馆藏档案数字化工作计划十篇

馆藏档案数字化工作计划篇1

【关键词】数位典藏计划；数字档案馆；数字化

随着信息技术的发展成熟和档案利用需求的不断扩大，数字档案馆应运而生。我国内地十分重视档案数字化建设，2014年12月，杨冬权在全国档案局长馆长会议上的讲话指出：“要继续加快数字档案馆（室）建设，数字档案馆（室）是现代化、升级版的数字档案馆（室）。建设数字档案馆（室）是档案工作现代化的方向，是档案信息化的重点，是建设档案强国的着力点。”目前我国数字档案建设还处于发展和探索阶段，通过对台湾数位典藏计划的分析，学习成功经验，可以促进大陆数字档案的建设与深入发展。

一、台湾数位典藏计划

台湾于2002年正式推出数位典藏计划，“数位典藏”是台湾地区对数字化的不同提法，即将典藏品以数位化形式加以典藏，内容涵盖数位典藏品长久存储、维护和检索利用。主要目的是确保数位资料的可用性、持久性和智慧整合性。

（一）数字化的内容范围。1998年推出“数位博物馆专案计划”后，台湾陆续进行了“数位典藏国家型计划”“数位典藏与数位学习国家型计划”，涉及文化、学术、经济、教育、外交、社会等方面，并涵蕴学术研究、产业发展等层次。

（二）数字化资源的整合。台湾对本地区动植物、地理、档案、影音、文学艺术、文物考古、民俗资料等自然和人文社科领域的资源均进行了数字化处理。并建立了相关的专业性网站，成果网站资源库收录了有关学术、教育和创意的网站756个，典藏库存网站264个。促进学习资源开放和机会均等，实现社会公平。

（三）数字化资源的利用。数字化资源的利用主要体现在两方面：一是文化利用。数字化网站 “台湾建筑史”“台湾文化生态地图”“淡水河溯源数位博物馆”等涉及各个学科，是重要的学习资源。二是产业利用。档案资源逐渐成为社会文化创造消费的资源提供商，从数位化产出、数位产品内容监管到相关标准、数字技术研发，形成了从数字内容提供者到最终使用者的数字馆藏加值产业链。

二、我国内地档案数字化工作现状

档案是国家信息资源的重要组成部分，档案数字化是开发利用的基础和前提。我国将档案数字化放在重要的战略地位上，给予了很大的政策和财政支持。在此基础上，档案数字化取得了一定成果：绝大部分单位根据档案存量和档案移交进度制订了合理的数字化进程；2011年-2014年移交进馆的36家单位都实现了纸质档案和数字化成果同步移交，“存量数字化”取得阶段性重要成果。中办秘书局用1年多时间，完成了1987年以来的全部中央档案数字化任务，共45万件总计600万页。我国的档案数字化建设中也存在一些不足。

（一）馆藏档案数字化不足。我国目前数字档案馆的建设指导方针是：增量数字化，存量电子化。其中，存量电子化的成本较高。目前我国档案数字化主要采用原件扫描，人工录入条目信息的形式，专业性比较强，成本比较高。

（二）相关的法律法规不完善。大规模档案数字化过程中必然伴随着相关问题，我国相关法规有很多空白，已经不能适应新形势下的档案工作的发展。档案数字化过程中还伴随着知识产权和隐私权以及数字档案的法律效用等问题，都需要相关法律法规的规范。

（三）数字档案网站的制作差强人意。档案馆网站不精良是我国大部分档案馆面临的问题，网页质量差，信息更新不及时，缺乏实质性内容，档案馆网站没有吸引力，会影响到民众对档案工作的认识及利用档案的热情，使数字化便于民众利用的目的难以实现。

三、数位典藏计划的启示

在数位典藏技术研发和资源建设方面，台湾走在世界前列，内地档案数字化工作可以从台湾的数字化工作中汲取经验，促进数字信息资源建设。

（一）数字化成果网络开放。对数字化档案中不、不涉及隐私的资源进行网络开放，档案信息在政务网和局域网上联网利用，让任何有互联网的地方都可以随时利用到需要的档案信息，是档案部门服务性质发挥的重要途径。开放的范围扩大，有利于档案部门的社会影响力的增强。

（二）加强数字化网站建设。建设专门网站，网站设计要坚持以人为本，对利用率较高的档案编制专题指南；为学术利用档案的群体开辟专栏；采用不同形式，为用户快速查找信息提供帮助。网站上的资源合理整合，不能简单搬运堆砌，充分利用互联网技术优势，深化服务。

（三）深度开发利用数字化资源。数字档案馆在管理过程中，要利用资源优势，寻求商业合作，探求数字化资源在休闲娱乐、文化生活和学习研究方面的附加价值，形成增值产业链。以缓解档案数字化投入过多、利用不足的困境，促进更大范围的数字化工作。

从台湾地区的先进经验中汲取营养，内地在进行资源数字化的同时，也要处理好成果展示与利用，资源深度开发等问题，深化档案资源加工，扩大档案部门影响，在创造文化和经济价值的同时，提高我国文化软实力。

【参考文献】

[1]陈雪玉. 典藏台湾记忆：馆藏数位化及加值应用[J]. 新世纪图书馆，2014，No.22012：34-38.

[2]徐拥军，刘晓菲. 台湾数位典藏产业发展及其启示[J]. 档案学研究，2015，No.14302：114-118.

[3]项洁，高世芯. 台湾地区文化数位典藏现况与发展[J]. 上海交通大学学报，2003（S1）：36.

[4]向立文.档案数字化建设中若干问题的研究[D].湘潭大学，2004.

馆藏档案数字化工作计划篇2

1 回溯著录兼顾检索质量鉴定

档案著录是对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，著录结果成为编制档案检索工具和查找档案的基本数据。在计算机普及应用的今天，档案著录已不再采用人工填写卡片，而是运用计算机管理软件，选择案卷和文件的题名、责任者、文号、形成时间、保管期限、密级以及档号、页码等著录项目依次输入相关内容。但这些内容的填写并非简单地依照原有案卷或文件特征摘录移植，而须从检索质量的角度鉴定其是否具备快速有效查找之功能，必要时需进行修正处理。比如：案卷或文件题名不够准确的，应重新拟定题名，并加方括号以示区别；文件之附件不能通过正题名检索出来的，应对附件另按一件著录；[1]责任者及形成时间表述不完整的，应尽量考证清楚后规范著录；原文号中发文括号不规范和发文年代不齐全的，应统一采用六角号和四位阿拉伯数字标识，以避免计算机检索识别发生混乱；档号、页码不齐全或有重号现象的，必须重新整理编目。著录项目的选择及著录内容的精确与否，直接影响检索质量和利用效果，切不可敷衍了事。

2 回溯著录兼顾保存价值鉴定

档案价值鉴定包括真伪鉴定、分级鉴定、存毁鉴定等，这里特指保存价值鉴定，即对原定的保管期限重新审视与确定。由于历史的原因，20世纪80年代以前的馆藏档案保管期限划分不够妥帖，往往是重政治轻经济、重集体轻个人，涉及上级文件、政治运动、会议记录的，大多确定为永久保管，而涉及全宗单位基本职能的业务文件和涉及百姓个人利益的人事材料，却大多确定为长期或短期保管。而且，档案保管期限的划分以“卷”为单位标识，也使得卷内有些文件的保管期限难免牵强附会。馆藏档案回溯著录，一般都要做到文件级著录，这就为以“件”为单位重新审视并标注其保管期限带来了契机。具体做法是：先不考虑整个案卷的保管期限，逐件确定并著录每份卷内文件的保管期限，如果卷内所有文件的保管期限一致，则案卷的保管期限随同；若卷内文件的保管期限不一致，则案卷的保管期限就高不就低。这样处置既可以维护案卷原有面貌避免不必要的拆卷折腾，又可以正确区分卷内文件的不同保管期限。笔者建议，还是按三分法“永久”“长期”“短期”来划分并著录标识保管期限，因为如果采用两分法“永久”和“定期”，还需对“定期”再区分为“30年”和“10年”，不如一步到位，姑且认定“长期为10年以上30年以下（含30年）”、“短期为10年以下（含10年）”。而且，也无需在文件上做出保管期限的标记，或许以后期满鉴定时又有变动。对档案不同保管期限的掌控，可以通过计算机管理系统分类检索和统计。

3 回溯著录兼顾扫描内容鉴定

建设数字档案馆，是数字时代档案馆发展的必由之路，旨在运用现代计算机和网络技术处理档案信息，实现档案信息资源的高度共享与有效利用。数字档案馆建设前期的主要任务是档案数字化处理，包括存量档案数字化和增量档案电子化。由于纸质档案数量庞大、信息冗杂，基于投入成本和有效利用之考虑，有必要在进行数字化之前先开展档案数字化鉴定，即对电子扫描对象开展扫与不扫的鉴定。这是一项细致而琐碎的工作，不能撒手让数字化工程承包商去做，需具备一定专业素养的档案人员亲自或辅助完成。“扫描区分的原则是：无关的和重复的文件，以及文件形成过程中所产生的最后稿本外的其他各种稿本、参考资料等。”[2] 具体做法是：在对馆藏档案回溯著录之际，顺便同步开展馆藏档案数字化鉴定，对纸质档案承载的信息内容进行分析与过滤，剔除内容重复的、无实际查考价值的文件以及成册材料中的空白页和无效页，在以“件”为单位著录检索条目的同时，以“页”为单位标注所需电子扫描内容的页码。如果前期数字化鉴定工作做得细致扎实了，大规模的单一扫描工作则可放心委托承包公司去完成。

