电子技术在档案信息化建设的作用

绝大多数的电子档案信息都对企事业单位的正常运转具有非常重要的指导作用。因此,进一步加强档案信息化建设和管理对于企事业单位的稳定、健康、科学发展具有非常重要的意义,本文以加强档案信息化建设和管理工作的重要性和我国传统纸质档案建设和管理工作的不足之处为探究起点,具体分析并阐述档案信息化建设和管理对策,自上而下、由内而外的分析如何加强档案信息化建设和管理工作,具体如下。

1电子技术简介

1.1电子技术的含义和特点。电子技术科技是一种新兴于十九世纪末、二十世纪初的科学技术，是利用电子元器件来设计各种电路以满足现实生活需要的一种技术。现代电子技术已经渗透到人类方方面面，在现代世界无处不在，在物联网、智能家居的发展中电子技术将会发挥重要的作用；电子技术发展趋势和特点，可用“五化”来概括，即：条件极端复杂化；微型化；绿色化；集成化；高精度，多功能和智能化。该技术涉及到信息、电子、材料、能源、管理等方面的知识。对档案信息化建设来说，电子技术的应用无疑是大幅度提升了档案管理的效率和质量，也极大的节省了时间和人力成本。1.2电子技术在档案信息化建设和档案管理中的作用。1.2.1提高工作效率和工作质量。电子档案能够很大程度上保证整体工作的正常运转,高效、科学的档案信息化建设和管理工作还能大幅度提升整体工作的效率和质量。1.2.2提高信息管理质量。重要的档案信息是非常宝贵的资源，所以必须提升电子档案管理质量,才能保证这些档案的利用率和安全性，从而发挥这些电子档案信息的现实价值,因此,进一步加强档案信息化建设和管理工作是非常重要的。1.2.3提升的整体管理水平。档案信息化建设和管理工作是推动工作水平不断提升的重要力量,如今,我国各企事业单位等都相继成立较大型的档案资源管理信息部门,足可见加强档案信息化建设和管理工作对于提升管理水平水平的重要性。

2关于档案信息化建设和管理的若干建议

2.1制定更加科学、高效的电子档案资源管理制度。有效且完善的电子档案资源管理制度可以对档案信息化建设和管理工作起到统筹和监管的作用，为促进企事业单位的发展提供一定的便利。所以，科学的制度对进行档案信息化建设和管理是非常重要的。2.2在电子技术研发和应用方面应该加强相关性投入。档案信息化建设和管理需要依靠电子技术，所以，必须在中电子技术研发和应用方面投入一定的资金、技术和人员,这也决定着档案信息化建设和管理工作建设的信息化水平。因此，各企事业单位领导人员要高度重视电子技术研发和应用工作，并加大投资和扶持力度。2.3推动档案管理信息化建设。“宽带中国”战略下，“宽带”档案的概念应运而生，在信息化背景下，档案应利用互联网优势打造“电子档案管理机构+远程监管机构”一体化档案信息管理平台，依托社会公共服务实现电子档案管理资源全覆盖，对于一些高档档案，还可以组建“网上档案室”。2.4加强电子档案管理实验区和示范区建设。信息化背景下，档案资料可实现集中化处理，基于这一点，就可以建立电子档案管理实验区和示范区，即将所用的档案资料投入其中，建立一块有规模、系统化的信息化档案管理试点，同时在利用信息化优势不断扩充和优化原有的档案资料，从而发挥这些教育试点的示范、带头作用。2.5开放共享档案资料。信息化背景下，档案馆的档案资料其实始终是呈一种“流动”状态的，即意味着大家共享档案资料，档案资料自身也可实现扩充和进化。因此，开放共享档案资料，从而进一步扩大信息化优势，对优化电子档案管理资源具有非常重要的意义。当然，开放共享也要注意适当适度，有些重要的档案资料，还是要严格保密。

3结束语

综上可知,我国的传统档案信息化建设和管理工作无论从管理理念、管理过程、管理模式和管理人才上都存在明显不足,为加快档案信息化建设和管理步伐，就必须从全局出发,加强管理并加大投资力度，并重视档案的保存、保密工作,上述建议只是笔者的浅见,希望能为推动档案信息化建设和管理工作的进一步提升提供帮助。

参考文献

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[2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案,2010,26(03):29-31.

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[4]刘娟.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].人力资源管理,2018(01):197-197.

作者:张海燕 单位:德州职业技术学院