教委会档案管理工作意见

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市教委各直属单位：

为不断提高市教委直属单位（以下简称：直属单位）的档案管理水平，加强对直属单位档案工作的业务指导，推进各直属单位更好地服务于教育事业和社会经济发展，根据《中华人民共和国档案法》和《**市档案条例》，根据《**市教育委员会关于印发〈关于进一步加强市教委直属单位建设与管理工作的意见(试行)〉的通知》和《**市教育委员会关于印发〈**市教育委员会直属事业单位组织人事管理工作规则(试行)〉的通知》的要求，结合直属单位档案工作的实际，现就进一步加强直属单位档案管理工作提出如下意见：

一、加强三级网络建设，建立职责分明、科学高效的档案管理体制

各直属单位要从依法管理的高度认识档案工作，进一步加强对档案工作的领导，将档案工作纳入各单位的整体发展规划，纳入目标管理体系和年度考核范围，为档案工作的发展提供人、财、物保障。要完善档案管理制度，明确分管领导，落实分管部门，形成分工明确、责任清晰、运行顺畅、精干高效的三级档案管理网络，对各类档案实行集中统一管理，制订科学合理的绩效评估标准和奖惩措施，加强长效管理，保证档案工作的稳定和持续发展。

二、加强档案资源建设，构建门类齐全、特色明显的室藏体系

各直属单位要充分认识加强档案资源建设的重要性和迫切性，不断优化收集档案的办法，更有效地发现档案、积累档案，在档案资源建设中实现“两个转变”、建立“两个体系”，一是转变重事轻人、重物轻人、重典型人物轻普通人物的传统观念和认识，重视所有涉及人的档案的价值，建立覆盖人民群众的档案资源体系；二是转变档案工作中重机关团体利用、轻个人利用，重为机关团体服务、轻为群众服务的传统观念和认识，建立方便人民群众的档案利用体系，要突出服务宗旨，丰富室藏资源，扩大门类、改善结构，切实做好档案接收和档案征集工作，切实增强档案室保存历史、服务现实、立足长远的功能，确保档案资源的有效积累和充分利用。

1．要从被动收集转为主动收集，从机械性收集变为创造性收集，多渠道、全方位地收集、征集档案。

2．要结合本单位的实际情况，做好鉴定工作，确定科学的收集范围、内容和保管期限，确保重要档案资源不流失，确保室藏档案来源主渠道的畅通。

3．要拓展收集视野，综合考虑档案对单位和社会的价值，切实把对经济和社会发展有价值的档案保留下来，应加强收集重大科研档案、重大基建项目档案、业务档案。

4．要根据单位的性质特点和人才优势，进行特色档案的征集工作，如建立名人档案、声像档案、荣誉档案等。

5．建立健全重要会议、重大活动建档的运作机制，切实完善档案资源建设。

6．要注意各种载体的档案资源的收集，积极创造和充分利用办公自动化的条件，做好电子文件的收集、保管和利用。

7．要积极探索和创新有关民生档案管理的机制和体制，调整档案收集范围，充分挖掘并整合民生档案资源，确保民生档案齐全完整。

三、加强基础建设，形成规范有序、运转协调的档案管理模式

各单位要加强档案工作基础设施建设，配置符合标准的专用库房和其他硬件设施，库房、办公室和阅档室实行三分开；严格按照标准化、制度化的要求，从档案形成的源头抓起，做好文件材料预立卷工作，推行部门立卷；加强对重要档案、重要部门、重要事件归档工作的指导监督，创新运作机制，实行实时控制，加强全程管理，规范档案工作的所有程序；积极利用先进的技术手段和管理知识，优化档案收集、整理及利用的工作流程，形成规范有序、行之有效的科学管理模式，提高档案管理的规范化、标准化水平。

同时，还应结合本单位信息化建设的实际，统筹规划，科学布局，开展档案信息化的探索试点工作，开展电子文件、电子档案管理，逐步构建信息网络，提高档案管理信息化、网络化水平。

四、加强档案队伍建设，创新立足民生、形式多样的服务手段

随着教育事业的改革发展和各直属单位的建设发展，档案事业的规模日益扩大、档案内容日益丰富、档案信息载体日益多样、档案管理手段日益先进、档案利用需求日益提高，对档案工作人员的综合素质和服务质量也提出了更新更高的要求。各单位要抓好档案人员队伍的建设，保持专兼职档案员的相对稳定和工作的延续性，对专兼职档案人员加强继续教育和专项培训，提倡终身教育，强化创新意识和创造性思维，提高他们的业务水平和综合能力。

要做好档案利用服务工作，一要强化主动服务意识。将档案服务的意识贯穿于档案工作的始终，重视研究和把握单位和社会需求及其发展趋势，根据工作发展和社会发展需求，延伸档案服务；根据改革发展需求和社会需求，提供各种档案服务。二要拓宽档案工作的视野，推行全方位的服务，更新档案利用服务的形式与手段，既要满足人民群众多领域、多层次、多样化的档案信息需求，又能提供全天候、持续性的服务。三要加强档案服务的制度建设，制定利用办法，简化利用手续，配备利用设施，为社会和人民群众获取档案信息提供实实在在的便利，并通过档案的整理编目、鉴定、检索体系建设，使原始状态的档案材料，转化为“有序、有用、有效”的公共信息资源，提高档案利用服务的针对性、有效性。

各直属单位要以科学发展观为指导，不断加强档案工作的依法管理，提高直属单位的全员档案意识，完善档案管理体制，营造良好的依法治档的工作环境，全面提高直属单位档案管理水平，为各单位事业发展及民生服务，为教育改革与发展作出新的贡献。