4 回溯著?兼顾开放范围鉴定

开放档案是我国改革开放大政方略在档案工作中贯彻落实的集中体现，早在1987年就被融进了《档案法》的相关规定，但档案实际开放程度依然很低。从国家档案局统计数据来看，截至2013年年底，“我国各级国家综合档案馆档案开放的程度普遍不高，只有18.97%，和社会对档案的利用需求存在着很大的差距”。[3] 致使档案开放步履艰难的原因是多方面的，其中之一是馆藏档案开放鉴定难，除思想保守、人力有限外，主要囿于传统的档案开放鉴定与标识方式。传统的档案开放鉴定工作是以卷为单位鉴定与标识，倘若一卷中有某一份档案文件不宜开放则整个案卷都不得开放，这就不可避免地缩小了开放范围。如果改成以件为单位进行档案开放鉴定与标识，则可以大大拓展档案开放的数量。我馆的具体做法是：在对馆藏历史档案进行回溯著录的同时，同步开展档案密级鉴定，“参照国家标准《文献保密等级代码与标识》的规定，将档案保密等级划分为公开、内部、秘密、机密、绝密五个级别”。[4]以件为单位经鉴定可以开放的，在著录项目“密级”一栏中选择“公开”予以标识，凡是可以开放利用的档案通过机读或纸质文件级目录即可迅速调出，涉密档案也可通过计算机检索系统过滤后进行隔离处置。

馆藏档案数字化工作计划篇3

档案中包含大量的信息资源，只进行管理而不使用，会造成严重的资源浪费。在数字化时代中，发展前景的决定性因素是信息更新速率，掌握全面的信息资料，能够制定出积极有效的管理计划。目前档案利用已经得到了各行各业的广泛关注，但在使用方式上还存在一些不足有待提高。这其中包括了信息化技术落实程度不足，方案管理方式落实，信息的更新时间与实际情况存在差异等问题。管理工作是分层次进行的，只有在工作中加强沟通配合，才能完成资料信息的整理任务。

在各地注重文化建设，挖掘地方资源的今天，这些档案史料的价值不言而喻。我国档案信息资源虽然很丰富，越来越多的人已认识到它的价值，但由于受到多种主客观因素的制约，各地档案利用率很低。目前存在的问题主要是档案现代化管理落后，传统的档案管理模式仍占主导地位。多数档案馆（室）采取被动上门服务的方式，且对自身宣传力度不够。

档案人员做到了收集、整理、保管和保护等基础性工作，但对档案利用这一中心工作却没有应有的认识，没有发挥它们应有的社会经济价值。从档案的编研工作来看，不少编研部门形同虚设，它远远跟不上档案信息资源的开发利用需要，使社会各界难以了解馆藏情况，不能及时了解馆藏中有哪些资料可供自身的使用。再者没有充分利用网络这一载体，没有实现档案数字化、网络化，因而使用者难以方便、快捷地利用档案信息。二、开发利用档案信息资源的途径和方法针对档案信息资源丰富，但档案管理方式落后、档案利用率不高的现象，我们认为目前应从提高档案工作者的素质和优化馆藏结构两条途径来加以改变，实现档案信息资源开发利用工作的新局面。

二、着力提高档案工作者的素质

档案管理人员专业技能水平直接影响到档案的利用率，应遵从管理制度来开展工作，对于传统监管模式中存在的问题，可以进行优化处理。随着使用需求的不断增大对管理制度进行更新。网络信息化技术应用在档案管理环节中，工作效率有明显的提升，这对基层工作人员也是一次全新的挑战。要求工作人员掌握计算机操作技能，能够解决工作中遇到的一些基础问题，并维护系统的运行安全。创新管理理念能够帮助提升工作质量，以使用为管理目标来开展工作，资料信息能够真正发挥使用价值。档案信息化的发展，要求他们与时俱进，更新自己的知识结构，转换管理理念，适应时展的要求。

（一）改变档案工作者的管理理念

创新管理方式在落实过程中，需要对工作人员进行培训，只有基层档案管理人员在主观意识上介绍这种工作模式，数字化计划才能高效落实。开展档案信息资源的过程中，基层岗位人员发挥着重要作用，也能最直观的反应出开发利用是否有效。针对传统管理理念中存在的弊端，可以通过技术手段来解决，如果完全否认重新规划，会浪费大量的工作时间。有针对性的进行局部优化处理，既能够减少工作开展所用时间，在落实程度上也会有明显提升，不会造成基层档案人员与管理层之间的矛盾问题。

（二）优化档案工作者的结构

针对传统纸质档案工作者对网络技术的陌生，档案部门应引进部分高科技人员，通过他们所带来的计算机前沿知识和档案后台管理技能可以实现对档案的初步数字化和网络化过程。此外，新引进的人员在管理档案的开放性思想和管理高效性思想可以逐步地同化档案管理的落后思想。其次，必须加强对在职档案工作人员的观念和技能培训，使他们尽快熟悉现代化技术、技能的运用，壮大适应信息时代要求的档案管理队伍。

三、优化馆藏结构，提高馆藏利用效率

（一）丰富和充实馆藏内容

丰富和充实馆藏档案是开发利用档案信息资源的物质基础。长期来，档案工作者所做的努力，无论是档案的收集、整理、鉴定，还是保管、统计、检索等环节，都为档案信息开发利用打下了坚实基础。丰富的馆藏是开发利用档案信息资源的前提，也是优化馆藏结构的前提。在充实馆藏工作中，档案工作者要注意档案信息资源的系统性，连贯性。在征集范围上应改变以往注重党政机关文书档案的单一性，应扩大到社会各个方面，注意征集反映当地经济建设、科学研究等方面的档案以及企业生产经营管理方面的档案，包括具有地方特色的历史文化档案。

（二）稳步推进馆藏档案信息资源的数字化

传统的馆藏档案主要以纸张、照片、录像和录音等形态为主，利用方式也主要是借阅、咨询和编辑出版档案史料等，这些纸质的档案信息资源即使再充实，但未实现数字化之前，它们还将淹没在历史的灰尘之下，无法实现档案信息资源的共享。实现档案数字化建设，就可突破传统档案利用的种种局限，最大限度实现档案信息资源的共享。档案信息资源的数字化分为两个方面进行。

四、对现有纸质档案进行数字化

对现有纸质档案进行数字化是指运用现代数字技术把文字图像转化成数字化形式，主要有两种方式，一为文本录入，一为图像录入。这两项工程都需耗费大量的精力，由于人力、物力、财力的限制，一般情况下应优先考虑具有较高价值的馆藏档案、特色馆藏档案以及利用率高、需求大的馆藏档案，同时兼顾档案原件的字迹质量，尽量选择字迹比较清晰的档案文件。“在具体实施数字化时，要制定电子文件标准，规范电子文件格式，充分考虑与现行电子文件的统一，及数据的共享，避免因重复建设而造成的资源浪费”。

馆藏档案数字化工作计划篇4

近年来，随着信息技术的广泛应用，一些档案馆开始实施数字档案馆计划，或开始对部分馆藏档案进行数字化处理，以便为今后实现档案全文信息网络化查阅作准备，但馆藏数量较大的单位很快都遇到了一个棘手问题：挑选什么档案进行数字化？在确定将某一全宗档案进行数字化时，又面临是否将所有档案部进行数字化的难题？在对馆藏档案进行数字化时，面对着庞杂纷繁甚至“鱼龙混杂”的档案，大家不约而同地感觉到面临一个新的课题：档案在进行数字化前的鉴定。当今之际，档案数字化，虽同高科技、高投入相伴随，但一旦形成共识，摆上日程，其经费和设备等问题似不难解决，然数字化鉴定，却不那么容易，它政策性强，又是劳动和知识密集型工作，至今尚缺乏明确的指导理念，弄得不好即成为数字化的“瓶颈”，拖了档案数字化进程的后腿。因此，从某种意义上来说，档案数字化鉴定能否顺利开展，关系到档案数字化的进程，并最终影响档案信息社会化的实现。现笔者根据近来对此问题的研究和思考。提出一些管见，与档案界同行探讨。

