各部门档案管理十篇

各部门档案管理篇1

在我国，除了《立法法》规定的有立法权限的权力机关制定的法律、法规、规章外，各级行政机关还制定有大量的决定、命令和行政措施等行政规范性文件。由于《立法法》对行政规范性文件没有进行明确的规定，一般认为其不属于“行政立法”范畴。“但由于其在实践中数量远远超出行政立法活动，且在行政管理领域实际上发挥着巨大作用，是大量行政行为的直接依据”，[1]与法律、法规、规章一样具有规范性、普遍约束力和反复适用性，所不同的只是制定的主体、效力、内容和程序不同。因此，完全应该将各级档案行政管理部门依法制定法规、规章和规范性文件的责任，视为其“立法责任”。

1.1 行政管理机构立法责任的法理与学理依据。从法理上讲，“立法”一词通常是指创制法律规范的活动或过程。在我国，“立法”的概念有多种理解。“第一，‘立法’是指从中央到地方一切国家机关制定和变动各种规范性文件的活动。这是最广义的解释。第二，‘立法’是指最高国家权力机关及其常设机关制定和变动法律这种特定规范性法律文件的活动。这是最狭义的解释。第三，‘立法’是指一切有权主体制定和变动规范性文件的活动。这是介乎广狭两义之间的解释。”[2]广义上的“立法”，与“我国《立法法》中所规定的‘立法’也是一致的、同义的”[3]。

从学理上讲：“行政规范性文件的定义众多，代表性的有三种：最广义的解释是指一切国家机关制定法律、行政法规、规章之外的具有普遍约束力的决定、命令和行政措施。广义的解释是指各类国家行政机关制定的除法规、规章之外的具有普遍约束力的决定、命令和行政措施等。狭义的解释是指没有行政立法权的国家行政机关为实施法律、行政法规、规章而制定具有普遍约束力的决定、命令和行政措施。”[4]广义的解释适用于本文所讨论的问题。

1.2 行政管理机构立法责任的体制依据。我国的立法体制是：“中央统一领导和一定程度分权的，多级并存、多类结合的立法权限划分体制。”[5]其中，多级并存是指“全国人大及其常务委员会制定国家法律，国务院及其所属部门分别制定行政法规和部门规章，一般地方制定地方性法规和地方政府规章”[6]。这些不同级别的立法和规范性文件在效力上有级别差异，但并存于我国的行政立法体制之中。近年来，国务院、各省级人大、人民政府及一些市级人大、人民政府，制定了大批关于行政规章、规范性文件制定程序及备案规定、办法。这一做法本身就是对各级行政管理机构立法责任认同，如果没有这个责任，那又有何监督之必要？从另一个意义上讲，经过有立法权的权力机关审查批准的行政规范，从某种意义上讲就具备了法律法规的性质。

1.3 各级档案行政管理部门立法责任的法律依据。各级档案行政管理部门是行政管理机构，适用于行政管理机构立法责任的法理与学理依据和体制依据，同样适用于各级档案行政管理部门。此外，各级档案行政管理部门立法责任还有充分的法律依据。《档案法实施办法》第二章第七条规定：“国家档案局依照《档案法》第六条第一款的规定，履行下列职责：（一）根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；（二）组织协调全国档案事业的发展，制定发展档案事业的综合规划和专项计划，并组织实施……”第八条规定：“县级以上地方各级人民政府档案行政管理部门依照《档案法》第六条第二款的规定，履行下列职责：……（二）制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施……”这其中，根据有关法律、行政法规和国家有关方针政策，研究、制定档案工作规章制度和具体方针政策；制定发展档案事业的综合规划和专项计划；制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度；建立、健全本单位的档案工作规章制度等，就是《档案法实施办法》赋予各级档案行政管理部门制定规范性文件的立法之责，也是各级档案行政管理部门制定规范性文件的法律依据。

1.4 各级档案行政管理部门立法责任的现实依据。我们国家幅员辽阔，各地区发展不平衡。即使是一个省，一个市，情况也不完全相同。而我国的地方行政立法权仅限于省、省会市和较大的市这一级，它们制定的档案法规、规章不可能很具体。各级档案行政管理部门要执行档案法律、法规、规章，就必须结合本地区的实际情况，制定档案规范性文件，对档案法律、法规、规章进行细化、具体化，加强可操作性，完成档案法律、法规、规章从制定到落实的“最后100米”，以便使档案法律、法规、规章在本地区得以全面贯彻实施。

“随着我国档案法制建设的强化，市县档案法制建设也得到进一步加强。尽管一般市县无权制定地方档案法规与地方档案行政规章，但它们或通过其职能机构――市县档案行政管理部门根据本地区的实际情况，制定了大量的档案规范性文件，切实保证了档案法律、法规和上级档案行政规章在本地区的贯彻、落实。尽管档案规范性文件目前还没有被纳入档案法规体系，容易被人们忽视，但市县人民政府及其档案行政管理部门制定档案规范性文件这一实践活动，事实上已经成为我国地方档案法规建设一个不可或缺的组成部分，理应引起我们足够的重视。”[7]

2 各级档案行政管理部门的立法责任

档案行政管理是专业管理，按照我国现行的行政体制，档案行政管理部门包括：国家、省（自治区、直辖市）、市（地）、县（区）各级人民政府所属的档案行政管理部门。由于各级档案行政管理部门的层级不同，所承担的立法责任也有所不同。

2.1 国家档案行政管理部门的立法责任。国家档案局在2011年6月14日《国家档案法规体系方案》，其中有许多都是应该由国家档案局制定的档案规章。虽然这个档案法规体系方案比较全面，但是，仍然有一些应该制定的规章，而且是《档案法实施办法》明确规定的需要制定的规章并没有列入。笔者认为，国家档案局急需的立法与重点关注的立法，有以下几方面：

2.1.1 《档案法》、《档案法实施办法》中明确规定的立法。虽然，《国家档案法规体系方案》中对《档案法》、《档案法实施办法》中明确规定的立法作了一些规划，如，《各级国家档案馆开放档案办法》、《档案鉴定办法》，但是，仍有一些明确规定的急需的立法并未列入规划，应该重点关注。如，《档案销毁程序和办法》（《档案法》第十五条）、《国家所有档案的范围》（《档案法实施办法》第二条）、《各级国家档案馆馆藏永久档案分级标准》（《档案法实施办法》第三条）。这些法规应该说是最基本的，必须尽早出台，否则，《档案法》贯彻执行依然会成为空谈。

2.1.2 制定档案馆规章。档案馆是档案行政管理的主要对象，也是实现档案行政管理目标的主要载体。因而制定档案馆管理中共性的、基本的、普适性的规章制度是重点。需要强调的是，这些规章制度不是国家一级、二级、三级档案馆的等级标准，而是所有档案馆都必须遵守的共性规章制度，这是档案馆的基本规则。

2.1.3 专业档案管理的立法。国家档案局提出建设“两个体系”的重要方针，并于2011年制发了两批《国家基本专业档案目录》，而要将其落到实处，就必须依照《档案法》的要求，会同那些产生专业档案的部门制定各个专业档案的管理办法，以利于操作执行。

2.2 省级档案行政管理部门的立法责任。省级档案行政管理部门的立法之责的重点有以下几个方面：

2.2.1 履行好档案法规授权，制定具体规章。档案法规明确规定并授权由省级档案行政管理部门制定的具体规章，必须尽早出台。如，《档案法实施办法》第二条规定：“《档案法》第二条所称对国家和社会有保存价值的档案，……属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。”这一条就具体明确地规定省级档案行政管理部门应制定《××省非国有档案的范围》。对于这一条的规定除了少数几个省档案行政管理部门制定颁布了相关规章外，绝大多数省级档案行政管理部门都没有履行这一立法责任。而这个范围不确定，档案行政管理的范围就不明确，档案行政管理就失去了目标，《档案法》也就很难贯彻执行。

2.2.2 做好地方档案法规规章的立法。省级档案行政管理机关具有代省级权力机关起草档案专业性地方法规规章的职能，在《档案法》、《档案法实施办法》颁布后，各省、自治区、直辖市基本上都分别制定和颁布了本级的地方性档案管理条例或实施办法，也有部分省根据本地区的特点或特殊情况制定了相应的档案法规规章，如，《广东省中外合资、合作经营企业档案管理规定》（粤府[1990]49号文件）。但是，大部分省在根据本地区的特点制定地方档案法规规章方面还是空白。

2.2.3 国家档案法规规章的细化。由于各地情况千差万别，因而国家档案法规规章大都是宏观的，不可能包罗万象太具体，所以各地要将其细化才能有效落实。一是补充细化。如，《档案执法监督检查工作暂行规定》没有执法档案的整理内容，而执法档案明显有别于文书档案，这就需要制定《档案行政执法档案管理办法》作补充细化。二是分类细化。如，《企业档案管理规定》是针对所有企业的，可以按企业性质、按企业大小、按企业类别等进行细化，制定不同的企业档案管理规定。三是具体细化。如，《会计档案管理办法》规定得就比较粗，可制定《会计档案整理细则》。也可以结合分类细化，制定《行政机关会计档案整理细则》等。

2.2.4 档案技术标准的入规。要使档案技术标准得到落实，就必须做好标准的入规――即将标准的内容与要求融入到各省、自治区、直辖市制定的档案法规规章或规范性文件之中。“从现代行政法体系看，技术规则渗入到行政法规范中已经成为一个不可逆转的事实。”[8]因此，技术标准的入规是省级档案行政管理机构的“立法之责”。档案技术标准的入规，一是制定实施细则，如，各省的《〈归档文件整理规则〉实施细则》。目前，标准的入规基本上仅限于《归档文件整理规则》，而且其也只属于行业标准。大部分的国家标准和行业标准并未入规。二是将技术标准纳入相关规范性文件中，如，制定《档案馆质量管理办法》、《档案室质量管理办法》等，并将相关的标准纳入其中，如，《全宗卷规范》、《档案馆指南编制规范》、《全宗指南编制规范》，等等。《档案馆质量管理办法》、《档案室质量管理办法》与《市、县级国家综合档案馆测评办法》、《机关档案工作规范化管理认证办法》不同，前者是最低要求，后者是最高要求。当然，后者没有将相关标准纳入其中，其最高要求也就有“跑偏”之嫌。

