职工档案管理十篇

职工档案管理篇1

虽然部分企业针对下岗职工人事档案管理制定了相应的措施，但是执行力度较为薄弱。与此同时，不能与社会逐渐增长的档案服务需求相适应。从整体层面分析，下岗职工人事档案管理还存在以下问题：（1）档案库建设不具规范性。部分企业在下岗职工人事档案管理方面，通常表现为不能将这项管理独立开来，常常将其与在职档案共同管理，这样很容易发生混淆状况。并且，档案库建设在安全保障、建筑面积以及设施设备匹配方面与国家档案管理相关标准尚且还有一定的差距。（2）管理模式较为落后。受传统纸质档案管理的影响，导致下岗职工人事档案管理模式较为落后，不能与时俱进，缺乏信息化管理以及标准化管理，并且在档案服务方面也较为单一，不能满足下岗职工的档案服务需求。（3）信息化程度偏低，缺乏专业人才。下岗职工人事档案管理要想更具规范化与标准化，实现信息化管理模式便显得极为重要[2]。现状下，却存在信息化程度偏低的现象。与此同时，还缺乏专业人才，以此使现代化档案管理技术无法有效实施于下岗职工人事档案管理当中，进而使此项工作的作用及效能大大弱化。

2.加强下岗职工人事档案管理的有效策略探究

2.1加强“三个体系”建设

对于下岗职工人事档案管理，要想得到有效强化，便需要以国家档案管理要求为依据，进一步落实“三个体系”建设：其一，构建覆盖企业下岗职工的档案资源体系。其二，构建能够为企业下岗人员提高便利的档案利用体系[3]。其三，对能够保证企业下岗职工人员人事档案安全保密的档案安全体系。对于上述“三个体系”需进行统一进行有机整合，强化建设，以此使下岗职工人事档案管理更具规范性及标准性。

2.2原单位加强下岗职工档案管理

对于原单位来说，不能对下岗职工档案不管不问，需继续加强此项工作。通常职工下岗分流之后，人事档案还是在原单位保管。虽然职工下岗，但还具备较强的生产技能及丰富的工作经验。因此，下岗职工的档案还有保存价值。针对这一情况，原单位便需要对下岗职工的档案进行收集、立卷、建账。

2.3加强下岗职工档案的保管及利用

一方面，对于下岗职工档案，其管理权限需转交给政府授权的人才服务机构，配置专人管理，同时设置专门的库房及装具，构建完善的管理制度，使下岗职工档案管理更具规范性及科学性。另一方面，对于下岗职工档案的查阅，需具备相关单位、人事部门的介绍信，出示合同书等，并给予申批报表进行详细填写，在审核通过后才允许查阅。

2.4融入现代化档案管理方法

将人力资源与保障信息系统作为依托，对数字档案管理子系统进行开发，同时采取循序渐进以及逐渐扩大的模式，使企业下岗职工的人事档案实现数理化处理[4]。要想做好此项工作，需要充分做好一下几点：其一，对数字化处理中的质量管理进行强化。对数据录入工作人员进行知识、技能及业务方面的培训，以此使档案数据的可靠性及准确性得到有效保证。其二，对规范合理的电子档案系统管理模式进行构建。结合档案的数字化工作，把目前企业下岗职工人事档案归为统一的系统管理，从而使档案资源更加丰富、更加完整。其三，借助现代化技术，使档案管理水平得到有效提升。这些现代化技术包括智能搜索引擎、数据挖掘技术以及云计算技术等。其中，智能搜索引擎在充分应用的基础上，能够为档案检索目录的创建提供便利，进一步构建信息检索系统，从而使档案资源管理服务水平得到有效增强。对数据挖掘技术进行利用，能够使库存档案结构更加优化，从而使档案整理效率得到有效提升，进一步为下岗职工提供更加优质的服务。总而言之，融入现代化档案管理方法，能够使下岗职工人事档案管理更加全面、更加规范、更加科学，值得业内人士借鉴及思考。

3.结语

职工档案管理篇2

【关键词】信息网络；必要性

1.建立职工档案多媒体信息网络系统的必要性

干部信息规范化的需要。在日常的职工档案管理工作中，形成了大量的职工信息，这部分信息绝大部分是用手工管理的。由于是手工管理，就不可能避免地造成了不同管理部门之间的信息分隔，使信息内容不规范，信息流程不科学，因而难以满足职工的微观管理和人员群体宏观管理的需要。要改变这种现状，就需要建立一套完备的信息管理体系和信息处理系统，用现代化工具管理职工信息，从而提高信息的规范程度与利用效率。

合理使用先进的现代化办公设备的需要。随着科技的发展，各级部门都购进了相当的计算机和其他先进的办公自动化设备，计算机应用和信息化工作也取得了一些进展，但也存在着许多问题。例如，软件开发不及时，应用水平较低，现有的设备没有得到充分利用，信息资源没有得到充分共享等，这就迫切需要建立一套现代化的信息管理网络系统，充分利用现有资源，提高应用水平和工作效率，从而不断促进职工工作的科学化和现代化。

2.职工档案管理多媒体信息网络系统的作用

为领导和有关部门提供全方位的职工信息。职工信息数据库及多媒体信息网络系统建立以后，我们不但可以快速准确地获取职工的自然情况、简历、素质、特长以及德能勤绩等方面的综合信息，还可以随时查询职工诸如日常工作、学习、生活等方面的资料，了解职工全方位的综合信息。利用这套系统，还可以对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供全方位的职工信息，可以从根本上改变过去那种从纸面上静态了解职工的传统方式。

使信息充分得到共享，提高劳动效率与工作质量。职工档案管理多媒体信息网络系统提供了干部管理过程中所需要的全方位的职工信息。通过网络可以使信息共享，避免各部门重复录入相同的信息，减少重复劳动。而且在职工管理工作中，随时可能产生一些新的信息，各部门可以通过网络随时更新本部门业务范围内的信息，向需要信息的领导和部门提供最新的第一手资料，大大提高信息的时效性。信息共享之后，各部门可以从各个侧面，全方位了解每名职工，走出在本部门业务范围内，从一个侧面了解职工的局限性，在信息共享的基础上提高对职工认识的深度和广度。使用这套系统，还可以从根本上改善以前手工管理职工的情况，周期性较长的工作利用这套系统，短时间内就可以高质量地完成，职工的任免审批表、干部简历等常用材料可以自动生成，并可以实现部门之间信函、文件的电子传递，减少手工劳动，提高工作效率与工作质量。

可以使职工任免更加科学化，提高知人识人的深度和广度。以往讨论任免干部，基本上是采取文字材料加口头汇报的传统方式，使用这套系统可以采集职工的工作、学习、深入生产一线的情况，结合干部考核中形成的文字材料，通过网络和各种多媒体设备把动态情况、资料和相应的文字融为一体，并通过情况显示出来。它不仅可以提供被任免干部的自然情况和现实表现方面的信息，而且可以看到被任免干部的形象、气质和口头表达能力等，使领导对任免人选有一个比较全面、直观和生动的了解，可以更好地评价和使用干部，提高知人识人的深度和广度，从而拓宽视野，适应社会主义市场经济条件下用人的需要，选拔出各种类型的领导干部和管理人才，让选拔上来的干部真正能够“为官一任，造福一方”。