一、数字化鉴定的目的

馆藏档案数字化，是近年来随着信息技术的飞速发展，档案界为实现档案数字化管理和建立数字档案馆而提出，主要在馆藏档案数量具有一定规模，其档案利用具有较大发展空间，物质基础和技术条件又较好的省、市一级国家综合档案馆，以及一些发达地区区、县一级档案馆进行。这是一部分国家综合性档案馆顺应社会信息化的发展趋势，在实行档案资源信息化过程中采取的一项有力措施，其意义十分深远，它不仅能使通过计算机终端查阅档案全文成为现实，也将使档案馆在不久的将来通过现代计算机网络向不同层次的和利用者提供远程档案信息查阅服务成为可能，由此根本性地改变传统的档案查阅方式，为档案信息资源广泛方便地为社会所用开辟一个十分广阔的空间。由于数字化档案从实体档案经过数字化处理到能够以数字方式提供利用，特别是远程利用，其中包含较高的制作和运营成本，因此要求提供利用的数字化档案具有相当的“质量”，也就是说被提供的数字化档案不能停留在原始和粗框状态。为了解决提供利用的数字化档案的“质量”问题，档案在进行数字化之前需要进行鉴定的问题很自然地被提上议事日程。与此同时，公开和通过网络远程提供利用的数字化档案，要求其内容必须是适合向社会公开的，因此在档案进行数字化前进行划控鉴定也是必然之题（已经经过开放鉴定的例外）。一般来说，国家综合档案馆馆藏档案的基础状况，包括每个全宗内档案构成的合理程度，每个案卷的组合质量，参差不齐，有一部分档案组卷质量很高，十分精练简洁，卷内每份文件都具有实质性内容，很说明问题，如果从中剔除任何一份文件，都会感到整个案卷会产生缺陷，对于具有这样质量的档案，除了是否适合向社会开放的因素需要考虑外，显然对其进行数字化是无需再进行鉴定的，但实际上在馆藏档案中能够达到这种标准的档案很少，特别是上个世纪70年代以前形成的档案，由于历史的原因，这些档案的基础状况多数很不理想，常常是“鱼龙混杂”，有价值的文件和毫无价值的文件夹杂在一起，对于这样的档案进行数字化，必须在事前进行鉴定，通过鉴定，剔除那些无关紧要或毫无价值的文件，留下反映历史过程本质的材料，从而使数字化的档案是“货真价实”，真正具有参考和研究价值，能够派用处的档案，

从数字化档案主要着眼于提供“精品”档案的要求出发，档案在数字化之前进行的鉴定有别于传统的档案价值鉴定。也不是单纯为了解决开放而进行的开放与否的划控鉴定，它是一种综合性鉴定，既包含对开放鉴定做拾遗补缺的工作，更承担着“去粗取精”、存真留实的责任，其目的就是通过鉴定，提供组合精练、内容充实、没有“水分”的原始档案进行数字化，从而保证了对档案进行数字化处理的高投入能够得到高效率的应用。

二、数字化鉴定的原则

为了确保能够将容量密集、基础状况良好、组合科学的馆藏档案进行数字化，必须对馆藏原始档案进行鉴定，在此基础上筛选出可以和应该进行数字化的档案，根据目前已经开展的数字化鉴定的实践，一般而言，在具体进行档案数字化鉴定时应该遵循以下几个原则：

1.精炼原则　数字化档案从档案的原始状态到能够远程提供查阅的数码状态，期间要经过数字化扫描、数据存储整理和相应检索关系的建立等一系列工作，需要一定的人力物力投入和技术支撑，在此情况下，为了使这些工作更具有价值和体现效益，要求提供数字化的档案必须有比较密集的容量，精炼原则即从这一目标出发，要求鉴定人员在进行鉴定时贯彻精炼思想，剔除重复件和无价值的文件，挤掉案卷的水分，特别是对于那些原来臃肿庞杂的案卷，更要舍得下狠心，剔除那些无关紧要和可有可无的文件，使经过鉴定后的档案组合非常精炼，最集中地反映历史活动的真貌。从挤掉案卷的水分来说，剔除某些正本文件的草稿、修改稿等是最为典型的例子。当然如果从深层次的专题研究需要出发，某些利用者会认为一个文本的草稿、修改稿、打印稿和正式颁发稿虽然主体内容相同，但在细节上存在差异，因而都具有重要的价值，因为它们从不同的侧面记录和反映了某份文件的最后形成过程。我们并不完全否认这样的看法，但是认为在通常的档案利用群体中，像这样很专业的利用者毕竟是少数，如果都按照这样的要求来进行数字化，则数字化档案的数据库容量将因此扩大几倍，其制作和运营成本也相应提高，而在大多数情况下，仅仅利用正本即能满足利用者的需要，因为文件的正本反映了最基本最主要的历史状况。从进行数字化投入产出的策略考虑，我们显然不能为了个别利用者的特别需求而作几倍的投入，何况原始实体档案依然存在，如果确有需要，利用者还可以专门查阅原始实体档案，以解决其特殊的问题。由此可见，精炼原则主要是从减少数字化成本出发，同时也是从绝大多数利用者的利用需求出发，并不包括满足个别利用者的特殊需求，

2.存史原则　提出和要求贯彻精炼原则，其目的是为了使经过数字化的档案消除臃肿，去除水分，构成精炼，而并非为了单纯地达到精炼而将一些有价值的文件也抛弃，为此提出存史原则。这一原则的含义，可以理解为剔除文件时应以是否违背存史作衡量，也就是说，当如果剔除某份文件，是在剔除某种重要的历史记录，从而使某一重要历史情况或细节由此消失，那么对这种剔除必须作慎重考虑。我们在数字化鉴定的实践中遇到过这样的情况：在鉴定某一市级机关档案时，有人将区级机关上报的区情甚至基层情况的文件认为是“水分”，主张将其剔除，其理由一是此类文件在相应的区级机关的档案中会有保存，二是区情乃至基层情况不属于市级机关档案应反映的重点。但是按照存史原则，上述文件恰恰十分真实地记录和反映了当时特定背景下基层所发生的一段生动的历史，对于利用者直接了解这一历史时期的相关历史是很重要的材料，尽管此类文件在区级机关的档案里很可能也保存着。存史原则要求在进行数字化鉴定时不能一味地为精炼而精炼，还必须谨慎考虑不能将那些记录和反映生动的历史过程和历史真实的文件作为“水分”挤掉，从某种意义上说，存史原则也是对精炼原则的制约，贯彻存史原则能够防止因贯彻精炼原则的过头而把那些确实反映历史真实的文件也精炼掉。

3.利用优先原则　这一原则在很大程度上适用于数字化鉴定的组织实施工作，但其核心思想也适用于数字化鉴定的具体操作。所谓“利用优先”，即将利用者的要求和想法放在首位，用通常的话来说，就是“急利用者所急，想利用者所想”，在进行数字化鉴定时，也必须贯彻这一原则。数字化鉴定，从某种意义上说，是按照一定的原则和要求，对原始档案进行一番筛选，利用优先原则要求在进行这种筛选时必须从利用者出发，充分考虑利用者的需要，也就是说，应该设身处地地从利用者角度出发。来进行这种筛选，保留对利用者切实有用的文件，剔除对利用者无用的文件，按照这样的要求，由数字化鉴定进行的筛选，其结果既减少了投入，降低了成本，同时丝毫不会损害利用者的利益，反而因为提供了浓缩的档案而节省了利用者的查阅时间，当然这里所说的利用者利益，是普通的和一般的利益，并不包括个别的特殊的要求。由于档案实现数字化所需要的巨大投入，决定了其考虑能够满足的利用者的需求只能是普遍的和一般的。

以上三项原则，可以说是三位一体，密不可分，即在贯彻精炼原则时不可不兼顾存史原则和利用优先原则，而在贯彻存史原则时也不能舍弃精炼原则，在考虑利用优先原则时当然也不能违背精炼原则。在数字化鉴定的实际操作中，只有对此三项原则作通盘考虑和综合应用，才能确保数字化鉴定具有相当的质量，达到预期的效果。反之，则可能顾此失彼，或重精炼而忽视存史，或重存史重利用优先而达不到精炼的结果。

三、数字化鉴定工作的策划和组织

由于馆藏档案数字化鉴定是一项新的业务，技术要求高，难度大，又缺乏实践经验，除了上述鉴定原则的切实贯彻，其策划和组织工作十分重要，在某种程度上，科学策划和周全组织，是保证数字化鉴定能够按照预定的目标进行并取得成效的关键。

1.数字化鉴定工作的策划　数字化鉴定工作的策划主要包括对首选拟进行数字化档案的考虑和确定、拟进行数字化鉴定档案基础状况的调查、鉴定重点的把握等方面。由于档案数字化进度按页计算，一个综合性档案馆在馆藏档案数字化方面要达到规模效应.哪怕是占馆藏档案的10％或20％，都需要经历一个复杂而漫长的过程，因此在实施馆藏档案数字化时必须在对馆藏档案进行调查的基础上制订出数字化计划，挑选出急需进行数字化的全宗。根据数字化档案主要着眼于用的指导思想，选为首批进行数字化的全宗必须符合以下条件：（1）很有利用价值，利用频率高；（2）整理的基础状况较好；（3）适合向社会公众开放。有的时候，虽然某些全宗的整理状况不很理想，但利用频率高，且档案破损严重，为保护档案原件起见，也可以将这些全宗列入数字化首选行列。

在开列数字化首选全宗时，还应该考虑将一些珍贵或常用的资料列入其中，实践证明，那些珍贵和常用的资料，特别是反映地方历史、行业状况，或社会政治、经济、文化基本状况的资料，其编撰本身即采用了大量原始档案，它们系统全面地记录了某一方面历史发展的进程或某一历史阶段的基本状况，作为参考资料来说具有“经典”性，利用频率很高，对于这样的资料，也应该列入数字化首选行列。

另外，一个综合性档案馆为了向社会展示和宣传馆藏中的珍品，但又必须对这些珍贵档案保护好，数字化也是一个十分理想的途径，以数字方式存储的珍品档案，既能方便地向社会各界提供利用，又减少了直接利用所引起的对珍品档案的损坏。

