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合同管理质量提升方法

合同管理是科研管理中的重要一环,也是科研经营活动的重要表现载体。由于合同涉及对外经济交往,近年来逐渐成为各级审计和内控重点。因此,合同管理中所体现的风险管控方法值得研究。

一、总体思路

区别于传统的定性管理思路,梳理历年合同管理中的问题、总结实践经验,在定性基础上采取了定量的思维方式,通过设定参数指标、数据统计分析、设定定额目标等方法,对合同质量进行过程测量与监管用以考察合同管理情况,同时有针对性地解决监测过程中发现的问题,并根据近年来的实施效果检查项目方案的有效性。

二、具体执行策略

合同质量是衡量合同管理水平的常见标准,对合同质量的过程测量与监管包括合同评审和审批完整性、合同签署完整性、合同文本齐全性、合同台账分类及编号准确性等4个方面。1.定性考核因子。一是定性不合格合同。该项指标考察的是当年度合同总体情况,合同评审和审批完整性、合同签署完整性、合同文本齐全性、合同台账分类及编号准确性是本方法的基本考核因子,从这4个方面着手将不符合管理规定和流程标准的合同均定性为不合格合同。二是定性合同风险。该项指标用以考察合同的风险影响程度,主要用于暴露合同管理中容易出现问题的环节的管理情况,特别是需要重点防范的环节,有利于后期根据轻重缓急程度有针对性地进行合同管理整改。比对内控、审计、质量管理及风险管理等常规检查项,对风险进行了大致评估。其中3级风险事项为影响最大的风险事项,主要涉及合同评审和审批完整性、合同签署完整性,可影响合同评审流程合规性或直接影响审计、质量认证结果;2级主要涉及合同文本齐全性;1级主要涉及合同台账分类及编号准确性影响档案规范等因素。三是定性质量指数。该项指标考察的是每份合同的年度平均质量情况。设定计算公式为:当年质量指数=(当年风险事项发生总次数/当年合同总数)×100%。该项指数用来配合不合格率表现年度合同质量管控情况。2.设置研究对象。在定性考核标准后,以年度为单位选择需要考察的合同对象,开展现状调查。3.统计合同重点数据并评估问题。梳理与数据统计是基础性和核心工作。后续工作的展开都需要根据该步骤整理的结果进行评估。从合同质量合格总体情况、风险事项情况、每份合同的质量水平3个方面对合同进行梳理统计,针对不合格率、风险事项及发生频率、质量指数多维度计算,用以评估考察期内的合同质量。其中不合格率包括参考总份数、不合格合同份数、不合格合同占比这3个数据;风险度是针对考察期内各类风险问题进行数据统计分析,主要记录风险等级、具体问题、发生次数。特别要对3级风险项重点检查;质量指数分别记录年度、风险发生次数、合同总数及质量指数。4.设定工作目标。由于部分问题的发生来源于对方单位流程执行的不到位,或部分格式要求不一致以及上级单位流程要求不同等部分不可控因素。因此,不合格合同的出现率暂时无法下降至0,而大部分3级合同是由个人对流程执行不到位或遗忘归档等情况造成,可结合主管领导要求和历年统计情况,根据实际情况有针对性地提出实现目标:一是不合格率年均发生率控制在X%以内;二是3级风险合同年均发生率控制在X次以内;三是年度质量指数下降至X%以内。5.提出针对性对策。以上环节中整理出的问题发生频率等各类数据暴露了合同管理中存在的问题,有助于管理人员发现合同管理中的难点和盲点,参考借鉴质量控制理论中的要因确认等理论思路,找到原因并有针对性地提出对策,再进行相应整改。6.实施对策并检查实施效果。实施针对性对策后,以年为检查周期,结合实践情况对比设置的目标,并依据目标完成情况判断实施效果。记录考核事项不合格率、3级事项、年度质量指数分别在方法实施前、预设目标以及方法实施后的情况,以辅助判定实施对策的有效性,并根据情况随时进行调整。

三、效果与创新点

在采取对应策略后,各项考核因子发生率都有了大幅度的降低,合同管理的制度和流程更加规范,重要质量问题发生率降低为0,风险管控有效且合同档案质量可靠,归档工作效率明显提升,并顺利通过了多项审计和质量检查。不同于日常行政工作,合同管理有明确的法律依据,因此对其管理设定标准就有了依据。该方法的创新点在于借鉴科学研究的思路,设计思路和工具有所创新:一是采用了定性和定量相结合的方式来分析问题、采用数据分析的方式,用数据来衡量管理水平更加科学直观,有助于管理人员全面了解合同管理业务,评价执行情况及实施效果。二是将管控标准目标化、具体化有助于精准到位,同时又避免“眉毛了胡子一把抓、打乱拳”的现象。三是方法操作高效通用,标准化的管理思路便于推广。此外,本方法的数据分析方法、精细化管理思路与现代企业管理理念相契合,规章制度与流程设计符合法律语言及合同法总则编写思路,创新使用数据指导管理工作,具有较强的应用意义。

作者:严婷婷 单位:北京临近空间飞行器系统工程研究所

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