电子文件收集管理通知

各地（市）、县档案局、区直各单位:

随着计算机技术的普及和办公自动化系统的应用，各单位已形成了大量的电子文件。为做好电子文件的收集管理工作，现就有关通知如下：

一、提高认识，加强领导。电子文件是指在计算机及网络环境中生成的社会活动记录，即以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。它具有交流传递迅速高效的特点，是现代办公所依赖的主要信息形式。各单位应加强领导，将电子文件收集管理工作纳入本单位信息化规划和办公自动化程序。进一步完善各项规章制度，健全机关工作网络，将电子文件形成处理、收集积累、整理归档、保管利用工作纳入相应人员的岗位职责，确保电子文件完整、系统、安全、有效。

二、及时收集，按时归档。各单位要认真做好电子文件的收集积累工作，按时将有用的电子文件归档保存。实现办公自动化的单位要将本单位形成的文件和收到的文件通过办公自动化网络实行即时归档；尚未实现办公自动化的单位应将发文打字软盘收集起来，按时向档案部门归档。各单位档案部门应对电子文件的形成积累、运转使用进行全过程的监督，积极接受各部门归档的电子文件，并于第二年一季度前，区分保管期限各门类，转储到光盘、磁带等介质上。存储电子文件的光盘或磁带应一式制作三套，一套封存，一套提供利用，一套另处保存。

三、完善设施，安全保管。各单位应完善电子文件的保管设施，为电子文件管理创造良好条件。各单位档案部门应采取科学的管理方法和先进手段，确保电子文件的安全保管。光盘或磁带应直立存放在防光、防尘、防磁、防有害气体的装具中，远离强磁场，环境温度保持在17－20°C之间，相对温度保持在35－45％之间。应定期对归档电子文件进行检测和转录，确保电子文件安全有效。

四、坚持纸质文件、电子文件并存。当前，电子文件在我国还不具备法律效力。各单位要坚持电子文件与纸质文件长期并存的原则，在做好电子文件归档管理的同时，继续做好纸质文件的收集归档工作。实现网上传递签批文件的同时，继续做好纸质文件的收集归档工作。实现网上传递签批文件的单位，应按公文处理程度，输出一份纸质文件底稿，由领导签发，与正本一同归档，确保公文的法律效力。

五、档案管理软件应功能齐全，数据安全通用。各单位开发和采用的档案管理系统应遵循“规范、先进、实用”的原则，设置数据管理、整理编目、检索查询、安全保密、系统维护等功能。档案数据要有较强的XML文档和RTF、TXL格式，扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式，视频数据采用MPEG、AVI格式，音频数据采用MP3、WAV等格式，以方便文件的传输交流使用。

电子文件是一新生事务，各单位在收集管理过程中遇到的一些新情况新问题请及时与区档案局联系，以便研究协商解决。