总之，综合性档案馆实施档案数字化计划，在选择哪些档案进行数字化方面，切忌盲目性，事先一定要进行科学的策划，甚至必要的调查和论证，切实将那些既有必要又能够取得实际利用效果的档案资料进行数字化，以此来到达档案数字化的目的，防止因选择的盲目性而导致数字化档案利用的冷落场面。

2.档案数字化鉴定工作的组织　档案数字化鉴定工作的组织同档案价值鉴定、开放鉴定一样，包括一系列内容，其主要内容包括数字化鉴定细则的制订、鉴定人员的培训和严密的鉴定程序的建立等。

数字化鉴定细则的制订对于数字化鉴定的实际操作意义重大，它既是一线工作人员开展鉴定工作的依据，又是进行复审和审批的依据。由于综合性档案馆馆藏档案涉及面广，要求数字化鉴定细则能够涵盖各种内容、各种形态、各种文本的档案，以便具体进行鉴定的工作人员在实际鉴定时能有案可稽，准确作出判断。当然一个符合实际又便于操作的数字化鉴定细则不是轻易可以制订的，必然在大量实践基础上经历反复修订以至完善的过程，因此一般可以在经过一段时间数字化鉴定的试验后，先制订出一个初步细则，然后在实践中不断加以补充和完善。

在数字化鉴定还没有全面开展的情况下，鉴定人员的培训主要是指对数字化鉴定基本概念认识的深化，对数字化鉴定操作要素和技巧的探讨等，这对顺利开展数字化鉴定是十分重要的。探讨和认识深化的过程，实际上对工作人员起了培训作用。如果今后经过大量实践，在数字化鉴定方面已积累了相当的经验，并具有丰富的理性认识。这个时候才有条件对有关人员进行系统而专业的培训。

馆藏档案数字化工作计划篇5

关键词：城建档案； 信息化安全

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1006-3315（2013）02-174-001

城市建设档案是指在城市规划、建设和管理活动过程中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。面对新形势，城建档案工作如何运用现代信息技术，加快数字化城建档案馆建设的步伐，全面推进信息化、数字化和网络化，最大限度地发挥其特有的经济效益、社会效益，有效地为社会各界提供服务，我们必须加快推进城建档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，为城市规划、建设和管理提供科学决策依据，为城市经济、社会、文化发展提供高效、优质的公共服务。

一、城建档案的必要性

城建档案作为城市规划、建设和管理过程直接形成的真实记录，蕴藏着丰富的信息资源，涉及城市规划、建设和管理等各个专业部门。开发城建档案信息是充分发挥城建档案作用和价值的重要手段。作为城建档案的存储介质，目前我国大多数城建档案的载体是纸制档案和录音、录像带等。这些传统的纸制档案存储空间大、维护成本高、查阅不便，难以适应数字化时代的飞速发展，随着计算机技术尤其是办公自动化技术和网络技术的快速发展，产生了越来越多的电子文件，许多工程图纸也直接以数字化形式存在于电子文件中。通过管理内容数字化，新的管理模式采用现代高新技术和数码信息处理技术对城建档案的收集、整理、利用各工作环节进行优化，整合档案信息，优化信息源，实现业务工作标准化、规范化，实现城建档案资源的合理配置、最大开发利用，实现对档案实体的保护，方便了利用者，减少了中间环节，也大大方便了网上传输，为社会提供一种全新的传播、交流城建档案信息的方式与高质量的城建档案信息产品，使城建档案工作更好地为城市的现代化建设服务。

二、城建档案信息化的环节

档案的信息化应以现实需要为前提，分阶段、分步骤稳妥实施，重点加强对珍贵、重要、易损和利用频率高的城建档案和现行公开文件的数字化转换工作，逐步实现馆藏纸质档案和照片、录音、录像等档案的数字化，建立数字资源库。在信息化城建档案馆从理念走向现实的过程中，必须解决好几个关键问题：

1.电子档案的法律凭证问题

电子文件的法律效力等基础性问题必须有法律依据彻底解决电子档案的接受与管理问题，否则难以保证电子文件的真实性、完整性、可靠性。

2.数字化档案信息资源的长期存取问题

数字信息载体的脆弱性以及数字信息所依赖的计算机硬软件的不断更新，造成数字化档案信息资源的长期存取存在种种问题。

3.统一数字化标准格式问题

档案信息共享的前提是标准化与规范化，它包括档案业务管理规范化、档案馆运作规范化、网络标准规范化、信息交换规范化。全国各地城建档案馆，包括众多相关信息提供单位，只有大家按照统一标准、格式来进行数字化，才能更有利于信息资源的共享。

三、数字化档案具备的功能

数字档案馆与传统意义上的档案馆相比，有着很大的不同，它的功能特点有五化：馆藏档案数字化、档案管理现代化、资源利用共享化、信息传递网络化和数据结构连接化。

1.馆藏档案数字化：通过运用计算机技术与多媒体技术，将各类传统介质的档案资料进行处理并转化为数字信息，使所有馆藏信息都以数字化的形式储存，这是档案馆数字化建设的核心。

2.档案管理现代化：数字化档案馆不仅包含了传统档案馆的一切功能，它还包括：档案编目和检索自动化、档案全文储存与检索自动化，计算机辅助档案业务工作管理、辅助立卷、档案标引自动化、档案馆办公自动化、档案库房管理、保护技术现代化、建立档案数据库等，这是实现档案馆数字化建设的基础。

3.资源利用共享化：各种载体的档案资料将以文字形式存在于档案馆这个“信息空间”中，通过网络，用户可以方便地利用信息资源，实现档案利用的信息资源共享。

4.信息传递网络化：数字档案馆的服务通过以网络为主的信息基础设施，实现标准规范的信息传递。

5.数据结构连接化：通过统一规划的、标准的、规范化的数据结构，各部门之间可以方便地进行数据交换和数据转换。

四、数字城建档案的安全性

如何保障数字城建档案馆信息安全决定着能否全面实施档案的网络服务，可采用包括操作系统及数据库安全技术、网络安全技术、信息加密与身份认证技术、防病毒技术等在内的多种安全技术。（1）采用高安全性能的操作系统和数据库系统。（2）综合使用多种网络安全技术与产品，实现对网络的安全保护。（3）采用信息加密技术与身份认证技术。（4）采用最新的防病毒产品，建立病毒检测制度。（5）加强各应用系统的安全管理，统一管理、分工负责、及时维护，确保系统稳定、安全运行及高效服务。加强对用户的管理，包括加强对用户权限的管理，即加强对用户的监督、审计、跟踪，同时控制上网信息范围。（6）加强计算机网络设备、设施的安全保护，做到防震、防水、防火、防有害气体和其他环境事故。

五、结论

建设数字化档案馆是档案信息化发展到一定程度必然进入的轨道，也是城建档案馆发展的方向，数字化档案馆建设是一项复杂的系统工程，需要长期细致的工作并有待于在实践中不断发展和完善，在开发和应用过程中应该坚持统筹规划、量力而行、循序渐进、使用有效、安全保密的原则，用信息化建设思想统揽全局，实现档案管理历史性的跨越，从而保证档案信息化建设与全社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，维护社会政治稳定提供快捷有效的档案信息服务。

参考文献：

馆藏档案数字化工作计划篇6

【关键词】　档案统计；问题；对策

中图分类号：G27文献标识码：A文章编号：1006-0278(2012)04-215-02

一、当前档案统计工作存在的问题

（一）对档案统计工作重视不够

档案统计工作一直不被人重视，经常是说起来重要，忙起来次要，在许多人的心目中，档案统计工作可有可无。部分领导和档案人员对档案统计工作的重要性认识不足，认为这项工作不像其他工作那样是实实在在、看得见摸得着，个别领导甚至认为档案统计数字可大可小，很随意，有的领导只是在工作总结或工作汇报需要档案统计数字时，才想起档案统计工作，工作人员在考核业绩时才开始统计数字，因为统计数字是呈现业绩最直接、最实际的表现形式。为了本单位的利益，为了个人的眼前利益，用估计代替统计，人为地在数字上做文章，这种数字严重影响了统计数字的准确性和真实性，同时也误导了领导的决策，无法充分发挥档案统计的作用。不论在一般领导心中还是在大多数档案人员心中，都未把档案统计放在重要议事日程，认为档案统计工作不过是填个数字罢了，等到了年底，档案统计年报发下来，一拍脑瓜，几分钟就可以搞定，这工作没什么可提的，没什么用处，不过是应付差事罢了。如同基层档案员更换频繁一样，基层档案统计人员更是更换频繁，大多数机关、事业单位只有兼职档案员，不用说档案员一换，档案统计人员也换了，就连县区档案馆从事档案统计的人员也经常是新面孔，有的县区一年一个新面孔。档案统计人员队伍不稳定直接影响了档案统计数据的质量。

（二）档案统计人员素质不高

档案统计人员的素质不高体现最明显的是责任心不强，工作不认真，敷衍了事。大部分单位的档案统计工作都由新同志担任，客观上来说新来的同志既不熟悉馆藏，又不明白统计指标的统计口径和统计范围，会影响档案统计的质量，如果填报时不负责任，随意性很大，人员总数居然会不相等，按学历划分的人员总数不等于按年龄划分的人员总数，按利用目的划分的利用数之和不等于总利用数，档案统计人员责任心强一点，工作认真一点，这些错误完全是可以避免的。档案统计人员素质不高的又一表现是报送不及时，反复多次催报，不催报就不报。