2.2.5 制定推广经验型规范性文件。在档案行政管理许多新领域或某些领域尚无行政法规甚至无行政规章调整时，多数情况下往往需要市县基层先进行探索，待取得经验后，制定档案规范性文件加以推广，等条件成熟时，再将档案规范性文件上升为档案行政规章或档案行政法规。

2.3 县级档案行政管理机构的立法责任。县级档案行政管理部门处于国家权力机关和国家行政机关的下层，最接近人民群众，可以直接了解、真实反映人民群众对执法的意见和立法要求，不仅对立法工作有直接帮助，而且，通过制定本级的规范性文件，完成法律法规规章从制定到落实的“最后100米”，在这“最后100米”中起着关键的作用。县级档案行政管理部门立法之责的重点有以下几方面：

2.3.1 做好档案法规规章的细化。尽管省市级档案行政管理机构对国家的档案法规规章进行了细化，但是，由于各个县的情况仍是千差万别的，省市级的细化仍然可能是“粗线条”的，加上就是一个县域内的各个单位各种档案也是千差万别的，仍然需要进一步细化。一是分类细化。如，国家档案局制定了《乡镇档案工作试行办法》，一些省市也细化制定了《乡镇档案管理细则》，但是，这些《细则》仍然不细，乡与镇有区别，有的还有很大的区别，就是乡与乡镇与镇之间有的也有很大的区别，这就需要进一步分类细化。最基本的可以分为《乡档案管理实施细则》、《镇档案管理实施细则》。二是具体细化。还以《乡镇档案工作试行办法》为例，可以具体细化为《乡级机关档案工作细则》、《乡级机关会计档案整理细则》，等等。三是层级细化。层级细化又分为两个方面：一方面，是县级机关与国家、省级机关有很大的差异，大部分县级机关档案人员都是兼职的，县级机关属于执行层的机关，其形成的档案与国家、省级也有很大的差异，因而其档案工作也有很大的差异，这就需要细化制定诸如《县级机关档案工作细则》、《县级机关文件材料归档范围和保管期限》之类的规范性文件予以细化。另一方面，在一个县域内，还有县、乡（镇）、行政村三个层级，这三个层级也有很大的差异，同样需要制定不同的档案工作细则和档案管理办法来管理。

2.3.2 做好档案法规规章的地域化。所谓“地域化”，就是由于不同的县所处的地域不同，其产生的档案工作内容和档案的种类也有很大的差异，这就要根据其地域的特点来制定相应的规范性文件以贯彻国家省市的档案法规规章。

2.3.3 制定探索经验型规范性文件。由于县级档案行政管理机构处在档案实践工作的第一线，直接面对那些新的档案工作领域，很自然，探索的任务就由其来担当。在取得经验后，就应先制定档案规范性文件加以调整，而后为国家省市提供案例和典型。

2.4 市级档案行政管理部门的立法责任。由于大部分市没有地方行政立法权，而且，市级又没有县级接触基层和群众的面广，因而市级档案行政管理机构的立法责任既没有省级的大也没有县级的广。主要立法责任：一是做好档案法规规章的细化；二是做好档案法规规章的地域化；三是制定推广与探索经验型规范性文件。

3 结语

各部门档案管理篇2

档案安全监管是档案行政管理部门最基本、最长远的一项任务，然而目前各级档案行政管理部门却对档案监管存在着认识上和工作上的偏差。

一是指导思想上存在着一定的偏差。我国档案事业处在一个大发展时期，档案工作领域快速拓展，档案馆库建设任务繁重，档案行政管理部门的工作重点放在档案事业的规划、具体业务的建设上，各极政府部门也要求档案事业加大发展，社会对公共档案的需要也日益增多，档案监管工作未能真正放到各级档案行政管理部门的议事日程，对档案监管工作的认识还未能真正到位。

二是在理论建设上还存在较大缺失。理论是人们行动的指南，只有准确的理论才能指引人们准确的实践方向。目前档案行政管理部门对档案监管工作的理论构建还处在初级阶段，仅明确了档案监管是档案行政管理部门的一项职能，提出了统计工作、安全保管等方面的要求，未能形成完整的理论体系。特别是对如何明确监管的范围，监管的工作标准，监管的具体措施等还处在摸索阶段，各地方的工作内容要求差异很大，各自为政，这就给监管工作质量造成较大的隐患。

三是重服务轻监管的观念弱化了档案监管工作。档案工作的服务性影响了一代档案人的思维，为党和政府做好服务，为社会服务是档案工作的基本任务，但并不是我们全部的指导思想和工作内容。档案工作的终极目标是提供服务。但对于档案行政管理部门来说，本身没有档案业务，只能用规划、组织、指导、监管等手段来实施职能，保障各类档案业务工作的正常开展。长期以来，档案行政管理部门的业务指导量极大，几乎占尽了绝大部分的工作内容。长期来对企业档案的指导是压在档案行政管理部门身上一项艰巨任务，有的地方对家庭档案也投入大量精力去组织指导，这种指导服务无可厚非，但是过分投入精力却削弱了档案行政管理部门的监管工作，有的甚至造成监管缺失。

四是档案监管的范围模糊。事实上档案行政管理部门目前还没有一个明晰的档案监管范围。档案法明确“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”然而这样原则性的规定没有得到具体的细化，似乎所有的档案都要去监管和指导，国家和省档案部门也没有提出明确的监督范围，造成基层档案管理部门监管工作没有规范，操作上难以把握。事实上很多地方档案行政管理部门对家庭档案工作投入了很多精力去指导，却未能对涉及千万人利益的人事档案进行有效监管，对重要的干部档案、公安户籍档案等重要档案，也以有专门部门在管为理由，放弃监管责任，这种监管的偏差和缺失危害极大。象干部档案、户籍档案，应当是主管部门负责业务指导，档案行政管理部门负责案例监管，业务指导与监管不能混为一谈，不指导不等于就不要去监管。而去指导的家庭档案则是属于家庭文化范畴，不属于监管范围。

五是监理工作没有形成系统性的工作要求、标准。档案行政管理部门长期对基层档案工作的监管以登记统计和执法检查为基本方式。各地除了档案馆和县市级机关的统计范围要求基本相同外，专门档案的登记统计就各不相同了。执法检查的范围和具体的要求除了归档范围和“八防”要求相同外，可操作性的监管要求、措施就不多，不成体系。直接监管范围基本在与档案行政部门同级别的党政机关内，下属单位的档案由主管部门负责检查监管。在实施监管检查时又很容易被档案业务检查内容所冲淡。

档案监管工作上存在的以上种种问题，严重制约了档案行政管理部门监管工作的深入和健康发展，在一些损害档案案例的突发事件发生时，难以保障档案的安全，为档案事业的健康发展留下隐患。面对党和国家向档案部门提出的关注民生，为促进和谐服务的工作要求，面对社会变革带来的全社会对档案要求的强大压力，加强全社会重要档案的监管已成为档案行政管理部门的迫切任务。

目前档案行政管理部门应从以下几方面改善档案监管工作的状况：

一、档案行政管理部门要进一步明确监管工作的指导思想，摆正档案监管工作的位置。《档案法》及各级各类档案法规上明确规定，档案行政管理部门具有监督和指导职能，且监督管理工作是主要任务，这是法律赋予的神圣职责，是一种国家意志。因此档案行政管理部门责无旁贷，应当不断地强化监管工作，增强监管工作的力度。各级档案行 政管理部门要认识到社会发展的复杂性，洞察各种影响档案保管安全的潜在危机，从各地发生的档案损毁事件中引起警惕，吸取教训，把确保本行政区域内档案保管安全作为首要监管任务，加强各种应对自然风险和人为破坏的防犯措施，力保万无一失。要汲取金融、证券等国家管理部门在监管工作上的经验和教训，要尽力在档案监管工作上有所作为。

二、档案行政管理部门要尽早构建起完整系统的监管工作理论，并对实际工作进行有效的指导。有准确系统的理论指导，是开展一切工作的前提。《档案法》明确档案行政管理部门的监管责任和任务已有21年，我们也作了长期有效的实践探索，积累了很多经验和理论。随着社会形势的发展，档案事业和档案监管还要随着形势变化而改进发展，但不能无止境地探索，摸着石头过河只能是初级阶段，我们应当认真总结，及时构建起一套新时期档案监管理论，从而明晰一系列监管的要求、方法。

三、档案监管应当有所为有所不为，不能眉毛胡子一把抓。档案工作的涉及面十分广、档案种类多，《档案法》所界定的对国家和社会有保存价值的各种档案，都属监管范围。而实际操作必须有重点有步骤地进行，有所为有所不为才能有真正的实效。要对党和国家宝贵历史财富的重要国家档案进行监管，这部分档案一般保存在各级档案馆和国家机关中。要对事业单位和国有企业的档案进行监管，如教育、医疗机构的档案，公用事业单位的档案。要对涉及社会公共安全的属于民企、外企的档案进行监管，如列入重点工程的基本建设档案，上市企业的档案，还要对村、社区和一些社团的档案进行必要的监管。监管的程度上也要分层和区别，要将涉及到社会公共安全的档案分列出来，作为重点监管，如国家机关保管的档案中象户籍档案、工商登记档案、婚姻档案、土地登记档案、社保档案、房产权登记档案等必须重点加予监管，且不能等同于其他一般档案，应当加强监管的强度，确保这些档案的万无一失。

四、档案重点监管的范围应当随着社会发展变化而调整。社会发展变迁会影响到档案价值观变化，档案监管的根本目的是让档案为社会服务。近几年来一些领域档案管理的失控，暴露了一些问题。比如个人档案的管理随着大批企业转制，职工的下岗、退养等，职工档案材料的归档，档案的运转、保管上出现了新问题，反映到档案行政管理部门。这些职工档案的监管一直未真正纳入各级档案行政主管部门的视野，从目前和未来社会的发展需要出发，十分必要成为我们的重点监管对象。此前我们化大力的企业档案的指导管理，应当作一适当的调整，国有企业档案应继续监管，民企和外企的档案就不能作为全部监管范围，只能作为指导服务的范围，而且这种服务要尽可能地社会化，减轻档案行政部门的工作量，腾出更多的精力去监管社会的重要档案。