建立和使用职工档案管理多媒体信息网络系统应注意的几个问题：

要采用规范的应用软件。为了达到信息共享，建立统一的信息系统和使用标准规范的软件是必须的。为此，中央组织部制定和颁发了全国干部人事管理信息系统《信息结构体系》，它是为实现干部信息的标准化及大范围内的信息共享，按照人员管理及机构管理中科学的信息流程制定的，不仅具有较高的标准化、规范化程度，而且具有总揽全局的权威性。因此，必须选用中央组织部推行的、建立在《信息结构体系》基础上的系统软件，否则会造成数据结构混乱，使上下级数据无法沟通与共享。不但是信息体系与软件，系统所涉及到的其他应用项目也应当建立在相关的标准之上。用先进的电子信息技术来构建整个信息系统。建立多媒体信息网络系统要涉及到很多先进的技术，主要包括数据库技术、多媒体技术、网络技术等。

要使职工多媒体信息系统达到最佳的应用效果，使用先进的多媒体技术以及高性能的设备是必要的。从数据源的采集到后期制作都应该保证较高的质量。

网络是实现信息共享的前提条件和物质基础。只有建立一个优质、高效的网络系统，才能实现系统建设的高投入与高产出，为各级领导提供优质、高效和全方位的信息服务。现阶段比较先进的组网技术有ATM和千兆位以太网，在小型局域网中，十兆以太网以较低的价格提供了较高的带宽，具有较好的性能价格比，是一个比较合适的选择。有计划、分步骤、分阶段建设多媒体信息系统。第一，先建成系统的基本框架，包括各种资料数据的采集与录入、应用软件的选用与开发、高速网络系统的建立等。三个环节可以同时进行，其中信息资源的采集是重点，也是基础，职工信息的采集与报送工作应当规范化、制度化，把其当成职工管理工作中的一项经常性的工作来抓。第二，进一步完善、改进和提高整个系统，并将成熟的经验推广、普及，不断提高整体应用水平。第三，进一步加大投入，使整个系统趋于完善，最终满足在职工工作的全面需要。

要全员参与，以应用为主线，提高整体使用水平。职工信息系统的应用，涉及到很多工作领域，也涉及到职工管理的多个部门。信息系统的建设工作包括班子建设、职工管理、干部任免、干部档案、干部教育等。

职工档案管理篇3

关键词：档案管理  特性  作用  措施

        1 企业档案管理工作的特性

        1.1 独立性 企业是社会经济发展过程中一种以法人为代表的自主经营、自负盈亏形式的特殊经济组织，企业对其资产有独立的支配权，档案作为企业资产的一个组成部分,企业也依法享有独立的支配权。同时，随着经济社会的发展，大部分企业产生了属于自己的知识产权和商业秘密等档案。因此，企业的档案基本上不对外开放，没有对外服务的功能，档案资源只属于企业内部共享。

        1.2 专业性 在当前的市场经济活动中，企业主要是以经营为中心开展一系列活动，从而产生了大量的经营性的文件材料。同时，为了在激烈的市场竞争中求生存求发展，企业还产生了本企业独有的技术专利档案。这些档案与传统的科技档案和文书档案有着较大的差别，成为企业档案的一个重要组成部分。

        1.3 系统性 企业档案工作不仅包括对档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、鉴定、服务、利用，而且还包括档案信息产品的加工和输出，因此，它类似于企业管理活动中的一个系统工程。

        2 职工档案管理工作在企业发展中的地位与作用

        2.1 对企业发展的步伐和速度起到促进作用 企业职工档案与企业发展的关系十分密切，对企业竞争发展具有十分重要的促进推动作用。在经济社会的快速发展的形势下，企业要想高速稳健发展，离不开科学技术的支撑，而科学技术的进步则取决于人才的综合素质，需要有一支高素质的专业技术人才队伍。人才已经成为决定企业兴衰、成败、竞争胜负的关键因素。而加强职工德档案管理工作，从一定程度上对企业员工的地位、荣誉、认定等方面进行了肯定，从而形成了良好的激励机制，进而促进了企业的良性发展。作为人才信息缩影的职工档案，则是各类人才在社会各项实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合体现。

        2.2 是培育企业核心竞争力的重要工具 核心竞争力是企业拥有的区别于其他企业的重要财富，是能够被企业管理者、员工共同感受到的并共同参与创造的核心资源。由于现代企业在激烈的竞争中感到了人才的重要性，因此开发人力资源成为了提高企业核心竞争力的迫切需要。优化企业人力资源管理，离不开企业职工档案工作的强力支持，与职工档案工作制度的不断完善也有着密不可分的关系。企业职工档案工作为人力资源管理工作提供基本的重要依据。人力资源管理的目的就在于能否在企业内部实现最优化的人才配置，做到“人尽其才，才尽其用”，知人善任是企业良性发展、在竞争中处于不败之地的重要条件。对于企业而言，只有进一步强化职工档案管理工作，才能从源头上杜绝一些弃档、假档、失档现象的发生，也才能使企业能够放心的用人，使员工能够诚信的做人，进而树立进取心和责任心，最终促进企业核心竞争力的培育。

        2.3 是企业竞争发展中人力资源管理的重要手段 职工档案对单位负责人了解应聘者的基本情况，正确录用使用新的人才能起到十分重要的作用。一份真实、完整的个人职工档案，既是企业选用人才和人才日后晋升提拔的重要参考，也是择业人员量己之才选择行业、部门的“谋士”，双方的“知己知彼”，能限制一些企业和个人盲目选人、择业的“自主权”，更利于“人才与用人单位是市场经济体制下活动的主体”这一社会功能得到充分发挥。同时，由于职工档案能够比较全面、准确的反映人才各方面的情况，所以企业也能够从职工档案中了解本单位人才的数量、文化程度、专业素质等方面的重要数据，这也有利于企业人力资源管理部门对职工档案进行统计分析，从而作出比较准确的人才预测，并制定出长远的人才培养计划和企业发展规划。

        3 加强职工档案管理工作的措施

        3.1 制定科学规范的企业职工档案管理实施细则

        随着经济社会的发展，流动性和多变性问题成了企业人才突出的问题，这给企业职工档案管理增加了多样性和复杂性。因此，必须根据形势的发展，在《企业职工档案管理工作规定》的基础上制定一个统一的、规范的、便于操作的《企业职工档案管理实施细则》，使职工档案材料的主体能够紧紧围绕培养人才、发展经济这个中心，在收集、整理、归档、利用等环节做到有章可循、有法可依，真正实现“观其卷，知其人，用其长”的目的。