档案统计人员的素质不高再一体现是缺乏统计专业知识。其实如同从事档案工作的人员要经过档案专业培训，具备档案从业资格证的人员方能从事档案工作一样，统计工作也是一门专业性较强的工作，《统计法》更是明确要求统计人员要经过统计专业培训，参加全国统考取得统计从业资格证才能从事统计工作。从事档案统计的工作人员应该具备统计专业知识和档案专业知识，才能搞好档案统计工作。别说兼职档案员，就是县区档案行政管理部门负责档案统计汇总的人员几乎没人学过统计专业知识，许多人恐怕连绝对指标、相对指标、时点指标、时期指标的概念都不清楚，又如何能搞好档案统计工作呢？

（三）基层档案统计基础工作薄弱

档案统计报表中的数据必须要有原始来源、有依据，建立健全各种原始台账是保证统计数据质量的重要方法。大多数基层单位没有建立原始台账，有的档案统计人员甚至不知道什么是台账，更不用说如何建立，设有专职档案员的许多单位甚至包括县区档案馆都未建立原始台账，作为综合档案馆应建立全宗名册、出入库、资料、专门档案、检索工具、电子文件、现行文件、利用效果登记等台账，只有原始台账齐全完整，填起档案统计报表才能如数家珍、手到擒来，没有原始台账，档案统计数据就没有来源、没有出处，就无法保证档案统计数据的质量。

（四）档案统计数据质量不高

档案统计数据质量不高有许多具体的表现形式，其中之一就是一张报表内数据不平，如人员总数不相等，按学历划分的人员总数和按专业技术职务划分的人员总数不相等，，按历史时期划分的档案馆藏之和不等于档案馆藏总量。质量不高的又一表现是，由于粗心导致的错误，如有的把统计单位弄错了，把万元当成元，把万字当成字。质量不高的又一表现是年度之间数据不衔接、不平衡，馆藏数量前后不一致，上年馆藏加本年进馆的减本年销毁和本年移出的数不等于本年的馆藏，革命历史档案等珍贵档案在没有进馆征集的情况下也会莫名其妙的增加、在没有移出的情况下会减少，在机构未变化的情况下，人员数量大幅变化，档案数据年年变，每一年都推说上一年搞错了。质量不高的又一表现是不清楚统计指标口径和范围，导致档案统计数据出入较大，本年复制的档案不是按档案的原始页数统计，而是按复制件的页数计算，人次和件次如何统计也是五花八门，有的来几个人就算几人次，有的同一批人只算 一人次，在档案整理的过程中，有的批复和请示只算一件，有的就算二件。质量不高的又一表现是缺乏统计分析报告，大部分单位报送的档案统计报表只有一张表，既无统计说明也无统计分析报告。

（五）档案统计作用未得到充分发挥

馆藏档案数字化工作计划篇7

关键词 建设 数字化 档案馆

档案信息化建设是档案事业适应社会发展的必然趋势，是创新档案服务机制、全面提高档案工作为社会服务的必要手段。随着“政府上网工程”和“全国档案信息化建设”的全面实施，档案信息化建设已成为各级党政机关、社会团体电子政务建设的组成部分。组建单位内部局域网，建立档案信息网站，实现档案信息资源的网络化，使馆藏以数字化形式充分融入现代化世界，最终实现数字化档案馆是社会对档案事业发展的必然要求。

国家档案局的《全国档案信息化建设实施纲要》提出：“到‘十五’末，各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化；依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网”；“有条件的省级档案馆全部馆藏档案案卷级目录都要实现机检，重要档案全宗逐步实现文件级目录检索”，并在十四个省级档案馆“开展数字化工作试点，实现馆藏重要全宗纸质档案及照片、录像档案的数字化”。在这一精神指导下，各地都在加快档案信息化建设的进程。我校也根据自己的实际情况制定了《昆明理工大学档案馆信息化建设发展规划与实施纲要》，根据这一《规划与纲要》中所提出的推进档案信息化的目标――“本着适用可靠、适当超前、统一标准、分步实施、安全保密的原则，以数字化档案馆建设为前导、以分布式工作站建设为基础，通过文档一体化、归档双轨制（实体与电子两种形式）、信息安全、信息共享等形式加快档案信息化基础设施建设”，特构建加快昆明理工大学 “数字化档案馆”的建设目标、方案与管理措施。

一、建立数字化档案馆的建设目标

加快开发档案信息资源，建设以数字信息化、网络化和信息共享的数字档案馆。

（1）加快基础信息数据库建设，充实内容，使档案信息资源满足学校，乃至整个社会的需要；

（2）开发和引进先进的档案管理模式，并结合学校的发展和学校档案管理的需要，不断探索、不断完善；

（3）建立学校档案信息共享的安全保密机制。

二、建设数字化档案馆应体现以下特征

（一）馆藏档案信息全文数字化

馆藏档案数字化应该是目录检索数字化与档案全文数字化之和，全文数字化对用户才具有直接利用价值，无全文档案数字资源库，数字档案馆的建设将毫无意义。

（二）档案管理自动化

办公自动化是档案馆工作现代化的重要标志和核心内容。可通过建立健全馆内计算机局域网实现馆内档案管理自动化，管理网络化，提高档案馆的办公效率、工作质量和实现馆内信息资源共享。

（三）档案信息海量化

使用光盘系统，对馆藏珍贵档案资料和录像、录音、照片档案进行全文存储和检索。由于计算机光盘存储的密度高、容量大、信息输入简单，便于计算机联机处理，可以实现多途径查询、检索，能迅速获得所需结果，因此对于一部分利用频繁的档案，使用光盘技术全文存储和检索，将大大提高查档接待的服务质量，提高服务水平。

（四）档案信息传递网络化

由于数字档案馆保存的信息是数字式信息，在传递的过程中可以同时进行多向传递，形成传递网络，而且通过因特网可以很方便地进行远程传递，不受时空限制，提高了信息利用率。

（五）档案信息社会化（社会共享）

由于信息源的连接和自身数据库的扩大，每一个数字档案馆都成为一个开放信息中心，能够提供分散于不同地区的信息资源。数字档案馆所保存的档案信息可以不再局限于本地，而是可以超越地域局限，实现真正的信息共享。未来的数字档案馆不需要像今天的档案馆一样，按地域设立数量繁多的档案馆机构，而是按照档案信息的内容属性或较大的区域概念，建立与今天相比并不太多的数字档案馆即可满足人们的需要；此外，任意一个数字档案馆通过与其它数字档案馆的连接，成为整个数字档案馆网络的一个组成部分，在任何地方都可以利用整个数字档案馆网络的信息资源。

三、建设数字档案馆所需要的技术手段

（一）基础技术（公共技术）

1.计算机应用技术；2.网络应用技术；3.数据库技术；4.多媒体技术；5.海量存储技术；6.（6）自动化控制技术。

（二）专用技术

1.数据安全技术；2.网络安全技术；3.网络构建技术及标准化参数。

在专用技术上，要求针对数字档案形成过程的每一个环节，建立一套科学、合理、严

谨的管理制度、管理标准、规范文件。在防护技术上：配置防病毒卡和查杀系统，且不断升级；设置密码、密钥、防火墙、身份验证、防写保护等措施。

（三）纸质、照片、底片、图纸等档案资料的数字化技术

利用图像技术输入设备――高速扫描仪、数码相机、数码摄像机等，以数字图像形式，将档案信息存储到数据存储服务器中。

（四）录音（音频）档案数字化技术

它是将录音档案的声音信号用“0”、“1”来表示的过程，主要的设备有播放设备、存储设备、装有声卡的计算机，此外，还需有相应的软件。

（五）录像档案的数字化技术

录像档案是一种视频信息，其数字化包含两方面的内容：（1）模拟视频是一种视频信号，通过专门的视频采集设备使之数字化，并加工成数字视频档案；（2）通过数码摄相机拍摄下的录像，本身就是数字视频，输入计算机后不会有视频质量减弱的问题，直接通过视频编辑软件加工成数字化视频档案。

（六）实现档案资源共享（社会化）的相关技术

以数字档案馆为标准的档案信息化，其最主要的目的和功能就是要达到档案信息资源的社会利用（社会共享），因而只有为社会用户随时提供便捷、灵活、有效的档案信息服务，才能达到此目的。

要使档案信息资源社会共享，只有在网络运行环境中才能实现。而在网络环境中，以数字化为中心，同时要注重社会用户的身份确认和档案数据授权使用两方面的重要工作。

在整个数字档案馆的建设中，要始终把档案信息管理、档案信息的社会共享、档案信息资源的安全防护作为三条重要经线贯彻其中，缺一不可。

四、建设数字档案馆所需建立的管理软件系统

（一）网络版的档案管理软件

构建系统网络环境，建立馆内局域网，并与校园网连接，充分保证校内各利用者能快速查询馆藏档案信息的要求，以及保证档案馆归档数据信息的有效传递。

（二）数字档案信息采集软件

涉及如下项目或内容：电子目录数据、档案全文、照片档案、声像档案、多媒体信息等。这是不断丰富和完善馆藏的最广阔的渠道和来源，只有不断扩宽档案馆档案信息的渠道和来源，不断完善和优化馆藏，让数字档案运转起来，才能不断创造价值，最终档案部门的社会地位和社会形象才能得以不断巩固与提升。

