水利水电勘测设计档案管理探析

【摘要】在水利水电勘测设计中会形成大量的数据与资料，极具保存与利用价值，要清醒认识加强水利水电勘测设计档案管理工作的重要性。水利水电勘测设计档案中涵盖了方方面面的内容，管理难度极大，需要我们转变工作思路，才能实现水利水电勘测设计档案管理规范化与科学化水平的提升。本文通过分析水利水电勘测设计档案管理的难点，提出了加强水利水电勘测设计档案管理的对策。

【关键词】水利水电勘测设计；档案；管理

随着社会的发展与时代的变迁，我国水利水电工程建设取得了瞩目成就，水利水电勘测设计档案数量也越来越多。水利水电勘测设计档案作为水利水电工程建设中的重要内容，具备极高的开发与利用价值。对此，在当前社会发展背景下，我们要注重对水利水电勘测设计档案管理模式的创新，确保能够让各种勘测设计档案得到妥善管理，真正发挥出档案应有的作用，为我国水利水电工程建设奠定良好基础。

一、水利水电勘测设计档案管理的难点分析

（一）档案管理制度不完善。受到资金、条件以及人员等方面的影响，当前水利水电勘测设计档案管理制度还不够完善，同时对已经实行的档案管理制度来说，档案管理人员也未严格执行，从而影响了最终档案管理效果。如此一来，在水利水电勘测设计档案管理上就显得非常凌乱，随意性较强，不利于档案管理工作质量的提升。同时因为人员思想上的忽视，水利水电勘测设计档案的完整性与可靠性也无法得到保障，容易出现安全问题，也为档案作用的发挥带来了不利影响。（二）档案管理方式简单，管理基础薄弱。当前水利水电勘测设计档案管理模式非常单一，很多时候仍然采取传统的工作方法，这样导致档案管理工作效率得到提升。因为水利水电勘测设计档案管理信息化建设缓慢，所以一些先进的计算机信息化软件作用得不到发挥，缺乏完整的目录与索引。这样一来，导致水利水电勘测设计档案管理周期过长，工作量大，效率难以实现提升。（三）归档材料不完善，质量也不高。在水利水电勘测设计工作开展过程中，档案的收集与整理不及时，归档的材料不够完整，无法将水利水电勘测设计档案的价值真正体现出来。如在水利水电勘测设计工作中会形成大量的文件资料，若是收集不及时，将影响档案的完整性，也极易出现珍贵档案遗失的问题，不能在后续水利水电工程建设中发挥出应有的参考与指导作用。

二、加强水利水电勘测设计档案管理的对策

（一）充分认识水利水电勘测设计档案的作用。要想提升水利水电勘测设计档案管理的标准化与规范化水平，我们需要转变思想观念，对水利水电勘测设计档案的重要性有足够的认识，要知道其关系着我国水利水电工程建设，无论是水利水电部门还是档案管理人员，都应该切实增强档案意识。我们应该不断完善水利水电勘测设计档案管理方法，采取科学的管理手段，从档案实际特点出发，积极对档案收集渠道进行拓展。在水利水电勘测设计档案管理工作中，也应该做好档案法律法规、部门规章制度、档案利用实例等宣传工作，灵活运用各种宣传手段，引起每个工作人员的关注，促使他们积极参与到水利水电勘测设计档案管理中，为提升档案管理质量作出自己最大的贡献。（二）完善水利水电勘测设计档案管理制度。通过建立完善的档案管理制度，可以发挥出对水利水电勘测设计档案管理的规范性与指导性作用。我们要从现阶段水利水电勘测设计档案管理难点出发，大力组织信息咨询、讲座、科学普及等活动，促使更多人意识到水利水电勘测设计档案管理的意义。同时要将岗位责任制落到实处，这样能够促使档案管理人员提高责任心，能够履行好自身职责，科学规范地开展档案管理工作。要遵循“谁主管，谁负责”和“分级管理，分级负责”的原则，将每个工作人员的责任明确下来，特别是对一些涉密的水利水电勘测设计档案，也要实行完善的保密制度，避免档案出现丢失、泄密的问题。水利水电勘测设计单位应该尽快将涉密计算机等设备配置齐全，让工作中形成的勘测设计档案得到妥善保管，严格限制查阅权限，真正发挥出勘测设计档案在水利水电建设中的作用。（三）创新水利水电勘测设计档案管理方法。第一，应该推动档案管理文档一体化进程，对文档一体化管理来说，应该在每个单位文件、档案类目设置与划分上做到明确，在文件转换格式上也应该达到相关规范与标准要求，确保各类文件管理系统与档案管理系统数据接口进行有效衔接。水利水电勘测设计档案管理部门应该在工作方式上进行转变，建立电子文件自动上传工作窗口，确保工作人员可以利用计算机直接把电子文件上传至档案服务中，保证归档的及时性。第二，要加快档案管理信息化建设步伐，逐步将水利水电勘测设计档案通过扫描转变为数字文件，并通过高级管理软件在单位数据库中进行保存，这样有利于档案信息资源的更好共享。通过档案管理现代化基础设施建设，能够让电子文件运行更加安全，归档也更为简单，同时提升了档案信息资源管理的规范化水平，让电子文件归档、保管与利用等实现标准化、有序化的提升。（四）优化水利水电勘测设计档案管理环境。在水利水电勘测设计档案管理中，还要对档案管理环境进行优化，利用完善的软硬件基础设施，达到提升水利水电勘测设计档案管理效率的目的。一方面，应该在档案管理硬件设施上进行改善，通过打造档案专用库房，配置相应的气体自动灭火装置、吸尘器、空调、除湿机、加湿机、紫外及臭氧灭菌装置等设备；另一方面，还要在档案信息化硬件上配置齐全，尽快购置电脑、复印机、扫描仪、电子档案防磁柜和专业档案管理软件等信息化软硬件设施，为水利水电勘测设计档案管理工作的顺利开展打下坚实基础。（五）提升档案管理人员综合素质。随着我国科技水平的提升，水利水电工程建设水平也更高，对水利水电勘测设计档案管理工作的要求也逐步提升。对此我们要注重培养更多高素质档案管理人才，对此要定期开展培训教育工作，让档案管理人员掌握更多基础知识，了解水利水电勘测设计工作流程，从而及时开展档案收集、整理、存储、分类和利用等工作。同时还要加强对档案管理人员信息化素质的培养，能够将各种现代化设备与技术应用到水利水电勘测设计档案管理中。同时对档案管理人员来说，也应该积极认识到学习的重要性，清楚自己责任的重要性，只有做好了勘测设计档案管理工作，才能为后期水利水电工程建设创造良好条件。

三、结语

总之，水利水电勘测设计中会形成大量储存价值极高的文件资料，我们必须引起高度重视，建立完善的规章制度，保证水利水电勘测设计档案管理工作的开展有章可循。同时我们还要积极引入新的技术与方法，增强每个工作人员的管理意识与责任心，科学规范开展水利水电勘测设计档案管理工作。这样才能让水利水电勘测设计档案得到有效应用，促进我国水利水电事业的发展。

【参考文献】

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作者:刘海英 单位:山西省水利水电勘测设计研究院有限公司