各部门档案管理篇3

关键词：节能减排；档案管理；创新管理

近年来，节能减排作为一项长期的、常态化工作受到国家和有关部门的高度重视，是生态文明建设的重要内容。档案管理是节能减排工作的基础组成部分，对于及时记录推广节能减排工作中的先进技术、经验及重要成果，为领导决策提供依据，为企事业和广大人民群众服务，充分发挥档案信息指导作用，创造最大价值有着重要意义。目前，节能减排档案管理较为粗放，流于应付，没有充分发挥其应有的利用价值。文章从实际出发，以多年节能工作经验，对如何加强节能减排档案工作的正规化管理，如何在实践中实现创新和突破进行了论述。

1节能减排档案管理存在的问题

1.1缺乏系统管理，领导重视程度不够

节能减排工作牵涉面广，较为分散，各主管部门各自为政，各管一摊。目前节能减排工作主要由各级发改、建筑、机关事务管理3个主管部门的节能科室负责，节能档案由各部门节能科室分别管理。节能档案管理并没有统一的标准和方法，有些主管部门的领导对此项工作认识不清，重视不够，疏于管理，导致节能减排档案不能及时收集、整理、归档、交存，很多宝贵的资料并未保存下来。

1.2缺乏统筹协调，日常管理流于应付

相比节能减排工作本身，节能减排档案管理利用工作并未进行相应部署协调，工作开展有很大的随意性和应付性。主要表现为：有些部门虽然设立了节能资料文件柜，但并不是放置档案用，而是为了单纯迎接上级业务检查所准备，资料整理与保管方法五花八门，因人而异，不符合档案要求，有些部门甚至把节能档案的收集整理当成负累，或者为了应急而虚构，无法发挥档案的正常作用。

1.3缺乏调查研究，档案管理与工作脱节

目前，多数部门的节能档案管理工作思维陈旧，停留在被动应付的层面。档案管理人员缺乏主动服务意识和针对节能工作特点及需要的调查研究，缺少对档案利用者的了解，不清楚节能档案工作要从哪些方面予以侧重，不了解档案利用者的具体需求。因此，档案管理与节能减排工作相脱节，没有充分发挥应有价值。

1.4缺乏专业人员，档案管理信息化程度低

多数部门的节能档案管理工作由兼职人员负责，这些人员没有经过专业档案业务培训，缺乏档案管理专业知识和管理技能。另一方面，这些兼职人员只做基本的纸质资料的收集整理，不注重电子档案的建立，或者电子档案不规范，不便查询、没有索引等。总之，节能减排档案管理人员专业素质及档案信息化程度亟待提高。

2加强节能减排档案正规化管理和创新实践的思考

2.1加强基础建设，建立自上而上科学管理体系

2.1.1整合资源，理顺部门联通渠道

节能工作主要主管部门为各级发改部门负责所辖区域内节能减排工作全面管理，各级建设部门负责建筑节能，各级机关事务管理部门负责公共机构节能［1］。各项工作虽然由不同的部门主管，但都围绕着节能的中心目标和任务来开展，是一个有机的整体，缺一不可，相辅相成。节能档案资料由各部门分别保管，互不联系沟通，不利于工作信息共享，不便于档案提供利用。因此，要将节能档案统一纳入档案管理体系，节能档案的技术指导、检查监督职责由各级档案部门履行，节能档案的形成、收集、立卷、归档、利用由各级节能主管部门完成。各级档案主管部门要定期到节能主管部门开展节能档案的督导工作，提供业务支持。各级节能主管部门要经常沟通交流，加强部门协作配合，整合节能档案资源，实现信息互补，使节能档案更好地为节能工作服务。

2.1.2强化教育，严格落实工作职责

各级档案部门要通过宣传教育和文件要求等方式，使各级节能部门的主管领导和具体档案管理人员统一思想认识，熟练掌握节能档案管理工作的基本方法，提高对节能档案管理工作的重视程度。各级节能主管部门要将节能档案管理工作具体落到实处，做到三个明确：明确节能主管科室为节能档案专职管理责任科室、明确分管领导、明确专职档案员，切实加强内部管理，使节能档案工作分工明确，责任到人。

2.1.3建章立制，规范工作程序

建立健全节能档案管理制度，进一步规范档案工作程序，是节能档案工作的基础。档案部门应结合节能工作特点，制订统一的节能业务档案管理方法及规范，明确节能减排档案的形成、收集、整理、归档、利用等各项标准，由各节能业务主管部门具体执行。各节能主管部门要从节能工作实际出发，明确本部门节能档案工作的要求，确立节能档案归档范围及保管期限，定期向档案部门移交。对于承担节能减排重点产品、重大技术创新项目、重点建设工程项目和重大技术装备研发及建设的各级单位，在进行项目鉴定或验收之前，应通过档案管理部门的项目档案专项验收。

2.1.4奖优罚劣，调动工作积极性

各级节能主管部门要加强垂直监督考核，将节能档案工作纳入考核评价范围，对节能档案不规范、不达标的下级节能主管部门，影响其整体节能工作考核排名，促进节能档案工作的规范科学开展。各级档案管理部门要将节能档案人员纳入档案系统人员统一管理，参加年度档案工作的评先评优，以先进带动整体，以争先创优带动节能档案工作创新提高，充分调动相关人员工作积极性。

2.2加强节能档案分类，创新节能档案工作机制

2.2.1找准规律，归档分类侧重

针对节能工作特点，对节能档案进行科学分类，并在归档工作中分别侧重，以便于更好地为档案利用服务。一是节能技术档案，其主要利用价值为网络查询、面向全社会公开。因此在归档工作中侧重于配套电子档案和索引的建立完善。二是节能宣传活动资料，主要利用价值为提供给相关媒体，扩大宣传活动的影响力。因此归档工作首要侧重时效性，同时要进行编辑筛选加工，确保档案资料按工作需求及时、准确、客观提供，正面、积极地引导舆论。三是节能工作档案。主要利用价值为如实反映工作进展情况。因此在归档过程中要侧重于档案的真实性、全面性和准确性，为上级检查和领导决策提供精准依据。

2.2.2完善服务，加强信息化建设

为充分发挥节能档案信息价值，要进一步建立健全档案资源信息化体系和档案人性化利用服务体系。一是加强协调沟通，建立节能主管部门档案协作机制。节能部门定期召开节能系统档案协作会议，整合各部门节能档案资源，对各部门节能档案管理工作进行自查及互查，为各节能主管部门互通有无、资源共享创建平台。二是定向利用，搭建信息化利用平台。各节能主管部门要充分利用网络、媒体等信息平台，将节能技术档案主要索引予以，定向为所需单位提供查询服务；要利用现有办公条件，加强节能档案的信息化管理，进一步强化节能档案数字化资料收集、整理、索引、编研工作，为档案利用及资源共享奠定坚实的数据基础；进一步加大节能档案网络化远程利用力度，结合政府信息公开工作，开展节能信息远程查阅服务，实现节能技术信息等资源的广泛共享。

2.2.3开展编研，提升利用价值

档案编研是开发档案信息资源的重要手段之一，是拓展档案社会服务功能的有效途径，是档案信息资源开发利用的重要手段［2］。节能工作涉及面广、专业性强、横向沟通较多，因此，节能档案管理人员要针对节能工作特点，进一步转变思维，搞好调查预测，摸清节能档案利用者的具体需求，了解档案利用者需要解决的问题和节能档案利用的问题点、时间点等。在此基础上，积极开展档案编研工作，按照需求特点做好档案提供利用工作。例如做好大事记、年鉴、总结、节能减排设备登记、节能减排工作纪实、节能减排产品图文集的编写、节能减排趋势分析等，为领导决策提供有价值的参考资料，为广大利用者提供所需内容，客观记录、展示节能减排工作的发展历程等［3-4］。

2.3加强人才队伍建设，增强档案人员综合素质

节能档案管理工作兼具节能与档案的双重业务性，现有档案人员多为节能科室的兼职人员，对档案工作的熟悉程度不高。因此，加强对节能档案人员的档案业务培训和政策宣传，会对节能档案工作的规范化、科学化起到重要的促进作用。各级档案部门应明确要求节能档案管理人员参加年度的档案业务培训，对节能档案管理人员普及档案管理基本知识，做到节能档案管理持证上岗［2］。各级节能主管部门要加强档案管理工作的宣传教育，定期与其他节能部门交流学习，找出自身差距并不断完善，不断增强节能档案工作意识。要针对节能工作特点，侧重档案信息化技术的学习运用，为节能档案搭建信息化利用平台，提供快捷优质的档案服务。要联系实际，强化节能档案人员的保密教育，使节能档案管理人员熟悉保密规定，正确处理档案利用与敏感信息保密的关系，增强档案信息的安全性，确保敏感信息不外泄。

作者:李伟旭 单位:秦皇岛市机关事务管理局

参考文献:

［1］王衡山.档案编研工作的实践与思考［EB/OL］.

［2］李伟旭.加强节能减排档案管理的一点思考［J］.档案天地，2014（增刊）.