（三）数字档案信息存储管理软件

主要包括主数据存储管理软件；档案全文数据库管理软件；元数据处理、服务、存储软件；数字信息和系统脱机存储备份管理软件等。科学合理地存储、管好、用好馆藏，切实保障档案的完整与安全。

（四）档案数字信息、在线利用管理软件

存储的目的在于应用，把丰富的馆藏资源，特别是最新采集入库的档案信息，经过整理挂接在档案目录库中进行和利用，使人们能够及时准确地获得各自所需要的信息，从而快速高效地实现信息的再利用，发挥档案的最大价值。

五、建设数字档案馆的硬件设备要求

除设立以上的管理软件系统外，还需构建一套完整的硬件设备，如1台服务器、1台千兆交换器、若干桌面交换机、1台高速扫描仪、1台光盘镜像服务器、若干台计算机等硬件设施。

六、数字化档案馆建设方案运行图

数字化档案馆的运行方案设计图如下：（见下图）

七、数字档案馆馆舍建设的要求

数字档案馆是一个多功能、开放型、综合型、面向社会的档案信息中心，因而馆舍的建筑需具备多功能化、智能化的要求。

（一）功能化

建筑上需大空间、大容量；结构上需同柱网、同层高、同荷载；设计上需模块化、标准化；设施上需自然通风与局部空调相结合，人工照明与自然采光相结合。建筑功能上要满足：实体保管、阅览接待、开发利用、展览教育、技术处理、办公会议学术研讨等；对外设立开放区、半开放区、非开放区，在平面布局中功能区分要明显。

（二）智能化

数字档案馆应设立：楼宇自检、办公自动化、通用自动化系统；同时还应包括：电力监控、智能照明、保安巡视、火灾自动报警与消防联动控制系统；公共紧急广播系统；综合布线系统；卫星有限电视系统；闭路电视监控系统；程控交换机系统；防盗报警出入的监控系统；计算机网络系统等。

通过应用软件实现上述系统集成和信号系统集成，使数字档案馆馆舍的灯光、照明、配电、音响与广播、电梯、智能防火系统等装置系统实现联动控制，与通信、办公、保安系统联网，实现数字档案馆建筑物管理的综合自动化。

在综合布线系统时，根据信息点的密度要求铺设能连接内部网、办公网、互联网、保密网的网络光纤，为了保密可在上述网络中使用6类屏蔽线进行物理隔离。

为向公众提供便捷的信息服务，应设立信息引导系统、触摸引导屏、语言揭示系统、大屏幕显示系统等。

八、建设数字档案馆对档案人员的素质要求和具备现代科技设备的能力

数字档案馆是伴随着信息技术、现代科学技术和数字化的快速发展而诞生的，作为档案从业人员，不再是过去意义上的档案保管人员，而应是新时期的“档案信息导航员”、“知识创新与创造者”的新角色，同时要具备驾驭现代科技设备的能力。只有这样才能更新观念，学会新的思维方法，使用新的管理模式和手段，结合专业知识，优选工作方案，提高工作效率和质量。

（1）“档案信息导航员”―要求数字档案馆的工作人员必须是既懂档案专业，又懂现代信息技术；既懂经济、又懂政治、历史、国际法规且熟练掌握外语的复合型、一专多能的人才。

由于历史原因，我校传统档案工作人员的学历不够高、知识结构不合理，缺乏专门训练，数字档案馆的建设，要求对现有从业人员进行在职教育和培训，更新知识结构、能力结构，要求具备档案信息分类、计算机基础知识和操作、档案信息组织、收集等技能。

（2）“知识创新与创造者”―要求档案专业人员，必须具有创新意识和研究能力，能充分对档案馆藏的各类档案信息资源进行深加工，对现有的档案信息资源进行第二、第三次开发，创造新的知识信息，合理利用档案信息。

（3） 档案工作人员要具有掌握现代化办公设备的能力，能熟练使用计算机、传真机、复印机等设备，掌握计算机技术、复印技术、录音录像技术、缩微技术、摄像技术、光盘刻录技术等现代化手段，特别是能运用计算机完成档案的全文存贮、自动标引、图形处理、字迹恢复、档案真伪的鉴别、自动借阅等，从而实现对档案信息的现代化存贮、检索、提取和交流。

（4）档案工作人员要不断提高驾驭现代科技设备的能力。除懂得其它相关知识外，还要熟悉掌握计算机网络知识，熟练操作各种数字化工作中的设备仪器。目前，档案工作各个业务环节普遍采用现代化的机器设备，但是这些机器设备的利用率还有待于进一步提高，要充分发挥它们的功能，变单机操作为联机操作，运用网络系统，实现档案信息的资源共享。

档案信息化建设是学校信息化建设中的一部份，应纳入学校信息化建设的总体规划之中，各部门之间互相协调、人才资源共享。档案信息化有着极其丰富的内涵，档案信息化建设是一项庞大的系统工程，涉及面广，难度大，面对挑战我们要进一步解放思想，更新观念，与时俱进，不断开拓创新，在实践中探索，在探索中前进。档案信息化是我们的目标，也是我们的出路。

参考文献：

馆藏档案数字化工作计划篇8

关键词：数字档案馆 电子公文 业务素质 规范化

数字档案馆应组织对数据的有效访问和查询，使用户可以通过网络对数字化档案信息（包括目录、索引和全文）进行查阅。因此，数字档案馆的建设是一个长期、艰巨、滚动发展、技术难度相对较高的系统化工程，并且需要采取总体规划、分布实施的策略来开展。

一、数字档案馆目标

从信息化建设的全局高度出发，针对档案信息集成化管理的需求进行系统设计、系统开发、系统开发和搭建数字档案馆的基础运行平台等基础性建设工作；目标是整合各类档案资源，实现数字档案资源的集中、统一和规范化管理，实现电子公文的网络化鉴定、归档、分类、接收、存储并按照使用权限提供网上检索利用，在标准规范、软硬件平台与系统、数字资源的开发、保存与利用等方面积累成熟的管理模式和工作方法，我数字档案馆的滚动发展奠定良好的基础。

1、网络服务器基础设施建设。

目标是监理稳定可靠的支持数字档案信息安全保存、方便管理和高效访问的网络安全服务平台，包括不间断电源、防火墙、隔离集线器、网络设备的购买、安装、调试与配置，以及用于网络安全管理网关软件、入侵检测系统、网络版防病毒软件等基础软件系统的建设。

2、档案资源接收处理、统一存储与服务利用的集成化运行环境的建设。

包括应用服务器、数据库服务器、文件服务器、Web服务器、数据存储服务器（包括网络在线存储及备份、离线存储与备份）以及数据库管理系统和部分应用软件系统等的购买、二次开发（集成接口和个性化开发）、实施、测试和运行维护等。

3、建设电子公文实施归档的系统。

初步形成文档一体化归档模式和基础运行体系，开展网络归档方案设计，制定电子文档一体化归档标准、规范，确定电子档案的保存格式及显现方式，与办公自动化系统进行集成，实现电子公文的网络化鉴定、归档整理、移交接收、存档保存目标，通过开发必要的接口圆形系统，为实现电子文件的网络一体化归档奠定基础。

4、馆藏档案数字化加工机器资源的综合管理。

结合学习档案馆现有的馆藏情况，开展对重要的急需保护的和利用率较高档案进行数字化，包括历史档案、需要抢救的纸质档案（自己模糊不清晰、图纸等）、找平档案、声像档案以及利用率较高的资料档案等，建立馆藏数字化加工的技术标准体系，规范数字化过程的工作流程，实现馆藏数字化形成的数字档案与电子文件归档后形成的电子档案的集成管理与统一存储。

5、建立档案馆内部的集成化信息管理平台（档案馆内部业务系统）。

整合馆内所有门类的档案信息（包括党群、行政、教学、科研、基建、会计、声像、人事等），实现馆内档案信息的集成与共享，为档案馆内部的集中、统一、规范化管理，为档案工作人员开展档案的收、管、用提供现代化管理手段和方法。

6、建立档案信息服务网站（档案馆对外服务系统）。

通过对现有网站系统进行改造，将开放档案信息、档案编研成果等进行综合整理，按主题进行系统化整合并与档案信息服务网，为各部门检索查询开放档案信息提供网络化服务；将各部门需要经常查阅的档案信息按权限分为立档单位提供网上查询系统。

7、综合数字档案馆项目的开展，培养档案馆的开展现代化管理的拥有综合能力的高素质人才队伍。

通过项目实施、应用培训等调动档案馆内部业务管理人员和计算机应用与维护人员主动学习的积极性，提高档案馆现有人员的计算机应用水平和现代化管理水平，为档案馆未来开展现代化管理积累技能更全面、业务素养更高的人才资源；通过理论学习和实践操作，总结现代档案管理的思路和方法，在国内档案期刊和重要学术会议上发表高水平的学术论文。

二、系统范围与任务

数字档案馆的网络、服务器基础设施及信息系统的建设方案与系统实施的范围有密切的关系，因此首先应根据项目目标与经费等确定数字档案馆的实施范围。

1、系统建设范围、

（1）业务范围。数字档案馆中档案管理信息系统的建设将支持档案业务工作的信息化方式开展，包括电子档案收集、整理、移交、接收、归档、管理、查询、借阅、利用、转档、销毁等覆盖档案工作全过程的业务活动；支持各业务部门办公自动化系统与档案管理信息系统之间的业务流程集成、信息共享与数据同步的自动化处理。

