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交通企业会计档案管理论文

摘要:近年来,随着国家在重大基础设施投资力度逐渐加强,全国有45个城市在修建或计划修建城市轨道交通,包括地铁、轻轨、有轨电车等。由于城市轨道交通项目建设投资资金规模大、建设周期长、涉及专业多、建造过程复杂,其管理难度与复杂度也较一般企业大,由此产生的各类档案数量也巨大。其中财务管理作为工程管理中重要组成部分,会计档案管理也成为重中之重,这直接关系到项目财务管理水平,也直接决定项目能否通过国家验收,因此我们必须要重视这项会计基础工作。本文将结合本人在本行业中的工作经验与体会,谈谈轨道交通企业会计档案管理的重要性以及如何做好会计档案管理。

关键词:城市轨道交通;会计档案;档案管理

一、会计档案管理的内容

根据最新发布的《会计档案管理办法》【中华人民共和国财政部国家档案局令第79号】,下列会计资料应该归档:(一)会计凭证,包括原始凭证、记账凭证;(二)会计账簿,包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿;(三)财务会计报告,包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告;(四)其他会计资料,包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。从该管理办法可以看出,会计档案管理内容非常广泛,涉及日常会计工作全过程,包括出纳、会计、税务、报表等全部会计人员产生的会计资料,给会计档案管理造成很大困扰与难度。

二、会计档案管理现状及原因分析

目前,全国各城市轨道交通企业,除北上广深等几个大城市建设时间较长,其他大部分城市刚刚兴建地铁,日常工作主要围绕地铁新线建设与开通进行,能把日常工作做好,已经疲于应付。受建设工期影响,一线业务部门工作重点在现场,确保工程质量安全与进度。据笔者调查研究,目前各城市轨道交通企业连建设档案管理尚无完善的制度与流程,会计档案管理虽有国家法律规章规定,但实际执行情况及效果并不容乐观。银行余额调节表因为事务所审计,情况相对较好,会计报表,纳税报表,增值税进项发票底联等非日常用会计档案管理要求尚不理想。很多公司目前按照办法规定,凭证与会计报表都能完成,但时间有所滞后,延长两三个月是常态,半年后装订凭证也非少数。至于办法里规定的其他会计资料,基本无暇顾及,最终严重影响项目竣工财务决算与国家验收。会计档案管理现状不理想,其完善程度与国家要求甚远,经过综合分析,既有主观因素影响,也有客观因素影响;既有外部因素影响,也有内部因素影响。(一)内部原因1.领导不够重视,档案管理员身兼多职。按照办法规定,公司应设立专门的会计档案管理机构,但现实情况是很多公司因各种原因,财务人员编制比较紧缺,很少设立专门的会计档案管理人员,一般由部门文员兼会计档案管理员。财务部门资料很多,特别是各种收款付款单据、票据量很大,管理要求高,文员很难投入足够资源与精力于会计档案管理。只有会计师事务所审计、政府审计要求提交各种资料或者积压太多时,才进行凭证装订等工作。这也从侧面说明领导对会计档案管理工作尚不够重视,觉得没必要投入专门人力资源开展会计档案管理工作,等其他工作完成后,再来整理会计档案也来得及。2.根据财务部门内部分工惯例,会计档案管理一般都设有财务部会计核算模块。会计核算本身工作繁琐,且工作量较大。特别是新公司,业务与财务制度流程不太完善,会计核算也不太规范,财务人员平花费大量时间与业务部门进行沟通等工作;除此之外,与公司外部门各项沟通,如会计师事务所审计、政府审计、税局稽查等,也需要大量沟通协调工作。这种工作现状造成会计档案管理工作也难以按时开展。3.大多数企业对于财务信息化投入较大,没有信息化建设,财务管理无法有效进行对于会计档案管理信息化建设,停留在手工时代水平。会计档案都是各种纸质材料,包括各类凭证、原始出入库单、发票、收据、各类批文等,这些资料作为凭证附件存在。每个月按时把凭证收集完善、整理、入盒、编号,然后做个档案台帐记录,由会计档案管理员放在个人电脑进行共享,供大家使用。整个档案管理过程,几乎全手工操作,很少借助现代信息技术,所以,这么多年会计档案管理水平一直没有很大发展与进步,越来越跟不上公司与时代发展。(二)外部原因1.会计师事务所审计对公司财务管理有较大约束力,但更多关注于会计报表层面,并不会过多关注会计管理细节,特别是会计档案管理。在年报审计中,公司只要能提供会计凭证及事务所要求的会计资料即可,事务所并不会检查会计档案资料是来自于具体经办会计手里,还是来自于会计档案室。这就造成会计档案管理没有硬性外部约束。2.对于城市轨道交通项目,建设项目最后一环就是项目竣工验收。目前,根据国家验收标准有十三项专业验收,其中就有一项档案验收,如果档案验收通不过,即整个项目竣工验收通不过。需要关注的是,项目竣工验收里的档案特指工程档案,即与工程相关的招标、合同、图纸、变更资料等,会计档案并不是档案验收关注的重点,正是这点恰恰造成公司把更多精力放在工程档案管理,而忽略了会计档案管理。