        3.2 实现企业职工档案管理的现代化

        当前，企业各项制度面临改革，企业职工档案工作也同样面临着这种挑战。一是职工队伍不断交替，导致档案数量有所增加，档案内容不断得到更新，新材料不断得到充实。二是档案利用率越来越高，信息的需求要求更加系统、全面、准确。三是利用时效在加快。要求档案人员要熟悉情况，及时有效提供。因此，尽快实现职工档案的现代化管理是非常重要的。在具体档案管理工作中，要做好六个环节和一些操作手段的创新。首先要更新立卷制度，在工作手段上改进，尽量简化一些繁琐、呆板的操作步骤。比如在组卷、装订的形式上，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽可能缩短立卷归档周期。在日常的抄写、装订工作中，要善于思考，多动脑筋，有针对性地搞一些小发明、小创造、小革新，这样能起到事半功倍之效。同时，可以利用现代技术来提高工作效率。比如可以把目录计算机检索、文件级装订、检索主要内容转移到档案章和档案盒上，简单明了，既提高了质量和效益，又节约了时间，使用起来也很方便。并且可以采用条形码来代替档案号，可靠快捷，极大地提高了借阅归还档案的速度，诸如这种通过计算机来完成较繁琐的手工操作的方法是很多的，关键在于档案人员是不是用心去发现、去实践。档案的业务工作、档案的管理工作以及档案信息的交流，都方便应用计算机进行现代化管理，帮助解决一些具体问题，提高管理效率和管理水平。

        3.3 努力提高职工档案管理人员的业务素质

        档案工作是一项专业性、技术性很强的工作，这就要求从事档案工作的人员，第一要钻研本专业的理论知识，掌握这项工作每一个环节的技能技巧，第二要学习档案管理学知识和应用文写作等方面的知识。如果没有扎实的业务功底和较强的管理能力，不熟悉档案的内在联系和业务工作中的的环节、步骤，就不可能做好做实档案工作。档案保管价值的鉴定取决于它所记述的科学技术知识的价值，只有全面掌握相关门类的知识，才能有效开展档案鉴定工作。语言文字的组织概括能力是档案管理工作的基础，没有扎实的语言功底就无法有效搞好这项工作。因此，作为现代化企业的档案工作者，必须严格要求，提高业务素质，掌握现代化档案理论知识和管理能力，并且要加强相关专业知识的学习，掌握多方位的知识，以适应新形势下档案管理工作的需要。

        4 结束语

        随着社会经济不断发展，现代化企业改革也在不断深化。作为企业顺利实现科学管理重要基础工作之一的职工档案工作，在促进企业发展，提高企业内在素质和竞争力，全面建设现代化企业的过程中发挥着越来越重要的作用。

参考文献：

职工档案管理篇4

关键词：流动职工；档案管理；对策

1企业流动职工的档案管理现状

近几年，各级劳动部门和档案管理部门都相应的制定了一些档案管理规定，在不同程度上开展企业流动职工的档案管理活动，不断促进职工的合理流动。可是，在某些单位、某些部门仍不同程度地存在着与国家档案管理政策不相符的问题。

1.1档案材料不齐全

主要表现在职工档案里个别材料丢失，个别材料没有入档，特别是一些比较重要的材料，如学历证、职称证、工资和养老金的个人账户等多方面材料缺失，没有将档案凭证依据的作用发挥出来，不能客观地反映出个人档案信息的全貌。

1.2档案转移交接混乱

有一些单位没有将流动职工的档案及时交给当地劳动就业管理机构，而是将档案交给流动职工个人保管，有一些档案在邮寄传递时出现丢失现象，有些档案在交接时间上拖延，甚至有些职工到新企业工作之后仍没有办理档案移交手续。

1.3档案管理不规范

档案里的材料由个人自由存放，有一些企业职工被单位除名、辞退、解除劳动合同之后，该员工的档案没有遵从相关规定进行移交，仍由职工本人自己保管，出现档案丢失、涂改和不及时续档现象。

1.4档案的内容被人为泄露

档案的内容被泄露主要是个别的劳动人事人员、档案管理人员没有按照工作纪律，对档案里的内容随便泄露和议论，给档案管理工作带来不良影响。

1.5档案管理制度不能适应市场经济发展的要求

有些企业的职工档案由许多部门一起管理，各个部门的职责会出现重叠管理现象。人事部门管理干部档案，多数的企业会管理合同制的工人档案。但是，下岗、失业和自谋职业以及破产的企业职工的档案会交给劳动保障局进行管理。该种管理的方式，与当前实行全员劳动合同制度相悖，会给企业对职工的基础管理带来很多麻烦，不利于保障企业职工的个人利益，不能够促进劳动力的合理流动，妨碍规范劳动力市场。一些国有企业进行制度改革之后，对于企业档案的管理重视程度在减少，企业职工档案无人管理，有时出现丢失现象，企业职工在进行工作调动时，找不到档案或是将档案长时间放在某一个人手里，有些企业负责人为了达到控制职工的目的，私自扣押员工档案，等等。出现这样的问题会给档案管理工作的严肃性带来很坏影响，并且会侵害企业职工的个人利益。

2加强企业流动职工档案管理的对策

2.1创新管理方式

企业档案管理制度要与企业经济发展和新型的劳动力发展需要相适应，从多级分散管理转变为集中统一管理，有条件的大中型企业需要由劳动保障部门进行指导，将档案管理工作独立分开，小型企业和个体、私营以及外资企业职工的档案主要是由劳动保障部门劳动事务中心进行管理。运用计算机网络技术，将个人档案、失业和养老保险建立好，这样，可以保障企业员工个人档案的安全管理，同时，还能够方便企业对职工的管理，杜绝企业档案管理过程中的不良现象，并且还能将劳动保障部门的服务功能充分发挥出来，提高其办事效率。

2.2加大执法监督力度

要纠正和克服现在档案管理工作的有章不循、管理制度无章可循的现象。相关的主管部门，尤其是劳动保障部门，一定要依照法律法规，加强监督和指导的力度，做到有法必究、坚持原则和令行禁止。例如，在进行档案收集和鉴别的时候要注意内容的真实性，文字是不是清楚，档案的材料是否完整和齐全。在进行档案整理时禁止发生私自涂改档案的行为，进行技术加工时要保持档案的原貌，不能任意缩小和扩大范围。保管档案时，与档案管理无关的人员不能进入档案管理室，禁止任何人保存他人档案。将档案借出时要妥善保存，禁止涂抹、拆卸、折叠和批注档案材料。传递档案时要将档案严密包装，在档案封口处盖上密封印鉴和公章，严禁本人公开邮寄和携带。无论何人都不能借用和查看本人和家属档案。

2.3强化组织领导

市场经济并不是自由经济。各级别领导要提高对企业职工档案管理必要性和重要性的认知，要建立健全企业职工档案的科学管理制度，维护企业职工的合法权益，减少劳资纠纷并且努力消除上访的隐患，保证劳动力的合理流动，是建立和谐社会的需要。所以，相关的档案主管部门要为上级分忧，同时为职工群众服务，明确员工的责任和分工，提高职工档案的管理水平。

3结语

职工档案的管理机构、用人单位和相关管理人员要提高职工档案的管理意识，并且严格执行企业职工档案相关的法律规定和业务标准，做好职工档案的材料核查与甄别工作，保证企业职工档案材料的完整、齐全、有序和真实，不断加强与提高企业职工的档案管理工作，维护企业与职工的合法权益，构建和谐的社会服务环境。

作者:郝栗 单位:吉林省大安市企业职工档案室

参考文献：

［1］尹庆达，宋迎斌.企业流动职工档案管理存在的问题及对策［J］.山东档案，2005，（03）:49.

［2］赵宏娟.企业职工档案管理中的问题与对策［J］.统计与管理，2013，（01）:126-127.

［3］胡启桥.浅谈企业档案信息资源与档案管理机制［J］.湖北档案，2005，(09):15-19.