各部门档案管理篇4

一是指导思想上存在着一定的偏差。我国档案事业处在一个大发展时期，档案工作领域快速拓展，档案馆库建设任务繁重，档案行政管理部门的工作重点放在档案事业的规划、具体业务的建设上，各极政府部门也要求档案事业加大发展，社会对公共档案的需要也日益增多，档案监管工作未能真正放到各级档案行政管理部门的议事日程，对档案监管工作的认识还未能真正到位。

二是在理论建设上还存在较大缺失。理论是人们行动的指南，只有准确的理论才能指引人们准确的实践方向。目前档案行政管理部门对档案监管工作的理论构建还处在初级阶段，仅明确了档案监管是档案行政管理部门的一项职能，提出了统计工作、安全保管等方面的要求，未能形成完整的理论体系。特别是对如何明确监管的范围，监管的工作标准，监管的具体措施等还处在摸索阶段，各地方的工作内容要求差异很大，各自为政，这就给监管工作质量造成较大的隐患。

三是重服务轻监管的观念弱化了档案监管工作。档案工作的服务性影响了一代档案人的思维，为党和政府做好服务，为社会服务是档案工作的基本任务，但并不是我们全部的指导思想和工作内容。档案工作的终极目标是提供服务。但对于档案行政管理部门来说，本身没有档案业务，只能用规划、组织、指导、监管等手段来实施职能，保障各类档案业务工作的正常开展。长期以来，档案行政管理部门的业务指导量极大，几乎占尽了绝大部分的工作内容。长期来对企业档案的指导是压在档案行政管理部门身上一项艰巨任务，有的地方对家庭档案也投入大量精力去组织指导，这种指导服务无可厚非，但是过分投入精力却削弱了档案行政管理部门的监管工作，有的甚至造成监管缺失。

四是档案监管的范围模糊。事实上档案行政管理部门目前还没有一个明晰的档案监管范围。档案法明确“县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。”然而这样原则性的规定没有得到具体的细化，似乎所有的档案都要去监管和指导，国家和省档案部门也没有提出明确的监督范围，造成基层档案管理部门监管工作没有规范，操作上难以把握。事实上很多地方档案行政管理部门对家庭档案工作投入了很多精力去指导，却未能对涉及千万人利益的人事档案进行有效监管，对重要的干部档案、公安户籍档案等重要档案，也以有专门部门在管为理由，放弃监管责任，这种监管的偏差和缺失危害极大。象干部档案、户籍档案，应当是主管部门负责业务指导，档案行政管理部门负责案例监管，业务指导与监管不能混为一谈，不指导不等于就不要去监管。而去指导的家庭档案则是属于家庭文化范畴，不属于监管范围。

五是监理工作没有形成系统性的工作要求、标准。档案行政管理部门长期对基层档案工作的监管以登记统计和执法检查为基本方式。各地除了档案馆和县市级机关的统计范围要求基本相同外，专门档案的登记统计就各不相同了。执法检查的范围和具体的要求除了归档范围和“八防”要求相同外，可操作性的监管要求、措施就不多，不成体系。直接监管范围基本在与档案行政部门同级别的党政机关内，下属单位的档案由主管部门负责检查监管。在实施监管检查时又很容易被档案业务检查内容所冲淡。

档案监管工作上存在的以上种种问题，严重制约了档案行政管理部门监管工作的深入和健康发展，在一些损害档案案例的突发事件发生时，难以保障档案的安全，为档案事业的健康发展留下隐患。面对党和国家向档案部门提出的关注民生，为促进和谐服务的工作要求，面对社会变革带来的全社会对档案要求的强大压力，加强全社会重要档案的监管已成为档案行政管理部门的迫切任务。

目前档案行政管理部门应从以下几方面改善档案监管工作的状况：

一、档案行政管理部门要进一步明确监管工作的指导思想，摆正档案监管工作的位置。《档案法》及各级各类档案法规上明确规定，档案行政管理部门具有监督和指导职能，且监督管理工作是主要任务，这是法律赋予的神圣职责，是一种国家意志。因此档案行政管理部门责无旁贷，应当不断地强化监管工作，增强监管工作的力度。各级档案行政管理部门要认识到社会发展的复杂性，洞察各种影响档案保管安全的潜在危机，从各地发生的档案损毁事件中引起警惕，吸取教训，把确保本行政区域内档案保管安全作为首要监管任务，加强各种应对自然风险和人为破坏的防犯措施，力保万无一失。要汲取金融、证券等国家管理部门在监管工作上的经验和教训，要尽力在档案监管工作上有所作为。

二、档案行政管理部门要尽早构建起完整系统的监管工作理论，并对实际工作进行有效的指导。有准确系统的理论指导，是开展一切工作的前提。《档案法》明确档案行政管理部门的监管责任和任务已有21年，我们也作了长期有效的实践探索，积累了很多经验和理论。随着社会形势的发展，档案事业和档案监管还要随着形势变化而改进发展，但不能无止境地探索，摸着石头过河只能是初级阶段，我们应当认真总结，及时构建起一套新时期档案监管理论，从而明晰一系列监管的要求、方法。

三、档案监管应当有所为有所不为，不能眉毛胡子一把抓。档案工作的涉及面十分广、档案种类多，《档案法》所界定的对国家和社会有保存价值的各种档案，都属监管范围。而实际操作必须有重点有步骤地进行，有所为有所不为才能有真正的实效。要对党和国家宝贵历史财富的重要国家档案进行监管，这部分档案一般保存在各级档案馆和国家机关中。要对事业单位和国有企业的档案进行监管，如教育、医疗机构的档案，公用事业单位的档案。要对涉及社会公共安全的属于民企、外企的档案进行监管，如列入重点工程的基本建设档案，上市企业的档案，还要对村、社区和一些社团的档案进行必要的监管。监管的程度上也要分层和区别，要将涉及到社会公共安全的档案分列出来，作为重点监管，如国家机关保管的档案中象户籍档案、工商登记档案、婚姻档案、土地登记档案、社保档案、房产权登记档案等必须重点加予监管，且不能等同于其他一般档案，应当加强监管的强度，确保这些档案的万无一失。

四、档案重点监管的范围应当随着社会发展变化而调整。社会发展变迁会影响到档案价值观变化，档案监管的根本目的是让档案为社会服务。近几年来一些领域档案管理的失控，暴露了一些问题。比如个人档案的管理随着大批企业转制，职工的下岗、退养等，职工档案材料的归档，档案的运转、保管上出现了新问题，反映到档案行政管理部门。这些职工档案的监管一直未真正纳入各级档案行政主管部门的视野，从目前和未来社会的发展需要出发，十分必要成为我们的重点监管对象。此前我们化大力的企业档案的指导管理，应当作一适当的调整，国有企业档案应继续监管，民企和外企的档案就不能作为全部监管范围，只能作为指导服务的范围，而且这种服务要尽可能地社会化，减轻档案行政部门的工作量，腾出更多的精力去监管社会的重要档案。

各部门档案管理篇5

【关键词】物价部门，档案，管理

随着时代的发展，档案管理工作显得十分重要，尤其是各级物价管理部门，其档案管理工作更为重要。所以各级物价管理部门一定要高度重视档案管理工作，增强对物价档案工作创新意义的理解和认识，建立健全物价档案管理制度，提高物价管理部门档案管理人员的业务素质和工作能力，提高物价档案利用价值。作为一个县级物价局的档案管理人员，我对档案管理工作，有以下几点想法：

一、当前物价档案管理还明显地存在很多问题，具体表现在以下几个方面：

1、重视程度还不够平衡。档案工作的重视很不平衡，少数物价管理部门对档案工作重视还不够，档案意识薄弱，监督力度不强，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证，虽然有的物价管理部门把档案工作列入年度工作计划，也有专人负责抓落实，但真正把档案管理工作作为本部门工作有效机制来抓方面还存在缺限。从我们检查中发现，有的物价管理部门重要的业务档案没有及时整理、装订、归档，移交综合档案室，而是放置在职能各科室。客观上讲，行政执法档案、重要业务档案放置在职能科室可以方便查阅利用，归入档案室保管给调阅利用确实造成不便，但按照档案管理要求，不符合档案法规定。

2、档案室保管条件较差。多数物价管理部门还达不到档案管理要求，与整齐、规范统一的要求还有一定的差距。少数物价管理部门将档案室变成了杂物室，设施设备老化，有的档案室设施设备不齐全，档案柜也五花八门不统一，比较零乱。个别部门档案室设防意识不强，设施设备不完善，管理体制不到位，使部分档案受到损害。档案室保管条件差的原因，从客观因素上看，有些物价管理部门办公用房比较紧张，单独拿出一间房子作为档案室的确存在困难；而有些相对有条件的物价管理部门设置的综合档案室整体上也不规范；甚至有极个别的物价管理部门根本没有对档案进行保管，档案资料象垃圾一样堆放在某一角落。这样，势将造成档案资料的严重毁坏和遗失。这些问题的产生，究其根本原因则是对档案工作认识不足，档案管理制度落实不够。

3、业务素质还相对薄弱。档案管理工作不仅是一项政策性很强的工作，还是一项专业性技术性很强的工作，档案人员要有较好的专业素质，才能胜任档案管理工作。在上级部门最近的一次工作检查中竟然出现：有的物价管理部门的档案人员因一岗兼多职疲于应付日常事务，没有时间和精力从事档案管理工作，加上工作需要变动频繁和业务素质欠缺，直接影响了档案管理工作的持续性和稳定性；有的物价管理部门的档案人员因业务不精，导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确，档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生；有的物价管理部门的个别领导和档案人员对档案工作重要性和责任性认识还不够，存在随意应付了事思想，对各科室必须要形成的档案资料及时整理归档监督指导力度不够，思想上存在着为难情绪。有的物价管理部门领导对档案人员思想、工作、生活上的关心、支持、了解不够，使档案人员对本职岗位工作热情降低，给档案工作发展造成了许多制约因素。上述问题不同程度地影响了档案工作循序渐进地开展，影响了档案工作为经济和社会服务功能的发挥。

4、缺乏运用自动化对档案管理方法进行改进。目前，一般档案管理都是采用软件管理，物价管理部门的档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的相对比较落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是缺乏对档案工作重要性的认识，资金投入少，觉得不太有必要；二是目前档案资料并没有录入电脑，还按手工在进行工作，还没有得到有效运用。

二、针对以上的档案管理工作中出现的问题，我认为应该提出以下对策来解决：

1、各级物价管理部门要高度重视档案管理工作。各级物价管理部门要加强督促，定期检查，发现问题，要及时查清事实，分清责任，严肃处理，决不能姑息迁就。对在档案管理中不认真审查或审查把关不严的人员，要视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分；对伪造档案材料、出具假档案、假证明的人员，要依据有关规定给予党纪政纪处分，触犯法律的，要依法追究法律责任；对工作不负责任、违反职业道德规范等不适合做人事档案管理工作的人员，要坚决调离或予以辞退。对发生违纪违规行为的物价管理部门部门，要限期整改；问题严重的，要责令立即进行整顿。

2、增强对物价档案工作创新意义的理解和认识。档案工作创新是适应知识经济时代的需要。当前，在档案内容不断扩张的同时，存在着内容的陈旧性和档案利用的局限性，在一些方面存在着明显的不适应。作为档案工作者，要深刻挖掘知识经济时代档案工作新的内涵和特点，具有广阔的视野和开放的思维，适应今天的发展和变化，抓住时机，迎难而上，勇于探索，不断创新，去除旧的档案工作观念，使档案工作与时俱进。