三、会计档案管理不完善造成的影响

会计档案管理工作,虽然在一般人眼里并不是十分重要的事情,但如果管理不到位,其对日常财务管理及最终项目验收均有重要影响,具体如下:(一)会计日常工作中,由于各种原因经常需要查阅凭证,档案归档不及时,就会造成凭证在经办会计或出纳手中积压,时间越长、积压越多,这时查找凭证往往需要耗费更多的人力物力进行查找,造成管理成本不必要增加。另外,由于会计档案不及时装订、归档,且分散在不同会计人员手中,造成凭证丢失的风险大大增加,且有些重要资料如原始发票等资料一旦丢失,给公司、个人造成的损失会更加巨大。(二)轨道行业投资巨大,是政府关注重点。所以,各种政府审计、专项审计层出不穷,为了应对各项审计,会计档案管理不到位、不完善,就会导致提供各类资料时手忙脚乱,一来效率很低,提交资料时间较长;二来造成外部审计人员对公司不满意,甚至认为公司不配合审计工作,故意不提供相关资料。(三)城市轨道交通项目作为关系国计民生的重大工程项目,通过国家项目竣工验收是对国家对人民最好的答复。如果日常会计档案管理没有规范,到项目竣工决算时资料不全或难以查找,会极大影响项目竣工财务决算。

四、关于完善会计档案管理的建议

针对会计档案管理工作不完善,结合上述原因分析及其造成的影响考虑,针对不同的原因采取不同的措施,具体如下:(一)提醒公司领导重视,加大资源投入公司领导重视是做好会计档案管理工作的重要前提,只有领导重视,这项工作开展就会顺畅很多,投入到这项工作的资源将会大大加强。(二)会计档案管理工作制度化、流程化、标准化由于会计档案管理工作是整个会计管理工作最后一个环节,所以,有必要把会计档案管理工作制度化、流程化、标准化,把流程做细,工作分配到人,前置环节定到具体时点。当然,要想把这些工作落实到具体工作来,还需要做好会计档案管理宣传与培训,让会计档案管理思想深入每个会计人员之心。将会计档案管理当作会计工作的最终目标,然后按流程倒推给每个环节设置时间节点,且这个时间节点作为硬性要求,非特殊情况不得变化,比如每月5号收齐所有银行对账单,每月10号收齐所有银行余额调节表,每月15号收齐上月会计凭证等。(三)加强全过程管理,从事前规划、事中执行跟踪、事后检查反馈因为会计工作日复一日,年复一年像大气循环一样重复,从不间断,所以,只有把会计档案管理工作当作标杆,上个月完成这项工作,下个月才能正常开展。否则就像骆驼背上的稻草,越来越重,最终会被最后一根稻草压跨。这里特别要提醒一点,因为会计档案涉及人员较多、环节较多、流程较长,设计一个良好的制度流程特别重要,且要有专人监督实际执行情况,把监督工作制度化、流程化、规范化,及时向领导反馈问题并及时跟踪解决,方能做到万无一失。(四)加大信息技术资源投入,利用信息技术手段提高会计档案管理工作效率,降低管理成本如今是信息时代,会计档案管理工作也要跟上时代步伐,如上所述,如果技术手段还停留在纸质层面,进行整理、归档、查阅,提高效率非常困难,只能靠人力投入来实现。目前,全球发展趋势是财务共享中心,其会计档案管理是基于IT技术发展,引入了影像系统、报账系统、ERP系统、银企直联系统等一系列业务财务系统,利用大数据、云存储平台等技术手段来提高会计档案管理效率,并且使得管理成本大大下降,提高公司内部、外部人员档案使用满意度,为项目竣工验收打下坚实基础。

作者:陈玉均 单位:广州地铁集团有限公司

参考文献:

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[8]唐小琴.跨越发展更需规范会计档案管理.当代县域经济,2016(09).

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