［4］王新宇.民营企业发展离不开档案管理［J］.陕西教育(高教版)，2007，(07):26-33.

职工档案管理篇5

1 档案管理工作的存在意义

（一） 档案真实的记录着高职院校的发展历程

高职院校的档案，不仅记录着学校内部的党政工作，更是对学校内部一切教学活动和管理工作的原始记录凭证。只要是称得上完善的高职院校档案，必然是包含着整个学校的各种教育教学活动和校务管理活动过程中留下的原始材料。在这一套完整的档案中能够看出这个院校的发展历程以及发展水平，对高职院校的改革发展，推陈出新，有着宝贵的参考价值。

（ 二） 档案衔接着高职院校的各项工作

具体来说，高职院校的档案不仅能够为各位领导了解本校历史，基于此状，提供改进的借鉴价值。更重要的是，由于档案本身来源于文书文件，文书处理之后最终变为档案。因而，无论是高职院校的管理部门还是教学部门，如果能够对本校档案进行深入研究，必然能够提高管理工作的力度或是教学工作的针对性和具体性。高职院校的科研和教学以及管理工作都和学校一样有着连贯性的特点，将档案完整的保存下来，对学校内部各项工作都能起到衔接作用。

（ 三）档案是评估学校人才培养水平的重要依据

对高职院校办学质量的评估检查需要大量的事实文件材料做为依据。因此，掌握着学校办学历程、规模发展、师资建设、专业设置和教学质量等方面，对学校的管理制度、办学理念、资源的持有情况等面面俱存的档案就成为了评估专家的手中宝。评估专家通过档案能够直接了解整个高职院校的发展水平，因此档案对高职院校的地位声望有着重要影响。

2 新形势下高职院校档案管理工作面临问题

（一）在校地位得不到提高

虽然高职院校已经把档案管理明确归为一项基础性工作，但是由于档案管理工作的服务性质，导致学校上至领导、下至教师都对档案管理工作对学校产生的效益和价值抱有怀疑态度。因此，在大多高职院校中，档案管理工作处在一个不显山不露水的尴尬境地，成为给其他管理工作做陪衬的绿叶，为其他管理工作做铺垫。虽然各校领导对档案管理工作给予了高度的重视，但是在实际扶持工作的落实中，档案管理工作的实际职能和作用被削弱，处于一个较为低下的位置。这种人为的不重视，容易导致面临检查、审核、评估的时候，这些院校都会选择突击编造完成档案，毁坏了档案的真实性。

（二）档案管理人员业务素质不合格

据调查显示，虽然部分高职院校已经开始聘请专业的档案管理人员进行档案的收集、分类、归档等日常管理工作。但是不可忽视的是，仍然有很多高职院校的档案管理人员不是科班出身，甚至有些人员并没有接受过高等教育，专业知识与技能水平过低，对现代化信息技术的掌握能力也很低。就此影响了档案管理工作的速度与质量，最终影响高职院校管理水平的提高。

（三）基础设施建设不到位

虽然当前电脑的普及程度已经很高了，各大高职院校也在办公室配备了现代化办公设备诸如电脑、打印机、复印机、扫描仪等等，但是对于档案管理这种地位不高的部门，配备的现代化办公设备的数量和质量都和其他科室有一定差距，有些直接把其他科室淘汰的电脑用来进行档案的录入，一些陈旧的电脑无法安装最新的软件，影响了档案管理的现代化。甚至有些高职院校没有给予档案管理足够的办公库房空间，严重影响了档案管理工作水平的提高。而且现如今的信息化时代，电子档案已经开始流行，而高职院校内部还是因循守旧用着纸质档案，不利于越来越多的档案保存。这种繁重的工作量导致在进行档案的收集、整理与分类的过程中，工作人员出现倦怠情绪，出错率也骤然上升，影响档案质量。

3 新形势下的高职院校档案管理工作改进途径

（一）落实对档案管理工作的重视

只有真正得到领导的重视，才能获得迅速的改变。而是否能够得到领导的高度重视，是高校档案管理工作有效进行的重要依据。高职院校的上级部门如果能够定期检查档案管理工作，并高度重视其科学化建设，以学校整体发展规划为目的，这样才能引起相关学校领导的重视。作为档案管理人员，应该充分发挥其管理职能，向领导宣传档案对于教育健康发展的重要性，从而引起学校领导的高度关注。同时，加强对档案功能的宣传，让大家共同参与、重视档案管理工作，让档案管理向着规范化发展，不断为教育事业发挥其应有的作用。

（二） 完善归档制度，规范化收集档案

高职院校档案人员都应当掌握档案管理技能，强化档案意识，学习了解档案管理相关法律法规，结合本校具体实际情况，对档案材料的收集整理做到具体问题具体分析，建立完善的归档制度，从源头上做好档案的收集工作。兼职档案员通过各种途径，对所属部门应归档的材料要按照相关预立卷规定，保证按时、按质建立预立卷，从而确保专职档案员能对档案管理工作的顺利开展。档案室负责指导和监督各部门档案收集工作，并认真保存、接收档案，确保档案的完整性。

（三） 加强档案管理队伍建设，培养复合型人才

如今高职院校最缺少的就是复合型的档案管理人才，专业知识与能力的不足和学习能力的缺乏严重拉低了档案管理工作水平。因此，双管齐下的培养档案管理人员的专业技术和业务能力，为档案管理部门拥有高精尖的档案管理人员而努力，是校内相关领导与部门应该高度重视的。不仅如此，由于档案工作的特殊性，要求档案管理人员必须拥有高度的责任心和使命感，以及相当高的耐心。因此在培训过程中，应该注意陶冶档案管理人员的情操，培养与提高他们的职业道德与思想素质，努力打造一支德才兼备的高技能、高素质档案管理专业队伍。

（四） 转变工作思路，提高档案利用率

纠其根本来讲，高职院校的档案管理工作属于一项服务性工作，其根本任务是为高职院校的其他管理事务服务的，也是为了高职院校的工作水平提高而服务。为了完成这项职能，必须科学规划档案管理工作制度，转变工作思路，开展档案管理工作的调查与研究工作，多方面的进行档案编研工作，力争把档案管理工作的作用发挥到最大化，也尽可能的提高档案的利用率。

职工档案管理篇6

职业教育学校，由于其档案资料较多，所以需要进行收集、整理和归楼的资料相对来讲较多，档案在学校具有特殊的地位，所以档案管理工作是可以说是职教学校非常重要的一项职能，加强档案管理工作不仅有利于促进学生的健康发展，而且可能加快档案管理的水平的提升，提高档案管理的效率。目前职业教育学校的档案大致有四大类：首先是基础教学资料；其次是与教学相关的科研成果；再次是教学和学生的基础档案和获奖荣誉；最后是与学校和教学相关的各类资料，这类中种类最为繁琐。从以上分类可以看出，职业教育学校需要管理的档案非常多，如果不对其进行科学、有效的管理，则会使档案都处于混乱的状态下，不利于教学和学校的发展，所以需要建立健全完善的档案管理体系，提高档案管理的效率，实现对档案的高效管理。职业教育学校的档案管理体系的建立，需要与实践进行密切的结合，要从实用性出发，从而提高档案管理工作的整体质量，推动学校管理工作水平的提升。

