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装修业企业内部控制现状及对策

[摘要]近几年房地产行业的飞速发展,为装修业企业创造了更好地发展空间,但由于市场竞争日益激烈,装修业面临着严峻的生存压力。加强装修业内部控制是装修业发展进步的动力与保障,是装修业企业提高经济效益、实现利润最大化的根本保证。但目前我国装修业内部控制薄弱,如何加强装修业内部控制是重要课题。本文通过分析目前我国装修业内部控制现状,同时结合装修行业特点提出加强内部控制的对策与建议。

[关键词]建筑施工企业;装修业企业;内部控制

装修业是建筑业的一个分支,目前我国对装修业的管理仍然沿用建筑业的管理方法,不具备针对性,还处于依靠经验积累的阶段,缺少有效地管理与控制。尤其是内部控制制度方面,主要表现在财务成本控制不合理、工程项目管理不合理、公司管理制度不完善等方面。加强内部控制管理、有效的内部控制可以对装修业防范经营风险,提高经营管理水平,促进企业健康可持续发展,进而降低企业成本,确保实现企业利润最大化。

1装修业内部控制的重要性

1.1装修业内部控制能规范经营行为。装修业内部控制能对其企业内部的设计部、工程部、业务部等部门的工作进行有效监督,以确保各部门在各环节做好配合、及时沟通,及时发现装修过程中出现的问题,并针对问题制定计划与应对措施,及时有效地解决问题。完善的内部控制可以对装修施工过程中出现的问题及时反映和纠正,从而有效地贯彻执行国家的方针政策和法律法规,保证装修施工质量。1.2装修业内部控制有助于保证会计信息可靠性。装修业内部控制能够规范装修业企业会计行为,有效地控制会计信息从采集到记录再到汇总的整个过程,能够做到及时发现并纠正问题,避免舞弊现象的发生,保证了会计信息的真实性和完整性,准确地为企业财务会计信息的使用者提供相关资料,为企业更好地发展做出合理决策。1.3装修业内部控制有助于员工队伍素质的提高。装修业内部控制可以加强装修业企业员工的职业道德,促使员工规范其工作行为,提升员工专业素养与能力,提高对企业经营潜在风险的认识。完善的内部控制建立的监督和考核机制能够带动员工的积极性,使员工以更饱满的热情投入到工作中,提高其工作效率,进而提升整个企业的经营效率,以实现经营目标。1.4装修业内部控制有利于控制成本,提高经济效益。装修业内部控制能够将企业内部各部门联系在一起,使处于独立状态的各个部门相互促进、相互沟通,将整个企业变成协调发展的整体,加快企业内部信息流通,提高信息管理化程度,使决策者能真实掌握装修进度情况,做出合理有效的决策,使财务人员能够及时准确地对企业成本进行分析,控制企业成本,确保利润最大化的经营目标得以实现。

2装修业内部控制的现状分析

2.1缺乏对内部控制的重视。企业管理者的内部控制意识是完善内部控制制度的基础。大多数装修业企业管理者只追求企业的经济利益,认为内部控制与经济效益是对立的,忽视了内部控制对企业发展的重要性,阻碍了企业的发展。虽然有的装修业企业已建立并不断完善其内部控制制度,但其管理者自身不想被内部控制制度所约束,致使管理随意、制度化规范化程度低,造成有法不依、执法不严问题的出现,使得内部控制制度形同虚设。2.2内部控制制度不健全、不合理。内部控制不是一成不变的,是需要不断发展完善的,装修业企业应根据其实际经营特点和管理要求制定内部控制制度,不能一味地照抄照搬。许多装修业企业建立的规章制度一成不变,没有及时根据企业经营业务的发展变化进一步完善制度,使得内部控制制度的可操作性和有效性降低。同时,部分装修业企业没有形成完整的内控系统,财务成本控制制度尚未建立,合同管理制度不健全,偏重于事后补救而忽视事前预测、事中调整,企业内部职责划分不明确,照搬建筑施工企业的内部控制制度,忽视装修业自身行业特点,造成企业内部控制不合理,偏离控制初衷。2.3内部控制执行力度不够。有的装修业企业已制定完善的内部控制制度,但疏于管理其实际执行情况,使内部控制制度流于形式,不能很好地贯彻执行。有的装修业企业权力过于集中,领导者集所有权、决策权、执行权、监督权于一身,凌驾于内部控制制度之上,使得内部控制制度建立的意义淡化,另外内部控制执行人员的责任感不强,自觉性和警惕性缺失,不能按内部控制制度开展工作,往往以企业法人代表的意志为转移,致使内部控制有效性缺失,内部控制质量降低。2.4成本控制薄弱。目前装修业普遍存在费用控制、财务预算、项目成本管理等方面的缺陷,有的装修业企业没有对可报销的费用开支适用范围做出明确限定,致使公司内部不必要开支增加,增加了企业经营成本,降低利润。还有的装修业企业不注重财务预算,资金安排不合理,导致在拨付项目工程款和支付主材供应商款项时出现资金不足状况的出现。装修业企业普遍存在的现象是项目成本管理方面的缺陷,没有制定相关措施控制项目成本,造成项目开支过大,企业利润降低。2.5内部审计监督力度不够。内部审计,是装修业企业内部人员以第三者的身份所实施的独立、客观的内部经济监督,是监督装修业企业内部控制有效性的重要组成部分。许多装修业企业为控制成本,不设立内部审计部门,导致不能及时发现和纠正装修施工过程中出现的问题,降低内部控制效率。有的企业虽然设立内部审计部门,但仅仅以一个部门的形式存在且只履行会计监督职能,不能真正发挥内部审计部门的作用,同时内部审计具有相对独立性,必须对企业法定代表人负责,导致独立性较低且易被领导主观意志左右,审计结果的客观性和公正性偏低,不能保证监督工作的有效性。2.6风险评估意识薄弱。基于市场竞争日趋激烈的背景下,装修业企业面临的风险日益增加。一些装修业企业没有风险评估意识和应对措施,仅把激烈的市场竞争作为企业生存所面临的主要风险,没有从企业本身层面出发考虑内部控制的风险,未建立完善的风险评估机制。装修业企业在装修工程施工过程中应充分考虑装修工程是否按合同约定的工程质量、进度、工期、环保标准进行施工;是否承接超资质的装修工程;设计图纸与工地现场是否一致等。