3、建立健全物价档案管理制度。

⑴制定归档制度。归档制度应明确规定各种文件材料的归档原则、归档范围、文件的要求及归档时间，使其能够全面地反映档案管理情况，以便提供利用。

⑵安全保管制度。档案保管工作，是实现维护档案完 整和安全的重要环节和主要手段，安全保管制度必须充分考虑现有客观条件，制定出与之相适应的安全保管措施。

⑶建立档案保密制度。保密制度主要是利用档案的保密措施及对档案人员的保密要求。

⑷建立档案借阅制度。借阅制度应明确规定借阅档案时所应具备的各种手续及借阅时对档案保护等的要求以及复制、抄录、反馈登记等制度。

各部门档案管理篇6

1、高校人事档案管理模式的现状分析。"模式"一词， 《现代汉语词典》作"某种事物的标准形式或使人可以照着做的标准样式"①解释。尽管高校人事档案的构成并不算复杂，只有干部档案、工人档案和学生档案三个基本类别，但其管理模式却有待深入研究。如果按照人事档案是否与高校十大类档案一同纳入综合管理范围来分，那么高校人事档案管理模式就有纳入管理模式与非纳入管理模式；如果按照人事档案与高校十大类档案以及人事档案各类别集中管理程度来分，那么高校人事档案管理模式就有集中管理模式、相对集中管理模式、分散管理模式。纳入管理模式即将高校人事档案中的全部类别或部分类别划归给本校档案馆室，由本校档案部门实行档案业务管理，档案行政管理仍归各有关部门。纳入管理模式可以称为集中管理模式，其实质是人事档案实体和人事档案信息的集中统一管理。非纳入管理模式的表现比较复杂，各种类别的人事档案在不同高校的管理模式不尽相同。例如，按照高校人事档案归口管理部门的不同，干部档案有组织部门管理模式、人事部门管理模式、地方人才中心代管模式；工人档案有人事部门管理模式、产业实体部门管理模式、地方劳动部门代管模式；学生档案有教务部门教务处部、成教处院管理模式、学生管理部门学生处、研究生部院管理模式、系院管理模式。非纳入管理模式又可以分为相对集中管理模式和分散管理系院管理模式，实质都是人事档案实体和人事档案信息的分散管理。通过上面的分析，我们不难得出这样的结论：高校人事档案管理模式按照不同的分类标准，就会有不同的结果；高校人事档案管理模式具有多样性、复杂性。

2、高校人事档案管理模式的改革探讨。在高校档案工作管理体制改革过程中，一些高校将本来隶属于组织人事部门、学生管理部门、教学系院、教务管理部门、产业管理部门的教职工档案、学生档案移交高校档案部门管理，将人事档案纳入高校档案综合管理范围，实行由高校档案部门集中统一管理本校绝大部分档案的模式，即改非纳入管理模式为纳入管理模式，改分散管理模式、相对集中管理模式为集中管理模式。对这种现象如何评价，档案界褒贬不一。

早在1991年，董德臻同志就提出"人事档案应纳入高校档案综合管理"的观点②。这在当时，无疑是高校档案学理论研究的一种创新。遗憾的是，在当时这一观点并没有引起人们足够的重视，没有引起理论上的争鸣。在世纪之交的今天，随着高校管理体制改革的不断深化及其对高校档案工作体制的碰击，高校档案界就上述问题重新展开了探讨。例如，陈蓉辉同志认为，高校人事档案纳入综合管理有其优越性和可行性。 " 如果把文书档案和科技档案综合管理作为高校档案管理改革的第一次飞跃，那么，把人事档案和专业技术人员业务档案纳入综合管理的范畴，就实现了高校档案管理改革的第二次飞跃。"③从上不难看出，该同志对高校人事档案纳入综合管理不仅是持肯定态度，而且评价甚高。但是，苏平、常灵芝、林晓金三同志对上述观点有着不同看法。一方面，他们肯定了在建立档案馆的高校，人事档案由人事部门移交档案馆，实现了高校档案全部由档案部门综合管理的格局是高校档案管理的一项改革。另一方面，他们对"在高校规模不大，只是成立了综合档案室的高校"，人事档案移交档案室管理的作法提出质疑。④他们认为， " 处于动态的人事档案应由人事部门管理"， "死亡人员人事档案移交档案室"管理。⑤也有些同志认为，仅就人事档案中的干部档案而言，1991年4月中共中央组织部、 国家档案局联合颁布的《干部档案工作条例》规定，干部档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由干部主管部门领导与指导，实现分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。而高校档案部门，无论是档案馆还是综合档案室，既非档案行政管理部门，更非干部主管部门，管理干部档案无疑是违反有关规定的。所以，高校档案部门管理人事档案是不合适的。

上述观点基本上可以分为三种：其一、人事档案纳入高校档案综合管理具有优越性和可行性；其二、人事档案纳入高校档案综合管理在规模较大、设置了档案馆的高校可行，在规模较小、设置综合档室的高校未必可行；其三、人事档案纳入高校档案综合管理有违《干部档案工作条例》，人事档案不宜归口高校档案部门管理。这些观点基本上反映了档案界对高校人事档案管理模式及其改革的看法，有较强的代表性，都具有一定的思想深度和理论见解，都有各自的赞同者和支持者。

二、高校人事档案管理模式的理性思考

针对高校人事档案管理模式的现状及其改革引发的探讨，档案界的有识之士一直予以密切关注，积极支持对高校人事档案管理体制和管理模式的各种探索。有关档案期刊甚至在同一期刊登两篇不同观点的文章，以引起人们对该问题的重视和深入思考。不过，如果我们认真研究这些文章后，对照高校人事档案管理模式的实践，就会发现，我们的理论研究在某种程度上似乎同步于甚至落后于高校档案工作的实践。理论研究往往变成对档案工作实践的一种简单阐述，甚至是事后补充说明。高校人事档案管理模式研究也有这样一种倾向，为此，我们必须对之进行理性思考。

1、纳入管理模式的优点。有人认为，高校人事档案纳入管理模式和非纳入管理模式相比，其优点在于精简机构和人员，充分利用档案部门现有的保管场所和管理设备。这固然不错，但不能忽视了最重要的一点，那就是人事档案信息和其它档案信息资源共享。人事档案纳入管理后，其材料收集的某些缺口和难点，可以更为直接和方便地从党群、行政、教学、科研等大类档案中查找有关材料，只要经过简易加工，就可以归入人事档案；档案部门在进行编研时，也可以使编研成果在广度和深度上得到强化。但是，上述优点仅仅是一种可能，要想使这一潜在的优越性转化为现实的优越性仍需付出努力。例如，要切实做好档案人员之间的科学分工和协作；要统筹安排档案库房；要做好人事档案平时的保密和安全、利用时的审批手续等。唯有如此，才能实现档案信息的增值，方便档案信息资源互补和共享，有利于各类档案的保管和利用。可以这样说，高校人事档案纳入管理模式确实存在一些优点，但是实现这些优点是有条件的，并非人事档案一纳入综合管理就能体现这些优点。

2、非纳入管理模式的评价。纳入管理模式与非纳入管理模式相比有诸多优点，是不是说非纳入管理模式就应该立即退出历史舞台呢﹖答案是否定的。其原因有三：第一，非纳入管理模式的存在有其法规上的依据，尽管其在一定程度上不利于高校档案相互补充和增值，但是只要处理好相关部门之间的关系，照样能够应付日常的提供利用。正因为如此，许多人认为高校人事档案还是不纳入综合管理好，多一事不如少一事。第二，非纳入管理模式导致高校人事档案与高校档案事业整体以及人事档案内部各类别之间管理水平不平衡。有些实行人事档案非纳入管理模式的高校，人事档案管理缺乏必要的硬件，人员虽政治素质好，但业务水平低，管理水平明显不及其它类档案；干部人事档案由于其重要性特殊，受到重视程度要普遍高于工人档案和学生档案，在投入上得到要多一些，管理水平也相应高于工人档案和学生档案。第三，非纳入管理模式在一定时期内仍应存在下去。因为纳入管理模式尚处于探索阶段，它要受许多条件限制，有许多理论问题没有得到完满解决，它在一些高校试行取得一些成效，但是否在所有高校都可行却不得而知。因而对非纳入管理模式无论是相对集中模式还是分散模式一概否定为时尚早，需要实践的进一步检验，也需要修改有关法规文件，但是必须有一个时间过程。

3、高校人事档案管理模式的优化。通过上面两点分析，我们可以推断，高校人事档案的纳入管理模式集中管理模式和非纳入管理模式相对集中管理模式、分散管理模式将在一定时期内在不同高校并存，并不是谁取代谁的问题。由于各种管理模式自身都存在一些弊端和不足，因而对其优化就显得非常必要。只有如此，这些人事档案管理模式才能算是标准形式或标准样式，方可有推广的意义和价值。高校人事档案管理模式的优化必须注意这样几个问题：其一、成立校院一级的档案工作委员会和建立人事档案工作网络对人事档案管理模式的优化至关重要。因为高校人事档案管理模式，说到底是由各高校档案工作管理体制决定的。人事档案归口管理部门不同，管理体制和管理模式必将各异。成立档案工作委员会，建立人事档案工作网络，无论是对纳入管理模式还是非纳入管理模式而言，都可以及时地处理随时可能出现的矛盾，解决分繁复杂的问题。其二、在高校人事档案管理模式优化过程中，对纳入"综合管理"提法中的"综合"一词要正确理解。如果认为高校档案综合管理范围必须包括高校全部档案的话，那么高校档案综合管理的难度无疑增大。高校档案综合管理应当有一个相对性，有一个程度，有一个循序渐进的过程。就高校人事档案纳入综合管理而言，也只能是部分人事档案，而非全部人事档案。例如，高校产业部门的某些聘用的管理人员、工人档案，他们的档案恐怕交由地方人才交流中心和地方劳动部门管理更为合适。再如，学生档案中的成教生档案，由成教处院管理无疑比档案部门管理更令人信服。所以一提高校人事档案纳入综合管理，就认为是将高校所有人事档案都纳入综合管理范围的想法是不切实际的。其三、高校人事档案管理模式的确立与高校规模并无直接关系，与是否设置档案馆也无必然联系，这是人事档案管理模式优化注意点之一。笔者认为，人事档案纳入管理模式与非纳入管理模式，对小规模、一般高校是否适用，对大规模、重点高校是否适用，关键要看各高校档案工作的实际情况。在一些小规模高校，形成十大类档案并不多，校方便将部分人事档案也划归档案室管理，运行效果非常好。而一些大规模高校，由于其形成的十大类档案数量多，档案存放场所和管理设备一时难以得到改善，将人事档案纳入综合管理反而不利于档案工作的开展。所以，有些同志认为在规模较大、设置档案馆的高校，人事档案移交档案部门管理，而在规模较小、设置综合档案室的高校人事档案不宜移交档案部门管理的说法是值得商榷的。其四、高校人事档案管理模式的优化，要靠相关制度来保证执行。对纳入管理模式而言，既要将人事档案纳入到档案工作制度体系中去，又要将人事档案制度的特点体现出来。例如，人事档案中的查借阅制度、转递制度、保管保密制度，与高校十大类档案有明显区别。对非纳入管理模式来讲，在档案部门和管理人事档案的部门之间应当建立档案信息交流制度，使得两者之间互通有无。只要将这些制度建立起来并认真执行好，高校人事档案管理模式的优化才能落实到实处。