二、职业教育档案管理创新的具体措施

（一）对职业教育档案管理思路进行创新

长期以来由于对档案管理工作在认识上都存在着一定的不足，觉得只是简单的保管工作，这就导致没有认识到档案的使用属性，从而使人们缺乏对档案的利用，没有使档案的使用属性充分的发挥出来，这将是一个极大的损失。职业教育学校管理工作中，其中最基础的一项工作即是档案的管理，同时也是一项专业性较强的工作，由于职业教育档案数量较多，可以称之谓一个比较全面的数据库，所以需要及时改变职业教育档案管理工作的思路，实现思路上的创新，从而加强对职业教育档案服务属性的认识，发掘其服务教育的功能，从而有效的推动职业教育的发展。

（二）对职业教育档案管理模式进行创新

由于职业教育档案具有较强的服务属性，所以需要及时对档案管理模式进行创新，从而更好的使其服务作用体现出来。这就需要在实际工作中要建立健全档案的使用和服务制度，简化档案管理的流程，利用先进的管理手段和方法，正确的对职业教育档案的服务属性进行定位，使档案的服务功能得以充分的发挥出来。因为要现行的职业教育档案管理工作中，由于制度和服务属性定位的不准确，从而使档案在使用过程中受到诸多因素的影响，使其服务属性没有有效的发挥出来。所以需要对现有的职业教育档案管理模式进行创新，有效的提升其服务属性在管理工作中重要性。这就需要对现有的职业教育档案的资料进行重新分类，使其更为系统和规范，利用专业属性来对其进行编码，这样更便于查找和使用。同时还要加强信息管理，充分的利用计算机、网络和信息技术，实现职业教育档案管理的电子化，有效的提高查询的便利性。另外还要对现在的职业教育档案管理制度和相关规定进行进一步优化，使其更好的满足其服务属性的需求。

（三）加大对职业教育档案管理人员的专业技能培训

职业教育档案管理的制度再优越，管理模式再新颖，最终都足依靠档案管理人员来执行的，所以对于档案管理人员的专业技能培训必不可少。对于职业教育档案管理来说，虽然都属于档案管理的范畴，但是与其他的普通档案管理还是有所区别的，所以对职业教育档案管理人员的专业技能会有特殊要求。在职业教育档案的管理中，不仅需要管理人员有过硬的专业技能，还需要管理人员具有服务精神，能够虚心耐心的为广大用户提供服务。因此，必须加大对职业教育档案管理人员的专业技能培训，使档案管理人员的专业技能和整体素质得以全面提高。

此外，由于职业教育档案管理引入了计算机技术和互联网技术，这也对档案管理人员提出了新要求，职业教育档案管理人员必须适应新技术的发展。通过专业技能培训，提高自己掌握新技术的能力，使自己更加适合档案管理的岗位。学校每年按要求参加上级档案组织的档案管理人员的技能培训班，使技能培训成为常态化的工作，不断的提高档案管理人员的素质，促进职业教育档案管理的整体发展。

（四）扩充职业教育档案管理功能

传统的档案管理功能仅仅是对已经存档的资料进行存储管理，功能单一。经过创新之后的职业教育档案管理除了存储管理功能之外，还新增了服务功能，但是要想实现职业教育档案管理的日标，还需要根据实际情况对现有的职业教育档案管理功能进行扩充，增加对学校各项的信息的掌握，丰富档案管理的资料覆盖面，更好的发挥档案管理的服务功能。

（五）使学校的档案管理工作布局更加合理

职业学校的职业教育档案管理工作作为一项基础性工作，对学校的教学工作和整体建设部起着十分霞要的作用，所以要将职业学校的档案管理工作融入到职业学校的整体建设中来，使职业学校的档案管理工作布局更加合理。

职工档案管理篇7

关键词： 高职院校 科研档案 档案管理

科研档案是高职院校科学研究工作中形成的真实的原始记载，具有长期保存、研究与参考的价值。随着我国职业教育事业快速发展，高职院校科研成果不断丰富，科研档案资源进一步增多，强化对其管理与利用，对维护高职院校科研工作秩序和促进科研项目进展有着重要意义。除此之外，科研档案对高职院校建设与发展有着深远意义，是评价高职院校一个阶段内发展情况、综合实力、学术水平的重要依据，是对各院系教师、各科研项目参与人员工作绩效、学术能力等进行审核的重要材料，因而做好科研档案管理工作，是维护好高职院校科研与管理秩序的重要基础。

1.高职院校科研档案管理工作现有问题

1.1档案管理基础薄弱。

目前，许多高职院校科研档案管理工作沿用普通高等专科学校档案管理制度与方法，缺乏实施细则与明确的档案管理目标，普遍按照申报、立项、开题、结题的程序建立、整理和归档科研档案。事实上，档案的收集是否齐全、内容是否翔实均未得到统一的审核与评定，同时，科研项目的核心技术内容往往得不到有效保护与保存。

1.2载体单一，格式混乱。

信息化技术快速发展，对高职院校科研档案管理工作产生了深刻影响，越来越多的高职院校配备了齐全的信息化设备，对档案管理工作的信息化改革奠定了坚实基础。但目前，我国高职院校科研档案管理工作的信息化水平普遍较低，纸质档案多于电子档案，且不论是纸质档案还是电子档案，规格不一、格式不完善的情况十分普遍，给今后科研档案开发与利用带来一定阻碍。就电子档案而言，虽然它不受时间和空间的限制，通过存储、复制、下载等方式就可加以利用，但格式不完整、不统一等问题将影响档案利用者的检索、下载与利用活动，可见强化科研档案管理的规范化与信息化建设势在必行。

2.高职院校科研档案管理改进策略

为提升高职院校科研档案管理工作成效，应采取以下改进策略：

2.1强化科研档案管理工作基础建设。

首先，不断完善科研档案管理制度，在上级主管单位、院系领导及档案部门负责人的指导下，对科研档案的收集、整理、录入、鉴定、保管、检索、编研、统计等工作流程、方法、目标和注意事项进行明确，并形成相应的规章制度，就以上科研档案管理工作环节的方方面面进行严格要求。对部级、省厅课题项目管理采取问责制，责任落实到人，使项目负责人和各级管理部门各司其职、各负其责。对各类重点课题进行中期检查和跟踪检查，保障课题高质量完成。

其次，采用课题组立卷归档制，对课题组科研档案的收集与归档工作程序进行规范，要求承担课题项目的部门对课题材料进行全面、系统、准确的收集和整理。档案内容具体包括科研准备阶段，有科研课题审批文件、任务书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书等文件;研究实验阶段，各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、专利申请的有关文件材料;总结鉴定验收阶段的工作总结、科研成果、论文、专著、技术鉴定材料、成果申报奖励及推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

2.2推进科研档案管理信息化、规范化建设。

目前我国高职院校科研档案管理工作偏重收藏，对其开发与利用不足，随着高职院校科研工作不断发展，科研档案资源的利用价值将进一步提高，随之强化科研档案管理的信息化、规范化建设势在必行。对此，高职院校档案管理部门首先要逐步推进信息化建设，逐步完善学校档案管理信息系统和数据库，逐步将纸质档案转化为电子档案，采取纸质档案与电子档案相结合的管理方式，为科研档案交流、共享、编研等工作奠定良好基础，使科研档案需求者及时、快捷、方便地查找和调用相应档案资料。其次，强化科研档案管理规范化建设，对各种载体的科研档案规格、内容、格式等进行统一，对不符合要求的科研档案进行修改和订正，归档前对档案资料内容和格式进行严格审查，确保科研档案格式规范，内容准确而翔实。