（2）档案信息范围。档案管理信息系统中的档案信息应包括档案馆接收和保存的各门类档案的案卷目录、卷内文件目录同步的自动化处理。

（3）接口信息范围。实现档案工作与各归档单位之间的业务集成与共享信息一次录入多次使用及交叉信息的同步更新。

（4）系统日志信息（系统使用过程信息）范围。包括各类用户使用档案管理信息系统过程中详细跟踪记录，并根据需要提供对信息系统使用过程中的日志信息进行分析、统计，提供辅助管理。

（5）系统用户范围。支持档案馆各部门业务工作者开展档案馆内部的各项业务工作，包括档案数据的增、删、查、改、统计、打印、转入、转出等；支持档案馆领导对档案信息系统中档案信息和日志信息的综合查询和统计等。支持其他部门工作人员通过网络查询档案信息；至此后档案馆的技术支持与服务人员通过网络对系统进行安装、配置、运行、维护、数据批量转入转出、数据备份与恢复、系统备份与恢复、用户授权等。

（6）系统功能范围。的哪敢管开展需求分析提出的系统功能作为约束系统的功能范围。系统建设的某一阶段需要在锁定需求的前提下，规划系统功能。

2、系统建设的任务。

（1）确定系统目标。明确系统建设的任务、范围和总体需求，制定项目工作计划。

（2）需求分析工作。对现有应用系统进行现状分析，进一步将档案管理的详细业务流程、信息管理需求、接口需求等进行明确，由开发方与需求方密切合作、碎石沟通，锁定档案信息系统建设的需求。

（3）详细设计工作。在需求分析结果的基础上，开展档案管理信息系统建设的详细设计工作，主要由开发方完成，需求方确认。

（4）系统开发与测试工作。

（5）用户测试与系统试用。

（6）系统实施工作。

（7）系统运行维护、升级和改进。

馆藏档案数字化工作计划篇9

《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出：到2020年，全国地市级以上国家综合档案馆要全部建设成具有接收立档单位电子档案、覆盖馆藏重要档案数字复制件等功能完善的数字档案馆；全国50%的县建成数字档案馆或启动数字档案馆建设项目。河北省也把档案信息化建设作为“十三五”全省档案事业发展的新引擎，初步建成覆盖省市县三级的全省区域性数字档案馆，数字档案馆建设步入全国先进行列。秦皇岛经济技术开发区档案馆勇立潮头，迎接挑战，在数字化档案馆建设方面进行了有益的探索，无论是可行性方案的设计还是软硬件建设方面都积累了一定的经验，值得大家学习借鉴。

秦皇岛经济技术开发区档案局成立于2004年2月，2014年7月档案馆正式成立，在区档案局挂牌，局馆合一管理。2015年开发区档案馆被推荐为河北省数字档案馆试点单位，我们以此为契机，启动了开发区数字档案馆系统建设，突出区域性设计，在服务范围上为全区行政机关、驻区单位及其下属立档单位服务，定位为全区统一的数字档案管理平台，实现了全区档案数字资源整合、共享与档案公共管理服务的一体化管理，能够满足区域数字档案馆“统一建设、按需服务、分别管理”的运行模式需要。

秦皇岛开发区数字档案馆系统建设包括“两大平台、两个环境”。系统由开发区电子公文交换平台和档案馆电子档案管理平台两大平台组成。其中“电子公文交换平台”主要为区内各级部门的电子文件接收、归档、管理、利用、移交提供系统服务，其对区内电子文件进行统一存储备份，实现全区电子文件齐全归档、安全保管、有效利用和及时、可靠的归档移交提供保障；“档案馆电子档案管理平台”主要为区内各级档案室档案数字资源的接收、管理、保存、利用提供系统服务，亩实现全区档案数字资源齐全收集、长久保存和有效利用。

开发区档案局通过数字档案馆系统运用，已经使其成为区域性档案数字资源综合管理的服务平台，依托平台建设，我们力争将开发区档案馆打造成为“六位一体”功能的数字档案馆，即传统档案辅助管理中心、档案数字化加工中心、电子档案管理中心、区域档案数字资源存储备份中心、区域档案数字资源共享服务中心、区域档案IT（信息技术）运维服务中心。

一、加强学习与调研，制定“开发区数字档案馆建设可行性方案”

2014年，以开发区新档案馆建设为契机，开发区档案局超前定位，提早谋划，力争将新档案馆建设成为集馆藏、展示、服务为一体的现代化综合型数字档馆。为此，我们分别考察调研了直辖市、市级、区级等三个代表性档案馆，主要就新档案馆整体设计、功能用房分区、档案数字化建设等方面问题与考察单位进行了座谈，通过交流学习，收获很大，并以此为基础，起草了《开发区数字档案馆建设可行性方案》，通过讨论，方案得到管委领导的认可，自此，开发区数字档案馆建设正式启动。

二、加强资源建设，夯实工作基础，全力推进档案数字化工作

数字档案馆建设中档案原文数字化工作是基础，为全面开展全区档案数字化工作，规范标准，提高数字化工作质量，开发区档案局首先从做好标准的编制入手，先后完成了《电子文件归档与管理暂行办法》《数码照片归档与管理暂行办法》《档案数字化著录规范》等系统制度的编制，并通过组织专题培训有效地进行宣传贯彻。二是加强对相关单位的调研。及时、准确掌握全区档案数字化工作的整体情况，发现存在的问题，提出科学的对策。通过各方努力，使开发区档案馆档案数字化工作形成了目标明确、工作规范、齐抓共管的良好局面，为全面推进数字档案馆建设夯实了基础。

开发区档案馆于2011年开始大规模地开展档案原文数字化工作，在“全面数字化”战略的引领下，传统载体档案数字化工作稳步推进。截至目前，开发区档案馆馆藏档案实现机读文件级目录100%，文书档案原文数字化率100%，共完成纸质档案数字化182025页，并实现全文检索。接收规划、公证、工商等电子档案约27.2 GB（万亿字节），档案数字资源总量近80 GB，

三、开发区数字档案馆基础建设情况

2015年9月秦皇岛经济技术开发区档案馆投入使用。总体投资6200万元（主体3600万元，展资1700万元，设备投资900万元），档案馆地上建筑面积7000平方米，为上下两层，其中展厅面积3414平方米、库房面积1275平方米、功能用房265平方米、办公用房92平方米、设备间及其它用房1200平方米，是集馆藏、展示、服务为一体的综合档馆。现今已初步建成为党和国家重要档案的安全保管基地、爱国主义教育的基地，政府信息公开中心、档案利用服务中心和电子文件管理中心的“五位一体”的综合性档案馆。

一层作为开发区对外开放的窗口展厅，先后已经举办过“逐梦之路建区30周年成果展”、“理想信念教育展”等专题展览，今后将发挥综合档案馆爱国主义教育基地的作用，加大践行社会主义核心价值观，发挥重要培育、宣传作用。二层是档案馆库区、办公区和对外服务区，投资近千万元，全馆安装中央空调，内、外网络wifi覆盖，实现门禁控制24小时监控，初步建成网络化、智能化的多功能数字档案馆。

（一）功能区与设备配置

1、库区：库区为独 立设置，分为库房一、二、三与综合库房，能够满足不同门类档案的分别存放要求，确保档案的安全保管。库房安装密集架1200立方米，无线内网覆盖。档案库房从设计上按照《档案馆建筑设计规范》《档案库房技术管理暂行条例》等有关档案安全保护的管理技术要求，突出了档案库房档案安全保护的"八防"要求，采用高新技手段、智能化管理控制，安装了“档案库房安全保护智能管理平台”，实现了恒温恒湿控制、消毒灭菌、通风和电子巡更、自动防盗、库房灯光检测系统功能。库房内安装监控摄像机，共41台，全部为网络高清摄像机，采用24小时实时监控，统一存储，门禁认证管理。在防火方面采用高压细水雾消防设备来为档案保管提供安全保障。

档案库房安全管理平台可以对库房的各项指标进行智能化设置与管理，定期灭菌，通风换气，根据外界自然环境变化自动调控库内温湿度，并自动统计工作报表和出入库登记表。

2、功能区：馆内设置整编室、机房与控制室、数字化采集室、荣誉室。

机房与控制室：按照《电子信息系统机房设计规范》B级要求构建。在选址方面远离强电磁场，机房内铺设防静电地板、等电位铜排，配备不间断电源与专用空调设备；门禁管理；安装液晶拼接46×9大屏，时实显示全楼各点位监控图像；主机房配有专用立式机柜、三台服务器与一台在线存储设备，配有自动水喷淋灭火设备。

数字化采集室：采集室设有监控和手机信号屏蔽设备，配备4台计算机终端、2台扫描仪及卷盒打印设备，能够满足开展档案数字化工作需要。

荣誉室：为馆内对外宣传、展示一个重要窗口。设计上将弘扬开发区文化的实物档案陈列、影音档案展示与业务培训功能相结合。配置了电教白板与短焦投影仪，能够满足20人以内的日常档案业务培训工作。