注释：

①中国社会科学院语言研究所词典编辑室编：《现代汉语词典》，商务印书馆1983年1月第2版，800页。

②董德臻：《人事档案应纳入高校档案综合管理》， 《学校档案》，1991年第2期40棧矗币场?/p>

各部门档案管理篇7

一、档案管理的重要性

规范化、科学化的档案管理，是企业必须做好的一项基础性工作，也是成为一流企业的一项重要保障。当今世界已进入知识经济和信息时代，档案作为一种信息资源，作为企业生产、技术、科研和经营等活动的真实记录和一项基础性工作，同时作为与企业同步发展的无形资产，在企业管理等各方面正积极地发挥应有的重要作用。

随着经济的快速增长。农场的制度和管理水平也在改革中不断完善提高，这就对档案管理工作的发展提出了新的要求。在企业发展的同时档案工作不被削弱，建立一套适应本单位业务特点、体现企业规范化、科学管理水平的档案体系，使得档案工作的发展不置后于企业发展速度，全面地记录和反映企业建立、建设和发展的历史过程，是办公室行政管理的重要组成部分和必须做好的一项基础性工作，成为一项紧迫的任务。它将为农场各项综合业务、研究工作的开展创造必要条件，对规避和抵御各种风险，提高企业的市场竞争力、推动企业持续发展起重要作用，也成为衡量企业经营管理水平的重要标志。

二、进一步增强做好档案管理工作的自觉性

尽快突破办公室当前档案初级保管管理，行政、人事档案保管单一的阶段，在规范档案的管理的前提下，积极拓展档案信息资源。

首先，要熟悉、掌握企业的业务情况和专业知识，针对企业的业务性质以及内部组织结构重新调整档案的类目：其次，还要系统地整理历史档案，积极开发档案信息资源。目前，农场档案管理工作存在的问题：各业务部门档案工作开展并未形成制度，这一问题主要表现在以下几个方面：一是业务部门没有把档案工作纳人部门职责范围，导致部分档案信息的流失。二是在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。企业档案信息的流失问题主要表现在：业务部门研究人员对企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记等档案大多掌管在相应的当事人手中，不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件。这些问题直接随着人员的流动导致档案信息资源的部分流失。

上述档案信息资源流失部分，正是亟须拓展、开发的档案资源。

再比如，建立并完备科研、声像载体、实物、设备、外事、会议及公关活动档案等文书、科技、专门档案的工作，此项内容也是整体档案管理工作顺利进行的前提。只有将档案有条理地进行分门别类，才能保证档案准确、有效地收集和利用。为档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定与统计等管理工作提供基础，体现档案的价值所在。

三、档案管理模式上集中统一，实体分部门保管利用是档案管理工作的发展方向

档案工作许多传统的做法和管理模式对做好不同时期的档案工作起到了积极作用，但结合企业具体实际情况来看，有一些传统做法似乎不能适应当前企业发展的需要，必须进行重视和创新。其中包括档案工作收集、整理、鉴定、保管、统计和利用六个环节和一些具体的操作手段的革新。遵照国家有关部门对企业的管理规定，财务部门和综合业务部门是极为特殊的部门，其有关的文件、报表、合同管理是绝对机密的。所以这部分档案以分散保存的形式保管。在结合农场档案管理工作精神的前提下，从组卷的形式到装订的手段。尽量简化档案部门长期推行的一些烦琐的操作步骤和不必要的过程、环节。在模式上集中统一，尽快完成归档程序，尽量缩短立卷归档周期。在模式上集中统一，即要求公司各部门所保管的档案要相对集中到一人，这样不致因各部门档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。同时各部门都要复制一套目录归办公室档案部门备份保存，也就是我们常说的目录交流，这样会更清楚地整体记录企业发展和业务管理的轨迹，档案管理工作做到有条不紊，整齐规范，有规可循，有目可查。这种企业档案的价值是无形资产的，同时也能为日后档案综合利用提供便利条件。但怎样做到既不影响日后调档利用，又便于推行各部门在繁忙业务之余立卷，而不视其为额外负担，值得进一步探讨。因为无论是档案的业务工作，还是档案的管理工作以及档案信息的交流，其最终的目的都是帮助解决具体问题，提高管理效率和管理水平，而不是增加管理环节。

四、努力提高档案管理人员的专业知识和业务能力

档案工作既是一项业务性工作。又是一项管理服务性工作。这要求从事档案工作的档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段、方式，给档案管理人员提出了更高的要求。

提高档案管理人员的业务能力和工作技能，我认为主要体现在三个方面：一是要认真学习档案管理知识，提高认识档案知识的水平。不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，夯实理论基础。二是对档案工作自身的要求，要全面了解、掌握公企业的业务，要不断提高档案管理方面的业务水平和工作技能。三是要勤总结，勤改进，不断创新。

五、要认真研究档案工作中遇到的新情况、新问题。完善档案管理制度加强档案管理的规范化建设，健全各项档案制度，制定相关管理制度

档案信息是一种无形资产，也是企业的宝贵财富。为使档案信息资源不流失，要建立健全档案管理制度，有了规章制度的规范和约束，才能保证档案工作合理化的实施开展，这也是档案管理工作顺利进行的保证。

各部门档案管理篇8

校外教育是我国教育事业的重要组成部分，是基础教育的主要领域，是实施素质教育的广阔天地。校外教育以公益性、思想性、趣味性、科学性为指导思想，以儿童少年的兴趣爱好为出发点，以整个社会为大课堂，以实践体验为特征的儿童少年校外教育活动。

校外教育是儿童少年等未成年人活动的场所、是实施素质教育的主要渠道、载体和教育模式。所以，现在人们把校外教育比喻成小麻雀，麻雀虽小但五脏齐全。这就是校外教育机构档案收集工作的复杂性、和工作的难点所在。

在中心各项管理工作中，档案工作是基础性工作，而档案的收集工作又是档案工作中的基础，可谓基础中的基础，由此可见档案收集工作在中心管理工作中起着至关重要的作用。

俗话说，巧妇难为无米之炊。在中心档案管理工作中，文件收集不全，归档工作的质量又怎能保证。如何收集，怎样收集，制定怎样的收集制度和方法，是保证档案工作质量的必要前提条件。

一、争取领导对档案工作的最大支持，是解决收集工作难的关键

（一）档案工作的辅和服务性，决定了档案工作是容易被忽视的岗位

档案管理工作属于后台默默奉献的服务岗位，不像中心各个业务人员工作业绩是显而易见的；档案管理人员的工作和成绩通常是不被了解的，在大多数人的心里档案管理工作是随便可替代和兼职的岗位，因此档案管理工作缺乏被人理解和受领导重视的机会，制约了档案管理工作人员的积极性，这对中心各个管理部门项目档案的收集工作也会产生很多不利的影响。

（二）档案管理人员要积极宣传档案工作的重要性，提高中心全员档案意识

每年工作开始，中心档案管理人员就要经常对中心各个职能部门兼职档案员进行业务指导和技术交流，多向领导汇报档案收集管理的进展情况，请领导帮助解决工作中的难题，取得领导和中心全员对档案管理工作的理解和支持。

（三）中心档案管理人员应争取变被动为主动

目前大多单位，不论是机关还是企事业单位，档案管理工作大多归属于办公室，不是独立的职能部门，档案工作人员少，没有决定权，只能是给什么收什么，收什么整理什么。这种情况给档案收集工作带来一定的被动和困难，同时也极大地影响了档案的完整性。

（四）档案收集的特点和重要性

档案收集工作涉及到中心的各个部门，具有难度大、数量多、涉及工作面广的特点。档案管理水平直接反映着中心工作的管理水平，因此要提高全员的档案意识，争取领导的最大支持，解决档案收集过程中的实际困难。

二、建立健全有针对性的档案管理制度，制定切实可行的档案管理办法

印发档案管理办法，传达到中心的各个部门的全体人员。在档案管理办法中要制定出档案归档的分类方案、各项档案管理制度，包括档案收集制度、整编制度、归档制度、验收移交制度、保管制度、保密制度以及借阅查看制度等。档案管理制度中要详细规定各个职能部门具体项目档案收集的范围、质量要求、档案验收的要求和档案移交制度，并结合各个职能部门日常工作自身的特点，细化档案具体的收集办法。

（一）归纳中心各个职能部门每项工作需注重加强收集的文件材料、照片、声像资料整理与收集工作

1.根据中心各个部门的职能，对每项工作会产生的文件，进行评估，准备预归档的档案夹，每当一项工作完成之后，业务人员可将产生的文件放到预归档夹中，待到年底统一归档。

2.中心的各个职能部门产生的文件，主要指在行使职能工作中形成的文件，其中包括：中心发文和收到的外单位的来文等。

（二）制定档案收集制度

1.明确档案的收集、整理是各中心各个职能部门兼职档案员的基本职责。

2.中心各个职能部门的领导要对本部门档案的收集工作负责，要按中心档案管理的要求，督促部门兼职档案员按时将归档好的文件交到中心档案管理人员。中心档案管理人员要重视文件的收集，从各个职能部门以开始工作抓起，设部门兼职档案人员专人负责收集和管理形成的文件，并定期接受中心档案管理人员对本部门的检查。

3.各个职能部门负责人在一年工作结束或一个项目告一段落或完成某一阶段时，组织收集、整理相关文件，随时归档。

（三）确定文件归档的质量要求

1.归档的文件应当为原件。如果案卷内有复印的文件材料时，要求复印件字迹清晰，反差效果良好，必须与原件内容及形式保持一致，在备考表中说明提供复印件的单位及原件保存地点并加盖公章。