2.3创新科研档案管理思路。

首先，树立知识产权意识，强化对高职院校科研档案的知识产权保护，对科研项目的研究过程、知识产权的获取、知识产权的维护、知识产权的转让等过程进行详细记录，并将相关资料归档，为维护知识产权秩序，促进高职院校科研工作健康发展提供有力支持。

其次，树立保密意识，对科研档案的密级划分、适用范围、机密档案的归档与保存等工作环节详细规定，确保科研档案的保密性与完整性，保护高职院校科研成果不受非法侵犯，保证机密档案资源不流失、不损毁。

3.总结

做好科研档案管理工作对促进高职院校科研、办学事业健康发展有着重要意义，认真分析科研档案管理工作中的现有问题并采取针对性改进策略，是当前高职院校档案管理人员义不容辞的责任。对此，高职院校科研档案人员可从完善科研档案管理制度、强化科研档案信息化和规范化建设，以及创新科研档案管理思路等方面做起，全面推进高职院校科研档案管理工作发展。

参考文献：

[1]陈莉敏.高职院校科研档案的管理实践[J].职业技术教育，2008（29）：7-8.

[2]田园.高职院校科研档案管理的现状及对策[J].南阳师范学院学报，2010（4）：123-124.

[3]黄平，田敏，合春燕，等.档案评价在高职体育科研方法课程中的应用[J].课程教育研究，2013（4）：218-219.

职工档案管理篇8

关键词：档案管理 信息化管理 高职院校

随着国家大力发展高等职业教育事业，教育改革的深入，对于高职院校来说，学生、教职员工的档案数据每年都会出现大量录入、迁出等变动，档案数量随之也增长非常快， 档案的变动、更新、维护，确实是对档案管理工作的巨大挑战。如何对高职院校的档案信息资源进行高效的管理？如何实现高职院校档案信息化建设？我认为计算机化的现代档案管理是大势所趋，随着信息化程度的提高，电子档案越来越广泛地应用于日常办公与管理，以促进实现高职院校档案管理的科学化、现代化和规范化，使每个学生和教职工的档案更健全、更完善。

1 高职院校档案管理目前的现状

1.1 高职院校普遍存在档案管理工作意识薄弱、滞后现象。目前，档案管理工作在很多院校都得不到相应的重视，同时对档案管理工作的重要性缺乏必要的认识。在这些高职院校看来，学生数量，以及由学生产生的经济效益才是第一位的，在他们的意识形态中根本没有将档案管理工作放在第一要位，档案管理工作不会对学院的长远发展起到任何的影响，进而在一定程度上忽略了档案管理工作。这种认识主要体现在学校的领导方面，同时在学校的有些教职员工身上也有所体现。但是，还是有许多同志在从事档案管理工作的过程中，对档案管理工作具有比较强的意识，这些员工对档案管理工作都有明确的认识。因为档案管理工作是一项具有内部性和保密性的工作，同时也是默默无闻的工作，根本没有人注意，因此，档案管理工作的重要性，有的同志却看不到。甚至有些同志认为，档案管理员的工作就是进行档案管理，而与自己没有任何关系；有的同志对档案管理工作的重要性流于口头形式，而在实际工作中却又是另外一码事。上述情况充分地证明了，在学校的教师队伍中有相当一部分人对档案管理工作缺乏正确的认识。

1.2 档案管理机制和方法比较落后。学院的档案分为：干部人事档案、文书档案、科技档案、财会档案等几大类。按理说这些档案应该统一归到一起管理，但目前学校，都没有理顺关系，存在各自为政、材料分散管理的格局。比如要查一个教师的人事档案要在组织部门或人事部门或办公室去查询；查这个教师的教学情况、教学奖惩的材料，又要在教务处或师资科查找。所以分散的管理模式，在一定程度上影响档案材料的真实性。档案材料形式单一，未实现电子文档的方式存储文件档案。档案管理工作的模式比较落后，降低了档案的使用价值。目前，在许多高职院校其档案管理工作还处于手工、纸质处理阶段，根本不具备进行现代化管理的设备和手段，档案资源的存贮和共享根本不能实现。

1.3 高职院校档案管理工作量大。对于高职院校来说，每年都有新生入校、老生毕业、就业或继续深造、新教师入校参加工作，教职工的调出等一系列的学生、教职员工的档案数据变动、变化呈现出数量大、变动比较频繁，以及跨区域调动等，另外，对档案进行维护、保存等日常管理，都要消耗巨大的人力、物力、财力等。

1.4 有待实现档案信息电子化、现代化管理。随着科学技术的不断发展，计算机和网络得到推广和使用，在这种环境下，传统的以纸为载体的档案管理将会受到严重的冲击。电子化档案管理已成为当今的发展趋势，其在档案管理中的优势还没有得到充分的展示。当前学校档案管理依然是纸质档案作为保存的主流，书写速度慢，工作量大，严重影响了案卷质量和收集时间。在高校数据库中，如果现代化设备和电子信息技术没有应用到档案管理工作中，那么电子信息管理只是一种称谓，在档案管理中只能起到检索、交换、备份的作用。当前，对档案进行电子化管理，还处于推广阶段。在档案管理中，对于自动化软件的选择和使用，其管理工作人员还没有真正发挥计算机和网络的优势。

2 档案管理工作建设中的对策

2.1 对档案工作加强管理，强化教职工的档案意识。通常情况下，高职院校要建立规范化、科学化的管理制度对档案馆进行管理，进而提高档案管理的现代化水平。要在一定程度上，丰富馆藏信息，做到档案工作有据可查，进而使档案工作为学院发展提供服务。因此，领导要不断更新观念，提高建设档案的意识，对学院的各项工作通过档案资料进行处理和规划，进而为档案工作奠定基础；在档案管理工作的过程中，需要全体教职工积极配合，进而使档案管理工作落到实处，从领导干部到具体的工作人员、到全院教职工都要与时俱进，对档案管理工作进行改革，进而满足社会发展的需要。最大限度地争取领导对档案管理工作的支持，真正意识到档案工作的重要性，同时将档案管理工作纳入议事日程，将档案管理工作与其他工作进行同时布置，同时检查，同时验收。另外，要不断巩固和强化教职工的档案管理意识，从思想和行动两个方面，让他们真正意识到档案管理工作对学院和个人的发展都具有非常重要的作用，进而在实际行动中，主动配合档案部门的各项工作，积极的参与到学院档案建设中去。

