新时期职工档案管理工作思考

【摘要】随着社会经济的发展以及企业的管理工作的加强，职工档案管理已经成为企业管理水平的重要体现。企业职工档案的管理不仅关乎职工的切身利益，也一定程度影响企业的发展。因此企业应该重视并加强企业管理工作。

【关键词】档案管理；员工利益；企业发展；管理水平

一、引言

随着社会改革的不断深入，企业也在不断地转型与升级。新时期，人们对公作的要求不断提高，企业也在人员配备方面不断改进，导致企业人员流动也在增加。企业的改革与发展使企业管理也在不断升级，原有的档案管理工作显现出很多问题，已经不再适应新时期下企业的管理水平，因此企业摸索并建立一套符合自身情况的档案管理制度意义重大。

二、企业职工档案管理存在的问题

（一）缺乏专业档案管理人员。目前国内大多数企业缺乏专业的档案管理人员，大多数档案管理人员身兼数职，导致没有足够的精力投入档案管理工作。另外，随着档案管理人员的离职与变动，交接过程导致档案管理混乱，有时甚至导致档案丢失等情况。由于档案管理人员缺乏专业的档案管理技能，导致档案存放错乱，人员变动时不能够及时对档案进行调出或调入，不仅影响了员工的利益，也对企业的管理产生了不利影响。（二）档案管理渠道多样化。计划经济时期，企业职工的档案一般都存放在企业内部，由企业管理，随着企业的改革与发展，人员流动逐渐加大，企业员工的档案也不再只存在于企业内部，部分职工的档案由劳动行政部门、专业的中介部门以及人才中心等部门管理。由于管理部门的多样化，必将导致管理不够规范，当员工或企业需要调动员工档案时，困难重重，直径影响着档案调动的进度，给企业和职工带来了一定的不便。（三）缺乏统一的管理制度，意识淡薄。部分企业档案管理没有明确的制度要求，也没有花费精力建立一套明确的职工档案管理流程，导致档案管理混乱。由于部分企业忽视了职工档案管理，导致职工流动时，档案交接的滞后性，有时员工离职需要调走档案时才发现档案还未调入公司的档案管理部门，这对企业的发展以及员工的发展带来了很多的不利因素。（四）管理方法及管理系统落后。随着社会科技的发展，计算机技术已经被广泛地应用于企业的管理工作，给企业管理带来了很大的便利。但是目前很多企业，尤其是小型企业，忽略了职工档案管理对计算机技术的应用，仍然采用原有的纸质材料保存文档，虽然一定程度也能够满足企业对职工档案管理的需求，但是很容易引起材料的丢失，而且管理耗费大量的人力资源和空间资源。

三、新时期加强职工档案管理的建议

经济体制不断改革的新形势下，企业的管理也应该实行正规的管理制度，职工档案管理要遵守《宪法》和《劳动法》等基本法规，各级劳动部门也应该加强职工档案管理公作的监督，促使企业建立一套完整的、快速有效的档案的管理制度，确保企业出现人员调动及调出时，档案管理能够快速做出回应，切实保护企业和员工的基本利益。新时期下，企业加强职工档案管理应做到以下四点内容。（一）提高职工档案管理人员专业技能。专业的档案管理人员具有管理方法效率高、管理制度统一而明确的特点。对于企业而言，首选的应该是聘用专业的档案管理人员进行企业职工档案管理，并且应该成立专门的档案管理部门。有的企业由于规模较小，人员较少，为了节省人力资源，往往采用非专业的档案管理人员或者采用其他岗位的员工兼职档案管理员，这种情况下应该对档案管理人员进行专业的培训，并借鉴已经成形的管理方法，使其掌握最基本的档案管理技术，确保档案管理不给企业拖后腿。（二）加强企业之间档案管理工作交流。由于部分中小企业并不把档案管理工作作为企业管理工作的重点，而一直没有形成一套完整的职工档案管理体系，随着企业的改革以及规模的扩大，企业发现档案管理工作出现了一定的落后性，一定程度上影响企业的发展。这种情况下，应该建立与同行业关于职工档案管理公作的交流，借鉴其管理方面的优点，并完善自身的档案管理体系。（三）加强档案管理工作的重视和宣传。职工入职时由于对企业还不够了解，有时甚至忽视了配合企业做好档案管理工作的重要性。企业和职工应该加强对档案管理工作的重视，企业应该定期对职工进行档案管理工作重要性教育。对于新入职的职工企业应该派专人对其进行档案转接的指导，并印刷统一的档案交接流程发到其手中。企业还应该加强对档案管理工作的宣传，在企业的报刊栏以及企业的网站应该有关于档案管理工作的宣传，并在网站上建立档案管理制度的网页，使职工能够通过不同手段了解相关制度。（四）建立并完善档案管理制度。企业想要形成完整的档案管理体系，必须建立明确的档案管理制度，使档案管理人员有章可循，按规范工作，积极做好档案材料的收集及核实。制度中应该明确档案转入、档案转出需要的各种材料以及转入转出具体的流程，还应该明确档案登记的具体时间限制，加强企业档案管理效率。

四、结语

新时期下，随着企业改革步伐的加快，建立并完善企业的职工档案管理制度越来越重要。完善的职工档案管理制度不仅关系到每一个员工的切身利益，明确的档案管理制度还可以为职工在企业的表现提供有力证据。企业职工档案管理水平直接影响着企业的管理，企业应该加强对档案管理工作的重视，建立能够满足企业改革需求的档案管理制度，使档案管理与企业改革相辅相成，这样企业才会更好更快发展。

作者:谢娟娟 单位:贵阳市食品药品监督管理局食品药品检验检测中心

【参考文献】

[1]邱笛声.浅析做好文书档案管理工作的重要性[J].华章,2011.

[2]崔洪波.论档案管理工作信息化[J].大科技,2016.