2.文件的内容必须真实、准确，与工作实际相符。

3.归档的文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

4.文件材料的抄写要字迹工整、清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。不得使用未经国家颁布实施的简化字，禁止使用涂改液。

5.归档的文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210mm），图纸宜采用国家标准图幅。

6.归档文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。对于破损的文件、图纸应进行托裱，不得使用胶纸带粘贴。如果有图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，允许使用计算机出图，但不得使用图纸的复印件。图纸内容必须清晰。

三、掌握档案收集的方法

1.中心档案管理人员要将各个职能部门应该归档的范围发放到各个职能部门领导及兼职档案人员手中，要明确规定各个归档的具体内容、份数和归档时间等。待各项工作完成之后，将文件检查齐全无误后归档。

2.中心的各个职能部门，在工作时要注意文件的收集，采用预立卷的方法，在每项工作完成后，将文件按时间或事件预归档。为日后的档案收集做好准备工作，将所有应该归档的文件归档。

3.中心档案管理人员要经常与各个职能部门的兼职档案人员联系，对他们进行必要的档案知识的培训，帮助他们解决工作中的问题，使归档的文件齐全完整。

4.归档时间一般在第二年的6月份以前。

各部门档案管理篇9

部门档案管理办法及实施细则一第一章　总则

第一条　为进一步提高中医药科学技术事业单位(以下简称中医药科技事业单位)档案管理水平，根据国家档案局、国家科委、建设部颁布的《科学技术事业单位档案管理升级办法》的规定，结合中医药工作的实际情况，制定本实施细则。

第二条　本细则适用于县团级以上(含县团级)独立的中医药科技事业单位。

第二章　申报、考核与审批

第三条　中医药科技事业单位档案管理分为：国家一级、国家二级和国家中医药管理局局级(以下简称局级)。国家一级、二级按国家档案局制定的(科技事业单位档案管理国家标准及考核内容》进行考评，局级按《中医药科技事业单位档案管理局级标准及考核内容》进行考评。

第四条　中医药科技事业单位档案目标管理申报工作，采取自愿申报、分级考评、审批的办法。

第五条　各申报单位在按照不同级别的科技事业档案管理标准及考核内容进行自检后，按其隶属关系向主管部门提出申请报告。

第六条　考评工作程序：

(1)听取申报单位自检情况的汇报;

(2)对照申报等级标准，结合实际情况逐项考核评分;

(3)根据考核结果进行综合评议，提出考评意见作出考评结论;

(4)向申报单位公布考评情况，并宣布考评结果。

第七条　中医药科技事业单位局级档案管理的审批工作按隶属关系进行，局直属单位报国家中医药管理局审批;地方所属中医药科技事业单位报省、自治区、直辖市档案行政管理部门或国家中医药管理局审批。

第三章　考评组的组织

第八条　根据中医药科技事业单位档案目标管理工作的需要设立考评组。国家中医药管理局负责直属单位的考核评审工作;地方所属中医药科技事业单位的档案目标管理工作以地方档案行政管理部门为主，会同地方中医药管理部门组织考核评审。

考评组一般由5-7人组成，考核局级档案目标管理单位时，至少应有3名局级以上评审员参加。

第九条　局级评审员的条件：

(1)能正确理解并执行国家关于档案工作和科技事业单位档案管理工作的方针、政策、法规和标准：

(2)能够熟练掌握中医药科技事业单位档案目标管理标准，工作认真负责，秉公办事;

(3)具有初级以上专业技术职务或大专以上学历并有三年以上档案业务指导或中医药科技管理工作经验。

第十条　评审员的职责：

(1)接受对中医药科技事业单位档案目标管理工作的业务咨询;

(2)参加目标评审工作;

(3)及时向档案行政管理部门反映档案目标管理工作的情况和问题。

第十一条　部级评审员由国家中医药管理局推荐，国家档案局审核后聘任。局级评审员由中医药科技事业单位推荐，国家中医药管理局审核后聘任。

第十二条　局级档案管理评审员任期三年，到期可以续聘，不再从事档案目标管理工作的应解聘。

第四章　奖励、监督与检查

第十三条　档案管理等级证书是验证中医药科技事业单位档案管理水平的标志。获得档案管理等级证书的单位按国家档案局升级办法的规定执行。

国家中医药管理局负责印制局级档案管理证书，不定期公布局级档案管理达标单位名单。

第十四条　对档案目标管理工作做出重要成绩，表现突出的档案管理人员，其事迹可作为评选先进工作者或晋升的考核依据。

第十五条　国家中医药管理局会同有关档案部门，定期或不定期地对已达到档案目标管理的中医药科技事业单位进行复查。发现单位的档案管理水平低于证书等级时要求单位限期整改，到期不合格者，要上报发证机关予以降级并收回其证书。对档案目标管理工作中不坚持原则的考评组提出批评，并取消不合格单位的局级档案管理等级资格。

第五章　附则

第十六条　本实施细则由国家中医药管理局负责解释。

第十七条　本实施细则自公布之日起实行。

部门档案管理办法及实施细则二一、文书档案归档制度

1、各部门在各项活动中形成的具有价值的文件、材料均属归档范围，交行政部统一管理。

2、各部门形成的文件、材料由兼职档案员(各部门内勤)收集、审定、整理、立卷。

3、归档的文件材料应齐全、完整、准确可靠(文件的正文与附件、印件与底稿、请示与批复)无缺页、破损现象。

4、下发文件不仅要在硬盘、软盘中保存留档，还应留有书面材料存档。

5、凡归档的文件必须留原件存档，书写整齐，用毛笔、蓝黑色钢笔、碳素笔抄写，如有不符合要求的档案员有权退回原部门重新书写。

6、重要文件如部门需用可进行复印，但原件必须归档。

7、机关工作人员外出学习、考察、参加会议带回的文件、一律交办公室统一登记、立卷、归档管理。

二、专职档案工作人员岗位责任制

1、认真学习专业知识，贯彻执行档案法档案法实施办法，热爱本职工作，忠于职守，维护党和国家利益，工作尽职尽责，自觉遵守档案工作各项规章制度。

2、负责公司各种档案资料的收集、分类、整理、编目、排列、上架、保管、借阅、鉴定、销毁、移交等工作。档案质量和工作质量符合规范要求。

3、负责公司有关部门档案工作监督指导、业务培训工作。

4、负责档案库房各项制度的落实。

5、积极提供档案的利用，充分发挥档案利用效果，认真总结经验，为领导决策和机关各项工作提供优质服务。

三、兼职档案工作人员岗位责任制

1、各部门配备一名兼职档案员，负责本部门文件、材料的收集、整理、归档立卷工作。

2、兼职档案人员要热爱档案工作，熟悉业务，工作认真负责，把好案卷质量关，按时完成兼管档案的任务。

3、兼职档案员应于次年2月底前，将整理好的档案向档案室移交。

4、严格执行各项档案管理制度。

5、接受本公司专职档案员的监督指导。努力学习档案业务知识，不断提高业务水平。

四、部门立卷制度

1、凡本部门在各项活动中形成的文件、具有保存价值的资料均属本部门立卷归档范围。

2、各部门兼职档案员，负责对本部门的文件资料进行收集、审定、整理、立卷。

3、兼职档案员要严格遵守相关的规章制度及各项档案管理制度，按综合档案室提出的各项要求立卷，保证立卷质量。

五、档案保管制度

1、各门类档案由综合档案室集中统一管理，配备档案员负责档案的保管工作。

2、按照档案管理有关规定，对各类档案应做到存放合理，排列有序，查找方便。

3、档案员对室藏档案材料要经常进行检查，对已到借阅期限尚未归还的档案材料，要及时跟踪追还，防止丢失。

4、库房要保持清洁卫生，温度要经常保持在1424℃，相对湿度要保持在4560%，防止危害档案的现象发生。

5、档案库房内做到八防即防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫，定期检查。

6、库房内严禁吸烟，严禁存放易燃、易爆危险品，停电时，一律用手电照明，不得使用易燃器具。

7、与档案库房无关人员一律不得进入，随时关好库房门窗，确保安全。

六、档案保密规则

1、档案工作人员要提高警惕性，遵守保密纪律，坚持原则，认真执行各项制度。

2、凡到综合档案室查阅档案者，都要认真遵守安全保密制度，严格履行档案查阅手续，档案原则上不准带出档案室，确需带出时须经主管领导批准并在指定时间内归还档案室。

3、查阅档案时，不得翻阅与查阅内容无关的文件材料、无关人员不准进入档案室。

4、本公司工作人员不准将文件、材料带进公共场所和其他场所，不准带回家中，要及时交给档案管理部门。

5、对于违反保密规定，泄露国家公司机密或造成一定后果者要依据保密法的规定，严肃处理并追究其责任。

七、档案借阅制度

1、借阅档案要严格遵守档案管理制度，凡借阅者，应自觉履行借阅手续。

2、凡借阅档案，需经主管领导批准。外单位人员借阅档案，应持单位介绍信，经主管领导同意后，方可办理借阅手续，并在借阅期限内按时归还。

3、借阅人员对档案材料妥善保管，注意保密，不得以任何理由转借他人。

4、借阅人员未经领导批准，不得复印、抄写档案资料。

5、档案管理人员对归还的借阅材料要认真进行检查，确认档案材料完好无损时，方可办理归档手续。对摘抄、复制的档案材料，经认真核对，正确无误时，方能签字盖章。

6、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失等毁损现象，要及时向主管领导汇报，并追究有关人员的责任。

八、其他

解释权归公司行政人事部。

部门档案管理办法及实施细则三第一条 为了加强标准档案管理，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法和有关标准管理的规定，制定本办法。

第二条 标准档案系指在制定、修订标准过程中，直接形成的具有保存价值的各种文件、材料(包括图表、文字材料、计算材料、音像制品和标样等)。

标准档案是国家档案的重要组成部分。

第三条 标准的制定部门和单位应当建立健全标准档案管理工作制度，达到标准档案完整、准确、安全和有效利用的要求。有计划地采用先进技术，实现标准档案管理的现代化。

第四条 标准档案按保管期限，分为永久的和长期的两种。

下列文件材料需要永久保管：

(一)上级下达任务的文件;

(二)标准报批稿;

(三)标准编制说明及其附件;

(四)意见汇总处理表;

(五)标准审查会议纪要或函审结论;

