浅谈事业单位档案信息化建设的策略

【摘要】档案作为社会实践活动的真实记录，其是承载重要信息的载体，在事业单位发展过程中，档案管理工作中发挥着非常重要的意义。但在当前我国事业单位档案管理工作中，由于对档案管理工作的重要性还没有完全认识到，这就使档案管理工作中存在许多不足之处，档案信息化建设进程较为缓慢。文中对当前我国事业单位档案管理中存在的问题进行了分析，并进一步对事业单位档案信息化建设的策略进行了具体的阐述。

【关键词】事业单位；档案信息化；管理；问题；策略?

随着信现代信息技术的快速发展，在当前档案管理活动中，现代化信息技术在对档案信息进行处置、管理和社会服务过程中得以全面的应用。当前我国档案事业发展过程中，档案管理模式加快了向档案信息为重心的转变，这是一个长期的过程，需要通过对现代信息技术的有效利用，从而努力确保档案管理和利用水平的提升，更好的促进档案信息社会化服务的发展进程。

1当前我国事业单位档案管理中存在的问题?

1.1缺乏专业的档案管理人才

在当前事业单位档案管理工作中，档案管理人员作为档案管理得以实施的重要主体，这就使其专业素养对档案管理水平具有决定性的影响。当前事业单位很大一部分档案管理人员都没有经过档案专业知识的系统学习，而且部分档案管理人员年龄偏大，这就使其很难适应当前档案信息化管理工作。在档案管理工作中很大一部分档案管理人员对工作缺乏认真度和责任心，存在得过且过的心理，在档案工作中缺乏主动性，对档案管理水平的提升带来了较大的影响。

1.2对档案管理工作重视度不够

在当前事业发展过程中，管理层对人才培养和引进工作较为重视，但对档案管理工作缺乏重视，对档案制度也缺乏系统和全面的了解。而且事业单位内部考核制度实施过程中，过多的侧重于工作人员理论知识的考核，觉得只要理论知识掌握的好，就能够与实践有效的联系起来，事业单位的经营能力必然会有所提升。这就导致长期以来事业单位领导层对人才培养和引进工作较为重视，认识不到档案管理工作的重要性，对其缺乏重视。

1.3档案信息化建设中交接制度不严格

在事业单位档案管理工作中，由于其工作较为繁琐和枯燥，工作人员队伍具有较大的流动性。档案管理工作对工作人员的精细度具有较高的要求，而且每一名档案管理人员在管理方式都是会存在一定的差异。再加之当前事业单位领导层对档案工作缺乏重视，这就导致档案管理人员在离职时没有完善的交接制度。由于交接手续不完善，部分人员离职时存在不做交接的现象，这就导致新来的人员很难在短时间内接替当前的工作，给档案工作的顺利开展带来了较大的难度。

1.4事业单位档案管理信息化程度不足

虽然信息化技术取得了较快的发展，而且在各行各业也开始广泛的应用，但在当前事业单位档案管理工作，信息化程序度并不高，还存在着手工管理及纸质档案管理的方式，这不仅对档案管理工作的效率带来较大的影响，而且纸质档案很容易发生损毁的情况，而且在查阅过程中也具有较大的难度，对档案的开发利用带来不利影响。

2事业单位档案信息化建设的策略

2.1提高对档案信息化建设的认识

档案信息化建设作为一项较为系统的工程，在事业单位档案信息化建设推进过程中，需要事业单位领导层给予充分的重视，及时转变观念，认识到档案管理工作的重要性。同时档案管理人员也需要打破传统的管理理念，加大对档案信息化建设的宣传力度，认事业单位决策者、档案工作人员及社会大众都对档案信息化建设工作有一个深入的了解。只有这样才能在档案信息化建设过程中确保人力、物力和财务等资源的合理配置，通过制定事业单位档案信息化建设的中长期目标，从而更好的推进事业单位档案信息化建设的进程。

2.2加大对档案信息化建设的资金投入

实现档案信息化建设资金投入是很大的。馆藏档案数字化是档案信息化建设的前提和基础，首先，在硬件设备上，档案部门要积极引进计算机、打印机、扫描仪、刻录机等必不可少的应用设备，将现代化管理手段和现代化计算机技术渗透到档案管理工作中。工作人员需要借助先进的硬件设备对现存的馆藏档案资源进行数据整理、补充、扫描以及转换；其次，档案工作作为一个集收集、保管、利用、共享和服务于一身的系统工程，必须要环环相扣，工作人员需要借助各类文档处理软件，对建立的数据库按照一定的标准进行整理，进而提供高效的检索服务；为客户查询等需求提供网上服务平台；构建各类网络安全防护系统，以及对相关的数据信息进行加密、备份等工作。随着信息技术的不断完善，做好电子档案的更新与维护工作。以上这些工作仅仅是事业单位档案信息化建设的部分工作，如果没有大量资金的投入，事业单位是很难开展档案信息化建设这项工作的。只有在保证经费的前提下，才能确保此项工作健康、稳定、持续的发展。

2.3建立完善的档案管理人员离职交接制度

离职交接程序是保证档案工作得以顺利进行的重要制度，因此，事业单位管理人员一定要将其重视起来，对于档案工作人员的离职和手续交接应该规定好完善的制度，使交接手续做到有据可循，有制可依，当在职的档案工作人员要离开现有岗位时，要提前一个月做好离职申请工作，在新员工进入单位后要将手头工作进行详细的书面交接，在离职之后要留好联系方式，区分好工作责任，方便管理人员对档案管理工作进行全面的掌控。

2.4抓好档案管理信息化工作人员队伍建设

档案信息化是一项专业性较强的技术性工作，作为档案信息化的专业人才，除了掌握档案专业知识外，还要掌握计算机技术、网络技术等现代化的技术手段。事业单位要定期对档案管理人员进行规范而有计划的培训，加强计算机应用、信息网络等知识和技术的培训，强化电子档案制作、接收、保管、应用等方法和技术的学习，同时要鼓励档案管理人员进行不断地学习，并把它应用到档案管理的实际工作中去。使其在自己的岗位上发挥独特的优势。引进高技术的网络技术人员，使档案管理人员可以与网络技术人员进行有效沟通，还要定期对事业单位档案管理人员进行培训。

3结语

档案信息化管理工作作为事业单位的最基础管理工作，与每一位员工、事业单位及国家的利益息息相关，所以需要充分的重视事业单位档案信息化建设工作，特别是事业单位领导层更需要对档案信息化建设给予高度的重视，将其纳入到事业单位整体发展规划中来，认识到档案信息化建设对事业单位发展的的长远意义，加大事业单位档案信息化建设投入力度，确保更好的推动事业单位档案工作的健康、有序发展，使其能够为我国经济建设提供更优质的服务。

参考文献：

[1]刘彦.我国档案信息化建设的现状分析及问题对策[J].北方文学,2013.

[2]于昕鑫.高校档案管理信息化建设现状及对策研究[J].办公室业务，2014.

[3]侯然然.强化事业单位档案管理信息化建设的几点思考[J].黑龙江科学,2014.

作者:安威 单位:大庆市龙凤区机关行政事务管理办公室