荣誉室内配备2个自助查档服务计算机终端设备，符合数字档案馆测评要求。

3、公共服务与办公区：档案馆主楼配备2台电梯、1台无障碍货梯。建有70平方米的接待大厅，安放多席位等侯椅，方便利用者休息等候。大厅安装10平方米LED电子屏，用于日常宣传及迎宾使用。大厅的一角还设置了图书资料架，方便利用者在查n之余进行浏览。

信息公开与查阅室：配备2个查阅工位，用于档案查阅利用，加装身份证认证与指纹登录设备。1台保密计算机用于专门隔离存放档案。

阅览室：为方便利用者查阅，馆内配备2间阅览室，可同时容纳20人利用。

办公区：办公用房占总馆面积的1%，本着核心管理、集中办公的原则设置。

（二）网络建设

在网络建设方面，网络主干采用光缆辅设，配核心交换机，全馆设置网络及电话信息点210个，全楼内网与外网全wifi覆盖，可扩展，可进行无线网办公。

馆内网络分为外网、内网、专网。内、外网络物理隔离，内网与专网采用逻辑隔离。内、外网络都有防火墙、漏洞扫描。2016年又投资30万元安装上网行为管理设备，可进行网络终端监管、安全审计等。有用户接入认证，非法用户不能接入，各系统有独立的管理密码。馆内专网配备10台专属计算机终端，用于档案数字化工作。

（三）电子档案管理系统建设

随着互联网+大数据时代的到来，开发区档案馆不断深化计算机网络为主干的档案现代化管理技术，推动档案信息化建设，整合全区档案资源。目前，开发区档案馆通过搭建数字档案管理系统来对区内单位各类数字档案进行管理，已经基本实现了“三网二库二平台”的建设（外、内、专网，档案数据库、影像数据库，电子档案管理平台、电子公文交换平台）。

电子档案管理系统包括部署在政务网的电子公文交换中心和部署在档案行政专网、政务内网的两个环境。其中电子公文交换中心部署在开发区信息化办公室，承载数字档案馆（电子文件中心）主体功能。电子档案在线管理平台即虚拟档案室管理部署在开发区各部门档案室，为各职能局档案室管理档案数字资源以及开展室藏档案数字化加工等业务提供支撑。档案馆与区内各单位搭建档案行政内网，各级档案室通过内网向“电子档案管理平台”上传数据、查阅利用。档案馆通过电子档案管理平台，向各级档案室提供相应层级数字档案信息资源的利用共享服务，平台根据不同的权限服务对象，建立了7个层次的利用范围，系统能实现档案查询、资源、信息共享、开发利用、工作交流、统计分析、利用登记等功能，有利于实现各单位对本部门档案的自主与规范管理。

四、明确建设思路，纳入开发区“十三五”规划纲要

近年来，开发区档案局通过对数字档案馆的建设及应用，已经完成了从传统载体档案管理为重点到传统载体档案、数字档案资源管理并重的工作思路的转变，实现了全区数字档案资源与实体档案资源的有效整合，使开发区档案管理水平、档案服务水平、档案安全保障水平得到全面提升。2016年，是“十三五”的开局年，“继续加大政务信息化系列工程实施力度，提升电子公文系统，推进包括数字化档案馆在内的档案信息化建设。”已纳入《秦皇岛经济技术开发区国民经济和社会发展“十三五”规划纲要》。

馆藏档案数字化工作计划篇10

[论文摘要]本文以西方发达国家档案保护相关的文献及网站作为研究对象，浅析了其档案保护研究的共性，呼吁我国档案界站在更高的研究平台，创新视角，与时俱进，提高研究成果的实用性与可操作性。［关键词］档案保护 研究 特点

[Abstract] With the research object of documents and websites related to archives preservation and conservation in western developed countries， this paper analyzed the commonness of their archives preservation and conservation and suggests we should heighten the research level of practicability and maneuverability with higher angle of view.

[Key words] preservation and conservation management; research; characteristic

中图分类号：G271 文献标识码： A 文章编号：

档案是一种不可再生的“集体记忆”，对保护民族的文化特性，塑造国家的未来有着重要的作用。然而档案因不可替代性和不可再生性显得异常脆弱，在自然或人为因素的作用下，相当一部分档案文献遗产已经遭到了破坏或已经消失。在我国逐步重视档案保护，并加大对档案保护经费投入的背景下，进一步加强档案保护的相关研究显得十分必要。国外档案保护的研究模式与国内有很大的差别，笔者重点阅读了美国、加拿大、澳大利亚、英国等国档案保护相关文献，查阅了其档案保护相关网站，总结归纳出西方主要国家档案保护研究区别于国内研究的共性，主要体现在以下几方面：

1、研究平台高，整合性强。多数与档案保护相关的文章，都是针对图书馆、档案馆和博物馆三者的。一方面是由于档案保护、图书保护和文物保护在管理模式、技术领域存在共同之处，所以保护是通用型工作，并不局限于档案部门，而是与图书馆、博物馆合作进行。另一方面则是因档案的行政管理体制所致，由于国家与地方、州与州之间，管理体制不尽相同，有的实行档案馆、图书馆一体化，有的实行档案馆、博物馆一体化，有的甚至实行三者一体化，这样客观上打破了三者的条块分割，有利于保护技术研究的整合。

2、重视保护管理研究。多数国家认为保护管理（preservation management）是将各种保护要素系统化的过程，这样能确保将保护需求纳入机构的日常工作。保护管理涉及到人员、资金、政策、计划、策略、意识等多个方面，需要机构对多个保护行为和项目进行统一计划、管理、监督和协调。《澳大利亚藏品保护》介绍了藏品管理、人员管理、库房管理和处理、运输、存储和展览中的保护管理。《图书馆、档案馆和博物馆的保护管理》讨论的主题集中在政策与法规的形成与执行、保护的主次先后与计划、风险评估、费用估算、文献遗产利用者的责任等管理层面上。

3、可操作性强。国外对馆藏保护状态调研(survey) 、评估（access）、保护策略（conservation strategy）、灾难防范与恢复（Disaster Planning and Recovery）和保护管理计划（preservation management plan）等方面的研究非常细化，可以用来指导馆藏机构具体实践。《档案材料保护基础》 非常强调评估（access）、计划（planning）、行动（action）这一过程。加拿大保护协会的《博物馆馆藏保护框架》，列出了用于防止或控制博物馆藏品衰变的各种方法。《评估保护需求―馆藏自身调查指南》 一书中则对什么是馆藏调查、馆藏调查为何重要、谁来进行调查工作、怎样进行调查工作等问题都做了详细的介绍，并附上调查表。这些细致的研究，多细化到机构内部的操作层面，为保护管理工作者提供了有力的向导。

4、研究内容广泛。与国内保护研究形成鲜明对比的是其研究内容之广。国内的主流研究多局限于保护对象的理化性能、衰变规律、预防与治理的技术，虽然近几年也有学者从非技术视角探讨问题，但这些研究还不够全面与深入。欧美发达国家除了研究保护技术层面上的问题外，对管理层面的问题也非常重视，如AATA Online网站上对保护研究的分类索引中有这样一个类别 “历史、政策、道德、立法”，主要关注人文和非技术层面的因素。具体到保护工作者的研究上，美国保护者协会的网站上不仅对保护者的职业道德规范做出了规定，还对保护相关人员的进行区分界定，对保护工作者的业务域、技术域、知识域进行了详细的解剖。

5、重视数字档案的保护研究。随着信息时代的到来，海量数字信息快速激增，给数字档案的保存和保护提出了极大的挑战，与纸质档案不同，数字档案信息与特定载体的可分离、平台依赖、信息的易变易逝等特性使档案保护变得更为复杂，人们不仅要保证数字档案的长期保存，还要保证数字档案在其生命周期中的真实、完整、有效，当前多数发达国家都在研究如何管理电子文件，永久保存电子文件。当前多项研究都是以项目或工程的形式出现，如：澳大利亚的Pandora“保护和存取澳大利亚网络文献资源”项目。这些工程与项目从理论、法律、标准、管理、技术、安全等不同层面对如何保护数字遗产进行了全方位的探讨，推动着数字档案保护的研究进程。

通过对国外文献的分析，笔者明显感到了国内档案保护研究的不尽完善之处，主要表现在以下五点：①重技术轻管理；②研究平台低、研究成果共享性不强；③研究成果的可操作性有待加强；④研究内容有待拓展；⑤对数字档案保护的研究有待加强。我们要充分借鉴国外的研究成果，创新研究视角，要善于发现档案保护技术与其它保护技术的共通之处，将其置于一个更高的平台加以研究，和图书馆、博物馆合作攻克技术难题，避免人力物力财力的重复投入，提高研究成果的含金量与利用广度。应努力拓展保护管理的研究面，加强其可操作性，根据我国档案管理体制，摸索出一条适合我国国情的保护管理之道，以确保保护技术的顺利推进。

参考文献：

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[2] G. E. Gorman, J.Shep. Preservation Management for Libraries, Archives and Museums[M/OL]. Sydney: Facet Publishing, 2007

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Department of Communications, Information Technology and the Arts,2003

[4] CCI. Framework for Preservation of Museum Collections[EB/OL].(2005-6-16)

[5] Beth Patkus. Assessing Preservation Needs: A Self-Survey Guide[M/OL]. Massachusetts: Northeast Document Conservation Center, 2003