(六)标准报批公文;

(七)标准申报单;

(八)标准本;

(九)标准正式出版本;

(十)标准修改通知单及其附件;

(十一)标准作废通知单。

下列文件材料需要长期保管：

(一)论证报告;

(二)调研报告;

(三)试验验证报告;

(四)标准征求意见稿(最后一稿);

(五)标准送审稿;

(六)等同、等效采用的国际标准或国外先进标准原文或译文，主要参考资料(只归难得的，一般的只列目录和出处);

(七)标样。

第五条 永久保管的，按国家档案管理部门的规定办理;长期保管的，应当是现行的和最近两次修订的标准的档案。属长期保管的废止标准档案，继续保管十年。标样在保管期限内已经失效的，按保管到期的规定处理。

第六条 国务院标准化行政主管部门负责管理国家标准档案。工程建设、药品、食品卫生、兽药和环境保护国家标准档案，分别由国务院工程建设主管部门、卫生主管部门、农业主管部门、环境保护主管部门负责管理。

国务院行业标准归口部门负责管理其主管范围内的行业标准档案。

省、自治区、直辖市标准化行政主管部门负责管理本行政区域内的地方标准档案。

企业单位负责管理本单位的企业标准档案。

第七条 本办法所列部门和单位的档案管理机构或人员，具体负责标准档案管理工作。其职责：

(一)收集、整理、立卷、归档、统计、保管和提供利用标准档案;

(二)编制目录、索引、卡片等查询工具和参考材料;

(三)负责组织和承担标准档案的鉴定和销毁;

(四)监督检查标准档案的修改、补充和复制;

(五)按档案行政管理部门的要求，办理永久的标准档案的移交手续;

(六)认真执行档案管理制度。

第八条 标准档案由标准起草单位负责收集有关材料并加以整理，向相应的标准档案管理部门或单位负责提供。

第九条 标准起草单位、标准化技术委员会秘书单位或标准化技术归口单位以及参与制定、修订标准的其他单位，在制定、修订标准工作中所积累的标准文件材料，交本单位档案管理机构按长期保管的要求管理。

第十条 标准档案的文件材料，除标准正式文本外，在标准审批、后三个月内，由审批部门或单位的主办人员按规定向档案管理机构一次归档。标准正式文本出版后，及时补充归档。

第十一条 标准档案的文件材料，由审批部门或单位的主办人员负责整理，标准档案管理人员负责立卷、登记、上架。

标准文件材料归档时，标准档案管理人员应当检查、核对;对不符合要求的，由审批部门或单位的主办人员补充、更正。

第十二条 标准更改或废止后，由审批部门或单位的主办人员负责将更改单或废止单的原稿、出版稿和审批文件及时归档。

第十三条 标准文件材料的立卷、归档，按GB/T11182-89科学技术档案构成的一般要求执行，并应当符合下列要求：

(一)各类标准文件材料一般归档一份，使用频繁的各种报告、标准草案各稿、正式版本以及意见汇总处理表可以归档两份。

(二)归档的标准文件材料是原稿或打印稿、复印稿。

(三)永久保管和长期保管的标准档案分别装订立卷。

(四)标准文件材料的幅面大于A4(210297mm)的，按A4幅面折叠;小于A4的，粘贴在A4幅面的纸上，并留出装订线。

第十四条 保管标准档案，应当有档案柜和库房，并有防火、防潮、防晒、防虫鼠、防尘、防盗等安全措施。

第十五条 保管标准档案，要建立定期检查制度一般每两年检查一次，如有破损或变质的档案应当及时修补或复制。

第十六条 管理标准档案的机构，应当建立健全标准档案借阅制度。

标准档案一般不外借。特殊情况需要外借时，应当经主管领导批准，并限期归还。

第十七条 任何个人不得将标准档案占为私有，凡损坏、隐匿、丢失或泄密的，应当追究有关人员的责任。

第十八条 对标准档案的保存价值，应当定期进行鉴定。鉴定工作在有单位主管领导、标准化人员和标准档案管理人员参加下进行。

对已经超过保管期、失去保存价值的标准档案，应当编造清册，经主管领导签字后销毁，并注明销毁时间和处所，由监销人员签字后，将清册归档。

第十九条 对标准档案工作做出显著成绩的人员，应当给予奖励，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十七条规定执行。

违反有关档案管理规定，给标准档案工作造成损失的，按《中华人民共和国档案法实施办法》第二十八条、第二十九条、第三十条、第三十一条的规定处理。

各部门档案管理篇10

一、项目档案管理的特点

固定资产投资项目建设的过程是多部门多单位共同参与的复杂过程，内部往往会涉及规划部门、项目管理部门、财务部门、物资部门及资产管理部门等，外部也离不开设计方、施工方、监理方以及供货商等多家参建单位的协作，因此归档文件材料来源广泛，内容繁杂，不仅有招投标资料、勘察设计资料、施工资料，也有监理资料及竣工验收资料等，不仅有基本建设类档案、设备仪器、计算机类档案，还有会计类、管理类档案产生，既有文字材料也有图纸等技术资料，不仅有传统纸质档案还有照片、录像资料以及光盘等其它载体的档案，不仅涵盖了土建、水工、暖通、电气等多专业还会涉及合同、财务、审计、招投标、采购等多个管理领域，此外由于后续设备大修、项目改造产生的新材料的补充归档，使得项目档案管理也是一个动静结合的过程。

正是基于项目档案以上这些特点，决定了项目档案从收集归档、保管利用到鉴定销毁必然是一项复杂的管理与技术并存的系统工程。为实现项目档案的有效管理，企业档案工作者必须要对项目档案管理工作进行全面的规划和科学的统筹，通过合理的整合，形成完善的项目档案管理体系，采取重点建设与综合管理相结合的方式，全面实现项目档案的齐全、完整、准确、系统和安全，不断提高项目档案管理水平。

二、构建项目档案体系建设，提高项目档案管理水平

（一）组织体系建设

企业应建立由单位领导分管，档案部门集中统一管理，相关部门共同参与的自上而下的项目档案管理体制，明确部门和人员职责，理顺项目档案相关单位之间的关系，促进项目档案各项工作协调开展。要根据实际配备合理的专兼职档案工作人员，不断强化项目档案管理部门的管理权限，并赋予他们指导、监督和检查的权利，从而保障项目档案从宏观控制到微观管理的有效开展。

建立项目档案收集归档管理网络，将规划部门、项目管理部门、财务部门、设备管理部门、采购部门及设计方、施工方、监理方等纳入网络建设范围，明确各部门责任分工，实行岗位责任制，形成企业内部各相关部门对档案管理部门负责，设计、施工、监理方等外部参建单位对项目管理部门负责，各分包方对总包方负责的分级管控模式，确保项目档案工作责任层层落实，防止管理重叠和空当出现，杜绝扯皮现象的发生，确保项目档案管理工作有效开展。

（二）制度体系建设

要不断完善现有项目档案各项规章制度，构建全新的项目档案制度体系，包括标准、规范、制度及流程等，并覆盖项目档案管理工作各环节，确保执行有力，落到实处。

要结合实际制定本单位的项目档案管理实施办法，明确项目档案归档范围及保管期限，制定本单位的项目档案分类编号方案及整理标准，不断提高项目档案管理规范化水平。补充完善项目档案收集归档制度、项目档案保管制度、项目档案利用制度、项目档案鉴定销毁制度等项目档案基本业务制度和项目档案安全保密制度等专项制度;与有关职能部门配合，建立联合的项目档案监督检查制度及相应的奖惩制度，进一步完善项目档案各项业务流程如招投标文件归档流程、设计文件收集流程、项目档案验收流程、项目档案利用流程及项目档案鉴定销毁流程等，确保项目档案管理工作有章可循，依法实现项目档案的规范管理。

（三）资源体系建设

要加大项目档案收集归档和整理力度，提高项目档案案卷质量，建成内容丰富、确保档案完整、准确、系统的项目档案资源体系。

企业要深入贯彻执行项目档案 “三纳入”、“四参加”、“三同时”工作，项目专兼职档案人员应从项目启动开始，全程跟踪，一站到底。加强档案人员与项目建设人员之间的沟通，积极指导相关部门开展项目档案工作，确保项目档案工作与项目建设同步开展。档案部门要结合项目实际及时制定合理的收集归档工作计划，对时间跨度较小，工程比较单一的，可以在工程完工后集中统一归档，对持续时间比较久的大型项目要实行预立卷制度，明确各阶段项目档案的收集重点，加强重点材料的收集工作，提高项目档案收集效率。相关部门在与设计、施工、监理等外部单位签订合同时，应将项目文件材料的归档和整理要求纳入合同条款，并建立档案部门与财务部门联动的质量保证金支付审批程序，对归档质量不合要求的不予支付，以便有效解决项目档案归档中出现的问题，确保项目文件材料的归档质量。

要加强项目档案整理工作，切实维护项目档案文件材料之间的有机联系，提高案卷质量。档案移交归档时要编制归档说明，按载体性质分别提交归档目录。档案部门要认真做好文件材料的归档质量检查工作，确保项目文件材料手续完备，签字齐全，真实有效。及时做好项目改扩建或设备大修的项目文件材料补充收集归档工作，真正实现项目档案的动态管理;对到达保管期限的项目档案要及时进行鉴定，对无保存价值的档案及时进行销毁，努力提高项目档案整体质量。

（四）利用体系建设

项目档案管理部门要不断强化项目档案服务意识，增强服务观念，在传统利用方式的基础上积极探索新的服务模式，开发档案信息资源，为企业发展提供高质量的档案利用服务。

要积极推进项目档案数字化建设工作，加快项目档案计算机管理信息系统建设工作，不断满足项目档案网络化服务的要求，提高项目档案利用效率。

要加强项目档案编研工作，多角度的开发实用的项目档案编研资料，从而转被动利用为主动服务。如编制项目投资建设情况统计分析及企业设备能力分析对比等，为企业发展提供重要的参考依据，提供超前的档案服务。

要加强项目档案利用效果的反馈工作，通过收集汇总利用单位的反馈信息并进行分析研究，从而提高项目档案利用的方向性，不断提升服务质量。

（五）安全体系建设

要建立人防、物防、技防三位一体的项目档案安全防范体系，既要确保项目档案实体的安全，也要确保项目档案信息的安全和保密。（下转第47页）