

传统的纸质档案管理，会出现档案混杂、梳理不清、纸质档案损坏等情况。因此，需要聘用大量的人力来整理和保管档案，这在一定程度上浪费了人力、财力和时间。随着计算机和互联网的出现，电子档案逐渐进入人们的视野。这种新型的档案管理手段，为人们提供更加快捷的档案储存和查找方式，免除传统的立卷归档、检索查找的困难，大大减轻工作人员的难度，提高档案检索的效率，减少人力财力的投入。

1.2提高服务质量，增强管理效率

档案管理最终目标就是提高服务效率，实施电子档案的管理能够有效地提升服务质量，增强服务效率。电子档案能够将纸质版的信息电子化，将大量的信息资料储存于电脑之中，经过互联网广泛传播，这就在很大程度上帮助了人们对大量的信息进行快速筛选。因此，为了提升读者的阅读质量，档案管理人员必须加强自身素质，广泛应用新技术，让档案管理发挥出应有的社会效益。

1.3满足人们日益增长的多样化需求

随着我国社会的不断发展，人们对于档案的使用提出更加多样化的要求。利用者不仅仅要阅读原始的档案材料，还要看原始图像、视频等，而传统的档案管理已经无法满足人们日益增长的需求。电子档案能够对信息进行多样化存储，无论是图片还是视频，都能够通过电子文档的形式保存在电脑中，因此能够很好地满足人们的需求。档案利用的多样性和社会发展情况息息相关，随着科技的进步，档案管理人员对于档案的要求时刻都发生着变化，加强电子档案管理能够很好地满足人们的需求。

2电子档案的利用途径

2.1向利用者提供档案信息拷贝

电子档案使用的主要途径就是提供拷贝，因为拷贝能够将档案最原始的状态原封不动地提供给借阅者，以此来保证档案的准确性和完整性。档案部门在向借阅者拷贝档案时，应该注意将电子文件转换成标准的储存格式，以方便借阅者的利用。如果借阅者没有可以读档的设备，档案管理部门还可以将电子档案的复印件或缩微品提供给他们。

2.2方便档案信息的通信传输

电子档案的一大优势就是可以将档案的内容远程传输给需要者，解决了传统纸质档案传输难的问题，节省了大量的时间和财力，这是电子档案使用的巨大优势。顾名思义，通信传输就是以网络为载体，将电子档案中的信息在短时间内传输到不同的地方，以方便档案资源的分享和利用，对于一些比较偏僻的企业和单位来说，电子档案无疑为他们解决了档案借阅时间长的问题。

2.3档案的直接利用更加便捷

人们在利用纸质档案时，需要逐步查找自己需要的资源。电子档案却可以通过计算机进行关键字检索，方便个人或单位的直接利用。不仅如此，电子档案的直接利用还可以实现多人同时查阅同一份档案的功能，改变了传统纸质档案检索困难、资源单一的情况，提升了档案检索效率。

3实施电子档案管理和利用具体措施

电子档案管理是一个复杂的工作。电子档案管理需要利用到很多科技手段，这就对电子档案管理人员提出更高的要求。因此实施电子档案管理是十分重要且急迫的，需要从多角度开展工作。

3.1建立健全档案利用制度，加强档案整合体系

根据档案管理的相关规定，采用流程化方式对电子档案实施统一、规范管理，包括登记、归档、整理、移交、接收、保管、迁移、鉴定销毁、查询借阅、备份恢复等覆盖案卷整个生命周期的各环节管理，建立健全相关的档案利用制度。比如，相关人员在借阅档案时，需要先向管理部门提交申请，随后要通过严格的审批制度，才能获得阅读权限。还要建立电子档案管理制度，档案管理部门要根据自身情况，运用先进的网络技术丰富档案内容，保证档案内容的及时更新，这样才能更好地满足人们日益增长的需求，提升服务效率。

3.2规范利用档案信息，做好备份与保存工作

在无纸化办公的大背景下，电子档案逐渐变成档案管理的主流。但是电子档案的利用一定要遵循一定的原则，对电子档案的不同内容要根据密级进行有效管理。为防止电子档案丢失，还要做好备份与保存工作。众所周知，电子档案存在很明显的缺点就是如果机器和设备受到外力的冲击，很容易出现故障，而且目前的网络环境瞬息万变，病毒活动猖獗，极容易对电子档案的管理产生侵扰。因此在电子档案的管理中，要重点做好以下工作：第一，做好电子档案的备份工作，这样能够应对由于突发事件导致的档案丢失，减少损失；第二，开发电子档案的“云”系统储存空间，在对档案进行录入时，将数据同步录入到“云”空间中进行保存，这样能有效保证电子档案信息的安全性。

3.3建立“双套制”模式，保证档案信息完整性

“双套制”从本质上讲就是将电子档案和纸质档案同时保存起来，不过这种新的管理模式也使得档案管理人员的工作难度增加了。档案管理人员要掌握新技术，广泛运用互联网资源，否则就无法对电子档案进行有效管理。除此之外，“双套制”管理体系也存在一些问题，比如有些档案不适合运用“双套制”，所以在档案管理方面要有所选择，不能一概而论，这样才能避免人力财力的浪费，保证档案信息的完整性。

3.4提高档案管理人员安全意识

电子档案管理工作是一项复杂的工作，因此，必须加强档案管理人员的专业素质，提升安全意识，保证电子档案的完整性和准确性。提升电子档案管理人员安全意识的有效方法有以下两点：第一，加强对于档案管理人员的专业培训。通过开展培训课程来提升档案管理人员的专业素质和业务能力，通过实际操作让他们了解杀毒软件的使用，有效防止黑客、病毒等不利因素入侵计算机，造成档案丢失。第二，加强档案管理人员对隐藏危险的预警能力。可以通过邀请专家开展讲座的方式，提升档案管理人员的安全防范意识，防患于未然，有效做好电子档案安全管理工作。电子档案由于利用方式的多样化，导致利用的复杂化，正因如此，档案管理人员必须加强管理，从思想上意识到档案管理的重要性，提升自身专业素质，运用新技术保证电子档案的安全性，使电子档案在最大程度上被利用。总而言之，电子档案管理人员需要肩负自己责任，忠于职守，端正工作态度，保证电子档案的真实性和完整性。

结语

我国现代社会正在向信息时代转变，网络技术逐渐应用在电子档案的管理中。电子档案的管理与利用是一个复杂而重要的工作。为了紧跟时代步伐，提高为人民服务的效率，档案管理人员要结合自身实际，加强电子档案的科学管理，使电子档案在社会的发展中发挥作用。

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作者：刘水 王海波