2.2 建立和完善规章制度，对档案工作进行科学化、规范化管理，同时不断提高档案管理人员的素质。通常情况下，建立健全规章制度是开展档案管理工作的前提和基础，对于档案管理工作来说，其头绪众多、并且琐碎繁杂，如果不通过制度进行管理，那么就会出现无章可循、无所适从的混乱局面。因此，一定要完善诸如《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》等一系列规章制度，对各类档案进行及时归档处理，实施档案管理细则，明确档案的归档范围，以及保管期限和立卷归档等。进而为档案资料的长期有效地收集和保存奠定制度保证。通常情况下，建立完善档案管理制度，为实现规范化、科学化管理提供制度保证。管理人员素质的高低关系到档案管理质量的高低，所以管理人员首先应具备优良的思想政治品质、乐于奉献、吃苦耐劳的精神，其次就是要精于业务、有丰富的专业知识、扎实的专业基础知识、丰富的现代档案管理经验，以及使用计算机的能力等。学院通过不定期的专业技术培训，不断提高档案管理人员的综合能力，不断丰富档案管理人员的专业的技术管理知识、健全现代管理手段，不断提高学院的档案管理水平。

2.3 计算机实现电子文档档案管理大大的提高了工作效率。学院应把档案工作需要的经费纳入学校经费预算，把档案信息化建设纳入学校信息化建设总体规划，与数字化校园建设同步，为档案机构添置必要的现代化设备，以便开展工作。原来的手写、纸质的档案管理、数据的统计、存储都需要耗费大量人力，而且还容易疏漏出错。采用信息技术可以使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便，从而减少管理人员的工作繁琐性和工作量，相应的也提高了工作效率。

2.4 档案管理实现电子化、现代化是必然趋势。管理人员必须努力学习微机使用、管理知识，实现档案管理电子化、现代化、规范化的建设。目前计算机技术和网络技术的普及应用，形成了一个信息化的社会，这不仅提高了办事效率，也为实现档案管理信息化、网络化提供了客观的条件。传统的纸质档案靠手工整理、靠体力搬运、靠翻卷查阅、对于距离较远的跨省市区的单位共享或调度十分不利，造成信息更新效率低，文件信息查找困难等因素。利用现代化信息手段，高效的办公自动化软件的应用把档案工作人员从大量繁杂的脑力和体力劳动中彻底解脱出来，从而实现档案的体系管理，使档案资料索引更灵活，搜索查找更快速便利。还可以根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作，使文档的管理和调度更便捷。而电子文档的存储方式多种多样，如光盘、U盘、移动硬盘等环保、存储量大、储存时间长，受外部环境影响小，具有很强的稳定性和可靠性。

随着现代科学技术的发展，对档案信息进行电子化、现代化管理，在一定程度上为数据量大、更新快的高校档案管理提供了便捷。继续采用传统的手工管理档案方式已经无法满足高校规模发展的需要，只有不断提高档案管理人员的专业技术管理知识、完善现代化管理手段、增强创新意识，才能使学院档案管理工作迈上新台阶。

参考文献：

[1]童健.信息时代提高高校档案管理人员素质研究[J].贵州民族学院学报（哲学社会科学版），2004（06）.

[2]李纯.浅谈高校档案管理人员的素质[J].山东档案，2010（06）.

职工档案管理篇9

关键词：高职院校；物业管理；档案

中图分类号：G717 文献标识码：B 文章编号：1002-7661（2014）02-0026-02

高职院校中的物业管理是高等院校教育体系改革后的产物，用途就是将学校中的环境、房屋设施维护、卫生问题等由学校管理转变到社会物业管理的形式。以规范、社会性、专业性的物业管理准则。可以保障学校教育工作的顺利研究，给师生们一个良好的校园环境的同时，也提高了社会的经济效益。高职院校中的工作文件种类繁多且复杂，这就给了档案工作加大了难度。那么高职院校中的物业管理需不需要档案管理呢，回答则是必然的。

一、高职院校的物业管理工作

1、物业管理的定义

物业这两个词多在企业单位跟家庭小区中出现，在高职院校中出现还是最近刚刚兴起。物业的含义是拥有的财产和拥有物以及房地产等资产，它的范畴特别广泛。物业是指已建造完成和已经被使用的建筑类和相关的配套设备以及场地。而物业管理是指招聘物业服务方，业主和物业服务方制定物业合同，对指定的财务资产、房屋以及指定场地进行维护，以及对业主拥有的房屋、资产、设备进行的管理工作。

2、高职院校中的物业管理

高职院校中的物业管理工作形式繁多、内容丰富。简单的说就是对学生公寓、图书馆、体育场、食堂、教学楼、办公楼等场所进行维护管理化，以及学校的生态环境也要定期进行维护。高职院校中的物业管理工作必须要结合学校的基本情况，而不是完全效仿社会中的物业管理，应该在社会中物业管理的基础上，结合院校的自身情况，优化院校物业管理工作，目的是维护校园环境及秩序，以市场效益为本，集中管理、经营和服务为一体，使其具有市场性和专业性、社会化三者为一体的物业管理新体系。

由于高职院校中的物业管理工作范围广泛且复杂，物业管理人员数过多难管理，于是物业管理中的档案工作的开展就有了意义，这样可以规范整个物业管理工作。对每一处设施的维修和学校需要的支出都做好档案记录工作，优化物业管理工作的质量，开拓一个档案服务新趋势。

二、档案管理的重要性

1、物业档案

物业档案就是在物业服务中体现物业状况的媒介，以体现物业部门对业主的服务情况，对服务的内容进行有价值的记录。物业档案可以体现某一项物业服务的综合情况，是物业服务的基础及凭证。

物业档案的内容包括物业部门自己的档案，以及发展构建的成果和对接管的物业进行的服务、管理、维护记录的档案。物业档案的形式具有多样性，随着信息技术的发展，信息技术也走进了档案工作中来，利用信息技术更加系统的进行档案工作。可以避免档案繁多，查找不便且容易弄乱的缺点。

档案管理与其他管理工作一样都是高职院中的重要组成部分，是高职院发展不可缺少的重要部门。近年来我国开始大力发展高校教育事业，而高职院校每年的学生、教师职工的档案数据都会有很大的变动。且随着高职院校物业管理的发展，物业管理开始扎根在高职院校中，成为了院校中必不可缺少的重要环节。

2、物业档案管理中出现的问题

通过深入了解一些高职院校中的物业档案管理工作，我们不难发现其中还有很多显见的共性问题，有一部分的档案管理工作不够规范，物业档案工作的质量也没有达到一定的要求。主要体现在以下几个方面：1、档案资料有缺漏，资料不完整，档案内容没有及时更新。2、档案资料的存放没有科学依据，有些档案只是被随意简单的放在档案袋中，没有按时间以及内容进行合理的排序和归档，在查找档案时耗时又费力。3、档案资料管理中，进行交接工作时由于交接手续不健全会造成档案缺失的问题，这就是档案管理工作不规范的体现，当档案资料缺失后，无法追究个人责任。

3、加强档案管理工作的措施

（1）物业管理中的职工对于档案管理工作没有一定的认识度，所以要加强职工们的档案管理意识。可以采取组织培训的方法，将档案管理工作与物业质量联系到一起，培养职工对档案管理工作的参与性与积极性。