3加强内部控制的对策与建议

完善有效的内部控制制度是企业发展的必备条件,有利于装修业企业规范经营活动,增加企业经营利润,实现经营目标。基于以上对装修业企业内部控制现状的分析,现提出以下对策与建议,以期加强装修业内部控制,促进装修业更好地发展。3.1优化装修业内部控制环境。装修业企业加强内部控制,首先要完善企业治理结构。一是要明确责任分工。装修业企业内部必须建立责任分工明确的组织体系,明确企业各部门之间的职责,各部门内部人员具体责任分工细致明确,将责任落实到具体的部门、个人,便于在出现问题时及时找到相关负责人。二是要遵循不相容职务相分离的原则,在不相容职位上设置不同负责人,明确划分职责界限,避免舞弊行为的发生。三是要培养企业管理者和员工的内部控制意识,管理者要认识到内部控制对装修业企业发展的重要作用,并以身作则,采用科学高效的管理手段,通过建立各部门内部控制考核制度来规范员工行为,根据内部控制执行情况的好坏予以奖惩,激发员工的工作积极性,为装修业企业的发展奠定基础。四是加强权力制约,分散过于集中的权力。3.2构建完善的装修业内部控制制度。在装修过程中,企业应严格审查施工队是否办理了开工许可等相关证件,工程部应及时跟进装修工程的进度、质量等情况并及时反馈给客户,设计部配合工程部以及时了解装修施工是否与设计图纸相吻合,财务部应审核各项工程项目收入支出情况,禁止非财务相关人员直接接触财产物资,保障装修业企业财产安全;企业还应同工程监理严格按照要求对各施工节点验收的资料进行审核,以确保工长提供资料的真实性和完整性。从企业整体层面为各部门建立内部控制制度,能够避免各部独立制定内部控制制度所产生的冲突,发挥内部控制的真正效果。3.3强化装修业内部监督。为确保内部控制得到切实有效的贯彻实施,需要内部审计对其进行监督。首先,装修业企业要建立内部审计部门,配备经验丰富的管理与审计并重的复合型人才,以便内部审计真正融入到经营管理领域,增强审计部门的独立性,以防企业领导者干预审计工作,影响审计结果的客观公正性;其次,装修业企业通过审计人员对会计账目的审核、各部门工作效率的评价提出的审计报告,对内部控制的完善性和有效性进行监督。3.4强化装修业财务控制。装修业企业必须加强财务控制和财务预算,对企业的财务关系和财务活动进行控制,促使企业完善内部约束机制。装修业企业首先应该在合同签订前根据设计师给出的施工图纸计算出工程量,并依据工程量和预估单价来确定装修施工的成本,审核设计师编制的项目预算书是否准确合理,再扣除装修施工过程中可能发生的费用支出,初步核算装修工程项目的利润;其次根据市场情况制定企业经营目标,依据装修工程的施工进度调整财务预算,控制资金的支出,合理化安排资金,严控资金预算,按规章制度开展付款工作,监督资金使用过程,落实内部控制对财务预算的监督职能。3.5强化工程项目成本控制。控制项目成本首先要求在设计方面,设计师要根据预算的直接工程费用支出出具符合业主要求的设计方案,尽量把工程费用控制在成本预算的范围内;其次在施工方面,一是要控制施工人员的人工费;二是控制工期进度,严格按照合同约定的工期进行装修施工,并经常将检查工地现场的实际进度与合同约定的相比较,若出现工期延后,要及时制定相应的调整方案以调整工期,降低因工期延误造成的赔偿成本。3.6强化装修业风险评估。完善有效的风险评估是内部控制发挥作用的前提。由于装修业具有季节性、专业性、个性化等特点,在当前经济条件复杂、市场竞争激烈的背景下,装修业面临着越来越多的经营风险。装修业企业的良好发展不仅需要防范经营风险还需要控制财务风险。装修业企业应综合考虑内部因素和外部因素,分析可能出现的风险,在企业的各个经营环节建立对应的风险预警体系,并制定应对风险的措施,做好事前预测,事中及时调整,避免以往采取事后补救措施造成的不利影响。例如在倡导绿色环保的大趋势下,出具节能环保的设计方案,应用环保健康材料,通过降低装修施工过程中的噪音、减少粉尘来营造良好的工地形象,为业主打造绿色居住环境。

参考文献

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[2]张艾灵.建筑业企业内控中的问题与应对措施研究[J].城市规划与管理,2016(12):147-149.

[3]罗俊.建筑施工企业内部控制的现状分析及对策[J].投资理财,2012(8):76-78.

[4]钱小宁.我国企业内部控制现状及加强措施[J].河北企业,2010(5):25.

作者:宋宏丹 单位:大连海洋大学经济管理学院

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