（2）可以建立一个档案管理制度，通过规范、检查、监督三者为一体的方式来完善这个制度，并且要结合实际情况采取相应的管理措施。

（3）做好物业档案管理工作是一个长期的任务，随着高职院校的不断发展，物业档案管理工作也要与时俱进。档案管理人员要清晰认识，有一个长远的思路和规划。

4、物业档案的作用

随着高职院校中物业管理工作的深入，物业档案的作用越来越明显起来，也越来越受到更多物业管理人士的关注。城市化建设发展迅速，不但学校外界对物业管理的需求越来越大，高校对物业管理的需要也愈来愈明显，作为物业管理中的重要组成部分，物业档案是对这些工程技术以及设备维护的一个凭证，可避免不必要麻烦的发生，如果物业管理中出现了数据错误，就可以利用档案及时找到解决的良策。通过档案，物业可以清楚的了解学校最近的物业需要，起到省时省力的效果。同时，当学校与物业方有不必要的合同纠纷时，档案就可以做一个调解师，来解决学校与物业之间的矛盾纠纷，从而使物业管理工作正常有序的进行。

结语： 高职院校物业管理工作的开展表明着经济探索迈出的重要一步，物业管理中的档案工作给物业管理带来了更多的便利条件。笔者认为高职院校中的物业档案工作还需要进一步的探索及研究，高校与物业部门应积极的探讨其中的共性问题，并找出解决的对策，发挥其全部的效益，建立一个新的物业管理体系和新工作机制，开拓服务新领域，以推进物业管理中档案工作的良好发展。

参考文献：

[1] 杨韶琛.对做好物业档案管理工作的认识与思考[J].经济师，2013（1）.

职工档案管理篇10

关键词：高职 基建工程档案 管理措施

一、基建工程档案的含义

凡是在高校新建、改建、扩建、大型维修等工程实施过程中形成的各种形式的具有保存价值的文字、图表及声像载体等材料均属基建类档案归档材料，主要包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件等。

二、基建工程档案的作用

高校基建工程档案是反映基本建设工程的真实纪录，记载了高校基建产品形成的全过程，是高校在实施工程改扩建、维修的重要参考依据，是载明产权关系的重要法律依据。做好基建档案管理工作具有现实意义。

三、高职院校基建档案管理中存在的主要问题

1.制度不健全、管理意识浅薄。一些高职院校对基建档案工作的重要性的认识不足，存在着管理规章制度不健全、不细致，执行力度不够等现象，档案部门的自身宣传力度也不够，造成基建管理人员存在“重建设，轻档案”的思想。

2.保障工作存在软肋。随着档案管理工作的加速发展，档案管理工作的管理理念、管理手段和技术设备都发生很大变革，但某些院校在硬件设施的配备和档案人员素质的提高方面还有一定差距。由于所需硬件设施的配备不齐、规章制度不健全、管理制度的执行力不足及管理人员非专业等原因存在，造成了很多高校基建档案编制工作与工程进度不同步、资料整理滞后失真，档案装订不系统，档案资料不齐全，这些无疑影响到工程档案的编制质量，使其所拥有的参考价值大打折扣。

3.编制质量差。首先，书写不规范：有的文件如验收记录、图纸会审等用铅笔、圆珠笔填写，有的字迹模糊不清，失去归档价值。其次，资料缺损严重、内容有欠缺：文件和记录被损坏，重要文件和记录收集不全，需要签字、盖章的文件（如设计、合同、函件等）没有签章，检验验收记录填写不全。再次，与工程进度不同步，内容失真：施工记录编制滞后，后期补编的记录有偏差；后期补发的变更内容往往会导致图物不符，使档案失去可溯性。最后，归档、装订不规范。一些具有凭证和法律效力的关键文件如工程立项文件、规划、设计、材料的质量证明文件、工序验收记录等须由原件归档的却使用复印件；装裱纸张不规范、大小不统一，不符合工程文件归档装订要求；文件、记录等没有按类别存放，装订混乱。

四、加强高职院校基建档案管理的措施

1.建立健全规章制度。为加强和规范基建的档案管理工作，各院校应根据自身实际制订出可行的管理制度和管理细则，保证基建档案工作规范化、标准化、制度化。设置专职档案管理人员，实行岗位负责制，使管理人员在工作中有章可循。提升档案管理工作地位，加强基建工程档案重要性的宣传力度，创造出“人人参与、人人重视”的工作氛围，牢牢地树立起重视档案管理的主观意识。

2.加强基建档案工作软件建设。基建档案管理工作是整个学校发展过程中不可忽视的重要组成部分，学校领导的高度重视是搞好基建档案工作的重要因素。学校领导应该重视加强档案管理工作的软件建设，在人员、经费、设施上给予大力支持，切实将档案工作纳入学校的目标管理，认真研究和解决档案工作中的实际问题。

3.提高档案人员管理素质。要把提高档案人员的素质放在主要位置。档案管理的好坏往往取决于档案管理人员是否具有良好的业务能力、爱岗敬业精神和服务态度。基建管理部门作为基建档案的产生和使用部门，应该把提升档案管理人员的综合素质列为重要工作内容，选择专业性强的人员充任岗位。根据需要安排专职人员参加各种学术培训活动，鼓励专职人员广猎学识，不断提高自身的专业知识和业务能力。加强科学管理，重视规章管理制度建设，重视岗位工作考核，提高专职人员的工作责任心。

4.树立及时归档的工作意识。基本建设档案材料形成周期长、涉及单位广、专业技术性强，所有参建单位的档案管理工作都会直接影响到整体工程项目的归档效果。从项目立项到竣工验收，在整个建设过程中，所有参建方都应该端正工作态度，增强责任心，自觉地树立起及时归档的工作意识，不论对自身归档资料还是对提供给他人的归档资料，都要在第一时间内完成建档、移送工作，以防遗忘、丢失、破损，影响工程归档工作的进展。

5.增加过程管理力度。从工程项目一开始就要进行档案的收集、核查、监督、整理工作。在工程准备阶段，档案文件主要产自建设单位和设计部门。档案管理人员要与有关人员建立起沟通、追踪、协作的工作关系，档案管理人员要主动及时地开展归档工作，有关人员也要自觉地将文件资料归档。在工程施工过程中，基建档案主要产自施工、监理单位。首先要加强对人的控制，要求相关单位配备的人员必须是专职人员，具备相当的工作能力；在实际工作中，应会同施工、监理单位的档案管理人员一起共同管理，要充分利用施工、监理单位档案人员的主导作用，经常对工程档案的进展情况进行定期不定期的核查、督促，利用施工、监理合同和制定的有关管理制度加强对施工过程中的档案管理。在工程竣工验收阶段，基建工程档案的管理以汇总、核查、整理、归档为主，这个阶段的工作主体仍是参建各方。在竣工验收之前，应该组织所有参建单位的专职人员对工程竣工档案进行自检，对各参建单位的工程档案进行核查验收，再提请城建档案管理部门、质监部门对所有归档资料进行核查、指导，监督各方整改直至合格。在工程档案移交阶段，应与城建档案及学校档案馆做好交接工作，不足之处要及时与相关单位、人员进行沟通，督促整改到位，做好交接记录。

6.实现档案工作网络化管理。利用数据库技术和多媒体技术对基建档案进行管理，有利于档案的归类和查找，这样能更加有效地发挥基建档案的服务功能。

参考文献：

[1]匡金元.加强建筑工程技术资料管理的意义分析[J].中国电子商务,2010年6期

[2]寇立亚、张允领.浅议建筑工程技术资料管理[J].中国建设信息,2010年11期